Chu trình doanh thu của công ty dịch vụ quảng cáo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐN-KIỂM TỐN BÁO CÁO NHĨM Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn Chủ đề: Báo cáo chu trình doanh thu cơng ty VELA Thành phố Hồ Chí Minh - 2018 I Giới thiệu công ty Giới thiệu sơ lược - Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA thành lập năm 2010 với phạm vi hoạt động rộng lĩnh vực BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng, quản lý nhân sự, phát triển quản lý kiện - Vela sở hữu đội ngũ tiếp thị trẻ động khắp Việt Nam với khả tiếp cận tất kênh phân phối MT( modern trade), GT (general trade) kênh khác toàn quốc Mục tiêu, sứ mệnh tầm nhìn - Cơng ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với khách hàng làm cho thương hiệu sản phẩm họ trở nên hấp dẫn thân thiện với khách hàng mục tiêu - VELA nhìn rõ tầm quan trọng thương hiệu khách hàng quan trọng việc đưa thương hiệu đến thị trường tiềm - VELA hiểu khách hàng quan tâm đến hình ảnh thương hiệu – họ muốn đo lường tính tốn kết thời điểm - VELA đặt thân vào tình hình khách hàng để đưa định tốt cho lợi ích thương hiệu - Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực cho khách hàng - Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp đến từ mạng lưới tổ chức toàn diện, kĩ đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt công việc giao tiếp - Tính minh bạch xác việc cung cấp bảng báo giá với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo nguyên tắc Các dịch vụ - Phát triển hoạt động BTL - Tiếp thị nhãn hiệu - Bán hàng hóa - Tư vấn bán hàng (quản lý phát triển nhân sự) - Khảo sát thị trường - Roadshow (tiếp thị lưu động xe đạp, xe máy, xe buýt, ) - Tiếp thị mẫu thử Sản xuất tiếp thị POSM (Point of Sales Material) - Quản lý tổ chức kiện - Kinh nghiệm - Đủ lực chuyên môn việc hiểu rõ nhu cầu cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích khách hàng - Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp Việt Nam - VELA cung cấp nhiều dự án hoạt động khảo sát thị trương, thiết kế băng rôn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức kiện, Con người - Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo động - VELA chọn thành viên đào tạo tốt có hiệu làm việc cao - Chiến lược team tích hợp chặt chẽ với thương hiệu khách hàng - Tập chung nguồn nhân lực đào tạo thường xuyên Phân phối Với văn phòng TPHCM chi nhánh HN, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả thực hiệu hoạt động toàn quốc Những dự án bật VELA Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA II Mơ tả quy trình doanh thu thực tế công ty trắc nghiệm hữu hạn VELA Mơ tả chu trình doanh thu - Khách hàng đặt hàng công ty thông qua phận tiếp nhận khách hàng - Từ phận tiếp nhận khách hàng ghi nhận, kiểm tra thông tin khách hàng tiến hành làm hợp đồng - Bộ phận tiếp nhận khách hàng chuyền lệnh thực dịch vụ theo yêu cầu khách hàng đến phận tổ chức kiện Bộ phận kiện cử người họp trực tiếp với khách hàng, đưa phương án tổ chức, dự trù khoản chi phí dựa vào lập bảng dự trù chi phí - Sau thống phương hướng tổ chức kiện với khách hàng, team lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần, - Trong q trình tổ chức hố đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức kiện chuyển cho kế toán, kế toán dựa hóa đơn để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ phận kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có) Những hóa đơn lưu giữ phòng kế tốn - Kết thúc chương trình, kế tốn lập hoá đơn cho khách hàng, chi tiết hạng mục gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách hàng trả sau - Khách hàng tốn cho thủ quỹ thủ quỹ lập phiếu tốn liền, liên gửi cho khách hàng, liên lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên gửi cho kế toán, kế toán nhận phiếu toán kiểm tra ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng thông báo từ ngân hàng - Khách hàng thu sau kế tốn lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận tiền giấy báo