báo cáo thực tập tại Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ.docx

báo cáo thực tập tại Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ

Lời mở đầu

Tất cả các nền kinh tế đều dựa trên cơ sở nguồn lực khan hiếm, vì vậy, trong quá trình hoạt động, mọi chủ thể kinh tế đều phải có một hệ thống quản lý, giám sát và đánh giá hiệu quả quá trình sử dụng nguồn lực của mình Với chức năng là phản ánh và kiểm tra tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán là một trong những công cụ chủ yếu để các nhà quản lý điều hành, giám sát, đánh giá mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Không chỉ có vậy, thông tin do kế toán cung cấp còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc ra quyết định, đề ra chiến lược hoạt động, hoạch định chính sách tài chính của mỗi công ty Tổ chức một hệ thống kế toán hợp lý, hiệu quả góp phần không nhỏ vào việc phát triển một công ty nói riêng, cả một nền kinh tế nói chung.

Xây dựng cơ bản là một lĩnh vực vô cùng quan trọng Nó không những đáp ứng những nhu cầu thiết yếu nhất của con người cũng như xã hội; ví dụ như nơi ở, đi lại… và đặc biệt là cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế, tạo cơ sở cho tất cả các loại hình sản xuất kinh doanh khác Thực tế đã chứng minh, chỉ khi có một hệ thống cơ sở hạ tầng phát triển thì những nguồn lực trong nền kinh tế mới dễ dàng di chuyển, góp phần thúc đẩy việc phân công lao động trong toàn bộ nền kinh tế.

Những công trình xây dựng cơ bản thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài, lại chịu nhiều ảnh hưởng của những yếu tố ngoại cảnh như giá vật tư, thời tiết, địa hình… nên công tác khảo sát, tư vấn thiết kế trong xây dựng cơ bản đặc biệt quan trọng Trước hết, công tác khảo sát giúp cho nhà đầu tư xác định được đặc điểm địa hình, từ đó xác định được những yếu tố kỹ thuật, khối lượng công việc cần thực hiện cho công trình Công tác tư vấn thiết kế giúp cho nhà đầu tư xây dựng được kế hoạch chi tiết, khả thi và hiệu quả cho mỗi công trình Nó góp phần giảm thiểu rủi ro của nhà đầu tư khi đầu tư vào những công trình lớn, nâng cao tính hiệu quả của công trình và đặc biệt, tư vấn thiết kế có khả năng làm giảm lãng phí, thất thoát trong xây dựng cơ bản nhờ xây dựng được dự toán chi phí và dựa vào kế hoạch chi tiết đã xây dựng, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ thi công, mức độ hao phí nguyên vật liệu và đánh giá chất lượng công việc…

Nhận thức được mức độ quan trọng của loại hình cung cấp dịch vụ này, trong đợt thực tập Kế toán, em đã quyết định chọn Công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ làm nơi thực tập Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu một cách có hệ thống bộ máy quản lý kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất cung cấp dịch vụ của công ty Cuối cùng, dựa vào đặc điểm đó, em đã hình thành được một cái nhìn vừa tổng quát, vừa sâu sắc về tổ chức bộ máy và hoạt động kế toán của công ty.

Nhận thấy, quá trình khảo sát, tư vấn thiết kế có vai trò đặc biệt quan trọng của những trang thiết bị chuyên ngành, em quyết định chọn phần hành kế toán Tài sản cố định làm đối tượng tìm hiểu cụ thể trong báo cáo này.

Bản báo cáo thực tập của em bao gồm bốn phần: Phần một: Tổng quan về công ty

 Phần hai: Tổ chức kế toán

 Phần ba: Kế toán Tài sản cố định Phần bốn: Một số ý kiến đóng góp

Mục lục

Chương I: Tổng quan về Công ty

1 HECO – Quá trình hình thành và phát triển

Công ty được thành lập theo quyết định số 857/QĐ/TCCB – LĐ ngày 25 tháng 4 năm 1996 của Bộ giao thông vận tải mà đơn vị tiền thân là Xí nghiệp khảo sát thiết kế Đường bộ Công ty tư vấn thiết kế đường bộ là một đơn vị hạch toán độc lập dưới sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải (TEDI).

Trải qua qua hơn ba thập kỷ phát triển và trưởng thành, ngày nay Công ty tư vấn thiết kế Đường bộ đã dần khẳng định được mình trên thị trường, công ty chủ yếu tham gia những công trình lớn của trung ương, hoặc những tuyến đường khó, yêu cầu trình độ tay nghề cao ở các địa phương.

Với số vốn ban đầu của công ty chỉ là 6.700 triệu VND, trong đó tổng vốn lưu động là 4.600 triệu VND, tổng số vốn cố định là 2.100 triệu VND Ngày nay, công ty đã vững mạnh với tổng nguồn vốn lên tới 20.000 triệu Trong đó, tổng số vốn lưu động là hơn 14.000 triệu, còn lại là tổng tài sản cố định Tuy nhiên, nguồn vốn kinh doanh của công ty chỉ vào khoảng 4.400 triệu khiến cho tỷ suất Nguồn vốn chủ sở hữu/ Tổng nguồn vốn chỉ vào khoảng 22 % điều này phản ánh đặc điểm của công ty, do kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, số vốn đầu tư cho một công trình lớn, công nợ cũng vì vậy mà có quy mô rất lớn và thời gian thu hồi vốn lâu, nên công ty thường xuyên chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn Đây là một dấu hiệu bình thường của một công ty xây lắp Chỉ tiêu thể hiện rõ hơn mức độ phát triển của công ty là tổng vốn cố định Có thể thấy.

Phòng KTTC giữ một ví trị đặc biệt quan trọng trong công ty Phòng chịu trách nhiệm hoạch định chính sách tài chính của công ty nên phải lường trước những thăng trầm của ngành, dự đoán được những thời điểm phát sinh khối lượng công việc lớn, những lúc cần huy động nguồn lực cao… để có thể phản ứng hợp lý, đem lại kết quả kinh doanh cao cho công ty.

