Quy trình triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh tại công ty xi măng hoàng mai

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI MUA SẮM, DỰ TRỮ HÀNG HĨA PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG MAI Xi măng vật liệu ngành xây dựng ngành cơng nghiệp phát triển có hệ thống sớm Việt Nam Nó đóng vai trị quan trọng q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa Việt Nam Trong suốt thập kỷ qua lực sản xuất ngành công nghiệp xi măng phát triển nhanh chóng Cơng ty Xi măng Hồng Mai đơn vị thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt Nam Nhà máy có cơng nghệ sản xuất xi măng vào loại tiên tiến nay, công suất nhà máy 1,4 triệu xi măng/năm, sản xuất theo phương pháp khơ cơng nghệ cộng hịa Pháp Thiết bị nhà máy phần lớn nhập từ nước G7 Nhà máy nằm địa phận thuộc thị trấn Hoàng Mai, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An Với vị trí địa lý nhà máy nằm khu vực Nam Thanh Bắc Nghệ; cách nhà máy phía Đơng Bắc 25km nhà máy xi măng Nghi Sơn triệu xi măng/năm, phía Bắc 90km nhà máy xi măng Bỉm Sơn công suất 4,2 triệu tấn/năm Sản phẩm Công ty CP xi măng Hồng Mai xi măng Pooclăng hỗn hợp PCB40 xi măng Pooclăng PC40 Công ty bắt đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 7/2002 Xi măng sản phẩm sản xuất theo tiêu chuẩn định theo quy định tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam (TCVN), sản lượng giá trị thơng thường lớn có đặc tính giá trị thương mại cao, mặt hàng xếp vào nhóm hàng hóa cơng nghiệp khả thương thảo giá thấp Chất lượng xi măng yếu tố giá trị sử dụng Cùng loại sản phẩm, ngày Công ty sử dụng cơng nghệ đại nên khơng có chênh lệch lớn chất lượng Đối với sản phẩm xi măng Hoàng Mai thị trường khẳng định thương hiệu, chất lượng, màu sắc xi măng đáp ứng thị hiếu khách hàng Quy trình sản xuất xi măng mô tả cách tổng quát sau: Chuẩn bị đá vôi, đá sét Nghiền đồng bột liệu Nung luyện Clinker Nghiền dự trữ xi măng Đóng bao xuất xi măng cho khách hàng Chuẩn bị phụ gia điều chỉnh đá sét Với làm chức danh quản lý phịng Kế hoạch vật tư Cơng ty, với chức lập kế hoạch đảm bảo cung cấp vật tư phụ tùng, nguyên nhiên liệu cho công ty hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định, đồng thời đảm bảo dự trữ mức hợp lý Công việc gần tham gia vào tất trình từ khâu chuẩn bị sản xuất đến sản xuất thành phẩm bán thị trường cho khách hàng Công việc Phịng chúng tơi tham gia vào q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty là: Lập kế hoạch triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh gồm chủng loại sau:  Nguyên nhiên liệu: phục vụ cho q trình sản xuất sấy lị, đốt lò làm phụ gia cho sản xuất Clinker, xi măng như: Dầu DO, FO, than, Bazan, quặng sắt, quặng cát, thạch cao Những loại nguyên nhiên liệu có giá trị lớn chiếm tới 40% giá thành sản phẩm  Vật tư phụ tùng: phục vụ cho công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn định kỳ công ty Các loại vật tư phụ tùng thường phải nhập từ nước ngồi, hàng hóa đặc chủng có giá trị tương đối cao  Hàng hóa phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm như: vỏ bao, mua clinker, … Tổ chức quản lý nhập xuất hàng hóa quản lý hàng tồn kho nguyên nhiên vật liêu, vật tư phụ tùng Tổ chức lên kế hoạch tiếp nhận gia công vật tư công nghệ đầu vào để phục vụ sản xuất thạch cao, Bazan, cát silic, quặng sắt, than, … Như phịng chúng tơi tham gia trực tiếp gián tiếp vào trình sản xuất kinh doanh Công ty, nhiệm vụ nặng nề liên quan đến nhiều phận công ty khách hàng Chẳng hạn công tác quản lý xuất nhập bảo quản hàng hóa tồn kho Quy