Bài tập thực hành kế toán trên excel

Tin học hóa công tác quản lý nói chung và tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán nói riêng là xu thế và giải pháp tất yếu để các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và mở rộng trong hiện tại và tương lai. Có 3 phương án mà một doanh nghiệp có thể lựa chọ khi muốn tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toán của mình: Thứ nhất là thuê một công ty phần mềm phân tích, thiết kế và xây dựng riêng cho mình một phần mềm kế toán; thứ hai là lựa chọn và mua một phần mềm kế toán bán sẵn trên thị trường; và thứ ba là quản lý hạch toán kế toán trên hệ thống bảng tính Excel. Làm kế toán trên Excel có ưu điểm là rất phù hợp đôie với những môt hình doanh nghiệp có quy mô nhỏ; doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối trong việc điều chỉnh, sửa đổi hệ thống bảng biểu và cả quy trình hạch toán kế toán phù hợp với những thay đổi của chính sách, chế độ. Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống các bảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tin quản trị khác. Vấn đề là phải xác định rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thời điểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt dữ liệu giữa các bảng tính và trình tự lập các bảng tính đó cho phù hợp với quy trình xử lý thông tin kế toán. Hai bảng tính cơ sở quan trọng nhất được thiết kế để quản lý các đối tượng được dùng trong hạch toán kế toán và trong quản trị: Bảng danh mục tài khoản và Bảng sổ kế toán hay còn gọi là Sổ kế toán máy.

VÍ DỤ VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

1 Lý thuyết chung

Tin học hóa công tác quản lý nói chung và tin học hóa công tác quản lý hạch toán kế toánnói riêng là xu thế và giải pháp tất yếu để các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và mở rộngtrong hiện tại và tương lai Có 3 phương án mà một doanh nghiệp có thể lựa chọ khi muốn tinhọc hóa công tác quản lý hạch toán kế toán của mình: Thứ nhất là thuê một công ty phần mềmphân tích, thiết kế và xây dựng riêng cho mình một phần mềm kế toán; thứ hai là lựa chọn vàmua một phần mềm kế toán bán sẵn trên thị trường; và thứ ba là quản lý hạch toán kế toán trên

hệ thống bảng tính Excel

Làm kế toán trên Excel có ưu điểm là rất phù hợp đôie với những môt hình doanh nghiệp

có quy mô nhỏ; doanh nghiệp có quyền chủ động tuyệt đối trong việc điều chỉnh, sửa đổi hệthống bảng biểu và cả quy trình hạch toán kế toán phù hợp với những thay đổi của chính sách,chế độ

Làm kế toán trên Excel, dù theo hình thức ghi sổ nào cũng đều cần đến một hệ thống cácbảng tính để lưu trữ các dữ liệu về dư đầu, phát sinh trong kỳ và dư cuối kỳ cùng các thông tinquản trị khác Vấn đề là phải xác định rõ mục đích sử dụng và cấu trúc của từng bảng tính, thờiđiểm và cách thức lập bảng cũng như mối liên hệ về mặt dữ liệu giữa các bảng tính và trình tựlập các bảng tính đó cho phù hợp với quy trình xử lý thông tin kế toán

Hai bảng tính cơ sở quan trọng nhất được thiết kế để quản lý các đối tượng được dùng

trong hạch toán kế toán và trong quản trị: Bảng danh mục tài khoản và Bảng sổ kế toán hay

còn gọi là Sổ kế toán máy

Các bảng này có quan hệ chặt chẽ với nhau về mặt dữ liệu Một mặt số phát sinh các tàikhoản chi tiết sau khi được nhập vào sổ kế toán máy sẽ được tổng hợp vào bảng danh mục tàikhoản, mặt khác sau khi tổng hợp số phát sinh nợ – có và tính được số dư cuối kỳ của các tàikhoản trong bảng danh mục tài khoản chỉ cần đọc số dư cuối kỳ của các tài khoản trong bảngdanh mục tài khoản để định khoản vào các bút toán kết chuyển tương ứng trong sổ kế toánmáy Sơ đồ 3.x cho thấy sự chia xẻ về mặt dữ liệu giữa hai bảng trên

Tống hợp phát sinh các tài khoản chi tiết

CHỨNG TỪ

Phát sinh trong

kỳ (Định khoản đơn giản)