Là một Doanh nghiệp nhà nước thuộc một Tổng công ty lớn, không thể phủ nhận rằng, Heco có một lợi thế tương đối tốt so với các doanh nghiệp cùng loại, để từ đó, công ty đã phát huy thế mạnh của mình và trở thành một trong những công ty tư vấn hàng đầu về lĩnh vực Khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng cơ bản Sự lớn mạnh không

ngừng của công ty không chỉ thể hiện ở trình độ kỹ thuật mà còn cụ thể hóa qua tốc độ tăng doanh thu và lợi nhuận trước thuế hàng năm của công ty:

Doanh thu 17.298.863 100% 19.798.368 114% 21.481.074 108%Lợi nhuận

3 Tỷ suất sinh lời

3.1 Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu 5.24 4.29 5.91- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên doanh thu 3.56 4.59 4.023.2 Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản

- Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên tổng tài sản 6.39 4.23 5.52- Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản 4.35 2.82 3.753.3 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu 16.26 15.54 17.01

Có thể thấy, tuy chỉ tiêu Tổng tài sản của công ty biến động không ổn định (vì lý do công nợ, các khoản phải thu, phải trả trong xây lắp là không ổn định) nhưng tốc độ tăng doanh thu, tỷ lệ phản ánh khả năng hoạt động của công ty thể hiện rất tốt Chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của công ty ở mức cao, thể hiện đúng sức mạnh, vị thế của công ty.

Những công trình của công ty chủ yếu thông qua hai nguồn chính: một là từ Tổng công ty Tư vấn thiết kế Giao thông vận tải, hai là từ những nguồn mà công ty tự đấu thầu hay được mời tham gia thi công Khối lượng khách hàng và số đầu công trình mà công ty đang có là tương đối lớn Hiện nay, công ty đang tham gia tư vấn thiết kế cho hơn 150 công trình của khoảng 70 khách hàng lớn nhỏ khác nhau Riêng ở Tổng công ty Tư vấn Giao thông vận tải, Hedi đã tham gia hơn 70 công trình Điều này chứng tỏ vị thế lớn mạnh và chất lượng, uy tín của công ty đối với thị trường.

Không chỉ gói gọn trong việc tư vấn và thiết kế nói chung, công ty đã đa dạng hóa loại hình dịch vụ của mình, phát triển được rất nhiều các loại hình cung cấp, đáp ứng nhu cùa khách hàng một cách tốt nhất:

• Lập quy hoạch giao thông, BCNC tiền khả thi, BCNC khả thi, đầu tư xây dựng các công trình về đường, cầu và các nút giao vượt

• Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công đường, cầu và các nút giao vượt

• Thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công tuyến có nền đường đặc biệt, đất yếu, đào sâu đắp cao, các kết cấu mặt đường sử dụng vật liệu mới

• Khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn

• Khảo sát môi sinh,môi trường, đánh giá tác động của môi trường

• Kiểm định, khảo sát đo đạc cầu cống và tuyến cũ, cải tạo nâng cấp, đánh giá khả năng tận dụng hiện trạng của từng công trình

• Thẩm định dự án đầu tư xây dựng ở tất cả các bước về công trình cầu và đường bộ

• Kiểm soát chất lượng, quản lý dự án và TVGS công trình

• Tư vấn về mời thầu và thiết kế, xây dựng và quản lý các công trình về đường

• Tư vấn, dịch vụ và sửa chữa máy quang học

Công ty là một đơn vị mạnh, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực đường bộ Với lợi thễ sẵn có cùng vớt trình độ chuyên môn cao nên Công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ cho những công trình của Trung ương hoặc những công trình yêu cầu trình độ kỹ thuật cao, những công ty khác không thể đảm nhận được Có thể kể đến một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thiết kế và thi công như:

• Quốc lộ 1 đoạn Hà Nội - Bắc Ninh

• Đường Láng – Hoà Lạc

• Quốc Lộ 5

• Đường năm Thăng Long Mai Dịch

• Cầu Hàm Thuận Đa Mi

• Cầu quốc lộ 38 vượt Quốc lộ 1A

• Đường Pháp Vân - Cầu Rẽ

• Cầu Đại Phước - Huyện Nhơn Trạch - Đồng Nai

Công ty luôn ý thức được rằng, vị thế ngày nay của mình là nhờ sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên, và để giữ gìn phát huy thế mạnh của mình, công ty cần duy trì, nâng cao chất lượng dịch vụ của mình hơn nữa Công ty đã được tổ chức Quốc tế BVQI cấp chứng chỉ ISO 9001 ngày 31/8/2001, chứng thực rằng, chất lượng dịch vụ của công ty luôn đạt mức cao nhất, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về kiểm soát chất lượng và quy trình quản lý.

2.Đặc điểm sản xuất kinh doanh

2.1.Hình thức kinh doanh

Nhìn chung, công ty cung cấp hai hình thức dịch vụ chủ yếu là Tư vấn và Khảo sát thiết kế Như đã trình bày, đây là loại hình dịch vụ khá quan trọng, góp phần tăng hiệu quả của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản, chống thất thoát lãng phí vốn đầu tư và nâng cao chất lượng công trình:

• Tư vấn: cung cấp kiến thức kinh nghiệm, lời khuyên chuyên môn cho dự án để xem xét, quyết định, kiểm tra quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.

• Khảo sát thiết kế: tìm giải pháp khả thi, hiệu quả cho dự án, công trình.

2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

2.2.1 Tổ chức sản xuất kinh doanh

Tất cả những hoạt động khảo sát thi công đều được thực hiện thông qua hợp đồng kinh tế ký kết giữa Giám đốc công ty với từng đơn vị thực hiện Sau khi ký hợp đồng với chủ đầu tư, Giám đôc quyết định thành lập tổng thể, bổ nhiệm Chủ nhiệm tổng thể, Giám đốc đề án… Những người này có trách nhiệm lập ra Đề cương cho công việc, bao

gồm khối lượng, trình tự công việc cần thực hiện; những yêu cầu kỹ thuật; dự toán chi phí Dựa vào đây, Giám đốc ký kết hợp đồng giao khoán khối lượng công việc với từng đơn vị

Các đơn vị, đúng với phần việc của mình thực hiện hạng mục công việc theo khối lượng công việc nhận khoán từ Ban giám đốc Trong quá trình thi công, mỗi đơn vị thực hiện có trách nhiệm tập hợp chứng từ liên quan tới chi phí phát sinh để cuối quý chuyển về phòng kế toán Khi công trình bàn giao, bên B thanh toán hợp đồng, công ty sẽ thực hiện xét duyệt, quyết toán với từng phòng, đơn vị thực hiện dựa trên cơ sở đề cương, hợp đồng giao khoán giữa giám đốc với từng đơn vị.

