Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong công ty TNHH thương mại Tân Á Châu.doc

Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong công ty TNHH thương mại Tân Á Châu

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, trước sự phát triển của nền kinh tế thịtrường, nhất là sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã không ngừng đổi mới,mở rộng quan hệ thương mại hợp tác kinh tế phát triển với nhiều nước trongkhu vực và trên thế giới Đi cùng sự mở rộng nền kinh tế là sự thay đổi củakhung pháp chế Hiện nay, pháp luật Việt Nam đang cố gắng tạo ra sân chơibình đẳng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế Nhànước không còn bảo hộ cho các doanh nghiệp như trước đây nữa Việc nàytạo ra những cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế nhưngcũng lại đặt ra những thách thức mới đối với doanh nghiệp Để tồn tại và pháttriển ổn định trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao tính tự chủ,năng động sáng tạo, để tìm ra phương thức kinh doanh có hiệu quả cao nhất,nghĩa là phương án kinh doanh mà tiết kiệm chi phí, đem lại lợi nhuận cao, từđó tạo cho doanh nghiệp sức cạnh tranh tốt trên thị trường

Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là những chỉ tiêu chất lượngphản ánh đích thực tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây làba nhân tố quan hệ biện chứng với nhau, phản ánh tình hình hoạt động củadoanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Bất cứ một doanh nghiệp nào cũngđặt doanh thu thực hiện cao nhất với chi phí thấp nhất để thu được kết quả caonhất Vấn đề quan trọng là làm thế nào để đạt tối đa hiệu quả kinh doanh, lợinhuận thu về là cao nhất trong khi thị trường đầy rẫy những cạm bẫy, rủi ro.Đây cũng là câu hỏi mà các nhà quản lý doanh nghiệp phải suy nghĩ Để kinhdoanh có hiệu quả đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải lựa chọn cácphương án kinh doanh tối ưu để nắm bắt, tận dụng được các cơ hội kinhdoanh Muốn vậy thì phải tổ chức quản lý, kiểm soát chặt chẽ các khoản chiphí, doanh thu.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí, doanh thuvà xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp, cùng việc vận dụng lýluận được học tập tại trường kết hợp với thực tế thu nhận được từ công tác kếtoán tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu, đặc biệt là được sự giúp đỡnhiệt tình của PGS.TS Nguyễn Năng Phúc, cùng các cán bộ công nhân viên

trong công ty, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu vàxác định kết quả kinh doanh trong Công ty TNHH thương mại Tân ÁChâu'' để nghiên cứu và viết chuyên đề của mình

Nội dung chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý kế toán chi phí, doanh thu và

xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu.

Chương II: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả

Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí,

doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại TânÁ Châu.

CHƯƠNG I:

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI PHÍ, DOANH THU VÀXÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU

1.1 Đặc điểm doanh thu, chi phí của Công ty TNHH thương mại TânÁ Châu

1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH thươngmại Tân Á Châu:

- Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU

- Trụ sở chính Công ty: Số 50, Quan Nhân, Tổ 44 Trung Hòa, Cầu Giấy,Hà Nội.

- Văn phòng giao dịch: Số 51, Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội.- Tel: (04).35638744 Fax: (04).35638744

- Số tài khoản: 17001485 1000 217

Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu là doanh nghiệp được thành lậpvà hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007847 do SởKế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 28 tháng 2 năm 2003

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là:- Kinh doanh mỹ phẩm, hoá chất, trang thiết bị y tế.- Kinh doanh, mua bán tư liệu sản xuất tiêu dùng.- Sản xuất và buôn bán dược phẩm.

Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh khác, Công ty TNHHthương mại Tân Á Châu có một quá trình phát triển không ngừng để tồn tại vàkhẳng định vai chò của mình trong nền kinh tế Trước kia từ khi mới thànhlập, Công ty chuyên mua bán, kinh doanh mỹ phẩm, tư liệu sản xuất tiêudùng, các loại thuốc tân dược do các xí nghiệp dược trong nước sản xuất Đốitượng kinh doanh chủ yếu là các đại lý, công ty dược vừa và nhỏ Hiện nay,

các mặt hàng của Công ty ngày càng phong phú, đa dạng và đầy đủ các chủngloại về thuốc Bên cạnh đó, các nguồn hàng thuốc quý hiếm cũng được chútrọng khai thác, thị trường hoạt động của Công ty ngày càng mở rộng.

