Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông 18.docx

Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông 18

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, cùng với sự đổi mới của cơ chế quản lý của Nhà nước từ cơ chếhoá tập trung sang cơ chế thị trường, nền kinh tế Việt Nam có những bước chuyểnbiến khá vững chắc, quan hệ sản xuất được điều chỉnh phù hợp với tính chất trìnhđộ và yêu cầu của lượng sản xuất cơ chế thị trường tạo ra cho các Doanh nghiệpnhiều cơ hội mới nhưng cũng tạo ra không ít những khó khăn, thư thách phải vượtqua để tồn tại và phát triển Và Công ty cổ phần XDGT 18 đã ra đời hoàn toàn phùhợp với xu thế của nền kinh tế thị trường trong quá trình đổi mới đất nước

Công ty ra đời khi thị trường đang có nhiều trong lĩnh vực XDGT được mởra trên khắp các địa bàn Để có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, Doanh nghiệpphải luôn phấn đấu, nâng cao chất lượng các công trình xây dựng mới có thể cạnhtranh với các Doanh nghiệp khác Mà kế toán nguyên vật liệu là một khâu quantrọng trong quá trình hạch toán kế toán và quản lý sản xuất kinh doanh của Côngty Vì nguyên vật liệu là những tư liệu lao động được dùng để tạo ra sản phẩmmới

Chính vì vậy mà nguyên vật liệu đóng góp một vai trò rất quan trọng trongviệc tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời số lượng,chất lượng từng loại vật liệucũng như tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu nhằm hạn chếmức thiệt hại thấp nhất cho Công ty

Xuất phát từ lý do trên nên em chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty cổ phần xây dựng giao thông 18” Thông qua sự hướng dẫn của thầy giáoNguyễn Quốc Trung cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kếtoán của công ty cổ phần xây dựng giao thông 18, Em đã đi sâu vào tìm hiểu vàphân tích đề tài này.

KẾT CẤU CỦA CHUYÊN ĐỀ BAO GỒM :

- PHẦN I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP XDGT 18

- PHẦN II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠICÔNG TY CP XDGT 18

- PHẦN III : PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠICÔNG TY CP XDGT 18

PHẦN I : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XDGT 18.I, Đặc điểm, tình hình của Công ty Cổ phần XDGT 18

- Công ty được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp Việt Nam, có đầyđủ tư cách pháp nhân để tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh trênphạm vi cả nước.

- Sự ra đời của Công ty Cổ Phần XDGT 18 hoàn toàn phù hợp vói xu thế củanền kinh tế thị trường trong quá trình đổi mới đất nước Công ty ra đời khi thịtrường đang có nhiều trong lĩnh vực XDGT được mở ra trên khắp các địa bàn.Ngay sau khi thành lập, Công ty đã nhanh chóng tiến hành thành lập bộ máy tổchức, cơ cấu các phòng ban trong Công ty, tiến hành các hoạt động sản xuất kinhdoanh và bước đầu đã tạo được sự ổn định cần thiết Đại bộ phận cán bộ công nhânviên trong Công ty đã hoàn toàn yên tâm với chủ trương hoạt động của Công tymình.

- Quyết định thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số: 0103000220.Ngày 12 tháng 01 năm 2001 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.

a) Tên Công ty: công ty cổ phần xây dựng giao thông 18

Tên giao dịch: TRANSPORT CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY 18

Tên viết tắt: TRANSCON CO 18.

b) Địa chỉ trụ sở chính: Cụm 10 Pháp Vân, Phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai,Thành Phố Hà Nội.

Điện thoại: (04)6422751 Fax: 6422751c) Tài khoản số: 102010000005212

Tại ngân hàng công thương khu vực Ba Đình MST: 0101093258

Ban đầu với số vốn đầu tư là 4.500.000.000 do các cổ đông sáng lập, sau 5năm hoạt động công ty đã có 200 cán bộ công nhân viên, trong đó có 60 lao độngký hợp đồng lao động dài hạn.

2, Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động của Công ty.

- Công ty hoạt động theo phương thức hạch toán độc lập tự trang trải về tàichính đảm bảo giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa các lợi ích xã hội, lợi ích củaCông ty với lợi ích của người lao động.