Như vậy có thể thấy, đối với những công trình yêu cầu công tác thi công, chi phí phát sinh được theo dõi ngay tại từng công trình và do đơn vị thực hiện tập hợp Đối với những công trình chỉ cần thực hiện công tác thiết kế, tư vấn, công việc diễn ra ngay tại công ty, nơi đặt các thiết bị máy móc phục vụ cho nhu cầu này Đối với loại hình này, chi phí phát sinh rất đơn giản, chỉ gồm chi phí vật tư văn phòng phẩm, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và lớn nhất là chi phí tiền lương Đặc điểm này có ảnh hưởng sâu sắc tới việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty.

Quy trình thi công của công ty có thể được phản ánh sơ lược thông qua lược đồ:

Sơ đồ dòng chảy hoạt động khảo sát, thiết kế

• Giám đốc

• Đề xuất tham mưu: QLKD, các phòng chức năng, các đơn vị

Bắt đầu

Quyết định thành lập tổng thể:GĐ ĐHDA, CNTT, CNĐA, KCS…

Thu thập số liệu; Đi hiện trườngLập đề cương khảo sát thiết kếChuẩn bị thủ tục/ Chạy việc/ Đấu thầu

Thông báo giao nhiệm vụDuyệt đề cương khảo sát thiết kế(Trang tiếp)

• Phê duyệt: GIám đốc

• Đề xuất: Đơn vị thực hiện, QLKT

• Đơn vị chuẩn bị quyết định: TCHC

Tập hợp Chi phí

Theo dõi Tạm ứng

Phân giao nhiệm vụ trong nhóm(Khảo sát thiết kế)

Thực hiện công tác nghiệm thuThu & phân bổ kinh phí (Quyết toán, thanh lý hợp đồng)(Tiếp)

• Soát xét: Phòng QLKD, TCKT

• Phối hợp: VPKT/ QLKT

• Chỉ đạo và phê duyệt: Giám đốc

• Khâu phê duyệt của khách hàng

• Đề xuất: QLKD

• Chỉ đạo: Giám đốc

• Đề xuất: QLKDChỉ đạo: Giám đốc

Ghi chú

VPKT/ QLKT Văn phòng kỹ thuật/ Quản lý kỹ thuật

2.2.2 Phương tiện, thiết bị chuyên môn

Hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, trang thiết bị phương tiện của công ty là một yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng cho từng công trình, phát huy hết thế mạnh về nhân lực mà công ty đang có Nhằm đảm bảo cho chất lượng kỹ thuật, công ty đã đưa vào sử dụng rất nhiều phương tiện, thiết bị chuyên môn hiện đại, chất lượng cao để cung cấp dịch vụ một cách hoàn hảo có thể kể ra một số thiết bị, phương tiện:

o Thiết bị khoan địa chất của các nước Nga, Trung Quốc, Nhật Bản

o Thiết bị đo đạc địa hình của các công ty điện tử nổi tiếng như Set, Laika, Nikon… của các nước Nhật Bản, Thụy Sỹ, Đức

o Thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu quản lý, thiết kế như máy tính cá nhân, máy in, máy Photocopy, máy vẽ các loại…

o Máy khảo sát nền mặt của Italia, Anh

o Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng rất nhiều những chương Trình phần mềm phục vụ thiết kế với những phiên bản mới nhất hiện nay do trong và ngoài nước sản xuất để phục vụ cho công tác thiết kế và tính toán.

o Cuối cùng là phần mềm kế toán doanh nghiệp Hài Hòa phục vụ cho công tác kế toán của công ty

Nhìn chung, với bề dày lịch sử và uy tín của mình, công ty đã trang bị cho mình một hệ thống máy móc thiết bị phần cứng cũng như phần mềm hiện đại, chuyên nghiệp để phục vụ tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu về chất lượng của khách hàng.

2.2.3 Sơ đồ dòng chảy tác nghiệp quản lý

(Nguồn: Sổ tay chất lượng - Hồ sơ ISO)

Tiếp nhận quyết địnhgiao việc từ cấp trên

Chuẩn bị hợp đồngvà dự toán kinh phíPhê duyệt HĐ và dự toánTheo dõi tiến độ, chất lượngGiải quyết khiếu nại khách hàng(Trang tiếp)

Phối hợp: Đơn vị thực hiện, CNTT/

Đơn vị trình: QLKD

Soát xét: Phòng QLKD, TCKTPhối hợp: VPLT/ QLKD

Chỉ đạo và phê duyệt: GIám đốc

Khâu phê duyệt của khách hàng:

- Thực hiện: QLKD, Đơn vị thực hiện- Phối hợp: CNTT/ CNĐA, VPKT/

• Đầu mối xử lý: Giám đốc

• Thực hiện: CNTT/ CNĐA, Đơn vị

thực hiện, VPKT/ QLKT (chất lượng), QLKD, TCKT

• Thực hiện: QLKD

• Phối hợp: Đơn vị thực hiện CNTT/ CNĐA

ĐạtChưa đạt

Tiếp nhận và giao nộp hồ sơThực hiện công tác nghiệm thuLập hồ sơ nghiệm thu thanh toán

Xem xét hồ sơ, nghiệm thu thanh toán

Thu kinh phíPhân bổ kinh phíTheo dõi công nợvà kết thúc hợp đồngLưu trữ hồ sơ quản lýQuyết toán và bảo vệ quyết toán(Tiếp)

(Ghi chú: Như trang 12)

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Giám đốc

Phó Giám đốcPhó Giám đốc

Phòng tổ chức hành chínhPhòng Quản lý kinh doanhPhòng Tài chính kế toán

Phòng Quản lý kỹ thuậtPhòng Thiết kế đường 1Phòng Thiết kế đường 2

Phòng Thiết kế cầu 1Phòng Thiết kế cầu 2Phòng Nền mặt đường

Phòng Địa chấtPhòng Khảo sátCác nhóm dự án

Tổ Hồ sơTrạm quang học

Phó Giám đốcKhối Quản lý

Khối Sản xuất trực tiếp

3.2.Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể

3.2.1 Ban giám đốc

 Giám đốc: điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Dựa trên những thông tin, góp ý tham mưu của các trưởng phòng, giám đốc đưa ra những quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trướcc pháp luật về những hoạt động của công ty.