Tuy nhiên, hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu đem lại doanh thucho Công ty là kinh doanh dược phẩm, trang thiết bị y tế

1.1.2 Đặc điểm doanh thu của Công ty TNHH thương mại Tân Á

Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh khác, Công ty TNHHthương mại Tân Á Châu có một quá trình phát triển không ngừng để tồn tại vàkhẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế Trước kia từ khi mới thành lập,Công ty chuyên mua bán, kinh doanh các loại thuốc tân dược do các xí nghiệpdược trong nước sản xuất Đối tượng kinh doanh chủ yếu là các đại lý, côngty dược vừa và nhỏ Hiện nay, các mặt hàng của Công ty ngày càng phongphú, đa dạng và đầy đủ các chủng loại về thuốc Bên cạnh đó, các nguồn hàngthuốc quý hiếm cũng được chú trọng khai thác, thị trường hoạt động củaCông ty ngày càng mở rộng Từ năm 2005 công ty bắt đầu trực tiếp nhậpkhẩu nhiều loại dược phẩm và phân phối cho các công ty dược phẩm khác,các bện viện tại nhiều tỉnh thành trong nước

Doanh thu chính của Công ty là doanh thu bán dược phẩm, trang thiết bịy tế.Tuy nhiên, hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu đem lại doanh thucho Công ty là kinh doanh dược phẩm, mặt hàng này luôn có doanh thu chiếmtừ 92-95% doanh thu của công ty.

Bên cạnh đó, công ty còn phát sinh doanh thu hoạt động tài chính vàdoanh thu khác Doanh thu hoạt động tài chính của công ty là lãi tiền gửi tạicác ngân hàng công ty mở tài khoản giao dịch Công ty không tham gia cáchotạ động đầu tư tài chính khác Doanh thu khác gồm doanh thu khi thanh lýtài sản cố định là các máy móc, thiết bị đặc thù sử dụng phục vụ việc kinh

doanh mặt hàng dược phẩm, các khoản thu do được bồi thường về hợp đồngkinh tế

Để có cái nhìn toàn diện và tổng thể về Công ty, chúng ta có thể xemnhững con số mà Công ty đã đạt được trong những năm gần đây qua bảng kếtquả hoạt động kinh doanh.

Biểu 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh

Đơn vị tính: VND

1 Doanh thu thuần

24.544.566.000

36.622.875.000

43.728.454.200 2 Giá vốn hàng bán

20.324.556.128

30.697.319.915

36.967.694.125 3 Lợi nhuận gộp

4.220.009.872

5.925.555.085

6.760.760.075 4 Doanh thu hoạt động

58.213.742

67.086.215

98.015.463 5 Chi phí hoạt động TC

128.753.648

147.986.245

112.175.046 6 Chi phí bán hàng

1.198.093.900

1.553.285.997

1.815.299.319 7 Chi phí QLDN

987.810.785

1.377.752.558

1.561.586.828 8 Lợi nhuận thuần từ

hoạt động kinh doanh

1.963.565.280

2.913.616.500

3.369.714.345 9 Lợi nhuận khác -

16.213.500

8.798.000 10 Lợi nhuận trước

1.963.565.280

2.929.830.000

3.378.512.345 11 Thuế TNDN nộp NS

542.238.278

820.352.400

541.239.660 12 Lợi nhuận sau thuế

1.421.327.002

2.109.477.600

2.787.272.685 Tuy mới thành lập và kinh nghiệm còn ít nhưng Công ty TNHH thươngmại Tân Á Châu đã ngày càng khẳng định mình trên thị trường Với sự tăng

trưởng mạnh trong các chỉ tiêu kinh tế ở trên, ta thấy kết quả kinh doanhCông ty đã đạt được tương đối tốt

Tổng doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng hơn 12 tỷ đồng đánhdấu bước phát triển mở rộng thị trường, năm 2009 được coi là thời điểm khókhăn của nền kinh tế, doanh thu của Công ty vẫn tăng hơn 7 tỷ đồng so vớinăm 2008 Đây được coi là một bước tiến vượt bậc của Công ty trong côngcuộc xây dựng và phát triển về lâu dài Điều đó chứng tỏ những chính sáchkinh doanh của Công ty đưa ra và áp dụng mang chiều hướng đúng đắn, gópphần lớn vào thành công của Công ty.