trình việc nhập xuất quản lý hàng tồn kho sau: Tiếp nhận hàng hóa Tổ chức nghiệm thu làm thủ tục nhập kho Tổ chức bảo quản hàng hóa kho Tổ chức xuất kho theo yêu cầu sản xuất / kinh doanh - Đối với hàng hóa vật tư phụ tùng: tiếp nhận theo hợp đồng ký kết hình thức mua sắm đặc biệt phục vụ kịp thời cho sửa chữa, thay Các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra số lượng, nghiệm thu chất lượng đạt yêu cầu tổ chức làm nghiệm thu thủ tục nhập kho đưa vào nơi lưu giữ cần thiết Nơi lưu giữ kho chia thành kho kín kho trần Kho kín kho nhà có mái che tương bao kín, số kho có điều hịa nhiệt độ để bảo quản hàng hóa có yêu cầu nghiêm ngặt điều kiện bảo quản Kho trần kho ngồi trời khơng có mái che, có tường rào bao quanh; kho thường để hàng hóa sắt thép khơng rỉ, vật tư phụ tùng để ngồi trời Đối với vật tư phụ tùng nay, triển khai xây dựng danh điểm cho nhóm vật tư, cụ thể cho mã vật tư theo thông số kỹ thuật, chức thiết bị Mỗi vật tư phụ tùng nhập kho có mã danh điểm, vật tư phụ tùng dán mã danh điểm vật tư Từng nhóm vật tư phụ tùng lưu trữ vị trí định Có việc nhập xuất, quản lý hàng tồn kho thuận tiện nhanh chóng Tuy nhiên việc quản lý hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho gặp khó khăn, đưa mức dự trữ hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho mức dự trữ thấp an tồn phục vụ cho sản xuất Cơng việc gặp số khó khăn định, chẳng hạn như: + Đối với vật tư phụ tùng phần lớn hàng đặc chủng nhập từ nước ngồi mà nước chưa sản xuất Chính cơng ty phụ thuộc lớn tiến độ sản xuất nhà sản xuất nước ngồi, thời gian giao hàng, giá cả, … khó lường trước yếu tốt bất ngờ xảy làm ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp + Khơng thể dự báo xác thời gian cần phải sửa chữa, thay thiết bị dây chuyền hoạt động nhà máy Đây công việc khó khăn việc xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư phụ tùng cho thiết bị đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, suất cao khơng ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất + Dây chuyền sản xuất xi măng hoạt động gần liên tục nên việc kiểm tra, đánh giá xác tình trạng thiết bị khó khăn cần phải có nhiều kinh nghiệm Mặc dù hàng năm Cơng ty lập kế hoạch Ngân sách có kế hoạch Ngân sách cho vật tư phụ tùng phục vụ sửa chữa thường xuyên sửa chữa lớn Tuy nhiên có đến 50% danh mục vật tư phụ tùng phát sinh ngân sách tổng giá trị mua sắm có thay đổi tăng/giảm Việc mua sắm theo quy định Công ty bắt buộc phải theo ngân sách phê duyệt Đây công việc cho khoa học hợp lý Tuy nhiên q trình thực có phát sinh cần bổ sung sửa đổi Nếu thực theo ngân sách có cố phát sinh khó lường không xử lý Nếu không kịp thời xử lý làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất công ty mà bắt buộc phải triển khai mua sắm Nếu thực theo Ngân sách khơng phép mua sắm khơng mua sắm ảnh hưởng đến sản xuất Vì Ngân sách mua sắm cần phải có khoảng cho phép định Có vật tư phụ tùng mà giá trị tương đối lớn, phải đặt hàng thời gian dài, dự trữ nhiều năm, khơng có dự phịng ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất Nếu gặp cố thiết bị nhà máy phải dừng sản xuất dài ngày, tháng, tháng lâu Chính loại vật tư phụ tùng làm cho giá trị hàng tồn kho ngày tăng lên làm ảnh hưởng đến hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Từ khó khăn trên, tơi đề xuất với Cơng ty triển khai xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho vật tư phụ tùng Biết cơng việc khó khăn, nhiên triển khai cơng việc giải vấn đề giảm chi phí hàng tồn kho xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho - Đối với việc nhập hàng hóa vật tư cơng nghệ: than, dầu, phụ gia Bazan, thạch cao, quặng sắt, cát silíc Việc nhập vật tư công nghệ triển khai kế hoạch theo tuần, tháng Kế hoạch nhập vật tư công nghệ xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ công ty Việc quản lý hàng tồn kho vật tư công nghệ thuận lợi nhiều so với vật tư phụ tùng loại vật tư cơng nghệ nhập từ nguồn có sản lượng ổn định, gần khu vực nhà máy sản xuất Việc nhập vật tư công nghệ đơn vị cung cấp vận chuyển chủ yếu ô tô tàu Vật tư cơng nghệ nhập vào cơng nhân phịng KCS lẫy mẫu Sau lấy mẫu thí nghiệm phịng Thí nghiệm KCS số vật tư cơng nghệ nhập vào kho để phục vụ sản xuất Kết thí nghiệm thường có sau ngày kể từ ngày lấy mẫu Đây vấn đề khó khăn cho việc quản lý chất lượng hàng hóa Kết thí nghiệm khơng có tức mà phải chờ sau ngày việc nhập vật tư cơng nghệ lại thực sau Nếu phiếu kiểm tra chất lượng sau ngày mẫu vật liệu không đạt yêu cầu hợp đồng việc nhập vào kho thực đưa vào sử dụng phục vụ cho sản xuất Để xử lý lô hàng không đạt chất lượng thường quy định hợp đồng đưa mặt tiêu chuẩn trừ phạt giá trị Vấn đề đáng bàn chưa có biện pháp ngăn chặn từ khâu kiểm tra chất lượng, lẫy mẫu vật liệu, kết phân tích mẫu khơng kịp thời để có định tức không nhập lô hàng không đảm bảo chất lượng để không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất Những lô hàng không đảm bảo chất lượng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên làm giảm hiệu sản xuất kinh doanh Đây khâu quan trọng trình quản trị chất lượng sản phẩm, thiết nghĩ cần phải trang bị thiết bị lấy mẫu để thay phần lớn công việc người (con người tác động đến chất lượng mẫu kiểm tra) thiết bị để phân tích vật liệu kịp thời, có khơng tin xử lý tức quy trình nhập xuất vật tư công nghệ Trên số tồn quy trình quản lý nhập xuất bảo quản vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu Chính tồn lãng phí mà cơng ty hồn tồn kiểm sốt để làm giảm chi phí lưu kho, tăng cường công tác quản trị chất lượng sản phẩm tăng hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Đối với việc nghiên cứu môn học quản trị hoạt động (operation managerment - OM) chức tổ chức với Marketing tài Quản trị sản xuất thực bổ ích cần thiết cho đơn vị sản xuất Nghiên cứu OM cho thấy trình hoạt động sản xuất đơn vị cần phải làm gì, phát vấn đề cần phải loại bỏ, cải tiến để không ngừng nâng cao hiệu hoạt đông doanh nghiệp, đặc biệt khâu sản xuất Sản xuất theo phương pháp Lean phương pháp sản xuất xem hiệu Mục tiêu phương pháp Lean hồn tồn loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean hồn tồn phù hợp với Cơng ty chúng tôi, áp dụng phương pháp Lean làm giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu rút ngắn thời gian sản xuất Phương pháp Lean tập trung vào mục tiêu cơng ty hồn tồn áp dụng Đối với vị trí tơi áp dụng phương pháp sản xuất Lean, tập trung vào số mục tiêu như:  Giảm thiểu mức hàng tồn kho tất công đoạn khác, mức tồn kho thấp đồng nghĩa với việc yêu cầu vốn lưu động  Giảm phế phẩm lãng phí hữu hình khơng cần thiết, bao gồm việc sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào  Cải thiện suất lao động, giảm thời gian nhàn rối nhân viên đảm bảo nhân viên đạt suất cao thời gian làm việc  Chuẩn hóa cơng việc người lao động đơn vị Quản trị chất lượng hàng hóa nhập xuất: Chất lượng mục tiêu then chốt cơng ty, với chi phí, tính linh hoạt giao hàng Điều đòi hỏi phối hợp tồn tổ chức để kiểm sốt quản lý chất lượng Áp dụng vào công việc đơn vị quản lý chất lượng nguyên nhiên liệu, vật tư phụ tùng nhập xuất để đảm bảo sản xuất ổn định, chất