 Hai Phó giám đốc ký thuật, phụ trách kỹ thuật, chỉ đạo, chịu trách nhiệm tiến trình chung của sản xuất.

 Phó giám đốc kinh doanh, phụ trách những vấn đề liên quan tới chất lượng sản xuất, tiền lương công nhân viên, quản lý, giám sát hoạt động ký kết hợp đồng khoán, hợp đồng xây lắp với bên B, với nhà thầu phụ…

3.2.2 Khối quản lý

 Phòng Tổ chức hành chính: Bộ phận được tập hợp từ các ban tổ chức lao động, hành chính quản trị, nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng cũng như trình độ tay nghề ở từng phòng ban.

 Phòng Quản lý dinh doanh: Nhiệm vụ của phòng là xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch năm sau Đồng thời, phòng có nhiệm vụ xây dựng các định mức kinh tế, kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy cách từng mặt hàng trước khi đưa vào sản xuất Mặt khác, phòng có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

 Phòng Tài chính kế toán: Bộ phận rất quan trọng của công ty, có trách nhiệm phản ánh tình hình tài chính của công ty lên hệ thống sổ sách, hoạch định những chính sách vè tài chính ngắn hạn, dài hạn Bên cạnh đó, phòng còn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các nhóm dự án thực hiện đúng quy định, chế độ kế toán khi thực hiện tập hợp chứng từ quyết toán.

 Phòng quản lý kỹ thuật: Đây là bộ phận có nhiệm vụ chính là kiểm tra chất lượng (KCS) sản phẩm của công ty trước khi xuất Phòng còn có nhiệm vụ lưu trữ các tài liệu kỹ thuật, các quy trình, quy phạm thiết kế của Việt Nam và quốc tế

3.2.3 Khối sản xuất trực tiếp

 Phòng Thiết kế: Các phòng có nhiệm vụ tư vấn, thiết kế các công trình giao thông đường bộ, cầu.

 Phòng Nền mặt đường Phòng Địa chất

 Phòng Khảo sát: Thực hiện nhiệm vụ khảo sát

 Các nhóm dự án: Đứng đầu là giám đốc dự án, có nhiệm vụ thực hiện từng hạng mục công việc ở các công trình cụ thể.

 Tổ Hồ sơ: Có trách nhiệm in ấn, sao chép hồ sơ tài liệu, phục vụ tất cả những nhu cầu liên quan tới giấy tờ của doanh nghiệp.

 Trạm quang học: Chịu trách nhiệm chính về việc sửa chữa, bào trì, theo dõi các thiết bị quan học như các thiết bị đo lượng, khảo sát…

Chương II: Tổ chức kế toán

1.Đặc điểm tổ chức kế toán

1.1.Đặc điểm bộ máy kế toán

Như đã trình bày, do công ty chỉ thực hiện những dịch vụ theo từng đơn đặt hàng nên hệ thống thông tin kế toán tương đối đơn giản Khi một công trình kết thúc, mỗi phòng ban có trách nhiệm gửi về cho phòng kế toán một bộ hồ sơ tập hợp những chi phí phát sinh, và kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, phản ánh những chi phí đó vào hệ thống sổ sách Vì vậy, khối lượng các nghiệp vụ kế toán thường tập trung vào giai đoạn quyết toán, thanh toán hợp đồng.

Phòng kế toán bao gồm năm người, được tổ chức như sau:Kế toán trưởng

(Trưởng phòng TC – KT)Kế toán Tổng hợp, Thanh toán…Kế toán TSCĐ, Tiền lương và Thuế…

Kế toán Thanh toán nội bộ, Tiền mặtThủ quỹ

Thống kê ở các phòng

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp nghiệp vụ

Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng Tài chính - Kế toán)

 Tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm soát và sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp các thông tin tài chính của Công ty thành các báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của lãnh đạo Công ty.

Ghi chú

 Kế toán trưởng đồng thời cũng là trưởng phòng Kế toán tài chính, có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc trong việc hoạch định, soát xét và phê duyệt những quyết định những chính sách tài chính cho công ty.

Kế toán tổng hợp

 Hạch toán tổng hợp: tổng hợp số liệu về chi thu và các nghiệp vụ khác ở kế toán viên để làm nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, công trình cũng như là việc lập các báo cáo cần thiết

 Hạch toán thanh toán với người mua, người bán: theo dõi, đối chiếu tải khoàn tiền gửi ngân hàng và tình hình thanh toán với người mua, người bán.

Kế toán thanh toán nội bộ

 Hạch toán thanh toán nội bộ: theo dõi các khoản ứng trước và kiểm tra hồ sơ chứng từ quyết toán của công ty với từng phòng ban, cá nhân

 Hạch toán tiền mặt: phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới tiền mặt.

Kế toán TSCĐ, Tiền lương, Thuế…

 Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho Tính toán vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ, dụng cụ, chuyển giao đối chiếu bảng kê đã lập với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tổng hợp.

 Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp các chứng từ có liên quan và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng như các khoản trích theo lương và thực hiện các chế độ khen thưởng đối với cán bộ công nhân viên để tổng hợp lương và các khoản trích theo lương.

 Hạch toán Tài sản cố định: Theo dõi việc mua sắm Tài sản cố định, tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho từng đối tượng sử dụng.

Thống kê ở các phòng (kế toán đội) có nhiệm vụ thống kê, ghi chép mọi chi

phí ở công trình của đội theo các chứng từ cần thiết, định kỳ giao nộp cho phòng kế toán đối chiếu, xem xét và ghi sổ, kế toán phụ trách trình cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu.

