Xây dựng môi trường – văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH dịch vụ kiểm toán và tư vấn UHY

Đối với ngành kiểm toán cũng như UHY, một cuộc kiểm toán thành công dựa trên nền tảng nhóm cung cấp dịch vụ đáp ứng, kiểm soát được chất lượng chuyên môn nghiệp vụ và trợ giúp tư vấn đượ

XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG – VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG

TY TNHH DỊCH VỤ KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN UHY

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Công ty Dịch vụ Kiểm toán và Tư vấn UHY (UHY LTD) là đại diện duy nhất của Hãng UHY tại Việt Nam UHY LTD thành lập trên cơ sở hội tụ các kiểm toán viên và chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm tại các hãng kiểm toán và tư vấn hàng đầu tại Việt Nam Hiện nay, UHY LTD là một trong 10 công ty kiểm toán có số kiểm toán viên lớn và giàu kinh nghiệm nhất tại Việt Nam, và là một trong số ít các công ty kiểm toán được Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước chấp thuận kiểm toán các công ty niêm yết và tổ chức phát hành tại Việt Nam

Với cam kết đem đến cho khách hàng dịch vụ chất lượng tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng kịp thời các nhu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng, chúng tôi đã nhanh chóng hòa nhập vào hệ thống chuẩn hóa dịch vụ của Hãng UHY Quốc

tế Như vậy, khách hàng của chúng tôi có thể tiếp cận với mạng lưới hàng chục ngàn chuyên gia của các hãng thành viên UHY trên toàn cầu Cùng với UHY Quốc tế, UHY Việt Nam cam kết thực hiện phương châm: “Mang tới

khách hàng những giá trị đích thực cùng dịch vụ vượt trội”.

Phát triển tầm nhìn đổi mới:

Kể từ khi thành lập, UHY luôn tăng trưởng doanh thu và nhân sự với tốc độ cao đến năm 2008 Tuy nhiên, đến khoảng đầu năm 2008 cùng với sự suy thoái của nền kinh tế, khủng khoảng trong thị trường chứng khoán, bất động

sản và hệ thống ngân hàng… sự phát triển của Công ty có dấu hiệu chững lại Sau khi phân tích, Ban lãnh đạo của UHY đã phân tích và đưa ra được 2 nhóm nguyên nhân chủ yếu: Bên cạnh những yếu tố khách quan do cuộc khủng khoảng kinh tế tạo ra, còn có sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty Kiểm toán => tạo ra sự di chuyển chất lượng đội ngũ nhân sự giữa các Công ty kiểm toán và các ngành bổ trợ Với lộ trình phát triển chiến lược tiếp theo, UHY cần phải kiện toàn tổ chức hệ thống tổ chức doanh nghiệp bên cạnh việc kiểm soát chất lượng dịch vụ không chỉ phù hợp với hành lang pháp lý đang ngày càng hoàn thiện liên quan đến kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán độc lập, kiểm toán các công ty niêm yết, tổ chức phát hành và kinh doanh chứng khoán Việc kiện toàn hệ thống tổ chức trong giai đoạn này là một nhân tố quan trọng để giúp UHY khắc phục được các hạn chế, giữ được các nhân sự chủ chốt, loại bỏ lãng phí, tạo cơ hội tăng trưởng doanh thu, nâng cao hiệu quả kinh tế

Đối với ngành kiểm toán cũng như UHY, một cuộc kiểm toán thành công dựa trên nền tảng nhóm cung cấp dịch vụ đáp ứng, kiểm soát được chất lượng chuyên môn nghiệp vụ và trợ giúp tư vấn được khách hàng trong các vấn đề chuyên môn Chất lượng cao của dịch vụ chuyên nghiệp sẽ do nhóm kiểm toán duy trì dựa vào thế mạnh, kiến thức, trình độ của từng cá nhân Kinh nghiệm này thể hiện năng lực tổng hợp và khả năng làm việc hiệu quả, nhất quán của nhóm kiểm toán, không phụ thuộc vào sự khác biệt văn hoá, địa bàn cung cấp dịch vụ Theo đó, từ đầu năm 2009 bên cạnh phương châm: “Mang tới khách hàng những giá trị đích thực cùng dịch vụ vượt trội”, UHY đã có phương

châm mới cho toàn bộ cán bộ nhân viên Công ty là “Tạo môi trường chuyên

nghiệp, năng động cho sự phát triển và thành công của nhân viên”

http://uhyvietnam.com.vn Điều này đã thể hiện được sự quan tâm của Ban lãnh đạo trong việc quản trị hành vi tổ chức của doanh nghiệp trong sự phát triển ngày càng cao của ngành kiểm toán cũng như trong UHY

