Hoàn thiện hoạt động phân phối tại công ty cổ phần thương mại dịch vụ quận 3

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH TƠ ĐÌNH MỆNH HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUẬN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH TƠ ĐÌNH MỆNH HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUẬN Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh (Hệ Điều hành cao cấp) Mã số: 8340101 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÝ THỊ MINH CHÂU Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn: “Hồn thiện hoạt động phân phối Cơng ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận 3” nghiên cứu Nội dung luận văn thực hướng dẫn TS Lý Thị Minh Châu Mọi tham khảo luận văn tơi trích dẫn rõ ràng trung thực ghi đầy đủ mục tài liệu tham khảo, tên cơng trình nghiên cứu Dữ liệu kết nghiên cứu luận văn tự thực TÁC GIẢ Tơ Đình Mệnh MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Tổng quan vấn đề nghiên cứu: 3 Câu hỏi nghiên cứu mục tiêu nghiên cứu: 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5 Phương pháp nghiên cứu: .5 Bố cục đề tài: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN PHỐI VÀ HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI 1.1 Khái niệm phân phối hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: 1.2 Vai trò phân phối hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: 1.3 Các dạng kênh phân phối: 10 1.4 Người mua trung gian: 14 1.5 Nhà phân phối: .14 1.6 Những đặc trưng hoạt động phân phối tốt: .20 1.7 Tóm tắt Chương 1: .21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUẬN 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận 3: 22 2.2 Quy mô hoạt động Công ty: 24 2.3 Kết hoạt động kinh doanh Công ty từ năm 2013 đến năm 2017: 26 2.4 Kết HĐKD mảng phân phối từ năm 2013 đến năm 2017: 28 2.5 Tình hình tài Cơng ty đến thời điểm 31/12/2017: 29 2.6 Phân tích thực trạng Công ty: .31 2.7 Nhận định vấn đề quan trọng cần giải quyết: 37 2.8 Tóm tắt Chương 2: .41 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ QUẬN 3.1 Kết nghiên cứu định tính: .42 3.2 Phân tích SWOT hoạt động phân phối Công ty: 47 3.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động phân phối Cơng ty: 49 3.3.1 Tăng cường kiểm soát hoạt động kinh doanh nhà phân phối: .49 3.3.2 Các giải pháp kiện toàn nguồn lực: 51 3.3.3 Nguồn tài lực: 53 3.3.4 Nguồn vật lực: 54 3.3.5 Kiện tồn quy trình: 55 3.3.6 Công tác kiểm soát nội bộ: 56 3.3.7 Chiến lược truyền thông nội bộ: 57 3.3.8 Cam kết lãnh đạo đổi mới: .57 3.3.9 Những học kinh nghiệm: .58 3.4 Kiến nghị: .62 PHẦN KẾT LUẬN: Kết luận: .63 Hạn chế: .64 Hướng nghiên cứu tiếp theo: 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ Hình 1.1: Các dạng kênh phân phối Trang 10 Hình 1.2: Kênh phân phối trực tiếp Trang 11 Hình 1.3: Kênh phân phối gián tiếp Trang 12 Hình 1.4: Kênh phân phối hỗn hợp Trang 13 Hình 1.5: Mơ hình Nhà phân phối kênh truyền thống Trang 17 Hình 1.6: Mơ hình Nhà phân phối kênh đại Trang 18 Hình 1.7: Mơ hình Nhà phân phối kênh HORECA Trang 19 Hình 2.1: Sơ đồ tăng trưởng doanh thu từ năm 2013 đến năm 2017: Trang 27 Hình 2.2: Sơ đồ tăng trưởng lợi nhuận từ năm 2013 đến năm 2017: Trang 27 Hình 2.3: Sơ đồ tăng trưởng doanh thu mảng phân phối 3013 -2017: Trang 29 Hình 2.4: Sơ đồ tăng trưởng lợi nhuận mảng phân phối 3013 -2017: Trang 29 Hình 2.5: Cơ cấu doanh thu đơn vị trực thuộc năm 2017: Trang 31 Hình 2.6: Cơ cấu lợi nhuận đơn vị trực thuộc năm 2017: Trang 32 Hình 2.7: Cơ cấu doanh thu đối tác năm 2017: Trang 32 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1:Kết hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến năm 2017 Trang 26 Bảng 2.2:Kết HĐKD mảng phân phối từ năm 2013 đến năm 2017 Trang 28 Bảng 2.3: Một số tiêu tài Trang 30 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Công ty: Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận TNHH: Trách nhiệm hữu hạn NPP: nhà phân phối DN: Doanh nghiệp DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Phiếu vấn nghiên cứu định tính Phụ lục 2: Phiếu đồng ý tham gia vấn Phụ lục 3: Bảng cân đối kế tốn đến 31/12/2017 Phụ lục 4: Quy trình quản lý xuất nhập tồn hàng hóa cơng nợ nhà phân phối PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận hoạt động lĩnh vực thương mại dịch vụ Trong đó, dịch vụ hoạt động hợp tác khai thác, cho thuê mặt bằng; Về thương mại, Công ty hợp tác với đối tác như: Công ty Nestle Việt Nam, Công ty TH True Milk, Công ty Cổ phần Vinasoy, Công ty Wrigley Việt Nam, Công ty Wipro UNZA, Công ty ASIA Food, Công ty Cổ phần Vifon, Công ty Cổ phần Uniben, Công ty Phú Trường Quốc tế, Công ty URC, Công ty Unicharm Việt Nam… hoạt động kinh doanh theo mơ hình nhà phân phối định giới hạn phạm vi địa bàn số quận huyện địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh với dòng sản phẩm tiêu dùng nhanh phổ biến Việt Nam gồm: Nescafe’, Nước tương Maggi, Sữa Milo, Sữa NAN, Sữa TH Milk, Sữa đậu nành Vinasoy, Mì gói Vifon, Mì gói Gấu đỏ, Mì Uniben, Dầu gội Enchanter, Romano, Kẹo Singum Doublemint; Kẹo Cool air; nước giải khát URC, tã giấy Bobby… Với kinh nghiệm 10 năm hoạt động phân phối Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận trải qua nhiều giai đoạn phát triển hoạt động phân phối gắn liền với tăng trưởng nhãn hàng, đối tác từ ngày đầu triển khai hoạt động kinh doanh theo mơ hình nhà phân phối thay cho mơ hình đại lý bán hàng trước Mơ hình hoạt động dạng có nhiều khác biệt với mơ hình hoạt động hệ thống siêu thị trung tâm thương mại Hiện nay, Cơng ty có Chi nhánh kinh doanh hoạt động theo mơ hình nhà phân phối chuyên nghiệp địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh hoạt động quận huyện như: Quận 1, Quận 3, Quận 4, Quận 7, Q Phú Nhuận, Q Tân Bình, Quận Tân Phú, Huyện Nhà Bè Huyện Cần Giờ với doanh thu bình quân 55 tỷ đồng/tháng, lợi nhuận hàng năm ổn định giá trị doanh nghiệp tăng 2,6 lần; Công ty đảm bảo mức chia cổ tức cho cổ đông mức từ 14% đến 20%/Vốn điều lệ/năm Câu hỏi 1: Nhận định Anh/Chị Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội Nguy Công ty CP Thương mại Dịch vụ Quận 3? Câu hỏi 2: Theo Anh/Chị, vấn đề tồn bật, yếu vấn đề cần giải cấp bách hoạt động phân phối Trưởng Phòng, Trưởng Cty lĩnh vực Anh/Chị phụ trách nhà phân phối Tổ gì? trưởng kế toán nhà phân phối Câu hỏi 3: Theo Anh/Chị, nhằm giải vấn đề cấp bách, tồn lĩnh vực Anh/Chị phụ trách hoạt động nhà phân phối tốt hơn, hiệu cần yêu cầu gì? Phương thức thực nào? Câu hỏi khác: Những câu hỏi khác tâm tư, nguyện vọng ý tưởng khác anh chị hoạt động kinh doanh Công ty CP Thương mại Dịch vụ Quận thời gian tới PHỤ LỤC PHIẾU ĐỒNG Ý THAM GIA PHỎNG VẤN Tôi tên là: chứcvụ: Nơi làm việc: Thông qua nội dung tính cấp thiết đề tài “Hồn thiện hoạt động phân phối Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận 3” với mục tiêu nghiên cứu để xác định vấn đề tồn hoạt động phân phối Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận nhằm đưa giải pháp hồn thiện góp phần tạo hiệu kinh doanh tốt cho Cơng ty để hồn thành đề tài nghiên cứu chương trình Thạc sĩ Điều hành cao cấp – eMBA Khóa 26 – (2016 – 2018) Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (UEH) Tơi hồn tồn đồng ý trả lời câu hỏi vấn học viên Tp.HCM, ngày tháng năm 2018 Người tham gia vấn Học viên nghiên cứu PHỤ LỤC Bảng cân đối kế toán đến 31/12/2017 Đơn vị tính: đồng Mã Thuyết Số cuối năm Số đầu năm số minh (3) (3) 100 51,268,755,810 47,899,359,326 110 6,239,833,761 3,920,731,698 Tiền 111 6,239,833,761 3,920,731,698 2.Các khoản tương đương tiền 112 130 14,430,254,552 16,593,728,477 Phải thu ngắn hạn khách hàng 131 9,167,753,400 10,984,956,539 Trả trước cho người bán ngắn hạn 132 5,172,068,694 5,454,747,466 Phải thu nội ngắn hạn 133 90,432,458 154,024,472 TÀI SẢN A TÀI SẢN NGẮN