- Với chức năng và nhiệm vụ trên cho đến nay công ty đã hoàn thành nhiềuCông ty lớn nhỏ trong nước và ngoài nước như: dự án đường Hồ Chí Minh, 32ATrung Hà- Cổ Tiết, QL 279- Bắc Cạn, QL 279- Lạng Sơn, Tỉnh lộ 351- HảiPhòng Hiện nay, công ty đang thi công các công trình trọng điểm như: CT ĐiệnBiên, 32A Nhổn- Sơn Tây, Láng Hoà Lạc, QL 6 Sơn La- Tuần Giáo.

c) Phương hướng phát triển của công ty.

 Giai đoạn I: ổn định và khẳng định mình. Thời gian thực hiện: trong 3 năm đầu: 2001- 2003. Mục tiêu chính là:

+ Ổn định về tổ chức, trụ sở hoạt động của công ty, ngành nghề kinh doanh,thị trường hoạt động.

+ Tạo tích luỹ, tạo đà để đầu tư cho giai đoạn II.

+ Khẳng định được tên tuổi và uy tín của công ty trên thị trường. Ngành nghề chính trong giai đoạn này là:

+ Xây dựng các công trình giao thông là chính ( bao gồm đường với nhiều cấphạng, cầu vừa và nhỏ, san lấp mặt bằng).

+ Nếu có điều kiện thì mở rộng sang thi công các công trình thuỷ lợi và xâydựng dân dụng để bước đầu làm quen tiến tới đưa các lĩnh vực này thành ngànhnghề kinh doanh chính.

+ Xuất nhập khẩu thiết bị đặc biệt là nhập khẩu các thiết bị phục vụ cho việckinh doanh thương mại.

 Các bước đi và mục thiêu cụ thể:

+ ổn định mô hình tổ chức, tuyển chọn, đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuậtcó năng lực, tâm huyết để có thể đảm nhận thi công các công trình lớn đòi hỏi kỹthuật cao.

+ Đầu tư thêm các thiết bị xe máy thi công đồng bộ, đủ khả năng thi công cáccông trình với sản lượng 35-45 tỷ đồng/ năm.

+ Xây dựng trụ sở làm việc của công ty tại địa điểm thuận lợi, đầu tư đầy đủcác trang thiết bị văn phòng, xây dựng được kho bãi tập kết, bảo dưỡng và sửachữa thiết bị máy móc.

+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt các kế hoạch về: sản xuất- kinh doanh- Tổchức- Lao động của công ty được đại hội cổ đông thông qua hàng năm.

 Mục tiêu sau 3 năm:

+ Về sản lượng: đạt 34-45 tỷ đồng/ năm.

+ Về vốn: Tăng vốn điều lệ của công ty lên 7.000.000.000 ( VNĐ).

+ Về thu nhập của người lao động: đạt bình quân 1.500.000 đ/ người/ tháng.+ Về lợi tức: ngoài phần lợi tức cha cho các cổ đông 11,5 %- 13,5%/ năm còntạo được quỹ đầu tư phát triển Sản xuất- Kinh doanh của công ty bằng 25-35% vốnđiều lệ.

 Giai đoạn II: Đầu tư và phát triển. Thời gian thực hiện: từ năm 2003 trở đi.

 Mục tiêu chính là: phát triển ổn định và cững chắc, nâng tầm công ty lên mứcquy mô đủ sức cạnh tranh với tất cả các công ty khác cùng nganh nghề.

 Ngành nghề chính trong giai đoạn này là:

+ Xây dựng các công trình giao thông với mọi quy mô ( riêng xây dựng cầu chỉthi công với mức cầu chung).

+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi, dân dụng với mọi quy mô.

+ Sản xuất vật liệu xây dựng.

+ Kinh doanh thương mại và một số ngành nghề khác.

+ Tư vấn thiết kế đầu tư các công trình giao thông và đầu tư BOT. Các bước đi:

+ Tiếp tục củng cố và xây dựng bộ máy tổ chức quản lý kinh tế, kỹ thuật lênmột bước mới.

+ Đầu tư nâng cao năng lực thiết bị xe máy đầy đủ, hiện đại và đồng bộ, kếthợp với các tổng công ty, nhà thầu trong và ngoài nước để tham gia đấu thầu và thicông các công trình có quy mô lớn trong nước, tiến tới đấu thầu các công trìnhquốc tế.

+ Phát triển kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu, trước hết là trong lĩnh vựcgiao thông, sau đó mới phát triển ra các lĩnh vực khác.

+ Tiếp tục tăng mức vốn điều lệ công ty, xây dựng công ty lớn mạnh đủ đểtham gia vào thị trường chứng khoán và hơn nữa.

