Một số suy nghĩ về phương pháp hạch toán các khoản dự phòng ở các doanh nghiệp hiện nay.DOC

Một số suy nghĩ về phương pháp hạch toán các khoản dự phòng ở các doanh nghiệp hiện nay

1.3 Hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 5

1.3.1 Đối tợng và điều kiện lập 5

1.3.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 5

1.3.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán 6

1.3.4 Tài khoản hạch toán 7

1.3.5 Trình tự hạch toán 8

1.4 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.1 Đối tợng và điều kiện kiên lập 9

1.4.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho 9

1.4.4 Tài khoản hạch toán 11

1.4.5 Trình tự hạch toán 11

1.5 Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.1 Đối tợng và điều kiện lập 12

1.5.2 Mục đích lập dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng phải thu khó đòi 12

1.5.4 Xử lý xoá nợ các khoản nợ không thu hồi đợc .14

1.5.5 Tài khoản hạch toán 15

2.1.1 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 20

2.1.2 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi 21

2.2 Chế độ hạch toán các khoản dự phòng 23

Kết luận 28

Tài liệu tham khảo 29

Lời mở đầu

Kinh tế thị trờng khác với kinh tế bao cấp ở chỗ nó đối xử bình đẳng với tất cả các doanh nghiệp Điều đó có nghĩa là mọi nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều hoàn toàn mang tính khách quan, nằm ngoài sự kiểm soát của ban giám đốc doanh nghiệp Do đó rủi ro kinh doanh đợc phân chia đều cho mỗi doanh nghiệp.

Song nh vậy không thể suy ra rằng tơng lai của doanh nghiệp là bất định và rằng nguyên tắc “hoạt động liên tục” khó có thể đạt đợc Nếu nh thị trờng là yếu tố khách quan thì các quyết định của ban giám đốc đợc xem là nhân tố chủ quan tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một khi các quyết định chủ quan phù hợp theo một cách nào đó với yếu tố thị trờng khách quan thì doanh nghiệp sẽ phát triển đi lên Muốn thế những ngời đứng đầu doanh nghiệp luôn phải bám sát tình hình, diễn biến thị trờng đa ra các dự báo từ đó có những quyết sách tơng ứng.

Việc tính toán và lập dự phòng là một phần trong công tác dự báo ở doanh nghiệp- dự báo về khả năng tài sản của doanh nghiệp có thể bị mất giá trong tơng lai Dự phòng thể hiện sự chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đón trớc những bất ổn trên thị trờng từ đó hạn chế đợc những thiệt hại mà những nhân tố đó có thể tác động tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nh vậy, việc lập dự phòng là nhu cầu tất yếu của mỗi doanh nghiệp do đó hạch toán dự phòng trở thành một nội dung đơng nhiên trong công tác hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp.

Tại Việt nam, chế độ hạch toán dự phòng đã trải qua một số lần thay đổi cho thấy có nhiều quan niệm khác nhau đối với việc hạch toán dự phòng Cách hạch toán hiện nay tuy có u điểm là làm giảm khối lợng ghi chép kế toán song cũng có bất cập đáng kể.

Dự phòng với những ý nghĩa nêu trên cùng những bức xúc về công tác hạch toán dự phòng hiện nay đã thôi thúc em phải đi vào tìm hiểu Chính vì vậy mà đề án môn học của em có tên: “ Một số suy nghĩ về phơng pháp hạch toán các khoản dự phòng ở các doanh nghiệp hiện nay”

Đề án có hai phần nội dung chính:

Phần 1: Những lí luận về dự phòng và hạch toán dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của Việt nam.

Phần 2: Một số kiến nghị về hạch toán các khoản dự phòng nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trong các doanh nghiệp.

Để tiến tới thực hiện và hoàn chỉnh bản đề án này em đã nhận đợc sự chỉ bảo của cô giáo Nguyễn Minh Phơng, sự giúp đỡ nhiệt tình của các bạn trong lớp, tuy nhiên do trình độ nghiên cứu còn hạn chế nên chắc em sẽ không tránh khỏi những sai sót Vì

vậy qua đây rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của cô giáo và các bạn để em có thể hiểu sâu sắc hơn về một vấn đề mà em quan tâm Xin chân thành cảm ơn.