HẠN(100=110+120+130+140+150) I Tiền khoản tương đương tiền II Đầu tư tài ngắn hạn 120 Chứng khốn kinh doanh 121 Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh(*) 122 Đầu tư nắm giứ đến ngày đáo hạn 123 III Các khoản phải thu ngắn hạn Phải thu theo tiến độ kế hoawchj hợp đồng xây dựng 134 Phải thu cho vay ngắn hạn 135 Phải thu ngắn hạn khác 136 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi(*) 137 Tài sản thiếu chờ xử lý 139 IV Hàng tồn kho 140 26,350,088,358 22,095,291,516 Hàng tồn kho 141 26,350,088,358 22,095,291,516 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(*) 149 150 4,248,579,139 5,289,607,635 Chi phí trả trước ngắn hạn 151 309,835,670 302,029,110 Thuế GTGT khấu trừ 152 3,938,743,469 4,987,578,525 Thuế khoản khác phải thu nhà nước 153 Giao dịch mua bán lại trái phiếu phủ 154 Tài sản ngắn hạn khác 155 6,241,235,108 5,727,418,359 V Tài sản ngắn hạn khác B TÀI SẢN DÀI HẠN 200 (200=210+220+240+250+260) I Các khoản phải thu dài hạn 210 454,720,000 189,000,000 Phải thu dài hạn khách hàng 211 6,657,165,033 6,657,165,033 Trả trước cho người bán dài hạn 212 Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc 213 Phải thu nội dài hạn 214 Phải thu cho vay dài hạn 215 Phải thu dài hạn khác 216 3,313,994,100 3,048,274,100 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi(*) 219 -9,516,439,133 -9,516,439,133 220 4,623,664,943 4,224,949,894 221 4,602,553,830 4,190,505,449 - Nguyên giá 222 10,711,707,476 9,652,487,475 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 223 -6,109,153,646 -5,461,982,026 227 21,111,113 34,444,445 - Nguyên giá 228 115,100,000 115,100,000 - Giá trị hao mòn lũy kế(*) 229 -93,988,887 -80,655,555 260 1,162,850,165 1,313,468,465 Chi phí trả trước dài hạn 261 1,162,850,165 1,313,468,465 tài sản thuế thu nhập hoãn lại 262 Thiết bị, vật tư, phụ tùng thay dài hạn 263 Tài sản dài hạn khác 268 57,509,990,918 53,626,777,685 II Tài sản cố định Tài sản cố định hữu hình Tài sản cố định thuê tài 224 - Nguyên giá 225 - Giá trị hao mòn lũy kế(*) 226 Tài sản cố định vơ hình III Bất động sản đầu tư 230 - Nguyên giá 231 - Giá trị hao mòn lũy kế(*) 232 IV Tài sản dở dang dài hạn 240 Cho phí sản xuất, kinh doanh dở dang dài hạn 241 Chi phí xây dựng dở dang 242 V Đầu tư tài dài hạn 250 Đầu tư vào công ty 251 Đầu tư vào công ty liên kết, liên doanh 252 Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 253 Dự phòng đầu tư tài dài hạn(*) 254 Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn 255 VI Tài sản dài hạn khác CỘNG TÀI SẢN (270=100+200) 270 Mã Thuyết Số cuối năm Số đầu năm số minh (3) (3) 300 27,243,155,875 25,760,333,164 310 24,489,745,875 23,194,923,164 Phải trả cho người bán ngắn hạn 311 2,492,267,195 5,580,935,722 Người mua trả tiền trước ngắn hạn 312 8,550,287,968 6,933,729,379 Thuế khoản phải nộp nhà nước 313 390,180,134 1,061,656,704 Phải trả người lao động 314 2,863,492,201 2,740,023,000 Chi phí phải trả ngắn hạn 315 188,421,019 474,623,497 Phải trả nội ngắn hạn 316 Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 317 Doanh thu chưa thực ngắn hạn 318 Phải trả ngắn hạn khác 319 1,355,014 112,021,100 10 Vay nợ thuê tài ngắn hạn 320 9,495,500,000 6,169,000,000 11 Dự phòng phải trả ngắn hạn 321 12 Quỹ khen thưởng phúc lợi 322 508,242,344 122,933,762 13 Quỹ bình ổn 323 14 Gioa dịch mua bán lại trái phiếu phủ 324 2,753,410,000 2,565,410,000 2,753,410,000 2,565,410,000 400 30,266,835,043 27,866,444,521 410 30,266,835,043 27,866,444,521 411 10,600,000,000 10,600,000,000 NGUỒN VỐN A Nợ phải trả (300=310+330) I Nợ ngắn hạn II Nợ dài hạn 330 Phải trả người bán dài hạn 331 Người mua trả tiền trước dài hạn 332 Chi phí phải trả dài hạn 333 Phải trả nội vốn kinh doanh 334 Phải trả nội dài hạn 335 Doanh thu chưa thực dài hạn 336 Phải trả khác 337 Vay nợ thuê tài dài hạn 338 Trái phiếu chuyển đổi 339 10 Cổ phiếu ưu đãi 340 11 