lượng tốt đòi hỏi phải có phương pháp quản lý khoa học Trong thời gian tới dự kiến tập trung vào số cơng việc như:  Hồn chỉnh lại quy trình giao nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng nguyên nhiên vật liệu trước nhập kho Giảm thiểu lỗi xẩy q trình giao hàng  Lập kế hoạch nhu cầu nguyên nhiên vật liệu sát với thực tế, giảm lượng tồn kho  Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu tồn kho Quản trị dự trữ: sách dự trữ quan trọng Đối với Công ty việc sản xuất gần hoạt động liên tục, trừ cố đột xuất, sửa chữa nhỏ định kỳ sửa chữa lớn Trong điều kiện nay, giá ln biến động, tình hình kinh tế Thế giới khó khăn, thiết bị nhà máy phần lớn nhập khẩu, cơng tác quản trị dự trữ vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh hoạt động liên tục quan trọng Trong bối cảnh địi hỏi người làm cơng tác quản lý vật tư linh hoạt, nắm bắt thông tin nhanh nhạy để đảm bảo dự trữ an toàn hợp lý Vẫn biết dự trữ nhiều gây lãng phí lớn Vấn đề xác định nhu cầu dự trữ vừa? có xung đột quan niệm dự trữ hàng tồn kho Các đơn vị khối tài muốn dự trữ mức thấp đơn vị khối sản xuất lại muốn dự trữ mức an toàn cho máy móc, thiết bị hoạt động liên tục ổn định Hiện lượng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu mà dự trữ tương đối cao Trong thời gian tới dự định triển khai số công việc để giảm lượng hàng dự trữ như:  Rà soát, triển khai xây dựng danh điểm vật tư cho tất loại hàng hóa, áp dụng phương pháp thẻ Kanban cho vật tư phụ tùng  Giảm bớt lượng dự trữ vật tư phụ tùng Xác định loại vật tư phụ tùng không cần thiết phải dự trữ số lượng dự trữ tương đối lớn triển khai bán lý để thu hồi vốn  Áp dụng mơ hình dự trữ tiên tiến vào cơng việc mơ hình đặt hàng kinh tế EOQ mơ hình đặt hàng theo lơ POQ, ứng dụng mơ hình phân tích biên tế để xác định lượng dự trữ Tóm lại, việc nghiên cứu môn học quản trị hoạt động cho phân tích vấn đề có hệ thống sở luận khoa học kiểm chứng thực tế Đồng thời qua phân tích cho thấy trình sản xuất, kinh doanh có vấn đề khâu nào, để xảy lãng phí cơng đoạn cho chi tiết nhỏ cần khắc phục, cải tiến để tăng hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Môn học cho tiếp cận số phương pháp quản lý sản xuất tiên tiến áp dụng có hiệu hãng lớn giới Toyota, GE, Ford, Chrysler, …những phương pháp doanh nghiệp Việt Nam hồn tồn áp dụng điều phải liên tục cải tiến Đặc biệt thân tôi, môn học cung cấp cho nhiều kiến thức bổ ích hỗ trợ tơi q trình làm việc phù hợp với chức nhiệm vụ mà đảm nhận Công ty Chắc chắn thời gian tới, áp dụng số phương pháp quản lý tiên tiến vào cơng việc chẳng hạn quản trị dự trữ, phương pháp sản xuất Lean, quản trị chất lượng TQM, áp dụng số mơ hình phân tích hàng tồn kho ABC, mơ hình đặt hàng kinh tế EOQ mơ hình đặt hàng theo lô POQ Tôi tin tưởng việc áp dụng kiến thức làm cho công việc đạt hiệu cao hơn, làm giảm giá thành sản phẩm, … góp phần vào hồn thành nhiệm vụ chung Công ty 10 Hết 11 ... vào q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty là: Lập kế hoạch triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh gồm chủng loại sau:  Nguyên nhiên liệu: phục vụ cho q trình sản xuất. .. phụ tùng làm cho giá trị hàng tồn kho ngày tăng lên làm ảnh hưởng đến hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Từ khó khăn trên, tơi đề xuất với Cơng ty triển khai xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho... sắc xi măng đáp ứng thị hiếu khách hàng Quy trình sản xuất xi măng mô tả cách tổng quát sau: Chuẩn bị đá vôi, đá sét Nghiền đồng bột liệu Nung luyện Clinker Nghiền dự trữ xi măng Đóng bao xuất xi