Quy trình mua hàng và yêu cầu đối với nhân viên mua hàng của công ty cổ phần thế giới số trần anh

Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Quy trình mua hàng yêu cầu nhân viên mua hàng Công ty cổ phần giới số Trần Anh I Giới thiệu chung cơng ty: Q trình hình thành phát triển: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Trần Anh thành lập theo định số 0102004703 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002 Cơng ty thức chuyển đổi từ mơ hình cơng ty TNHH sang mơ hình cơng ty cổ phần với tên gọi là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Ngày đầu thành lập, Trần Anh có 05 người làm việc cửa hàng diện tích lớn 60m2 Sau năm hoạt động, quy mô công ty tăng lên với gần 500 nhân viên địa điểm kinh doanh có diện tích gần 7000m2 Gắn liền trình hoạt động phát triển Trần Anh kiện sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: sách kinh doanh "bán giá bán bn đến tận tay người tiêu dùng", sách bảo hành "1 đổi vòng tháng" & "bảo hành trường hợp IC bị cháy, nổ", sách "cam kết hồn tiền có biến động giá" Qua đó, Trần Anh ln trì tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện mặt cách bền vững đáng kinh ngạc so với công ty kinh danh lĩnh vực Hiện Trần Anh công ty hàng đầu Việt Nam lĩnh vực công nghệ thông tin Khách hàng tin tưởng Trần Anh sách, cam kết, dịch vụ mà nhiều cơng ty máy tính khác khơng làm GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Sau thời gian khẳng định tên tuổi lĩnh vực kinh doanh Máy tính – linh kiện, Thiết bị giải trí số, Thiết bị văn phịng Điện thoại di động, ngày 10/10/2009, Trần Anh mở rộng sang lĩnh vực Điện tử, Điện lạnh, thiết bị gia dụng với hệ thống Siêu thị Điện máy – IT Hệ thống siêu thị Điện máy – IT Trần Anh có khơng gian rộng, phong cách trí gian hàng khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thăm quan lựa chọn sản phẩm Công ty Trần Anh có đội ngũ nhân viên hùng hậu có trình độ chun mơn cao (hơn 50% tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả để đáp ứng yêu cầu dù khắt khe quí khách hàng Không thế, đội ngũ nhân viên Trần Anh cịn người đầy lịng nhiệt tình có thái độ niềm nở cung cách phục vụ khách hàng Tất cán nhân viên công ty Trần Anh thấu hiểu điều là: “Khách hàng người định tương lai, tồn phát triển Trần Anh” Vì tồn thể nhân viên cơng ty Trần Anh tâm niệm làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng phục vụ cho thân chúng ta” 2- Tầm nhìn cơng ty Trần Anh: - Trở thành cơng ty có hệ thống Siêu thị Điện máy – IT có qui mơ, chun nghiệp lớn Việt Nam - Xây dựng Trần Anh trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà cá nhân phát huy tối đa sức sáng tạo, khả lãnh đạo hội làm chủ thực với tinh thần dân chủ cao GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương - Xây dựng Trần Anh trở thành nhà chung thực cho cán nhân viên công ty việc chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm nghĩa vụ cách công minh bạch 3- Giá trị cốt lõi công ty Trần Anh: - Kỷ luật hướng vào tính chun nghiệp; - Hồn thiện tổ chức hướng tới dịch vụ hàng đầu; - Năng động hướng tới tính sáng tạo tập thể; - Cam kết nội với cộng đồng, xã hội; - Làm việc hành động trung thực; 4- Triết lý kinh doanh công ty Trần Anh: - Văn hóa cơng ty tảng trụ cột phát triển, tập hợp tôn vinh tất yếu tố nhân kinh doanh hướng tới phát triển hài hịa bền vững - Tích kết vào sách dịch vụ mà cơng ty đưa thị trường tất giá trị tạo nên hình ảnh cơng ty kinh doanh điện máy, thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy Hài lòng khách hàng làm niềm Hạnh phúc chúng ta" mà tồn thể nhân viên cơng ty Trần Anh ngày đêm tâm niệm phấn đấu ! Cơng ty Trần Anh hy vọng có hội đón tiếp phục vụ q khách hàng địa sau: CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH 1- Trụ sở: 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội Tel: (84-4) 3766.6666 Fax: (84-4) 3766.7708 2- Chi nhánh 1: 292 Tây Sơn - Q.