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 341 12 Dự phòng phải trả dài hạn 342 13 Quỹ phát triển khoa học công nghệ 343 B VỐN CHỦ SỞ HỮU (400=410+430) I Vốn chủ sở hữu Vốn góp chủ sở hữu - Cổ phiếu phổ thơng có quyền biểu 411a - Cổ phiếu ưu đãi 411b 10,600,000,000 10,600,000,000 6,456,556,813 5,377,634,478 Thặng dư vốn cổ phần 412 Quyền chọn trái phiếu chuyển đổi 413 vốn khác chủ sở hữu 414 Cổ phiếu quỹ (*) 415 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 416 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 417 Quỹ đầu tư phát triển 418 Quỹ hỗ trợ xếp doanh nghiệp 419 10 Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 420 11 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 421 13,210,278,230 11,888,810,043 - LNST chưa phân phối lũy cuối kỳ trước 421a 8,422,799,075 5,225,994,474 - LNST chưa phân phối kỳ 421b 4,787,479,155 6,662,815,569 57,509,990,918 53,626,777,685 12.Nguồn vốn đầu tư XDCB 422 II Nguồn kinh phí quỹ khác 430 Nguồn kinh phí 431 Nguồn kinh phí hình thành từ TSCĐ 432 TỔNG NGUỒN VỐN (440=300+400) 440 Nguồn: Báo cáo tài năm 2017 Cơng ty - Phòng Kế tốn Cty PHỤ LỤC Quy trình quản lý xuất nhập tồn hàng hóa cơng nợ nhà phân phối: I - QUY TRÌNH NHẬP Trưởng nhà phân phối  Kiểm tra hàng tồn kho, tiêu để đặt hàng nhà cung cấp để email đơn đăt hàng, có tham mưu Tổ trưởng kế tốn q trình nhập hàng  Ký đề nghị chi chuyển tiền toán tiền mua hàng  Theo dõi ngày hàng nhập kho nhà phân phối, có với đơn đặt hàng, hàng nhập bị thiếu phải phân công cho thủ kho, kế toán hệ thống theo dõi  Kiểm tra công nợ phải trả với người bán  Khi nhập hàng, phát hàng cận date, sai quy cách, thiếu hàng phải lập biên hàng trả lại, hàng thiếu báo cho nhà cung cấp (trừ trường hợp nhà cung giao hàng biết trước số lượng bị thiếu)  Nếu hàng nhập bán mặt hàng có bao bì kèm theo như: nước uống đóng chai, Bia chai… phải thu lại khách hàng trả bao bì cho Nhà Cung cấp, phải tổ chức phân công lập sổ theo dõi bao bì nợ phát sinh ngày kiểm tra đối chiếu hàng tháng với nhà cung cấp Thủ kho:  Khi nhập hàng, Thủ kho chịu trách nhiệm phân công việc kiểm tra hàng xuất từ xe hàng xuống kiểm tra lượng hàng nhập vào kho Sắp xếp hàng hố theo lơ, hạn sử dụng với quy định hàng nhập trước xuất trước (theo hạn sử dụng), theo chương trình khuyến  Kiểm tra xác mặt hàng số lượng hàng hố với hoá đơn nhập, đối chiếu với đơn đặt hàng Trưởng NPP, có sai lệch phải báo cho Trưởng NPP giải  Trường hợp nhà cung cấp giao hàng không đủ theo đơn đặt hàng mà chia làm nhiều lần giao thủ kho:  Ký nhận theo lần nhận hàng phiếu giao hàng trả, chuyển hệ thống phiếu giao hàng để Hệ thống theo dõi đủ hết đơn hàng (Hoá đơn nhập hàng)  Hoặc Thủ kho ký số thực nhập phiếu giao hàng, lưu giữ lại (1 liên) để nhận đủ hàng trả lại phiếu giao hàng ký nhận đủ hàng cho nhà cung cấp, thông báo cho Hệ thống theo dõi đủ hết đơn hàng (Hoá đơn nhập hàng) Nếu mặt hàng có bao bì kèm theo như: nước uống đóng chai, Bia chai phải thu lại khách hàng mua trả bao bì cho Nhà cung cấp, phải có sổ theo dõi bao bì xuất giao cho khách bao bì thu đủ số lượng nhận lại bao bì phải kiểm tra chất lượng bao bì Nhân viên giao hàng Khi hàng nhập về, tham gia bốc xếp hàng hoá vào kho theo điều động, phân cơng Trưởng NPP Nhân viên hệ thống (Kế tốn kho)  Nhận đơn đặt hàng Trưởng NPP chuyển sang email đơn đặt hàng kịp thời cho nhà cung cấp  Tham gia hỗ trợ giám sát việc nhập hàng theo đạo Trưởng NPP  Trường hợp nhà cung cấp giao hàng không đủ theo đơn đặt hàng mà chia làm nhiều lần giao vào lần ký nhận Thủ kho phiếu giao hàng (nếu trả hàng có phiếu giao hàng riêng lần lưu giử lại phiếu giao hàng), liên lạc với nhà cung cấp theo dõi đủ hết đơn hàng (Hoá đơn nhập hàng)  Căn vào hố đơn tài chính, nhập hàng vào phần mềm hệ thống theo mã hàng, chương trình khuyến  Nếu hố đơn nhập hàng có ghi lơ, hạn sử dụng phải nhập vào hệ thống có lơ hạn sử dụng Tổ trưởng Kế toán  Tổ trưởng kế toán chịu