V hình trùng vi ẽớ ường kô trong Exce lẻ
2. To nh iu hình nn trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT) ềề
M c đ nh chặ ị ương trình PPT có hai màn hình n n là trang đ u tiên và màn hình các trang kề ầ ế ti p. Đ tăng s h p d n c a bài báo cáo đôi khi chúng ta c n t o cho m i chế ể ự ấ ẫ ủ ầ ạ ỗ ương m t hìnhộ n n ho c các slide có các hình n n tùy ý, cách th c hi n nh sau:ề ặ ề ự ệ ư
Bước 1: Trong màn hình so n th o PP b m vào menu View/ Master /Slide Master ạ ả ấ
Th y xu t hi n 1 màn hình nh bên trái màn hình đó là màn hình slide Master (màn hình n nấ ấ ệ ỏ ở ề c a trang, màn hình này có ch a các đ nh d ng font, màu, n n cho toàn b báo cáo) n u b n đãủ ứ ị ạ ề ộ ế ạ ch n m t ki u trang trí nào đó r i thì đây xu t hi n 2 màn hình nh , 1 c a trang nh t và 1ọ ộ ể ồ ở ấ ệ ỏ ủ ấ c a các trang ti p theo. ủ ế
Bước 2: B m vào nút New slide master ho c vào menu Insert/ New slide masterấ ặ
B n có thêm m t màn hình n n m i và đây chúng ta chèn hình ho c trang trí tùy ý. B n cóạ ộ ề ớ ở ặ ạ th t o nhi u trang slide master m c này. Xong b n b m vào nút Close Master viewể ạ ề ở ụ ạ ấ Bước 3: Áp d ng các trang n n đã t o cho các màn hình n i dung c a b n: Ch n menuụ ề ạ ộ ủ ạ ọ Format/Slide design
Bên màn hình bên trái phía trên các m u đ nh d ng c a máy có các trang m u đ nh d ng m iẫ ị ạ ủ ẫ ị ạ ớ mà b n đã t o s n, b n ch n kh i các trang slide c n đ nh d ng (bên ph i) và b m mouseạ ạ ẵ ạ ọ ố ầ ị ạ ả ấ ph i vào màn hình đ nh d ng b n trái ch n Apply to Selected Slidesả ị ạ ế ọ
3. Di chuy n nhanh đ n các trang c n báo cáo ho c các hình, filmể ế ầ ặ
minh h a.ọ
internet b n có th dùng ch c năng hyperlink đ di chuy n nhanh đ n ph n tham kh o đóạ ể ứ ể ể ế ầ ả b ng m t cái b m chu t.ằ ộ ấ ộ
a. Di chuy n nhanh đ n trang slide trong cùng m t file.ể ế ộ
- B n ch n kh i đo n văn b n ho c hình c n tham chi u vào menu Insert /Hypert link – h pạ ọ ố ạ ả ặ ầ ế ộ tho i Hypert Link xu t hi n. ạ ấ ệ
- B m vào nút Bookmask bên ph i h p tho i trên h p tho i m i xu t hi n t t c các trang b nấ ả ộ ạ ộ ạ ớ ấ ệ ấ ả ạ đã so n b n ch n vào m t trang nào cân liên k t đ n, b m OKạ ạ ọ ộ ế ế ấ
- M t các khác b n t o m t s nút trên trang màn hình slide master nh : Đi đ n trang kộ ạ ạ ộ ố ư ế ế NEXT, trang trước Previous, ho c trang m c l c b n vào m c View/master /Slide Master – sauặ ụ ụ ạ ụ đó ch n Slide show/ Action Button b n ch n các nút l nh có s n và chèn vào trang n n n đ nhọ ạ ọ ệ ẵ ề ấ ị các l nh nh trên cho các nút. ệ ư
b. Tham kh o nhanh đ n file ho c đả ế ặ ường d n trên m ng. ẫ ạ