Song song với việc tăng doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng tăng quacác năm Cụ thể, lợi nhuận trước thuế của năm 2009 tăng hơn 1 tỷ đồng sovới năm 2008, tăng gần 2 tỷ đồng so với năm 2007

1.1.3 Đặc điểm chi phí của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu:

Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu là công ty chuyên kinh doanh,phân phối các sản phẩm dược phẩm thuần tuý Chi phí của công ty bao gồmgiá vốn hàng dược phẩm bán ra; Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp; Chi phí hoạt động tài chính; Chi phí khác Trong đó chi phí giá vốnhàng dược phẩm bán ra chiếm tỷ trọng lớn từ 88-92 % trong tổng chi phí

1.2 Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty TNHH thươngmại Tân Á Châu.

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty:

Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu là một công ty dược phẩm, hạchtoán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân Công ty tiến hành hoạt động kinhdoanh của mình trên phạm vi cả nước Công ty tham gia vào việc cung ứng tấtcả các chủng loại thuốc của mình vào khoa dược của các bệnh viện, phòngkhám, nhà thuốc trong nước.

Bộ mỏy quản lý của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức trực tuyếnchức năng, liờn hệ giữa cỏc bộ phận với nhau là liờn hệ chức năng cũn liờn hệgiữa cỏc cấp là liờn hệ trực tuyến.

Ưu điểm của hỡnh thức tổ chức bộ mỏy này là bờn cạnh những nhà lónhđạo chỉ huy trong Cụng ty cũn cú những bộ phận tham mưu về chuyờn mụntrợ giỳp cho cỏc quyết định đưa ra ớt sai sút và nhầm lẫn

Sơ đồ 1.1: Bộ mỏy quản lý Cụng ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu

Trong đú:

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp số liệu

KhoGiao

nhận hàngGiám sát

bán hàngPhòng

kiểm soát kiểm tra chất l ợng

Phòng Hành chính - kế toán

Phòng Kinh doanh

Hội đồng thành viên

Ban giám đốc

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công tác quản lýdoan thu, chi phí tại công ty TNHH thương mại Tân Á Châu:

Hội đồng thành viên:

Là những thành viên sáng lập ra Công ty, có đầy đủ mọi quyền hànhquyết định mọi vấn đề có liên quan đến quá trình hoạt động và phát triển củaCông ty Định kỳ tổ chức họp nhằm tổng kết kết quả các hoạt động của côngty, đưa ra phương hướng phát triển công ty Hội đồng thành viên có thể tổchức họp bất thường khi cần giải quyết các vấn đề quan trọng phát sinh liênquan đến hoạt động của công ty

Ban Giám đốc: Gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc

Giám đốc: Là người có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực dược và

có khả năng lãnh đạo

- Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày củaCông ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện cácquyền và nghĩa vụ của mình.

- Thực hiện các quyền được giao một cách trung thực, cẩn trọng tốt nhấtnhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty, thông báo kịp thời mọihoạt động của Công ty lên hội đồng thành viên Trung thành với lợi ích củaCông ty, không sử dụng thông tin bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công tyvào mục đích khác.

- Giám đốc là người ra quyết định và chịu trách nhiệm trong các vấn đề:Nhập hàng hoá, giá cả, chất lượng sản phẩm, thoả thuận ký kết các hợp đồngmua bán đồng thời quyết định về vấn đề tổ chức nhân sự, thiết lập hệ thốngphân phối sản phẩm, quy định chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban phùhợp với tổ chức của công ty và hợp pháp.

