Bài tập về làm việc nhóm – đội

Bài tập làm việc nhóm – đội Căn vào lý thuyết nhóm đội, anh/chị đưa ví dụ cách hình thành, xếp, quản lý, tạo động lực/ thúc đẩy nhóm đội doanh nghiệp mình? Trong doanh nghiệp, cá nhân phải làm việc với người khác để tiến hành chung công việc, dự án theo mục tiêu doanh nghiệp đề Hình thức hợp tác gọi làm việc theo đội, nhóm Trên thực tế nhận thấy doanh nghiệp có ngun tắc hình thành đội, nhóm riêng có cách xếp, quản lý riêng Và khơng phải doanh nghiệp thành cơng việc Có doanh nghiệp quản lý đội, nhóm làm việc hiệu có doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Những nguyên nhân dẫn đến thất bại mà số doanh nghiệp mắc phải liên quan đến cách hình thành, xếp, quản lý, tạo động lực/thúc đẩy đội, nhóm Khi nhắc đến đội, nhóm, hiểu đội, nhóm có nhiều người tham gia, có tương tác qua lại phụ thuộc lẫn nhau, đến với để đạt đến mục tiêu chung, cụ thể tổ chức (nguồn: Wiley Organizational behavior, 7th Edition) Vì thành phần tổ chức doanh nghiệp, đội, nhóm tồn để hoàn thành mục tiêu tổ chức, doanh nghiệp đề thiết kế sản phẩm, cung cấp dịch vụ trọn gói cho khách hàng hay đưa định cuối quan trọng… Những nhóm gọi nhóm thức Tuy nhiên, khơng phải kết hợp xem đội, nhóm Có nhiều người chung, làm chung khơng có mục tiêu hay khơng có phụ thuộc lẫn khơng xem nhóm, người bạn hẹn cà phê, hút thuốc hay ăn trưa chung khơng phải nhóm thức họ kết hợp với mà khơng có mục tiêu tổ chức chung, khơng có phụ thuộc lẫn Hiện tại, công ty tôi, doanh nghiệp bảo hiểm hoạt động năm, hình thành nhóm thức khơng thức Mỗi loại hình đội, nhóm mang lại hiệu định, đặc biệt nhóm thức định trở nên hiệu việc thực mục tiêu lãnh đạo cơng ty đề Có thể kể đến vài nhóm: nhóm thiết kế sản phẩm, nhóm tư vấn hỗ trợ giải bồi thường, nhóm nghiên cứu tình hình thị trường bảo hiểm, nhóm làm dự án… Những nhóm Nhóm thức thường trực, có nghĩa nhóm thuộc cấu trúc tổ chức công ty, thực mục tiêu cụ thể dài hạn (nguồn: Wiley Organizational behavior, 7th Edition, p 89) Nhóm thiết kế sản phẩm lãnh đạo Trưởng phòng sản phẩm bao gồm 05 thành viên đến từ 03 Bộ phận khác nhau: 01 thành viên từ Bộ phận thẩm định cấp đơn, 01 thành viên đến từ Bộ phận bồi thường, 01 thành viên đền từ Bộ phận tiếp thị 02 thành viên đến từ Bộ phận kế hoạch gồm 01 thành viên phục trách Điều khoản, điều kiện cho sản phẩm 01 thành viên phục trách việc định phí bảo hiểm Việc sản phẩm bảo hiểm lãnh đạo công ty lên kế hoạch thông thường định kỳ 02 tháng, nhóm có lịch làm việc chung 03 buổi tuần, 02 buổi tự nghiên cứu lên danh sách ý tưởng nhóm có 02 tháng để hồn thành mục tiêu công ty đề Đây hoạt động thường trực nhóm Có thể thấy rõ việc định nhóm thức phổ biến doanh nghiệp ngày Việt Nam, đặc biệt ngành sản xuất, chế biến, dịch vụ… Cơng ty tơi thành lập nhóm thức nhiên khơng hoạt động thường trực ví dụ mà làm việc theo mục tiêu đặc thù (gọi nhóm khơng thường trực) Ví dụ, khách hàng có trường hợp bồi thường phức tạp (kiến nghị, khiếu nại) liên quan đến quyền lợi bảo hiểm theo Hợp đồng công ty cấp ra, cơng ty định thành lập nhóm tư vấn dịch vụ để giải lãnh đạo Giám đốc Bộ phận bồi thường, bao gồm 04 thành viên thành viên đến từ phận bồi thường, thành viên đến từ phòng sản phẩm, thành viên đến từ phận pháp lý thành viên đến từ phòng dịch vụ khách hàng phụ trách hợp đồng khách hàng Nhóm cộng tác với làm việc chặt chẽ với khách hàng để tìm vấn đề chưa rõ ràng, giải đáp, tư vấn cho khách hàng giải pháp tốt Nhóm thức khơng thường trực thường làm việc với khoản thời gian gải tán sau hoàn thành nhiệm vụ yêu cầu (nguồn: Wiley - Organizational behavior, th Edition, p 89) Bên cạnh nhóm thức, cơng ty tơi có nhóm khơng thức, khơng cơng ty định hình thành thức, hình thành sở thích cá nhân, điểm tường đồng tính cách, tình bạn… Ví dụ, tơi vài người thành lập nhóm chơi bowling, vài người khác thành lập nhóm học nhảy, người khác lại thích uống trà nên hội họp lại Những nhóm khơng thức khơng thực mục tiêu chung, cụ thể công ty, đơn giản dựa mối liên hệ liên nhân (nguồn: Wiley Organizational behavior, 7th Edition, p 90) Và thấy hình thức nhóm khơng thức góp phần mang lại hiệu lớn việc thiết lập mối liên hệ liên nhân bền vững, tạo mơi trường hòa đồng bên tổ chức doanh nghiệp Việc định thành lập nhóm thức hồn thành bước việc quản lý đội, nhóm Việc định người phù hợp với mục tiêu nhóm, với thành viên khác nhóm việc khó, việc xếp, quản lý tạo động lực/ thúc đẩy nhóm khó nhiều Theo quan điểm mơ hình phát triển nhóm Tuckman & Jensen, nhóm thức ln trải qua giai đoạn sau: hình thành, trải qua sóng gió, hình thành chuẩn mực, hoạt động thành công chững lại; giai đoạn xem “vòng đời” nhóm thức Trong giai đoạn hình thành thành viên quan tâm đến vấn đề: “Nhóm đem lại cho tơi?”, “Cơng ty mong chờ tơi đóng góp cho nhóm?”, “Những mong đợi, nhu cầu tơi có đáp ứng tơi đóng góp cho nhóm? Trong giai đoạn trải qua sóng gió, thành viên nhóm, phát xuất từ khác biệt kinh nghiệm, kỳ vọng, cách thức làm việc đặc biệt tính cách, xảy nhiều mâu thuẫn, chí chống đối, khơng hợp tác thành viên nhóm Giai đoạn hình thành chuẩn mực hay gọi hòa nhập khởi đầu cho thấy thành viên nhóm sau vượt qua bất đồng, khác biệt, thực bắt đầu hiểu nhau, kết nối với trì cân thành viên nhằm đạt mục tiêu chung Giai đoạn hoạt động thành công hay gọi giai đoạn trưởng thành, thành viên nhóm đương đầu với nhiệm vụ phức tạp, giải bất đồng nội thành công, cấu trúc quan hệ thành viên nhóm bền vững, thành viên nhóm hài lòng thúc đẩy mục đích chung nhóm Cuối giai đoạn chững lại: hồn thành nhiệm vụ, nhóm yêu cầu giải tán, giai đoạn thường thấy rõ nhóm thức khơng thường trực (nguồn: Wiley - Organizational behavior, 7th Edition, p 90, 91, 92) 05 giai đoạn thể rõ trình hoạt động nhóm nhóm cơng ty tơi, phạm vi làm tơi chi lấy ví dụ cụ thể nhóm thiết kế sản phẩm tơi trình bày 05 thành viên đến từ 03 Bộ phận, có khác biết nhiều văn hóa vùng miền (người miền Nam, người miền Trung, người gốc Hoa), độ tuổi (dao động từ 25 đến 38 tuổi), sở trường, trình độ (người trình độ Cao đẳng, người trình độ Đại học, người trình độ Thạc sĩ), tính cách… sau định ngồi lại với thiết kế sản phẩm bảo hiểm Sức khỏe cho đối tượng Nhân viên doanh nghiệp (lần làm việc chung), nội nhóm phát sinh nhiều bất đồng khiến cho người lãnh đạo trực tiếp nhóm mệt mỏi, áp lực Trong thời gian theo kế hoạch vạch nhóm có 02 tháng để hoàn thành sản phẩm mà 02 tuần ngồi bàn luận không thông yêu cầu điều khoản, điều kiện cho sản phẩm Lãnh đạo trực tiếp