- B n ch n kh i văn b n ho c hình và b m vào Insert/Hypert link, B m vào danh m c các ạ ọ ố ả ặ ấ ấ ụ ổ đĩa trong l c Look in ch n đĩa, b m đôi chu t vào các folder đ ch n file có trong máy tính c aụ ọ ấ ộ ể ọ ủ b n. B m OK. N u là đạ ấ ế ường d n trên m ng thì b n m chẫ ạ ạ ở ương trình xem trang web lên – truy c p đ n trang c n tham kh o, ch n kh i copy đậ ế ầ ả ọ ố ường d n trên dòng Address c a màn hìnhẫ ủ trang web đang xem đem dán vào dòng Address trong h p tho i Hypert Link và b m OK. B nộ ạ ấ ạ b m nút Slide show góc dấ ưới bên trái màn hình ki m tra xem để ường d n đúng không b ngẫ ằ cách b m chu t vào dòng liên k t trên màn hình.ấ ộ ế
- L u ý: trong khi so n th o các slide có liên k t đ n trang trên m ng internet và trình chi uư ạ ả ế ế ạ ế n i không có m ng s b l i, trong khi xem trang web b n ch n đ n m c Favorites/Add toơ ạ ẽ ị ỗ ạ ọ ế ụ Favorites đánh d u vào m c Make Available offline, ch cho máy t i toàn b trang web xu ngấ ụ ờ ả ộ ố máy tính c a b n xong b n vào menu File dánh d u ch n m c Work Offline, bây gi b n đemủ ạ ạ ấ ọ ụ ờ ạ máy đ n n i c n trình chi u m file PPT lên và s d ng nh khi có n i m ng Internet.ế ơ ầ ế ở ử ụ ư ố ạ Ch c năng này b n có th liên k t đ n film MP4, AVI, ho c file nh c MP3, MIDI, WMA…ứ ạ ể ế ế ặ ạ trên máy c a b n r t nhanh.ủ ạ ấ
Phím F4 có gì mà hay ta?
Khi b n đ i m t v i m t lo t các hình, b ng... c n ph i ch nh s a đ có kích c đ nh d ngạ ố ặ ớ ộ ạ ả ầ ả ỉ ử ể ỡ ị ạ gi ng nhau: b n ph i ch nh t ng h nh 1? m t l mố ạ ả ỉ ừ ỉ ệ ắ
phím F4 có ch c năng l p l i m t l nh mà b n v a th c hi nứ ặ ạ ộ ệ ạ ừ ự ệ
vì v y khi đ i m t v i m t lo t các hình c n ch nh s a b n s a 1 hình đ u và kích vào l nậ ố ặ ớ ộ ạ ầ ỉ ử ạ ử ầ ầ lượt các hình sau, bay gi b n ch kích chu t và F4 th t đ n gi nờ ạ ỉ ộ ậ ơ ả
Là người thường xuyên ph i làm vi c v i Word, ch c h n b n s s d ng r t nhi u nh ngả ệ ớ ắ ẳ ạ ẽ ử ụ ấ ề ữ thao tác ph i l p đi l p l i hàng ngày. R t nhàm chán mà l i m t th i gian. T i sao không sả ặ ặ ạ ấ ạ ấ ờ ạ ử d ng nh ng tính năng t đ ng h p d n và m nh m c a Word làm giúp b n?ụ ữ ự ộ ấ ẫ ạ ẽ ủ ạ
Nh ng th thu t dữ ủ ậ ưới đây s gi m b t thao tác cũng nh th i gian thao tác trong Word:ẽ ả ớ ư ờ
T đ ng cài đ t thi t l p a thích hàng ngàyự ộ ặ ế ậ ư
Word không kh i đ ng và n p nh ng thi t l p mà b n thích, hãy ép chúng làm vi c v i macroở ộ ạ ữ ế ậ ạ ệ ớ m i khi m tài li u m i ho c t o tài li u m i.ỗ ở ệ ớ ặ ạ ệ ớ
Đ s d ng macro, hãy nh n chu t vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đ t tênể ử ụ ấ ộ ặ macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn n m trong Normal.dot. Hãy b quaằ ỏ các l a ch n đ gán macro này cho các phím t t và menu, b i macro AutoOpen s đự ọ ể ắ ở ẽ ược thi tế k đ ch y t đ ng khi m m t t p tin m i.ế ể ạ ự ộ ở ộ ậ ớ
Lúc này ch đ ghi macro đang kích ho t , hãy làm nh ng v i nh ng thao tác l p l i khi mế ộ ạ ữ ớ ữ ặ ạ ở m t tài li u m i.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nh n nút d ng (Stop). Bây gi , s d ngộ ệ ớ ấ ừ ờ ử ụ Tools->Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn b AutoOpen và dán nó vào dòng cao nh tộ ấ trong c a s code bên tay ph i, và đ i tên b n sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thi tử ổ ở ả ổ ả ế l p s t đ ng ch y khi t o tài li u m i.ậ ẽ ự ộ ạ ạ ệ ớ
