Quy trình triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh tại công ty xi măng hoàng mai

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI MUA SẮM, DỰ TRỮ HÀNG HÓA PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG MAI Xi măng là một trong những vật liệu cơ bản của ngành xây dựng và là một trong

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI MUA SẮM, DỰ TRỮ HÀNG HÓA PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG MAI

Xi măng là một trong những vật liệu cơ bản của ngành xây dựng và là một trong những ngành công nghiệp được phát triển có hệ thống sớm nhất ở Việt Nam Nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở Việt Nam Trong suốt 3 thập kỷ qua năng lực sản xuất của ngành công nghiệp xi măng phát triển nhanh chóng

Công ty Xi măng Hoàng Mai là đơn vị thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi

măng Việt Nam Nhà máy có công nghệ sản xuất xi măng vào loại tiên tiến nhất hiện nay, công suất nhà máy 1,4 triệu tấn xi măng/năm, sản xuất theo phương pháp khô công nghệ của cộng hòa Pháp Thiết bị của nhà máy phần lớn được nhập khẩu

từ các nước G7 Nhà máy nằm ở địa phận thuộc thị trấn Hoàng Mai, huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An Với vị trí địa lý của nhà máy nằm ở khu vực Nam Thanh Bắc Nghệ; cách nhà máy về phía Đông Bắc 25km là nhà máy xi măng Nghi Sơn 3 triệu tấn xi măng/năm, về phía Bắc 90km là nhà máy xi măng Bỉm Sơn công suất 4,2 triệu tấn/năm Sản phẩm của Công ty CP xi măng Hoàng Mai hiện nay đó là xi măng Pooclăng hỗn hợp PCB40 và xi măng Pooclăng PC40 Công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 7/2002

Xi măng là sản phẩm được sản xuất theo những tiêu chuẩn nhất định theo quy định tiêu chuẩn chất lượng của Việt Nam (TCVN), sản lượng và giá trị thông thường lớn và có đặc tính giá trị thương mại cao, đây là mặt hàng được xếp vào nhóm hàng hóa công nghiệp khả năng thương thảo giá thấp Chất lượng của xi măng là yếu tố cơ bản của giá trị sử dụng Cùng một loại sản phẩm, ngày nay các Công ty đều sử dụng công nghệ hiện đại nên không có chênh lệch lớn về chất lượng Đối với sản phẩm xi măng Hoàng Mai hiện nay trên thị trường đã khẳng

định được thương hiệu, chất lượng, màu sắc xi măng đáp ứng thị hiếu của khách hàng

Quy trình sản xuất ra xi măng được mô tả một cách tổng quát như sau:

Với tôi hiện nay đang làm chức danh quản lý phòng Kế hoạch vật tư của Công

ty, với chức năng là lập kế hoạch và đảm bảo cung cấp vật tư phụ tùng, nguyên nhiên liệu cho công ty hoạt động sản xuất và kinh doanh ổn định, đồng thời đảm bảo dự trữ ở mức hợp lý nhất Công việc của tôi gần như tham gia vào tất cả các quá trình từ khâu chuẩn bị sản xuất đến khi sản xuất ra thành phẩm và bán ra thị trường cho khách hàng

Công việc của Phòng chúng tôi hiện nay đang tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty đó là:

1 Lập kế hoạch và triển khai mua sắm, dự trữ hàng hóa phục vụ cho sản xuất kinh doanh gồm những chủng loại sau:

 Nguyên nhiên liệu: phục vụ cho quá trình sản xuất như sấy lò, đốt lò và làm phụ gia cho sản xuất Clinker, xi măng như: Dầu DO, FO, than, Bazan, quặng sắt, quặng cát, thạch cao Những loại nguyên nhiên liệu này có giá trị lớn chiếm tới 40% trong giá thành sản phẩm

