DỰ án đổi mới mô HÌNH tổ CHỨC TUYỂN SINH đối với TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIGLACERA

DỰ ÁN ĐỔI MỚI MƠ HÌNH TỔ CHỨC TUYỂN SINH ĐỐI VỚI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ VIGLACERA I Sơ lược Trường Trường Cao đẳng nghề Viglacera thành lập theo Quyết định số 627/QĐ-LĐTBXH ngày 18/5/2010 sở nâng cấp Trường Trung cấp nghề Viglacera, có trụ sở Ngõ - Số 92 phố Vĩnh Phúc - Quận Ba Đình - Thành phố Hà Nội Trường đơn vị hành nghiệp có thu trực thuộc Tổng công ty Viglacera, với nhiệm vụ chủ yếu sau: + Đào tạo nghề theo 03 cấp trình độ: Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề Sơ cấp nghề; + Bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ nghề cho người lao động theo yêu cầu sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ người lao động; + Nghiên cứu, ứng dụng kỹ thuật - công nghệ nâng cao chất lượng, hiệu đào tạo; tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo quy định pháp luật Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên Trường có 60 người Hàng năm, Trường Ngân sách Nhà nước cấp bình quân 03 tỷ đồng kinh phí phục vụ cho hoạt động đào tạo II Phát triển tầm nhìn đổi (Sự cần thiết phải thay đổi mơ hình tổ chức tuyển sinh Trường) Hiện nay, công tác Trường Cao đẳng nghề Viglacera với vị trí Phó hiệu trưởng đào tạo từ tháng 4/2009 Tôi chịu trách nhiệm phụ trách công tác đào tạo, tuyển sinh Trường Sau năm thực nhiệm vụ Hiệu trưởng phân cơng, tơi nhận thấy có số tồn tại, vướng mắc công tác tuyển sinh Trường cần phải giải sau: - Công tác tuyển sinh chưa có phòng hoạt động độc lập mà nhóm nhỏ trực thuộc phòng Đào tạo Do vậy, công tác tuyển sinh đào tạo bị chồng chéo công việc; tinh thần trách nhiệm cán chưa cao; chưa xác định rõ ràng định hướng, phương pháp làm việc Kết tuyển sinh số năm qua thực tế nhiều bất cập như: Chưa tuyển sinh đủ số lượng tiêu cấp giao; chưa đảm bảo chất lượng đầu vào… dẫn đến chưa đáp ứng nhu cầu công nhân lành nghề cho đơn vị sử dụng lao động - Cán tuyển sinh chưa chuyên môn hố cơng việc; có nhu cầu tuyển sinh làm cơng tác tuyển sinh; lúc khác làm việc chun mơn phòng Đào tạo… dẫn tới chưa khai thác hết lực, tiềm cán cơng tác tuyển sinh; từ chưa thực động viên khuyến khích cán tuyển sinh phát huy hiệu cao công việc - Việc phân phối thu nhập cho cán làm công tác tuyển sinh chưa rõ ràng công hai công việc tuyển sinh đào tạo gắn kết chung phòng chức - Cơng tác tun truyền, quảng bá ngành nghề đào tạo Trường chưa sâu rộng tới đối tượng có nhu cầu học nghề… nên chưa thu hút nhiều người học Từ tồn nêu cho thấy vấn đề đổi mơ hình tổ chức tuyển sinh Trường cần phải quan tâm đổi năm 2010 năm Sau nghiên cứu môn học Quản trị Hành vi Tổ chức, nhận thấy có số chuyên đề khai thác nhằm giải tình trạng tồn nêu công tác tuyển sinh Trường sau: + Cần phải cấu trúc thiết kế tổ chức (Phòng Tuyển sinh) + Xây dựng chế khuyến khích nhân viên làm việc + Giải xung đột đàm phán nơi làm việc III Phân tích chuyên sâu vấn đề hành vi tổ chức Cấu trúc thiết kế tổ chức - Thành lập phòng Tuyển sinh độc lập để chuyên sâu thực nhiệm vụ tuyển sinh Trường Cơ cấu tổ chức nói tới phân cơng cơng việc mắt xích chuỗi điều khiển hoạt động tổ chức, gồm công việc, giao tiếp, phối hợp quyền lực công nhận Cơ cấu tổ chức phản ánh văn hoá doanh nghiệp mối quan hệ quyền lực Hiểu biết vấn đề giúp tham gia vào mơ hình tổ chức Cụ thể là, giúp tạo điều chỉnh cấu đơn vị Cơ cấu tổ chức thường coi