Hà nội, ngày 18 tháng 12 năm 2000Sinh viên

Phùng Lê Hà- Lớp kế toán 39A

Phần 1

Những lý luận về dự phòng và hạch toán các khoản dự phòng theo chế độ kế toán tài chính hiện hành của việt

nam1.1 Bản chất và ý nghĩa của dự phòng

Dự phòng là sự xác nhận trên sổ sách kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.

Nh vậy,dự phòng thực chất là việc ghi nhận trớc một khoản chi phí cha thực chi vào chi phí sản xuất-kinh doanh của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại về giảm giá tài sản có thể sẽ xảy ra trong niên độ tiếp theo.

Do đó, đối với các doanh nghiệp, dự phòng có một ý nghĩa quan trọng thể hiện trên các phơng diện sau đây:

-Phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá, báo cáo tài chính của

doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.

-Phơng diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của

niên độ, nên doanh nghiệp tích luỹ đợc một số vốn đáng lẽ đã phân chia, số vốn này dùng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã đợc dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau này Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ.

-Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí

làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế.

Trên góc độ quản lý nhà nớc, dự phòng và những lợi ích của nó đợc nhìn nhận nh một đối sách tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, tạo thu lâu dài vào ngân sách nhà nớc.

1.2 Đối t ợng và ph ơng pháp lập dự phòng

Đối tợng lập dự phòng bao gồm:

- Các vật t hàng hoá phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trờng thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

- Các khoản nợ phải thu khó đòi.

-Các chứng khoán đầu t ngắn hạn, dài hạn bị giảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

Vậy, các khoản dự phòng theo chế độ hiện hành bao gồm:-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

-Dự phòng phải thu khó đòi.

-Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu t ngắn hạn, dài hạn.

Để xác định mức dự phòng cần lập, trớc hết doanh nghiệp phải tìm kiếm những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tợng cụ thể, trên cơ sở đó tính toán và xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho mỗi đối tợng, sau đó tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng vào bảng kê chi tiết cho từng loại Để thẩm định mức độ giảm giá của các loại vật t hàng hoá, chứng khoán và xác định các khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, kế toán tr-ởng, trởng phòng vật t hoặc phòng kinh doanh.

Thời điểm lập dự phòng đợc qui định vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập các báo cáo tài chính Trớc đó, doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập ở cuối niên dộ kế toán trớc Toàn bộ các khoản dự phòng cần lập phải không đợc vợt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của doanh nghiệp (sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích lập năm trớc).

Trên đây là những vấn đề chung về dự phòng, để tìm hiều sâu hơn chúng ta cần đi vào xem xét cụ thể nội dung hạch toán đối với từng loại dự phòng

1.3 Hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

1.3.1 Đối tợng và điều kiện lập

Dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất do giảm giá các loại chứng khoán của doanh nghiệp có thể xảy ra trong năm kế hoạch.

Đối tợng lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán là toàn bộ các chứng khoán

do doanh nghiệp đầu t bị giảm giá so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

Điều kiện lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán: Việc trích lập dự phòng

giảm giá đầu t chứng khoán ngoài điều kiện chung để trích lập các khoản dự phòng thì việc trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán phải thoả mãn các điều kiện sau đây:

- Các loại chứng khoán bị giảm giá phải là chứng khoán đợc doanh nghiệp đầu t theo đúng qui định của pháp luật.

- Các chứng khoán giảm giá phải đợc tự do mua bán trên thị trờng mà tại thời điểm kiểm kê, lập báo cáo tài chính năm có giá thị trờng giảm so với giá đang hạch toán trên sổ kế toán.

Những chứng khoán không đợc phép mua bán tự do trên thị trờng thì không đợc lập dự phòng giảm giá.

1.3.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

Mục đích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán :

- Đề phòng về tài chính cho trờng hợp chứng khoán đang đầu t có thể bị giảm giá khi thu hồi, chuyển nhợng hay bán.

- Để xác định giá trị thực tế của các chứng khoán đang đầu t khi lập bảng cân đối kế toán.

Giá trị thực của chứng khoán

Giá trị thực tế ghi sổ kế toán của chứng khoán

-Số dự phòng giảm giá đã lập của chứng khoán

1.3.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán

Số dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán phải lập cho niên độ liền sau niên độ báo cáo đợc tính toán trên hai căn cứ:

- Thực tế diễn biến giá chứng khoán xảy ra trong niên độ báo cáo.