Chuẩn bị đá

vôi, đá sét

Chuẩn bị phụ

gia điều chỉnh

đá sét

Nghiền

và đồng nhất

Clinker

Nghiền

và dự trữ xi măng

Đóng bao

và xuất

xi măng cho khách hàng

 Vật tư phụ tùng: phục vụ cho công tác sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn định kỳ của công ty Các loại vật tư phụ tùng thường phải nhập khẩu từ nước ngoài, hàng hóa đặc chủng có giá trị tương đối cao

 Hàng hóa phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm như: vỏ bao, mua clinker,

…

2 Tổ chức quản lý nhập xuất hàng hóa và quản lý hàng tồn kho nguyên nhiên vật liêu, vật tư phụ tùng.

3 Tổ chức lên kế hoạch tiếp nhận và gia công các vật tư công nghệ đầu vào

để phục vụ sản xuất như thạch cao, Bazan, cát silic, quặng sắt, than, ….

Như vậy hiện nay phòng chúng tôi đang tham gia trực tiếp và gián tiếp vào quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty, nhiệm vụ hết sức nặng nề và liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty cũng như khách hàng Chẳng hạn đối với công tác quản lý xuất nhập và bảo quản hàng hóa tồn kho Quy trình của việc nhập xuất và quản lý hàng tồn kho như sau:

- Đối với các hàng hóa là vật tư phụ tùng: được tiếp nhận theo hợp đồng được

ký kết hoặc các hình thức mua sắm đặc biệt phục vụ kịp thời cho sửa chữa, thay thế Các đơn vị liên quan sẽ tổ chức kiểm tra về số lượng, nghiệm thu về chất lượng nếu đạt yêu cầu tổ chức làm nghiệm thu và thủ tục nhập kho đưa vào nơi lưu giữ cần thiết Nơi lưu giữ hiện nay là các kho được chia thành kho kín và kho trần Kho kín là kho trong nhà có mái che và tương bao kín, một số kho có

Tiếp nhận hàng hóa

Tổ chức nghiệm thu và làm các thủ tục nhập kho

Tổ chức bảo quản hàng

hóa trong kho

Tổ chức xuất kho theo yêu cầu của sản xuất / kinh doanh

điều hòa nhiệt độ để bảo quản hàng hóa có yêu cầu nghiêm ngặt về điều kiện bảo quản Kho trần là kho ngoài trời không có mái che, chỉ có tường rào bao quanh; đây là kho thường để các hàng hóa như sắt thép không rỉ, vật tư phụ tùng có thể

để ngoài trời

Đối với vật tư phụ tùng hiện nay, chúng tôi đang triển khai xây dựng danh điểm cho từng nhóm vật tư, cụ thể cho từng mã vật tư theo thông số kỹ thuật, chức năng thiết bị Mỗi vật tư phụ tùng nhập kho sẽ có một mã danh điểm, và trên mỗi vật tư phụ tùng đều được dán mã danh điểm vật tư Từng nhóm vật tư phụ tùng được lưu trữ ở những vị trí nhất định Có như vậy việc nhập xuất, quản lý hàng tồn kho mới được thuận tiện và nhanh chóng

Tuy nhiên việc quản lý hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho hiện nay đang gặp khó khăn, đó là làm sao đưa mức dự trữ hàng hóa vật tư phụ tùng tồn kho về

mức dự trữ thấp nhất và an toàn phục vụ cho sản xuất Công việc này gặp một số khó khăn nhất định, chẳng hạn như:

+ Đối với các vật tư phụ tùng phần lớn là hàng đặc chủng được nhập khẩu từ nước ngoài mà trong nước chưa sản xuất được Chính vì vậy công ty sẽ phụ thuộc rất lớn về tiến độ sản xuất của các nhà sản xuất nước ngoài, thời gian giao hàng, giá cả, … và khó lường trước được các yếu tốt bất ngờ có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp

+ Không thể dự báo chính xác được thời gian cần phải sửa chữa, thay thế các thiết bị trong dây chuyền hoạt động của nhà máy Đây là công việc khó khăn nhất đối với việc xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư phụ tùng cho thiết bị làm sao đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, năng suất cao và không ảnh hưởng đến tình hình hoạt động sản xuất