Phó giám đốc:

Là dược sỹ đại học, do Giám đốc Công ty bổ nhiệm có sự than gia củahội đồng thành viên Phó giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công tác trướcGiám đốc Công ty.

Phó giám đốc điều hành: thay mặt giám đốc giải quyết các khâu trongphân phối sản phẩm, trực tiếp điều hành hoạt động của công ty theo hướng đãđịnh giải quyết các vấn đề khác do giám đốc uỷ quyền.

Phó giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm trong công tác tổ chức quản lýtài chính, cân đối tài chính phù hợp với nhu cầu hoạt động của công ty.

Phòng kiểm soát kiểm tra chất lượng:

- Nhân viên kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc phải có trình độ dượcsỹ trung học trở lên Có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm tra, kiểmsoát chất lượng thuốc.

- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về lĩnh vực kiểm tra,kiểm soát chất lượng thuốc.

- Xây dựng và lập kế hoạch kiểm tra kiểm soát chất lượng thuốc

- Báo cho Ban Giám đốc Công ty về chất lượng thuốc tại kho và trên thịtrường.

- Xem xét các phản hồi từ phía khách hàng về chất lượng thuốc củaCông ty.

- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về uy tín của nhà sản xuất, tiêuchuẩn chất lượng thuốc dự định nhập.

- Giám sát điều kiện bảo quản thuốc tại kho và trong quá trình vậnchuyển.

- Đôn đốc và theo dõi các quá trình nhập, xuất, phân phối vận chuyểnthuốc

- Giám sát thủ kho thuốc, nhân viên giao nhận thực hiện đúng nguyêntắc bảo quản, vận chuyển thuốc.

- Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên bộ phận kinh doanh

Phòng hành chính - kế toán:

- Giúp Giám đốc xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính, cân đốihuy động nguồn vốn phục vụ kinh doanh, tham mưu xây dựng các quy chếkiểm soát nội bộ về tài chính - kế toán thống kê trong Công ty phù hợp vớichính sách quy định của Nhà nước

- Tổ chức công tác kế toán thống kê theo quy định của kế toán và lập báocáo quyết toán, thống kê hàng tháng, quý, năm

- Kiểm kê, kiểm soát việc thực hiện các chế độ hạch toán, chế độ quản lýkinh tế, vật tư, tiền vốn, đảm bảo sử dụng chúng một cách hợp lý, tiết kiệm,đúng mục đích để đạt hiệu quả kinh tế cao

- Tổ chức kiểm tra giám sát việc hạch toán các khoản chi phí và mọi hoạtđộng kinh tế của Công ty.

Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập, bảo quản thuốc theo quy định, điều

tiết nhân viên bán hàng và điều vận theo đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh.Theo dõi, báo cáo xuất, tồn hàng hóa hàng tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầucủa Ban Giám đốc, bộ phận kinh doanh.

Giao nhận hàng:

Lập lịch trình đường đi, phân loại hàng, nhận phiếu xuất hàng từ kế toán,đóng gói thuốc theo đúng quy định, giao thuốc đến các địa điểm đặt hàng, kýđơn giao nhận hàng

STTTên hàng hóa,

Đơn giá(đồng)

Thành tiền(đồng)

Liên 1: Lưu tại quyển.

Liên 2: Giao cho khách hàngLiên 3: Do phòng kế toán lưu giữ.

+ Đối với hoạt động bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng: khi kháchhàng thanh toán qua ngân hàng, công ty sẽ nhận được giấy Báo Có do ngânhàng gửi đến Căn cứ vào giấy báo có, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máyđể theo dõi công nợ.

Biểu số 2.3:

VCB GIẤY BÁO CÓ Số: 0029002 Ngày 15/12/2009

Khoa dược Bệnhviện Bạch Maithanh toán tiền 500

* Tổ chức tài khoản kế toán:

Để phản ánh doanh thu bán hàng tại Công ty, kế toán sử dụng tài khoản511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Để quản lý chi tiết hơn, phục vụ yêu cầu quản trị, Công ty tiến hành mãhóa chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 Trong đó:

Tài khoản cấp 2 Công ty sử dụng theo quyết định số 15/QĐ - BTC banhành ngày 20/03/2006: TK511 - Doanh thu bán hàng.

