LỜI NÓI ĐẦUNgày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số1CPVP về công tác công văn, giấy tờ gửi các ông Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”. Qua đó, có thể nói rằng công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước.Nhằm phát huy vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, ngày 07 tháng 9 năm 2017, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sữ (Chỉ thị số 35CTTTg), nhằm chấn chỉnh và chỉ đạo thực hiện nghiêm quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử các cấp, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo công chức, viên chức cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, trong tiểu luận này tôi xin đề cập đến “công tác lập hồ sơ công việc hiện hành”. Là một công chức đang công tác tại Văn phòng Sở Nội vụ, sau khi tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, cộng với những kinh nghiệm thực tế trong công tác, tôi chọn đề tài: “Xử lý tình huống lập hồ sơ công việc chưa đúng quy định tại Phòng Tổ chức biên chế và Tổ chức phi chính phủ, thuộc Sở Nội vụ tỉnh An Giang” làm tiểu luận tình huống cuối khoá lớp bồi dưỡng ngạch chuyên viên. Phân tích tình huống nhằm tìm ra và lựa chọn phương án tối ưu nhất để giải quyết một cách hiệu quả, đúng quy định, đảm bảo công tác lưu trữ nhà nước được thực hiện đồng bộ và thống nhất trên địa bàn. Bố cục của tiểu luận gồm 03 phần: Lời nói đầu, phần nội dung và phần kết luận kiến nghị. Do thời gian thực hiện đề tài ngắn và bị ảnh hưởng bởi công tác chuyên môn nên trong tiểu luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô. Xin chân thành cảm ơn NỘI DUNG1. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG Thực hiện Chỉ thị số 35CTTTg, Ban Giám đốc Sở đã quan tâm, chỉ đạo toàn thể công chức, viên chức Sở nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại từng đơn vị mình. Văn phòng Sở, với vai trò, chức năng đơn vị tham mưu Ban Giám đốc trong công văn văn thư – lưu trữ của đơn vị, đã xây dựng và trình Giám đốc Sở ban hành các kế hoạch cụ thể tại đơn vị như: Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ của đơn vị, theo đó, ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ năm 2018 bao gồm: 101 hồ sơ (Quyết định số 01QĐSNV ngày 0812018; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ nội bộ (Kế hoạch số 1289KHSNV ngày 0282018). Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, Văn phòng Sở đã thành lập Đoàn Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ nội bộ gồm các thành viên: Ông Nguyễn Minh Thanh (Trưởng phòng Quản lý Văn thư lưu trữ, Chi cục Văn thư lưu trữ) làm Trưởng đoàn và các thành viên gồm Ông Đoàn Bảo An (Phó Chánh Văn phòng Sở; Ông Huỳnh Văn Thế Vinh (chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư – lưu trữ); Bà Dương Xuân Nghi (chuyên viên Văn phòng Sở). Ngày 25112018, Đoàn Kiểm tra tổ chức kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc tại Phòng Tổ chức biên chế Tổ chức phi chính phủ (TCBCTCPCP) thuộc Sở Nội vụ. Phòng cử chị Nguyễn Thị Giàu đại diện tiếp và làm việc với Đoàn Kiểm tra. Căn cứ vào danh mục hồ sơ lưu trữ ban hành, Đoàn yêu cầu chị Giàu cung cấp các hồ sơ công việc đã mở. Qua kiểm tra tổng thể các hồ sơ theo Danh mục hồ sơ lưu trữ năm 2018 đã được ban hành, Phòng TCBCTCPCP có thực hiện đầy đủ việc mở hồ sơ công việc theo đúng danh mục hồ sơ đã lập từ đầu năm.
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG Mơ tả tình huống…… Xác định mục tiêu xử lý tình huống…………… Phân tích nguyên nhân, hậu quả…… ………… .11 4.Xây dựng, phân tích lựa chọn phương án giải tình ……… …… 13 Tổ chức thực hiện……… 14 KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………………….18 LỜI NÓI ĐẦU Ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hịa ký Thơng đạt số1CP/VP cơng tác cơng văn, giấy tờ gửi ơng Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài công sở tự tiện hủy bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ Hành động có tính cách phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên sở phải gìn giữ tất công văn, tài liệu cấm không hủy cơng văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép hủy bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” Qua đó, nói cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng lĩnh vực trị, kinh tế, an ninh quốc phịng văn hóa xã hội đất nước Nhằm phát huy vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ, ngày 07 tháng năm 2017, Thủ tướng Chính phủ có Chỉ thị việc tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sữ (Chỉ thị số 35/CTTTg), nhằm chấn chỉnh đạo thực nghiêm quy định lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử cấp, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hiện nay, nhiều quan, đơn vị chưa hiểu hết vị trí tác dụng việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm đạo công chức, viên chức quan, đơn vị lập hồ sơ công việc; cũng việc bàn giao công việc, hồ sơ nghỉ hưu, việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây nhiều khó khăn cho người kế nhiệm lưu trữ quan Do vậy, tiểu luận xin đề cập đến “công tác lập hồ sơ công việc hành” Là cơng chức cơng tác Văn phịng Sở Nội vụ, sau tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, cộng với kinh nghiệm thực tế công tác, chọn đề tài: “Xử lý tình lập hồ sơ cơng việc chưa quy định Phòng Tổ chức biên chế Tổ chức phi phủ, thuộc Sở Nội vụ tỉnh An Giang” làm tiểu luận tình cuối khố lớp bồi dưỡng ngạch chun viên Phân tích tình nhằm tìm lựa chọn phương án tối ưu để giải cách hiệu quả, quy định, đảm bảo công tác lưu trữ nhà nước thực đồng thống địa bàn Bố cục tiểu luận gồm 03 phần: Lời nói đầu, phần nội dung phần kết luận - kiến nghị Do thời gian thực đề tài ngắn bị ảnh hưởng công tác chuyên môn nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý q Thầy, Cơ Xin chân thành cảm ơn! NỘI DUNG MƠ TẢ TÌNH HUỐNG Thực Chỉ thị số 35/CT-TTg, Ban Giám đốc Sở quan tâm, đạo tồn thể cơng chức, viên chức Sở nghiêm túc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Văn phịng Sở, với vai trị, chức đơn vị tham mưu Ban Giám đốc công văn văn thư – lưu trữ đơn vị, xây dựng trình Giám đốc Sở ban hành kế hoạch cụ thể đơn vị như: Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ đơn vị, theo đó, ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ năm 2018 bao gồm: 101 hồ sơ (Quyết định số 01/QĐ-SNV ngày 08/1/2018; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ nội (Kế hoạch số 1289/KHSNV ngày 02/8/2018) Thực chức năng, nhiệm vụ, Văn phòng Sở thành lập Đồn Kiểm tra cơng tác văn thư, lưu trữ nội gồm thành viên: Ông Nguyễn Minh Thanh (Trưởng phòng Quản lý Văn thư - lưu trữ, Chi cục Văn thư - lưu trữ) làm Trưởng đoàn thành viên gồm Ơng Đồn Bảo An (Phó Chánh Văn phịng Sở; Ơng Huỳnh Văn Thế Vinh (chuyên viên Phòng Quản lý Văn thư – lưu trữ); Bà Dương Xuân Nghi (chuyên viên Văn phòng Sở) Ngày 25/11/2018, Đồn Kiểm tra tổ chức kiểm tra cơng tác lập hồ sơ cơng việc Phịng Tổ chức biên chế - Tổ chức phi phủ (TCBC-TCPCP) thuộc Sở Nội vụ Phòng cử chị Nguyễn Thị Giàu đại diện tiếp làm việc với Đoàn Kiểm tra Căn vào danh mục hồ sơ lưu trữ ban hành, Đoàn yêu cầu chị Giàu cung cấp hồ sơ công việc mở Qua kiểm tra tổng thể hồ sơ theo Danh mục hồ sơ lưu trữ năm 2018 ban hành, Phịng TCBC-TCPCP có thực đầy đủ việc mở hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ lập từ đầu năm Đoàn Kiểm tra chọn hồ sơ công việc báo cáo hoàn tất để kiểm tra chi tiết tập hồ sơ “Xây dựng quy định tiêu giao biên chế hợp đồng làm việc theo Nghị định 68” Kết nhận sau: tài liệu lưu trữ bên đa số chụp, kể văn phòng tham mưu phịng - tờ trình số 1758/TTr-SNV ngày 25/10/2018 khơng đóng dấu mộc đỏ, tập hồ sơ lưu dày, có nhiều trùng lắp, khơng xếp tài liệu theo quy định Trưởng đồn hỏi chị Giàu, tờ trình số 1758 kết cuối hồ sơ này, lại khơng phải (có dấu đỏ) Chị Giàu trả lời, nội dung cơng việc anh Tô Bá Đán phụ trách, nhiên, theo phân cơng lãnh đạo phịng, Chị Giang người quản lý tủ hồ sơ chung Phịng kiêm ln việc mở hồ sơ cơng việc, cập nhật tài liệu lưu trữ vào hồ sơ dựa văn chuyên viên khác phòng cung cấp Lúc này, anh Đán ngồi gần đó, bổ sung nội dung trả lời khơng tìm chính, văn thư sau phát hành văn khơng cung cấp cho anh Trưởng đồn đánh giá cơng tác lập hồ sơ cơng việc Phịng có hai vấn đề chưa thực quy định: thứ nhất, người phụ trách công việc chưa trực tiếp mở hồ sơ; thứ hai, tài liệu cập nhật vào hồ sơ khơng phải Anh Đán không đồng ý với ý kiến Trưởng đoàn Về quy định tài liệu cập nhật vào hồ sơ phải chính, anh Đạt cho khơng có quy định cụ thể, bắt buộc vấn đề Về vấn đề trực tiếp mở hồ sơ công việc, anh Đán giải trình, anh khơng trực tiếp mở hồ sơ công việc, đảm bảo cung cấp tài liệu, văn đầy đủ để cập nhật hồ sơ lưu trữ Người phân công quản lý hồ sơ phải tổ chức lưu giữ hồ sơ để tập trung thống cách làm XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG Sau nội dung trao đổi với hai chun viên Phịng TCBC-TCPC, Đồn Kiểm tra nhận định rằng, quy định công tác lập hồ sơ công việc Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, chưa