THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT tại CÔNG TY cổ PHẦN văn PHÒNG PHẨM hải PHÒNG (HPS)

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HẢI PHÒNG (HPS) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HẢI PHÒNG (HPS) .2 Giới thiệu chung 2 Sơ đồ tổ chức máy quản lý .3 Sản phẩm cơng ty 4 Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công nghệ thông tin II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TY Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức Trình độ cơng nghệ thơng tin công ty HPS III PHÂN TÍCH SWOT VỀ ỨNG DỤNG CNTT .6 Điểm mạnh Điểm yếu Cơ hội Thách thức .7 IV SO SÁNH VỚI CÁC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH TRONG CÙNG LĨNH VỰC Ứng dụng cơng nghệ thơng tin Văn Phòng Phẩm Hồng Hà Ứng dụng cơng nghệ thơng tin Văn Phòng Phẩm Hải Tiến Ứng dụng công nghệ thông tin công ty giấy Tiến Thành V KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC RÚT RA TỪ CÁC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH 10 VI GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CNTT VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC CỤ THỂ .10 Giải pháp cho việc ứng dụng CNTT 10 Chiến lược ứng dụng CNTT Thương mại điện tử .11 VII KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ MỤC TIÊU CỤ THỂ 13 Các nguồn lực để thực 13 Tiến hành thực hiện: 13 KẾT LUẬN 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ Thông tin (CNTT) kết nối người khắp Thế giới Những tiến không ngừng Truyền thông CNTT kết nối kinh tế, văn hóa, đem lại cho người thành tựu Văn hóa - Xã hội, Giáo dục Thương mại Trong kinh tế thị trường nay, ứng dụng công nghệ thông tin việc quản trị hệ thống thơng tin đóng vai trò vơ quan trọng cho nhà quản lý tổ chức cho phát triển doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệ thông tin thương mai điện tự cách hiệu đem lại lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Sớm nhận thấy tầm quan trọng công nghệ thông tin doanh nghiệp, Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hải phòng sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Dưới đây, xin giới thiệu chung công ty ứng dụng công nghệ thông tin mà công ty áp dụng Bên cạnh đó, tơi kế hoạch nâng cấp hệ thống thơng tin cơng ty nhằm mục đích cải thiện hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2016 tầm nhìn 2020 GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HẢI PHÒNG (HPS) Giới thiệu chung Cơng ty cổ phần văn phòng phẩm Hải Phòng (HPS JSC ) thành lập vào năm 2005 Lĩnh vực hoạt động bao gồm: Sản xuất, gia công Giấy sản phẩm từ Giấy, Sản xuất gia cơng loại văn phòng phẩm, Kinh doanh xuất nhập khẩu, Kinh doanh thiết bị nghành in sản phẩm từ Giấy số nghành nghề khác Tên công ty: Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hải Phòng Tên Tiếng Anh: Hai Phong Stationery Joint Stock Company Tên giao dịch : HPS Trong năm qua, hợp tác khách hàng với cố gắng vượt bậc cán nhân viên công ty, Công ty HPS phát triển không ngừng mặt trở thành nhà sản xuất lớn có uy tín nghành sản xuất Giấy sản phẩm từ Giấy khách hàng lớn ngồi nước cơng nhận Sơ đồ tổ chức máy quản lý GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHỊNG KINH DOANH TRƯỞNG PHỊNG TÀI CHÍNH- KẾ TỐN TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH-NHÂN SỰ TRƯỞNG PHỊNG SẢN XUẤT Sơ đồ tổ chức cơng ty HPS Bộ máy quản lý công ty bao gồm:  Giám đốc: người trực tiếp phụ trách quản lý toàn hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Giám đốc người đưa định cuối  Phó giám đốc: Giám đốc phụ trách kinh doanh giám đốc phụ trách sản xuất Phó giám đốc phụ trách mảng