Mục tiêu chính của báo cáo là nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường tiềm năng. Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TỐNKIỂM TỐN BÁO CÁO NHĨM Mơn: Hệ thống thơng tin kế tốn Chủ đề: Báo cáo chu trình doanh thu của cơng ty VELA Thành phố Hồ Chí Minh 2018 Giới thiệu công ty I Giới thiệu sơ lược - Công ty trách nhiệm hữu hạn quảng cáo VELA được thành lập năm 2010 với một phạm vi hoạt động rất rộng trong lĩnh vực BTL ( Below the line) bao gồm tiếp thị, khảo sát thị trường, bán hàng, quản lý nhân sự, phát triển và quản lý sự kiện - Vela sở hữu một đội ngũ tiếp thị trẻ và năng động trên khắp Việt Nam với khả năng tiếp cận tất cả các kênh phân phối như MT( modern trade), GT (general trade) và các kênh khác trên tồn quốc Mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn - Cơng ty cung cấp chủ yếu dịch vụ tiếp thị nên VELA cam kết với khách hàng có thể làm cho thương hiệu sản phẩm của họ trở nên hấp dẫn và thân thiện nhất với các khách hàng mục tiêu - VELA nhìn rõ được tầm quan trọng thương hiệu của khách hàng và quan trọng hơn của việc đưa thương hiệu đến các thị trường tiềm năng - VELA hiểu được khách hàng quan tâm đến hình ảnh và thương hiệu của mình – họ cũng muốn đo lường và tính tốn kết quả trong cùng thời điểm - VELA đặt bản thân vào tình hình của khách hàng để đưa ra những quyết định tốt nhất cho lợi ích của thương hiệu - Mang đến giá trị chất lượng dịch vụ thực sự cho khách hàng - Hệ thống cung cấp dịch vụ chun nghiệp đến từ mạng lưới tổ chức tồn diện, kĩ năng đào tạo nhân viên giỏi, kết hợp linh hoạt trong cơng việc và giao tiếp - Tính minh bạch và chính xác trong việc cung cấp bảng báo giá với mức giá cạnh tranh, cam kết trung thực theo các ngun tắc cơ bản 3 Các dịch vụ chính - Phát triển các hoạt động BTL - Tiếp thị nhãn hiệu - Bán hàng hóa - Tư vấn bán hàng (quản lý và phát triển nhân sự) - Khảo sát thị trường - Roadshow (tiếp thị lưu động bằng xe đạp, xe máy, xe buýt, ) - Tiếp thị mẫu thử - Sản xuất và tiếp thị bằng POSM (Point of Sales Material) - Quản lý và tổ chức sự kiện Kinh nghiệm - Đủ năng lực và chun mơn trong việc hiểu rõ các nhu cầu và cung cấp dịch vụ trọn vẹn theo sở thích của khách hàng - Hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp ở Việt Nam - VELA đã cung cấp rất nhiều các dự án hoạt động trong khảo sát thị trương, thiết kế băng rơn, mẫu thử quảng cáo, POSM (Point of Sales Material) , tiếp thị, tổ chức sự kiện, Con người - Đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo và năng động - VELA chọn ra những thành viên được đào tạo tốt nhất và có hiệu quả làm việc cao - Chiến lược của team được tích hợp chặt chẽ với thương hiệu của khách hàng - Tập chung nguồn nhân lực bằng đào tạo thường xun Phân phối Với văn phòng chính ở TPHCM và các chi nhánh ở HN, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, VELA đảm bảo khả năng thực hiện hiệu quả các hoạt động trên tồn quốc 7 Những dự án nổi bật của VELA Tổ chức Sự kiện hội nghị nhà phân phối cho khách hàng BEL VN Dự án thiết kế sản phẩm POSM cho khách hàng Bibica Kiểm định mẫu thử Aquarius cho khách hàng COCA COLA Mơ t ả quy trình doanh thu th ự c t ế c ủ a công ty tr ắ c nghi ệ m h ữ u h n VELA II Mơ t ả chu trình doanh thu Khách hàng đặt hàng cơng ty thơng qua bộ phận tiếp nhận khách hàng Từ đó bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ ghi nhận, kiểm tra thơng tin khách hàng và tiến hành làm hợp đồng Bộ phận tiếp nhận khách hàng sẽ chuyền lệnh thực hiện dịch vụ theo u cầu của khách hàng đến bộ phận tổ chức sự kiện. Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí dựa vào đó lập bảng dự trù chi phí Sau khi thống nhất phương hướng tổ chức sự kiện với khách hàng, các team sẽ lên timeline, viết kịch bản, thiết kế, trang trí, hậu cần, Trong q trình tổ chức mọi hố đơn mua hàng cho dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ được chuyển về cho kế tốn, kế tốn dựa trên những hóa đơn này để đối chiếu với bảng dự trù chi phí từ bộ phận sự kiện chuyển qua để ghi nhận chi phí, lập phụ lục hợp đồng(nếu có). Những hóa đơn này sẽ được lưu giữ ở phòng kế tốn. Kết thúc chương trình, kế tốn sẽ lập hố đơn cho khách hàng, chi tiết các hạng mục và gửi kèm phụ lục hợp đồng (nếu có) cho khách hàng, đồng thời ghi sổ tăng doanh thu, ghi giấy báo nợ cho khách hàng trả sau Khách hàng có thể thanh tốn ngay về cho thủ quỹ thì thủ quỹ lập ngay phiếu thanh tốn 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng, liên 3 gửi về cho kế tốn, kế tốn nhận phiếu thanh tốn kiểm tra và ghi giảm nợ phải thu,lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng; khách hàng chuyển tiền qua ngân hàng phải có giấy nộp tiền từ khách hàng hoặc thơng báo từ ngân hàng Khách hàng thu sau thì kế tốn lập phiếu báo nợ ghi rõ số tiền hạn nộp cho khách hàng đồng thời ghi sổ theo dõi cơng nợ của khách hàng. Khi khách hàng đến nộp tiền kèm giấy báo nợ, thủ quỹ nhận tiền và giấy báo nợ sau đó thủ quỹ lập ngay phiếu thanh tốn 3 liền, liên 1 gửi cho khách hàng, liên 2 lưu cuối tháng ghi sổ quỹ, lập phiếu nộp tiền và gửi phiếu nộp tiền kèm tiền cho ngân hàng liên 3 kèm giấy báo nợ gửi về cho kế tốn. Kế tốn nhận giấy báo nợ kèm phiếu thanh tốn tiến hành đối chiếu kiểm tra ghi giảm nợ phải thu lưu chứng từ, cuối tháng lập báo cáo phải thu khách hàng TH1: Nếu khách hàng trả tiền mặt cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ghi phiếu thanh tốn 2 liên, 1 cho khách hàng và 1 cho kế tốn để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo TH2: Khách hàng thanh tốn qua ngân hàng thì sẽ có giấy nộp tiền (cash deposit). Khách hàng chuyển giấy nộp tiền cho thủ quỹ và thủ quỹ chuyển giấy nộp tiền này cho kế tốn để ghi sổ giảm nợ phải thu, lưu chứng từ và lập báo cáo cuối kì TH3: Khách hàng gặp vấn đề tài chính sẽ lập khoản dự phòng hoặc Khách hàng q hạn trả nợ q lâu, kế tốn sẽ ghi nhận xóa bỏ (writeoff) khoản phải thu và ghi tăng chi phí Đi ể m gi ố ng khác gi ữ a chu trình doanh thu c ủ a cơng ty VELA và chu trình chu ẩ n Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của cơng ty VELA đều có 4 bước của quy trình doanh thu chuẩn: (1) nh ậ n đ ặ t hàng, nh ậ n làm d ị ch v ụ (2) Xu ấ t kho, cung c ấ p hàng hóa, d ị ch v ụ , (3) l ậ p hóa đ n, theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền. Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là cơng ty VELA là cơng ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chuẩn. Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử người đi họp trực tiếp với khách hàng, đưa ra các phương án tổ chức, cũng như dự trù các khoản chi phí để báo giá cho khách hàng. Cũng như thay vì phiếu giao hàng ở đây sẽ là phiếu biên nhận, bàn giao hồn thành cơng việc. Ngồi ra,thực tế thì q trình doanh thu có nhiều phức tạp hơn như việc khơng thể hồn thành bước 4 của chu trình là thu tiền vì khách hàng khơng có khả năng trả nợ. Hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì có vấn đề xảy ra nên khơng tiếp tục ghi nhận doanh thu như hóa đơn bị trộm cắp hay bị hủy, trong q trình xử lí chứng từ có gian lận, sai sót, Lý do: Thực tế có những điểm khác chuẩn này là vì yếu tố con người như khách khơng trả tiền hay nhân viên nội bộ gian lận trong xử lý giấy tờ, ngồi ra còn có các u tố ngoại cảnh khách như thiên tai, lũ lụt cháy nổ, làm ảnh hướng đến quy trình doanh thu. Ngồi ra còn vì quy mơ và cách thức hoạt động của cơng ty nên mỗi cơng ty sẽ đưa ra chu trình doanh thu phù hợp nhất để đảm bảo cơng ty hoạt động liên tục và hiệu quả III Lưu đồ mơ tả chu trình doanh thu của cơng ty VELA IV Kiểm sốt rủi ro nội bộ Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận doanh thu Bộ phận tổ chức sự kiện Hoạt động Yếu kém Rủi ro Thủ tục kiểm sốt Hoạt động lập Khơng xác Khách hàng hợp đồng cho nhận thơng tin khơng có khả khách hàng khách hàng năng thanh tốn (khách hàng mới) Thu thập thông tin khách hàng từ các công ty khác Không xét Không đủ khả duyệt nội đáp ứng dung hợp nhu cầu của đồng khách hàng Xét duyệt nội dung kĩ và đưa ra nhưng lý hợp lý đến khách hàng theo dõi cơng nợ thường xun Khách hàng có khách tiền sử nợ xấu hàng cũ công ty (khách hàng cũ) Có những thỏa thuận khơng khơng công cho công ty thực hiện nhầm một dịch vụ khách hàng cho khách hàng khác Hoạt động lập Không đủ bảng dự trù thông tin để đưa giá chính xác Gây thâm hụt tài cho cơng ty nếu dự trù q thấp Tìm hiểu thu thập thông tin giá thị trường, mời các chuyên gia tài Không phân chia nhiệm vụ trong việc lập dự trù Dự trù cao thực tế nhân viên có thể gian lận Phân chia nhiệm vụ giữa thủ quỹ và nhân viên lập dự phòng Không lưu Rủi ro trong Kiểm tra lưu chứng từ kiểm tra đối chứng từ theo chiếu thứ tự, tên, ngày Phòng kế tốn Hoạt động Nhận thiếu Thiếu chứng từ Kiểm tra xác nhận hóa đơn hóa đơn từ đối chiếu ghi nhận nhận đủ nhà cung cấp nhận chi phí hóa đơn Khơng kiểm Khơng phải Kiểm tra kĩ càng tra hóa đơn hóa đơn của nội dung ghi sổ cơng ty và hóa đơn Khơng đúng số tiền phải trả Số nội dung, số lượng đã yêu cầu Không lưu Khơng có bằng Kiểm tra lưu chứng từ chứng để đối chứng từ theo chiếu thứ tự, tên, ngày Hoạt động lập Lập không phụ lục hợp kiểm tra kĩ đồng hóa đơn và thơng tin khách hàng nhầm khách Kiểm tra kĩ hàng với thông tin khách khách hàng hàng và hóa đơn khách nhầm hóa đơn của khách hàng với khách hàng khác Khơng lưu Khơng có bằng Kiểm tra lưu chứng từ chứng để đối chứng từ theo chiếu thứ tự, tên, ngày Hoạt động lập Thiếu chứng Lập hóa đơn Kiểm tra xác hóa đơn chi tiết từ đầu vào khơng đầy đủ nhận nhận đủ cho khách hàng khoản mục chứng từ Không xác Lập hóa đơn Thu thập tìm nhận thông tin cho sai khách hiểu về thông tin khách hàng hàng khách hàng Hoạt động ghi Thiếu chứng Ghi nhận thiếu Kiểm tra xác nhận doanh thu từ đầu vào doanh thu nhận nhận đủ chứng từ Không xác Ghi nhận doanh Thu thập tìm nhận thơng tin thu cho sai hiểu về thơng tin khách hàng khách hàng khách hàng Không phân Gian lận ghi sai Phân chia người chia nhiệm vụ số tiền, sai xác nhận và khách hàng, ghi người lập sai niên độ, ghi trung các nghiệp vụ, Hoạt động lập Thiếu chứng Ghi sai số tiền Kiểm tra xác giấy báo nợ từ đầu vào phải nhận, ghi nhận nhận đủ sai ngày trả chứng từ Không xác Gửi giấy báo Thu thập tìm nhận thơng tin nợ cho sai hiểu về thông tin khách hàng khách hàng khách hàng Hoạt động thu tiền sau từ khách hàng Thủ quỹ Hoạt động Yếu kém Hoạt động thu Không đối tiền và hóa đơn chiếu kiểm tra chi tiết số tiền trong hóa đơn chi tiết và số tiền thực nhận được Rủi ro Thủ tục kiểm sốt Thu khơng đúng số tiền cần nhận từ việc cung cấp dịch vụ Đếm thủ công hay dùng máy kiểm tra số tiền nhận và đối chiếu với hóa đơn đã được xác nhận Khơng phân Tiền thu được Phân chia trách chia nhiệm vụ bị thủ quỹ biển nhiệm giữa thủ nhận tiền và nhận hoá đơn Lập hoá đơn Thiếu chứng Rủi ro hóa đơn Kiểm tra thu đủ thanh tốn từ đầu vào ghi sai số tiền, chứng từ đầu sai số lượng, vào sai khách hàng, Không đối chiếu kỹ giữa thơng tin khách hàng hóa đơn Kiểm tra đối chiếu kĩ hóa đơn thơng tin khách hàng Khơng lưu Khơng có bằng Kiểm tra lưu chứng từ chứng đối chứng từ theo chiếu thứ tự, tên, ngày Kế toán Kiểm tra, đối Thiếu chứng chiếu, ghi giảm từ đầu vào nợ phải thu Không kiểm tra thông tin khách hàng Kiểm tra xác nhận thu đủ chứng từ, thu thập thông tin chi tiết từ khách hàng, theo dõi công nợ thường xuyên Lâp báo cáo Thiếu chứng Báo cáo ghi sai Kiểm soát nhập phải thu khách từ đầu vào số liệu nội liệu hàng dung Kiểm tra tính đầy đủ Kiểm tra cập nhật đồng thời Sai sót trong trình ghi nhận: sai số tiền, sai số lượng, sai khách hàng Gửi báo cáo đến khách hàng Hoạt động thu tiền ngày từ khách hàng Hoạt động thu Khơng phân tiền và hóa đơn chia nhiệm vụ chi tiết Khơng sốt xét thơng tin khách hàng, hóa đơn và tiền nhận Thủ quỹ có thể thu sai số tiền so với dịch vụ thực hiện việc vừa thủ quỹ vừa thu tiền vừa lập hóa đơn thanh tốn là vi phạm ngun tắc độc lập dẫn đến họ có thể thu bao nhiêu tùy ý Ngồi hóa đơn chi tiết của khách hàng mang tới chưa đúng, có thể bị làm giả. Hoạt động ghi Khơng phân Xóa sổ nợ phải giảm phải thu chia nhiệm vụ thu để chiếm dụng tiền V Chứng từ liên quan Cần phải có chữ ký của giám đốc kế tốn trưởng, thủ quỹ phiếu thanh toán trước khi đưa cho khách hàng , lưu bộ phận kế toán, lưu thủ quỹ Thủ quỹ khơng thu tiền khi chưa có chữ ký CHỨNG TỪ NƠI LẬP NƠI DUYỆT SỬ DỤNG MỤC ĐÍCH Ở HOẠT ĐỘNG Đơn hàng đặt Bộ phận bán Bộ phận Hoạt động hàng kinh doanh nhận đơn đặt hàng ( Hợp đồng) Gửi yêu cầu thực hiện dịch vụ Ghi nhận đơn đặt hàng của khách Xem xét khả năng thanh toán Làm căn cứ để thực hiện hoạt động của bảng dự trù Hoá đơn mua Bộ phận tổ Bộ phận kế Ghi nhận hàng chức sự kiện toán chi phí, lập phụ lục hợp đồng Kiểm sốt các chi phí so với bảng dự trù Làm căn cứ để lập hoá đơn bán hàng cho khách Hoá đơn bán Bộ phận kế Bộ phận kế Thực hiện Để khách hàng toán (nhân toán ( KT dịch vụ hàng làm căn viên) trưởng) cứ thanh tốn Ghi sổ cơng nợ cho công ty Làm chứng từ để kê khai và nộp thuế Làm căn cứ để ghi nhận doanh thu Phiếu thu Bộ phận kế toán Thu tiền Ghi nhận số tiền thực thu từ KH Làm căn cứ ghi sổ quỹ, sổ chi tiết liên quan ... gi ữ a chu trình doanh thu c ủ a cơng ty VELA và chu trình chu ẩ n Giống: Về cơ bản chu trình doanh thu của cơng ty VELA đều có 4 bước của quy trình doanh thu chu n: (1) nh... p hóa đ n, theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền. Khác: Tuy nhiên có những điểm khác đó là cơng ty VELA là cơng ty dịch vụ nên chu trình doanh thu có khác với chu trình chu n. Thay vì kiểm tra hàng tồn kho Bộ phận sự kiện sẽ cử ... hoạt động liên tục và hiệu quả III Lưu đồ mơ tả chu trình doanh thu của cơng ty VELA IV Kiểm sốt rủi ro nội bộ Hoạt động nhận thực hiện dịch vụ, thực hiện dịch vụ và ghi nhận doanh thu Bộ phận tổ chức sự kiện