công cụ tạo thay đổi Một cấu hỗ trợ kìm hãm giao tiếp mối quan hệ đơn vị Người ta nhìn nhận hệ thống hỗ trợ, làm cho ý tưởng, đổi khó khăn Một cấu thiết lập nên mối liên hệ mới, gắn liền thái độ nhân viên với hình ảnh đơn vị Như phân tích nhiệm vụ phòng Đào tạo phận Tuyển sinh (cũ) bị chồng chéo mục đích không rõ ràng chức năng, nhiệm vụ dẫn đến hiệu công việc chưa cao Động viên khuyến khích nhân viên làm việc - Cơ chế khốn thu nhập phòng Tuyển sinh nhằm tạo động lực cho cán phát huy hết khả đạt hiệu cao công việc; chế động viên khuyến khích nhân viên thực cơng tác tuyển sinh Trong tổ chức nào, thành công liên quan đến việc nhân viên thực công việc Trong quản lý nhân sự, phải tập trung ý vào nhân viên có suất cao thông qua việc sử dụng kỹ thuật phân tích cơng việc, tuyển dụng lựa chọn kèm theo việc điều chỉnh, đào tạo nhân viên Mặc dù hoạt động quan trọng giả sử họ cho kết mong muốn Chúng ta thuê nhân viên với khả tốt, điều chỉnh họ đơn vị, phát triển khả họ đảm bảo thỏa mãn công việc Chúng ta biết việc thực công việc cá nhân kết hợp khả họ công việc với mong muốn họ để làm cơng việc Do đó, động lực trở nên q trình kích thích tiềm tất nhân viên Động lực xác định theo hành vi bên ngồi Một người kích thích có cố gắng để hồn thành cơng việc cách xuất sắc người khơng kích thích Tuy nhiên nói tương đối có ý nghĩa Định nghĩa đầy đủ động lực mong muốn làm gì, điều xác định đâu khả thỏa mãn nhu cầu cho cá nhân Mặc dù định nghĩa nói chung xác, cần phải thay đổi cho nguyên nhân tổ chức Do đó, động lực phải tập trung vào mục tiêu đơn vị Giải xung đột đàm phán nơi làm việc Giải xung đột đàm phán công tác đào tạo, tuyển sinh phận chức có liên quan Trường * Những mục tiêu xung khắc Một nguồn phổ biến gây xung đột tương khắc mục tiêu Sự tương khắc mục tiêu xảy mục tiêu công việc mục tiêu cá nhân dường gây cản trở đến mục tiêu cá nhân phòng ban khác Nguồn gây xung đột thể rõ đợt tuyển sinh, Trường có phòng Tuyển sinh chun trách khơng phải huy động động cán giáo viên nhân viên tồn Trường làm cơng tác tuyển sinh Đây nguồn gây xung đột chủ yếu phòng ban Trường Nếu Trường cấu phòng Tuyển sinh độc lập họ phải có trách nhiệm thực chức năng, nhiệm vụ chuyên sâu, họ tìm kiếm, phát khai thác triệt để lực họ công việc, từ Lãnh đạo Trường kiểm sốt, đánh giá kết xác họ cơng việc, dẫn tới hoạt động đào tạo Trường đạt hiệu cao Ngược lại, cán Trường huy động làm công tác tuyển sinh đợt mang tính chất tạm thời, ỉ lại, chốn tránh trách nhiệm, gần mang tính chất làm hộ dẫn đến khơng mang hết lực, trách nhiệm thân cơng việc Từ đó, kết tuyển sinh Trường khơng đạt hiệu quả, ảnh hưởng đến q trình hoạt động đào tạo Trường Điều quan trọng người với mục tiêu khác có nhiều khả xung đột với như: Cán vừa làm công tác tuyển sinh, vừa làm công tác đào tạo báo cáo công việc lên cấp khơng hồn thành nhiệm vụ lại lấy lý bận làm công tác chuyên môn… * Những quy tắc thiếu rõ ràng Những quy tắc thiếu rõ ràng việc hồn tồn khơng có quy tắc nguồn phát sinh xung đột Xung đột xảy không rõ ràng làm tăng rủi ro việc bên có ý định cản trở mục tiêu bên Sự mập mờ khuyến khích cán bộ, nhân viên Trường làm việc riêng, làm thêm, chí thiếu trách nhhiệm Điều lý giải chức năng, nhiệm vụ phận tuyển sinh phòng Đào tạo chưa quy định rõ ràng Như có quy tắc thiết lập nhằm giảm thiểu khả thao túng quyền lực nguồn lực đùn đẩy không thực nhiệm vụ Nhưng mặt khác, quy tắc rõ ràng hình thành phận biết điều trơng