Kính gửi: Công ty TNHH thương mạiTân Á Châu

Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thôngbáo: TK của quý khách đã được ghi cóvới nội dung sau:

Tài khoản cấp 3: Công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 3 theo từng loạihình hoạt động kinh doanh, cụ thể:

TK 511.1 - Doanh thu bán các loại Dược phẩmTK 511.2 - Doanh thu bán hoá chất, thiết bị y tế.TK 511.3 - Doanh thu bán tư liệu sản xuất tiêu dùng.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 131, TK3331,

Để khai báo, mã hóa tài khoản, tại giao diện của chương trình, kế toánchọn “Danh mục từ điển” → “danh mục tài khoản” và tiến hành khai báo.

* Quy trình nhập liệu:

+ Đối với trường hợp cung cấp hàng hoá chưa thu tiền: tức là trong

trường hợp dịch vụ mới hoàn thành một phần hoặc đã hoàn thành nhưng chưađến thời hạn thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng, kế toán căn cứ vào“Biên bản giao nhận” tiến hành lập hóa đơn GTGT thành 3 liên.

Lúc này đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá, vì vậycăn cứ vào liên 3 hóa đơn GTGT, kế toán công nợ phải thu tiến hành nhập sốliệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 131 - Tổng số tiền phải thanh toán Có TK 5113 - Doanh thu chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.

Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem ví du sau:

Ngày28/12/2009 có hoá đơn xác định được số tiền 100 ống Jeil Bra màCông ty TNHH thương mại Tân Á Châu cung cấp cho Nhà thuốc bệnh viênLão Khoa Trung ương là 12.500.000 đồng (đã bao gồm 5% VAT), kế toántiến hành lập hóa đơn số 0029001 (biểu số 01), trên cơ sở đó nhập liệu vàomáy với những nội dung sau:

+ Đối với trường hợp cung cấp hàng hoá thu bằng tiền mặt:

Trường hợp này chủ yếu là đối với những nhà thuốc tư nhân

Phòng kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lập hóa đơnGTGT, khách hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền mặt Kế toán côngnợ sẽ chuyển hóa đơn cho kế toán thanh toán viết phiếu thu Căn cứ vào phiếuthu kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản:

Nợ TK 1111 - Tổng số tiền phải thanh tóan

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộpĐể hình dung một cách cụ thể ta xét ví dụ sau:

Ngày 09/12/2009, Khoa dược Bệnh viện Bạch Mai đã mua sản phẩm JeilBra của Công ty với chi phí là 62.500.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT,thuế suất 5%) Kế toán viết hóa đơn số 0029002 và Báo Có của Ngân hàng(biểu số 2.3).

Căn cứ vào phiếu thu số 95 kế toán tiến hành nhập vào máy với nhữngnội dung sau:

TK Có: 5111 59.523.810

Thuế suất: 5%.

+ Đối với trường hợp cung cấp sản phẩm thu bằng tiền gửi ngân hàng:

Trường hợp này chủ yếu xảy ra đối với những hoá đơn có giá trị lớn, vớinhững bệnh viện ở tỉnh xa.

Trong những trường hợp này đã đủ điều kiện ghi nhận ngay doanh thu,vì vậy phòng kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng lập hóa đơn GTGT.Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản Sau khi khách hàngthanh toán sẽ nhận được GBC của ngân hàng, căn cứ vào đó kế toán tổng hợpthanh toán tiến hành nhập liệu theo định khoản:

Căn cứ vào giấy báo có kế toán tổng hợp, thanh toán tiến hành nhập liệuvào máy để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá với những nội dung sau:

* Kết xuất thông tin về doanh thu cung cấp dịch vụ:

Sau khi nhập xong số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu vàosổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 (biểu số 2.5), sổ Nhật ký bán hàng (biểu số2.4) và các sổ liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 131,

Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại cửa sổlàm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ “kế toán tổng hợp” → sổkế toán theo hình thức nhật ký chung → sổ cái của một tài khoản.