+ Thiết lập các chi nhánh của công ty tại một số địa bàn chính trong nước.

3, Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần XDGT 18.

Hiện nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến tham mưu.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty Cổ phần XDGT 18.

Giám Đốc

Phòng hành chính

Phòng kế toán tài

Phòng kế hoạch, kỹ

Các đội

Đối chiếu, kiểm tra số liệuTheo dõi trực tiếp

ghi chú:

- Giám đốc công ty: là người có quyền hạn cao nhất trong công ty là ngườiđược nhà nước giao quyền quản lý và điều hành công ty Giám đốc chịu tráchnhiệm trước nhà nước và trước tổng công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty ngoài việc uỷ quyền cho các phó giám đốc, Giám đốc còn chỉhuy thông qua trưởng phòng, đội công trình.

- Các phó Giám đốc: là những người giúp Giám đốc điều hành một hoạc mộtsố lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của Giám đốc và pháp luật vềnhiệm vụ được giao.

- Phòng hành chính: có trách nhiệm trang bị đồ dùng văn phòng cho cácphòng ban Giải quyết các vấn đề về xây dựng nhà cửa văn phòng cho công ty,đảm bảo chăm lo sức khoẻ đời sống cho cán bộ công nhân viên Chịu trách nhiệm

đào tạo nâng cao các nghiệp vụ tay nghề cho công nhân viên cũng như đảm bảocông tác an toàn lao động Lập kế hoạch lao động tiền lương.

- Phòng kế toán tài chính: theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty và từng công trình thi công do Công ty nhận thầu lập chứng từ quyếttoán từng công trình, lập kế hoạch tài chính và quyết toán trong năm Có nhiệm vụđiều hoà và phân phối sử dụng vốn và nguồn vốn có hiệu quả Thực hiện nghĩa vụvới nhà nước và quyền lợi của người lao động.

- Phòng kế hoạch kỹ thuật: lập hồ dự thầu các công trình, lập thủ tục ký kếthợp đồng kinh tế, nghiệm thu thanh toán các công trình hoàn thành với các chủ đầutư theo dõi nghiệm thu khối lượng cho các đơn vị thi công phục vụ đấu thầu thicông xây dựng và theo dõi kế hoạch sử dụng vật tư.

-Các công trường thi công: thực hiện nhiệm vụ đội giao, đảm bảo thi côngđúng kỹ thuật, mỹ thuật đúng chất lượng của công trình.

- Các đội xây dựng: thực hiện nhiệm vụ SXKD theo kế hoạch của công tygiao nhiệm vụ chính là đảm bảo đúng tiến độ thi công hoàn thành.

4, Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, hình thức đơn vị kế toán áp dụng( sơ đồ)

a) Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần XDGT 18.

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, do đó Côngty tổ chức hạch toán theo đúng chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành, đồng thờivận dụng cho thực tiễn của ngành xây dựng cơ bản Do tổ chức theo kiểu phân cấpgồm các đội xây dựng công trình trực thuộc nên bộ máy kế toán bao gồm: kế toántại Công ty và kế toán thống kê tại các đội công trình, mọi nghiệp vụ kinh tế phátsinh được tập trung giải quyết tại phòng kế toán của Công ty.

Tại công ty bộ máy kế toán gồm 8 nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận mộthoặc một số phần hành được giao.

Kế toán trưởng, trưởng phòng

Kế toán tổng hợp, phó phòng

Kế toán tiền mặt,

BHXH, tiền lương

Kế toán NVL, CCDC, phải trả người bán.

Kế toán TSCĐ, thuế

các khoản phải nộp ngân sách.

Kế toán tiền tạm ứng, nợ dài hạn, chi phí

phải trả.

Kế toán ngân hàng, các khoản phải thu.

Kế toán thống kê các đội xây dựng công trìnhQuản lý từ trên xuống.

Kiểm tra đối chiếu số lượng.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Ghi chú:

- Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc phân công chỉ đạo thực hiện toàn bộ côngtác kế toán, kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, hạch toán kinh tếở Công ty theo chế độ quản lý mới Đồng thời làm nhiệm vụ giám sát kinh tế tàichính của nhà nước tại Công ty.

Tổ chức công tác kế toán, công tác thông kê và bộ máy kế toán tổ chức sảnxuất kinh doanh Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời toàn bộ tàisản và kết quả họat động sản xuất kinh doanh.

