Khóa luận công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ

Văn thư Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu

LỜI CẢM ƠN Tên Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, thực khóa luận, nhận giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệt tình từ phía cán bộ, anh, chị phòng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho tơi khảo sát Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, giúp ích nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu hồn thành khóa luận Với tình cảm chân thành tơi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc sĩ Nguyễn Hữu Danh nhiệt tình, bảo hướng dẫn tơi nhiều suốt thời gian tơi viết khóa luận Cảm ơn gia đình - người thân thương tôi, bạn bè đồng nghiệp ủng hộ, động viên vật chất tinh thần để tơi hồn thành khóa luận Trong q trình thực khóa luận, cố gắng trình độ nhiều hạn chế khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý, bảo thầy, giáo để khóa luận hồn thiện Những ý kiến đóng góp giúp tơi nhận hạn chế, qua tơi có thêm kinh nghiệm, kiến thức hữu ích đường theo đuổi nghiệp Tơi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Trịnh Văn Dương DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ KHXH Khoa học xã hội VTLT Văn thư lưu trữ TC-HC Tổ chức hành VB Văn MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, đơn vị; nơi tiếp nhận, lưu giữ cung cấp thông tin cách nhanh chóng, kịp thời xác quan đơn vị công tác văn thư lưu trữ ln quan tâm, cơng tác quản lý hành thơng qua văn tài liệu Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù đơn vị nghiên cứu khoa học, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị,…là nhiều, đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phòng Viện phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ Trong năm gần đây, cơng tác văn thư, lưu trữ, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung đơn vị trực thuộc Viện nói riêng Tuy nhiên, đứng trước đổi thay to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội, thành tựu khoa học công nghệ tác động mạnh mẽ đến tất quy trình quản lý, bên cạnh cơng tác văn thư, lưu trữ, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thời gian qua tồn tại, hạn chế: Việc chấp hành quy định soạn thảo, ban hành, quản lý văn vấn đề bất cập; Cơng tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực hiệu Thực tế đòi hỏi phải có đổi cách thức tổ chức, quản lý văn thư lưu, lưu trữ nhằm phục vụ hiệu cho hoạt động Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam đòi hỏi cấp thiết thời gian tới Xuất phát từ vai trò tầm quan trọng công tác tổ chức, quản lý VTLT hoạt động quan, tổ chức; tình hình thực tế mà khảo sát thời gian qua Chính tơi định chọn đề tài : ''Công tác tổ chức quản lý Văn thư Lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam - Thực trạng giải pháp '' làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư lưu trữ đề tài khơng q mẻ lại thu hút nhiều quan tâm khơng nhà lãnh đạo mà vấn đề nhà khoa học nhà quản lí Trong phạm vi đề tài, tơi có đề cập đến số cơng trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ nêu sau: - “Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước” tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm - “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” tác giả Tiết Hồng Nga - “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất Hà Nội, 1987 - “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ’’ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất Hà Nội,1990 - Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992 - “Xây dựng, ban hành, quản lí văn cơng tác lưu trữ” tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất trị quốc gia, 1998 Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có số cơng trình nghiên cứu liên quan như: - Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội - “Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Nội vụ” tác giả Hồ Thị Ngọc Hà - “Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 : 2000 vào công tác văn thư Chi cục thuế Hà Nội” tác giả Nguyễn Thị Kiều Yến - Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng” tác giả Huỳnh Thị Hồng Thư Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy thành tựu hạn chế Đề xuất số giải pháp thực thi đem lại hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức lý Văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Nhiệm vụ nghiên cứu Có nhiệm vụ bản: Thứ nhất: Trình bày sở sở lí luận, sở pháp lý cơng tác văn thư - lưu trữ Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Viện Hàn lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế Thứ ba: Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức, quản lý lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nước nói chung Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Là vấn đề lý luận thực tiễn Công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Phạm vi: + Phạm vi khơng gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam + Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ từ năm 2012 đến + Phạm vi nội dung: Khóa luận không tham vọng giải tất vấn đề công tác Văn thư - Lưu trữ theo nghĩa rộng mà tập trung chủ yếu nghiên cứu góc độ tổ chức, quản lý sở, luật, quy chế để xem xét thực trạng tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Giả thuyết nghiên cứu Công tác văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm nhiều hạn chế, khắc phục sớm nâng cao chất lượng công tác này, từ góp phần vào nâng cao hiệu hoạt động chung toàn quan Phương pháp nghiên cứu Trong q trình thực đề tài, tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu chung khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh tổng hợp - Phương pháp vật biện chứng: Dựa quan điểm vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính tốn, luận giải đánh giá vấn đề liên quan tới công tác văn thư lưu trữ quan cách hợp lý - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận thực tiễn trước cơng tác văn thư lưu trữ quan hành nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng - Phân tích, tiếp cận tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập thông tin chọn lọc thông tin cần thiết - Phương pháp vấn: Thu thập thông tin trực tiếp thực tế công tác lưu trữ quan nhằm bổ sung làm rõ thông tin, liệu thu thập - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Cấu trúc dự kiến đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài chia làm Chương: Chương 1: Cơ sở lý luận sở pháp lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm Khi nghiên cứu khái niệm cơng tác văn thư có nhiều quan điểm khác cơng tác này, có hai khuynh hướng là: Một cơng tác văn thư hiểu công tác tổ chức giải quản lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp Hai công tác văn thư đựợc hiểu tồn cơng việc soạn thảo ban hành văn bản, quan, tổ chức, tổ chức quản lý văn quan Cơng tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nhóm nội dung bản: Một là, soạn thảo ( xây dựng ) ban hành văn Nội dung bao gồm: + Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo + Lựa chọn thông tin, tài liệu + Lựa chọn tên loại, xác định thể thức + Xây dựng đề cương thảo + Viết thảo + Duyệt thảo + Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo bảo an toàn hệ thống điện Qua công tác kiểm tra sở rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục sơ quy định nhà nước ngành chế độ nộp lưu bảo quản tài liệu Tiểu kết chương Từ ưu điểm, hạn chế công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Để đáp ứng phương hướng tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày đại, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính, cần phải có đổi mới, có phương án tổ chức, quản lý thiết thực, giải pháp nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế công tác này, nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam 71 PHẦN KẾT LUẬN Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ lại giữ vai trò đặc biệt quan trọng.Văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể khơng riêng cá nhân Muốn làm tốt công tác cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, có nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý, điều hành cách hiệu Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam năm gần có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng u cầu hoạt động quản lý, điều hành Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói chung đơn vị trực thuộc Viện nói riêng Thời gian khảo sát Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam tạo cho hội tốt để vận dụng kiến thức lý luận vào thực tế công việc Tôi thực hành số nghiệp vụ công tác văn phòng, cơng tác văn thư - lưu trữ Ngồi ra, q trình khảo sát giúp tơi học hỏi kinh nghiệm, tác phong thái độ tích cực, trách nhiệm cán Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam cơng việc Nhờ vậy, tơi tích lũy nhiều kinh nghiệm q báu phục vụ cơng việc tương lai Qua xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho khảo sát thực tế quan nhà nước học hỏi kiến thức thực tế mà ngồi ghế nhà trường khơng thể lĩnh hội hình dung hết 72 Trong q trình khảo sát, tơi nhận quan tâm, giúp đỡ lãnh đạo Văn phòng, bảo nhiệt tình anh, chị Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam giúp tơi hồn thành khóa luận Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Hữu Danh - giảng viên hướng dẫn làm khóa luận tập thể đội ngũ Giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội truyền đạt cho kiến thức để tơi hồn thành khóa luận 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Luật số 01/11/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội Luật lưu trữ; Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/6/2015 Quốc hội Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định 58/2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định 145/2013/NĐ - CP Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ - CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; 6.Thơng tư 07/2012/TT - BNV hướng dẫn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; SÁCH VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO KHÁC 10.Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Ths Triệu Văn Cường - Trần Như Nghiêm(2006), soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ 11 Nghiệp vụ công tác văn thư - NXB Thông tin Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội 12 PGS.Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 74 13 Ths Triệu Văn Cường - Trần Như Nghiêm(2006), soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ 14 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ, NXB Giao thơng vận tải, Hà Nội 15 Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội MỘT SỐ LINK WEB 16 http://www.vass.gov.vn/Pages/Index.aspx (Trang web thức Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam) 17 http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban? class_id=1&mode=detail&document_id=162373 http://doc.edu.vn/tai-lieu/luan-van-mot-so-bien-phap-nham-nang-caohieu-qua-cong-tac-van-thu-luu-tru-tai-cong-ty-xang-dau-hang-khong-vietnam-31948/ 75 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Quy trình ban hành văn Quy trình giải văn đến Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Một số hình ảnh sở vật chất Quy chế văn thư lưu trữ Quyết định ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn lâm KHXH Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Quy trình ban hành văn B1.Xác định mục đích, nội dung hình thức văn B2 Thu thập thơng tin B3 Lấy ý kiến đóng góp B4 Viết thảo B5: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày B6: Trình ký văn bản, đóng dấu văn B7: Phát hành lưu văn Quy trình giải văn đến Bước Kiếm tra văn đến Bước 2: Đóng dấu đến Bước 3: Đăng ký văn đến Bước 4: Trình văn xin ý kiến lãnh đạo Bước Chuyển giao văn đến Bước Đôn đốc, theo dõi việc giải văn đến Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp Kiểm tra, xem xét, góp ý hồn chỉnh thảo Phê duyệt Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức kỹ thuật trình bày văn Xem xét, định Đăng ký văn vào phần mềm quản lý Ghi số, ngày tháng, đóng dấu Một số hình ảnh sở vật chất làm thủ tục ban hành ... kết công tác văn thư, lưu trữ Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư, lưu trữ 1.2 Cơ sở pháp lý • Hệ thống văn công tác văn thư, lưu trữ Để thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ, việc ban hành văn quản. .. cơng tác lưu trữ, ban hành văn quản lý, triển khai thực công tác lưu trữ kiểm tra đánh giá kết công tác lưu trữ + Tổ chức phận làm công tác lưu trữ quan, tổ chức Để quản lý thực công tác lưu trữ. .. vấn đề lý luận thực tiễn Công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam - Phạm vi: + Phạm vi khơng gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Viện