nợ sau thủ quỹ lập phiếu toán liền, liên gửi cho khách hàng, liên lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên kèm giấy báo nợ gửi cho kế toán Kế toán nhận giấy báo nợ kèm phiếu toán tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng  TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thủ quỹ ghi phiếu toán liên, cho khách hàng cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ lập báo cáo  TH2: Khách hàng tốn qua ngân hàng có giấy nộp tiền (cash deposit) Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền cho kế toán để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ lập báo cáo cuối kì  TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài lập khoản dự phòng Khách hàng q hạn trả nợ lâu, kế toán ghi nhận xóa bỏ (write-off) khoản phải thu ghi tăng chi phí - Điểm giống khác chu trình doanh thu cơng ty VELA chu trình chuẩn Giống: Về chu trình doanh thu cơng ty VELA có bước quy trình doanh thu chuẩn: (1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền - Khác: Tuy nhiên có điểm khác công ty VELA công ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn Thay kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận kiện cử người họp trực tiếp với khách hàng, đưa phương án tổ chức, dự trù khoản chi phí để báo giá cho khách hàng Cũng thay phiếu giao hàng phiếu biên nhận, bàn giao hồn thành cơng việc Ngồi ra,thực tế q trình doanh thu có nhiều phức tạp việc khơng thể hồn thành bước chu trình thu tiền khách hàng khơng có khả trả nợ Hoặc thực dịch vụ có vấn đề xảy nên khơng tiếp tục ghi nhận doanh thu hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy, trình xử lí chứng từ có gian lận, sai sót, Lý do: Thực tế có điểm khác chuẩn yếu tố người khách khơng trả tiền hay nhân viên nội gian lận xử lý giấy tờ, ngồi có u tố ngoại cảnh khách thiên tai, lũ lụt cháy nổ, làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu Ngồi quy mơ cách thức hoạt động công ty nên công ty đưa chu trình doanh thu phù hợp để đảm bảo cơng ty hoạt động liên tục hiệu - III Lưu đồ mơ tả chu trình doanh thu cơng ty VELA IV Kiểm soát rủi ro nội Hoạt động nhận thực dịch vụ, thực dịch vụ ghi nhận doanh thu Bộ phận tổ chức kiện Hoạt động Yếu Rủi ro Thủ tục kiểm sốt Hoạt động lập Khơng xác - Khách hàng hợp đồng cho nhận thơng tin khơng có khả khách hàng khách hàng toán (khách hàng mới) -Thu thập thông tin khách hàng từ công ty khác - theo dõi cơng nợ thường xun - Khách hàng có khách tiền sử nợ xấu hàng cũ công ty (khách hàng cũ) Không xét - Không đủ khả Xét duyệt nội duyệt nội dung đáp ứng dung kĩ hợp đồng nhu cầu đưa lý khách hàng hợp lý đến khách hàng - Có thỏa thuận khơng khơng cơng cho công ty - thực nhầm dịch vụ khách hàng cho khách hàng khác Hoạt động lập Không đủ - Gây thâm hụt bảng dự trù thơng tin để tài cho đưa giá cơng ty dự xác trù q thấp Tìm hiểu thu thập thông tin giá thị trường, mời chun gia tài Khơng phân chia nhiệm vụ việc lập dự trù Phân chia nhiệm vụ thủ quỹ nhân viên lập dự phòng - Dự trù cao thực tế nhân viên gian lận Không chứng từ lưu Rủi ro Kiểm tra lưu kiểm tra đối chứng từ theo thứ chiếu tự, tên, ngày Phòng kế tốn Hoạt động nhận Nhận thiếu Thiếu chứng từ Kiểm tra xác hóa đơn hóa đơn từ nhà đối chiếu ghi nhận nhận đủ hóa cung cấp nhận chi phí đơn Khơng kiểm - Khơng phải Kiểm tra kĩ tra hóa đơn hóa đơn nội dung ghi sổ cơng ty hóa đơn - Khơng số tiền phải trả - Số nội dung, số lượng yêu cầu Không chứng từ lưu Không có Kiểm tra lưu chứng để đối chứng từ theo thứ chiếu tự, tên, ngày Hoạt động lập Lập khơng phụ lục hợp kiểm tra kĩ hóa đồng đơn thông tin khách hàng - nhầm khách Kiểm tra kĩ thông hàng với tin khách hàng khách hàng hóa đơn khách - nhầm hóa đơn khách hàng với khách hàng khác Không chứng từ lưu Khơng có Kiểm tra lưu chứng để đối chứng từ theo thứ chiếu tự, tên, ngày Hoạt động lập Thiếu chứng Lập hóa đơn Kiểm tra xác hóa đơn chi tiết từ đầu vào không đầy đủ nhận nhận đủ cho khách hàng khoản mục chứng từ Không xác Lập hóa đơn cho Thu thập tìm hiểu