thực đầy đủ có phần sai lệch Phịng TCBCTCPC triển khai cơng tác lập hồ sơ cơng việc đơn vị Vì vậy, việc cần xử lý hướng dẫn quán triệt nội dung quy định công tác lập hồ sơ cơng việc đến chun viên Phịng TCBC-TCPCP, đảm bảo quy định pháp luật hiểu tổ chức thực bước công tác lập hồ sơ công việc: mở hồ sơ, cập nhật tài liệu văn lưu trữ hồ sơ, kết thúc hồ sơ Nội dung công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Yêu cầu lập hồ sơ: + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức; công việc mà cá nhân giao đảm nhiệm Bởi vì, văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo để biết, để tham khảo… Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ Mục điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định: "Trong q trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó" Theo quy định Điều Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ qui định sau: “Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao” + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người +Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong cơng việc hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu hết giá trị cần loại để xét hủy Đối với văn bản, tài liệu có nhiều trùng phải chọn để đưa vào lưu giữ, khơng có lưu (phải chọn giấy tốt; chữ rõ ràng thể thức phải đúng) Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng q lớn (dày 3cm) cần chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi đơn vị bảo quản) Khi phân chia thành tập dựa vào giá trị văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng Quy trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Lập Danh mục hồ sơ - Các loại hồ sơ: có hai loại hồ sơ bản: + Hồ sơ nguyên tắc: tập văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày Loại hồ sơ lập sở tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn vấn đề nghiệp vụ, chế độ sách chụp lại Các văn phận công tác, cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không năm mà thường văn nhiều năm Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà cần xếp vào tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập mục lục văn bản, thống kê văn theo thứ tự thời gian ban hành văn Hồ sơ nguyên tắc đơn vị (các phận) cá nhân chuyên môn quan lập giữ lại để tra cứu hàng ngày, giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định hồ sơ công việc Hàng năm, có văn phải bổ sung thêm vào hồ sơ; có văn hết hiệu lực thi hành phải đưa thay văn có hiệu lực + Hồ sơ cơng việc: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng như: tên loại, tác giả , hình thành q trình giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Trong q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành loại hồ sơ sau: + Hồ sơ việc: Là tập văn có liên quan với việc định + Hồ sơ vấn đề: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề định + Hồ sơ nhân sự: Được lập đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán nhằm phục vụ cho việc quản lý sử dụng cán quan, tổ chức + Hồ sơ văn lưu: Là tập lưu gốc văn quan, tổ chức xếp theo tên loại văn thời hạn ban hành + Các hồ sơ chuyên mơn, kỹ thuật khác như: Hồ sơ cơng trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công… Việc xây dựng Danh mục hồ sơ lưu trữ quan thực hồ sơ công việc Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ Các chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân; Danh mục hồ sơ năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Mục lục hồ sơ quan, tổ chức Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành Các bước lập hồ sơ -Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm -Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ - Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ) Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ; Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ; Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày cũng việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ quan quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: 10 + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Thủ tục nộp lưu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ a) Nguyên nhân: Qua thực tế kiểm tra công tác lập hồ sơ hành trao đổi với chuyên viên phụ trách, phát việc không hiểu quy định dẫn đến không chấp hành quy định cơng tác lập hồ sơ Phịng TCBC-TCPC Ngun nhân tình trạng xem xét khía cạnh sau: - Lãnh đạo phịng có quan niệm lập hồ sơ công việc nội dung công việc cơng tác văn