2 Xây dựng những bảng dữ liệu cơ sở

a Bài thực hành 1: Bảng danh mục tài khoản

Chức năng của bảng danh mục tài khoản là quản lý các thông tin cơ bản về các tài khoản

có dùng trong hạch toán kế toán, tuy nhiên khi làm kế toán trên Excel bảng này chỉ chứa cáctài khoản chi tiết, không được chứa các tài khoản tổng hợp Tài khoản chi tiết là những tàikhoản không có tài khoản cấp thấp hơn và chỉ những tài khoản chi tiết này mới được phépdùng để định khoản trên Excel Số dư và phát sinh nợ/ có của các tài khoản tổng hợp sẽ đượctính toán trên cơ sở tổng hợp số liệu liên quan của các tài khoản chi tiết Sau đây là các cột(hay còn gọi là trường dữ liệu) có trong bảng danh mục tài khoản:

Số dư cuối

kỳ của tài khoản

Tống hợp phát sinh các tài khoản chi tiết

Chứng từ

Phát sinh trong

kỳ (Định khoản đơn giản)

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản

Sổ CP SXKD

Báo cáo tài chính

Báo cáo thuế GTGT

Số dư ĐK, CK

các tài khoản

Số phát sinh các tài khoản

Hình 3 x: Sơ đồ truyền thông tin giữa các loại chứng từ, sổ sách theo

hình thức ghi sổ nhật ký chung.

Bảng cân đối PS

MATSNV: Trường này dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong bảng cân đối tàisản Mã này được hình thành theo kiểu khối XXXYYYZZZ Mỗi mã gồm 3 khối: Khối thứnhất chỉ mã số tổng hợp lớn nhất của bảng cân đối tài sản (ví dụ 100 là TSLĐ và đầu tư ngắnhạn), khối thứ 2 chỉ mã số tổng hợp ở cấp độ nhỏ hơn (ví dụ 110 là tiền mặt) và khối thứ 3 chỉthứ tự từng khoản mục nhỏ nhất (ví dụ 111 là tiền mặt) ghi trong bảng cân đối kế toán Nhưvậy 100-110-111 là mã tài sản nguồn vốn của tài khoản tiền mặt tại quỹ

SOHIEUTK : Mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua số hiệu tài khoản Tùytheo đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết mà một tài khoản có thể được mở chi tiếttheo đối tượng công nợ, hoặc theo vật tư hàng hóa hay theo loại doanh thu chi phí

LOAITK: Nhận 1 trong 2 ký tự “N” hoặc “C” tùy theo tính chất cơ bản của tài khoản (là

“N” nếu tài khoản có số phát sinh nợ tăng tức có số dư bên nợ; là “C” nếu tài khoản có số phátsinh có tăng tức có số dư bên có)

TENTK: Mô tả tên đầy đủ của tài khoản

SLTDK: Phản ánh số lượng tồn đầu kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàngtồn kho

SODDK: Phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở Nhập số dư âm trongtrường hợp tài khoản có loại tài khoản là “N” nhưng có số dư bên có hoặc tài khoản có loại tàikhoản là “C” nhưng có số dư bên nợ

SOPSNO: Phản ánh tổng số phát sinh nợ trong kỳ của tài khoản liên quan Con số tổng nàytính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy

SOPSCO: Phản ánh tổng số phát sinh có trong kỳ của tài khoản liên quan Con số tổng nàytính được trên cơ sở các phát sinh được ghi trong sổ kế toán máy

SLTCK: Phản ánh số lượng tồn cuối kỳ của các tài khoản hàng tồn kho cho từng loại hàngtồn kho

SODCK: Phản ánh số dư cuối kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở

Trong quá trình hoàn thiện sổ sách và lên báo cáo kế toán trên Excel luôn có sự tham chiếu

dữ liệu từ các bảng khác tới bảng danh mục tài khoản, vậy nên việc đặt tên cho các vùng dữliệu cần tham chiếu trong bảng này là rất cần thiết Sau đây là một số vùng dữ liệu thườngđược tham chiếu tới và được đặt tên bằng Insert\ Name\ Define trong Excel như sau:

Chú ý quan trọng: Khi nhập dữ liệu liên quan đến Số tài khoản, để bảo đảm cho việc xử

lý và tổng hợp dữ liệu sau này được chính xác thì cần nhập theo đinh dạng là chuỗi ký tự bằng cách thêm dấu nháy trên “ ‘ “ phía trước của số tài khoản Ví dụ khi nhập tài khoản 1111 chúng

ta sẽ gõ: ‘111

BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN

1131 N Tiền đang chuyển

1211 N Cổ phiếu ngắn hạn

1311.001 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng A 150000

1311.002 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng B 180000

1311.003 N Phải thu ngắn hạn của khách hàng C 120000

1311.004 N Nhận ứng trước của khách hàng D (240000)

1312.001 N Phải thu dài hạn của khách hàng A 220000

1312.002 N Phải thu dài hạn của khách hàng B 330000

1312.003 N Phải thu dài hạn của khách hàng C 250000

1331 N Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ

1332 N Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

1333 N Thuế GTGT đã đề nghị hoàn

1361 N Phải thu ngắn hạn nội bộ

13888 N Các khoản phải thu khác

154.PX1.F01 N Chi phí SXKDD SP F01(giá kế hoạch 4600) 60000

154.PX1.F02 N Chi phí SXKDD SP F02(giá kế hoạch 5500) 40000

154.PX2.B01 N Chi phí SXKD dở dang (phân xưởng phụ)

212 N Tài sản CĐ thuê tài chính

331.004 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Thư (450000)

331.005 C Trả trước ngắn hạn cho người bán Ly (420000)

33311 C Thuế GTGT hàng nội địa

412 C Chênh lệch đánh giá lại tài sản

413 C Chênh lệch tỷ giá

5111 C Doanh thu bán hàng hóa

621.PX1.F01 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP F01 ở PX1

621.PX1.F02 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP F02 ở PX1

622.PX1.F01 N Chi phí NC trực tiếp cho SP F01 ở PX1

622.PX1.F02 N Chi phí NC trực tiếp cho SP F02 ở PX1

6271.PX1 N Chi phí nhân viên PX1

6271.PX2 N Chi phí nhân viên PX2

6351 N Chi phí hoạt độnh tài chính

6358 N Chi phí hoạt độnh tài chính khác

641 N Chi phí bán hàng

6411 N Chi phí nhân viên bán hàng

6412 N Chi phí vật liệu bao bì bán hàng

6413 N Chi phí dụng cụ đồ dùng bán hàng

6414 N Chi phí khấu hao TSCD ở bộ phận bán hàng

6418 N Chi phí bán hàng bằng tiền khác

642 N Chi phí quản lý doanh nghiệp

6421 N Chi phí nhân viên quản lý DN

7111 C Các khoản thu nhập khác-Phải nộp thuế thu nhập

7112 C Các khoản thu nhập khác- Không phải nộp thuế thu nhập

811 N Chi phí bất thường

911 C Xác định kết quả kinh doanh

b Bài thực hành 2: Sổ kế toán máy

* Mục đích

- Biết cách xây dựng mẫu Sổ kế toán tương đương với Sổ nhật ký trong kế toán thôngthường

- Định nghĩa các vùng dữ liệu trong bảng dữ liệu Sổ kế toán như Tài khoản ghi Nợ, Tàikhoản ghi Có, Số tiền phát sinh để sử dụng cho việc tổng hợp số liệu

- Cập nhật các số liệu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán

* Các bước thực hiện

Chức năng của sổ kế toán máy là quản lý các bút toán định kỳ phát sinh từ các chứng từ kếtoán và các bút toán kết chuyển

Mẫu sổ kế toán máy (có tọa độ dòng cột trong Excel)

STT Tên vùng/ khối Địa chỉ vùng/ khối Ý nghĩa

Trên cơ sở bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy có thể thực hiện lên các sổ sách kếtoán, các báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trong kỳ kế toán theo các hình thức ghi sổ

kế toán khác nhau

Khác với định khoản trên các sổ kế toán làm theo lối thủ công, định khoản trên máy vào sổ

Kế toán máy (SOKTMAY) có những đặc điểm riêng cần tuân thủ đó là:

- Phải định khoản theo hình thức định khoản đơn giản, tài khoản ghi NỢ, tài khoản ghi

CÓ và các thông tin khác trong một bút toán định khoản được ghi trên cùng một dòng.Nếu một chứng từ phát sinh bút toán kép thì kế toán phải tách thành nhiều bút toán đơngiản để đinh khoản vào sổ Kế toán máy

- Các bút toán phát sinh của cùng một chứng từ thì các thông tin chung như: số xê ri,ngày ghi sổ, số chứng từ, ngày chứng từ , diễn giải, mã số thuế…sẽ có chung nội dung