Đống Đa - TP.Hà Nội Tel: (84-4) 3537 6666 Fax: (84-4) 3537 5324 3- Trung tâm Bảo hành : 1174 đường Láng - Q.Đống Đa - TP Hà Nội GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Tel: (84-4) 3766.6666 Fax: (84-4) 3766.7709 5- Website: www.trananh.com & www.trananh.com.vn II Nêu lý thuyết mua bán: Mục tiêu mua hàng: Mục tiêu cung ứng đưa đến cho doanh nghiệp hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên, đầy đủ cho nhu cầu tiêu dùng mặt số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp Để thực mục tiêu trên, doanh nghiệp cần thực mục tiêu cụ thể sau: a Mục tiêu chi phí: - Mua với giá rẻ (chi phí mua hàng thấp nhất) - Mua hàng với số lượng lớn, doanh nghiệp thường giảm giá chiết khấu giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng nhiều chi phí khác b Mục tiêu chất lượng: Hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chất lượng tối đa Chất lượng phù hợp với yêu cầu định, đảm bảo khả cạnh tranh thị trường c Mục tiêu an toàn: Người cung ứng phải đảm bảo giao hàng đầy đủ, đặn, thời hạn Người cung ứng phải tuân thủ thời hạn dự kiến 2.Quy trình mua hàng: Xác định nhu cầu Tìm lựa chọn nhà cung cấp Thỏa mãn Khơng thỏa mãn GVHD: Phạm Hồng Phương Đánh giá kết Thương lượng đặt hàng Theo dõi kiểm Nhóm tra 10_K5HK1C giao nhận hàng hóa Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Sơ đồ trình mua hàng DNTM - Xác định nhu cầu: Kế hoạch mua vào tính tốn nhờ công thức: Mua vào = Bán + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ - Tìm lựa chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm nhà cung cấp hội chợ,triển lãm, tạp chí, phương tiện truyền thông, catalogue Đánh giá nhà cung cấp mặt: + Sự tín nhiệm thị trường + Khả cung ứng hàng hóa nhà cung ứng cho khách hàng cho doanh nghiệp + Chất lượng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm + Khả kỹ thuật + Giá hàng hóa + Khả thích ứng với thị trường nhà cung cấp, lợi khác địa lý, mối quan hệ … - Thương lượng đặt hàng: Mục tiêu thương lượng: + Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm (mẫu mã, chất lượng hàng hóa bên trong, bên ngồi) + Xác định giá điều khoản xem xét lại thị trường có biến động + Xác định hình thức tốn: trả ngay, trả chậm, trả tiền mặt, chuyển khoản + Điều kiện giao hàng: giao kho nhà cung ứng, giao nơi mua hàng, thời hạn ghi rõ rang GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương + Chịu trách nhiệm vật chất giao hàng không theo điều ký kết hợp đồng - Theo dõi, kiểm tra giao nhận hàng hóa: + Hàng hóa nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận -> không ảnh hưởng đến kinh doanh sau này, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn ngừa hàng phẩm chất, nâng cao uy tín doanh nghiệp + Kiểm tra số lượng: hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng + Kiểm tra chất lượng: vào hợp đồng đơn hàng, kiểm tra tên hàng, mẫu mã, chất lượng Nếu hàng đơn hàng khơng phù hợp: hàng hỏng, bao bì thủng từ chối nhận hàng đồng thời lập biên báo cáo cho nhà cung cấp - Đánh giá kết quả: Cơ sở việc đánh giá mục tiêu mua hàng xác định từ đầu mức