riêng biệt theo bố trí giám đốc  Trưởng phòng phận: Sẽ người chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban giám đốc hoạt động phận Trưởng phòng trực tiếp quản lý nhân viên phận phụ trách Trưởng phòng bố trí phân cơng cơng việc cho cá nhân phòng Sản phẩm cơng ty Các mặt hàng cơng ty gồm:  Vở học sinh  Các loại sổ sách văn phòng, sổ sách kế toán  Giấy in A4, A3 Khi thị trường xuất giấy, bắt đầu phát triển, HPS mở rộng lĩnh vực sản xuất, đầu tư thêm máy móc trang thiệt bị cần thiết phục vụ cho nhu cầu sản xuất giấy, nhằm phục vụ cho mục đích xuất sang thị trường Mỹ Các sản phẩm mà cơng ty xuất thị trường Mỹ bao gồm: Giấy Filter, Vở lò xo loại, may gáy loại Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công nghệ thông tin Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất, HPS có nhà máy sản xuất với đầy đủ trang thiết bị, dây chuyền sản xuất, máy móc đại phục vụ cho q trình sản xuất Bên cạnh cơng ty xây dựng hệ thống công nghệ thông tin từ ngày đầu thành lập công ty trình nâng cấp phát triển hệ thống cơng nghệ thơng tin Ngồi thiết bị phục vụ cho văn phòng bao gồm: máy scan, máy fax, điện thoại, máy in, máy photo, máy scan, HPS trang bị hệ thống máy tính cho tất phòng ban THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TY Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức Ngày nay, công nghệ thông tin ngày phát triển ứng dụng rộng rãi tổ chức Công nghệ thông tin giúp thúc đẩy trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nước nói chung cơng ty HPS nói riêng Hệ thống cơng nghệ thơng tin giúp HPS dễ dàng giao tiếp với nhà cung cấp, đối tác khách hàng Việc giúp cho công ty tiết kiệm thời gian, chi phí việc liên lạc thương lượng, đàm phán với đối tác Chính lý này, HPS ngày quan tâm đến việc xây dựng hệ thống thông tin cho tổ chức, cụ thể là:  Số lượng máy tính lắp đặt cơng ty: 50 Hệ thống máy tính HPS máy tính HP nhà cung cấp Trần Anh cung cấp  Tất máy tính HPS kết nối mạng Internet nhà cung cấp Viettel  Mạng nội cài đặt cho tất máy tính  Mỗi nhân viên công ty tạo e-mail cá nhân g-mail để làm việc  Tồn hệ thống máy tính cơng ty cài đặt chương trình ứng dụng Microsoft số phần mềm ứng dụng khác Các phần mềm công ty sử dụng gồm:  Các phần mềm tin học bản,  Phần mềm thiết kế đồ họa Corew draw, Illustrator, In design, Photo shop;  Phần mềm diệt virus Avas  Phần mềm kế toán  Phần mềm theo dõi kết chấm công  Phần mềm khai báo hải quan điện tử Trình độ cơng nghệ thơng tin công ty HPS  100% số nhân viên công ty làm việc phận văn phòng biết cách sử dụng máy tính cách  Nhân viên biết sử dụng phần mềm Microsoft Office 2003  50% nhân viên sử dụng internet cơng cụ để tìm kiếm thơng tin phương tiện giao tiếp, giữ liên lạc với nhà cung cấp  Công nhân làm việc trực tiếp với máy móc nhà máy khơng có hiểu biết máy tính cơng nghệ thơng tin bới họ xuất thân từ lao động phổ thông chủ yếu làm việc với máy móc nên chưa đào tạo lĩnh vực cơng nghệ thơng tin PHÂN TÍCH SWOT VỀ ỨNG DỤNG CNTT Điểm mạnh  Công ty trang bị nhiều trang thiết bị cần thiết như: Đường ADSL, máy tính phần mềm phục vụ cho công việc  Mỗi nhân viên công ty trang bị máy tính cá nhân có tích hợp phần mềm phục vụ cho công việc phù hợp với tính chất cơng việc phòng ban  Dữ liệu công ty lưu hệ thống server Dropbox, đảm bảo cập thông tin cá nhân, phận lưu liệu đầy đủ có thay đổi nhân Điểm yếu  Tốc độ đường truyền Internet sử dụng công ty tương đối chậm  Công ty chưa có website thức, website cơng ty ban lãnh đạo cho triển khai vào cuối năm 2011 chưa vào hoạt động  Ngoại trừ phần mềm kế tốn, tồn phần mềm khác công ty phần mềm khơng có