Phân tích về vấn đề hành vi tổ chức

Đối với một môn khoa học nghiên cứu những ảnh hưởng của các tổ chức cá nhân, các nhóm trong tổ chức và cấu trúc của tổ chức với các hành vi diễn ra trong tổ chức đó với mục đích áp dụng các kết quả nghiên cứu để làm tăng tính hiệu quả cho tổ chức Đúng hơn, tổ chức bao gồm những người có tác động lẫn nhau để đạt các mục tiêu

Trong khuôn khổ bài viết này, tôi sẽ đề cập đến vấn đề quản trị hành vi tổ chức làm đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc của doanh nghiệp kiểm toán mà cụ thể là nhóm làm việc trong việc cung cấp dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính của doanh nghiệp kiểm toán Các tài liệu thực tế được thu thập trong quá trình công tác tại UHY và những ứng dụng từ môn học Quản trị hành vi tổ chức trong chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc

tế của Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Griggs Hoa Kỳ

Phong cách lãnh đạo:

Quyền lực và vai trò của một nhà lãnh đạo là giải phóng được tiềm năng của

tổ chức Điều này có nghĩa là tôi không đem bộ não của mình tái tạo lại trong não của những người xung quanh, mà phải giải phóng mọi tiềm năng của họ

để làm việc theo một định hướng đã thống nhất (Theo Ngài Rechard O Brajer Giám đốc điều hành Công ty Liposcience) Theo đó, phong cách lãnh đạo ngày nay đã có rất nhiều điểm khác biệt so với phong cách lãnh đạo kiểu mệnh lệnh kiểm soát trước đây và tạo điều kiện để cho toàn bộ nhân viên có thể phát huy được năng lực cũng như khả năng lãnh đạo của họ, cho dù phạm vi lãnh đạo trong một phạm vi hẹp

Ngay từ khi khi thành lập Công ty, Ban lãnh đạo Công ty đã nhận thực được vấn đề này và luôn tạo điều kiện cho toàn thể nhân viên phát triển hết khả năng của mình Hoạt động trong một ngành cung cấp dịch vụ, đòi hỏi các nhân viên luôn phải trau dồi, cập nhật và bổ sung các kiến thức, kỹ năng Thông qua việc cung cấp dịch vụ, trao đổi và tiếp xúc với khách hàng, các nhóm kiểm toán thực hiện cung cấp dịch vụ trực tiếp đã thể hiện được chất lượng dịch vụ cùng các khả năng đáp ứng yêu cầu dịch vụ của khách hàng Theo đó, gián tiếp thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của UHY

Với gần 200 Công ty Kiểm toán đang hoạt động tại Việt Nam, có thể nói sự cạnh tranh giữa các Công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán ngày càng gia tăng Nhiều Công ty đã cạnh tranh theo kiểu như hạ phí, giảm nhân sự, giảm giờ thực hiện => chất lượng bị suy giảm và gây mất lòng tin trong công chúng Cụ thể là vụ: các Công ty Kiểm toán Công ty Cổ phần Bông Bạch Tuyết bị Uỷ ban Chứng khoán nhà nước bị kỷ luật năm 2008 – UBCKNN http://www.ssc.gov.vn/portal/page/portal/ubck/1096905?

pers_id=1108323&item_id=1506817&p_details=1…; Công ty kiểm toán thực hiện kiểm toán Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị trường học Quảng Ninh bị

Uỷ ban chứng khoán Nhà nước kỷ luật năm 2009– UBCKNN http://www.ssc.gov.vn/portal/page/portal/ubck/1096905?

