Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG I: THIÉT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN 1.1. THIÉT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC. 1.1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp (ten): Địa chỉ (dc): Mã số thuế (mst): Tác dụng: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất.
CHƯƠNG I: THIÉT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN 1.1 THIÉT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC 1.1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp - Tên doanh nghiệp (ten): - Địa (dc): - Mã số thuế (mst): Tác dụng: chuyển sang sheet sổ khác phải cập nhật thơng tin trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại thơng tin đó, đặt tên cho thông tin chuyển sang sheet sổ khác cần đánh: = tên viết tắt, ta có thơng tin đầy đủ với thời gian nhanh Chính sách kế toán áp dụng: + Chế độ kế toán áp dung: (QĐ 48) + Đồng tiền sử dụng: + Hình thức kế tốn: (trong phạm vi sách dùng hình thức kế toán nhật ký chung) + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên) + Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng) + Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh giao dịch) 1.1.2 Xây dựng danh mục Xây dựng danh mục sau: - Danh mục nhà cung cấp - Danh mục vật tư - hàng hóa - Danh mục tài sản cố định - Danh mục phòng ban - Danh mục nhân viên 1.1.3 Hệ thống sổ Hệ thống sổ(mỗi sổ sheet) cần có hình thức kế tốn nhật ký chung + Sổ nhật ký chung + Bảng cân đối tài khoản + Sổ quỹ tiền mặt + Bảng kê xuất hàng + Báo cáo nhập - xuất - tồn + Sổ theo dõi tài sản cố định + Bảng tính lương + Bảng tính giá thành + Sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả Cu thể: Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung gồm tiêu sau: + Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty + Tên sổ + Ngày tháng bắt đầu ghi sổ khóa sổ kế tốn + Đơn vị tính: + Cột ngày tháng ghi sổ + Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ + Diễn giải + Cột “Đã ghi sổ cái.” + Tài khoản hạch toán + Tài khoản đối ứng + Số phát sinh nợ, có + Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung tài khoản loại có số dư bên nợ tài khoản loại 3, có số dư bên có, ta dấu cột số dư lại tiến hành in sổ kế tốn + Ngồi ta mở thêm tiêu : tháng phát sinh chứng từ, tài khoản để lọc số dư đầu kỳ Và cột mã chứng từ để cập nhật phiếu thu, chi, phiếu nhập nho, phiếu xuất kho Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối tài khoản gồm: + Tên công ty: + Địa chỉ: + Tên sổ + Năm tài + Số hiệu tài khoản + Tên tài khoản kế tốn + Số dư đầu kỳ: Nợ Có + Số phát sinh: Nợ Có + Số dư cuối kỳ: Nợ Có + Số dư cuối kỳ: Nợ Có + Ngồi ta cịn mở thêm số cột nhằm phục vụ cho công việc tiếp sau: Cột “1”, Mã, Cột “X” Với bảng cân đối tài khoản ta đặt tên cho vùng sau: + Cột “mã”: MA + Cột số hiệu tài khoản: M_TK + Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK + Số dư nợ đầu kỳ: SDNDK + Số phát sinh có: SPSC + Số phát sinh nợ: SPSN + Số dư nợ cuối kỳ: SDNCK + Số dư có cuối kỳ: SDCCK + Cột “1”: M_1 Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền mặt gồm: + Tên công ty: + Địa chỉ: + Tên sổ: + Năm tài + Ngày tháng ghi sổ + Số phiếu thu, chi + Diễn giải + Tài khoản đối ứng + Số tiền: Thu, Chi, Tồn + Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng tài khoản báo cáo - giúp phục vụ cho việc in sổ Bảng kê mua hàng + Tên công ty + Địa + Tên + Năm tài + Chứng từ: ngày tháng, số hiệu: tiêu ta dùng cơng thức để tìm + Số phiếu nhập: ta phải đánh, phiếu nhập ta nhập nhiều loại hàng hóa khác nhau, số lượng, đơn vị tính khác nhau, + Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng cơng thức để tìm + Mã hàng hóa ta cập nhật dựa downlist tạo cách: Bơi đen cột mã hàng hóa chọn