Các phím tắt, các công cụ, công dụng và cách sử dụng office

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Các phím tắt, các công cụ, công dụng và cách sử dụng office Tài li u biên t p riêng cho nhimxulong1982, c lên!ệ ậ ố Phím t t trong Windowsắ . 5 Phím t t trong EXCELắ . 7 Cách m h ng d n v phím t t trong MS Wordở ướ ẫ ề ắ 14 Copy Format . 17 phím t t Wordắ . 17 H c 1 chút v MS Word nhé!ọ ề 23 Ph n 1ầ 23 Phóng to hay thu nhỏ . 23 Đ nh d ng nhanh chóngị ạ . 23 Thêm nhi u l a ch n h nề ự ọ ơ . 24 Xu ng dòng không t o ch m cố ạ ỉ ụ 24 Các Smart Tags 24 Ph n 2ầ 25 Truy c p nhanh đ n các văn b n th ng s d ngậ ế ả ườ ử ụ 25 M văn b n đ c s d ng l n cu i cùngở ả ượ ử ụ ầ ố 25 S d ng l nh Paste Specialử ụ ệ . 26 S p x p l i các đo n nhanh chóngắ ế ạ ạ . 26 Xoá thông tin cá nhân . 26 Ph n 3ầ 27 V m t đ ng th ngẽ ộ ườ ẳ 27 Máy tính có s n trong Wordẵ 27 Tu n hoá Smart Tags và Spelling, Track changesầ . 27 Status Bar có gì cho b n?ạ 28 Tuỳ bi n AutoTextế . 28 Ph n 4ầ 28 Track changes - So sánh các văn b nả 29 Split – So sánh nhi u ph n c a văn b nề ầ ủ ả 29 B o v văn b n c a b nả ệ ả ủ ạ . 29 Đ t đ ng d n m c đ nh đ l u và m văn b nặ ườ ẫ ặ ị ể ư ở ả 30 Đ t font ch m c đ nhặ ữ ặ ị 30 Ph n 5ầ 30 Tính toán trên b ngả 30 T o b ng nhanh chóngạ ả 31 T t tính năng t đ ng đ nh d ng ch s trên-ch s d i ắ ự ộ ị ạ ỉ ố ỉ ố ướ . 31 T o m u văn b n có nh xem tr cạ ẫ ả ả ướ 32 Gi u tên văn b n trong Recently Used Filesấ ả . 32 Ph n 6ầ 33 Format ch trong AutoCorrectữ . 33 Phím t t đ g ch chânắ ể ạ . 33 Format toàn văn b nả 33 T o l p template yêu thíchạ ậ 34 Ph n 7ầ 34 Ph n 8ầ 36 Ph n 9ầ 36 Ph n 10ầ 37 In n i dung c a Autotext ộ ủ 37 Kéo n i dung ra Desktop Windows ộ 37 T t và m Screentip ắ ở 37 Ph n 11ầ 37 T o m i các ki u style trong Word ạ ớ ể . 38 H c MS Excel nè!ọ 40 Ph n 1ầ 40 Phím t t thông d ng trong Excelắ ụ . 40 Ki m soát h ng di chuy n c a con tr khi n Enterể ướ ể ủ ỏ ấ . 40 Sao chép d li u và công th c nhanh chóngữ ệ ứ . 41 Ph n 2ầ 41 M t trang - M t bi u đ ộ ộ ể ồ 41 Bi u đ ch có 2 màu đen-tr ng ể ồ ỉ ắ . 41 Xác nh n thông tinậ . 42 Tuỳ bi n danh sáchế 43 Ph n 3ầ 43 Đ nh nghĩa h ng s trong b ng tínhị ằ ố ả . 43 Bi u đ t c p nh tể ồ ự ậ ậ 44 Công th c đúng hay sai?ứ 44 D u c t hay hàng?ấ ộ . 44 B o v b ng tínhả ệ ả . 44 Ph n 4ầ 45 V hình trùng v i đ ng k ô trong Excel ẽ ớ ườ ẻ . 45 Ch n l c khi chép và dán n i dung trong b ng tính Excel ọ ọ ộ ả . 45 Chuy n đ i d dàng gi a các ki u ch trong Excel ể ổ ễ ữ ể ữ . 47 Ph n 5ầ 47 Hi n th đ i s c a các hàmể ị ố ố ủ . 47 Tham chi u các hàmế 48 Dùng F9 đ tính t m th iể ạ ờ 48 Liên k t text box t i d li u trong ôế ớ ữ ệ . 48 Liên k t m t hình nh t i m t dãy ôế ộ ả ớ ộ 48 S d ng Advanced Filter ử ụ 49 S d ng hàm Sum+ If đ tính t ng d li u Advanced Filterử ụ ể ổ ữ ệ 49 S d ng hàm Sum+ If đ đ m d li uử ụ ể ế ữ ệ 49 Đi n nhanh d li u b ng các ô gi ng nhauề ữ ệ ằ ố . 