độ phù hợp hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng mục tiêu tài doanh nghiệp Có thể xảy hai trường hợp : + Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa người cung cấp đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh đầu vào ổn định Như định mua hàng doanh nghiệp có kết có hiệu + Trường hợp 2: Nếu khơng thoả mãn định mua hàng doanh nghiệp sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm khắc phục sai sót để tránh phạm phải sai lầm III Thực trạng quy trình mua hàng yêu cầu nhân viên mua hàng Công ty cổ phần giới số Trần Anh Mục tiêu mua hàng Trần Anh a Mục tiêu chi phí GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Trong kinh doanh hàng hoá chất lượng nhau, giá thấp tạo điều kiện tiêu thụ hàng hố nhanh hơn.Vì Trần Anh muốn mua hàng với chi phí thấp nhất, rẻ Một công ty phát triển địi hỏi số lượng hàng hố mua nhiều muốn giảm giá chiết khấu Giảm chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng nhiều loại chi phí khác b Mục tiêu chất lượng Với mục tiêu “Chất lượng tốt nhất, giá hợp lý nhất”, Trần Anh mua hàng muốn mua sản phẩm sở kinh doanh có tên tuổi nhất, có chất lượng tốt, có đủ khả cạnh tranh thị trường c Mục tiêu an toàn Để tránh gián đoạn dự trữ doanh nghiệp, Trần Anh cần phải tìm người cung cấp đảm bảo giá cả, chất lượng, giá cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo, giao hàng đầy đủ đặn, thời hạn.Giao hàng thời hạn đảm bảo doanh nghiệp ln ln có hàng để bán điều tất công ty thương mại cần thiết với Trần Anh cơng ty có thương hiệu cần điều Trần Anh ln đặt lợi ích người tiêu dùng lên hàng đầu, tạo thoải mái, yên tâm tối đa cho khách hàng đến với Trần Anh Quy trình mua hàng 2.1: Xác định nhu cầu Số lượng khách hàng đến với Trần Anh lớn, chương trình khuyến mại, vàng cơng ty lại lớn Do vậy, việc xác định rõ kế hoạch cho bán hàng dự trữ việc phải xác định nhu cầu, cấu nhu cầu Là công ty thương mại lớn, nên việc xác định nhu cầu Trần Anh tính tốn chi tiết cẩn thận Kế hoạch mua cơng ty tính tốn qua cơng thức: Mua vào = Bán + Dự trữ cuối kỳ - Dự trữ đầu kỳ GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương 2.2: Tìm lựa chọn nhà cung cấp Các nhà cung cấp Trần Anh: - Điện tử, âm thanh: Sony, Samsung, LG, Toshiba, Panasonic, Philips - Điện lạnh: Samsung, LG, SANYO, Electrolux, Hitachi … - Đồ gia dụng: Panasonic, Sharp, Nagakawa, Alaska … - Điện thoại: Nokia, Samsung, Sony Ericsson, Motorola - Máy tính, linh kiện: Acer, Sony, Apple, Hp, Lenovo, Transcend … - Thiết bị văn phòng: Canon, Brother, Epson, InFocus … - Máy ảnh, máy quay: Panasonic, Kodak, Canon, Sony, Nikon … Đối với mặt hàng sẵn có nhà cung cấp việc có cần phải tìm nhà cung cấp hay không dựa nguyên tắc: “ nhà cung cấp cịn làm cho hài lịng tiếp tục mua hàng họ” Tuy số lượng nhà cung cấp Trần Anh lớn, không dừng lại đó, Trần Anh theo ln tìm kiếm nhà cung cấp thông qua: thư trào hàng tới nhà cung cấp, quảng cáo website, tìm kiếm thơng tin nhà cung cấp internet Đây phần tạo nên thành công Trần Anh Với nhà cung cấp mới, sau gửi thư chào hàng nhận báo giá từ nhà cung cấp, công ty tiến hành so sánh báo giá nhận (thường lập bảng so sánh excel) tất khía cạnh: giá, thời gian giao hàng,thanh tốn, Quan trọng chi tiết hàng hóa có trùng khớp với yêu cầu công ty đưa hay không? Vì khơng cẩn thận dễ nhập hàng lại phải tái xuất khơng với yêu cầu mua hàng Trong trình mua hàng, Trần Anh ln đánh giá mức độ tín nhiệm nhà cung cấp qua mặt sau: - Thành tích nhà cung ứng với doanh nghiệp