Tai lieu bai giang excel nang cao

Tài liệu bài giảng excel nâng cao

Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn TÀI LIỆU BÀI GIẢNG EXCEL NÂNG CAO TẠI CN ĐÀ NẴNG & HẢI PHÒNG (Thiết kế riêng cho Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây) Buổi 1: Các thao tác quản lý đối tượng - Worksheet: insert, rename, move or copy - Workbook: + Save, Save as (Menu File) + Open, New (Menu File) + Import Data (Menu Data/Import External Data/Import Data) Các hàm thông dụng: Các hàm xử lý chuỗi: Left, Right, Mid, Value, Len, Trim Các hàm logic: And, Or, Not, If Các hàm xử lý ngày tháng: Date, Now, Today, Day, Month, Year Chi tiết hàm: - Các hàm xử lý chuỗi:  Hàm LEFT: Cơng dụng Trích bên trái chuỗi văn nhiều ký tự dựa vào số ký tự mà bạn định Công thức =LEFT(text,num_chars) text chuỗi cần trích ký tự num_chars số ký tự mà bạn cần trích bên trái chuỗi text Lưu ý! num_chars số âm num_chars lớn độ dài chuỗi trả tồn chuỗi text num_chars bỏ qua mặc định Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập cơng thức vào A B C SBD Họ tên QSA0001 Nguyễn Hồi An QSA0002 Nguyễn Tấn Anh Cơng thức =LEFT(A2,3) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả QSA QSA mã trường dự thi thí sinh Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn  Hàm RIGHT: Cơng dụng Trích bên phải chuỗi văn nhiều ký tự dựa vào số ký tự mà bạn định Cơng thức =RIGHT(text, num_chars) text chuỗi cần trích ký tự num_chars số ký tự mà bạn cần trích bên phải chuỗi text Lưu ý! num_chars số âm num_chars lớn độ dài chuỗi trả tồn chuỗi text num_chars bỏ qua mặc định Ví dụ Để dễ hiễu hơn, bạn copy giá trị bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức vào A B C SBD Họ tên QSA0001 Nguyễn Hoài An QSA0002 Cơng thức =RIGHT(A2,4)  Nguyễn Tấn Anh Giải thích Trả 1 số thứ tự thí sinh danh sách dự thi Hàm MID: Cơng dụng Trích chuỗi từ chuỗi text, vị trí start_num với số ký tự định num_chars Công thức =MID(text,start_num,num_chars) text chuỗi tham chiếu đến chuỗi start_num: vị trí bắt đầu trích lọc chuỗi text num_chars: số ký tự chuỗi cần trích từ chuỗi text Lưu ý! start_num: lớn chiều dài chuỗi text hàm trả chuỗi rỗng "" start_num: nhỏ hàm trả lỗi #VALUE! num_chars: âm MID trả lỗi #VALUE! Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức vào A B C Mã hàng Tên Hàng Đơn vị tính MC010A Bàn mica loại A Công thức =MID(A2,3,3) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả 010 Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn  Hàm VALUE: Công dụng Đổi chuỗi text đại diện cho số thành liệu kiểu số Công thức =VALUE(text) text chuỗi văn đại diện cho số Lưu ý! text định dạng số, ngày tháng, thời gian Microsoft Excel công nhận Nếu định dạng trả lỗi #VALUE! Ví dụ Để thử cơng thức, bạn copy giá trị bên bảng vào bảng tính nhập cơng thức vào A B SBD Họ tên QSA0100 Nguyễn Tấn Minh QSA0101 Nguyễn Văn Minh Cơng thức =VALUE(RIGHT(A2,4))  Giải thích Trả 100 Kết hàm RIGHT trả chuỗi muốn chuyển thành số phải dùng hàm VALUE Hàm LEN: Cơng dụng Tính độ dài (số ký tự) chuỗi Công thức =LEN(text) text nội dung mà bạn cần xác định độ dài Ví dụ Để dễ hiểu, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính mớ nhập công thức vào A B C SBD Họ tên QSA0001 Nguyễn Hoài An QSA0002 Nguyễn Tấn Anh Công thức =LEN(A2) =LEN(C3)  Giải thích Trả Trả Hàm TRIM: Cơng dụng Xóa tất ký tự trắng chuỗi trừ khỏang đơn dùng để làm khỏang cách bên chuỗi Cơng thức =TRIM(text) I text chuỗi cần xóa ký tự trắng Ví dụ Cơng thức =TRIM(" Microsoft Excel") Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả Microsoft Excel sau loại bỏ khỏang trắng đầu chuỗi Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn - Các hàm logic:  Hàm AND: Công dụng Trả kết TRUE tất điều kiện TRUE, Trả FALSE điều kiện FALSE Công thức =AND(logical_1,logical_2, ) logical_1,logical_2 kiện cần kiểm tra Lưu ý! Các điều kiện biểu thức, vùng tham chiếu mảng giá trị Các điều kiện phải có giá trị TRUE FALSE Nếu điều kiện có giá trị khơng phải Logic, hàm AND trả lỗi #VALUE! Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy giá trị bên bảng vào bảng tính trắng nhập cơng thức vào cịn lại A B C HKI HKII CN 5.6 6.5 6.05 Công thức Giải thích =AND(A2>A3) Trả FALSE =AND(A2>=5,A3>=5) Trả TRUE  Hàm OR: Công dụng Trả TRUE điều kiện TRUE Trả FALSE tất điều kiện FALSE Công thức =OR(logical_1,logical_2, ) logical_1,logical_2 kiện cần kiểm tra Lưu ý! Các điều kiện biểu thức, vùng tham chiếu mảng giá trị Các điều kiện phải có giá trị TRUE FALSE Nếu điều kiện có giá trị khơng phải Logic, hàm AND trả lỗi #VALUE! Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng sau vào bảng tính nhập cơng thức bên A B C HKI HKII CN 5.6 6.5 6.05 Công thức =OR(A2>=6.5,B2>=6.5) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả TRUE Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn  Hàm NOT: Công dụng Trả phủ định biểu thức Logic Công thức =NOT(logical) logical biểu thức, điều kiện kiểu logic Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức vào A B C HKI HKII CN 5.6 6.5 6.05 Công thức =NOT(C2>C3) =NOT(1>0)  Giải thích Trả TRUE Trả FALSE Hàm IF: Công dụng Trả giá trị điều kiện đúng, Trả giá trị khác điều kiện sai Công thức =IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) logical_test: điều kiện để xét, logical kết hàm luận lý AND, OR, value_if_true: giá trị trả điều kiện logical_test TRUE value_if_false: giá trị trả điều kiện logical_test FALSE Lưu ý! Có thể có hàm IF lồng vào để tạo nên công thức phức tạp Các điều kiện phải có giá trị TRUE FALSE Nếu điều kiện có giá trị khơng phải Logic, hàm AND trả lỗi #VALUE! Nếu bạn sử dụng gõ chế độ TELEX, lưu ý nhập hàm IF chuyển thành Ì, nhần tiếp chữ F lần để thành IF Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng vào bảng tính nhập cơng thức vào A B C D E F BẢNG ĐIỂM TỔNG KẾT STT Họ Tên Ngày sinh ĐTB Xếp loại Nguyễn Văn Ánh 01/01/1990 5.6 Lê Văn Bình 10/05/1991 4.5 Nguyễn Hữu Chánh 06/05/1990 7.5 Phạm Hùng Dũng 02/07/1990 8.0 Huỳnh Tấn Dương 06/04/1991 6.5 Võ Thị Thu Hương 03/08/1990 6.7 Trần Thị Kim Kiều 08/12/1990 8.6 10 Võ Thị Thu Loan 06/11/1991 9.0 11 Phan Thanh Quang 12/12/1990 6.8 12 10 Đỗ Văn Thanh 11/12/1990 7.2 Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn Công thức =IF(E3>5.0,"Lên lớp","Lưu ban") =IF(E3 >= 9.0, "Giỏi", IF(E3 >= 8.0, "Khá", IF(E3 >= 6.5, "Khá", IF(E3 >= 5.0, "Trung bình", IF(E3 > = 3.5, "Yếu", "Kém"))))) Giải thích Nhập cơng thức để xét kết Lên lớp Lưu ban học sinh Dùng n - hàm IF lồng vào bạn có n điều kiện liên quan đến Ví dụ cơng thức bên cạnh dùng để xếp loại học sinh lớp học (nhập công thức vào ô F3 - Các hàm xử lý ngày tháng:  Hàm DATE: Công dụng Trả chuỗi số thể ngày tháng đầy đủ Nếu định dạng ô General trước nhập hàm kết trả chuỗi ngày tháng Công thức =DATE(year,month,day) year số năm, có từ đến ký số Microsoft Excel tự biên dịch đối số năm tùy thuộc vào đối số ngày tháng bạn dùng  Nếu số năm year nằm từ đến 1899 