49 S p x p m t danh sách đ đ c l cắ ế ộ ẵ ượ ọ 50 L y các b l c khi công vi c đã hoàn thànhấ ộ ọ ệ 50 Làm v a d li u trong m t trangừ ữ ệ ộ 50 Hi n th các ô hay dùngể ị . 50 Tìm nhanh các ô có ch a công th cứ ứ 50 B sung Shift n n web vào b ng tínhổ ề ả . 50 S d ng ô tham chi u và nhãn text trong các công th cử ụ ế ứ 51 Làm th nào đ n đ nh m t macro t i m t nút?ế ể ấ ị ộ ớ ộ 51 Hi n th công th c m t cách an toànể ị ứ ộ 51 S p x p các ký t in hoa và in th ngắ ế ự ườ . 51 Chuy n đ i các nhăn t i các sể ổ ớ ố 51 Ph n 6ầ 52 T o Macro đ hi n thi tên t p tin trên Header và Footer ạ ể ể ậ 52 n và hi n c t và hàng theo nhóm Ẩ ệ ộ 52 Đ d dàng cho các b n m i h c word: mình có nh ng m o v t sau đây: ể ễ ạ ớ ọ ữ ẹ ặ 52 Microsoft Excel 2000:Racing 53 Thêm Powerpoint n a, c lên!ữ ố . 54 Gi u slideấ . 54 Căn ch nh đ i t ngỉ ố ượ 54 M i slide m i màu n n khác nhauỗ ỗ ề 54 Di chuy n đ i t ng chính xác h nể ố ượ ơ . 55 Trình di n t ng slide riêng bi tễ ừ ệ 55 Khai thác các tính năng tuy t v i c a MS PowerPointệ ờ ủ 55 1. Tr giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPointợ . 55 2. T o nhi u hình n n trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT)ạ ề ề . 56 3. Di chuy n nhanh đ n các trang c n báo cáo ho c các hình, film minh h a.ể ế ầ ặ ọ . 56 Phím F4 có gì mà hay ta? 57 Th thu t nâng cao MS Word, bi t càng nhi u càng ít nh ?ủ ậ ế ề ỉ . 57 T đ ng cài đ t thi t l p a thích hàng ngàyự ộ ặ ế ậ ư 58 Tránh c nh báo phi n ph c ả ề ứ . 58 Dán văn b n không ch a đ nh d ngả ứ ị ạ . 59 Lo i b nh ng kí l , d u xu ng dòng trong văn b n ạ ỏ ữ ạ ấ ố ả . 59 S d ng menu Work ử ụ . 59 Th thu t làm vi c v i nh ng tài li u dàiủ ậ ệ ớ ữ ệ . 60 Mail Merge s li u gi a Word và Excelố ệ ữ 61 Đóng "m c" cho t p tin văn b nộ ậ ả 62 Phím t tắ 64 Phím t t trong Windowsắ General Keyboard-Only Commands • F1: Starts Windows Help • F10: Activates menu bar options • SHIFT+F10 Opens a shortcut menu for the selected item (this is the same as right-clicking an object • CTRL+ESC: Opens the Start menu (use the ARROW keys to select an item) • CTRL+ESC or ESC: Selects the Start button (press TAB to select the taskbar, or press SHIFT+F10 for a context menu) • ALT+DOWN ARROW: Opens a drop-down list box • ALT+TAB: Switch to another running program (hold down the ALT key and then press the TAB key to view the task-switching window) • SHIFT: Press and hold down the SHIFT key while you insert a CD-ROM to bypass the automatic-run feature • ALT+SPACE: Displays the main window's System menu (from the System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the window) • ALT+- (ALT+hyphen): Displays the Multiple Document Interface (MDI) child window's System menu (from the MDI child window's System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the child window) • CTRL+TAB: Switch to the next child window of a Multiple Document Interface (MDI) program • ALT+underlined letter in menu: Opens the menu • ALT+F4: Closes the current window • CTRL+F4: Closes the current Multiple Document Interface (MDI) window • ALT+F6: Switch between multiple windows in the same program (for example, when the Notepad Find dialog box is displayed, ALT+F6 switches between the Find dialog box and the main Notepad window) Shell Objects and General Folder/Windows Explorer Shortcuts For a selected object • F2: Rename object • F3: Find all files • CTRL+X: Cut • CTRL+C: Copy • CTRL+V: Paste • SHIFT+DELETE: Delete selection immediately, without moving the item to the Recycle Bin • ALT+ENTER: Open the properties for the selected object To Copy a File Press and hold down the CTRL key while you drag the file to another folder. To Create a Shortcut Press and hold down CTRL+SHIFT while you drag a file to the desktop or a folder. General Folder/Shortcut Control • F4: Selects the Go To A Different Folder box and moves down the entries in the box (if the toolbar is active in Windows Explorer) • F5: Refreshes the current window. • F6: Moves among panes in Windows Explorer • CTRL+G: Opens the Go To Folder tool (in Windows 95 Windows Explorer only) • CTRL+Z: Undo the last command • CTRL+A: Select all the items in the current window • BACKSPACE: Switch to the parent folder • SHIFT+click+Close button: For folders, close the current folder plus all parent folders Windows Explorer Tree Control • Numeric Keypad *: Expands everything under the current selection • Numeric Keypad +: Expands the current selection • Numeric Keypad -: Collapses the current selection. • RIGHT ARROW: Expands the current selection if it is not expanded, otherwise goes to the first child • LEFT ARROW: Collapses the current selection if it is expanded, otherwise goes to the parent Properties Control • CTRL+TAB/CTRL+SHIFT+TAB: Move through the property tabs Accessibility Shortcuts • Press SHIFT five times: Toggles StickyKeys on and off • Press down and hold the right SHIFT key for eight seconds: Toggles FilterKeys on and off • Press down and hold the NUM LOCK key for five seconds: Toggles ToggleKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+NUM LOCK: Toggles MouseKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+PRINT SCREEN: Toggles high contrast on and off Mcft Natural Keyboard Keys • Windows Logo: Start menu • Windows Logo+R: Run dialog box • Windows Logo+M: Minimize all • SHIFT+Windows Logo+M: Undo minimize all • Windows Logo+F1: Help • Windows Logo+E: Windows Explorer • Windows Logo+F: Find files or folders • Windows Logo+D: Minimizes all open windows and displays the desktop • CTRL+Windows Logo+F: Find computer • CTRL+Windows Logo+TAB: Moves focus from Start, to the Quick Launch toolbar, to the system tray (use RIGHT ARROW or LEFT ARROW to move focus to items on the Quick Launch toolbar and the system tray) • Windows Logo+TAB: Cycle through taskbar buttons • Windows Logo+Break: System Properties dialog box • Application key: Displays a