QUẢN LÝ CHI PHÍQuản lý chi phí dự án bao gồm các quá trình tham gia vào việc lập kế hoạch, dự toán ngân sách, tài chính, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt.Kế hoạch quản lý chi phí là quá trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. Các lợi ích quan trọng của quá trình này là nó cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về chi phí dự án trong suốt vòng đời dự án.
1/17/2019 Trình bày: KS LÊ HUỆ Trung tâm đào tạo Công ty APAVE ASIA PACIFIC 17/01/2019 MỤC TIÊU Sau hồn tất chun đề học viên có thể: Quản lý chi phí dự án từ bước Chuẩn bị đến Kết thúc dự án; Biết cách điều chỉnh chi phí có thay đổi; Biết cách Quản lý chi phí dự án kết thúc 17/01/2019 1/17/2019 NỘI DUNG NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ – VỐN NGÂN SÁCH NN ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/01/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ Quản lý chi phí dự án bao gồm trình tham gia vào việc lập kế hoạch, dự tốn ngân sách, tài chính, quản lý kiểm sốt chi phí để dự án hồn tất vòng ngân sách duyệt Quản lý chi phí gồm có tiến trình: 17/01/2019 Page 4 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Lập kế hoạch chi phí: Thiết lập nhóm sách, quy trình tài liệu hướng dẫn cho việc lập kế hoạch, quản lý, tiêu dùng kiểm sốt chi phí dự án Ước tính chi phí: Tính tốn số lượng gần nguồn tiền cần thiết để hoàn thành công việc dự án Xác định ngân sách: Cộng dồn chi phí ước tính cơng việc gói cơng việc riêng lẻ để thiết lập mức chuẩn chi phí cho phép Kiểm sốt chi phí: Theo dõi tình trạng dự án, để cập nhật danh sách dự án quản lý thay đổi mức chuẩn chi phí 17/01/2019 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ: Kế hoạch quản lý chi phí q trình thiết lập sách, thủ tục tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, kiểm sốt chi phí dự án Các lợi ích quan trọng q trình cung cấp hướng dẫn đạo chi phí dự án suốt vòng đời dự án 17/01/2019 Page 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU VÀO Dự án đầu tư/Project Charter Kế hoạch quản lý dự án Yếu tố mơi trường doanh nghiệp Tài sản tiến trình tổ chức 17/01/2019 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Ý kiến chuyên gia Kỹ thuật phân tích Các họp 17/01/2019 Page 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Kế hoạch quản lý chi phí: Kế hoạch quản lý chi phí phần kế hoạch quản lý dự án mô tả cách chi phí dự án lên kế hoạch, cấu trúc, kiểm soát Các quy trình quản lý chi phí cơng cụ kỹ thuật liên quan ghi kế hoạch quản lý chi phí Ví dụ, Kế hoạch quản lý chi phí thiết lập sau: 17/01/2019 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA: Đơn vị đo lường: Mỗi đơn vị đo lường định rõ theo nguồn lực khác Ví dụ: Giờ, ngày, mét, lít, m3, trọn gói … Mức độ xác: Mức độ mà ước tính chi phí cơng việc làm tròn lên xuống Nó dựa phạm vi cơng việc độ lón dự án 17/01/2019 Page 10 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Mức độ gần đúng: Phạm vi chấp nhận (thí dụ 10%) sử dụng việc xác định ước tính chi phí thực tế Có thể bao gồm khoản tiền dự phòng Các liên kết quy trình tổ chức: WBS cung cấp cấu trúc cho kế hoạch quản lý chi phí Thành phần WBS sử dụng việc đo đếm chi phí dự án gọi khoản mục kiểm soát Mỗi khoản mục kiểm soát gán cho mã số số tài khoản liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán tổ chức 17/01/2019 11 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Ngưỡng kiểm sốt: Các ngưỡng độ lệch cho việc theo dõi thực chi phí, nhằm thể mức sai lệch dựa đồng ý cho phép trước cần phải thực Các ngưỡng thể cách điển độ lệch phần trăm so với mức chuẩn Các quy tắc đo lường thực hiện: Xác định điểm WBS thực việc đo lường khoản mục kiểm soát Thiết lập kỹ thuật đo lường giá trị đạt để sử dụng Định rõ phương pháp theo dõi tính tốn 17/01/2019 Page 12 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Định