trách nhiệm việc kiểm sốt thực quy trình quản lý tiền hàng nhà phân phối, kết nối đối chiếu việc kiểm tra chéo khâu Nhà phân phối chặt chẽ nhằm đảm bảo an toàn tiền hàng, trực tiếp quản lý nhân viên Hệ thống, Thủ kho, Thủ quỹ  Tham gia hỗ trợ giám sát việc nhập hàng theo đạo Trưởng NPP  Kiểm tra hố đơn nhập có ghi tiêu quy định, số lượng nhập đủ (thiếu), lên phiếu nhập kho (theo số thực nhập), theo dõi lượng số hàng trả nhập hàng bị thiếu  Làm đề nghị chi mua hàng kèm hoá đơn tài (bản photo), phiếu nhập kho chuyển Cơng ty để tốn tiền mua hàng  Cân đối công nợ phải trả đối chiếu cuối tháng với người bán II – QUY TRÌNH XUẤT, QUẢN LÝ TIỀN HÀNG, QUẢN LÝ CÔNG NỢ Nhân viên bán hàng  Theo yêu cầu đặt hàng khách lập đơn đặt hàng (viết liên, lưu lại liên ) giao lại cho Trưởng nhà phân phối, từ chiều ngày hôm trước sáng đầu làm việc 7h30 ngày hôm sau, đơn đặt hàng phải ghi rõ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, mức chiết khấu Đăng ký cung cấp danh sách khách hàng nợ có thơng tin cần thiết như: địa điểm kinh doanh, số điện thoại liên lạc, khả tốn, có nợ q hạn khơng, khách hàng quan hệ thường xuyên hay vãng lai…  Lưu ý, ghi đơn hàng nội dung số lượng, mặt hàng, quy cách, số tiền thu phải ghi xác, rõ ràng tránh để người xem bị nhầm lẫn  Cuối ngày đối chiếu với giao nhận để lên Báo cáo bán hàng ghi rõ số Doanh thu = tiền thu + thu nợ + số tiền khách nợ  Chịu trách nhiệm công nợ phát sinh phối hợp với Nhà phân phối thu hồi công nợ hạn, phải ký xác nhận vào sổ theo dõi cơng nợ  Trường hợp khách có lấy thêm hàng, phải lập đơn hàng bổ sung chuyển Trưởng NPP duyệt đơn hàng  Nghiêm cấm việc ghi đơn hàng theo yêu cầu Thủ kho, cho Thủ kho mượn hàng khuyến mãi, thông đồng với Thủ kho để gởi hàng, mượn hàng khơng có phiếu nhập, xuất có đủ chữ ký theo quy định Trưởng nhà phân phối:  Nhận đơn hàng từ nhân viên bán hàng, duyệt chương trình, chiết khấu thị trường, kiểm tra ngăn chặn việc gộp đơn hàng để hưởng chiết khấu hàng khuyến ký vào đơn đặt hàng Chuyển đơn đặt hàng để nhân viên hệ thống lập phiếu xuất hàng  Nhận lại từ nhân viên hệ thống phiếu xuất hàng kèm với đơn đặt hàng, ký duyệt xuất hàng chuyển phiếu xuất hàng (3 liên) kèm đơn đặt hàng qua Thủ kho để xuất kho Nếu vắng mặt ủy cho Tổ trưởng kế tốn ký nháy sau kiểm tra lại ký bổ sung  Phân công, xếp tuyến đường để giao nhận giao hàng  Quyết định công nợ thị trường, hàng bán nợ 10 triệu đồng phải có Hợp đồng Biên thỏa thuận Ký duyệt nợ Phiếu xuất hàng, đơn đặt hàng, ngày kiểm tra công nợ bán hàng, thu hồi công nợ kịp thời  Lập Sổ theo dõi khách hàng nợ bao gồm nội dung: Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại liên lạc, chữ ký mẫu  Chịu trách nhiệm kiểm tra ký hố đơn tài phận xuất ra, tên đơn vị, đối tượng mua hàng tiêu theo quy định sử dụng hoá đơn chứng từ Cơ quan Thuế  Trường hợp bán hàng xuất trước, phải ghi lệnh xuất làm để hệ thống lập phiếu xuất trước (xuất tạm)  Quyết định ký duyệt vào phiếu xuất cho mượn hàng, phiếu nhập cho gởi hàng vào kho theo yêu cầu khách hàng Giám sát (phải có chữ ký người yêu cầu gởi hàng), ngăn ngừa không để nhân viên thủ kho mượn hàng gởi  Cuối ngày kiểm tra, giám sát việc thu tiền bán hàng, công nợ, đối chiếu khâu: Tổ trưởng kế toán - Thủ kho - Thủ quỹ - Hệ thống, ký phiếu chi nộp tiền bán hàng Cty  Trường hợp bán hàng, giao hàng giờ, Trưởng NPP phải thông báo cho Bảo vệ việc xuất hàng Thủ kho Yêu cầu Bảo vệ kiểm tra phiếu xuất kho với thực tế hàng xuất  Cuối tháng trực tiếp Tổ trưởng kế toán, Thủ kho, Hệ thống kiểm kê thực tế toàn kho hàng.Trường hợp có phát sinh thừa, thiếu hàng xuất lệch mùi, sai quy cách đạo cho Kế toán điều chỉnh, không cho Thủ kho tự điểu chỉnh, cân đối hàng  Theo dõi chi phí xăng xe cho nhân viên giao nhận, chi phí mua xăng xe tải chi phí th xe ngồi Chi phí tính rõ ràng, người, công việc Nhân viên hệ thống (Kế toán kho)  Nhận đơn đặt hàng từ Trưởng NPP, phiếu