chờ từ phòng ban khác đồng ý tuân thủ quy tắc * Những vấn đề giao tiếp Xung đột thường xảy thiếu hội, khả động lực để giao tiếp cách hiệu Thứ nhất, phòng Tuyển sinh hoạt động độc lập họ có hội để giao tiếp, họ thường sử dụng nguyên mẫu sẵn có để giải thích hành vi khứ dự đoán hành động xảy tương lai người có nhu cầu học đơn vị sử dụng lao động Cụ thể: Đối với người có nhu cầu học phòng Tuyển sinh nắm bắt thơng tin họ học để tốt nghiệp xong lựa chọn ngành nghề phù hợp với sức lao động người sử dụng lao động; Đối với đơn vị sử dụng lao động phòng Tuyển sinh có hội nắm bắt nhu cầu họ cần để tuyển sinh cho đối tượng, để giải quyết, giới thiệu việc làm, chọn ngành nghề đào tạo cho người học theo hướng IV Giải pháp thực Tái cấu trúc thiết kế tổ chức Với vị trí cơng tác nhiệm vụ giao, đề xuất với Hiệu trưởng Trường cho thực công việc liên quan đến đổi mơ hình tổ chức cơng tác tuyển sinh Trường sau: - Thực chuẩn bị điều kiện sở vật chất, nhân sự… để thành lập phòng (từ tháng 7/2010) - Từ tháng 8/2010, tách phận tuyển sinh khỏi phòng Đào tạo để thành lập phòng Tuyển sinh hoạt động độc lập, từ phòng Tuyển sinh chủ động xây dựng cho kế hoạch tuyển sinh chi tiết từ đầu năm không đợi đến ngày chuẩn bị nhập học huy động cán giáo viên nhân viên (cán tuyển sinh không chuyên nghiệp) phòng ban khác tuyển sinh, lúc hội lớn so với đối thủ cạnh tranh (các Trường có ngành nghề trình độ đạo tào lại có đội ngũ chun sâu làm công tác tuyển sinh) Xây dựng qui định chức năng, nhiệm vụ, quy trình làm việc cho phòng Tuyển sinh Để đảm bảo mục tiêu hoạt động Trường chuyên sâu tuyển sinh; thực tuyển sinh đủ số lượng, đảm bảo chất lượng; nghiên cứu nhu cầu người học người sử dụng lao động để đáp ứng nguồn nhân lực có chất lượng cao phù hợp với yêu cầu xã hội; khắc phục tình trạng “thừa thầy, thiếu thợ” mối quan tâm Nhà nước (Tháng 8/2010 hoàn thành) Thực điều chuyển nhân viên nội Trường tuyển dụng cán có trình độ, kinh nghiệm thực tế từ nguồn bên Tăng cường, thay đổi tạo động lực giao tiếp phòng Tuyển sinh Khi phòng Tuyển sinh hoạt động độc lập, Tôi thường xuyên cán bộ, nhân viên phòng Tuyển sinh thực tiếp cận trực tiếp học sinh học trung học phổ thông để tìm kiếm thơng tin hiểu rõ nhu cầu học, công việc sau tốt nghiệp Tơi u cầu cán bộ, nhân viên phòng Tuyển sinh tăng cường đến Trung tâm giáo dục thường xuyên, đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc Huyện, Tỉnh nước để thu thập thông tin hiểu rõ nhu cầu người học, người sử dụng lao động; đồng thời đến Trường dạy nghề khác để tìm hiểu học hỏi kinh nghiệm cơng tác tuyển sinh… Động viên khuyến khích nhân viên làm việc Xây dựng chế khoán thu nhập để khuyến khích phòng Tuyển sinh hoạt động có hiệu (áp dụng từ tháng 8/2010): - Giao tiêu tuyển sinh theo ngành nghề cụ thể - Cơ chế khốn hỗ trợ kinh phí hoạt động tuyển sinh hợp lý như: Cước phí điện thoại, cơng tác phí, chi phí quảng cáo, quảng bá, tờ rơi, biển hiệu… - Qui định rõ mức thu nhập tối thiểu nhân viên làm công tác tuyển sinh để đảm bảo đời sống cho người lao động; qui định mức thưởng cụ thể hoàn thành vượt tiêu giao để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc - Cơ chế tạm ứng thủ tục tốn chi phí cơng tác tuyển sinh chủ động, thuận lợi - Các chế động viên khác: Cho phép sử dụng xe ô tô cá nhân làm việc Trường hỗ trợ kinh phí để chủ động cơng tác giao dịch Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các kiện, hội thảo, lễ hội… có liên