quyền, phần mềm dùng thử thời gian ngắn dẫn đến việc gặp lỗi thường xuyên q trình sử dụng khơng nhận hỗ trợ nhà cung cấp dịch vụ gặp lỗi  Cơng ty thiếu cơng cụ điện tử phục vụ cho việc kinh doanh tài liệu điện tử, tài liệu quản lý dự án marketing, đặc biệt marketing online chưa ứng dụng nhiều  Trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên hạn chế Nhân viên biết sử dụng máy tính cách bản, khơng thể khắc phục gặp cố từ lỗi bình thường Ngoại trừ nhân viên phòng kinh doanh, ban lãnh đạo nhân viên lại khơng biết cách khai thác tối đa mạng Internet cho việc tìm kiếm khách hàng, liên lạc với đối tác sử dụng internet lĩnh vực thương mại điện tử  Việc ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh công ty chưa thúc đẩy Cơ hội Sự phát triển CNTT tạo cho Công ty nhiều hội việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh:  Cơ hội tiếp cận sử dụng cơng nghệ hệ sau với nhiều lợi ích vượt trội mặt chất lượng chi phí  Lợi doanh nghiệp có đội ngũ cán trẻ với khả tiếp cận làm quen với công nghệ nhanh Thách thức  Công nghệ thông tin phất triển nhanh chóng thách thức với tổ chức việc tiếp cận với công nghệ cách kịp thời để theo kịp với thời đại thúc đẩy trình phát triển kinh doanh  Sự xuất công nghệ mới, kể công nghệ liên quan đến chuyên mơn đòi hỏi phải có cập nhật có trình độ để nắm bắt, đo đội ngũ nhân lực cần trang bị kiến thức khai thác công nghệ đào tạo chuyên môn tốt SO SÁNH VỚI CÁC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH TRONG CÙNG LĨNH VỰC Xem xét lại trường sản xuất xuất khu vực miền Bắc Hiện HPS có đối thủ cạnh tranh lớn là:  Cơng Ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hồng Hà  Cơng Ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hải Tiến  Cơng Ty Cổ Phần Giấy Tiến Thành Ứng dụng công nghệ thơng tin Văn Phòng Phẩm Hồng Hà Văn Phòng Phẩm Hồng Hà cơng ty hoạt động lĩnh vực giấy văn phòng phẩm Việt Nam Trong năm gần đây, mà thị trường nhập – xuất phát triển Công ty Hồng Hà bắt đầu mở rộng thị trường nước ngồi Cơng ty Hồng Hà cải thiện nâng cấp sở vật chất, máy móc, dòng sản phẩm chất lượng sản phẩm Bên cạnh đó, cơng ty đầu tư thêm công nghệ thông tin thương mại điện tử, cụ thể là:  Công ty trang bị hệ thống máy tính cho tất nhân viên làm việc phòng ban  Các máy tính cơng ty cài đặt phần mềm ứng dụn : Microsoft Office, PDF, Unikey, Firfox, yahoo mail, skype…  Ngồi phần mềm ứng dụng Microsoft Office, cơng ty đầu tư trang bị thêm phần mềm khác như: phần mềm kế tốn, phần mềm chấm cơng vân tay  Đặc biệt là, công ty Hồng Hà có phần mềm quản lý đơn hàng, mạnh công nghệ so với công ty HPS Phần mềm tiện dụng cho việc quản lý theo dõi đơn hàng, giúp công ty biết đơn hàng thực thời gian tiến hành đơn hàng  Các máy tính cơng ty kết nối với mạng internet cung cấp nhà mạng Viettel chi phí gói cước tương tự so với HPS  Một điểm yếu Hồng Hà máy tính cũ máy tính HPS không cung cấp thường xuyên công ty hoạt động thời gian dài  Cơng ty có trang web riêng có nhiều thơng tin bổ ích nội dung cập nhật thường xuyên Địa website công ty http://vpphongha.com.vn/ Giao diện website thiết kế thuận tiện cho người xem để dễ dàng tìm kiếm thơng tin cần thiết Ứng dụng công nghệ thông tin Văn Phòng Phẩm Hải Tiến Cơng ty văn phòng phẩm Hải Tiến công ty hoạt động lâu năm lĩnh vực sản xuất xuất giấy vở, dụng cụ học sinh  Hải Tiến trang bị trang thiết bị cần thiết phục vụ cho cơng việc như: máy tính, máy fax, máy tin máy can  Hệ thống máy tính bao gồm 50 phân bổ cho khắc phòng ban  Tất máy tính kết nối Internet với nhà cung cấp dịch vụ FPT tốc độ đường truyền Internet tương đối nhanh  Công ty sử dụng