Theo quy định quản lý, thống kê ở các phòng chia làm hai người kiêm nhiệm, chịu trách nhiệm:

 Thủ quỹ: lĩnh, chi tiền, tổng hợp chứng từ; Thủ kho: mua sắm, giao vật tư.

 Quy chế về hợp đồng kinh tế trong xây dựng cơ bản ban hành kèm Quyết định số 29QĐ/ LB ngày 01/06/1992

 Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ra ngày 08/07/1999 và Nghị định số CP ra ngày 05/05/2000 về việc ban hành Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng  Các chuẩn mực kế toán.

12/2000/NĐ-1.2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán của công ty cũng khá đơn giản với khoảng 40 tài khoản.Đặc biệt, do tất cả những nghiệp vụ liên quan từ chi phí thi công phát sinh tại công trình đến tiền lương, chi phí khấu hao đều được tập hợp vào tài khoản 627 với 5 tiểu khoản nên trong phần doanh thu và chi phí không có hai tài khoản 621 và 622

Dưới đây là bảng hệ thống tài khoản công ty sử dụng:

Tiền, tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 144, 152, 153, 154

Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221, 242

Công nợ và các khoản phải trả 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338

Doanh thu và chi phí 511, 515, 627, 632, 635, 642, 711, 811

Hình thức ghi sổ này có đặc điểm là:

 Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán gồm:

o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổo Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Sổ sách kế toán chủ yếu:

 Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Do đặc điểm công ty kết hợp cả kế toán thủ công và máy vi tính, những sổ chi tiết của một số phần hành được ghi chép trên phần mềm kế toán Excel nên việc tổ chức các

sổ chi tiết khá đơn giản Tất cả các sổ chi tiết đều được thiết kế theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi chi tiết là một tờ sổ (tương ứng một “sheet” trên file dữ liệu).

Chứng từ ghi sổ cũng được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay Sau khi được kế toán trưởng xét duyệt, kế toán tổng hợp bắt đầu định khoản vào máy tính Do việc áp dụng phần mềm vào kế toán, công việc hạch toán tổng hợp được thực hiện rất nhanh gọn, chỉ cần có lệnh, số liệu do kế toán tổng hợp nhập vào sẽ được chuyển sang các sổ cái, các báo cáo tổng hợp hết sức nhanh chóng.

Trình tự ghi Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:Sổ, thẻ

kế toán chi tiếtBảng tổng hợp chi tiết

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp chứng từ gốcChứng từ ghi sổ

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinhSổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổBáo cáo tài chínhNhập dữ liệu vào phần mềmGhi chú

Ghi hàng ngàyĐối chiếu

Chuyển sổ (phần mềm)Ghi định kỳ (phần mềm)

1.2.4 Hệ thống báo cáo tài chính

Theo quy định chung, công ty sử dụng hệ thống báo cáo tổng hợp sau:

• Bảng cân đối kế toán: phản ánh tình trạng tài sản, nguồn vốn của công ty tại thời điểm lập báo cáo.

• Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Báo cáo tổng hợp, phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ nhất định của doanh nghiệp.

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: phản ánh dòng tiền và việc sử dụng dòng tiền trong một kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.

• Thuyết minh báo cáo tài chính: giải trình cho người sử dụng hiểu rõ số liệu, nội dung trình bày trong các báo cáo.

Tùy theo yêu cầu quản lý, hệ thống báo cáo tài chính tổng hợp có thể lập thành nhiều bản và gửi đến những đơn vị liên quan theo đúng quy định.

Ngoài ra, để nâng cao chất lượng quản lý, công ty cũng có tổ chức một hệ thống Báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tóm lược nhất về tình hình của công ty Hàng tuần, Kế toán trưởng lập một báo cáo gồm một số khoản mục chủ yếu như:

 Tiền mặt tại quỹ

 Số dư tìên gửi ngân hàng Tình hình phải thu, phải trả

 Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán

 Kế toán xác định chi phí và giá thành Kế toán xác định doanh thu và chi phí

2.1.Kế toán tiền lương

2.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu

2.1.1.1 Chứng từ về lao động

Công ty thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, sa thải, nghỉ hưu, khen thưởng và ban hành những quyết định, chính sách tương ứng Những chính sách này do Tổng công ty hướng dẫn, quy định.

Tiền lương của công ty được tính theo Quy chế khoán Quy chế này do Công ty

xây dựng dựa trên sự hướng dẫn, xét duyệt của Tổng công ty Quy chế này chia làm ba loại với tỷ lệ khoán khác nhau:

Đối với lương sản phẩm, quy định của công ty về giao khoán là:Loại hình thi

Đối với hoạt động Khảo sát địa hình:

Loại hình TC KSĐH, Cọc Tuyến Cọc GPMB Thí nghiệm Khảo sát nền

Đối với hoạt động thiết kế:

2.1.1.2 Tiền lương và các chi cho lao động khác Bảng tính lương:

Thành phần lương được chia làm hai loại, lương cứng dựa trên ngày lương cấp bậc và lương mềm dựa trên hai hệ số Trách nhiệm và Khối lượng công việc Tùy theo từng khối tổ chức mà công ty có quy chế tính tiền lương khác nhau

 Đối với khối quản lýLương

cơbản (LCB)

Ngàycông TT làm việc

Ngày lương CB

Lương cấp bậc thực lĩnh

Hệ số K1i

Hệ số K2i

Hệ số

chung (LLương để tínhTi=Ki*Ni*VCBi)

Lương mềm được lĩnh (VMi=LTi*HS)Dựa vào bảng trên đây, tiền lương tính cho từng đơn vị phòng ban quản lý được tính bằng tổng lương cứng và lương mềm Trên cơ sở số tiền đã tạm ứng, cuối quý phòng KT – TC thanh toán nốt tiền lương cho cán bộ công nhân viên.

 Đối với khối sản xuất trực tiếp, tiền lương là tổng số các khoản sau đây: Phần lương cứng:

- Ngày lương cơ bản- Ngày làm việc trong quý Phần lương mềm

- hệ số trách nhiệm (kc), so từng đơn vị bình bầu trên cơ sở hướng dẫn- hệ số khối lượng (kt), tùy thuộc vào mức độ công việc nhiều hay ít- hệ số tiến độ vật chất lượng (km)

- Ngày công thực tế LV (gồm cả làm ngoài giờ)

- Ngày công quy đổi theo hệ số tính KI (có tính đến làm ngoài giờ) Lương điều chỉnh (Q)

 Lương học, phép (Lh-p) Phụ cấp (Lpc)

 Các lương khác (LK)

 Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

 Tạm ứng tiền lương: Được theo dõi cùng với khoản ứng trước.