- Dự báo giá thị trờng chứng khoán doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trong niên độ liền sau.

Trên cơ sở đã biết doanh nghiệp xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo qua các bớc công việc sau:

ớc 1: Kiểm kê chứng khoán theo loại Để thực hiện đợc bớc công việc này,

doanh nghiệp cần phải căn cứ vào sổ chi tiết đầu t chứng khoán có mẫu nh sau:

Sổ chi tiết đầu t chứng khoán

Chứng từSố hiệu

Ngày

thángDiễn giải TKđối ứng

Số phát sinh

Thành tiền

Thành tiền

Thành tiền

1 SD đầu kỳ2 Số phát sinh trong kỳ

…………Cộng số phát sinh

3 SD cuối kì

Ngày tháng nămNgời ghi sổ Kế toán trởng( Ký, họ tên)

Sổ này đợc mở theo từng tài khoản (Đầu t chứng khoán ngắn hạn :TK 121 ;Đầu t chứng khoán dài hạn :TK221) và theo từng loại chứng khoán, có cùng một giá , tỉ lệ lãi suất đợc hởng và phơng thức thanh toán lãi suất Vì vậy, nó tạo điều kiện rất thuận lợi cho doanh nghiệp kiểm kê chứng khoán theo loại vào ngày 31/12 năm báo cáo.

ớc 2: Lập bảng kế chứng khoán về số lợng và giá trị mua vào, đối chiếu với giá

thị trờng vào ngày kiểm kê-ngày cuối niên độ báo cáo-niên độ xảy ra dự phòng.

ớc 3: Tính ra mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo loại chứng khoán nào

có mức báo giá thị trờng ngày kiểm kê thấp hơn giá ghi sổ thời điểm mua vào của chứng khoán

Mức dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán cần lập cho chứng khoán A

Số lợng chứng khoán A bị giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo

Giá chứng khoán A hạch toán trên sổ kế toán

-Giá thực tế chứng khoán A trên thị trờng tại thời điểm 31/12 năm báo cáo

Việc lập bảng kê dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán có thể tiến hành theo mẫu sau:

Số hiệu TK Loại chứng

Sốlợng Giá đơn vị mua vào

Giá tại ngày kiểm kê

Mức dự phòng cần lập

x x xx x x

xx xx x x

x x xx x x

x x xx x x

1.3.4 Tài khoản hạch toán

Để hạch toán các khoản dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán kế toán sử dụng các tài khoản sau.

- Tài khoản 129 “ Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn”.

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình lập, xử lý và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn (dới 1 năm) với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.Bên có: Số dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn đợc lậpD có: Giá trị dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn hiện có

- Tài khoản 229: “ Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn”.

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản dự phòng giảm giá đầu t dài hạn (trên 1 năm) Với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

Bên có: Số dự phòng giảm giá đầu t dài hạn đợc lập.D có: Giá trị dự phòng giảm giá đầu t dài hạn hiện có.

1.3.5 Trình tự hạch toán

Theo thông t số 33/ 1998/ TT - BTC ngày 17 - 3 - 1998 hớng dẫn hạch toán trích lập và sử dụng các khoản dự phòng thì trình tự hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán đợc tiến hành nh sau:

- Cuối niên độ hạch toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá chứng khoán và các loại chứng khoán hiện có, kế toán tính, xác định mức dự phòng giảm giá chứng khoán cho niên độ kế toán sau, ghi:

Nợ TK 811 - Chi phí hoạt động tài chính.

Có TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Có TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập hoạt động tài chính ghi:

Nợ TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Nợ TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn

Có TK 711 - Thu nhập hoạt động tài chính

Đồng thời tính xác định mức trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán mới cho năm sau, ghi:

Nợ TK 811 - Chi phí hoạt động tài chính.

Có TK 129 - Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.

Có TK 229 - Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.

Có thể khái quát quá trình hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán ngắn hạn, dài hạn qua sơ đồ sau:

TK 711 TK 129, 229TK 811

Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán.