- Một tài khoản đã mở tài khoản chi tiết thì tài khoản đó sẽ không được sử dụng để địnhkhoản hay nói cách khác ta phải sử dụng tài khoản chi tiết cấp thấp nhất để đinh khoảnphát sinh

- Trong sổ Kế toán máy, dữ liệu trên các cột có thể nhập theo dạng mặc định, riêng cáccột TKGHINO, TKGHICO và Thuế suất GTGT phải nhập dữ liệu dạng chuỗi để thuậntiện cho việc tính toán và tổng hợp dữ liệu sau này

- Khác với các bút toán có trong các chứng từ, các bút toán kết chuyển chỉ được cập nhậtvào sổ kế toán máy sau khi đã tổng hợp số phát sinh nợ/ có và tính số dư cuối kỳ củacác tài khoản vào bảng BDMTK

* Danh sách các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (Tháng 12 năm 2006)

1.Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để chuẩn bị thanh toán khoản nợ dài hạn đến

4 Trích lợi nhuận chưa phân phối bổ xung vào quỹ khen thưởng phúc lợi: 200000

5 Thanh toán bớt lương còn nợ kỳ trước cho CNV bằng tiền mặt là: 100000

6 Chi tiền mặt tạm ứng cho CB đi công tác (chị Tuyết): 25000

7 Nộp thuế cho NN bằng chuyển khoản: 300000

8 Thanh toán bớt nợ cho người bán bằng chuyển khoản tổng số tiền là: 140000 chi tiết

Người bán Tuyết: 50000; Người bán Minh: 40000; Người bán Hạnh: 50000

9 Mua một dây chuyển SX theo giá mua chưa thuế GTGT là: 300000, thuế suất 10% đã thanh

toán bằng tiền gửi NH Tài sản này được đầu tư bằng

nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

10 DN nhận lại khoản ký quỹ ngắn hạn bằng tiền mặt: 80000

11 Nhận vốn góp liên doanh dài hạn với cty MIT bằng một thiết bị SX theo trị giá thỏa thuận

giữa hai bên là: 200000

12 Xuất quỹ tiền mặt đầu tư cổ phiếu ngắn hạn có giá trị là 150000

13 DN mua NVL nhập kho, giá mua theo hóa đơn chưa có thuế GTGT là 350000, thuế suất

GTGT 10% chi tiết cho:

VLC A: 200000; VLP B01: 75000; VLP B02: 75000 Toàn bộ giá trị vật liệu đã được thanh toán bằng tiền mặt.

14 Cổ đông góp thêm vốn bằng tiền mặt là 100000 bằng phương tiện vận tải là 180000

15 DN góp vốn liên doanh với công ty MGS một thiết bị sản xuất mới với giá thỏa thuận là:

250000

16 Doanh nghiệp thanh toán bớt khoản vay ngắn hạn bằng tiền mặt: 150000

17 Số nhiên liệu đi đường kỳ trước đã về nhập kho DN với tổng giá trị là 160000

18 Xuất kho NVL chính dùng để chế tạo SP trị giá là: 250000 trong đó

SP F01: 150000; SP F02: 100000

19 Xuất kho VLP B01 dùng cho chế tạo SP trị giá: 80000 trong đó

SP F01: 40000; SP F02: 30000 và cho nhu cầu chung ở PX là 10000

20 Xuất nhiên liệu C để trực tiếp chế tạo SP trị giá là: 80000 trong đó

SP F01: 55000; F02: 25000 đồng thời xuất nhiên liệu C cho nhu cầu sử dụng chung ở PX:

15000 và cho bộ phận QLDN là 10000

21 Xuất CCDC để sử dụng cho PXSX trị giá: 100000 trong đó

CC X là 60000; CC Y: 40000

22 Tính ra tổng số tiền lương phải trả công nhân trực tiếp SX ở PX là 200000 trong đó

CN sản xuất SP F01 là: 120000, SP F02 là 80000; số tiền lương phải trả NV quản lý PX1 là

35000 và PX2 là 15000;

tổng số lương trả cho NV bán hàng là 20000, NV QLDN là 25000

23 Trích BHXH, BHYT, kinh phí CĐ theo tỉ lệ quy định

24 Chi phí khấu hao TSCD hữu hình cần trích trong kỳ hiện tại là: 100000(tại PXSX là 70000,

bộ phận bán hàng 20000, QL DN là 10000),

của TSCĐ vô hình là 50000(bộ phận SX là 35000, bộ phân QLDN là 15000)