xuất hàng theo đơn đặt hàng (3 liên), ký người lập phiếu chuyển qua Trưởng NPP kiểm tra, ghi số thứ tự phiếu xuất hàng  Nếu hố đơn nhập có ghi lơ, date phiếu xuất hàng phải có ghi lơ, hạn sử dụng  Cuối ngày Hệ thống nhận lại liên phiếu xuất hàng, phiếu trả hàng từ Thủ kho, Nhân viên hệ thống - Thủ kho đối chiếu số lượng phiếu xuất hàng xuất ra, điều chỉnh lại số lượng hàng trả lại, cân đối nhập - xuất - tồn ngày  Lập nhập xuất tồn chuyển Thủ kho nhận lại bảng tồn kho Thủ kho lập, có chữ ký thủ kho, hệ thống, Tổ trưởng kế toán Trưởng NPP Lưu giữ Thủ kho với liên phiếu xuất kho, phiếu trả hàng thành (Lưu giữ năm)  Nếu có điều chỉnh phiếu phải sửa đủ liên, hủy phiếu phải lưu đủ liên gạch chéo giao lại cho kế toán lưu giữ  Lập phiếu tổng hợp xuất hàng ngày giao cho Tổ trưởng kế toán lên doanh số bán theo dõi thu tiền hàng, công nợ  Phối hợp với Thủ kho kiểm kê kho hàng cuối ngày, kiểm kê mặt hàng xuất ngày với số lượng lớn, kiểm luân phiên để đảm bảo tất hàng hoá kiểm tra tháng, số lượng kiểm kê hàng hóa sổ sách thực tế bị lệch, nhân viên hệ thống có trách nhiệm báo với Trưởng NPP tổ trưởng kế tốn để tiến hành kiểm kê tồn kho hàng tìm kiếm nguyên nhân  Lập nộp báo cáo theo yêu cầu nhà cung cấp Theo dõi chương trình khuyến tháng để đối chiếu với nhà cung cấp tổ trưởng kế toán  Trường hợp có hàng gởi kho, cho mượn hàng hệ thống phải lập phiếu nhập tạm xuất tạm có chữ ký Hệ thống, Trưởng NPP, Giám sát, Thủ kho Theo dõi tình hình nhập - xuất, lấy hàng gởi trả hàng mượn phải làm phiếu nhập xuất lại, để kiểm kê xác Thủ kho  Thủ kho xuất kho có phiếu xuất hệ thống phiếu xuất phải có đầy đủ chữ ký của: Trưởng NPP (hoặc chữ ký nháy Tổ trưởng kế toán, ủy quyền Trưởng NPP vắng mặt), Hệ thống, tuyệt đối không tự ý cho mượn hàng cho gởi hàng khơng có lệnh Trưởng NPP Nghiêm cấm việc thông qua giao nhận nhân viên bán hàng để mượn hàng gởi kho, nộp tiền bán hàng bán hộ hàng hóa.Thủ kho khơng tự cân đối điều chỉnh hàng thừa thiếu lệch mùi, sai quy cách , có phát sinh phải báo Trưởng nhà phân phối giải  Nhận Phiếu xuất hàng đủ liên kèm đơn hàng có đầy đủ chữ ký Trưởng NPP, Hệ thống  Thủ kho hướng dẫn nhân viên giao nhận vào kho soạn hàng  Kiểm tra xuất hàng theo phiếu xuất hàng, với Thủ kho ký người giao hàng, yêu cầu nhân viên giao nhận nhận hàng ký nhận, giao nhân viên giao nhận liên kèm đơn đặt hàng  Đối với hàng bán với số lượng lớn phải xếp hàng hố trước, kiểm đếm xác xong chuyển lên xe tải, xe gắn máy xuất cho giao nhận (một) lần, khơng cho gởi hàng lại kho  Khi có hàng trả lại yêu cầu nhân viên giao nhận (nhân viên bán hàng) lập phiếu trả hàng (3 liên), ký nhận hàng nhân viên giao nhận (nhân viên bán hàng) ký người giao, kèm chung với phiếu xuất kho Khi nhận hàng phải kiểm đếm xác số lượng chất lượng hàng trả về, phải mở niêm thùng tránh bị tráo đổi hàng  Thủ kho phải theo dõi số liệu nhập xuất tồn hàng (trên máy tính) in (một) để đối chiếu với số liệu nhân viên hệ thống lập Cuối ngày chuyển liên phiếu xuất hàng, phiếu trả hàng cho nhân viên hệ thống đối chiếu nhập - xuất - tồn, nhận nhập xuất tồn hệ thống để kiểm kê hàng tồn ngày ký xác nhận lưu giữ với phiếu xuất kho, phiếu trả hàng thành (lưu giữ năm)  Kiểm tra thường xuyên hàng hoá, nắm số lượng hàng cận date, phẩm chất, bán chậm để thông báo kịp thời cho Trưởng NPP, Tổ trưởng Kế tốn  Trường hợp xuất hàng ngồi giờ, Thủ kho phải trình phiếu xuất kho cho Bảo vệ kiểm tra yêu cầu Bảo vệ ký xác nhận kiểm tra  Nếu mặt hàng có bao bì kèm theo như: nước uống đóng chai phải kiểm tra bao bì giao nhận thu sổ theo dõi nợ bao bì cho khách hàng, chất lượng vỏ bình Khi nhận hàng trả lại bao bì cho nhà cung cấp phải kiểm tra, chất lượng vỏ bình, trả bao bì phải ký giao yêu cầu nhà cung cấp ký nhận phiếu xuất, phần ghi trả số lượng bao bì chuyển chứng từ cho kế toán theo dõi Nhân viên giao nhận  Căn hướng dẫn Thủ kho vào kho soạn hàng theo số lượng mặt