nhóm yêu cầu tất thành viên viết tất ý tưởng thuộc phạm vi chức công việc Sau đó, theo phân cơng lãnh đạo trực tiếp, thành viên đến từ Bộ phận tiếp thị cần cung cấp thông tin tổng quan thị trường đơn bảo hiểm sức khỏe (các đối thủ cạnh tranh chiếm thị phần nào, tổn thất nào, nhu cầu khách hàng sản phẩm…) sản phẩm nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế loại hình bảo hiểm nên việc cung cấp thông tin thời gian; thành viên Bộ phận thẩm định cấp đơn chịu trách nhiệm đưa ý tưởng liên quan đến phần mềm, việc cài đặt qui trình chuẩn cho việc cấp hợp đồng bảo hiểm, thành viên người làm lâu năm ngành chuyển từ công ty khác sang công ty nên ý tưởng vượt khả công ty bảo hiểm mới, cách trao đổi với lãnh đạo nhóm khơng nhã nhặn tuổi đời lớn hơn; thành viên từ Bộ phận bồi thường yêu cầu đưa yêu cầu cho phần mềm lưu trữ hồ sơ bồi thường, giải bồi thường hệ thống lưu trữ liệu liên quan đến việc bồi thường (mã số đơn bảo hiểm, mã số cho hồ sơ bồi thường, số tiền chi trả bồi thường ngày, tháng, phân loại số tiền chi trả bồi thường theo loại quyền lợi điều trị nội trú, ngoại trú, chăm sóc răng…); thành viên phụ trách điều khoản, điều kiện thành viên định phí bảo hiểm yêu cầu thảo luận đưa dàn ý chi tiết sản phẩm Sau thành viên hoàn thành phần việc giao, tất gửi cho người lãnh đạo trực tiếp Rất nhanh chóng, họp nội nhóm tổ chức, tất thảo luận nhiệm cụ thành viên nhằm đưa giải pháp tốt thỏa đáng Như tơi trình bày trên, phải 02 tuần nhóm đưa quan điểm thống cho sản phẩm qui trình kèm theo Lãnh đạo trực tiếp hiểu rõ tính cách thành viên nhóm: thành viên phụ trách mảng tiếp thị người nóng vội, thiếu kiên nhẫn cần nhắc nhở thành viên phụ trách bồi thường ln trầm tính, cẩn thận, tỉ mỉ, làm việc qui trình, đơi cứng nhắc, thành viên phụ trách mảng thẩm định cấp đơn lại thận trong việc đồng ý nhận “rủi ro” hay từ chối, làm việc chậm, phải thúc giục 02 thành viên phụ trách phần điều khoản, phí lại làm việc hăng hái, xốc vác, chủ động đưa ý kiến hay Vượt qua bất đồng 02 tuần đầu tiên, với giúp đỡ lãnh đạo trực tiếp thành viên hiểu rõ hơn, hiễu rõ công việc kết nhóm hồn thành sản phẩm trước thời hạn 01 tuần Trong buổi mắt sản phẩm, lãnh đạo nhóm lên phát biểu tun dương đích danh thành viên nhóm hồn thành xuất sắc nào, việc thật tạo động lực lớn cho thành viên nhóm gương đáng q cho nhóm khác cơng ty học hỏi Trường hợp thành cơng nhóm thiết kế sản phẩm công ty thật khiến nhóm khác ngưỡng mộ yếu tố dẫn đến thành công chia sẻ Một yếu tố nhóm có người lãnh đạo tuyệt vời, câu nói tâm đắc vị lãnh đạo “Chuyện ổn thôi, giải quyết” hay “Tôi muốn làm cho bạn (thành viên nhóm) trở thành người giỏi tơi” Rõ ràng trình độ chun mơn kinh nghiệm nhân viên công ty không đồng không tốt đối thủ thị trường Yếu điểm lãnh đạo nhóm thiết kế sản phẩm dùng ưu điểm thông qua việc nói rõ mặt hạn chế cơng ty, viên nhóm, giao trách nhiệm rạch ròi, phân cơng phần việc phù hợp với chức khả thành viên, giám sát chặt chẽ, hỡ trợ, quan tâm động viện dẫn tận tình điểm thành viên thiếu kinh nghiệm chưa thể hiểu hết Ví dụ thành viên phụ trách mảng tiếp thị nhóm, vị lãnh đạo nhóm phải ngồi hướng dẫn kĩ cách tiếp cận nguồn để lấy thông tin, cách lên kế hoạch để quảng bá sản phẩm mới; hay