+ Dây chuyền sản xuất xi măng là hoạt động gần như liên tục nên việc kiểm tra, đánh giá chính xác tình trạng của thiết bị là hết sức khó khăn và cần phải có nhiều kinh nghiệm

Mặc dù hàng năm Công ty đều lập kế hoạch Ngân sách trong đó có kế hoạch Ngân sách cho vật tư phụ tùng phục vụ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn Tuy nhiên có đến 50% danh mục vật tư phụ tùng là phát sinh ngoài ngân sách và tổng giá trị mua sắm cũng có sự thay đổi tăng/giảm Việc mua sắm theo quy định của Công ty bắt buộc phải theo ngân sách đã được phê duyệt Đây là công việc tôi cho rằng là khoa học và hợp lý Tuy nhiên trong quá trình thực hiện sẽ có những phát sinh cần bổ sung sửa đổi Nếu thực hiện theo ngân sách thì có những sự cố phát sinh khó lường không thể không xử lý Nếu không kịp thời xử lý sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất của công ty mà bắt buộc phải triển khai mua sắm Nếu thực hiện theo Ngân sách thì không được phép mua sắm nhưng nếu không mua sắm thì ảnh hưởng đến sản xuất Vì vậy Ngân sách mua sắm cũng cần phải có những khoảng cho phép nhất định

Có những vật tư phụ tùng mà giá trị tương đối lớn, phải đặt hàng thời gian dài,

có thể dự trữ trong nhiều năm, nếu không có dự phòng thì ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất Nếu gặp sự cố về thiết bị này nhà máy có thể phải dừng sản xuất dài ngày,

có thể 1 tháng, 2 tháng hoặc lâu hơn nữa Chính những loại vật tư phụ tùng này làm cho giá trị hàng tồn kho ngày càng tăng lên làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Từ những khó khăn trên, tôi đã đề xuất với Công ty triển khai xây dựng định mức dự trữ hàng tồn kho đối với vật tư phụ tùng Biết rằng đây là công việc hết sức khó khăn, tuy nhiên nếu triển khai được công việc này thì sẽ giải quyết được vấn đề giảm chi phí hàng tồn kho và xây dựng được định mức dự trữ hàng tồn kho

- Đối với việc nhập hàng hóa là vật tư công nghệ: đó là than, dầu, phụ gia

Bazan, thạch cao, quặng sắt, cát silíc Việc nhập vật tư công nghệ được triển khai kế hoạch theo từng tuần, từng tháng Kế hoạch nhập vật tư công nghệ được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của công ty Việc quản lý hàng tồn kho vật tư công nghệ được thuận lợi hơn nhiều so với vật tư phụ tùng vì các loại vật tư công nghệ được nhập từ các nguồn có sản lượng ổn định, gần khu vực nhà máy sản xuất Việc nhập vật tư công nghệ được các đơn vị cung cấp vận chuyển chủ yếu bằng ô tô hoặc tàu Vật tư công nghệ nhập vào được công nhân phòng KCS lẫy mẫu Sau khi lấy mẫu thí nghiệm của phòng Thí nghiệm KCS thì số vật

tư công nghệ được nhập vào kho để phục vụ sản xuất Kết quả thí nghiệm thường có được sau 3 ngày kể từ ngày lấy mẫu Đây chính là vấn đề khó khăn cho chúng tôi trong việc quản lý chất lượng hàng hóa Kết quả thí nghiệm không

có được ngay tức thì mà phải chờ sau 3 ngày trong khi đó vậy việc nhập vật tư công nghệ lại được thực hiện sau đó Nếu như phiếu kiểm tra chất lượng sau 3 ngày đối với mẫu vật liệu không đạt yêu cầu của hợp đồng thì việc nhập vào kho cũng đã được thực hiện và có thể đã được đưa vào sử dụng phục vụ cho sản xuất Để xử lý những lô hàng không đạt chất lượng này thường được quy định trong hợp đồng là đưa về mặt bằng tiêu chuẩn và trừ hoặc phạt giá trị