- Phó phòng kế toán tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ của kế toán trưởng giaothay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt.

Tổng hợp toàn bộ số liệu từ kế toán chi tiết, các đơn vị các công trình củaCông ty để lập báo cáo tài chính hàng tháng để trình kế toán trưởng, thủ trưởngđơn vị ký duyệt Hướng dẫn chuyên môn cho các nhân viên bộ phận kế toán chitiết.

- Kế toán quỹ tiền mặt, BHXH, tiền lương.

+ Kế toán tiền mặt: mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày liên tục theotrình tự phát sinh các khoản thu chi của tiền mặt ngân phiếu tính ra tổng số quỹ ởtừng thời điểm.

+ Kế toán BHXH, tiền lương: chịu trách nhiệm mở sổ theo dõi BHXH, theo dõitình hình quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH, tình hình thu nộp BHXHcủa toàn Công ty.

Theo dõi thưởng hàng tháng của toàn bộ công nhân viên Công ty phản ánhghi chép sổ kế toán Cuối tháng lập sổ kế toán báo cáo kế toán trưởng.ư

- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phải trả người bán.

+Kế toán NVL: theo dõi ghi chép phản ánh tình hình xuất- nhập- tồn của NVLtheo từng thời gian nhập, từng công trình, từng kho.

+ Kế toán CCDC: theo dõi phản ánh tình hình biến động CCDC tại các kho + Kế toán các khoản phải trả: theo dõi tình hình biến động của các khoản phải trảngười bán vật tư hàng hoá người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người nhận thầu côngtrình XDCB theo hợp đồng kinh tế đã ký duyệt trên cơ sở các bản thanh lý hợpđồng, hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận, xuất hàng.

Cuối tháng lập báo cáo tình hình cho kế toán trưởng và lập báo cáo theo yêucầu của kế toán tổng hợp.

- Kế toán tài sản cố định, kế toán thuế, các khoản phải nộp ngân sách + Kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình biến động của TSCĐ.

+ Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách: theo dõi phản ánh tình hình củaCông ty về các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, tình hình thực hiệnnghĩa vụ của Công ty với nhà nước Lập báo cáo hàng tháng, quý, năm theo yêucầu của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp.

- Kế toán tạm ứng, nợ dài hạn, chi phí phải trả, các khoản phải trả khác.

+ Kế toán tạm ứng: theo dõi phản ánh các khoản tạm ứng cho các đội công trìnhcán bộ công nhân viên Công ty và tình hình thanh toán các khoản tiền vay.

+ Kế toán nợ dài hạn và các khoản nợ khác: theo dõi phản ánh tình hình biếnđộng các khoản nợ dài hạn, khoản nợ phải trả theo từng chi tiết cụ thể.

Cuối tháng lập báo cáo tình hình các công trình, cuối tháng lập sổ kế toán vàbáo cáo kế toán.

- Kế toán ngân hàng các khoản phải thu

Quản lý tiền mặt của Công ty theo dõi tình hình biến động các khoản phải thu củakhách hàng.

+ Kế toán các khoản phải thu: tính toán theo dõi tổng giá trị thanh lý công trìnhghi chép phản ánh các khoản phải thu theo chi tiết từng khách hàng và chi tiết đốivới từng công trình.

Hàng ngày báo cáo kế toán trưởng tình hình vay vốn của ngân hàng lập sổ báocáo kế toán trưởng kiểm kê quỹ

- Kế toán thống kê tại các đội công trình.

Kế toán thống kê tại công trình có trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu củacác đội ghi chép lập lên các bản kê chi tiết, bảng tổng hợp các chứng từ ban đầu,sau đó chuển tất cả lên phòng kế toán tài chính của Công ty Kế toán sẽ căn cứ vào

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng

từ gốc

Nhật ký chung(Nhật ký đặc biệt)

Báo cáo hàng quýSổ kế toán

chi tiết

Bảng tổng

Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Kiểm tra đối chiếu số lượng.

chứng từ này để ghi chép sổ sách cần thiết, sau đó lập báo cáo tài chính Tất cả cácsổ sách và chứng từ kế toán đều phải có sự kiểm tra phê duyệt của kế toán trưởng.b) Hình thức kế toán Công ty áp dụng( Sơ đồ).

Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung.