thành viên có kinh nghiệm nhiều năm phụ trách mảng thẩm định cấp đơn, vị lãnh đạo chia sẻ hạn chế mà công ty chưa thể đáp ứng yêu cầu thành viên đưa cơng ty có bước khác so với công ty thâm niên thị trường; hay việc quan tâm đến thái độ suy nghĩ thành viên công việc, vạch rõ cho thành viên thấy quyền lợi nhân viên gắn kết với quyền lợi công ty… Bên cạnh thuận lợi hỗ trợ tối đa từ cơng ty, phòng ban, thành viên nhóm có tinh thần học hỏi mới, nhóm hoạt động có khó khăn Với nhóm thiết kế sản phẩm thuộc doanh nghiệp bảo hiểm khó khăn nhiều hơn, lớn Đầu tiên đội ngũ nhóm đa số thiếu kinh nghiệm, thứ đến sản phẩm mà nhóm phụ trách thiết kế sản phẩm cạnh tranh thị trường nên việc đưa sản phẩm cạnh tranh quyền lợi, phí thách thức lớn, khó khăn khơng nhỏ khác biệt tính cách thành viên nhóm Chính khó khăn đơi làm cho nhóm bị mệt mỏi, áp lực Tuy nhiên, thành cơng cuối cho thấy khó khăn bước đệm tạo động lực cho nhóm thực mục tiêu Sau thành cơng nhóm thiết kế sản phẩm, công ty áp dụng mô hình nhóm rộng đạt thành cơng Việc thành lập đội nhóm làm việc hiệu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cá nhân nhân viên Nó giúp cho doanh nghiệp nâng cao dịch vụ, phát triển sản phẩm tốt hơn, định xác hơn, tạo lực lượng lao động khí so với làm việc riêng lẽ, hoàn thành mục tiêu quan trọng, giúp cho nhân viên cảm thấy hòa đồng, gắn kết với nhân viên khác doanh nghiệp, hỗ trợ, học hỏi lẫn nhau, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm cho nhau, thực nhiều cơng việc nhóm, tránh nhàm chán đơi áp lực … Tuy nhiên tồn nhược điểm tốn nhiều thời gian, gây áp lực tuân thủ nhóm, vài thành viên có tính thống trị thảo luận, trách nhiệm mơ hồ Ví dụ xét hiệu làm việc kết quả, định nhóm đưa hiệu cá nhân đưa ra, tính hiệu hiểu tính xác, tính sáng tạo Nhưng hiệu suất định nhóm thấp cá nhân thời gian thu thập thông tin thảo luận Áp dụng đội, nhóm doanh nghiệp phổ biến doanh nghiệp khuyến khích áp dụng rộng rãi Để đạt thành công việc quản lý nhóm làm việc nhằm mang lại hiệu tốt nhất, doanh nghiệp cần tâm nhiều đến khâu tuyển nhân vào công ty, xếp cá nhân vào đội nhóm cho phù hợp với điểm mạnh lực nhân viên Tất nhiên với tư cách nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp phải làm việc với người xương thịt nên cần biết họ mong đợi suy nghĩ gì, họ làm cho bạn, họ làm việc cách tốt (hoặc hiệu nhất), họ e ngại điều gì, họ hy vọng mong ước điều Hơn nữa, người lãnh đạo nhóm cần phải động viên, hướng dẫn cung cấp cho nhân viên phương tiện để làm việc tự quản lý họ; đồng thời phải quản lý tiến trình cơng việc đưa chiến lược cho họ, quan tâm, bên cạnh hỗ trợ họ  ... quản lý đội, nhóm Việc định người phù hợp với mục tiêu nhóm, với thành viên khác nhóm việc khó, việc xếp, quản lý tạo động lực/ thúc đẩy nhóm khó nhiều Theo quan điểm mơ hình phát triển nhóm Tuckman... đội, nhóm mang lại hiệu định, đặc biệt nhóm thức định trở nên hiệu việc thực mục tiêu lãnh đạo cơng ty đề Có thể kể đến vài nhóm: nhóm thiết kế sản phẩm, nhóm tư vấn hỗ trợ giải bồi thường, nhóm. .. hiểm, nhóm làm dự án… Những nhóm Nhóm thức thường trực, có nghĩa nhóm thuộc cấu trúc tổ chức công ty, thực mục tiêu cụ thể dài hạn (nguồn: Wiley Organizational behavior, 7th Edition, p 89) Nhóm