Vấn đề đáng bàn ở đây là chưa có biện pháp ngăn chặn ngay từ khâu kiểm tra chất lượng, lẫy mẫu vật liệu, kết quả phân tích mẫu không kịp thời để có những quyết định tức thì như không nhập những lô hàng không đảm bảo chất lượng để không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm sản xuất Những lô hàng không đảm bảo chất lượng thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh

Đây là khâu trong quan trọng quá trình quản trị chất lượng sản phẩm, tôi thiết nghĩ cần phải trang bị những thiết bị lấy mẫu để thay thế phần lớn công việc của

con người (con người cũng có thể tác động đến chất lượng các mẫu kiểm tra) và các thiết bị để phân tích vật liệu kịp thời, có những không tin xử lý tức thì trong quy trình nhập xuất vật tư công nghệ

Trên đây là một số những tồn tại trong quy trình quản lý nhập xuất và bảo quản vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu Chính những tồn tại này là những lãng phí mà công ty hoàn toàn có thể kiểm soát được để làm giảm chi phí lưu kho, tăng cường công tác quản trị chất lượng sản phẩm và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty

Đối với tôi việc nghiên cứu môn học quản trị hoạt động (operation managerment

- OM) là một trong 3 chức năng chính của tổ chức cùng với Marketing và tài chính Quản trị sản xuất thực sự bổ ích và hết sức cần thiết cho đơn vị sản xuất như chúng tôi Nghiên cứu về OM cho chúng tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động sản xuất của đơn vị cần phải làm gì, phát hiện ra những vấn đề cần phải loại bỏ, cải tiến để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt đông của doanh nghiệp, đặc biệt là trong khâu sản xuất

Sản xuất theo phương pháp Lean là một phương pháp sản xuất được xem hiệu quả nhất hiện nay Mục tiêu của phương pháp Lean là hoàn toàn loại bỏ lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean là hoàn toàn phù hợp với Công ty chúng tôi, áp dụng phương pháp Lean sẽ làm giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu ra và rút ngắn thời gian sản xuất Phương pháp Lean tập trung vào 7 mục tiêu chính và công

ty hoàn toàn có thể áp dụng được Đối với vị trí của tôi hiện nay áp dụng phương pháp sản xuất Lean, tôi sẽ tập trung vào một số mục tiêu như:

 Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả các công đoạn khác, mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với việc yêu cầu vốn lưu động ít hơn

 Giảm phế phẩm và lãng phí hữu hình không cần thiết, bao gồm cả việc sử dụng vượt định mức nguyên vật liệu đầu vào

 Cải thiện năng suất lao động, giảm thời gian nhàn rối của nhân viên và đảm bảo nhân viên đạt năng suất cao nhất trong thời gian làm việc

 Chuẩn hóa các công việc của người lao động trong đơn vị

Quản trị chất lượng hàng hóa nhập xuất: Chất lượng là một trong 4 mục tiêu then chốt của công ty, cùng với chi phí, tính linh hoạt và giao hàng Điều này đòi hỏi

sự phối hợp của toàn bộ tổ chức để kiểm soát và quản lý chất lượng Áp dụng vào công việc của đơn vị tôi hiện nay là quản lý chất lượng nguyên nhiên liệu, vật tư phụ tùng nhập xuất để đảm bảo sản xuất ổn định, chất lượng tốt đòi hỏi phải có phương pháp quản lý khoa học Trong thời gian tới tôi dự kiến sẽ tập trung vào một số công việc như:

 Hoàn chỉnh lại quy trình giao nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng nguyên nhiên vật liệu trước khi nhập kho Giảm thiểu các lỗi có thể xẩy ra trong quá trình giao hàng

 Lập kế hoạch nhu cầu về nguyên nhiên vật liệu sát với thực tế, giảm lượng tồn kho

 Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu tồn kho

Quản trị dự trữ: chính sách dự trữ là hết sức quan trọng Đối với Công ty chúng tôi việc sản xuất gần như hoạt động liên tục, chỉ trừ các sự cố đột xuất, sửa chữa nhỏ và các định kỳ sửa chữa lớn Trong điều kiện hiện nay, giá cả luôn biến động, tình hình kinh tế Thế giới hết sức khó khăn, thiết bị của nhà máy phần lớn là nhập khẩu, chính vì vậy công tác quản trị dự trữ vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu để đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh hoạt động liên tục là rất quan trọng Trong bối

cảnh đó đòi hỏi người làm công tác quản lý vật tư hết sức linh hoạt, nắm bắt thông tin nhanh nhạy để đảm bảo dự trữ an toàn và hợp lý nhất

Vẫn biết dự trữ càng nhiều thì gây ra sự lãng phí càng lớn Vấn đề hiện nay của chúng tôi là xác định nhu cầu dự trữ bao nhiêu là vừa? ở đây có sự xung đột về quan niệm dự trữ hàng tồn kho Các đơn vị khối tài chính muốn dự trữ ở mức thấp nhất trong khi các đơn vị khối sản xuất lại muốn dự trữ ở mức an toàn nhất cho máy móc, thiết bị hoạt động liên tục ổn định Hiện nay lượng vật tư phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu mà chúng tôi đang dự trữ là tương đối cao Trong thời gian tới tôi dự định triển khai một số công việc để giảm lượng hàng dự trữ như:

 Rà soát, triển khai xây dựng danh điểm vật tư cho tất cả các loại hàng hóa,

có thể áp dụng phương pháp thẻ Kanban cho các vật tư phụ tùng

 Giảm bớt lượng dự trữ vật tư phụ tùng Xác định những loại vật tư phụ tùng nào không cần thiết phải dự trữ hoặc số lượng dự trữ tương đối lớn thì có thể triển khai bán thanh lý để thu hồi vốn

 Áp dụng các mô hình dự trữ tiên tiến vào công việc của mình như mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ hoặc mô hình đặt hàng theo lô POQ, ứng dụng mô hình phân tích biên tế để xác định lượng dự trữ

Tóm lại, việc nghiên cứu môn học quản trị hoạt động cho chúng ta phân tích một vấn đề có hệ thống trên cơ sở những luận cứ khoa học đã được kiểm chứng trong thực tế Đồng thời qua phân tích cho chúng ta thấy được quá trình sản xuất, kinh doanh của chúng ta đang có vấn đề ở những khâu nào, đang để xảy ra lãng phí ở những công đoạn nào và cũng chỉ ra cho chúng ta chi tiết nhỏ cần khắc phục, cải tiến để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Môn học cũng đã cho chúng

ta tiếp cận một số phương pháp quản lý sản xuất tiên tiến được áp dụng có hiệu quả

ở các hãng lớn trên thế giới như Toyota, GE, Ford, Chrysler, …những phương pháp

này các doanh nghiệp Việt Nam chúng ta hoàn toàn có thể áp dụng được và điều cơ bản nhất là phải liên tục cải tiến Đặc biệt đối với bản thân tôi, môn học đã cung cấp cho tôi rất nhiều kiến thức bổ ích hỗ trợ tôi trong quá trình làm việc và nó phù hợp với chức năng và nhiệm vụ mà hiện nay tôi đang đảm nhận tại Công ty Chắc chắn rằng trong thời gian tới, tôi sẽ áp dụng một số phương pháp quản lý tiên tiến vào công việc của mình chẳng hạn như quản trị dự trữ, phương pháp sản xuất Lean, quản trị chất lượng TQM, áp dụng một số mô hình phân tích hàng tồn kho như ABC, mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ hoặc mô hình đặt hàng theo lô POQ Tôi tin tưởng rằng việc áp dụng những kiến thức này sẽ làm cho công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm giá thành sản phẩm, … góp phần vào hoàn thành nhiệm

vụ chung của Công ty