quan đến công tác tuyển sinh Tạo điều kiện cho nhân viên đào tạo nước Cam kết hội thăng tiến công việc Đàm phán giải xung đột nơi làm việc - Để giải vấn đề này, phân tích rõ giúp Hiệu trưởng sớm thiết lập phòng Tuyển sinh độc lập theo thời gian nêu - Cơ chế phối kết hợp làm việc phòng Tuyển sinh, phòng Đào tạo phòng chức có liên quan - Giải mâu thuẫn có đào tạo tuyển sinh quan hệ chồng chéo công việc - Xây dựng mối quan hệ phối kết hợp chặt chẽ phòng Tuyển sinh phòng Đào tạo - Tuyển sinh phải dựa sở lực ngành nghề đào tạo Trường để xây dựng kế hoạch tuyển sinh; xác định số lượng đầu vào tiến độ đào tạo Trường chủ động - Phòng Đào tạo phải kết hợp phòng Tuyển sinh để nghiên cứu phản hồi nhu cầu đào tạo từ học viên; người sử dụng lao động để có kế hoạch đào tạo phù hợp, đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho xã hội - Xác định mục tiêu chung đảm bảo số lượng, chất lượng học viên ngành nghề đào tạo phù hợp, cung cấp nhân lực có chất lượng cao; xây 10 dựng thương hiệu Trường ngày vững mạnh, quảng bá rộng rãi toàn Xã hội - Mối quan hệ với phòng chức khác: Các phòng chức Trường phải chủ động phối hợp kết tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Tuyển sinh cơng việc (Ví dụ: Phòng Kế tốn cần tạo điều kiện thủ tục, thời gian tạm ứng, toán khoản chi phí dành cho cơng tác tuyển sinh; phòng Tổ chức - Hành cung cấp giấy tờ, thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động tuyển sinh… theo yêu cầu) Kết quả: Từ tháng 9/2010, Trường thành lập phòng Tuyển sinh độc lập với phòng Đào tạo có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ phòng ban khác Trường có phận tuyển sinh chuyên nghiệp, nâng cao lực, chịu trách nhiệm việc xây dựng thực kế hoạch tuyển sinh Trường, từ đưa hoạt động đào tạo Trường ngày phát triển toàn diện V Kết luận Trong viết này, tơi nghiên cứu q trình hoạt động thực tiễn Trường Cao đẳng nghề Viglacera đề xuất giải pháp thay đổi mơ hình tổ chức tuyển sinh Trường Qua đó, giúp Trường nâng cao hiệu công tác tuyển sinh, đảm bảo chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực cho người sử dụng lao động lực lượng công nhân lành nghề cho toàn xã hội Các vấn đề liên quan tới lý thuyết hành vi tổ chức: Cấu trúc thiết kế tổ chức, xung đột đàm phán nơi làm việc; động viên khuyến khích nhân viên 11 Các giải pháp để thực hiện: Tách phận tuyển sinh khỏi phòng Đào tạo để thành lập phòng Tuyển sinh độc lập; hoạt động dựa chức năng, nhiệm vụ, quy chế hoạt động quy trình làm việc xây dựng cụ thể; thực chế độ đãi ngộ nhân viên…để nâng cao lực khai thác hết tính sáng tạo nhân viên Tài liệu tham khảo Các báo cáo, thông tin tổng hợp từ nguồn thông tin nội Trường Cao đẳng nghề Viglacera Giáo trình Quản trị Hành vi Tổ chức lớp Gamba01 N06 - Chương trình đào tạo Thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế 12 ... trình hoạt động thực tiễn Trường Cao đẳng nghề Viglacera đề xuất giải pháp thay đổi mơ hình tổ chức tuyển sinh Trường Qua đó, giúp Trường nâng cao hiệu công tác tuyển sinh, đảm bảo chất lượng... Phát triển tầm nhìn đổi (Sự cần thiết phải thay đổi mơ hình tổ chức tuyển sinh Trường) Hiện nay, công tác Trường Cao đẳng nghề Viglacera với vị trí Phó hiệu trưởng đào tạo từ tháng 4/2009 Tôi chịu... Tái cấu trúc thiết kế tổ chức Với vị trí cơng tác nhiệm vụ giao, đề xuất với Hiệu trưởng Trường cho thực công việc liên quan đến đổi mơ hình tổ chức cơng tác tuyển sinh Trường sau: - Thực chuẩn