V mt ẽộ ường th ng ẳ
H c MS Excel nè! ọ
Ph n 1ầ
Phím t t thông d ng trong Excelắ ụ
Phím t t trong các ng d ng MS Office là m t trong nh ng tính năng h u ích nh t,ắ ứ ụ ộ ữ ữ ấ
giúp cho ngườ ử ụi s d ng thao tác nhanh h n. Xin li t kê ra đây m t s phím t t thôngơ ệ ộ ố ắ
d ng nh t trong Excel.ụ ấ
Ki m soát hể ướng di chuy n c a con tr khi n Enterể ủ ỏ ấ
Theo m c đ nh, con tr thặ ị ỏ ường s xu ng di chuy n xu ng ô bên dẽ ố ể ố ưới khi b n gõ phímạ
Enter. Nh ng n u b n không thích b n hoàn toàn có th thay đ i hư ế ạ ạ ể ổ ướng di chuy n c aể ủ
con ch , đi u khi n con tr di chuy n sang bên ph i bên trái, lên trên hay xu ng dỏ ề ể ỏ ể ả ố ưới
theo ý thích c a b n m i khi b n gõ phím Enter. Hãy th th thu t sau đây.ủ ạ ỗ ạ ử ủ ậ
B n vào Tools | Options r i chuy n sang m c Edit. Trong m c này, b n chú ý đ nạ ồ ể ụ ụ ạ ế
dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh d u l a ch n l a ch n trấ ự ọ ự ọ ước dòng này và
danh sách li t kê bên c nh b n hãy ch n h ng di chuy n cho con tr chu t.
Sao chép d li u và công th c nhanh chóngữ ệ ứ
Thông thường khi c n sao chép d li u hay công th c sang m t lo i các ô không li nầ ữ ệ ứ ộ ạ ề
k nhau, b n thề ạ ường ph i m t công copy và paste sang t ng ô m t. Nh ng n u đã bi tả ấ ừ ộ ư ế ế
th thu t sau đây b n hoàn toàn có th th c hi n công vi c này m t cách r t nhanhủ ậ ạ ể ự ệ ệ ộ ấ
chóng và hi u qu h n.ệ ả ơ
Trước tiên b n hãy sao chép d li u t ô ngu n – ô ch a thông tin c n đạ ữ ệ ừ ồ ứ ầ ược sao chép
ra, hãy dùng phím t t Ctrl-C cho nhanh. Sau đó b n v n gi nguyên phím Ctrl và nh pắ ạ ẫ ữ ắ
chu t trái vào t ng ô mà b n mu n sao chép d li u sang. L a ch n xong b n hãy nộ ừ ạ ố ữ ệ ự ọ ạ ấ
h p phím Ctrl-V là d li u s t đ ng dán vào nh ng n i c n thi t cho b n.
ổ ợ ữ ệ ẽ ự ộ ữ ơ ầ ế ạ
ng d ng th thu t này đ copy-paste d li u cho m t lo t ô li n k nh ng không
Ứ ụ ủ ậ ể ữ ệ ộ ạ ề ề ư ở
g n d li u ngu n. Trầ ỗ ữ ệ ồ ước tiên b n hãy dùng Ctrl-C đ sao chép d li u t ô ngu n,ạ ể ữ ệ ừ ồ
sau đó v n gi nguyên phím Ctrl và dùng chu t trái l a ch n m t lo t ô mà b n mu nẫ ữ ộ ự ọ ộ ạ ạ ố
sao chép d li u sang sau đó th Ctrl ra và n Enter là xong.ữ ệ ả ấ
Ph n 2ầ
M t trang - M t bi u đ ộ ộ ể ồ
Thông thường các bi u đ s đi kèm v i d li u có liên quan đ n nó. Nh ng đôi khi b n l iể ồ ẽ ớ ữ ệ ế ư ạ ạ mu n in bi u đ đó ra m t trang riêng bi t hoàn toàn, tách r i kh i d li u. R t đ n gi n, b nố ể ồ ộ ệ ờ ỏ ữ ệ ấ ơ ả ạ hãy l a ch n bi u đ đó r i vào File | Print, bi u đ s đự ọ ể ồ ồ ể ồ ẽ ược in ra m t trang riêng.ộ
Bi u đ ch có 2 màu đen-tr ng ể ồ ỉ ắ
M t tính năng ti n l i khác khi b n in bi u đ trong Excel chính là l nh xem trộ ệ ợ ạ ể ồ ệ ước (Preview). Cho dù b n có máy in màu b n cũng v n có th in các bi u đ ch v i 2 màu đen và tr ngạ ạ ẫ ể ể ồ ỉ ớ ắ b ng cách vào File | Print sau đó ch n nút Preview. Trong c a s Preview b n hãy ch n nútằ ọ ử ổ ạ ọ Setup và ch n sang m c Chart, đánh d u l a ch n vào trọ ụ ấ ự ọ ước Black and white. Bây gi trongờ ph n xem trầ ước Preview bi u đ c a b n đã để ồ ủ ạ ược hi n th b ng 2 màu đen-tr ng giúp choể ị ằ ắ b n có th đi u ch nh đ sáng t i tạ ể ề ỉ ộ ố ương ph n c a các thanh, dòng hay c t c a bi u đ dả ủ ộ ủ ề ồ ễ dàng h n.ơ
Tên t p tin đệ ược in ra Footers ở
t p tin b ng tính vào Header hay Footer. Đệ ả ường d n này cũng t đ ng c p nh t khi b n diẫ ự ộ ậ ậ ạ chuy n t p tin. Đ chèn để ệ ể ường d n t p tin b ng tính vào Header hay Footer b n hãy theo cáchẫ ệ ả ạ sau đây:
Vào View | Header and Footer ho c File | Page Setup | Header/Footer, ch n Custom Headerặ ọ ho c Custom Footer. Trong c a s Custom Header ho c Custom Footer b n l a ch n v tríặ ử ổ ặ ạ ự ọ ị mu n đ t tên đố ặ ược d n c a t p tin - bên trái, bên ph i hay gi a. B n hãy đ t con tr vàoẫ ủ ệ ở ả ở ữ ạ ặ ỏ v trí đó r i nh p chu t vào bi u tị ồ ắ ộ ể ượng hình th m c trong thanh công c ngay phía trên. Khiư ụ ụ ở đó v trí b n ch n s xu t hi n đo n mã &[Path]&[File]. Nh v y đã thành công.ở ị ạ ọ ẽ ấ ệ ạ ư ậ
Xác nh n thông tinậ
N u ph i đ i m t v i m t b ng tính có nhi u lo i d li u khác nhau s r t d nh mế ả ố ặ ớ ộ ả ề ạ ữ ệ ẽ ấ ễ ầ
l n khi x lý nh p li u. Đ tránh tình tr ng nh m l n b n có th s d ng tính năngẫ ử ậ ệ ể ạ ầ ẫ ạ ể ử ụ
Xác nh n thông tin trong Excel.ậ
Ví d b n có c t m c thu và ch c ch n m c thu đó không vụ ạ ộ ứ ế ắ ắ ứ ế ượt 100% thì b n cóạ
th quy đ nh Excel ch nh n các giá tr nh h n 100. Nh v y n u có l tay thì cũngể ị ỉ ậ ị ỏ ơ ư ậ ế ỡ
không s nh m l n, Excel s nh c b n ph i nh là không đợ ầ ẫ ẽ ắ ạ ả ớ ược vượt quá 100. Ho cặ
b n có th đ t giá tr n m trong kho ng nào đó …. B n có th đ t Data Validation choạ ể ặ ị ằ ả ạ ể ặ
m t ô, m t lo t ô, m t hàng m t c t…ộ ộ ạ ộ ộ ộ
Đ s d ng tính năng này trong Excel trể ử ụ ước tiên b n hãy l a ch n ô – hàng - c t mu nạ ự ọ ộ ố
ng d ng xác nh n thông tin sau đó vào Data | Validation. B n đ a ra quy đ nh nh p
ứ ụ ậ ạ ư ị ậ
li u c a mình r i nh p OK.ệ ủ ồ ắ
N u b n có g i b ng tính cho ngế ạ ử ả ười khác s d ng b n nên đ t thêm chú thích cho cácử ụ ạ ặ
ô – hàng - c t có ng d ng Data Validation đ h có th nh p đúng thông tin b ngộ ứ ụ ể ọ ể ậ ằ
cách sau đây.
Trong c a s Data | Validation b n chuy n sang m c Input Message đ t tên và chúử ổ ạ ể ụ ặ
thích rõ ràng vào đó. Nh v y m i khi con tr chu t đư ậ ỗ ỏ ộ ược chuy n đ n các ô có tínhể ế
năng Data Validation thì s hi n ra hẽ ệ ướng d n c th cho ngẫ ụ ể ườ ử ụi s d ng.