S a đ i đ nh d ng tài li uử ổ ị ạ ệ
Nh ng ngữ ườ ử ụi s d ng m i làm quen v i Word thớ ớ ường s d ng template (m u) Normal.dot đử ụ ẫ ể ch nh s a nh ng đ nh d ng văn b n cho riêng mình. R t nhi u thay đ i đỉ ử ữ ị ạ ả ấ ề ổ ược thay đ i vĩnhổ vi n b ng cách s d ng Default và Add to Template trong h u h t các khung đ nh d ng, nh ngễ ằ ử ụ ầ ế ị ạ ư trong m t lúc nào đó ngộ ườ ử ụi s d ng mu n ch nh s a Normal.dot tr c ti p. Đ tìm t p tin này,ố ỉ ử ự ế ể ậ hãy tìm ki m trong m c Templates ch ng h n: C:\Documents andế ụ ẳ ạ
Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Tên đường d n này có th khácẫ ể ph thu c vào đụ ộ ường d n và đĩa cài đ t Windows. ẫ ổ ặ
Tránh c nh báo phi n ph c ả ề ứ
Macro là m t bi u tộ ể ượng, tên, ho c các kí t nào đó đặ ự ược bi u di n cho m t danh sách cácể ễ ộ
l nh, ho c các ho t đ ng và phím t t. R t nhi u chệ ặ ạ ộ ắ ấ ề ương trình s d ng macro và t o ra cácử ụ ạ
macro nh m lo i b nh ng ho t đ ng, thao tác l p l i trong quá trình s d ng. Macro đằ ạ ỏ ữ ạ ộ ặ ạ ử ụ ược hỗ
tr r t t t t trong b Office c a Microsoft, đ c bi t là Word. ợ ấ ố ừ ộ ủ ặ ệ
Sau khi đã t o đạ ược các macro mà b n l u trong các tài li u ho c các template, Word s luônạ ư ệ ặ ẽ đ a ra l i c nh báo m i l n m tài li u. Đ lo i b c nh báo phi n ph c, hãy t o m t ch kíư ờ ả ỗ ầ ở ệ ể ạ ỏ ả ề ứ ạ ộ ữ s (digital signature) s giúp Word "tin tố ẽ ưởng" macro này h n.ơ
S d ng Start ->Run và nh p vào đử ụ ậ ường d n n i cài đ t b Office. Ví d : C:\Programẫ ơ ặ ộ ụ
Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 n u s d ng Office XP). Ti p đó, hãy tìm t i t p tinế ử ụ ế ớ ậ Selfcert ho c Selfcert.exe (tuỳ thu c vào cách hi n th t p tin m r ng) và nh n đúp vào t p tinặ ộ ể ị ậ ở ộ ấ ậ này. N u không tìm th y t p tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong b cài đ t Office. Khiế ấ ậ ộ ặ s d ng, làm theo nh ng ch d n và nh p tên riêng cho certificate khi đử ụ ữ ỉ ẫ ậ ược h i. Sau đó, trongỏ Word, m tài li u s d ng macro này. Ch n Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trongở ệ ử ụ ọ
khung Project phía bên trái, đi m sáng tài li u, ch n Tools -> Digital Signature, nh nở ể ệ ọ ấ Choose.., và l a ch n certificate v a t o. Bây gi , hãy đóng và m l i tài li u. N u h p c nhự ọ ừ ạ ờ ở ạ ệ ế ộ ả báo v b o m t xu t hi n, ch n Always Trust Macros From This Source, và l a ch n Enalbeề ả ậ ấ ệ ọ ự ọ Macros. L p l i nh ng bặ ạ ữ ước này cho b t c tài li u ho c template mu n nhúng macro này.ấ ứ ệ ặ ố M t đi m c n l u ý là nh ng certificate t t o này ch độ ể ầ ư ữ ự ạ ỉ ược "tin tưởng" trên máy c a b n, hãyủ ạ l a ch n Always Trust Macros From This Source s t o đự ọ ẽ ạ ược "ni m tin" khi s d ng trên máyề ử ụ khác.