khác thành tích nhà cung cấp với cơng ty khứ - Khả tài nhà cung cấp GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương - Nhãn hiệu hàng hố - Uy tín nhà cung cấp thương trường - Những ưu đãi mà nhà cung cấp dành cho người mua… 2.3: Thương lượng đặt hàng Với nhà cung cấp có sẵn, hết hàng, người phụ trách mua hàng việc gọi điện cho nhà cung cấp mang đến nhận hàng Do vậy, Trần Anh người mua, vai trò “thượng đế” nhiều lúc khơng tận dụng lợi Với nhà cung cấp mới, sau chọn nhà cung cấp ưng ý, lập Perchase Order (tạm gọi Phiếu mua hàng) fax tới nhà cung cấp yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận fax trở lại Tiếp đó, lập hợp đồng mua bán dựa báo giá nhận được, sau fax trước tới nhà cung cấp (gửi gốc DHL sau), yêu cầu ký, đóng dấu xác nhận fax lại để tiến hành chuyển tiền mở L/C Các nhà quản trị mua hàng quan tâm đến việc có hàng để bán mà chưa nhận thức hết vai trò thương lượng Thương lượng thực chất việc giải toán mua hàng với mục tiêu mục tiêu xác định ràng buộc ràng buộc lỏng ràng buộc chặt, ràng buộc liên quan đến số lượng, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá, điều kiện liên quan đến việc mua hàng Hơn nữa, nhiều phân chia quyền hạn trách nhiệm chưa rõ ràng Để khắc phục tình trạng trên, Trần Anh nên có biện pháp nâng cao trình độ mặt cho đội ngũ đặc biệt đội ngũ chuyên sâu công tác đàm phán, giao dịch Là công ty thương mại lớn nên khối lượng công việc Trần Anh nhiều Do vậy, việc phân chia quyền hạn trách nhiệm công ty nhiều lúc khơng rõ ràng Vì nhiều khi, nhân viên mua hàng lại phải đảm nhiệm việc đặt hàng nên làm cho việc đặt hàng trở nên không hiệu GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương 2.4: Theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hóa Đây công tác Trần Anh tương đối trọng làm tốt Công ty thường xuyên theo dõi, giám sát kiểm tra trình giao nhận hàng hóa vế số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng điều khoản ghi hợp đồng Đối với mặt hàng có nhu cầu mua công ty thường đặt hàng theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá Nếu gần đến ngày giao hàng mà không thấy công ty thúc giục nhà cung cấp Ví dụ như: với mặt hàng máy tính Apple, cuối tháng 9/2008 cơng ty đặt hàng cho tháng 10 tới ngày 03/10/2008 chưa thấy có nhà cung cấp thơng báo mang hàng đến Nhân viên mua hàng tìm đến nhà cung cấp phát đơn hàng công ty gửi fax, nhà cung cấp khơng nhận Nhờ q trình kiểm tra, theo dõi tốt mà cơng ty ln đảm bảo có hàng để bán, khắc phục sai sót khâu mua hàng Khi nhận hàng Trần Anh có nhân viên mua hàng đứng theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng hoá để đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy định… Do làm tốt khâu nên công ty góp phần làm cho hàng hố theo u cầu ghi hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu kinh doanh công ty Trần Anh cần tiếp tục không ngừng nâng cao chất lượng công tác q trình cơng tác quản trị mua hàng 2.5: Đánh giá kết Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt diễn tất khâu trình mua hàng Nếu khơng có xác nhận phịng kiểm tra chất lượng hàng hóa khơng nhập vào kho phịng tài vụ khơng phép tốn mặt hàng Những người có trách nhiệm ln đơn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng 10 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm Trần Anh có họp để đánh giá kết mua hàng Việc đánh giá dựa nguyên tắc: việc mua hàng cơng ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao chi phí thấp khơng Sau lần mua hàng, công