CHƯƠNG I: THIÉT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN 1.1. THIÉT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG DANH MỤC. 1.1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp (ten): Địa chỉ (dc): Mã số thuế (mst): Tác dụng: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải cập nhật ít nhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại các thông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổ khác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thời gian nhanh nhất.
Trang 1CHƯƠNG I: THIÉT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU
KỲ CÁC TÀI KHOẢN 1.1 THIÉT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU VÀ XÂY DỰNG HỆ
THỐNG DANH MỤC.
1.1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp.
- Tên doanh nghiệp (ten):
- Địa chỉ (dc):
- Mã số thuế (mst):
Tác dụng: khi chuyển sang các sheet sổ khác nhau chúng ta phải cập nhật ítnhất các thông tin cơ bản trên, để giảm thiểu thời gian, công sức để viết lại cácthông tin đó, chúng ta sẽ đặt tên cho từng thông tin và khi chuyển sang sheet sổkhác chúng ta chỉ cần đánh: = tên viết tắt, khi đó ta đã có thông tin đầy đủ với thờigian nhanh nhất
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: (bình quân gia quyền)
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: (kê khai thường xuyên)
+ Phương pháp tính khấu hao: (đường thẳng)
+ Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch)
Trang 2+ Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Sổ theo dõi tài sản cố định
Sổ nhật ký chung gồm các chỉ tiêu cơ bản sau:
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế công ty
+ Tên sổ
+ Ngày tháng bắt đầu ghi sổ và khóa sổ kế toán + Đơn vị tính:
+ Cột ngày tháng ghi sổ + Chứng từ: ngày tháng tháng từ, số chứng từ.+ Diễn giải + Cột “Đã ghi sổ cái.”
+ Tài khoản hạch toán
+ Tài khoản đối ứng + Số phát sinh nợ, có
+ Số dư nợ, có: lưu ý, nguyên tắc chung là các tài khoản loại 1 và 2 sẽ có
số dư bên nợ và các tài khoản loại 3, 4 sẽ có số dư bên có, khi đó ta sẽ dấu đi cột
số dư còn lại khi tiến hành in sổ kế toán
+ Ngoài ra ta sẽ mở thêm các chỉ tiêu như : tháng phát sinh chứng từ, và tài khoản để lọc số dư đầu kỳ Và cột mã chứng từ chỉ để cập nhật phiếu thu, chi,phiếu nhập nho, phiếu xuất kho
Trang 3<2> Bảng cân đối tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản gồm:
+ Tên công ty:
+ Địa chỉ:
+ Tên sổ + Năm tài chính + Số hiệu tài khoản
+ Tên tài khoản kế toán
Trang 4Với bảng cân đối tài khoản ta sẽ đặt tên cho các vùng sau:
+ Cột “mã”: MA
+ Cột số hiệu tài khoản: M_TK
+ Số dư có đầu kỳ bên: SDCDK
+ Tên sổ: + Năm tài chính + Ngày tháng ghi sổ
+ Số phiếu thu, chi
+ Diễn giải
+ Tài khoản đối ứng
+ Số tiền: Thu, Chi, Tồn
+ Tháng báo cáo, tài khoản báo cáo, nối tháng và tài khoản báo cáo - giúp phục vụ cho việc in sổ
Trang 5+ Tên vật tư, đơn vị tính: ta dùng công thức để tìm
+ Mã hàng hóa ta sẽ cập nhật dựa trên downlist được tạo bằng cách: Bôi đen cột mã hàng hóa và chọn data/validation, xuất hiện hộp thoại và thao tác giống với danh mục nhân viên khi tìm phòng ban
+ Mã vật tư hàng hóa: tự nhập
Trang 6+ Số phiếu xuất kho:
+ Tên hàng hóa, vật tư, đơn vị tính - ta dùng công thức để nhập
+ Mã vật tư, hàng hóa - ta lấy từ Downlist
Trang 7<6> Báo cáo nhập - xuất - tồn.
+ Tên, địa chỉ công ty + Tên báo cáo
+ Tháng báo cáo => như vậy trong một năm ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa + STT, Mã hàng là mình tự nhập
+ Tên hàng, đơn vị - dùng công thức để nhập
+ Tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn kho cuối kỳ về số lượng và thành tiền
Trang 9Khi xây dựng danh mục tài khoản ta cần mở các tiểu khoản để quản lý chitiết.