Dán văn b n không ch a đ nh d ngả ứ ị ạ
Khi ngườ ử ụi s d ng dán các đo n văn b n t trang Web vào trong tài li u Word, có l ngạ ả ừ ệ ẽ ườ ửi s d ng s không mu n gi l i đ nh d ng và phông ch . Đ c bi t là nh ng hình nh qu ng cáoụ ẽ ố ữ ạ ị ạ ữ ặ ệ ữ ả ả và nh ng thành ph n khác. B n có th s d ng Edit -> Paste Special và s d ng Unformattedữ ầ ạ ể ử ụ ử ụ Text m i l n c t dán t trang Web. Nh ng cũng có m t cách khác khá h p d n và thú v h nỗ ầ ắ ừ ư ộ ấ ẫ ị ơ r t nhi u là s d ng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đo n mã sau:ấ ề ử ụ ạ Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _ dataType:=wdPasteText End Sub
Sau đó, s d ng Tools->Cusomize ->Keyboard..., r i kéo xu ng danh sách Categories trongử ụ ồ ố Macros, l a ch n PasteUnformated t danh sách Command, đ a con tr t i Press New Shortcutự ọ ừ ư ỏ ớ Key, nh n Shift-Alt-V (b n có th l a phím t t khác theo ý mình), và nh n vào Assign vàấ ạ ể ự ắ ấ Close. T bây gi b n ch c n nh n Shift-Alt-V dán đ dán đo n văn b n ch a đ nh d ng vàoừ ờ ạ ỉ ầ ấ ể ạ ả ư ị ạ Word nhanh chóng và đ n gi n.ơ ả
Lo i b nh ng kí l , d u xu ng dòng trong văn b n ạ ỏ ữ ạ ấ ố ả
Đo n văn b n đạ ả ược dán vào trong Word t email ho c trang Web có d u ng t dòng (ho c cácừ ặ ấ ắ ặ kí t nh ^, >> ..), dĩ nhiên là b n mu n lo i b nh ng kí t , này kh i văn b n. Hãy s d ngự ư ạ ố ạ ỏ ữ ự ỏ ả ử ụ Edit ->Replace, đ lo i b b ng cách gõ ^l ( gõ d u ^ và ch 'L' thể ạ ỏ ằ ấ ữ ường) trong trường Find What, và gõ d u cách (spacebar) vào trấ ường Replace. Ti p đó, ch n Replace All. Cu i cùng,ế ọ ố khi Word h i có mu n ti p t c thay th toàn b văn b n không thì ch n No. ỏ ố ế ụ ế ộ ả ọ
B n cũng có th ghi l i nh ng bạ ể ạ ữ ước trên thành m t macro. Sau khi đã ghi l i, hãy ch nh s aộ ạ ỉ ử đo n macro này đ Word s không h i l i n u b n có mu n thay th toàn b tài li u hayạ ể ẽ ỏ ạ ế ạ ố ế ộ ệ không. Tìm dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đ i thành ổ .Warp=wdFindStop.
S d ng menu Work ử ụ
S d ng danh sách các tài li u thử ụ ệ ường dùng (recent documents) trong menu File c a Word sủ ẽ nhanh h n r t nhi u. Tuy nhiên, nh ng danh sách này ch li t kê 9 t p tin thơ ấ ề ữ ỉ ệ ậ ường s d ng m iử ụ ớ g n nh t (m c đ nh ch có 4). Đ ch nh s a con s này hãy l a Tools ->Options, trong thầ ấ ặ ị ỉ ể ỉ ử ố ự ở ẻ General. Nh ng đi u này cũng không đ m b o là t p tin thư ề ả ả ậ ường m có thu c danh sách nàyở ộ hay không. Hãy s d ng thêm menu Work t Tools-> Customize, l a ch n th Command, vàử ụ ừ ự ọ ẻ
t i m c Categories và t i danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanhớ ụ ớ Work lên hàng có các menu và nh n OK.ấ
Lúc này nh ng tài li u c n thi t mu n m l i nhanh chóng ch c n nh n vào menu Work vàữ ệ ầ ế ố ở ạ ỉ ầ ấ ch n Add to Work Menu. Đ lo i b tài li u kh i danh sách trong tài li u, hãy nh n Ctrl +Altọ ể ạ ỏ ệ ỏ ệ ấ + "-" và ch n tài li u mu n lo i b . Khi mu n m tài li u ch c n t i Work và ch n tài li u.ọ ệ ố ạ ỏ ố ở ệ ỉ ầ ớ ọ ệ
