Chu trình doanh thu của công ty dịch vụ quảng cáo

- Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi ph

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN

BÁO CÁO NHÓM

Môn: Hệ thống thông tin kế toán

Chủ đề:

Báo cáo chu trình doanh thu của công ty VELA

Thành phố Hồ Chí Minh - 2018

I Giới thiệu công ty

1 Giới thiệu sơ lược

- Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập năm

2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng, quản lý nhân sự, phát triển và quản lý sự kiện

- Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp Việt Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như

MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên toàn quốc

2 Mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn

- Công ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với khách hàng có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ trở nên hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu

- VELA nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng

và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường tiềm năng

- VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính toán kết quả trong cùng thời điểm

- VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra những quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu

- Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng

- Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ chức toàn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt trong công việc và giao tiếp

- Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các nguyên tắc cơ bản

3 Các dịch vụ chính

- Phát triển các hoạt động BTL

- Tiếp thị nhãn hiệu

- Bán hàng hóa

- Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự)

- Khảo sát thị trường

- Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt, )

- Tiếp thị mẫu thử

- Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material)

- Quản lý và tổ chức sự kiện

4 Kinh nghiệm

- Đủ năng lực và chuyên môn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng

- Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam

- VELA đã cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện,

5 Con người

- Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động

- VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có hiệu quả làm việc cao

- Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu của khách hàng

- Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xuyên

6 Phân phối

Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các hoạt động trên toàn quốc

7 Những dự án nổi bật của VELA

Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN

Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica

Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA

nghiệm hữu hạn VELA

1 Mô tả chu trình doanh thu

- Khách hàng đặt hàng công ty thông qua bộ phận tiếp nhận khách hàng

- Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thông tin khách hàng và tiến hành làm hợp đồng

- Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện

- Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa

ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí dựa vào đó lập bảng dự trù chi phí

- Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách hàng, các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần,

- Trong quá trình tổ chức mọi hoá đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức

sự kiện sẽ được chuyển về cho kế toán, kế toán dựa trên những hóa đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ phận sự kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có) Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế toán

- Kết thúc chương trình, kế toán sẽ lập hoá đơn cho khách hàng, chi tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách hàng trả sau

- Khách hàng có thể thanh toán ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế toán, kế toán nhận phiếu thanh toán kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng hoặc thông báo từ ngân hàng

- Khách hàng thu sau thì kế toán lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ của khách hàng Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu thanh toán 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên 3 kèm giấy báo nợ gửi về cho kế toán Kế toán nhận giấy báo nợ kèm phiếu thanh toán tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng

 TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ghi

phiếu thanh toán 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế toán để ghi

sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo

 TH2: Khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp tiền

(cash deposit) Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ và thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì

 TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng hoặc

Khách hàng quá hạn trả nợ quá lâu, kế toán sẽ ghi nhận xóa bỏ (write-off) khoản phải thu và ghi tăng chi phí

2 Điểm giống và khác giữa chu trình doanh thu của công ty VELA và chu trình chuẩn

- Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của công ty VELA đều có 4

bước của quy trình doanh thu chuẩn:

(1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi công nợ, (4) thu tiền

- Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là công ty VELA là công

ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như

dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách hàng Cũng như thay

vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên nhận, bàn giao hoàn thành công việc Ngoài ra,thực tế thì quá trình doanh thu có nhiều phức tạp hơn như việc không thể hoàn thành bước 4 của chu trình

là thu tiền vì khách hàng không có khả năng trả nợ Hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì có vấn đề xảy ra nên không tiếp tục ghi nhận doanh thu như hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy, trong quá trình xử

lí chứng từ có gian lận, sai sót,

Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con người

như khách không trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong xử lý giấy tờ, ngoài ra còn có các yêu tố ngoại cảnh khách như thiên tai, lũ lụt cháy nổ, làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu Ngoài ra còn vì quy mô và cách thức hoạt động của công ty nên mỗi công ty sẽ đưa ra chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo công ty hoạt động liên tục và hiệu quả

III Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu của công ty VELA

IV Kiểm soát rủi ro nội bộ

Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận doanh thu

Bộ phận tổ chức sự kiện

Hoạt động lập

hợp đồng cho

khách hàng

Không xác nhận thông tin khách hàng

- Khách hàng không có khả năng thanh toán (khách hàng mới)

- Khách hàng có tiền sử nợ xấu tại công ty (khách hàng cũ)

-Thu thập thông tin khách hàng từ các công ty khác

- theo dõi công

nợ thường xuyên của các khách hàng cũ

Không xét duyệt nội dung hợp đồng

- Không đủ khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Có những thỏa thuận không không công bằng cho công ty

- thực hiện nhầm một dịch

vụ của khách hàng này cho khách hàng khác

Xét duyệt nội dung kĩ càng và đưa ra nhưng lý

do hợp lý đến khách hàng

Hoạt động lập

bảng dự trù

Không đủ thông tin để đưa ra giá chính xác

- Gây thâm hụt tài chính cho công ty nếu dự trù quá thấp

Tìm hiểu thu thập thông tin giá cả thị trường, mời các chuyên gia tài chính

Không phân chia nhiệm vụ trong việc lập

dự trù

- Dự trù cao hơn thực tế nhân viên có thể gian lận

Phân chia nhiệm

vụ giữa thủ quỹ

và nhân viên lập

dự phòng

Không lưu chứng từ

Rủi ro trong kiểm tra đối chiếu

Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ

tự, tên, ngày

Phòng kế toán

Hoạt động nhận

hóa đơn

Nhận thiếu hóa đơn từ nhà cung cấp

Thiếu chứng từ đối chiếu ghi nhận chi phí

Kiểm tra xác nhận nhận đủ hóa đơn

Không kiểm tra hóa đơn

- Không phải hóa đơn của công ty

- Không đúng số tiền phải trả

- Số đúng nội dung, số lượng

đã yêu cầu

Kiểm tra kĩ càng nội dung ghi sổ

và hóa đơn

Không lưu chứng từ

Không có bằng chứng để đối chiếu

Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ

tự, tên, ngày Hoạt động lập

phụ lục hợp

đồng

Lập không kiểm tra kĩ hóa đơn và thông tin khách hàng

- nhầm khách hàng này với khách hàng khách

- nhầm hóa đơn của khách hàng này với khách hàng khác

Kiểm tra kĩ thông tin khách hàng và hóa đơn

Không lưu chứng từ

Không có bằng chứng để đối chiếu

Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ

tự, tên, ngày Hoạt động lập

hóa đơn chi tiết

cho khách hàng

Thiếu chứng

từ đầu vào

Lập hóa đơn không đầy đủ khoản mục

Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ

Không xác nhận thông tin khách hàng

Lập hóa đơn cho sai khách hàng

Thu thập tìm hiểu

về thông tin khách hàng

Hoạt động ghi

nhận doanh thu

Thiếu chứng

từ đầu vào

Ghi nhận thiếu doanh thu

Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ

Không xác nhận thông tin khách hàng

Ghi nhận doanh thu cho sai khách hàng

Thu thập tìm hiểu

về thông tin khách hàng

Không phân chia nhiệm vụ

Gian lận ghi sai

số tiền, sai khách hàng, ghi sai niên độ, ghi trung nhau các nghiệp vụ,

Phân chia người xác nhận và người lập

Hoạt động lập

giấy báo nợ

Thiếu chứng

từ đầu vào

Ghi sai số tiền phải nhận, ghi sai ngày trả

Kiểm tra xác nhận nhận đủ chứng từ

Không xác nhận thông tin khách hàng

Gửi giấy báo nợ cho sai khách hàng