hàng, quy cách ghi phiếu xuất kho  Đồng thời Thủ kho kiểm đếm số lượng mặt hàng, quy cách, ký nhận vào chổ người nhận hàng phiếu xuất hàng, giữ liên kèm đơn đặt hàng  Trường hợp bán sỉ xe gắn máy phải yêu cầu Hệ thống chia phiếu xuất chuyến chở hàng  Giao hàng cho khách theo đơn đặt hàng, giữ lại liên đơn đặt hàng kèm phiếu xuất kho để làm báo cáo nộp tiền cuối ngày giao Tổ trưởng kế toán  Trường hợp nhân viên bán hàng lập báo cáo báo hàng, vào phiếu xuất kho nhân viên giao nhận làm báo cáo bán hàng Sau nộp báo cáo bán hàng kèm phiếu xuất cho Kế toán  Trường hợp khách mua trả hàng nhận kiểm tra hàng hoá, đem hàng trả Thủ kho, lập phiếu trả hàng (3 liên) ký người giao  Nếu khách mua thêm hàng, phải báo cho nhân viên bán hàng để nhân viên bán hàng lập đơn đặt hàng bổ sung, chuyển Trưởng NPP để thực theo trình tự quy định  Lưu ý, phải kiểm tra xác số tiền ghi đơn hàng với số tiền phải thu, tránh bị nhầm lẫn Khi thu tiền hàng khách phải kiểm tra cẩn thận tiền hàng trước rời khỏi, đọc lại số tiền thu để khách hàng xác nhận lại số tiền đả trả, tốt yêu cầu khách ghi xác nhận số tiền đả trả vào đơn hàng  Thu tiền hàng nộp Thủ quỹ sau chuyến giao hàng, thu đơn kê nộp liền vào sổ nộp tiền theo đơn đó, khơng nhờ nhân viên khác báo cáo, không để dồn đơn hàng đơn nợ Nếu bán nợ phải Trưởng, Phó NPP duyệt đem đơn hàng ghi nợ nộp Kế tốn phải có chữ ký nhận nợ khách, có ghi rõ họ tên, ghi rõ số tiền nợ thời hạn trả nợ Lập báo cáo bán hàng với đơn hàng phiếu xuất hàng giao ngày nộp cho tổ trưởng kế tốn tồn báo cáo bán hàng, đơn hàng, phiếu xuất hàng  Cuối ngày, kiểm tra đối chiếu với Thủ quỹ tổng số tiền nộp ngày, khớp với báo cáo nộp tiền, ký phiếu thu nộp tiền Kế toán lập  Khi nhận đơn nợ để thu nợ từ Kế toán phải ký vào sổ nhận đơn nợ, thu tiền giao lại đơn nợ toán cho Kế toán, ghi vào sổ nộp tiền, nộp tiền cho Thủ quỹ Trường hợp chưa thu tiền, ký trả lại đơn nợ  Nghiêm cấm nhân viên giao nhận nhận hàng Thủ kho gởi bán để đưa tiền riêng cho Thủ kho  Nếu mặt hàng có bao bì kèm theo như: nước uống đóng chai, Bia chai phải thu lại khách hàng mua phải nhận sổ từ kế tốn đưa sổ theo dõi nợ bao bì cho khách ký xác nhận số bao bì nhận, trả lại, tồn nợ đồng thời thu bao bì giao lại cho Thủ kho kiểm tra chất lượng bao bì nhận (nếu có bể, hư hỏng phải ghi chú) Nhân viên Thủ quỹ  Thủ quỹ chịu kiểm tra giám sát phân công tham gia vào hoạt động nhà phân phối theo đạo Trưởng NPP, Tổ trưởng kế toán  Thu chi tiền có chứng từ, có lệnh Trưởng NPP, khơng tự ý chi tiền đem tiền khỏi két quỹ chưa có lệnh Trưởng NPP  Phải lập sổ nộp tiền cho đối tượng nộp tiền, trường hợp Trưởng NPP bán, phải lập sổ nộp tiền thực ghi sổ, đối chiếu số tiền nộp trường hợp giao nhận nộp tiền  Đi thu tiền bán hàng theo phân công Trưởng NPP, tuỳ theo trường hợp ghi vào sổ nộp tiền NPP giao nhận  Nhận tiền bán hàng nhân viên giao nhận nộp ký nhận sổ nộp tiền, tiền thu lần ký nhận lần  Cuối ngày vào sổ nộp tiền giao nhận ghi số tổng tiền nộp giao nhận vào sổ nộp tiền Thủ quỹ, đối chiếu với giao nhận tổng số tiền nộp ngày đối chiếu Kế toán để ký phiếu thu Kế toán lập cuối ngày theo giao nhận  Kết sổ cuối ngày, tổng thu tiền mặt nộp tiền phòng quỹ Cty kèm theo phiếu chi nộp tiền Kế tốn lập, có chữ ký Trưởng NPP  Nếu có ứng trước tiền hàng để chi phí, phải có phiếu chi Kế tốn lập (phiếu chi có đủ chữ ký theo quy định) Lập sổ theo dõi chi phí phát sinh ngày đối chiếu với Kế toán cuối ngày Cuối tháng kết sổ theo dõi chi phí với tổng số tiền ứng trước chi phí đối chiếu với Kế toán, để Kế toán lên đề nghị chi phí cuối tháng xác  Ghi vào sổ quỹ tiền mặt theo quy định Kết quỹ cuối ngày có đủ chữ ký Trưởng NPP, Tổ trưởng kế toán, Thủ quỹ  Khi giao tiền cho nhân viên lái xe nộp công ty phải kèm theo tờ kê tiền, phiếu chi, niêm phong với tiền, giấy niêm phong có chữ ký người : Thủ quỹ, Trưởng NPP, Kế toán Ghi vào Sổ nộp giao tiền nhân viên tài xế nội dung : 01 gói tiền trị giá … có niêm phong yêu cầu tài xế ghi vào Sổ giao tiền Thủ quỹ với nội dung tương tự Niêm phong hộp đựng tiền xe chở tiền, giấy niêm phong có chữ ký Thủ quỹ Tài xế  Sau giao tiền cho nhân viên lái xe đồng thời nhân viên Thủ quỹ phải Cty ghi vào Sổ nộp tiền Thủ quỹ Cty Đối chiếu với Thủ quỹ Cty tổng số tiền nộp ngày Tổ trưởng Kế toán  Tham mưu, góp ý kiến với Trưởng NPP, Giám sát chương trình khuyến bán hàng, tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng  Kiểm tra ký nháy vào phiếu xuất kho Trưởng NPP vắng mặt có uỷ quyền lại  Kiểm tra chéo việc đối chiếu khâu: Hệ thống - Thủ kho, Thủ quỹ - Giao nhân – Bán hàng tồn q trình nhập, xuất hàng, chịu trách nhiệm kiểm tra toàn chứng từ phải có đủ chữ ký theo quy định  Cuối ngày kiểm tra báo cáo bán hàng nhân viên bán hàng (giao nhận), nhận lại phiếu xuất kho, phiếu trả hàng (nếu có) đơn đặt hàng giao nhận, kiểm tra chi tiết đơn đặt hàng tính xác giá bán, chiết khấu trừ đơn hàng Tổng hợp doanh số bán ngày, theo chi tiết:  Tổng phiếu xuất hàng với phần xuất hệ thống Theo dõi hàng khuyến mãi, hàng mượn, hàng gởi, hàng xuất trước (xuất tạm) - đối chiếu với Hệ thống:  Nếu bán hàng thu tiền mặt: lập phiếu thu theo nhân viên giao nhận - đối chiếu với phần thu tiền Thủ quỹ, báo cáo nộp tiền giao nhận   Nếu bán hàng thu chuyển khoản: Đối chiếu với phần thu Ngân hàng Phòng kế tốn Cty  Nếu bán hàng trước chương trình: theo dõi doanh số, phiếu xuất kho chi tiết hàng xuất trước tiền hàng thu trước Nếu bán hàng ghi nợ: Kiểm tra đơn nợ có chữ ký nợ, ghi rõ họ tên khách hàng, địa chữ ký duyệt nợ Trưởng NPP; ghi vào sổ theo dõi công nợ, báo cho Trưởng NPP công nợ ngày đặc biệt nợ hạn, không cho nợ dồn đơn, phải toán hết nợ cũ nợ đơn mới, điện thoại kiểm tra khách nợ, báo khách hàng trả không hạn để có biện pháp giải Giao đơn nợ cũ để nhân viên giao nhận thu nợ thu hồi lại đơn nợ thu chưa thu được, phải cho ký vào sổ nhận đơn nợ  Lập phiếu chi tiền nộp quỹ cơng ty có đủ chữ ký Trưởng NPP, Tổ trưởng kế toán, Thủ quỹ (Nếu Trưởng NPP vắng mặt uỷ quyền cho phó NPP hay Tổ trưởng kế tốn, nhiên phải thông báo số tiền nộp Cty ngày hơm sau nộp phòng kế tốn phiếu thu đủ chữ ký)  Căn vào phiếu xuất hàng tổng hợp, lập Báo cáo bán hàng tổng hợp, xuất hoá đơn tài đầu theo quy định, ghi vào sổ sách kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày (nhập số liệu vào phần mềm kế toán)  Kiểm tra việc đối chiếu kiểm kê hàng hoá nhân viên hệ thống Thủ kho, kiểm kê đột xuất kho hàng tiền quỹ  Cuối tháng vào Biên kiểm kê tồn kho, đề nghị Trưởng nhà phân phối cho điều chỉnh việc thừa, thiếu hàng lệch mùi, sai quy cách…  Hàng ngày kiểm tra, theo dõi việc ứng trước tiền hàng để chi trả chi phí phát sinh ngày với Thủ quỹ Cuối tháng vào chứng từ chi phí sổ theo dõi chi phí lên đề nghị chi phí, đối chiếu tổng chi phí với số tiền chi với Thủ quỹ  Nếu mặt hàng có bao bì kèm theo như: nước uống đóng chai, bia chai phải lập sổ theo dõi nợ bao bì cho khách hàng, giao nhận lại sổ giao nhận giao hàng thu bao bì về, mở sổ theo dõi việc nhập xuất bao bì với nhà cung cấp, lưu giữ chứng từ trả bao bì Thủ kho chuyển sang Đối chiếu cuối tháng với nhà cung cấp ... trạng hoạt động phân hoạt động phân phối Công ty Cổ phối Công ty Cổ phần phần Thương mại Dịch vụ Quận Thương mại Dịch vụ Quận gì? Làm để hồn thiện hoạt động phân phối Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch. .. gồm: Phần mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận phân phối hoạt động phân phối Chương 2: Thực trạng hoạt động phân phối Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận Chương 3: Hoàn thiện hoạt động phân phối Công. .. hồn thiện hoạt động phân phối Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận cách có hiệu  Bước 5: Đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện hoạt động phân phối Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Quận