số phần mềm khác như: phần mềm kế toán, phần mềm diệt virus phần mềm ứng dụng Microsoft  Trang web cơng ty có địa chỉ: http://www.haitien.com.vn thiết kế bắt mắt tiện cho người sử dụng Ứng dụng công nghệ thông tin công ty giấy Tiến Thành Công ty giấy Tiến Thành thành lập năm 2007 việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng ty có nhiều giới hạn, cụ thể là:  Hệ thống máy tính công ty bao gồm 30 máy  Các máy tính kết nối với mạng Internet với nhà cung cấp Viettel, tốc độ đường truyền tương đối ổn định  Một số phần mềm công ty Tiến Thành sử dụng là: Phần mềm kế tốn, phần mềm chấm cơng vân tay  Tiến Thành chưa trang bị hệ thống website để thúc đẩy hoạt động kinh doanh công ty  Marketing online thương mại điện tử chưa ứng dụng  Trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên Tiến Thành thấp so với mặt chung cơng ty HPS  Tóm lại đối thủ cạnh tranh với công ty HPS ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thúc đẩy kinh doanh doanh nghiệp KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC RÚT RA TỪ CÁC ĐỐI THỦ CẠNH TRANH  Công nghệ thông tin công cụ cần thiết mà doanh nghiệp cần sử dụng Đây công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp tiếp cận với bên ngược lại  Đầu tư cho người công ty công nghệ thông tin điều tối quan trọng  Mỗi tổ chức nên xây dựng trang web riêng để giới thiệu công ty, dịch vụ sản phẩm Thơng qua trang web, khách hàng tìm kiếm thơng tin cần thiết sau liên lạc với cơng ty trực tiếp  Marketing online ngày phát triển giúp cho cơng ty quảng bá hình ảnh sản phẩm dịch vụ cho cách hàng nước quốc tế  Đầu tư cho người công ty công nghệ thông tin điều tối quan trọng GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CNTT VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC CỤ THỂ Giải pháp cho việc ứng dụng CNTT  Xây dựng sở liệu chung cho phòng ban theo quy tắc qui ước định Cơ sở liệu chung ngành nên bao gồm:  Cơ sở liệu Khách hàng  Cơ sở liệu Nhà cung cấp  Cơ sở liệu đối thủ cạnh tranh  Cơ sở liệu dự án cụ thể  Cơ sở liệu biểu mẫu, bảng biểu  Hiện việc kết nối Internet HPS không ổn định đường truyền tương đối chậm cơng ty nên đầu tư việc nâng cấp đường truyền để phục vụ cho công việc 10  Thúc đẩy nhanh việc xây dựng hệ thống website cơng ty nhanh chóng đưa vào hoạt động năm 2013  Thúc đẩy việc ứng dụng thương mại điện tử vào trình hoạt động kinh doanh công ty  Sử dụng công cụ Search Engines (cơng cụ tìm kiếm): Search engine tương tác với người dùng thơng qua giao diện web, có nhiệm vụ tiếp nhận & trả tài liệu thoả yêu cầu người dùng  Công ty cần trọng vào việc đào tạo nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin nhân viên cơng ty  Cơng ty nên mua phần mềm có quyền Chiến lược ứng dụng CNTT Thương mại điện tử Phát triển ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng, hiểu việc quản lý kinh doanh đồng thời đẩy mạnh hội nhập Quốc tế tương lai Về sở vật chất:  Cần tìm hiểu định hướng trước xu hướng thời từ xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kinh doanh  cách hiệu Trước tháng năm 2013, cơng ty cần hồn thiện đưa vào sử dụng hệ thống website công ty Cập nhật nội dung website, phân công cập nhật  thường xuyên nội dung website Chú trọng vào công cụ marketing online website, tham khảo giải pháp ứng dụng CNTT vào marketing online ngành để tổ chức triển  khai cho phù hợp Thường xuyên theo dõi, quản lý, sửa chữa, nâng cấp để đảm bảo hoạt động  marketing online có hiệu quả, từ nâng cao hiệu website cơng ty Tổ chức rà sốt đánh giá hiệu hoạt động phần mềm sử dụng Tiến hành nâng cấp khả đề xuất sử dụng phần mềm  khác cho phù