Chọn TK 511, thời gian → máy sẽ đưa ra sổ cái TK 511

Tại công ty TNHH thương mại Tân Á Châu sử dụng phần mềm kế toánđể thực hiện ghi sổ sách theo hình thức Nhật ký chung Khi phát sinh cácnghiệp vụ về mua hàng, bán hàng kế toán nhập số liệu vào phần mềm kếtoán bằng các định khoản và chọn các đối tượng liên quan đến nghiệp vụ phátsinh Sau khi nhập số liệu sẽ được thể hiệẩptên sổ Nhật ký chung và tự độngchuyển sang các sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ phátsinh.

Tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu có sử dụng hai sổ Nhật kýđặc biệt là sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký bán hàng Các nghiệp vụ phátsinh liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng được

Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

22/11/2009 HHOA2 0035005Bệnh viện 354Xuất bán – Kho 01 131511/3331110.400.00022/11/2009 HHOA2 0035006Bệnh viện Tràng AnXuất bán – Kho 01 131511/333110.500.00023/11/2009 HHOA2 0035007Bệnh viện 198Xuất bán – Kho 01 131511/3331530.937.84625/11/2009 HHOA2 0035008Bệnh viện 103Xuất bán – Kho 131511/333135.202.20026/11/2009 HHOA2 0035009Bệnh viện Huyết HọcXuất bán – Kho 01 111511/333110.500.000

15/12/2009 HHOA2 0098003Bệnh viện Tim MạchXuất bán – Kho 01 112511/33316.500.00016/12/2009 HHOA2 0098004Bệnh viện Không QuânXuất bán- Kho 01650.000

31/12/2009 HHOA2 00978006 Bệnh viện Thanh NhànX Xuất bán – Kho 01 131511/333189.742.000

Biểu số 2.5: Sổ cái TK 5113

SỔ CÁI

Số hiệu TK: 511

Tên TK: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Số dư đầu kỳ

27/10/2009 HHOA2 24716 Xuất bán-Kho 01- Bệnh viện Dự án Liễu TPHCM131248.094.00028/10/2009 HHOA2 24717 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Lão Khoa TW11111.904.76228/10/2009 HHOA2 24718 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Bạch Mai13159.523.81031/10/2009 HHOA2 24719 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Đa khoa Đức Giang1115.500.000

29/11/2009 HHOA2 29614 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 354131110.400.00029/11/2009 HHOA2 29615 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Tràng An111110.500.00030/11/2009 HHOA2 29616 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 198131530.937.84630/11/2009 HHOA2 29617 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện 10313135.202.200

20/12/2009 HHOA2 32471 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Huyết Học 13111.500.00021/12/2009 HHOA2 32472 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Tim Mạch1116.500.00031/12/2009 HHOA2 32473 Xuất bán – Kho 01 – Bệnh viện Thanh Nhàn13189.742.00031/12/2009 HHOA2 TH 26 Kết chuyển doanh thu thuần91111.553.492.442

Tổng số phát sinh trong kỳ11.553.492.44211.553.492.442

2.2 Tổ chức kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Hoạt động chính của Công ty là buôn bán kinh doanh, nên Công ty cócác khoản giảm trừ doanh thu sau: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại.

2.2.1 Kế toán chiết khấu thương mại:

Công ty sử dụng tài khoản 521 để phản ánh khoản chiết khấu thươngmại Tài khoản này Công ty sử dụng để phản ánh khoản chiết khấu thươngmại mà Công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việcngười mua hàng đã mua hàng hóa với khối lượng lớn và theo thỏa thuận bênbán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (đã ghi trên hợpđồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết kinh tế mua, bán hàng).

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 521 - Chiết khấu thương mại.Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho kháchhàng.

Bên Có: Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mạisang TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanhthu thuần của kỳ báo cáo.

Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại không có số dư cuối kỳ.