Tương t nh th b n hoàn toàn có th tuỳ bi n c nh báo khi nh p sai d li u b ngự ư ế ạ ể ế ả ậ ữ ệ ằ
Tuỳ bi n danh sáchế
N u b n thế ạ ường xuyên ph i nh p cùng m t lo i d li u gi ng nhau trên các b ng tínhả ậ ộ ạ ữ ệ ố ả
khác nhau – ví d danh sách tên các nhân viên trong công ty – b n có th s d ng tínhụ ạ ể ử ụ
năng Tuỳ bi n danh sách (Custom Lists) đ tăng t c và đ n gi n hoá công vi c này.ế ể ố ơ ả ệ
B n hãy vào Tools | Options r i chuy n sang m c Custom Lists. Trong c a s hi n raạ ồ ể ụ ử ổ ệ
b n ch n New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay ph i b n nh p các giá trạ ọ ả ạ ậ ị
trong danh sách c a mình vào đó, m i m t đ i tủ ỗ ộ ố ượng trong danh sách là m t dòng, cu iộ ố
cùng b n ch n nút Add. Ho c n u b n đã có danh sách r i b n có th ch n Import listạ ọ ặ ế ạ ồ ạ ể ọ
from cell và l a ch n các ô ch a d li u b n mu n nh p danh sách.ự ọ ứ ữ ệ ạ ố ậ
Bây gi b n ch c n gõ b t kì m t đ i tờ ạ ỉ ầ ấ ộ ố ượng nào đó có trong danh sách c a b n r i diủ ạ ồ
chuy n con tr đ n góc dể ỏ ế ưới bên tay ph i c a ô đ n khi con tr chuy n thành d uả ủ ế ỏ ể ấ
c ng r i kéo đ n các ô b n mu n danh sách hi n ra. Excel s giúp b n đi n n i cácộ ồ ế ạ ố ệ ẽ ạ ề ố
giá tr còn l i.ị ạ
Ph n 3ầ
Đ nh nghĩa h ng s trong b ng tínhị ằ ố ả
S d ng công c Name trong Excel b n có th đ nh nghĩa trử ụ ụ ạ ể ị ước m t h ng s trong t p tinộ ằ ố ệ b ng tính c a b n. L y ví d , b n có th đ nh nghĩa trả ủ ạ ấ ụ ạ ể ị ước m c thu b n thứ ế ạ ường xuyên sử d ng nh t. B n hãy th cách sau đây:ụ ấ ạ ử
Tìm đ n Insert | Name | Define và nh p tên TaxRate. Trong m c “Refers to” b n hãy nh p vàoế ậ ụ ạ ậ giá tr - gi s chúng ta ch n là 0.07, sau đó nh p chu t vào OK. Bây gi b n đã có th nh pị ả ử ọ ắ ộ ờ ạ ể ậ công th c b t kì theo ki u =A1*TaxRate và Excel s t đ ng thay s cho b n.ứ ấ ể ẽ ự ộ ố ạ
B ng cách này b n cũng có th ti t ki m th i gian trong vi c x lý b ng tính đi r t nhi u chằ ạ ể ế ệ ờ ệ ử ả ấ ề ỉ b ng cách đ nh nghĩa nh ng con s thằ ị ữ ố ường đượ ử ục s d ng trong b ng tính.ả
Gi s n u có thay đ i gì đ i v i nh ng h ng s do b n đ nh nghĩa ra b n s không m t quáả ử ế ổ ố ớ ữ ằ ố ạ ị ạ ẽ ấ nhi u th i gian đ ch nh s a t ng công th c. B n ch vi c quay vào đó và thay đ i trong m cề ờ ể ỉ ử ừ ứ ạ ỉ ệ ổ ụ “Refers to” là xong.
Bi u đ t c p nh tể ồ ự ậ ậ
Trong các phiên b n Excel cũ đ có th t o đả ể ể ạ ược m t bi u đ có kh năng t đ ng c p nh tộ ể ồ ả ự ộ ậ ậ m i khi giá tr tham chi u thay đ i là r t khó. Nh ng k t phiên b n Excel 2003 v n đ nàyỗ ị ế ổ ấ ư ể ừ ả ấ ề đã được gi i quy t.ả ế
Trước tiên b n hãy bi n d li u tham chi u v bi u đ thành m t danh sách b ng cách vàoạ ế ữ ệ ế ẽ ể ồ ộ ằ Data | List | Create List và l a ch n vùng d li u c a b n.ự ọ ữ ệ ủ ạ
Gi đây s d ng danh sách này đ v bi u đ thì s r t ti n l i. M i khi có giá tr m i đờ ử ụ ể ẽ ể ồ ẽ ấ ệ ợ ỗ ị ớ ược b sung vào trong danh sách thì vùng d li u tham chi u và bi u đ s t đ ng c p nh t thêmổ ữ ệ ế ể ồ ẽ ự ộ ậ ậ giá tr .ị
Công th c đúng hay sai?ứ
Khi nh p m t công th c vào trong b ng tính b n thậ ộ ứ ả ạ ường ph i xem xét l i tính chính xác c aả ạ ủ chúng nh m đ t đằ ạ ược k t qu tính toán đúng nh mong đ i. Excel cũng có công c giúp b nế ả ư ợ ụ ạ đánh giá l i công th c v a nh p đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công th c màạ ứ ừ ậ ứ Excel s đi theo. L y ví d b n nh p vào công th c =7+5*3 s nh n đẽ ấ ụ ạ ậ ứ ẽ ậ ược k t qu là 22 thayế ả vì 36. Đ nh n để ậ ược k t qu 36 b n ph i nh p =(7+5)*3.ế ả ạ ả ậ
N u b n v n th y ch a ch c ch n vê quy trình tính toán công th c c a mình b n hãy l a ch nế ạ ẫ ấ ư ắ ắ ứ ủ ạ ự ọ ô ch a công th c r i vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel s ch cho b nứ ứ ồ ẽ ỉ ạ bi t.ế
D u c t hay hàng?ấ ộ
Đôi khi trong quá trình x lý b ng tính b n mu n n đi m t vài dòng hay m t vài c t nào đóử ả ạ ố ẩ ộ ộ ộ không c n thi t đ tránh r i m t. Đ th c hi n vi c này trầ ế ể ố ắ ể ự ệ ệ ước b n hãy l a ch n hàng và c tạ ự ọ ộ b n mu n n đi r i vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Đ hi n tr l iạ ố ẩ ồ ể ệ ở ạ nh ng hàng hay c t đã b gi u đi b n hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column |ữ ộ ị ấ ạ Unhide.