Hoàn nhập số dựphòng giảm giá đầu t chứng khoán đã lập năm trớc vào thu nhập hoạt động tài chính

Trích lập dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính

1.4 Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.4.1 Đối tợng và điều kiện kiên lập

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá vật t, thành phẩm, hàng hoá tồn kho có thể xẩy ra trong năm kế hoạch.

Đối tợng lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là: Nguyên vật liệu chính dùng

cho sản xuất, vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán, mà giá trên thị trờng thấp hơn giá đang hạch toán trên sổ kế toán ( sau đây gọi tắt là vật t, hàng hoá)

Điều kiện để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc trích lập dự phòng

giảm giá hàng tồn kho ngoài điều kiện chung để trích lập các khoản dự phòng thì việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Là những vật t hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán.

- Vật t hàng hoá là mặt hàng kinh doanh và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

- Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoăc các chứng cứ khác chứng minh giá vốn vật t hàng hoá tồn kho.

1.4.2 Mục đích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Đề phòng vật t hàng hoá giảm giá so với giá gốc trên sổ, đặc biệt khi chuyển nhợng, cho vay, xử lí, thanh lí

- Xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kế toán:Giá trị thực của

hàng tồn kho

Giá gốc của hàng tồn kho

-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.4.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Cũng tơng tự nh việc lập và xác định dự phòng giảm giá đầu t chứng khoán, dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cho niên độ liền sau niên độ báo cáo đợc tính toán trên hai căn cứ: Thực tế diến biến giá vật t hàng hoá xảy ra trong niên độ báo cáo và dự báo thị trờng vật t hàng hoá doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xẩy ra trong niên độ liền sau:

Trên cơ sở đã biết doanh nghiệp xác định số dự phòng cần lập cho năm tới theo các bớc công việc sau đây:

ớc 1: Kiểm kê vật t hàng hoá theo loại.

Doanh nghiệp tiến hành lập biên bản kiểm kê hàng hoá theo mẫu sau:

Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá

Thời điểm kiểm kê: giờ…… ngày 31 tháng 12 năm

Ban kiểm kê gồm:

Ông, bà Trởng banÔng, bà Uỷ viênÔng, bà Uỷ viên

Đã kiểm kê kho có các mặt hàng dới đây:STT Tên nhãn hiệu quy

cách vật t hàng hoá Mã số Đơn vị tính Đơn giá

Kết quả kiểm kêSố lợngThành tiền

ớc 2: Lập bảng kê vật t hàng hoá về số lợng và giá trị mua vào, đối chiếu với

giá thị trờng vào ngày kiểm kê- ngày cuối niên độ báo cáo- niên độ xảy ra việc lập dự phòng.

ớc 3: Tính mức dự phòng phải lập cho niên độ sau khi theo loại vật t hàng hoá

nào có giá thị trờng tại thời điểm kiểm kê thấp hơn giá gốc của vật t hàng hoá đang ghi sổ kế toán.

phòng giảm giá hàng tồn kho lập cho vật t A

Số lợng vật t hàng hoá A tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo

Giá gốc vật t hàng hoá A hạch toán trên sổ kế toán

-Giá thực tế vật thàng hoá A trên thị trờng tại thời điểm 31/12 năm báo cáo

Việc lập bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể đợc tiến hành theo mẫu sau:

Số hiệu TK Loại vật t

hàng hoá Số lợng

Đơn vị tính

Giá gốc vật t hàng

Giá tại ngày kiểm

Mức dự phòng cần lập152

x x xx x xx x x

x x xx x xx x x

x x xx x xx x x

x x xx x xx x x

1.4.4 Tài khoản hạch toán

Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản sau:TK 159: "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho"

Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập dự phòng, xử lý và hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Với kết cấu nh sau:

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lậpBên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

D có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn.

1.4.5 Trình tự hạch toán

- Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lợng tồn kho thực tế của từng loại vật t hàng hoá, kế toán tính, xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ kế toán sau, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trớc vào thu nhập bất thờng, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 721 - Các khoản thu nhập bất thờng.

Đồng thời tính xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mới phải lập cho niên độ kế toán sau:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Nh vậy, toàn bộ quá trình hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể khái quát qua sơ đồ sau đây:

1.5 Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi

1.5.1 Đối tợng và điều kiện lập

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất của các khoản nợ phải thu khó đòi, có thể không đòi đợc do con nợ không còn khả năng thanh toán có thể xảy ra trong năm kế hoạch.