 Chi tiền lương thanh toán cho người lao động: hàng quý, dựa vào Hồ sơ quyết toán

gồm có:

 Biên bản thanh toán hợp đồng

 Biên bản nghiệm thu kỹ thuật – khối lượng (Bước thiết kế)

 Biên bản nghiệm thu thiết kế (Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công) Hợp đồng khoán

Sau khi kế toán thanh toán nội bộ xét duyệt, kiểm tra, công ty thực hiện chi trả tiền lương cho công nhân viên.

2.1.2 Tổ chức hạch toán chi tiết

Sổ sách sử dụng: kế toán dùng sổ chi tiết tài khoản 141, 334, 335 và 338 để theo dõi chi tiết.

Do kế toán không theo dõi từng khoản mục chi tiết chi phí phát sinh ở từng công trình nên không mở sổ 621, 622 mà chỉ sử dụng tài khoản 627 để theo dõi (phần này sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần 3) nên chi phí nhân công - tiền lương cán bộ công nhân viên, kế toán dùng tài khoản 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng để theo dõi

Hàng kỳ, thường là hàng tuần, kế toán chi tạm ứng cho công nhân viên: Nợ TK 141/ Có TK 111 Khoản tiền tạm ứng

Đến cuối quý, kế toán dựa vào hợp đồng khoán giữa ban giám đôc với từng phòng ban, ghi nhận khoản phải trả công nhân viên

 Nợ TK 6271, 642 (lương NV quản lý)/ Có TK 334 Tiền lương phải trảTiếp theo, kế toán kết chuyển các khoản đã tạm ứng sang 334, tính ra khoản tiền lương còn phải trả công nhân viên.

 Nợ TK 334/ Có TK 141 Khoản tiền đã tạm ứng

Dựa vào chế độ quy định và hợp đồng ký kết giữa người lao động và ban quản lý, kế toán ghi nhận những khoản trích theo lương:

 Nợ TK 6271, 642, 334/ Có TK 338 Các khoản trích theo lương

Cơ sở để kế toán tính ra các khoản trích theo lương là chế độ quy định của nhà nước và mức lương cơ bản của từng đối tượng lao động.

Cuối cùng, kế toán thực hiện chi trả tiền lương còn phải trả, nộp các khoản trích theo lương cho công nhân viên:

 Nợ TK 334, 338/ Có TK 111 Số tiền còn lại cần thanh toán

Sơ đồ trình tự hạch toán

2c, Các khoản trích theo lương3, Kết chuyển

tạm ứng(hàng quý)

Thanh toán các khoản tríchTK 6271

TK 6421

2a, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối SX2b, Tiền lương phải trả cho nhân viên khối quản lý

TK 334TK 111TK 141

4, Thanh toán tiền lương(hàng quý)

1, Tạm ứng(hàng tuần)

Khi cần kiểm tra, kế toán tổng hợp so sánh số liệu trên phần mềm với số liệu mà kế toán phần hành đã xử lý.

Quy trình hạch toán tiền lương có thể xem xét ngắn gọn như sau:

- Dựa vào đề cương, phòng Kinh doanh tính ra tiền lương phải trả.- Từng đơn vị thực hiện ký với giám đốc hợp đồng khoán

- Hàng tuần, các đơn vị nhận tiền tạm ứng

- Cuối quý, các đơn vị tập hợp chứng từ, bảng chia lương.- Sau khi các cơ quản quản lý phê duyệt, thực hiện quyết toán

Hàng quýHàng tuần

Đối chiếu

Bắt đầuGiám đốc

Phòng kinh doanhPhòng TC KTĐơn vị thực hiện

Lập đề cương khảo sát thiết kếHợp đồng khoán

Thực hiện Đề cươngXin tạm ứngTiền lương phải trả

Tài khoản 334, 338Tài khoản 141

Nghiệm thu công trình, thanh toán tiền lươngBiên bản

nghiệm thuHoàn thành công việc

2.1.4 Trình tự ghi sổ

Đầu kỳ, kế toán Tiền lương mở các sổ chi tiết 334, 335, 338 và 141 Sổ được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ (đối với phần mềm máy tính, mỗi đối tượng tương ứng với một mã số) Các đối tượng được theo dõi như sau:

 Đối với khối quản lý, mỗi cá nhân được theo dõi trên một tờ sổ

 Đối với các phòng thi công, kế toán theo dõi theo từng phòng để tiện cho việc theo dõi, quyết toán.

Đối với kế toán tổng hợp, khi có nghiệp vụ phát sinh, lần lượt vào Chứng từ ghi sổ và nhập dữ liệu vào phần mềm Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ phản ánh hai nhóm nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán cho công nhân viên.

Hàng quý, dựa vào bảng chia lương của các phòng gửi về, sau khi kiểm tra, đối chiếu với biên bản nghiệm thu, hợp đồng khoán và đề cương, kế toán Tiền lương phản ánh lên sổ chi tiết Tài khoản 334 mở chi tiết theo từng đối tượng

Cũng dựa trên bảng chia lương và trên cơ sở đối chiếu, kiểm tra, kế toán Tổng hợp thực hiện phản ánh tiền lương phải trả lên Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời.

Dựa vào số hiệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán Tổng hợp tiến hành phản ánh khoản tiền lương phải trả vào phần mềm theo kiểu định khoản, sau khi có lệnh, phần mềm tự động chuyển vào các sổ cái và các báo cáo tổng hợp.

Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu giữa bảng tổng hợp từ các sổ chi tiết và sổ cái từ phần mềm, cuối cùng kế toán thực hiện phát hành các báo cáo tài chính cuối kỳ.