Thu thập tìm hiểu

về thông tin khách hàng

Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng

Thủ quỹ

soát

Hoạt động thu

tiền và hóa đơn

chi tiết

Không đối chiếu kiểm tra

số tiền trong hóa đơn chi tiết và số tiền thực nhận được

Thu không đúng

số tiền cần nhận

từ việc cung cấp dịch vụ

Đếm thủ công hay dùng máy kiểm tra số tiền nhận được và đối chiếu với hóa đơn

đã được xác nhận

Không phân chia nhiệm vụ

Tiền thu được bị thủ quỹ biển thủ

Phân chia trách nhiệm giữa nhận tiền và nhận hoá đơn

Lập hoá đơn

thanh toán

Thiếu chứng

từ đầu vào

Rủi ro hóa đơn ghi sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng,

Kiểm tra thu đủ chứng từ đầu vào Không đối

chiếu kỹ giữa thông tin khách hàng hóa đơn

Kiểm tra đối chiếu kĩ hóa đơn

và thông tin khách hàng

Không lưu chứng từ

Không có bằng chứng đối chiếu

Kiểm tra lưu chứng từ theo thứ

tự, tên, ngày

Kế toán

Kiểm tra, đối

chiếu, ghi giảm

nợ phải thu

- Thiếu chứng

từ đầu vào

- Không kiểm tra thông tin khách hàng

Sai sót trong quá trình ghi nhận: sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng

Kiểm tra xác nhận thu đủ chứng từ, thu thập thông tin chi tiết từ khách hàng, theo dõi công nợ thường xuyên

Lâp báo cáo

phải thu khách

hàng

Thiếu chứng

từ đầu vào

Báo cáo ghi sai

số liệu và nội dung

Kiểm soát nhập liệu

Kiểm tra tính đầy đủ

Kiểm tra cập nhật đồng thời

Gửi báo cáo đến khách hàng

Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng

Hoạt động thu

tiền và hóa đơn

chi tiết

- Không phân chia nhiệm vụ

- Không soát xét thông tin khách hàng, hóa đơn và tiền nhận được

Thủ quỹ có thể thu sai số tiền so với dịch vụ đã thực hiện bởi việc vừa thủ quỹ vừa thu tiền vừa lập hóa đơn thanh toán là vi phạm nguyên tắc độc lập dẫn đến họ có thể thu bao nhiêu tùy ý

Ngoài ra hóa đơn chi tiết của khách hàng mang tới chưa chắc đúng, có thể bị làm giả

Cần phải có chữ

ký của giám đốc hoặc kế toán trưởng, thủ quỹ trên phiếu thanh toán trước khi đưa cho khách hàng , lưu bộ phận kế toán, lưu tại tại thủ quỹ Thủ quỹ không được thu tiền khi chưa có chữ ký

Hoạt động ghi

giảm phải thu

Không phân chia nhiệm vụ

Xóa sổ nợ phải thu để chiếm dụng tiền

DUYỆT

SỬ DỤNG

Ở HOẠT ĐỘNG

MỤC ĐÍCH

Đơn đặt hàng

( Hợp đồng)

Bộ phận bán hàng

Bộ phận kinh doanh

- Hoạt động nhận đơn đặt hàng

- Gửi yêu cầu thực hiện dịch vụ

- Ghi nhận đơn đặt hàng của khách

- Xem xét khả năng thanh toán

- Làm căn cứ

để thực hiện các hoạt động của bảng dự trù

Hoá đơn mua Bộ phận tổ Bộ phận kế - Ghi nhận - Kiểm soát

hàng chức sự kiện toán chi phí, lập

phụ lục hợp đồng

các chi phí so với bảng dự trù

- Làm căn cứ

để lập hoá đơn bán hàng cho khách

Hoá đơn bán

hàng

Bộ phận kế toán (nhân viên)

Bộ phận kế toán ( KT trưởng)

- Thực hiện dịch vụ

- Ghi sổ

- Để khách hàng làm căn

cứ thanh toán công nợ cho công ty

- Làm chứng

từ để kê khai

và nộp thuế

- Làm căn cứ

để ghi nhận doanh thu Phiếu thu Bộ phận kế

toán

Thu tiền - Ghi nhận số

tiền thực thu

từ KH

- Làm căn cứ ghi sổ quỹ, sổ chi tiết liên quan