Đối tợng lập dự phòng phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp.

Điều kiện để lập dự phòng phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi ngoài điều kiện chung để trích lập dự phòng phải thu khó đòi phải thoả mãn các điều kiện sau đây:

- Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng con nợ Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.

- Để có căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ về số tiền còn nợ cha trả, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, biên bản thanh lí hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ.

Căn cứ để đợc ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi là:

Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ hai năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ đợc ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ớc vay nợ hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã nhiều lần đòi nhng vẫn cha thu đợc nợ.

Trờng hợp đặc biệt tuy thời gian quá hạn cha tới 2 năm, nhng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có các dấu hiệu khác nh bỏ trốn hoặc đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử thì cũng đợc ghi nhận là khoản nợ khó đòi.

1.5.2 Mục đích lập dự phòng phải thu khó đòi

- Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ.

- Xác định giá trị thực của một khoản tiền tồn trong thanh toán khi lập báo cáo tài chính.

1.5.3 Phơng pháp lập và xác định dự phòng phải thu khó đòi.

Để lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán phải dựa trên các tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời gian thu nợ, các khách hàng quá hạn đợc xếp loại khách hàng nghi ngờ Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng (kể cả bằng xác minh) để xác định số dự phòng cần lập.

Muốn xác định đợc chính xác khoản nợ phải thu của từng khách hàng, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào: sổ chi tiết thanh toán với ngời mua theo tiền Việt nam, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua bằng ngoại tệ có mẫu nh sau (xem trang bên):

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua

(Dùng cho TK 131)

Tài khoản: Đối tợng: Loại tiền VNĐ

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ

SHNT Diễn giải

TK đối ứng

Thời hạn đợc chiết khấu

Số phát sinhSố d

1.SD đấu kì2.Sốphát sinh trong kìCộng số phát sinh

3.SD cuối kì

Ngày tháng năm …

Kế toán trởng (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua bằng ngoại tệ

Tài khoản: Đối tợng: Loại ngoại tệ:

NT ghi sổ

Chứng từ

SH NT Diễn giải TK đối ứng

Tỉ giá

Thời hạn đợc chiết

Cộng số phát sinh3.SD cuối kì

Ngày tháng nămNgời ghi sổKế toán trởng

( Ký, họ tên)(Ký, họ tên)

Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (theo tiền Việt nam) đợc mở chi tiết theo từng đối tợng thanh toán còn sổ chi tiết thanh toán với ngời mua bằng ngoại tệ đợc mở theo từng đối tợng và theo từng loại ngoại tệ Trên cơ sở số d nợ của từng đối tợng khách hàng thể hiện trên các sổ chi tiết nêu trên và tỷ lệ ớc tính mất, doanh nghiệp xác định đợc số dự phòng cần lập cho mỗi khách hàng.

Số dự phòng cần phải lập trong niên độ tới cho khách hàng nghi ngờ A

Để xác định con số tổng cộng cũng nh có đợc sự bao quát đối với tất cả khoản dự phòng phải thu khó đòi, có thể tổng hợp chúng vào một bảng kê theo mẫu nh sau:

Tên khách hàng

Số nợ phải thu của khách hàng nghi ngờ A tại ngày 31/12 năm báo

Tỉ lệ ớc tính không thu đợc ở khách hàng nghi ngờ A

Mức dự phòng cần lập cho khách hàng nghi

ngờ A

Việc tính toán ra số dự phòng theo cách này khá sát với thực tế thất thu có thể xảy ra, tuy nhiên doanh nghiệp cần phải tổ chức hạch toán chi tiết, phân loại nợ, đối chiếu xác nhận nợ đối với từng khách hàng.

Doanh nghiệp cần phải lu ý rằng: Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vợt quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm 31/12 hàng năm và đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ.

1.5.4 Xử lý xoá nợ các khoản nợ không thu hồi đợc

Khi nhận thấy một số khoản nợ là không thể thu hồi đợc, doanh nghiệp cần phải xử lý để xoá sổ các khoản nợ này.

Các khoản nợ không thu hồi đợc khi xử lý xoá sổ phải có một trong các bằng chứng sau đây:

- Với con nợ là pháp nhân: Phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản doanh nghiệp hay quyết định của cáp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.