Sơ đồ vào sổ có thể khái quát đơn giản như sau:

Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338đối

kếtchuyểnĐối chiếu

Vào sổ chi tiết 334, 335, 338Chứng từ ghi sổNhập dữ liệu vào máy

Bảng chia lươngBảng tổng hợp chi tiếtKết chuyển từ 141 sang

Sổ chi tiết 111

2.2.Kế toán thanh toán

2.2.1 Thanh toán nội bộ

2.2.1.1 Nhiệm vụ

Tổ chức hạch toán thanh toán nội bộ có hai chức năng chính, đó là:

- Theo dõi khoản tạm ứng: Do thực hiện tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức khoán nên mọi chi phí phát sinh ở chân công trình không được phản ánh trực tiếp ở sổ

sách của công ty tại thời điểm phát sinh mà được phản ánh một cách gián tiếp ở tài khoản 141, tạm ứng cho công nhân viên Kế toán thanh toán nội bộ có trách nhiệm phản ánh, thực hiện và theo dõi nghiệp vụ tạm ứng Về bản chất, tài khoản 141 chứa các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất nên có thể coi nó như tài khoản theo dõi “Thanh toán nội bộ” chứ không đơn thuần là tài khoản tạm ứng nữa Đây là lý do tài khoản này đươợc đưa vào trình bày ở phần hành “Kế toán thanht toán”.

- Kiểm tra tình hình quyết toán: Cuối quý, các đơn vị thực hiện gửi về cho bộ phận kế toán thanh toán bộ chứng từ mà đơn vị đã tập hợp trong suốt quá trình thi công Kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với đề cương, với chế độ và xét duyệt

Ngoài việc các khoản chi có chứng từ đầy đủ, kế toán còn cần theo dõi, đối chiếu với đề cương để xem, các khoản chi có hợp lý với yêu cầu công việc hay không.

- Thông thường, một bộ chứng từ tập hợp từ các phòng ban có hai bộ phận quan trọng nhất:

o Bảng chia lương, phản ánh tiền lương phải trảo Bảng tập hợp chi phí phát sinh, bao gồm

 Chi phí vật liệu

 Chi phí dụng cụ sản xuất

 Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác

Sau khi quyệt qua các khoản chi phí, nếu hợp lý, kế toán tổ chức hạch toán, phản ánh vào hệ thống sổ sách và thực hiện thanh toán nốt với từng đơn vị.

Kế toán thanh toán

Thủ trưởng đơn vị

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Sau khi được xét duyệt, khoản này sẽ được phân bố vào các tiểu khoản của tài khoản 627.

Việc hạch toán ở tài khoản 141 là tương đối đơn giản, nhưng nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán thanh toán nội bộ là hướng dẫn, kiểm tra tình hình chi các khoản tạm ứng và tập hợp chứng từ sao cho hợp lệ, đúng chế độ, phù hợp với đề cương Đây là khâu rất quan trọng để phục vụ cho nghiệp vụ xác định giá thành của công ty.

Dựa trên cơ sở phiếu chi, kế toán tổng hợp vào chứng từ ghi sổ rồi nhập liệu vào máy theo đúng quy trình.

Giấy đề nghị tạm ứngPhiếu chi

Sổ quỹ Sổ chi tiết

141, 111Chứng từ ghi sổNhập dữ liệu vào máy2.2.2 Thanh toán với người mua, người bán

2.2.2.1 Nhiệm vụ:

Kế toán thanh toán với người mua, người bán có trách nhiệm lập và luân chuyển chứng từ hạch toán ban đâu, theo dõi nghiệp vụ thanh toán với từng người mua Do các quan hệ thanh toán chủ yếu thực hiện bằng chuyển khoản, thông qua dịch vụ ngân hàng nên phần hành này do Kế toán viên tổng hợp thực hiện.

Ngoài ra, kế toán phần hành này còn có nhiệm vụ tổ chức, thiết kế Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp để phản ánh các khoản phải trả, phải thu của khách hàng…

Do đặc điểm của loại hình xây lắp là thời gian theo dõi một công trình, một khách hàng có khi lên tới nhiều năm, quan hệ thanh toán chỉ phát sinh ít, tập trung vào từng giai đoạn (ví dụ đầu quý hay cuối năm) nhất định nên số lượng nghiệp vụ phát sinh cũng tương đối ít, tập trung trong một thời điểm.

2.2.2.2 Hạch toán chi tiết

Mở sổ chi tiết tài khoản 131, 331 Nhờ áp dụng Máy vi tính vào công tác kế toán nên việc mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng cũng tương đối đơn giản, mỗi khách hàng tương ứng với một khoản mục, một mã số trên máy nên việc mở sổ, thêm nghiệp vụ đơn giản Năm 2004, công ty có khoảng 70 khách hàng với hơn 150 hạng mục công trình Công ty mở chi tiết đến từng công trình và đánh mã số theo từng khách hàng một.

Ví dụ, với Tổng công ty tư vấn thiết kế có mã số 01 thì công trình Quốc lộ 5 mang mã số 01 005, cứ như vậy với hơn 70 hạng mục công trình của Tổng công ty.

Cuối kỳ, công ty lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, đối chiếu những khoản ứng trước, khoản còn phải thu của khách hàng…

2.2.2.3 Hạch toán tổng hợp

Trình tự hạch toán Thanh toán với người mua:

Doanh thu chia nhà thầu phụKhách hàng tạm ứng

Số phải thu vềTK 511TK 131TK 133TK 112TK 331TK 33311

Khách hàng thanh toán nợ phải trả

Ở phần này, đáng lưu ý là định khoản

Nợ TK 131/ Có TK 331 Doanh thu chia nhà thầu phụ

Đây là giá trị hạng mục công việc mà công ty thuê một bên thứ ba thực hiện Mục đích của định khoản này là phân biệt rõ doanh thu thực hiện với doanh thu thực tế thu được.và tính ra số thuế giá trị gia tăng phải nộp.

Thứ hai là bút toán thanh toán với khách hàng và ghi nhận doanh thu:Khi khách hàng ứng trước, kế toán ghi Nợ TK 111, 112/ Có TK 131.