ty thường đánh giá kết mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất mục tiêu mà công ty đề số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại tức nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ nhu cầu mục tiêu mà cơng ty đề Trần Anh tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Cịn hàng hóa mua có sai sót khách quan Trần Anh với nhà cung cấp tìm giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, lỗi nhà cung cấp Trần Anh tìm lựa chọn nhà cung cấp khác Trên thực tế, công tác mua hàng thực đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu bán hàng, để gây tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán Chi phí mua hàng đối hàng hóa nước phần lớn đảm bảo mức thấp hàng hóa nhập Trần Anh phải mua với giá cao Yêu cầu nhân viên mua hàng 3.1: Trình độ chun mơn, phong cách làm việc Trách nhiệm mua hàng công ty lớn Nên việc tuyển nhân viên mua hàng quan trọng Chọn nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm lợi thực doanh nghiệp Kinh doanh có kiếm lời hay không phụ thuộc nhiều vào nhân viên viên mua hàng Công ty Trần Anh đưa tiêu chuẩn trình độ, phong cách nhân viên mua hàng là: - Sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm, kỹ nghề nghiệp đảm nhiệm nhiệm vụ quy định cho Nhân viên Mua Hàng 11 GVHD: Phạm Hoàng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương - Có hiểu biết chung Máy tính, Máy văn phịng…đặc biệt có hiểu biết sâu, rộng Máy ảnh, Điện thoại … - Nắm kiến thức quản lý kinh tế thơng tin kinh tế, pháp lý … có liên quan đến công việc chuyên môn lĩnh vực bán lẻ - Có quan hệ tốt với nhà cung cấp Điện thoại, Máy ảnh … - Có trình độ tương đương đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh - Thông thạo ngoại ngữ tin học văn phịng theo nhu cầu thực tế cơng việc - Có kiến thức tâm lý-xã hội Có kỹ thuyết phục giao tiếp - Có kỹ lập kế hoạch quản lý kế hoạch - Có kỹ kèm nghề cho nhân viên 3.2: Nhiệm vụ nhân viên mua hàng giao phó Giải cơng việc Phụ trách mua hàng giao phó.: - Thu thập liệu liên quan đến việc xây dựng kế hoạch kinh doanh cho ngành hàng - Thu thập thông tin nhà cung cấp bao gồm nhà cung cấp nhằm sử dụng việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp - Chuẩn bị nội dung hợp đồng, điều kiện thương mại để sử dụng việc đàm phán với nhà cung cấp - Thu thập thông tin thị trường việc khảo sát thị trường : Giá bán, khuyến mại, đối thủ cạnh tranh thị trường - Liên hệ với nhà cung cấp để giải việc giao dịch 02 bên - Liên hệ với bán hàng để nắm bắt tình hình kinh doanh - Tập hợp cung cấp thông tin yêu cầu cho Phụ trách mua hàng việc lập ngân sách mua hàng - Theo dõi ngân sách mua hàng - Thực hoàn thành thủ tục giấy tờ liên quan đến chuyển hàng nội 12 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương - Trợ giúp phụ trách mua hàng trình lập chương trình khuyến mại, theo dõi chương trình khuyến mại lập báo cáo chương trình khuyến mại thuộc phạm vi nhóm ngành hàng cụ thể - Hồn thành thông báo khuyến mại văn gửi thơng báo tới phịng ban người liên quan: Kế tốn, Bán hàng, Kế tốn phịng mua hàng, Marketing - Theo dõi q trình trưng bày hàng hóa thực tế cửa hàng - Hoàn thành thủ tục theo dõi, toán chiết khấu liên quan đến ngành hàng từ nhà cung cấp - Thay mặt Phụ trách mua hàng giải công việc hàng ngày Phụ trách mua hàng vắng mặt - Các công việc khác : Theo yêu cầu Phụ trách mua hàng Phương hướng nâng cao chất lượng mua hàng Công ty cổ phần giới số Trần Anh Phương hướng chung: - Hoàn thiện củng