* Quy trình nhập liệu:

Khi khách hàng đủ điều kiện ghi nhận chiết khấu thương mại, căn cứ vàođơn hàng cuối cùng của khách hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT, giábán trên hóa đơn ghi giảm đúng theo phần chiết khấu thương mại khách hàngđược hưởng đồng thời giảm cả phần thuế GTGT phải nộp, kế toán tiến hànhđịnh khoản:

Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 333111 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 131,

Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào ví dụ sau:

Ngày 09 tháng 12 năm 2009, Bệnh viện Bạch Mai có đơn đặt hàng số0078850 tại sổ sách phòng kinh doanh theo dõi, Bệnh viện Bạch Mai đã đủlượng hàng mua được hưởng chiết khấu thương mại 10%, đơn hàng với sốtiền là: 62.500.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 5%), kế toán tiến hành lậphóa đơn GTGT 0029001 (Biểu số 1), trên cơ sở đó nhập liệu vào máy vớinhững nội dung sau:

Cuối kỳ kết chuyển số chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho ngườimua phát sinh trong kỳ báo cáo sang tài khoản Doanh thu bán hàng và cungcấp dịch vụ:

Nợ TK 511 - 5921381 Có TK 521 - 5921381

Sau khi nhập xong số liệu vào máy, máy sẽ tự động cập nhật số liệu vàosổ nhật ký chung, sổ Cái TK 521, TK 511, sổ chi tiết TK 33311 và các sổkhác có liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ Cái TK 131,

Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại của sổlàn việc của chương trình chon phân hệ nghiệp vụ “Kế toán tổng hợp” → sổkế toán theo hình thức nhật ký chung → sổ Cái của một Tài khoản.

Chọn TK 521, thời gian → máy sẽ đưa ra sổ Cái TK 521

Tương tự với sổ chi tiết và sổ Nhật ký chung.

2.2.2 Kế toán giảm giá hàng bán:

Kế toán dùng tài khoản 532 - “Giảm giá hàng bán” để phản ánh khoảngiảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bántrong kỳ kế toán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua, dohạn sử dụng của thuốc tân dược không còn dài Công ty quyết định giảm giácho khách hàng để tránh tồn thuốc hết hạn.

Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ cho việc chấp thuậngiảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn GTGT.

Trong kỳ kế toán, giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánhvào bên Nợ của TK 532 “Giảm giá hàng bán” Cuối kỳ kế toán, trước khi lậpbáo cáo tài chính thực hiện kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sangTK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thuthuần thực hiện trong kỳ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 532 - Giảm giá hàng bán

Bên Nợ: Các khản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàngdo hàng kém phẩm chất (ở Công ty là thuốc gần hết hạn, hạn dùng ngắn) hoặcsai quy cách trong hợp đồng nguyên tắc.

Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang TK 511“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.

Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ.

* Quy trình nhập liệu:

Khi có quyết định của Công ty về việc giảm giá hàng bán cho người muavề số lượng hàng đã bán do kém phẩm chất (hạn sử dụng ngắn), sai quy cáchhợp đồng:

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (theo giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 333111 - Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bánphải giảm giá)

Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của hàng bán bị trả lại (Tính theođúng đơn giá bán ghi trên hóa đơn) Các chi phí khác phát sinh liên quan đếnviệc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào TK642.9 - Chi phí bán hàng.

Trong kỳ, giá trị của sản phẩm hàng hóa bị trả lại được phản ánh vào bênNợ TK 531 “Hàng bán bị trả lại” Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lạiđược kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đểxác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo Hàng bán bị trả lại được nhập khohàng hóa và xử lý theo chính sách tài chính hiện hành hoặc kho biệt trữ theoquy định của ngành Dược về việc xử lý hàng kém phẩm chất.

* Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 531 – Hàng bán bị trảlại

Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm hàng hóa bị trả lại, kế toán phảnánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 156 - Hàng hóa

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán

Đồng thời kế toán tiến hành thanh toán với người mua hàng số tiền củahàng bán bị trả lại:

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có VAT)

Nợ TK 33311 - Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trảlại)

* Nội dung giá vốn hàng bán:

Do Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm nên sau khixác định được doanh thu bán hàng đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu;để đảm bảo nguyên tắc phù hợp, khi ghi nhận doanh thu kế toán đồng thời ghinhận giá vốn tương ứng cho khối lượng giao dịch cung cấp dịch vụ hoànthành trong kỳ.