p_page_id=1096905&pers_id=1108323&folder_id=&item_id=1506823&p_d etails=1 Là một trong 10 Công ty có số lượng kiểm toán viên lớn nhất tại Việt Nam (theo xếp hạng của VACPA http://vacpa.org.vn) Đứng trước thực trạng này, Ban lãnh đạo UHY đã phân tích, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra phương hướng để UHY củng cố, phát triển trong giai đoạn này cũng như chiến lược phát triển trong những năm tiếp theo Một trong những phương hướng đó (liên quan đến bài viết này) là tăng cao năng lực phát huy được hết các điểm mạnh của từng cá nhân cũng như hoạt động theo nhóm hiểu quả hơn nữa Phương hướng này đã cho thấy sự tin tưởng, quan tâm của Ban lãnh đạo đến quyền lợi

của toàn bộ nhân viên Công ty nhằm đạt được mục tiêu chung của toàn Công ty

Văn hoá doanh nghiệp:

Chúng ta cũng không thể không nhắc tới “Văn hoá Công ty”, nó gắn chặt với một hình thái kiểm soát xã hội có ảnh hưởng tới các quyết định và hành vi của nhân viên Văn hoá lan toả khắp nơi và chúng hoạt động vô ý thức.Có thể coi

nó như một hoa tiêu tự động, hướng dẫn cho nhân viên hoạt động bằng những cách phù hợp với những mong muốn của tổ chức Văn hoá doanh nghiệp cũng

là “chất keo xã hội” gắn mọi người với nhau và khiến họ cảm thấy mình như một phần trong sự thành công của tổ chức Nhân viên được thúc đẩy thực hiện theo nét văn hoá chi phối của doanh nghiệp bởi nó đáp ứng nhu cầu của họ về đặc tính xã hội Chất keo xã hội này ngày càng trở nên quan trọng như một cách thu hút nhân viên mới và giữ chân những người giỏi Bên cạnh đó, văn hoá doanh nghiệp hỗ trợ quy trình tạo ý thức (sense-making process) Nó giúp nhân viên hiểu những kết quả của tổ chức để tiếp tục thực hiện công việc được

Nhà lãnh đạo

Phần thưởng

Nhân viên

Sự lựa chọn

và xã hội hoá

Quản lý mạng lưới văn hóa

Đẩy mạnh văn hoá tổ chức

giao, thay vì mất thời gian cố tìm ra điều họ mong chờ Các nhân viên còn có thể giao tiếp với nhau hiệu quả hơn và hợp tác với nhau tốt hơn bởi họ có chung những nhận thức về thực tế

Việc tạo ra mối liên kết giữa sự phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển của tập thể, cá nhân trong một môi trường chung sẽ tạo nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài Từ đó, Ban lãnh đạo Công ty đã có những kế hoạch

rõ ràng trong việc định hướng cho các cá nhân nhằm đảm bảo văn hóa cá nhân phù hợp với văn hóa Công ty Điều đó, đảm bảo tính hoà đồng, tập thể, rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên với ban lãnh đạo, nhân viên với nhân viên thông qua những chương trình, hội thảo hoặc những dịp như tôn vinh nhân viên nỗ lực, ngày hội nhân viên Đây là cơ hội để ban lãnh đạo chia sẻ định hướng phát triển thương hiệu và hoạch định thực hiện Trong các hội thảo, Ban lãnh đạo UHY đã dành nhiều thời gian lắng nghe nhiều hơn bởi đây là dịp nhân viên chia sẻ những khó khăn, kinh nghiệm trong quá trình trực tiếp làm việc với khách hàng Chính trong những diễn đàn, trao đổi, nói chuyện nội bộ như vậy, Ban lãnh đạo đã hiểu được những thuận lợi, khó khăn của các nhân viên, bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra những biện pháp hữu hiệu hoặc có được những ý tưởng mới về xây dựng thương hiệu UHY