dạng báo cáo: Định dạng tần suất cho báo cáo chi phí Mơ tả quy trình: Mơ tả quy trình quản lý chi phí liệt kê Các chi tiết bổ sung: Mô tả lựa chọn có tính chiến lược việc cung cấp tiền, thủ tục cho trượt giá, thủ tục hồ sơ chi phí dự án 17/01/2019 13 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ MA TRẬN KHOẢN MỤC KIỂM SOÁT (Organization Budget Schedule) 17/01/2019 Page 14 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ƯỚC TÍNH CHI PHÍ: Ứơc tính chi phí q trình phát triển xấp xỉ nguồn lực tài cần thiết để hồn thành cơng việc dự án Các lợi ích quan trọng q trình xác định lượng chi phí cần thiết để hồn thành cơng việc dự án 17/01/2019 15 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU VÀO Mức chuẩn phạm vi công việc/Scope baseline: Phát biểu phạm vi: mô tả sản phẩm, tiêu chuẩn chấp thuận, kết chuyển giao chính, phạm vi dự án, giả định, ràng buộc Cấu trúc phân rả công việc Thơng tin bổ sung: sức khỏe, an tồn, an ninh, thi hành, môi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, giấy đăng ký, giấy phép Các thơng tin xem xét ước tính dự tốn chi phí 17/01/2019 Page 16 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU VÀO Tiến độ dự án: Các ngày lên kế hoạch để tiến hành hoạt động tiến độ đáp ứng mốc thời gian Các dạng trình bày tiến độ: Biểu đồ mốc Biểu đồ Biểu đồ mạng Loại, số lượng nguồn lực, thời gian sử dụng nguồn lực yếu tố để xác định chi phí dự án 17/01/2019 17 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU VÀO Kế hoạch nguồn lực: Tài liệu mơ tả vai trò trách nhiệm, quan hệ báo cáo quản lý đội ngũ nhân viên đề cập cấu trúc cho dự án Các đặc điểm việc bố trí đội ngũ dự án, mức lương, tiền thưởng thành phần cần thiết để ước tính chi phí dự án 17/01/2019 Page 18 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU VÀO Sổ ghi chép rủi ro: Tài liệu bao gồm kết phân tích định tính, định lượng, kế hoạch ứng phó với rủi ro Nêu chi tiết tất rủi ro nhận dạng, bao gồm mô tả, phân loại, nguyên nhân, khả xảy ra, tác động đến mục tiêu dự án, người chịu trách nhiệm ứng phó, tình trạng Các chi phí để giảm bớt rủi ro, tác động đe dọa hội đến toàn chi phí dự án 17/01/2019 19 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Yếu tố mơi trường doanh nghiệp Bất hay tất yếu tố mơi trường bên ngồi bên tổ chức bao quanh ảnh hưởng đến thành công dự án Bao gồm tất không giới hạn đối với: Tình hình thị trường Thơng tin kinh doanh phổ biến Tài sản trình tổ chức Bất kỳ hay tất quy trình liên quan đến tất tổ chức liên quan đến dự án mà chúng sử dụng để tác động đến thành công dự án Các sách ước tính chi phí, biểu mẫu, thơng tin q khứ, học kinh nghiệm 17/01/2019 Page 20 10 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Ước tính chi phí công việc: Là mức định lượng chi phí cần thiết để hồn tất cơng việc dự án Được ước tính cho tất nguồn lực áp dụng cho công việc Bao gồm nhân công, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, tiện ích, cơng nghệ thơng tin, dự trữ lạm phát, dự phòng rủi ro, chi phí gián tiếp 17/01/2019 27 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Đặc điểm dự toán tốt: Xác định rõ nhiệm vụ Tham gia rộng rãi Sự sẵn có liệu có xác đáng Cấu trúc tiêu chuẩn hóa cho dự tốn Dự phòng điều khơng chắn Các thay đổi giá Các chi phí bị loại trừ dự toán Xem xét độc lập dự tốn Sửa đổi dự tốn có thay đổi 17/01/2019 Page 28 14 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Cơ sở dự toán/ Basis of estimates: Tài liệu hỗ trợ cung cấp thêm chi tiết bổ sung hiểu biết rõ ràng đầy đủ dự tốn tạo Có thể bao gồm: sở dự toán, giả định, ràng buộc, phạm vi ước tính có khả xảy ra, mức độ tin cậy 17/01/2019 29 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Cơ sở chi phí/ Cost Basis 17/01/2019 Page 30 15 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH Xác định ngân sách q trình tập hợp chi phí ước tính cơng việc riêng lẽ gói cơng việc để thiết lập sở chi phí pháp lý Các lợi ích quan trọng trình xác định mức chuẩn chi phí dựa vào thực dự án giám sát kiểm soát 17/01/2019 31 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Phân tích dự phòng/Reserve analysis: Thiết lập hai dự phòng rủi ro dự phòng quản lý cho dự án Các mối quan hệ khứ: Bất liên hệ với khứ dẫn đến kết ước tính tham số hay ước tính tương tự nhằm phát triển mơ hình tốn học để dự đốn tổng chi phí dự án Điều hòa hạn mức cấp tiền 17/01/2019 Page 32 16 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Cộng dồn chi phí/Cost aggregation: Ước tính chi phí cộng dồn theo gói cơng việc sau cho thành phần mức cao cuối tồn dự án Ngân sách dự án Dự phòng quản lý Mức chuẩn chi phí Khoản mục kiểm sốt Dự phòng rủi ro Ước tính chi phí gói cơng việc Dự phòng rủi ro cơng việc Ước tính chi phí cơng việc 17/01/2019 33 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Các thành phần ngân sách dự án/ Project budget components Ngân sách dự án 17/01/2019 Page Dự phòng quản lý Mức chuẩn chi phí Khoản mục kiểm sốt Dự phòng rủi ro Dự phòng rủi ro cơng việc Ước tính chi phí gói cơng việc Ước tính chi phí cơng việc 34 17 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Dự phòng rủi ro: Là khoản tiền sử dụng cho thay đổi yêu cầu mà khơng nằm kế hoạch Dự phòng quản lý: Là ngân sách dự phòng cho thay đổi không lên kế hoạch phạm vi cơng việc chi phí Dự phòng phí chấp thuận trước sử dụng 17/01/2019 35 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Mức chuẩn chi phí/ Cost baseline: Đây kiểu trình bày ngân sách theo thời gian sử dụng để so sánh mức chi tiêu thực tế với kế hoạch nhằm nhằm xác định có cần hành động ngăn ngừa sửa sai để đạt mục tiêu dự án 17/01/2019 Page 36 18 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Nhu cầu cấp tiền dự án Nhu cầu cho tổng chi phí dự án nhu cầu chi phí cho thời đoạn suy từ mức chuẩn chi phí Việc cấp tiền thường xảy với số lượng tăng đầu mà không liên tục Tổng số tiền cấp yêu cầu bao gồm số tiền mức chuẩn chi phí cộng với dự phòng quản lý, có 17/01/2019 37 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ KIỂM SỐT CHI PHÍ Kiểm sốt chi phí q trình tập hợp chi phí ước tính cơng việc riêng lẽ gói cơng việc để thiết lập mức chuẩn chi phí pháp lý Các lợi ích quan trọng q trình xác định mức chuẩn chi phí dựa vào thực dự án kiểm sốt 17/01/2019 Page 38 19 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Quản lý giá trị đạt được/Earned value management-EVM 17/01/2019 39 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Quản lý giá trị đạt được/Earned value management-EVM Giá trị kế hoạch (PV) Giá trị đạt (EV) Giá trị thực (AC) Nguồn tiền phép sử dụng phân công cho công việc phải hồn thành Giá trị cơng việc thực thể dạng nguồn tiền duyệt EV< PV Tổng chi phí thực tế chi để hồn thành cơng việc đo lường giá trị đạt EV Độ lệch tiến độ SV=EV-PV 17/01/2019 Độ lệch chi phí CV=EV-AC Chỉ số thực tiến độ SPI=EV / PV Ngân sách thời điểm hoàn thành (BAC) Tổng giá trị lên KH cho dự án Tổng giá trị KH mức chuẩn đo lường thực (PMB) Chỉ số thực chi phí CPI=EV / AC 40 20 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ 17/01/2019 CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Dự báo/ Forecasting Ước tính đến hồn thành (ETC): chi phí cho cần thiết để hồn thành tất cơng việc Ước tính lại lúc hồn thành: Tổng chi phí mong đợi cơng việc hay dự án phạm vi công việc xác định thực hoàn tất Page 41 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Chỉ số thực để hoàn tất/To complete performance Index Dự đốn tính tốn thực chi phí phải đạt với cơng việc lại để đáp ứng mục đích quản lý định BAC hay EAC Khi chấp thuận giá trị EAC thay BAC mục tiêu chi phí thực 17/01/2019 Page 42 21 