Ghi chú:

Phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung:

- Cách ghi nhật ký: hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổnghợp chứng từ gốc cùng loại trong ngày lập định khoản kế toán, kế toán ghi vàonhật ký chung hoặc các nhật ký đặc biệt như nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,Nhật ký mua hàng

Từ các nhật ký đặc biệt không cần đi qua nhật ký chung mà định kỳ lập địnhkhoản ghi vào sổ cái Như vậy tổng số tiền phát sinh theo trật tự thời gian ở cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ sẽ là số cộng ở nhật ký chung với sốcộng ở các Nhật ký đặc biệt trong kỳ.

- Hàng ngày kế toán viên căn cứ vào nhật ký chung để ghi sổ cái Cuối thángcăn cứ vào sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản( bảng đối chiếu phát sinh trong cáctài khoản cấp 1) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp.Còn kiểm tra chính xác chi tiết từng tài khoản cấp 1 có mở chi tiết) căn cứ để ghisổ chi tiết là chứng từ gốc đã ghi vào nhật ký chung và sổ cái.

- Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chung vàcác bảng tổng hợp chi tiết và được dùng để lập báo cáo tài chính theo tháng, quý,năm.

5, Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng tới công tác hạch toán của Công ty Cổ

phần XDGT 18.

a) Điều kiện thuận lợi.

- TRANSCONCO 18 ra đời theo chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về cổphần hoá các doanh nghiệp, nhằm phát huy năng lực và nguồn vốn của các thànhphần kinh tế, là một trong những doanh nghiệp cổ phần đầu tiên trong lĩnh vựcgiao thông nên Công ty sẽ được sụ quan tâm giúp đỡ của cơ quan chủ quản cũngnhư của các cơ quan chức năng khác.

- Về thị trường XDGT trong nước: với chính sách tập trung vào phát triển cơsở hạ tầng, đặc biệt trong lĩnh vực GTVT của Đảng và Nhà nước tới năm 2020 nênhàng loạt các dự án lớn đã, đang và sẽ triển khai khắp đất nước bằng nhiều nguồnvốn khác nhau của: WB, ADB, OECF, viện trợ, đầu tư trong nước Điều đó tạo ramột thị trường lớn và cơ hội về công ăn việc làm( điều kiện quan trọng nhất đểTRANSCONCO 18 tồn tại và phát triển).

- Công ty Cổ phần XDGT 18 được thành lập bằng nhiệt huyết của đội ngũ cánbộ, công nhân viên có cùng lý tưởng Đây là một đội ngũ cán bộ, công nhân viêncó nhiều kinh nghiệm, có trình độ và năng lực quản lý, thi công nhiều công trìnhgiao thông với công nghệ cao trên địa bàn cả nước, hiểu biết nhau, có tinh thầnđoàn kết tương trợ Đại bộ phận là cán bộ, công nhân trẻ, khoẻ, nhiệt tình trongmọi công việc.

- Đã xây dựng được mối quan hệ mật thiết với nhiều chủ đầu tư trên khắp cácđịa bàn, được các chủ đầu tư tin tưởng, đánh giá cao về chất lượng và tiến độ thicông các công trình.

- Bộ máy quản lý của công ty mới thành lập gọn nhẹ, tập chung được nhữngngười có năng lực chuyên môn và năng động trong công việc.

- Ban lãnh đạo Công ty bao gồm các cán bộ năng động, tích cực tìm tòi, khôngngại học hỏi đơn vị đi trước đang hoạt động trong các lĩnh vực tương tự về cácđiều kiện hoạt động, về phương thức quản lý kinh tế Nghiên cứu tổng hợp và rútra kinh nghiệm để đưa ra được một cách thức hoạt động, một phương thức quản lýkinh tế tiên tiến, khoa học đạt hiệu quả cao nhất Vì vậy việc vận dụng cách thứchoạt động, phương thức quản lý kinh tế này vào Công ty Cổ phần XDGT 18 chắcchắn sẽ thuận lợi và được sự ủng hộ cao của cán bộ, công nhân viên trong Công ty - Đã tìm được thị trường và các hợp đồng kinh tế.

- Đã có mối quan hệ tốt với các ngân hàng, có được sự tin tưởng của các ngânhàng nên việc quan hệ, giao dịch, vay vốn sẽ thuận lợi hơn.

b) Những khó khăn.