cố quy trình mua hàng cơng ty theo bước - Giải tốt mối quan hệ hoạt động mua hàng, dự trữ tiêu thụ hàng hố, cho khâu diễn hài hồ hỗ trợ cho công việc cách hợp lí - Tăng cường cơng tác quản lí chi phí có liên quan đến dự trữ hàng hố Giảm chi phí mua hàng chi phí bảo quản hàng hố, cho hai khoản chi phí ln chu kì sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ lao động tham gia vào hoạt động mua hàng Để hồn thiện củng cố quy trình mua hàng công ty theo bước, số giải pháp đưa là: Thứ nhất: đổi hoàn thiện việc xác định nhu cầu mua hàng 13 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Việc xây dựng kế hoạch bán công ty phải nghiên cứu nhu cầu thị trường Để xác định nhu cầu thị trường công ty cần quan tâm đến vấn đề : + Công tác nghiên cứu thị trường công ty phải liền với việc tiêu thụ hàng hoá + Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường nên tập trung phân bố mặt hàng theo kết cấu địa lý, phân bố dân cư nhu cầu tiêu dùng người dân Với vị trí địa lý thuận lợi nằm trung tâm thủ đô Hà Nội nên khách hàng công ty chủ yếu tầng lớp trí thức người có thu nhập nhu cầu tiêu dùng người dân + Nghiên cứu thị trường phải vào thời điểm năm người tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng lớn mặt hàng để từ giúp cho cơng ty việc chuẩn bị hàng hoá phục vụ cho thị trường cách tốt vào dịp trọng điểm năm khắc phục tình trạng thiếu hụt dư thừa hàng hoá lớn làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh công ty Thứ hai: củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp Những mặt hàng mà cơng ty có mối quan hệ làm ăn từ lâu, nhà cung cấp trở thành nhà cung cấp truyền thống công ty, họ làm hài lịng cơng ty cơng ty nên tập trung mua hàng nhà cung cấp Những nhà cung cấp đáp ứng kịp thời cho công ty kịp thời chất lượng, số lượng thời gian mà công ty yêu cầu Tuy nhiên họ, Trần Anh ln có kiểm tra, giám sát chặt chẽ xem liệu số lượng hàng hoá giá họ so với nhà cung cấp khác có khác biệt khơng Cơng tác kiểm tra, kiểm soát diễn tất khâu q trình mua hàng Nếu khơng có xác nhận phịng kiểm tra chất lượng hàng hóa khơng nhập vào kho phịng tài vụ khơng phép tốn mặt hàng Những người có trách nhiệm ln đơn đốc, theo dõi, kiểm tra cơng tác mua hàng 14 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương Hàng năm, Trần Anh nên tổ chức bình chọn nhà cung cấp khác có khác biệt khơng? Xem liệu có cần thay nhà cung cấp khác không hay tiếp tục mua nhà cung cấp cũ? Với nhà cung cấp công ty nên mua với số lượng để phịng ngừa rủi ro Duy trì phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp Để làm điều trước hết, Trần Anh phải tốn hẹn, có phương thức tốn hợp lí, thuận tiện cho bên bán đảm bảo giữ uy tín với bên bán Thứ ba: nâng cao chất lượng hiệu công tác thương lượng đặt hàng - Nâng cao tính chủ động cơng tác thương lượng đặt hàng cách: + Trước đặt hàng, Trần Anh nên tiến hành thương lượng Với mặt hàng cần mua nhân viên mua hàng nên tìm đến nhà cung cấp để thương lượng điều khoản liên quan đến mua hàng Vì thị trường ln biến động, giá cả, mẫu mã, chất lượng, nhu cầu biến đổi ngày + Thay đổi nhận thức thân nhà quản trị mua hàng nhân viên mua hàng Nhân viên phụ trách khâu mua hàng quan tâm đến vấn đề có đủ hàng để bán, hết hàng họ lại gọi điện đến nhà cung cấp để đặt hàng Họ đặt niềm tin vào nhà cung cấp nên với mặt hàng kinh doanh họ không nghĩ đến chuyện thương lượng Trần Anh nên thay đổi nhận thức trước tiên nhà quản trị mua hàng đến nhân viên phụ trách mua hàng + Nâng cao trình