shortcut menu for the selected item Mcft Natural Keyboard with IntelliType Software Installed • Windows Logo+L: Log off Windows • Windows Logo+P: Starts Print Manager • Windows Logo+C: Opens Control Panel • Windows Logo+V: Starts Clipboard • Windows Logo+K: Opens Keyboard Properties dialog box • Windows Logo+I: Opens Mouse Properties dialog box • Windows Logo+A: Starts Accessibility Options (if installed) • Windows Logo+SPACEBAR: Displays the list of Mcft IntelliType shortcut keys • Windows Logo+S: Toggles CAPS LOCK on and off Dialog Box Keyboard Commands • TAB: Move to the next control in the dialog box • SHIFT+TAB: Move to the previous control in the dialog box • SPACEBAR: If the current control is a button, this clicks the button. If the current control is a check box, this toggles the check box. If the current control is an option, this selects the option. • ENTER: Equivalent to clicking the selected button (the button with the outline) • ESC: Equivalent to clicking the Cancel button • ALT+underlined letter in dialog box item: Move to the corresponding item Phím t t trong EXCELắ F2: Đ a con tr vào trong ôư ỏ F4: L p l i thao tác tr c ặ ạ ướ F12: L u văn b n v i tên khác (nó gi ng v i l nh Save as đó)ư ả ớ ố ớ ệ Alt + các ch cái có g ch chân: Vào các th c đ n t ng ngữ ạ ự ơ ươ ứ Alt + Z: Chuy n ch đ gõ t ti ng anh (A) sang ti ng vi t (V)ể ế ộ ừ ế ế ệ Alt + <- : H y thao tác v a th c hi n (nó gi ng l nh Undo)ủ ừ ự ệ ố ệ Ctrl + A : Bôi đen toàn b văn b nộ ả Ctrl + B : Ch đ mữ ậ Ctrl + I : Ch nghiêngữ Ctrl + U : Ch g ch chânữ ạ Ctrl + C : Copy d li uữ ệ Ctrl + X : C t d li uắ ữ ệ Ctrl + V : Dán d li u copy ho c c tữ ệ ặ ắ Ctrl + F : Tìm ki m c m t , sế ụ ừ ố Ctrl + H : Tìm ki m và thay th c m tế ế ụ ừ Ctrl + O : M file đã l uở ư Ctrl + N : M m t file m iở ộ ớ Ctrl + R : T đ ng sao chép ô bên trái sang bên ph iự ộ ả Ctrl + S : L u tài li uư ệ Ctrl + W : Đóng tài li u (gi ng l nh Alt + F4)ệ ố ệ Ctrl + Z : H y thao tác v a th c hi nủ ừ ự ệ Ctrl + 1 : Hi n h p đ nh d ng ôệ ộ ị ạ Ctrl + 0 : n c t (gi ng l nh hide)Ẩ ộ ố ệ Ctrl + shift + 0: Hi n các c t v a n (gi ng l nh unhide)ệ ộ ừ ẩ ố ệ Ctrl + 9 : n hàng (gi ng l nh hide)Ẩ ố ệ Ctrl + shift + 9: Hi n các hàng v a n (gi ng l nh unhideệ ừ ẩ ố ệ Ctrl + (-) : Xóa các ô, kh i ô hàng (bôi đen)ố Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô tr ngố Ctrl + Page up (Page down) : Di chuy n gi a các sheetể ữ Ctrl + Shift + F: Hi n danh sách phông chệ ữ Ctrl + Shift + P: Hi n danh sách c chệ ỡ ữ Alt + tab : Di chuy n gi a hai hay nhi u file k ti pể ữ ề ế ế Shift + F2 : T o chú thích cho ôạ Shift + F10 : Hi n th th c đ n hi n hành (gi ng nh ta kích ph i chu )ể ị ự ơ ệ ố ư ả ộ Shift + F11 : T o sheet m iạ ớ T o phím t t tùy ch n trong Word ạ ắ ọ Đ i v i Word , b n d dàng t o cho mình nh ng t h p phím nóng giúp th c hi n nhanh tác v h n làố ớ ạ ễ ạ ữ ổ ợ ự ệ ụ ơ dùng chu t. Tính năng này r t h u ích cho b n ti t ki m th i gian và ch có th th c hi n đ i v i Word,ộ ấ ữ ạ ế ệ ờ ỉ ể ự ệ ố ớ không th th c hi n trong PowerPoint hay Excel. ể ự ệ Đ th c hi n , b n ch n vào menu Tools > Customize. Sau đó, ch n vào th Commands. Click vào menuể ự ệ ạ ọ ọ ẻ KeyBoard d i góc ph i đ hi n th h p tho i Customize Keyboard.