25 Tiến hành nhập kho toàn bộ số SP F01, F02 hoàn thành trong kỳ (cuối kỳ không có SP dở

dang)

26 Số hàng gửi bán kỳ trước được khách hàng chấp nhận toàn bộ bằng chuyển khoản theo

tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT 10% là : 880000

27 Xuất bán trực tiếp chưa thanh toán cho khách hàng B một lô SP F01 có trị giá vốn là:

80000, giá bán chưa thuế là 150000, thuế suất 10%

28 Xuất kho một lô SP F02 gửi bán cho khách hàng C có trị giá vốn là 100000, giá bán cả

thuế GTGT 10% là 165000

29 Do khách hàng phát hiện một lô SP F01 đã bán cho KH B bị sai quy cách so với hợp đồng

nên DN đồng ý cho Kh B được hưởng

một khoản giảm giá trừ thẳng trên hóa đơn với tỉ lệ là 2%.

30 Số hàng gửi bán trong kỳ được KH chấp nhận Khách hàng C đã thanh toán toàn bộ tiền

hàng bằng tiền mặt

SỔ KẾ TOÁN MÁY

01/12/2006 0001 PT12001 01/12/2006 nv1 Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ 1111 1121 385000

13/12/2006 0012 PC12011 13/12/2006 nv12 Dđầu tư cổ phiếu ngắn hạn 1211 1111 150000

16/12/2006 0020 16/12/2006 nv20 Xuất nhiên liệu C chế tạo SP 621.PX1.F01 1523.C01 55000

621.PX1.F02 1523.C01 25000 6272.PX1 1523.C01 15000

6274.PX1 2143 35000

27/12/2006 0025 27/12/2006 nv25 Tính giá thành SP nhập kho 154.PX1.F01 621.PX1.F01 245000

154.PX1.F01 622.PX1.F01 122280 154.PX1.F01 6271.PX1 159399 154.PX1.F02 621.PX1.F02 155000 154.PX1.F02 622.PX1.F02 81520 154.PX1.F02 6271.PX1 106266 155.F01 154.PX1.F01 586679 155.F02 154.PX1.F02 382786 28/12/2006 0026 28/12/2006 nv26 Thanh toán tiền hàng gửi bán kỳ trước 632 157 480000

3 Tạo các báo cáo kế toán

* Mục đích tổng quát

- Biết cách xây dựng một số mẫu bảng báo cáo kế toán điển hình

- Sử dụng thành thạo một số hàm cơ bản của Excel để lọc và tổng hợp số liệu

* Nội dung

Về nguyên tắc, sau khi hoàn thành 2 sổ quan trọng nhất là bảng danh mục tài khoản và sổ kế toán máy là có thể lên tất cả các loại sổ kế toán và các báo cáo tài chính cũng như báo cáo thuế GTGT, tuy nhiên cần nắm rõ trình tự và kỹ thuật để lên các sổ kế toán và báo cáo đó Sơ đồ 3.x mô

tả sự chia xẻ dữ liệu giữa các bảng dữ liệu cơ sở và các sổ sách kế toán

a Bài thực hành 3: Lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản

có từng tài khoản trong sổ kế toán máy

Các thông tin về số hiệu tài khoản, loại tài khoản và tên tài khoản tổng hợp được khai báo lầnđầu trong bảng cân đối phát sinh này Cùng với sổ kế toán máy, bảng cân đối tài khoản sẽ là cơ sở

để lên sổ cái tài khoản sau này

Mẫu BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

- (1) ? Chỉ tiêu Dư đầu kỳ NỢ

Chỉ tiêu này tổng hợp từ số dư đàu kỳ trên các tài khoản chi tiết trong bảng Danh mục Tài khoản

(1)? =IF(B3="N", MAX(0, SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK)),

ABS(MIN(SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK),0)))

- Tương tự đối với cột (2) DUDKCO

(2)? =IF(B3="C", MAX(0, SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK)),

ABS(MIN(SUMIF(SOHIEUTK, A3&"*", SODDK),0)))

Trong bảng Cân đối tài khoản thì cột B chứa Loại TK

- Chỉ tiêu: Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trong kỳ

(3) ? =SUMIF(TKGHINO,A3&"*", SOTIENPS)