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Kiểm tra thực hiện/Performance reviews 17/01/2019 43 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ CƠNG CỤ & KỸ THUẬT Diễn giải kết quả/Interpretation of results 17/01/2019 Page 44 22 1/17/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ ĐẦU RA Thơng tin thực công việc: giá trị SV SPI cho thành phần cơng việc, đặc biệt cho gói cơng việc khoản mục kiểm tra lập thành tài liệu thông tin cho bên liên quan Những yêu cầu thay đổi/Change Request Yêu cầu thay đổi sách, quy trình, kế hoạch, phương thức hay thay đổi mốc tiến độ va thành phần khác kế hoạch QLDA Các yêu cầu thay đổi xử lý để xem xét định thơng qua q trình kiểm sốt thay đổi phù hợp 17/01/2019 45 Page QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN THUỘC VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Nội dung quản lý chi phí: Quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm: Tổng mức đầu tư Dự tốn xây dựng Dự tốn gói thầu Định mức xây dựng Giá xây dựng Chỉ số giá xây dựng Chi phí quản lý dự án tư vấn Thanh toán hợp đồng Thanh toán vốn đầu tư 17/01/2019 Page 46 23 1/17/2019 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN Nguyên tắc quản lý chi phí: Đảm bảo mục tiêu hiệu quả; Theo công trình, giai đoạn; Tổng mức đầu tư, dự toán; Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí; 17/01/2019 47 Page QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN Tổng mức đầu tư: Là chi phí dự tính dự án; Là sở để quản lý vốn; Tổng mức đầu tư bao gồm: Chi phí xây dựng; Chi phí thiết bị; Chi phí bồi thường, hỗ trợ tái định cư; Chi phí QLDA; Chi phí Tư vấn đầu tư (KS, TK, GSTC…); Chi phí khác; Dự phòng; Tổng mức đầu tư lập Thiết kế sở, Suất đầu tư theo thị trường, tỉ lệ phí theo qui định Tổng mức đầu tư thẩm định phê duyệt Quyết định đầu tư 17/01/2019 Page 48 24 1/17/2019 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN Dự toán – Tổng dự toán: Là sở để quản lý chi phí đầu tư; Được lập sở khối lượng Thiết kế kỹ thuật TK vẽ thi công; Đơn giá tính dự tốn đơn giá địa phương ban hành, đơn giá khảo sát điều tra thị trường; Tỉ lệ phí :Theo qui định nhà nước; Tổng dự toán tập hợp dự toán, tổng dự toán phải ≤ TMĐT Dự toán thẩm tra khối lượng, đơn giá, tỉ lệ phí để phê duyệt 17/01/2019 49 Page QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN – VỐN NSNN Kiểm sốt chi phí: Kiểm sốt đơn giá: Phải thẩm tra phê duyệt; Kiểm soát khối lượng: Phải thẩm tra phê duyệt; Tỉ lệ phí: Phải thẩm tra phê duyệt; Khi thực vượt dự tốn, vượt Tổng mức đầu tư phải điều chỉnh phê duyệt thực Mặc dù chi phí cho nhà thầu tốn rồi, kiểm tốn chi phí tốn sai, nhà thầu phải hồn trả trước lý hợp đồng 17/01/2019 Page 50 25 1/17/2019 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/01/2019 51 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/01/2019 52 26 1/17/2019 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/01/2019 53 ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/01/2019 54 27 1/17/2019 THƠNG TIN LIÊN LẠC Để trao đổi thơng tin xin liên hệ: Mr LÊ – HUỆ Công ty APAVE ASIA - PACIFIC ĐT: 0907.545253 Email: huele@apave.com 17/01/2019 55 28 ... Các loại chi phí: Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Chi phí thay đổi Chi phí cố định: Các chi phí khơng thay đổi sản lượng thay đổi 17/ 01/2019 25 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ Các...1/ 17/ 2019 NỘI DUNG NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ – VỐN NGÂN SÁCH NN ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN 17/ 01/2019 NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ Quản lý chi phí dự án bao... cầu bao gồm số tiền mức chuẩn chi phí cộng với dự phòng quản lý, có 17/ 01/2019 37 Page NỘI DUNG QUẢN LÝ CHI PHÍ KIỂM SỐT CHI PHÍ Kiểm sốt chi phí q trình tập hợp chi phí ước tính cơng việc riêng