Việc mở bao nhiêu tiểu khoản không quan trọng, nhưng cần đáp ứng 2 yêu cầusau:
- Phải tuân theo tài khoản mẹ thuộc hệ thống tài khoản mà chế độ kế toánban hành
- Phục vụ được yêu cầu quản lý của từng đơn vị
0 <2> Xây dựng danh mục nhà cung cấp
Danh mục mục NCC gồm có các chỉ tiêu sau:
+ Số thứ tự, mã NCC, tên nhà cung cấp, mã số thuế và địa chỉ, để đáp ứng yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp
Trang 10+ Đặt tên cho mã NCC: M_NCC
Trước tiên chúng ta bôi đen vùng từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ và
từ dòng đầu tiên của danh mục đển hàng cuối cùng của danh mục
Sau đó ta có các cách để đặt tên cho vùng danh mục nhà cung cấp như sau:
+ Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
+ Chọn menu sau: Insert./ Name/ Define
Với cả 2 cách trên chúng đều hiện ra cửa sổ con/ hộp thoại Define name nhưhình sau: và ta đánh tên cho vùng mã nhà cung cấp là: M_NCC
Trang 12+ Đặt tên cho danh mục NCC: DM_NCC
Trước tiên ta bôi đen vùng danh mục nhà cung cấp từ cột mã nhà cung cấp đến cột địa chỉ, từ hàng đầu tiên đến hàng cuối cùng của danh mục
và chúng ta cũng đặt tên cho vùng bằng ba cách trên:
• Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + F3
• Menu: Insert/ name/ Define: xuất hiện hộp thoại và đánh tên vào đó
• Đánh tên trực tiếp vào Name box
Trang 13- Xây dựng danh mục khách hàng.
Ta làm tương tự như với danh mục nhà cung cấp
+ Danh mục cũng gồm các chỉ tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách
hàng, Mã số thuế và Địa chỉ, và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
+ Đặt tên cho mã khách hàng: M_KH, danh mục khách hàng: DM_KH theo
ba cách
1.2.3 Xây dựng danh mục vật tư - hàng hóa
Danh mục hàng hóa gồm các chỉ tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Tàikhoản và các chỉ tiêu khác theo yêu cầu quản lý
+ Đặt tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH
+ Đặt tên cho vùng danh mục hàng hóa từ cột mã hàng cho tới cột tàikhoản: DM_HH Đặt tên theo ba cách như bình thường
Danh mục vật tư gồm các chỉ tiêu: STT, Mã vật tư, Tên vật tư, Đơn vị tính, Kho
+ Đặt tên cho vùng mã vật tư: M_VT
+ Đặt tên cho vùng danh mục vật tư: DM_VT
Đặt tên theo ba cách như bình thường
Trang 14Ta cũng xây dựng một danh mục gồm cả hàng hóa, vật tư để lọc số liệu chobảng kê nhập hàng hóa - vật tư.
Ta sẽ đặt tên cho vùng: A4:Dn (n số thứ tự dòng cuối cùng của danh mục)
1.2.4 Xây dựng danh mục tài sản cố định
Xây dựng danh mục TSCĐ theo các chỉ tiêu: STT, Mã TSCĐ, Tên TSCĐ
1.2.5 Xây dựng danh mục phòng ban
Danh mục phòng ban gồm có các chỉ tiêu: STT, Mã, Tên phòng ban
Trang 151.2.6 Danh mục nhân viên
Danh mục nhân viên gồm các chỉ tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên,Chức vụ, Phòng ban, Số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế cá nhân, Mức lương cơbản, Giảm trừ gia cảnh
Trang 16Sau đó ta chọn vùng ô E8:E23 như hình vẽ sau đó chọn Data/ Validation Hiện ra cửa sổ:
Ta chọn List sẽ hiện ra cửa sổ:
Ta đánh : =M_PB vào ô Source như hình vẽ và nhấn OK Màn hình sau khi nhấn như sau
Đánh mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản… Riêng đối với Phòng ban nhân viên đó làm việc ta chỉ việc kích chuột vào phòng ban để chọn phòng ban phù hợp
Trang 17Đối với danh mục nhân viên ta sẽ đặt tên cho :