Động viên khuyến khích nhân viên

Trước khi đưa ra chiến lược khuyến khích nhân viên, chúng ta cần cân nhắc xem nên khuyến khích gì ở họ Qua việc dành thời gian thảo luận, trao đổi, nói chuyện với các nhân viên và cho họ biết Công ty mong muốn điều gì ở họ Tỏ

ra sẵn sàng gặp gỡ, giúp đỡ nếu nhân viên nào đó cảm thấy khó khăn trong công việc Tuy nhiên, các thông tin thu thập được phải đảm bảo rõ ràng và chính xác, nếu không sẽ gây ra tư tưởng ỉ lại, ganh tỵ giữa các nhân viên Thể

hiện cho nhân viên thấy tầm quan trọng của họ trong Công ty, từ đó khẳng định trách nhiệm và nghĩa vụ của họ Hãy cho họ thấy công ty là một tập thể đồng nhất và đoàn kết mà mỗi thành viên trong đó đều sẵn sàng gánh chịu hậu quả mình gây ra Thuyết phục với họ rằng thành công của nhóm có được là nhờ vào thành công của từng cá nhân, và ngược lại

- Khen thưởng những nhân viên xuất sắc trong phát triển thương hiệu công ty: đó là những người có sáng kiến hiệu quả, những ý tưởng hay cho việc xây dựng và phát triển thương hiệu; hoặc là nhân viên tạo được hiệu quả công việc từ sự nhiệt tâm và hết lòng vì khách hàng…

- Tiền không phải là phương tiện duy nhất để động viên làm việc hiệu quả, hăng say hơn Một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên có thể làm việc thâu đêm để hoàn thành cho một công việc, dự án dang dở dù họ không nhận được lời hứa hẹn nào từ phía Ban giám đốc và cũng không phải là để

họ nhận thêm được đồng nào từ việc làm thêm giờ Vấn đề ở đây là sự tâm huyết của các cá nhân, nhóm và họ có nơi để thể hiện được tài năng của mình, sự tâm huyết cũng như khả năng giải quyết các vấn đề khác lớn lao hơn

- Xây dựng cơ chế lương mềm: Bên cạnh cơ chế khuyến khích nhân viên phát triển không thể không đề cập đến việc tránh tình trạng bình quân chủ nghĩa, cào bằng Từ đầu năm 2009, Ban lãnh đạo UHY đã cố gắng xây dựng một cơ chế lương mềm bên cạnh một cơ chế lương cố định (đảm bảo cuộc sống tối thiểu) Việc xây dựng một cơ chế lương mềm đã góp phần thúc đẩy quá trình làm việc hăng say, cống hiến của cá nhân cũng như tập thể trong công việc Việc xây dựng cơ chế này giúp cho các cá nhân, nhóm phát huy được hết năng lực của mình và thành quả của họ là những phần thưởng tương xứng mà họ nhận được từ phía Công ty

Phát triển các đề xuất có giá trị

Đi liền với sự phát triển trong kinh doanh, sự phát huy hiệu quả vai trò của các

cá nhân cũng như các nhóm làm việc đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Theo ý

kiến cá nhân tôi, các nhân tố để phát huy hiệu quả khả năng của các cá nhân cũng như nhóm hiệu quả bao gồm:

- Khả năng lãnh đạo của Giám đốc phụ trách dịch vụ khách hàng và Giám đốc dịch vụ khách hàng kiểm toán;

- Hiểu biết chung của mỗi cá nhân, nhóm kiểm toán về mục tiêu của cuộc kiểm toán, vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên;

- Hiểu biết chung và cam kết đối với dịch vụ khách hàng và kế hoạch thực hiện các yêu cầu liên quan;

- Trao đổi thông tin hai chiều và liên tục trong nhóm kiểm toán ở tất cả các cấp bậc;

- Triển khai công việc theo đúng quy định của chuẩn mực nghề nghiệp;

- Hiểu biết rõ về thời hạn, lịch biểu, thời gian, ngân sách chi phí thực hiện cuộc kiểm toán;

- Phân công công việc một cách công bằng và sử dụng một cách sáng tạo tất

cả các nguồn tài liệu sẵn có;

- Bám sát tiến độ, nhắc nhở kịp thời và kế hoạch dự phòng;