hợp Đến năm 2016, HPS phải xây dựng hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu bản, sử dụng công nghệ phần mềm 11 đại, thuận tiện dễ sử dụng cho mục đích như: quản lý, phát triển dịch vụ,  trình giảng dạy Đến năm 2020, hướng tới công ty với sở hạ tầng công nghệ thông tin ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh đại khu vực miền Bắc Về nguồn nhân lực  Công ty phải tuyển dụng thêm nguồn nhân lực phát triển công nghệ thông tin  Tuyển thêm 01 nhân IT, 01 nhân hỗ trợ công tác marketing online Cơng ty phả nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên cách tổ chức khóa đào tạo định kỳ việc sử dụng, ứng dụng CNTT cho phòng ban Hướng đến mục tiêu năm 2020, 100% nhân viên cơng ty có chứng nhận công nghệ thông tin KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG VÀ MỤC TIÊU CỤ THỂ Các nguồn lực để thực Về người: Những người tham gia trực tiếp vào kế hoạch: Ban Giám đốc, trưởng phòng ban cơng ty, Phòng Kinh doanh đặc biệt phận Marketing phòng kinh doanh Về sở vật chất trang thiết bị: Toàn hệ thống máy tính trang thiết bị cơng nghệ thơng tin cơng ty Về tài chính: Kinh phí dự trù cho năm khoảng từ 50 – 100 triệu/ năm Kinh phí khơng bao gồm việc mua sắm trang thiết bị Sẽ có phụ lục chi tiết loại chi phí cần thiết phải sử dụng Tiến hành thực hiện:   Stt Thực theo bảng kế hoạch thực lập Báo cáo công việc hàng tuần phát sinh việc gấp, quan trọng Chi tiết cơng việc Phòng ban phụ trách 12 Thời gian tiến hàn Chi phí (VNĐ) Phòng IT Mua cài đặt thêm trang thiết bị Phòng kế tốn Kiểm tra sửa chữa máy móc, trang thiết bị Phòng IT cơng nghệ thơng tin Nâng cấp hệ thống website cơng ty, nâng cấp tính hệ thống Hàng năm Tháng hàng năm Theo đề xuất cụ thể năm 20.000.000/năm Phòng IT kết hợp với đơn vị Tháng 1-2015 cung cấp dịch 15.000.000/năm vụ Phòng IT kết Nâng cấp tốc độ Internet hợp với đơn vị cung cấp dịch Tháng 6- 2013 8.000.000/năm Tháng 2013 40.000.000/năm Hàng năm 30.000.000/năm vụ Mua phần mềm ứng dụng phục vụ cho quản lý Phòng IT kết hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ Thúc đẩy marketing online thơng qua trang mạng xã Phòng IT phòng hội, báo mạng Marekting website nước Tổ chức khóa đào tạo Phòng IT cho nhân viên cơng ty Hàng năm 15.000.000/năm Phòng nhân KẾT LUẬN Công nghệ thông tin ngày phát triển có tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất kinh doanh khắp doanh nghiệp giới Hiện khách hàng công ty HPS bao gồm khách hàng nước nhiều khách 13 hàng quốc tế, đặc biệt thị trường Mỹ, để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty hiệu nhanh chóng, cơng ty cần đầu tư nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin kinh doanh, đồng thời áp dụng thương mại điện tử tương lai cần đẩy mạnh TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình giảng Quản trị hệ thống thông tin Các tài liệu công ty HPS Trang web: http://www.tailieu.vn, Trang web: http://www.caohockinhte.vn, http://www.kythuatmarketingonline.com/ http://vi.wikipedia.org/wiki/Wikipedia 14 ... Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hồng Hà  Cơng Ty Cổ Phần Văn Phòng Phẩm Hải Tiến  Công Ty Cổ Phần Giấy Tiến Thành Ứng dụng cơng nghệ thơng tin Văn Phòng Phẩm Hồng Hà Văn Phòng Phẩm Hồng Hà cơng ty hoạt... tin cần thiết Ứng dụng công nghệ thơng tin Văn Phòng Phẩm Hải Tiến Cơng ty văn phòng phẩm Hải Tiến công ty hoạt động lâu năm lĩnh vực sản xuất xuất giấy vở, dụng cụ học sinh  Hải Tiến trang... phòng phẩm Hải phòng sớm đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Dưới đây, xin giới thiệu chung công ty ứng dụng công nghệ thông tin mà công ty áp dụng Bên cạnh