nhận thơng tin sai khách hàng thông tin khách hàng khách hàng Hoạt động ghi Thiếu chứng Ghi nhận thiếu Kiểm tra xác nhận doanh thu từ đầu vào doanh thu nhận nhận đủ chứng từ Không xác Ghi nhận doanh Thu thập tìm hiểu nhận thơng tin thu cho sai thông tin khách hàng khách hàng khách hàng Không phân Gian lận ghi sai Phân chia người chia nhiệm vụ số tiền, sai xác nhận khách hàng, ghi người lập sai niên độ, ghi trung nghiệp vụ, Hoạt động lập Thiếu chứng Ghi sai số tiền Kiểm tra xác giấy báo nợ từ đầu vào phải nhận, ghi nhận nhận đủ sai ngày trả chứng từ Khơng xác Gửi giấy báo nợ Thu thập tìm hiểu nhận thông tin cho sai khách thông tin khách hàng hàng khách hàng Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng Thủ quỹ Hoạt động Yếu Rủi ro Thủ tục kiểm sốt Thu khơng Đếm thủ cơng số tiền cần nhận hay dùng máy từ việc cung cấp kiểm tra số tiền dịch vụ nhận đối chiếu với hóa đơn xác nhận Hoạt động thu Khơng đối tiền hóa đơn chiếu kiểm tra chi tiết số tiền hóa đơn chi tiết số tiền thực nhận Không phân Tiền thu bị Phân chia trách chia nhiệm vụ thủ quỹ biển thủ nhiệm nhận tiền nhận hoá đơn Lập hoá đơn Thiếu chứng toán từ đầu vào Khơng đối chiếu kỹ thơng tin khách hàng hóa đơn Khơng lưu chứng từ Rủi ro hóa đơn ghi sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng, Kiểm tra thu đủ chứng từ đầu vào Kiểm tra đối chiếu kĩ hóa đơn thơng tin khách hàng Khơng có Kiểm tra lưu chứng đối chiếu chứng từ theo thứ tự, tên, ngày Kế toán Kiểm tra, đối - Thiếu chứng Sai sót Kiểm tra xác chiếu, ghi giảm từ đầu vào trình ghi nhận thu đủ nợ phải thu - Không kiểm nhận: sai số tiền, chứng từ, thu tra thông tin sai số lượng, sai thập thông tin chi khách hàng khách hàng tiết từ khách hàng, theo dõi công nợ thường xuyên Lâp báo cáo Thiếu chứng Báo cáo ghi sai Kiểm soát nhập phải thu khách từ đầu vào số liệu nội liệu hàng dung Kiểm tra tính đầy đủ Kiểm tra cập nhật đồng thời Gửi báo cáo đến khách hàng Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng Hoạt động thu - Khơng phân tiền hóa đơn chia nhiệm vụ chi tiết - Khơng sốt xét thơng tin khách hàng, hóa đơn tiền nhận Thủ quỹ thu sai số tiền so với dịch vụ thực việc vừa thủ quỹ vừa thu tiền vừa lập hóa đơn tốn vi phạm nguyên tắc độc lập dẫn đến họ thu tùy ý Ngồi hóa đơn chi tiết khách hàng mang tới chưa đúng, bị làm giả Hoạt động ghi Khơng phân Xóa sổ nợ phải giảm phải thu chia nhiệm vụ thu để chiếm dụng tiền V Cần phải có chữ ký giám đốc kế toán trưởng, thủ quỹ phiếu toán trước đưa cho khách hàng , lưu phận kế toán, lưu tại thủ quỹ Thủ quỹ khơng thu tiền chưa có chữ ký Chứng từ liên quan CHỨNG TỪ NƠI LẬP NƠI DUYỆT SỬ DỤNG MỤC ĐÍCH Ở HOẠT ĐỘNG Đơn đặt hàng Bộ phận bán Bộ phận kinh - Hoạt động - Ghi nhận hàng doanh nhận đơn đặt đơn đặt hàng ( Hợp đồng) hàng khách - Gửi yêu cầu - Xem xét thực khả dịch vụ toán - Làm để thực hoạt động bảng dự trù Hoá đơn mua Bộ phận tổ Bộ phận kế - Ghi nhận - Kiểm sốt hàng chức kiện tốn chi phí, lập chi phí so phụ lục hợp với bảng dự đồng trù - Làm để lập hoá đơn bán hàng cho khách Hoá đơn bán Bộ phận kế Bộ phận kế - Thực - Để khách hàng toán (nhân toán ( KT dịch vụ hàng làm viên) trưởng) tốn - Ghi sổ cơng nợ cho công ty - Làm chứng từ để kê khai nộp thuế - Làm để ghi nhận doanh thu Phiếu thu Bộ phận kế toán Thu tiền - Ghi nhận số tiền thực thu từ KH - Làm ghi sổ quỹ, sổ chi tiết liên quan  ... doanh thu cơng ty VELA chu trình chu n Giống: Về chu trình doanh thu cơng ty VELA có bước quy trình doanh thu chu n: (1) nhận đặt hàng, nhận làm dịch vụ (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ... quy trình doanh thu Ngồi quy mô cách thức hoạt động công ty nên cơng ty đưa chu trình doanh thu phù hợp để đảm bảo công ty hoạt động liên tục hiệu - III Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu cơng ty. .. dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi công nợ, (4) thu tiền - Khác: Tuy nhiên có điểm khác cơng ty VELA cơng ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chu n Thay kiểm tra hàng tồn kho