ướ ả ể ể ị ộ ạ Trong ph n Categories là các menu chính, và ph n Commands là các menu ph x xu ng. Ví d mu nầ ầ ụ ổ ố ụ ố ch n t h p phím cho tác v File > Save All thì b n ph i ch n ph n categories là File và ph n commandsọ ổ ợ ụ ạ ả ọ ầ ầ là FileSaveAll. N u hi n t i tác v đó đã có phím t t thì t h p phím đó s hi n th trong ph n Current Keys. Còn n uế ệ ạ ụ ắ ổ ộ ẽ ể ị ầ ế nh t i ph n Current Keys tr ng thì b n có th t t o t h p phím t t cho tác v t i Press New Shortcutư ạ ầ ố ạ ể ự ạ ổ ợ ắ ụ ạ Key. L u ý, b n cũng có th Replace t h p phím cho phù h p v i nhu c u s d ng phím c a mình b ngư ạ ể ổ ợ ợ ớ ầ ử ụ ủ ằ các t h p phím trong ph n Press New Shortcut Key. Sau đó nh n vào Assign đ hoàn t t vi c thi t l p.ổ ợ ầ ấ ể ấ ệ ế ậ Nh n Close đ hoàn t t. T bây gi , b n hoàn toàn có th s d ng t h p phím h u ích c a riêng mìnhấ ể ấ ừ ờ ạ ể ử ụ ổ ợ ữ ủ trong Word đ c r i đ y.ượ ồ ấ Review hot-key for Word & Excel: 1 Ctrl+1 Giãn dòng đ n (1)ơ 2 Ctrl+2 Giãn dòng đôi (2) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 4 Ctrl+0 (zero) T o thêm đ giãn dòng đ n tr c đo nạ ộ ơ ướ ạ 5 Ctrl+L Căn dòng trái 6 Ctrl+R Căn dòng ph iả 7 Ctrl+E Căn dòng gi aữ 8 Ctrl+J Căn dòng ch dàn đ u 2 bên, th ng lữ ề ẳ ề 9 Ctrl+N T o file m iạ ớ 10 Ctrl+O M file đã cóở 11 Ctrl+S L u n i dung fileư ộ 12 Ctrl+O In n fileấ 13 F12 L u tài li u v i tên khácư ệ ớ 14 F7 Ki m tra l i chính t ti ng Anhể ỗ ả ế 15 Ctrl+X C t đo n n i dung đã ch n (bôi đen)ắ ạ ộ ọ 16 Ctrl+C Sao chép đo n n i dung đã ch nạ ộ ọ 17 Ctrl+V Dán tài li uệ 18 Ctrl+Z B qua l nh v a làmỏ ệ ừ 19 Ctrl+Y Khôi ph c l nh v a b (ng c l i v iụ ệ ừ ỏ ượ ạ ớ Ctrl+Z) 20 Ctrl+Shift+S T o Style (heading) -> Dùng m c l c tạ ụ ụ ự đ ngộ 21 Ctrl+Shift+F Thay đ i phông chổ ữ 22 Ctrl+Shift+P Thay đ i c chổ ỡ ữ 23 Ctrl+D M h p tho i đ nh d ng font chở ộ ạ ị ạ ữ 24 Ctrl+B B t/t t ch đ mậ ắ ữ ậ 25 Ctrl+I B t/t t ch nghiêngậ ắ ữ 26 Ctrl+U B t/t t ch g ch chân đ nậ ắ ữ ạ ơ 27 Ctrl+M Lùi đo n văn b n vào 1 tab (m c đ nhạ ả ặ ị 1,27cm) 28 Ctrl+Shift+M Lùi đo n văn b n ra l 1 tabạ ả ề 29 Ctrl+T Lùi nh ng dòng không ph i là dòng đ uữ ả ầ c a đo n văn b n vào 1 tabủ ạ ả 30 Ctrl+Shift+T Lùi nh ng dòng không ph i là dòng đ uữ ả ầ c a đo n văn b n ra l 1 tabủ ạ ả ề 31 Ctrl+A L a ch n (bôi đen) toàn b n i dung fileự ọ ộ ộ 32 Ctrl+F Tìm ki m ký tế ự 33 Ctrl+G (ho c F5)ặ . Các phím tắt, các công cụ, công dụng và cách sử dụng office Tài li u biên t p riêng cho nhimxulong1982, c lên!ệ ậ ố Phím t t trong Windowsắ. o kho ng cách đ n gi a các dòngạ ả ơ ữ 14-CTRL + 5: t o kho ng cách m t dòng r i gi a các dòngạ ả ộ ưỡ ữ 15-CTRL + 2: t o kho ng cách đôi gi a các dòngạ