Khi khách hàng chưa thanh toán tiền, công ty cũng chưa ghi nhận khoản phải thu và doanh thu (chưa ghi bút toán Nợ 131/ Có 511) mà đợi đến khi khách hàng thanh toán, kế toán mới ghi một lúc:

(1) Bút toán xác định doanh thu:

Nợ TK 131/ Có TK 511 Doanh thu(2) Bút toán ghi nhận khoản thanh toán:

Nợ TK 111, 112/ Có TK 131 Số tiền khách hàng còn phải trả

Bút toán (1) dùng để theo dõi một cách tổng thể toàn bộ quá trình thanh toán với khách hàng, ghi nhận doanh thu và thuế giá trị gia tăng phải nộp Bút toán (2) mới ghi nhận khoản tiền mà khách hàng thanh toán.

Thông thường, bên B không bao giờ thanh toán 100% giá trị công trình Vì là công trình xây dựng cơ bản nên thông thương, các khách hàng giữ lại khoản giá trị giao động từ 3 đến 5%, tùy vào công trình và quy định của nhà nước, để bảo hành công trình Nói chung, công ty thường để khoản này như một số dư trên tài khoản 131, sau đó chuyển thành nợ phải thu khó đòi và xử lý theo quy định của nhà nước về trích lập dự phòng phải thu khó đòi.

2.2.2.4 Trình tự ghi sổ

Để hạch toán, kế toán sử dụng:

 Sổ chi tiết các tài khoản 131, 33311, 331, 133…

 Chứng từ ghi sổ (sau khi nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động vào các sổ cái, sổ tổng hợp theo đúng quy trình)

Khi có một hợp đồng với khách hàng mới, kế toán mở một trang sổ chi tiết 131 mới Sổ chi tiết 131 cũng được tổ chức theo kiểu tờ rời, mỗi khách hàng (mỗi công trình là

một tờ sổ) Kế toán không thực hiện phân loại khách hàng theo tuổi hay theo mức độ xuất hiện nghiệp vụ thường xuyên.

Mỗi khi có nghiệp vụ ứng trước của khách hàng, cơ sở là giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán vào chứng từ ghi sổ đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 131, 112 Cơ sở để kế toán vào sổ nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả nhà thầu phụ là hợp đồng xây dựng giữa công ty và nhà thầu phụ, kế toán vào sổ chi tiết 331 Cũng dừa vào hợp đồng với nhà thầu phụ, kế toán vào chứng từ ghi sổ.

Do các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, khi thực hiện quyết toán theo khối lượng công việc hoàn thành hoặc theo phần trăm công việc (theo thỏa thuận giữa công ty và bên B), kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 511 Sổ chi tiết tài khoản 511 được mở chi tiết theo dõi với từng công trình.

Cuối cùng, kế toán Tổng hợp dùng phần mềm phát hành sổ cái tài khoản 131, 511 và các tài khoản có liên quan

Hợp đồng với bên BHợp đồng với nhà thầu phụGiấy báo nợ của ngân hàng

Chứng từ gốcSổ chi tiết 131Sổ chi tiết 331Chứng từ ghi sổNhập dữ liệu vào máy tính

2.3.Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành

 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ

2.3.2 Phần hành kế toán

Kế toán xác định chi phí và giá thành là một phần hành tổng hợp, nó sử dụng kết quả của các phần hành kế toán khác Sau đây là một số phần hành kế toán có liên quan tới vấn đề tập hợp giá thành:

 Kế toán thanh toán nội bộ (theo dõi gián tiếp chi phí nguyên vật liệu và một số chi phí khác phát sinh tại từng hạng mục công trình)

 Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố định Kế toán thuế

2.3.3 Hạch toán chi tiết

Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đều chỉ được phản ánh trung gian qua tài khoản 141 Việc tập hợp chứng từ và theo dõi cụ thể được giao cho thống kê ở mỗi đơn vị thực hiện.

Nhìn chung, việc hạch toán rất đơn giản, thống kê ở đội chỉ chú ý tập hợp đủ các hóa đơn chứng từ hợp lệ mà thôi.

Riêng với phần khấu hao TSCĐ, kế toán thường tính khấu hao vào giữa năm và cuối niên độ kế toán (6 tháng tính một lần) rồi đến cuối năm mới tính ra khấu hao cho từng TSCĐ trên thẻ TSCĐ Thông thường, kế toán chỉ phải tính giá thành phần công việc đã hoàn thành vào cuối mỗi kỳ kế toán nên việc này không ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ Thông thường, đầu mỗi năm, kế toán thực hiện tạm tính ra giá trị khấu hao trong năm Với những công trình quyết toán trong năm, đây là cơ sở để tính ra giá thành.

theo dõi cụ thể, chi tiết và ngay lập tức Đây là đặc điểm của loại hình kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, mọi chi phí phát sinh đều diễn ra tại công trình, kế toán ở công ty không thể theo dõi được.

Chi phí của một công trình nói chung, bao gồm các khoản chi phí sau:

- Chi phí nhân công (tiền lương) Vì công ty cung cấp dịch vụ tư vấn nên tỷ trọng tiền lương chiếm một giá trị rất lớn.

- Chi phí vật liệu: tuy hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nhưng lại là công ty tư vấn, khoản chi phí này đối với một số công trình thậm chí dưới 10%, gây nên nhiều vấn đề trong việc hạch toán chi phí.

- Chi phí dụng cụ sản xuất: gồm chi phí về công cụ, dụng cụ.- Chi phí khấu hao tài sản cố định

- Chi phí dịch vụ mua ngoài.- Chi phí bằng tiền khác.

Nhìn chung, tất cả các khoản chi phí trên đều được tập hợp hết vào các tiểu khoản của tài khoản 627 và chưa được theo dõi chi tiết đối với từng công trình.

 Kết chuyển chi phí

 Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán:Nợ TK 627 (các tiểu khoản)/ Có TK 154

Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí và xác định giá thành:

Bảng phân bổ khấu haoTạm tính đầu nămHàng quý kết chuyển

TK 214TK 6274Chi tạm ứng thiếu

TK 111Kiểm traQuyết toánHàng quý kết chuyểnHàng quý kết chuyểnTK 632

TK 154

TK 334TK 6271Bảng chia lương

Bảng tổng hợp chứng từSổ theo dõi tạm ứng

Chứng từ gốc TK 141TK 6272, 6273,

6277Phản ánh vào sổ Kết chuyển chi phí Quyết toán & xác định kết quả Vào sổ

Đối ứng