B ng cách này b n cũng có th gi u đi c m t Sheet c a mình.ằ ạ ể ấ ả ộ ủ
B o v b ng tínhả ệ ả
Excel cung c p cho b n r t nhi u cách b o v b ng tính khác nhau, b n có th b o v cấ ạ ấ ề ả ệ ả ạ ể ả ệ ả b ng tính, b o v sheet hay b o v ô nào đó…ả ả ệ ả ệ
Đ ngăn ch n ngể ặ ười khác không th m và s a đ i b ng tính trên máy c a b n, hãy b o vể ở ử ổ ả ủ ạ ả ệ b ng m t kh u “Password to open”. Hãy vào Tool | Options | Security. B n nh p m t kh u vàoằ ậ ẩ ạ ậ ậ ẩ trường “Password to open” hay m t kh u vào trậ ẩ ường “Password to modify” r i nh p chu t vàoồ ắ ộ OK. B ng tính c a b n đã đả ủ ạ ược b o v , n u không có m t kh u thì s không th m hay s aả ệ ế ậ ẩ ẽ ể ở ử
đ i b ng tính c a b n đổ ả ủ ạ ược.
Bên c nh đó tính năng Tool | Protection còn cung c p cho b n r t nhi u l a ch n b o v khácạ ấ ạ ấ ề ự ọ ả ệ nhau n a.ữ
Trước tiên là tính năng B o v Sheet. B n hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet. B n nh pả ệ ạ ạ ậ m t kh u vào trong m c “Password to unprotect sheet” – đây là m t kh u đ g b m i hìnhậ ẩ ụ ậ ẩ ể ỡ ỏ ọ th c b o v đ i v i b ng tính đã đứ ả ệ ố ớ ả ược b o v . Trong vùng “Allow all user of this worksheetả ệ to”, b n l a ch n cho phép ngạ ự ọ ườ ử ụi s d ng có th th c hi n để ự ệ ược nh ng thao tác gì trên Sheetữ đã được b o v . N u b n không l a ch n gì thì không ai có th thay đ i đả ệ ế ạ ự ọ ể ổ ược gì trên Sheet đó tr khi ngừ ười đó có m t kh u lo i b tính năng Protect Sheet.ậ ẩ ạ ỏ
Tính năng th 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp b n b o v m t vùng nh tứ ạ ả ệ ộ ấ đ nh trên b ng tính, ch nh ng ai đị ả ỉ ữ ược b n c p quy n hay có m t kh u m i đạ ấ ề ậ ẩ ớ ược phép s aử đ i trên vùng đổ ược b o v này. Tính năng này cũng s d ng quy n c a các user trong h đi uả ệ ử ụ ề ủ ệ ề hành Windows c a b n. N u nhi u ngủ ạ ế ề ườ ử ụi s d ng chung 1 máy b n có th cho phép ngạ ể ười đó được phép s a đ i mà không c n đ t m t kh u.ử ổ ầ ặ ậ ẩ
Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp b n b o v toàn b t p tin b ng tính c aạ ả ệ ộ ệ ả ủ b n, t khung c a s đ n c u trúc b ng tính c a b n.ạ ừ ử ổ ế ấ ả ủ ạ
Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp b n theo dõi m i thay đ i trongạ ọ ổ
b ng tính c a b n. Khi có ai đó th c hi n b t kì thay đ i gì trên b ng tính, Excel s dùngả ủ ạ ự ệ ấ ổ ả ẽ
Track Changes đ ghi l i và thông báo cho b n bi t.ể ạ ạ ế
Ph n 4ầ