- Mặc dù có chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về việc thành lập các Côngty Cổ phần nhưng phải thấy rằng trong lĩnh vực XDGT có rất ít đơn vị Về vốn, tàisản, cơ sở hạ tầng và thiết bị thi công của Công ty vẫn còn rất ít, khó có thể có khảnăng cạnh tranh với các đơn vị khác trong việc đấu thầu thi công, nhất là các côngtrình vốn đầu tư lớn, và cũng không đáp ứng được nhu cầu của chủ đầu tư khi đấuthầu, do đó phải liên kết, liên doanh chặt chẽ với các đơn vị nhà nước và với cácđơn vị bạn Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính chủ động của Công ty.

- Về thị trường mặc dù có nhiều nguồn việc, nhưng vốn nhà nước không đápứng đủ Mặt khác nhiều đơn vị đang khó khăn về việc làm nên sự cạnh tranh lớn,phải hạ giá thành nhiều mới có khả năng thắng thầu.

- Do công ty có quy mô nhỏ nên nhân tố về con người, đặc biệt là về cán bộquản lý và kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm vẫn còn thiếu.

II, Thực trạng công tác kế toán của Công ty Cổ phần XDGT 18.

1, Chứng từ sổ sách được áp dụng.

a) Bộ sổ kế toán của Công ty.

Việc lựa chọn hình thức sổ sách kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện tốt choviệc hệ thống hoá và sử lý thông tin ban đầu.

- Sổ kế toán của doanh nghiệp bao gồm:

+ Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp + Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ nhật ký, sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác Sổ kế toán chi tiết gồm: các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong từngkỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứngcác tài khoản của các nghiệp vụ đó số liệu kế toán trên sổ nhật ký phản ánh tổng sốphát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng sổ nhật kýphản ánh đầy đủ các yếu tố sau:

Số liệu và ngày lập chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.

Tóm tắt khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Số tiền của nghiệp vụ phát sinh.

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ,niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn,tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doang nghiệp.

- Sổ cái phản ánh đầy đủ các yếu tố sau:Ngày tháng ghi sổ.

Số liệu và ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.Tóm tắt nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ phát sinh.

Số tiền của nghiệp vụ phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản - Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theodõi chi tiết theo yêu cầu quản lý số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tinphục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn công nợ chưa được phản ánhtrên sổ nhật ký và sổ cái.

- Việc ghi sổ kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, chứng từ kế toán được quyđịnh tại chế độ chứng từ kế toán, chứng từ kế toán do bộ tài chính ban hành.

- Xuất phát từ đặc điểm sản xuất xây dựng và từ tổ chức bộ máy kế toán củacông ty, hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức sổ nhật ký chung.

b) Hệ thống báo cáo kế toán.

- Báo cáo tài chính là một hệ thống báo cáo phản ánh một cách tổng hợp nhấttình hình tài sản, nguồn vốn nợ phải trả và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhtrong một thời kỳ nhât định.

Hệ thống báo cáo tài chính tại Công ty bao gồm: Các báo cáo kế toán bắt buộc:

+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN

+ Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02- DN+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03- DN.

Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính chocác cơ quan quản lý của nhà nước.

Nơi nhận báo cáo tài chính của Công ty là cục thuế thành phố Hà Nội, phòngđăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội.

Thời gian gửi báo cáo tài chính năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kếtthúc năm tài chính, người lập báo cáo tài chính là kế toán tổng hợp.

2, Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán.

Một trong những tính chất đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi chép kếtoán phải dựa theo chứng từ kế toán.

Tại Công ty Cổ phần XDGT 18 đã áp dụng đúng chế độ kế toán ban hànhtheo quyết định số 165/2002/QĐ- BTC kế toán ngày 31 tháng 12 năm 2002 của bộtrưởng Bộ Tài chính.

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghệp vụ kinh tế tàichính đã phát sinh và thực sự hoàn thành làm cơ sở để ghi sổ kế toán Mọi số liệuthông tin ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kếtoán họp pháp, hợp lệ.

Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động SXKD và sử dụngkinh phí của các đơn vị kế toán trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: trình tự và thời gian luân chuyểnchứng từ kế toán do kế toán trưởng của đơn vị quy định Chứng từ gốc do đơn vịlập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị, bộphận đơn vị phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và saukhi kiểm tra, xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.- Trình tự luân chuyển chứng từ:

Lập ra các chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vàochứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, bảng kê

Kiểm tra soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ kiểm tra số tiền,kiểm tra tài khoản kế toán, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ, kiểm tra nội dungnghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán: những chứng từ đã được kiểm tra đểvào Nhật ký chung, các bảng kê và các sổ chi tiết có liên quan.