Giá vốn ở đây là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến sản phẩmcung cấp hàng hoá, bao gồm:

Chi phí nhân viên.

Chi phí nguyên vật liệu.Chi phí vận chuyển bốc vác.Chi phí kho bãi

* Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh giá vốn của công ty, kế toán sử dụng TK 632.Công ty mở sổ chi tiết của tài khoản này cho từng mặt hàng.

- Tài khoản 632 (Jeil bra): Trị giá vốn hàng bán của thuốc Jeil bra

- Tài khoản 632 (Lazocolic): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốcLazocolic

- Tài khoản 632 (Pentafex): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm Petafex;- Tài khoản 632 (Thyamin): trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốcThyamine

- Tài khoản 632 (Lepbos): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốcLepbos

- Tài khoản 632 (Fexim): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốcFexim

- Tài khoản 632 (Fastopas): Trị giá vốn hàng bán của sản phẩm thuốcFastopas

* Chứng từ sử dụng:

Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến giá vốn kế toán sửdụng các chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếuchi,

* Quy trình nhập liệu:

Căn cứ vào các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếuchi , kế toán tiền hành nhập liệu tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quanđến giao dịch cung cấp dịch vụ Đến cuối kỳ, khi đã xác định được doanh thucung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển các khoản chi phí

tương ứng đã chi ra sang giá vốn mà không kết chuyển sang TK 154, đồngthời kết chuyển giá vốn hàng bán từ TK 632 để xác định kết quả kinh doanhtheo định khoản:

Nợ TK 632 Có TK 156.Nợ TK 911 Có TK 632.

Tại màn hình giao diện kế toán chọn phân hệ “kế toán tổng hợp”, chọnmục “cập nhật số liệu” → bút toán kết chuyển tự động.

Màn hình phân bổ kết chuyển

Đánh dấu vào các mục chọn tên bút toán là: K/c giá vốn

Sau đó nhấn F4 và chọn thời gian để tạo các bút toán kết chuyển.

Máy sẽ tự động kết chuyển và đưa số liệu vào các sổ kế toán như: sổ cáiTK 632 và các sổ liên quan khác.

Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại cửa sổlàm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ “kế toán tổng hợp” → sổkế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ → sổ cái của một tài khoản.

Chọn TK 632 Chọn thời gian Nhấn “nhận” → sổ cái

SỔ CÁI

TK 632 - Giá vốn hàng bánQuý 4/2009

Ngày_ctMã_ctSố_ctDiễn giảiTK dưPs_nợPS_có

Số phát sinhtrong kỳ01/10/09HHOA224716

Bán hàng choBệnh việnNhiệt Đới

220.777.72230/12/09HHOA224717 Bán hàng cho

Bệnh viện 354 35.568.040………….

31/12/09HHOA224718 Bán hàng cho

Bệnh viện 198 54.575.360Kết chuyển

2.4.1 Nội dung chi phi bán hàng:

Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh phục vụ cho hoạtđộng quản lý chung toàn doanh nghiệp như:

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bánhàng.

- Chi phí vật liệu xuất dùng cho bán hàng toàn Công ty

- Chi phí về dụng cụ đồ dùng văn phòng dùng cho công tác bán hàngtoàn Công ty.

- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng.

- Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ chung cho việc bán hàng như: tiềnđiện, nước, điện thoại,

* TK sử dụng:

Để tập hợp chi phí bán hàng toàn Công ty, kế toán sử dụng TK 641 Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản chi phí theo nộidung chi phí phát sinh, kế toán sử dụng các tiểu khoản để chi tiết các khoảnchi phí bán hàng của doanh nghiệp như sau:

TK 6411: chi phí nhân viên bán hàng.TK 6412: chi phí vật liệu bán hàng.TK 6413: chi phí đồ dùng bán hàngTK 6414: chi phí khấu hao TSCĐTK 6415: thuế, phí, lệ phí.

Nợ TK: 642Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Thanh Mai

Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội.

Lý do chi: chi tiền lương cho nhân viên bán hàng.Số tiền: 4.500.000 (viết bằng chữ):