data/validation, xuất hộp thoại thao tác giống với danh mục nhân viên tìm phịng ban + Mã vật tư hàng hóa: tự nhập Nhật ký bán hàng + Tên công ty + Địa chỉ: + Tên bảng kê + Năm tài + Chứng từ: ngày tháng, số hóa đơn GTGT nhập - ta dùng cơng thức để tìm + Số phiếu xuất kho: + Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính - ta dùng công thức để nhập + Mã vật tư, hàng hóa - ta lấy từ Downlist + Giá vốn: ta dùng cơng thức để tìm + Số lượng tự đánh + Doanh thu: đơn giá, thành tiền - tự nhập + Mã vật tư, + Lãi lỗ Báo cáo nhập - xuất - tồn + Tên, địa công ty + Tên báo cáo + Tháng báo cáo => năm ta có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa + STT, Mã hàng tự nhập + Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập + Tồn đầu kỳ, nhập, xuất tồn kho cuối kỳ số lượng thành tiền Bảng tính lương Bảng tính giá thành Sổ theo dõi cơng nợ phải thu, phải trả 1.2 XÂY DỰNG DANH MỤC Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở tiểu khoản để quản lý chi tiết Việc mở tiểu khoản không quan trọng, cần đáp ứng yêu cầu sau: - Phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toán ban hành - Phục vụ yêu cầu quản lý đơn vị Xây dựng danh mục nhà cung cấp Danh mục mục NCC gồm có tiêu sau: + Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế địa chỉ, để đáp ứng yêu cầu quản lý doanh nghiệp + Đặt tên cho mã NCC: M_NCC Trước tiên bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa từ dòng danh mục đển hàng cuối danh mục Sau ta có cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp sau: + Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3 + Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define Với cách chúng cửa sổ con/ hộp thoại Define name hình sau: ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC 3.2 PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC Ta lấy số tổng bên bảng phân bổ chi phí trả trước để cập nhật sang sổ nhật ký chung 3.3 XÁC ĐỊNH GIÁ VỐN XUẤT TRONG KỲ Cuối kỳ kế tốn, ta biết kỳ nhập hàng hóa: số lượng, đơn giá loại ta tính giá xuất kho bình quân gia quyền cho mã hàng hóa khác Hạch tốn sổ nhật ký chung: Nợ TK 632 : Có TK 156 : Có cách ghi số liệu vào nghiệp vụ trên: Sau có đơn giá xuất, ta tìm đến nghiệp vụ ghi nhận doanh thu cập nhật giá vốn cho lần xuất bán hàng hóa Ví dụ: 10/1/09 xuất đầu DISC, chưa có đơn giá xuất nên ta ghi nhận doanh thu bán nó, đến cuối kỳ kế tốn ta biết kỳ nhập thêm tồn kho đầu kì nên ta tính đơn giá xuất 1.128.571 Khi ta quay lại nghiệp vụ ghi nhận doanh thu phản ánh bút toán ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632 : 1.128.571 Có TK 156 : 1.128.571 Cách thứ 2: ta không tách thành nghiệp vụ ghi nhận giá vốn với nghiệp vụ ghi nhận doanh thu mà ta lấy số tổng báo cáo nhập xuất tồn cột thành tiền - xuất kỳ Và ghi nhận số tiền tổng Sau có giá xuất kho loại hàng hóa ta kiểm tra lại thơng tin cột giá xuất sheet bảng kê xuất 3.4 KẾT CHUYỂN THUẾ GTGT Số thuế GTGT kết chuyển kỳ số nhỏ số sau: - Thuế GTGT đầu kỳ - (Thuế GTGT kỳ trước chuyển sang + Thuế GTGT đầu vào kỳ) Bút tốn kết chuyển: Nợ 3331 Có 1331 : Giá trị nhỏ Trong trường hợp (1) < (2) : Phần chênh lệch chuyển sang kỳ sau Trong trường hợp (1) > (2) : Phần chênh lệch số thuế phải nộp kỳ 3.4 KẾT CHUYỂN DOANH THU, CHI PHÍ THUỘC KINH DOANH - Doanh thu : bán hàng cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài - Chi phí : bán hàng, quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Lưu ý: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp làm sau bút tốn kết chuyển chi phí, doanh thu 3.6 KẾT CHUYỂN DOANH THU, CHI PHÍ KHÁC 3.7 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH LÃI LỖ Tìm hiểu cơng thức: Hàm sumif hàm tính tổng có điều kiện: =sumif(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng) =SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530) SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530) Như vùng điều kiện vùng cột tài khoản bôi đen dịng bắt đầu hạch tốn tháng, kỳ hạch tốn đến dịng kết thúc tháng, kỳ hạch tốn Điều kiện tính tổng mã tài khoản mà muốn tính tổng Vùng tính tổng cột số phát sinh nợ hay số phát sinh có Vì tài khoản doanh thu, chi phí đó: Doanh thu kết chuyển sang 911 là: tổng doanh thu phát sinh bên có - tổng doanh thu phát sinh bên nợ Chi phí kết chuyển sang 911 là: tổng chi phí phát sinh bên nợ - tổng chi phí phát sinh bên có Riêng bút toán kết chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối tùy vào việc tổng số phát sinh nợ 911 lớn hay nhỏ tổng số phát sinh có 911 mà ta lấy (nợ - có) hay (có - nợ) CHƯƠNG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN SỔ KẾ TỐN 4.1CẬP NHẬP BẢNG CÂN ĐÓI TÀI KHOẢN Lưu ý: SDĐK, SPS, SDCK ta lọc sổ nhật ký chung tài khoản tất tài khoản phải khớp với SDĐK, SPS, SDCK bảng cân đối tài khoản Đối với bảng cân đối tài khoản ta nên làm cho tháng bảng cân đối tài khoản, phát sinh chênh lệch ta kiểm tra phát sinh chênh lêch từ tháng ta thu hẹp phạm vi tìm kiếm đương nhiên tiết kiệm thời gian tìm lỗi sai sửa dễ Số dư đầu kỳ bảng cân đối tài khoản năm tháng ta cập nhật bắt đầu kỳ kế toán Số dư đầu kỳ tháng sau, ta copy/ paste special/ value từ số dư cuối kỳ tháng trước Hoặc ta dùng cơng thức để tìm: Cơng thức: =vlookup(giá trị tìm kiếm, vùng tìm kiếm, số thứ tự cột muốn tìm kiếm, 0) Ví dụ: ta cập nhật số dư đầu kỳ cho tháng Giá trị tìm kiếm mã tài khoản bảng cân đối tài khoản tháng (111.1, 112.11…) Vùng tìm kiếm: từ cột mã tài khoản -> cột số dư có cuối kỳ Lưu ý: ta tìm kiếm số phát sinh, số dư tài khoản tiểu khoản (bé nhất) Ta không dùng công thức để tìm kiếm tài khoản tổng Đối với tài khoản tổng ta dùng hàm =sum(vùng tính tổng) để tính tổng số phát sinh, số dư tài khoản tiểu khoản ví dụ: 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3 Cột A: ta đánh số vào dịng có chứa tài khoản cấp Cột B (cột “Mã”): ta tạo danh sách tất tài khoản từ cấp 1, đến tài khoản tiều khoản cấp bé cột C Và tương ứng với tài khoản cấp cấp ta gán cho mã tương ứng với “Mã hiệu” bảng cân đối kế tốn Những tài khoản tổng mà dùng để lập tiêu bảng cân đối kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh ta cần gắn mã hiệu cho tài khoản tổng mà không cần gắn mã hiệu cho tài khoản tiểu khoản Tuy nhiên có tài khoản tổng mà tài khoản tiểu khoản lại dùng để lập tiêu khác bảng cân đối kế tốn ta gắn mã hiệu cho tài khoản tiểu khoản mà lại không gắn cho tài khoản tổng Cột G - số phát sinh nợ: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC! I$20:I$2111) NKC! $G$20:$G$2111: vùng điều kiện cột tài khoản hạch tốn bên sổ nhật ký chung $C137 : điều kiện tính tổng Cột H - Số phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC! J$20:J$2111) Sau đánh xong công thức cho tài khoản tiền mặt ta copy công thức cho tài khoản tiểu khoản khác bảng cân đối tài khoản (lưu ý: không paste công thức cho tài khoản tổng) Cột SDNCK SDCCK: ta dùng công thức =max(giá trị 1, giá trị 2, giá trị 3, giá trị n) (Hàm max lấy giá trị lớn nhất) cho tài khoản tiểu khoản, tài khoản tổng ta dùng hàm =sum() Khi hồn tất cơng việc cập nhật số phát sinh nợ có ta lọc tài khoản mà có số liệu phát sinh Bằng cách bấm vào downlist “X” chọn X -> ta có bảng cân đối tài khoản sau lọc sau: Công thức: Bên phần tài sản: Số dư cuối năm: =IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)0,SUMIF(ma, $G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1)) “ma”: cột mã tài khoản bảng cân đối tài khoản năm SDNCK: cột số dư nợ cuối kỳ bảng cân đối tài khoản năm.Tương tự với vùng đặt tên lại Số liệu báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh cột năm ta lấy từ bảng cân đối tài khoản năm Số liệu cột năm trước ta lấy từ báo cáo tài năm trước - cột số năm Khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ ta lập chữ T hai tài khoản 111 112 Số liệu để ghi vào phần bên nợ bên có 111 112 ta lấy từ sổ nhật ký chung Bằng cách ta chèn thêm cột - cột tài khoản cấp bên cạnh cột “Tài khoản” bên sổ nhật ký chung Sau ta dùng hàm subtotal để tính tổng số phát sinh bên nợ bên có tài khoản kỳ kế tốn năm - cơng thức đặt vị trí cuối sổ nhật ký chung (gợi ý: ta phải đặt cơng thức ngồi vùng chọn để làm autofilter, để vùng ta lọc 111, 112 khơng hiển thị tổng số phát sinh bên nợ, bên tài khoản lọc) Ta kịch chuột vào downlist chọn (custom ) - xuất hộp thoại Ta chọn hình vẽ Tùy chọn tương ứng với việc máy lọc tất nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 112 kỳ kế tốn (theo cột tài khoản cấp 1) Sau ta kích chuột vào downlist bên cột tài khoản đối ứng ta thấy tổng số phát sinh nợ tổng số phát sinh bên có tài khoản đối ứng (tài khoản đối ứng với tài khoản tiền) phía cuối vùng liệu Ta dùng tổng số phát sinh bên nợ, bên có tài khoản để cập nhật sang sơ đồ chữ T tài khoản 111, Sau lọc số tổng tất tài khoản đối ứng với tài khoản 111 112 ta tiến hành tổng hợp số tiền tài khoản vào tiêu báo lưu chuyển tiền tệ Lấy ví dụ: Số phát sinh bên nợ tài khoản 111: 400.000.000 - khoản góp vốn chủ sở hữu nên ta cập nhật vào tiêu 31 - tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp chủ sở hữu Lưu ý: khoản chi phí phải ghi nhận lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo hình thức ghi số âm - ()112 bên báo cáo lưu chuyển tiền tệ Đặc biệt quan trọng: Số liệu tiêu 70 - tiền tương đương tiền cuối năm phải với số tiền tiêu tiền tương đương tiền bảng cân đối kế toán Số liệu cột “Số đầu năm”: ta lấy từ báo cáo tài năm trước 4.5 THUYÉT MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bản thuyết minh báo cáo tài ta nhập tay hồn tồn Phần I II: ta xem báo cáo tài năm trước để cập nhật, sách kế toán doanh nghiệp phải áp dụng thống năm Khi có thay đổi phải giải trình cho thay đổi sách kế tốn Các phần cịn lại ta xem bảng cân đối tài khoản năm để cập nhật số liệu 4.6 IN SỔ Để in sổ kế tốn chi tiết hay sổ tài khoản ta làm bước sau: Bơi đen tồn nhật ký chung từ dòng số 10 từ cột A đến cột P Chọn Data/filter/autofilter Sau chọn xuất biểu tượng mũi tên downlist để giúp ta lọc liệu Dùng Validation để tạo liệu cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK (đây tên vùng danh mục tài khoản - ta đặt tên cho cột mã tài khoản bên bảng cân đối tài khoản năm) Đặt công thức cho ô J11: =IF(0R($P1=1,$P1=2),VL00KUP($01,CDPS,3,0),0) K11: IF(0R($P1=3,$P1=4),VL00KUP($01,CDPS,4,0),0) (lưu ý: ta cập nhật tay cho số dư đầu kỳ tài khoản điều chỉnh như: 214, 159,.) Ta lọc tài khoản cần in sổ cách bấm vào downlist cột “TK” Sau ta dấu cột “TK” Tiến hành chỉnh cho cột cần thiết để in sổ tài khoản sổ chi tiết tà] khoản Bước cuối tiến hành in sổ Đây giao diện xem trước in sổ chi tiết tài khoản 11211 ... biệt ta tự cập nhật tay - Công việc tiến hành vào cuối kỳ kế toán để in sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản hay phải lập báo cáo tài bất thường ví dụ giải thể, chia tách, hợp nhất, + Cột số dư nợ số... muốn tham chi? ??u, vùng để tham chi? ??u, kiểu tham chi? ??u ) Giá trị muốn tham chi? ??u số phiếu NX Vùng tham chi? ??u vùng cột dòng Kiểu tham chi? ??u: - xác Hàm match trả số thứ tự giá trị muốn tham chi? ??u cột... tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Lưu ý: chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp làm sau bút tốn kết chuyển chi phí, doanh thu 3.6 KẾT CHUYỂN DOANH THU, CHI PHÍ KHÁC 3.7 XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