Bảo lưu lưu trữ chứng từ kế toán: phân loại chứng từ, đóng gói và lưu trũtheo quy định.

Hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.

Sổ nhật ký đặc biệt(Sổ nhật ký tiền mặt)

Sổ nhật ký chung - Thẻ kho.- Sổ chi tiết vật liệu

Sổ Cái TK 152 chi tiết vật liệu.Bảng tổng hợp

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Kiểm tra đối chiếu

Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu

Công ty Cổ phần XDGT 18.

Ghi chú:

*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kê toán Nhật ký chung:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đãghi trong sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp.Nếuđơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung,các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thể kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhậtký đặc biệt liên quan Định kỳ ( 3,5,10 ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượngnghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tàikhoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đượcghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt( nếu có).

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đốisố phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái vàbảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lậpcác báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổNhật ký chung( Hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt, sau khi đã loạitrừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18I, Công tác tổ chức kế toán NVL tại Công ty Cổ phần XDGT 18.

1, Đặc điểm NVL tại Công ty.

- Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưuđộng, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên làm vào banđêm với công việc cụ thể là: đào đường, xây dựng các công trình cầu đường Vớiđặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm của Công ty cũngmang những đặc thù khác nhau.

Từ những đặc điểm trêm cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có nhữngkhó khăn riêng biệt Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện pháp quảnlý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả sản xuất, đócũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty Chính vì vậy ở Công ty đã tiến hànhphân loại NVL.

2, Phân loại NVL :

Do có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản lý tốt vật liệu vàhạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loạiNVL một cách khoa học và hợp lý.

- Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau:

+ Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình sảnxuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm Bao gồm: Đất đá, cát ,sỏi, xi măng

+ Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thểsản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù khác

nhau Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như làmthay đổi bên ngoài của sản phẩm.

+ Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình vận hành máymóc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy mócthiết bị.

+ Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sảnxuất.

Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phísản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính Do đó một biến động nhỏ về chi phí NVLcũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm Do vậy mà Công ty phải có biệnpháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát làm ảnhhưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho chi phí vậnchuyển là thấp nhất.

Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty Cổ phần XDGT 18 sử dụng cácchứng từ kế toán:

- Hoá đơn GTGT.

- Phiếu nhập kho.- Phiếu xuất kho.

II, Nội dung chi tiết của các loại chứng từ, sổ sách.

- Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển và tin học được ứng dụngrộng rãi trong kế toán, các chứng từ cần được xây dựng, thiết kế như một phươngtiện ghi nhận, lưu giữ thông tin để sử dụng trong kế toán đảm bảo cho các phươngtiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán có thể thực hiện thu nhận thông tin đãđược ghi nhận, lưu giữ.

b) Yêu cầu: Những yếu tố cơ bản của hoá đơn là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ

hoá đơn nào cũng phải có:

- Tên gọi của chứng từ: Mọi hoá đơn chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp cáchoạt động kinh tế tài chính đều phải có tên gọi Giúp cho việc phân loại, tổng hợpsố liệu.

- Ngày lập hoá đơn: phải ghi rõ ngày lập, số hiệu của hoá đơn, mã số thuếcủa đơn vị mua hàng.

- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liênquan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn.

Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính,chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị.

- Nội dung tóm tắt các hoạt động mua bán cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chínhxác.

- Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đolường thống nhất.

- Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thứcthanh toán, thuế

- Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép thuậntiện.

c) Nội dung:

- Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt độngkinh tế tài chính, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho việc kiểmtra, thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán hoạt động đóđược đúng đắn.

d) Phương pháp ghi chép.

- Hoá đơn GTGT gồm 3 liên:+ Liên 1: Lưu tại cuống

+ Cột 6: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.

- Cộng tiền hàng: Cộng dọc Cột 6 Ghi rõ mức thuế suất GTGT % Mứcphí xăng dầu( nếu là hoá đơn mua dầu).

- Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Thuế suất GTGT + Phí xăng dầu ( nếu có)

- Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ.

e) Công việc của nhân viên kế toán:

- Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán hoặc những người có liênquan đến quá trình hoạt động kinh tế tài chính thực hiện Các chứng từ liên quanđến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau, thờigian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị mộtcách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác quản lý.Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ theo số liên quy định và bộ phận kế toánđơn vị thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra chứng từ Khi nhận được chứng từ kế toán thực hiện kiểm tra cácnội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ, tính rõràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố Những chứng từ không đảm

bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý kịp thời.Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế toán.

- Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán.

- Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chứcluân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kếtoán và thông tin kinh tế Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của kếtoán trưởng về thứ tự và thời gian.

- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảoquản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mấtmát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanhtra Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng.

- Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí.

-Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanhtoán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít) Với trường hợp đãthanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt.

VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măngPCB 30.

HOÁ ĐƠN GTGT

(Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006

Mẫu số: 01 GTKT- 01Ký hiệu: AA/ 2003- T

Số: 047601Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.

Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm.Tài khoản:

MST: 5100100046.Họ tên người mua hàng:

(Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu Hai trăm năm mươi lăm nghìn đồng./.)

Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

HOÁ ĐƠN GTGT

(Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006

Mẫu số: 01 GTKT- 01Ký hiệu: AA/ 2003- T

Số: 0056057Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.

Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm.Tài khoản:

MST: 5100100046.Họ tên người mua hàng:

(Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.)

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

2, Phiếu nhập kho.

a) Mục đích:

- Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, saochụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó Nó là cơ sở để ghi chép, tínhtoán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạtđộng kinh tế tài chính.

- Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tưmua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng.

b) Yêu cầu:

- Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá , thànhtiền Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả vềmặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.

- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liênquan Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng,thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị.

c) Nội dung:

- Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùngloại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi Cần phải kèm theo các chứng từgốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý.

- Biểu phiếu nhập kho gồm 8 cột:+ Cột A: Ghi số thứ tự.

+ Cột B: Ghi tên vật liệu, Công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hoá.+ Cột C: Mã số vật liệu.

e) Công việc của nhân viên kế toán.

- Nếu chấp nhận mua thì kế toán vật liệu ở phòng tài vụ sẽ nhập phiếu nhậpkho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào hoáđơn, phiếu nhập kho và tình hình thực tế vật tư Sau khi tiến hành kiểm nhận sốlượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập co cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùngngười giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho.

- Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho sẽ chuyển vào phòng tài vụ Công ty đểlàm căn cứ ghi sổ kế toán Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho vàchỉ theo dõi chỉ tiêu, số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà khôngtheo dõi về giá trị của vật liệu.

- Dựa vào số lượng và đơn giá ở Cột 1 và Cột 2 trong hoá đơn GTGT kếtoán ghi vào Cột 1,2,3 trong phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và tiêuthụ hàng hoá trong kỳ.Từ đó làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.

Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18Bộ phận:

Mẫu số: 01- VT.

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 09 tháng 03 năm 2006Số: 23/ 03

Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực.

Theo HĐ số 0056057 ngày 09 tháng 03 năm 2006 của.Nhập tại kho: Kho vật tư số 1.

Tên nhãn hiệu, quycách phẩm chất vật

tư, dụng cụ, sảnphẩm hàng hoá

Số lượng Đơn giá ThànhtiềnTheo

1, Xi măng bao PCB30

Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18Bộ phận:

Mẫu số: 01- VT.

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 06 tháng 03 năm 2006Số: 22/ 03

Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực.

Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của.Nhập tại kho: Kho vật tư số 1.

STT Tên nhãn hiệu, quycách phẩm chất vật

tư, dụng cụ, sảnphẩm hàng hoá

Đơn vịtính

Số lượng Đơn giá Thành tiềnTheo

1, Xi măng bao PCB30

3, Phiếu xuất kho

a) Mục đích:

- Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ sản phẩm, hàng hoáxuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chiphí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiệnđịnh mức tiêu hao vật tư.

d) Phương pháp ghi chép:

- Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng dấuđơn vị), bộ phận xuất kho, phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, côngcụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toánchi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.

- Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị bộphận, số và ngày, tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụdụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

- Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số vàđơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hoá.

- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá theo yêucầu xuất kho của người( bộ phận) sử dụng.

- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất khochỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)

- Cột 3: Kế toán ghi đơn giá.

- Cột 4: Tính giá thành tiền của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá xuất kho ( Cột 4 = Cột 2 * Cột 3).

- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá công cụ dụng cụ thựctế đã xuất kho.

- Dòng “ tổng số tiền bằng chữ”: Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu xuấtkho.

e) Công việc của nhân viên kế toán.

- Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phậnkho lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi lập phiếu xong, người lậpphiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ quyềnduyệt( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Saukhi xuất kho, thu kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày,tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho( ghi rõ họtên).

+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán đểkế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.

+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ đểtheo dõi ở bộ phận sử dụng.