- Soát xét kết quả đạt được và bài học thu được từ thành công

Để đảm bảo làm việc theo nhóm và dịch vụ khách hàng hiệu quả, chúng ta

cần:

- Duy trì mối quan hệ trao đổi tốt trong nhóm kiểm toán ở tất cả các cấp bậc;

- Trao đổi thông tin với khách hàng một cách sáng tạo để tăng cường nhận thức của khách hàng về giá trị và chất lượng dịch vụ của chúng ta

Việc trao đổi thông tin rõ ràng đảm bảo cho thành viên trong nhóm kiểm toán

có các thông tin cần thiết để thực hiện công việc kiểm toán một cách hiệu quả

và tiết kiệm chi phí

Xác định các bước hành động chi tiết và cụ thể:

Sau khi áp dụng một số cải tiến tại UHY, chúng tôi nhận thấy có những chuyển biến rõ rệt về hiệu quả hoạt động Những phân tích tài chính về hoạt động hàng năm vẫn tiếp tục chỉ ra rằng nguyên nhân của hạn chế và cũng là chìa khóa của thành công trong lĩnh vực kiểm toán chính là tính năng động Vì vậy, bên cạnh các mục tiêu về tăng cường hiệu suất khai thác khách hàng mùa cao điểm; Tăng khả năng linh hoạt của hệ thống để thực hiện các dịch vụ đa dạng hơn; Hoàn thiện qui trình tác nghiệp và sớm ban hành các mức tiêu chuẩn về năng suất lao động của từng cấp bậc nhân viên trong từng loại dịch vụ; Hoàn thiện công cụ đánh giá và cơ chế phân phối thu nhập để tạo đòn bẩy cho sự cải tiến toàn diện trong công ty… Thì việc công cuộc đổi mới về “Tạo môi trường chuyên nghiệp, năng động cho sự phát triển và thành công của nhân viên” là một trong những dự án đổi mới thành công của Ban lãnh đạo UHY trong việc định hướng và phát triển cho toàn thể cán bộ nhân viên UHY trong thời gian qua Thành công hiện tại mới đang ở bước đầu, toàn thể nhân viên cũng như Ban lãnh đạo UHY cần duy trì, củng cố và phát triển trong suốt thời gian hoạt động của Công ty trong những năm tiếp theo Cụ thể:

Ngay từ bước đầu tiên liên quan đến sự lựa chọn các cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả Ta cần xem xét đến:

- Qui mô và sự phức tạp của doanh nghiệp, bao gồm lĩnh vực kinh doanh hoặc các lĩnh vực chuyên môn khác và các rủi ro bất thường đã được lường trước;

- Kỳ vọng của khách hàng về thời gian thực hiện cuộc kiểm toán, thời hạn phát hành báo cáo và một số vấn đề khác có liên quan;

- Tính độc lập nghề nghiệp, bao gồm cả các tranh chấp về lợi ích có thể xảy ra;

- Năng lực và kinh nghiệm của nhân viên;

- Kế hoạch tham gia của Giám đốc phụ trách dịch vụ khách hàng, Giám đốc dịch vụ khách hàng kiểm toán và ban quản lý cuộc kiểm toán;

- Khả năng đáp ứng nhân viên, hiệu suất và hiệu quả của việc sử dụng nhân viên; và

- Khả năng tham gia liên tục của nhân viên trong một cuộc kiểm toán cụ thể

Trong suốt quá trình làm việc, Ban lãnh đạo Công ty cũng như các trược nhóm

có trách nhiệm lập kế hoạch và trao đổi thông tin liên tục về cuộc kiểm toán:

- Truyền đạt các yêu cầu đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch;

- Đảm bảo rằng các công việc đã thực hiện sẽ giải quyết được tất cả các rủi ro được xác định và sai sót tiềm tàng liên quan cũng như tiến độ thực hiện;

- Đảm bảo rằng các chuyên gia kiểm toán cao cấp kịp thời tham gia vào các phần việc phù hợp và ở cấp độ thích hợp;

- Hỗ trợ và soát xét công việc của các nhân viên khi cần thiết;