Th thu t làm vi c v i nh ng tài li u dàiủ ậ ệ ớ ữ ệ
B n thạ ường xuyên ph i làm vi c các tài li u Word dài vài ch c, th m chí vài trăm trang. Nhuả ệ ệ ụ ậ c u phát sinh là làm th nào đ l n đ c sau có th đ n ngay đầ ế ể ầ ọ ể ế ược ch đo n văn b n đang đ cỗ ạ ả ọ d dang l n đ c trở ở ầ ọ ước đó mà không ph i kéo thanh cu n đ di t qua t ng trang. Xin cungả ộ ể ệ ừ c p m t vài m o nh . ấ ộ ẹ ỏ
Cách 1: Đ t con tr t i ch c n đánh d u, ch n Insert/Bookmark. H p tho i Bookmark hi nặ ỏ ạ ỗ ầ ấ ọ ộ ạ ệ ra, b n gõ m t ch hay m t t gì đó vào m c Bookmark name (L u ý: không b t đ u đạ ộ ữ ộ ừ ụ ư ắ ầ ược b ng m t kí s ) r i b m vào nút Add. Sau đó, B m Ctrl + S đ l u tài li u. L n đ c sau, mằ ộ ố ồ ấ ấ ể ư ệ ầ ọ ở tài li u ra, vào menu Edit/Goto (ho c b m t h p phím Ctrl + G). H p tho i Goto hi n ra, b nệ ặ ấ ổ ợ ộ ạ ệ ạ b m ch n dòng Bookmark trong m c Go to what, r i ch n tên Bookmark c n đ n trong m cấ ọ ụ ồ ọ ầ ế ụ Enter bookmark name. Cu i cùng, b m nút Go to và nút Close đ k t thúc. ố ấ ể ế
Cách 2: Đòi h i b n ph i nh s trang đang xem d dang. l n đ c sau, b n dùng l nh Go toỏ ạ ả ớ ố ở Ở ầ ọ ạ ệ đ đi đ n trang đang đ c d dang trể ế ọ ở ước đó: Vào menu Edit/Goto (ho c Ctrl + G), b m ch nặ ấ ọ dòng Page trong m c Go to what, gõ vào s trang c n đ n trong m c Enter page number. B mụ ố ầ ế ụ ấ nút Close đ k t thúc. ể ế
Cách 3: T i ch đang đ c d dang, b n gõ m t t hay m t ch gì đó th t đ c bi t và d nhạ ỗ ọ ở ạ ộ ừ ộ ữ ậ ặ ệ ễ ớ (d nh t là gõ abc), b m Ctrl + S đ l u tài li u. l n đ c sau, đ đ n ch đánh d u: Ch nễ ấ ấ ể ư ệ Ở ầ ọ ể ế ỗ ấ ọ menu Edit/Find (ho c b m Ctrl+F), r i gõ t đã đánh d u (abc) vào h p tho i Find, b m nútặ ấ ồ ừ ấ ộ ạ ấ Find next đ tìm. Ngay l p t c, b n s đ n để ậ ứ ạ ẽ ế ược n i đ c d dang hôm trơ ọ ở ước
Mail Merge s li u gi a Word và Excelố ệ ữ
Mình hay ph i làm Exel đ tính toán và chèn s li u sang Word đ "trình báo"ả ể ố ệ ể
G n đây có m t s công vi c nhàm chán là n i dung trình báo ch ng thay đ i gì c mà ch thay đ i sầ ộ ố ệ ộ ẳ ổ ả ỉ ổ ố li u nên đã dùng Mail Merge đ gi m công vi cệ ể ả ệ
Tuy v y, l i b m t vi c là các công th c trong Excel tính toán luôn cho k t qu l (nhi u h n 2 s sauậ ạ ị ộ ệ ứ ế ả ẻ ề ơ ố d u th p phân) nên khi Merge vào Word ko th hi n đấ ậ ể ệ ược k t qu nh ý mu n (l y sau hàng th p phân 2ể ả ư ố ấ ậ s ) và không th hi n đố ể ệ ược d u ngăn cách hàng ngàn mà luôn cho m t dãy s dài d ng d c.ấ ộ ố ằ ặ
V y có bác nào giúp mình đậ ược không Chào B n,ạ
V v n đ này tôi đã t ng làm và mu n cùng share v i b n. N u b n đang dùng Office XP thì làm nhề ấ ề ừ ố ớ ạ ế ạ ư th này.ế
1. T o file Excel trạ ước, có các c t theo ý c a b n, ví d file Excel có tên Danhmuc.xls có các c t sauộ ủ ạ ụ ộ