độ nhân viên mua hàng: cách cử nhân viên học lớp bồi dưỡng ngắn hạn, đào tạo huấn luyện nội chỗ, sử dụng công nghệ Thứ tư: tăng cường công tác theo dõi kiểm tra giao nhận hàng hóa 15 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương - Phân công cán có trình độ, kinh nghiệm mặt hàng cần nhập để giám sát q trình nhập hàng Khơng phải nhân viên mua hàng có kiến thức tất loại hàng hoá mà đảm nhiệm - Xây dựng tiêu chuẩn mẫu sản phẩm hàng hoá Việc xây dựng tiêu chuẩn giúp cho việc giao nhận hàng hoá nhanh hơn, xác - Xác định hình thức, phương pháp kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá : Với mặt hàng có phương pháp để kiểm tra số lượng khác Thứ năm: cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng - Tổ chức việc đánh giá thường xuyên định kì: Đánh giá thường xun lơ hàng có giá trị lớn, lơ hàng có khối lượng lớn Kiểm tra định kỳ với mặt hàng mà mẫu mã có thay đổi Việc đánh giá thường xuyên hay định kỳ giúp Trần Anh nhận rõ thành công mặt hạn chế công tác mua hàng - Đánh giá kết mua hàng: Sau hàng hoá mua nhập kho, Trần Anh tiến hành đánh giá, kiểm tra hàng hoá mua Bằng cách so sánh với mục tiêu mua hàng, kế hoạch mua hàng kết tiêu thụ Kết việc đánh giá thoả mãn khơng thoả mãn + Nếu việc mua hàng không thoả mãn so với mục tiêu đề công ty xác định nguyên nhân việc không thoả mãn  Nếu từ phía nhà cung cấp, Trần Anh muốn trì quan hệ với nhà cung cấp cơng ty nhà cung cấp tìm nguyên nhân khắc phục Còn Trần Anh khơng muốn có quan hệ với nhà cung cấp bỏ tìm nhà cung cấp  Nếu ngun nhân từ phía Trần Anh cơng ty tìm cách khắc phục Việc khắc phục sai lầm nhiều khó q cơng ty yêu cầu nhà cung cấp giúp đỡ 16 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương + Nếu việc mua hàng thoả mãn nhu cầu Trần Anh cơng ty tiến hàng mua hàng nhà cung cấp IV Kết luận Mua hàng phần quan trọng trình kinh doanh doanh nghiệp Nó góp phần khơng nhỏ vào hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Do vậy, nhóm 10 sâu nghiên cứu nhằm hiểu rõ quy trình với mong muốn học hỏi, tìm tịi so sánh khác lý thuyết thực tế Được giúp đỡ tận tình Phạm Hồng Phương, anh chị phịng Vật tư, nhóm 10 sâu vào tìm hiểu quy trình mua hàng Công ty cổ phần giới số Trần Anh, từ mạnh dạn đưa đề xuất nhằm hồn thiện quy trình mua hàng cơng ty nói riêng hoạt động cơng ty nói chung Tuy nhiên, với thời gian tìm hiểu chưa dài, kinh nghiệm thực tế cịn ít, lần đầu sâu vào tìm hiểu quy trình mua hàng nên thảo luận nhóm cịn nhiều hạn chế khơng thể tránh khỏi sai sót Nhóm 10 mong nhận đóng góp, sửa chữa thầy cơ, anh chị phòng Vật tư bạn để thảo luận nhóm hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! 17 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Đánh giá kết Kinh tế doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mại Đại học thương 18 GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C ... Thực trạng quy trình mua hàng yêu cầu nhân viên mua hàng Công ty cổ phần giới số Trần Anh Mục tiêu mua hàng Trần Anh a Mục tiêu chi phí GVHD: Phạm Hồng Phương Nhóm 10_K5HK1C Kinh tế doanh nghiệp... ta" mà tồn thể nhân viên công ty Trần Anh ngày đêm tâm niệm phấn đấu ! Công ty Trần Anh hy vọng có hội đón tiếp phục vụ q khách hàng địa sau: CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH 1- Trụ sở: 1174... nhân viên mua hàng quan trọng Chọn nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm lợi thực doanh nghiệp Kinh doanh có kiếm lời hay không phụ thuộc nhiều vào nhân viên viên mua hàng Công ty Trần