(4) ? =SUMIF(TKGHICO,A3&"*", SOTIENPS)

Ta tính giá trị cho các cột số dư cuối kỳ theo nguyên tắc: Nếu là tài khoản dư Nợ thì số dư cuối kỳ được tính bằng công thức: DUCKNO=DUDKNO+PSNO-PSCO; Nếu là tài khoản dư Có thì số dư được tính bằng công thức: DUCKCO=DUDKCO+PSCO-PSNO

(5)? =MAX(0,D3+F3-E3-G3)

(6)? =MAX(0,G3+E3-D3-F3)

Trong đó: D3 là số dư nợ đầu kỳ; E3 dư có đầu kỳ, F3 phát sinh nợ trong kỳ; G3 phát sinh có trongkỳ

Ta có bảng kết quả như sau:

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN SOT

111 N Tiền mặt tại quỹ, ngân phiếu (VND) 800000 0 730000 843000 687000 0

112 N Tiền gửi ngân hàng (VND) 2650000 0 1280000 1155000 2775000 0

131 N Phải thu dài hạn của khách hàng 1010000 0 165000 403300 771700 0

211 N Nguyên giá TSCD hữu hình

1040000

0 0 680000 250000

1083000

214 N Hao mòn TSCD vô hình luy kế 0 1250000 0 150000 0 1400000

421 C Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 0 950000 200000 336145 0 1086145

441 C Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 0 660000 300000 0 0 360000

110000 0

621 N Chi phí NVL trực tiếp cho SP 0 0 400000 400000 0 0

109700

TỔNG CỘNG 24685000 24685000 10880535 10880535 25511450 25511450

b Bài thực hành 4: Tạo Báo cáo Nhật ký chung

Đối với hình thức ghi sổ "Nhật ký chung" nếu doanh nghiệp có mở các sổ nhật ký chuyêndùng như: Nhật ký Thu tiền; Nhật ký chi tiền; Nhật ký mua hàng chịu và Nhật ký Bán Hàng chịuthì các chứng từ liên quan phải ưu tiên ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng trước, nếu một chứng

từ không phải ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng thì mới ghi sổ Nhật ký chuyên dùng thì mới ghisang sổ Nhật ký chung Vậy trong sổ nhật ký chung sẽ có rất nhiều các loại nghiệp vụ khác nhau

- Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi nợ (J3) bằng "111" đã được chuyển vào sổ nhật

- Mọi bút toán định khoản có tài khoản ghi có (K3) bằng "331" và tài khoản ghi nợ (J3) khác

"331" đã được chuyển vào sổ Nhật ký Mua hàng chịu

Vậy tất cả các bút toán còn lại sẽ được chuyển vào Sổ nhật ký chung

 Tạo cấu trúc sổ Nhật Ký chung: Vào Sheet mới, đặt tên sheet là SoNKC sau đó tạo cấutrúc sổ như sau:

Lần lượt chuyển số liệu từ SOKTMAY sang sổ nhật ký chung theo thứ tự sau:

 [1]? Tổng số tiền phát sinh trong kỳ:

[1]? = SUM (G6: G65536)

 [2]? Ngày ghi sổ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản bằng

"111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111" hoặc tài khoản ghi nợ(J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác "132", hoặc tài k hoản ghi có (K3) bằng "331" và đối ứng

nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng "", ngược lại lấy ngày ghi sổ (B3) ghi vào

[2]? = lF (OR(LEFT(soktmay!$J3,3 = "111" AND (LEFT(soktmay!$J3,)=

"131", LEFT (soktmay!$K3,3)<>"131"), LEFT(soktmay!$K3,2)="111", AND(LEFT(soktmay!$K3,3)="331", LEFT(soktmay!$J3,3)<>"131")),"",

soktmay!B3)

Copy công thức trên sang các ô còn lại của sổ sau đó sửa lại Ô B3 thành các ô mớicho phù hợp với các chỉ tiêu như sau:

 [3]? Số chứng từ: Nếu hoặc là tài khoản ghi nợ (J3) của các bút toán định khoản

bằng "111", hoặc tài khoản ghi có (K3) của các bút toán định khoản bằng "111", hoặc tàikhoản ghi nợ (J3) bằng "131" và đối ứng có (K3) khác '131", hoặc tài khoản ghi có (K3)bằng "331" và đối ứng nợ (J3) khác "331" thi lấy rỗng "", ngược lại lấy số chứng từ Số