+ Vùng Danh mục nhân viên : DM_NV
+ Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là cột mã nhân viên
Trang 181.3 CẬP NHẬT SỐ DƯ BAN ĐẦU
1.3.1 Khi cập nhật số dư đầu kỳ ta gồm có các phân hệ:
- Công nợ phải thu
1.3.2 Các công việc phải làm khi cập nhật số dư đầu kỳ.
- Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản - phần số dư đầu kỳ
- Cập nhật vào các sổ liên quan như báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa: cậpnhật số lượng, đơn giá,
1.3.3 Nội dung:
<1> Cập nhật vào bảng cân đối tài khoản
lưu ý: Chỉ cập nhật số dư đầu kỳ cho các tài khoản ở cấp bé nhất
Ví dụ: với tài khoản tiền gửi ngân hàng thì ta mở đến tiểu khoản cấp 3, như vậy
ta chỉ cập nhật cho các tài khoản cấp ba này Còn đối với các tài khoản cấp caohơn, số dư đầu kỳ của nó sẽ là tổng của các tài khoản cấp bé hơn
<2> Cập nhật vào các sổ đặc biệt.
Đồng thời với việc cập nhật số dư đầu kỳ vào bảng cân đối số phát sinh
ta còn phải cập nhật những thông tin đầu kỳ khác vào các tài khoản quan trọng trong kỳ
<3> Cập nhật vào báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư
Trang 19Đầu tiên ta sẽ khai báo những hàng hóa, vật tư nào có số tồn đầu kỳ.
<4> Cập nhật mã hàng hóa
0 - Để tiết kiệm thời gian đánh mã hàng hóa và tránh trường hợp gây khó khăn cho việc nhớ mã hàng thì ta dùng downlist để cập nhật mã hàng hóa
-Bôi đen cột mã hàng hóa, và chọn: Data/ validation
-Xuất hiện hộp thoại Data Validation
ta chọn list trong thẻ Allow
Trang 20Thành tiền = đơn giá * số lượng để tính cột thành tiền.
Ta sẽ có 12 bảng báo cáo nhập xuất tồn: Mỗi tháng ta đặt tên cho vùng dữ liệu củatháng báo cáo đó:
NXT_HH1
NXT_HH2
<7> Cập nhật vào sổ theo dõi công nợ phải thu (sổ công nợ phải trả làm tương
tự)
Gồm sổ tổng hợp tình hình công nợ phải thu, phải trả và sổ chi tiết 131, 331
- số này sẽ cập nhật số dư đầu kỳ, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trảcủa tất cả khách hàng, nhà cung cấp trong kỳ kế toán
Đầu kỳ kế toán, ta sẽ cập nhật các thông tin cho sổ tổng hợp công nợ phảithu, phải trả
• Tài khoản 131, 331 là tài khoản lưỡng tính nên sẽ tồn tại cả số dư bên nợ vàbên có
• Đối với tên khách hàng, dùng công thức:
= if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””)
Trang 21<8> Cập nhật vào Bảng theo dõi tài sản cố định
Ta cập nhật STT và mã TSCĐ, từ mã TSCĐ ta sẽ dùng công thức để tìm ra tên vàđơn vị tính của từng TSCĐ:
Công thức: = Vlookup(mã TSCĐ, DM_TSCĐ, 2, 0) - tìm tên
Các chỉ tiêu trong bảng phân bổ chi phí trả trước giống như bảng tính vàtrích khấu hao TSCĐ
Trang 22CHƯƠNG II: CẬP NHẬT NGHIỆP VỤ KINH TÉ PHẨT SINH TRONG KỲ
Khi cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta nên chú ý tới các nghiệp vụ sau:
-Thu, chi tiền
-Mua hàng, bán hàng
-Mua sắm, thanh lý tài sản cố định
-Mua sắm, đưa vào sử dụng công cụ dụng cụ
-Xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu
2 1 NGHIỆP VỤ THU, CHI TIỀN
Vài lưu ý khi cập nhật các nghiệp vụ:
+ Cột ngày tháng chứng từ cập nhật bằng tay Đánh công thức vào ô D20như sau: = if(B20<>0, B20, “”) để cập nhật ngày tháng ghi sổ cho nghiệp vụ thanhtoán tiền cước internet tháng 12/2008 Sau đó ta dùng chuột để kéo cho các xuốngcác dòng còn lại của cột ngày tháng ghi sổ
+ Cột số hiệu chứng từ: ta căn cứ vào chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phátsinh để cập nhật
+ Cột diễn giải: diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột đã ghi ghi sổ cái: dùng chuột để kéo cho những nghiệp vụ kinh tế đãcập nhật vào sổ nhật ký chung
+ Cột tài khoản ta sẽ dùng để định khoản cho
nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột số phát sinh nợ: cập nhật bằng tay số tiền cho
+ Phần số dư đầu kỳ ta sẽ dùng công thức để cập nhật Tuy nhiên có một sốtài khoản đặc biệt không dùng công thức để lọc số dư đầu kỳ được Đối với các tàikhoản đặc biệt thì ta sẽ tự cập nhật bằng tay - Công việc này chỉ tiến hành vàocuối kỳ kế toán để in sổ kế toán chi tiết, sổ cái tài khoản hay khi phải lập các báocáo tài chính bất thường ví dụ như giải thể, chia tách, hợp nhất,
+ Cột số dư nợ và số dư có: ta sẽ dùng công thức để tính
Trang 23Hàm subtotal có ý nghĩ như sau: =subtotal(9, vùng tính tổng).