thư, có người làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm lập hồ sơ tham dự lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lập hồ sơ, nên có thơng báo lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ không cử chuyên viên đơn vị phụ trách tham gia - Chuyên viên thực công tác chuyên môn chưa quan tâm đầy đủ đến công tác lập hồ sơ công việc, không đầu tư thời gian nghiên cứu quy định lĩnh vực này, nên có thao tác sai thu thập, cập nhật tài liệu vào hồ sơ công việc 11 b) Hậu quả: Trong nhiệm vụ, chức chun mơn Phịng TCBC-TCPCP chức tham mưu UBND tỉnh công tác tổ chức máy, quản lý sử dụng biên chế địa bàn tỉnh quan trọng nhất, tất hồ sơ liên quan đến công tác thuộc dạng lưu trữ vĩnh viễn hàng năm phải nộp lưu trữ lịch sử tỉnh Chính vậy, hồ sơ cơng việc nội dung cần hoàn chỉnh đảm bảo giá trị sử dụng, giá trị pháp lý Vì chất cơng việc Phịng TCBC-TCPCP có vai trị quan trọng trình lưu trữ lịch sử, nên công tác lập hồ sơ công việc không tổ chức thực tốt, dẫn đến hệ lụy như: - Gây khó khăn cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ lịch sử Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ quan cũng giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Nếu hồ sơ lập khoa học góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác đơn vị tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan - Làm giảm hiệu hoạt động quan Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng công tác văn thư cũng công tác lưu trữ, kết thúc công tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ, mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ Trong hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn có hiệu cơng việc quan cán bộ, công chức - Không đảm bảo cơng tác bảo vệ bí mật Đảng, Nhà nước quan, không hạn chế văn bản, giấy tờ vơ dụng bỏ sót tài liệu quý 12 - Không tạo sở, tiền đề giúp người làm công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ chun mơn xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu… Vì vậy, khơng thể xây dựng cách nề nếp, khoa học công tác văn thư, dễ dẫn đến tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưu trữ tài liệu để tồn đọng, tích đống XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG a) Đề xuất phương án: Quan phân tích nguyên nhân việc thực công tác lập hồ sơ chưa quy định Phịng TCBC-TCPC, tơi đề xuất số phương án nhằm giải tình sau: Phương án 1: Đoàn Kiểm tra lập biên ghi nhận, phán ảnh trung thực thực tế công tác lập hồ sơ Phòng TCBC với điểm chưa quy định nêu Sau đó, tổng hợp nội dung vào báo cáo kết kiểm tra văn thư, lưu trữ chung quan trình Ban Giám đốc xem xét, đạo + Ưu điểm: tránh tranh luận, không làm thời gian làm việc Phòng TCBC-TCPCP + Nhược điểm: Chưa khắc phục kịp thời sai sót phải chờ ý kiến đạo thực Ban Giám đốc; dẫn đến dễ bị lãng quên, bỏ sót sau Phương án 2: Đồn Kiểm tra hướng dẫn, giải thích rõ quy định công tác lập hồ sơ công việc, chi tiết bước phải thực hiện, giá trị pháp lý tài liệu dùng để lưu trữ, đề nghị chuyên viên Phòng TCBC-TCPCP khắc phục, chấn chỉnh sai sót thời điểm + Ưu điểm: Kịp thời cung cấp thông tin hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, tránh trường hợp bị bỏ quên, bỏ sót; đảm bảo công chức trực tiếp thực nắm vững nghiệp vụ 13 + Nhược điểm: Gây thời gian cục Phịng TCBC-TCPC đề nghị khơng thực theo u cầu Đoàn Phương án 3: Đưa điểm mà hồ sơ Phòng làm tốt cần điều chỉnh thêm số chi tiết chưa hợp lý nêu điểm chưa quy định công tác lập hồ sơ Phịng TCBC-TCPCP, Đồn Kiểm tra hướng dẫn, giải thích quy định việc mở hồ sơ, cập nhật hồ sơ, kết thúc hồ sơ Đề nghị Phòng TCBC-TCPCP sớm khắc phục Đồng thời, tất hạn chế ghi vào Biên kiểm tra để làm sở báo cáo đề xuất hoạt động văn thư lưu trữ quan + Ưu điểm: vừa đáp ứng mục tiêu chấn chỉnh kịp thời sai sót cơng tác lập hồ sơ cơng việc Phịng; vừa có sở tham mưu thực cơng tác lập hồ sơ công việc thời gian tới; không làm mích lịng nhau, + Nhược điểm: Chưa gây áp lực mạnh Tuy nhiên, kiểm tra nội nhằm nhắc nhở, hướng dẫn thực nên nhược điểm không lớn b) Lựa chọn phương án tối ưu: Qua phương án áp dụng, xem xét ưu điểm, nhược điểm, kết hợp với mục tiêu cần thực việc kiểm tra công tác lưu trữ quan, đánh giá phương án phù hợp Cách xử lý đảm bảo sai sót ghi nhận (và rút kinh nghiệm sau), không tạo áp lực cho đối tượng kiểm tra, vừa thực mục tiêu tháo gở khó khăn, vướng mặc hướng dẫn chấn chỉnh kịp thời thiếu sót, chưa phù hợp quy định hành, khơng làm ảnh hưởng thời gian công tác đơn vị kiểm tra TỔ CHỨC THỰC HIỆN Bước 1: Lập biên kiểm tra Phòng TCBC-TCPCP, ghi nhận kết kiểm tra thực tế công tác mở hồ sơ, công tác thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, công tác kết thú hồ sơ 14 Bước 2: Hướng dẫn nghiệp vụ, giải thích quy định nội dung công tác lập hồ sơ công việc theo điều khoản 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bước 3: Xây dựng báo cáo kết kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc, đề xuất giải pháp chấn chỉnh, nâng cao chất lượng quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ quan nói chung, công tác lưu trữ hồ sơ công việc củacơng chức, viên chức nói riêng, tham mưu Ban Giám đốc nhiệm vụ phương hướng công tác văn thư, lưu trữ thời gian tới KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN Kiến nghị: 1.1 Đối với Ban Giám đốc Sở: - Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công chức, viên chức quan - Nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán công chức lĩnh vực văn thư, lưu trữ Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng vị trí việc làm đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần thực sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ quy định văn Bộ Nội vụ Các cấp, ngành trọng việc xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ khơng cho cán làm cộng tác văn thư, lưu trữ chun trách mà cịn cho tồn thể cơng chức thực công việc chuyên môn khác - Tăng cường sở vật chất cho văn thư, lưu trữ Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phịng kho lưu trữ có đủ 15 điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm, tạo động lực, động viên tinh thần vật chất cán bộ, công chức quan tâm thực tốt công tác lưu trữ - Tăng cường kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành 1.2 Đối vối UBND tỉnh: - Kiện toàn tổ chức biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Bởi lẽ, nội dung công tác văn thư tổ chức thực nhiều phận quan Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu Các công việc khác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Bộ phận lưu trữ thực thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Như vậy, việc kiện toàn tổ chức máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải quan tâm cho phù hợp với nội dung công việc - Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng vật người làm việc điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại chế độ trang bị bảo hộ lao động cần thiết 16 - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ.Hiện hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu quản lý văn đi, quản lý văn đến Trong đó, khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư, quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Kết luận: Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu Trong quan, đơn vị việc lập hồ sơ quan tâm, trọng cơng văn, giấy tờ trước, sau trình giải việc xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Công việc giúp cho cán Thủ trưởng quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Để đạt thành công đảm bảo thực thống quy định công tác văn thư, lưu trữ địa bàn, cần đồng thuận, chia sẻ kịp thời cấp, ngành, thủ trưởng quan, tổ chức địa bàn tỉnh; chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, không xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tỉnh ngày có vị trí xứng đáng phát huy tầm quan trọng vốn có: Bảo đảm thơng tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác 17 quan, tổ chức Đồng thời nâng cao công tác cải cách hành Nhà nước thời kỳ Cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Kế hoạch 55/KH-UBND ngày 30 tháng 01 năm 2018 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang công tác văn thư lưu trữ năm 2018; Kế hoạch 289/KH-SNV ngày 21 tháng năm 2018 Sở Nội vụ tỉnh An Giang công tác văn thư lưu trữ năm 2018; Kế hoạch 1289/KH-SNV ngày 02 tháng năm 2018 Sở Nội vụ tỉnh An Giang Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ nội năm 2018; 18 ... vật chất cho văn thư, lưu trữ Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phịng kho lưu... quan cũng giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Nếu hồ sơ lập khoa học góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác đơn vị tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, xác,... Các cấp, ngành trọng việc xây dựng kế ho? ??ch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ khơng cho cán làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách mà cịn cho tồn thể cơng chức thực cơng việc chuyên