Hàm subtotal sẽ tính tỉnh cho các dữ liệu hiện lên trên màn hình khi ta tiếnhành lọc dữ liệu
Ta có thể kiểm tra bằng cách lọc dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó, ví dụ lọc
dữ liệu của tài khoản 142:
Trang 24+ Cột “tháng” cũng được dùng khi in sổ kế toán, đồng thời khi kết hợp vớicột số dư ta có thể kiểm tra số liệu và tìm kiếm sai sót trong quá trình hạch toánđược nhanh hơn và chính xác hơn.
Trang 25Ta sẽ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào sổ nhật
ký chung theo từng tháng Cuối kỳ ta có các bút toán cuối kỳ:
-Tính lương
-Trích khấu hao
-Phân bổ chi phí trả trước
- Kết chuyển doanh thu, chi phí
Trang 27Ví dụ :
1. Ngày 09/01, mua 3 chiếc mainboard foxcom G31 về nhập kho hàng hóa đủ,
Trang 28đơn giá : 700.000 vnd của công ty TNHH thiết bị tin học Đức Hà, Thuế 5%, hóađơn giá trị gia tăng số : 0036553 Chưa thanh toán.
-Cập nhật vào sổ nhật ký chung
-Chưa thanh toán -> phát sinh công nợ phải trả
-Mua vật tư nhập kho -> Cập nhật phiếu nhập và báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
Khi ta đánh số tiền phát sinh bên nợ và có tài khoản hạch toán ở cột tàikhoản thì số liệu trên cột tài khoản đổi ứng và cột số phát sinh có tự động cậpnhật, bởi lẽ ta đã quét công thức cho cả kỳ
Tiếp theo ta cập nhật số tiền phải trả công ty Đức Hà sang sheet công nợ ởbảng chi tiết công nợ Bảng chi tiết công nợ này ta sẽ dùng để cập nhật tất cả cáckhoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán, của tất cả khách hàng hay nhà cung cấp(chủ chốt hay không chủ chốt)
Khi đó tổng số phát sinh có và số phát sinh nợ của TK 131 (hay 331) trênbảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên có và bên nợ của bảngchi tiết công nợ (khi lọc cho từng tài khoản 131, 331)
Trang 29Đối với những khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt ta sẽ đưa lên bảng tổnghợp công nợ phía trên Như vậy ta có thể xem được tổng hợp tình hình công nợphải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp chủ chốt.
Số phát sinh ở trên bảng tổng hợp ta sẽ cập nhật theo công thức sau :
=sumif(vùng điều kiện, điều kiện để tính tổng, vùng tính tổng)
Thực tế một công ty A nào đó vừa có thể là nhà cung cấp, vừa có thể làkhách hàng của công ty nên ta sẽ cập nhật vào bảng tổng hợp tình hình công nợcủa các công ty vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (tức là 1 công ty sẽ có cả
131, 331)
Trang 30Ta lập thêm một cột để gộp ô mã KH/ NCC với tài khoản tương ứng là công
nợ phải thu hay phải trả
0 Vùng điều kiện ở đây chính là vùng chứa cột này : vùng này được cốđịnh bằng cách bấm F4 một lần vào địa chỉ của vùng đó trong công thức Điềukiện để tính tổng chính là địa chỉ ô của KH/NCC đó trong vùng vừa chọn Và tabấm F4 ba lần để cố định cột nhưng không có định dòng tức là khi ta copy côngthức thì chỉ có địa chỉ dòng thay đổi mà địa chỉ cột không bị thay đổi
1 Vùng tình tổng : Có thể là cột số phát sinh có hoặc số phát sinh nợ vàvùng tính tổng cũng được cố định bằng cách bấm F4 một lần và copy công thứccho các dòng còn lại trong cột SPS có, nợ
2 Ví dụ: Ngày 09/01, Chi phí tiếp khách, giá chưa thuế : 570.000vnd, thuế10%, của công ty TNHH Hồng Hường Chưa thanh toán
Đối với khoàn chi phí tiếp khách này ta chỉ cần cập nhật vào sổ nhật ký chung
và bảng chi tiết như nghiệp trên( có thể cập nhật thêm vào bảng tổng hợp côngnợ) Khi đó tổng số phát sinh nợ (có) trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp vớitổng số phát sinh nợ (có) trên sổ tổng hợp, chi tiết công nợ
2.3 NGHIỆP VỤ NHẬP KHO HÀNG HÓA
Tương tự như nghiệp vụ mua hàng hóa, đồng thời với việc cập nhật vào sổ nhật
ký chung, bảng tổng hợp công nợ phải trả ta còn phải cập nhật vào phiếu nhập khohàng hóa và báo cáo nhập xuất tồn
Trong mỗi lần nhập kho hàng hóa, vật tư ta có thể nhập nhiều loại vật tưhàng hóa cho một phiếu nhập do đó ta phải cập nhật bằng tay số lượng, đơn giácho từng loại vật tư hàng hóa Và cập nhật số phiếu nhập sẽ giúp ta tìm được sốhóa đơn, ngày nhập cũng như cột “tháng” nhập với công thức sau:
Ngày : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,2,0),"")
Số chứng từ : =IF($C9<>"",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"")
NKC là vùng A20:Ln (n là địa chỉ dòng cuối cùng của số nhật ký chung)
Trang 31Cột đơn vị : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,3,0),"")
Cột tên : =IF($F9<>"",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"")
Với cột thành tiền: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá
Mã vật tư, hàng hóa: bôi đen cả cột mã hàng rồi dùng Data/Validation: xuất hiện cửa sổ chon list và
Đối với bảng kê thì ta có thể gộp bảng kê phiếu nhập kho vật tư và hànghóa làm một biểu nhưng báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa và báo cáo nhập xuấttồn vật tư ta làm riêng thành 2 biểu
Hai biểu này về cơ bản là giống nhau về các chỉ tiêu, ở đây chỉ trình bày báo cáonhập xuất tồn hàng
Dùng chuột để kéo : Dùng Validation để tạo downlist : =(mã hàng) &(tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1 :
=IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,2,0””))
: =IF($B9<>0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"")
Trang 32Cột số lượng, thành tiền đầu kỳ ta đã cập nhật cùng với cập nhật
số dư đầu kỳ đối với tháng 1 Đối với các tháng tiếp theo trong kỳ ta sẽ
dùng công thức để tìm:
Cột đơn giá xuất kho:
Chúng ta tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền:
Cột thành tiền: Số lượng * Đơn giá
Ví dụ: Ngày 03/01/09, xuất kho bán 1 Đầu báo động DISC, 2 Ổ hitachi 35 HDD 500 GB Sata giá chưa thuế lần lượt là 1.400.000 và 350.000, thuế 10%
Ta cũng cập nhật nghiệp vụ ghi nhận giá vốn (riêng bút toán giá vốn ta làm vàocuối kỳ kế toán - thường là cuối tháng) và doanh thu bình thường lên sổ nhật kýchung như các nghiệp vụ khác, đồng thời ta cập nhật vào bảng kê xuất kho và báocáo nhập xuất tồn hàng hóa
Bảng kê phiếu xuất kho ta chưa cập nhật cột đơn giá xuất kho và cột thànhtiền
Cột ngày tháng chứng từ : =IF($C11<>"",VL00KUP($C11,nkc,2,0),"")
Cột số hóa đơn : =IF($C11<>"",VL00KUP($C11,nkc,3,0),"")
Cột phiếu xuất : ta nhập tay - đồng thời cũng phải cập nhật vào sổ nhật kýchung theo bút toán ghi nhận doanh thu
=IF(F11<>0,IF(VL00KUP(F11,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT"),