cộng với 1900 để tính Ví dụ year 105 year hiểu cơng thức 2005  Nếu 1900 =< year =< 9999 year số năm  Nếu year < year > 10,000 hàm trả lỗi #NUM! month số tháng Nếu số tháng lớn 12 hàm tự quy đổi 12 = năm cộng vào year số năm tăng lên số tháng Ví dụ bạn month 18, year 2004 hàm tự hiểu month year 2005 day số ngày Nếu số ngày lớn số ngày tháng hàm tự quy đổi tăng số tháng Vì số ngày tháng khác 28,29,30 31 tùy thuộc vào tháng năm nên tùy theo số tháng năm kèm mà hàm quy đổi phù hợp Lưu ý! Excel lưu trữ ngày tháng thành chuỗi số dùng chuỗi số để tính tốn Quy ước ngày 01/01/1900 mốc số Vì ngày 01/01/2010 đựơc hiểu số 40179 sau 01/01/1900 40179 ngày Để xem kết hàm dạng số Vào Format - Cell Chọn thẻ Number, chọn General mục Category Date cần thiết year, moth, day cơng thức khơng phải số Nó giúp bạn tính tốn xác Lưu ý đến thứ tự year, month, day hàm bạn nhầm lẫn hiểu theo quy cách ngày Việt Nam: day, month, year Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập cơng thức bên vào A B C Ngày Tháng Năm 40 10 2005 Công thức =DATE(C2,B2,A2) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả 09/11/2005 Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn  Hàm NOW: Công dụng Trả ngày hệ thống bạn Nếu định dạng ô General trước hàm nhập công thức, kết trả định dạng ngày tháng Công thức =NOW() Lưu ý! Số bên phải chuỗi số thập phân đại diện cho giờ, số bên trái đại diện cho ngày tháng Hàm NOW() thay đổi Worksheet tính tốn lại Nó khơng tự động cập nhật Để cập nhật bạn viết Marco để sau khỏang thời gian gọi hàm NOW() để cập nhật  Hàm TODAY: Cơng dụng Trả ngày hệ thống bạn Nếu định dạng ô General trước hàm nhập công thức, kết trả định dạng ngày tháng Công thức =TODAY() Lưu ý! Hàm NOW() trả định dạng ngày tháng thời gian tại, Hàm TODAY() trả ngày tháng  Hàm DAY: Công dụng Trả thứ tự ngày từ chuỗi ngày tháng Công thức =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số ngày cần tìm Ngày tháng nên nhập hàm DATE kết trả từ hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập serial_number chuỗi dạng văn Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập công thức bên vào A B C Họ tên Ngày sinh ĐTB Nguyễn Nhật Minh 10/09/1990 7.8 Cơng thức =DAY(B2)  Giải thích Trả 10 Hàm MONTH: Công dụng Trả thứ tự tháng từ giá trị kiểu ngày tháng Công thức =MONTH(serial_number) serial_number dạng chuỗi số tháng cần tìm Ngày tháng nên nhập hàm DATE kết trả từ hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập serial_number chuỗi dạng văn Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn Ví dụ Để dễ hiểu bạn copy liệu bên bảng sau vào trang bảng tính nhập công thức bên vào A B C HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH ĐTB Nguyễn Nhật Minh 10/09/1990 7.8 Công thức =MONTH(B2)  Giải thích Trả 09 Hàm YEAR: Cơng dụng Trả năm giá trị chuỗi đại diện cho ngày tháng Công thức =YEAR(serial_number) serial_number dạng chuỗi số thập phân đại diện ngày tháng mà bạn cần tìm số năm Giá trị nên nhập hàm DATE kết công thức hàm khác Có thể bị lỗi bạn nhập serial_number chuỗi dạng văn Ví dụ Để dễ hiểu bạn copy liệu bên bảng sau vào trang bảng tính trắng nhập công thức bên vào A B C HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH ĐTB Nguyễn Nhật Minh 10/09/1990 7.8 Võ Tấn Tuấn 08/10/1991 5.6 Công thức =YEAR(B2) =YEAR(B3)>YEAR(B2) Giải thích Trả 1990 Trả TRUE Buổi 02, 03, 04: Các hàm thông dụng, sử dụng thường xuyên - VLookup, HLookup Match, Index Các hàm thống kê đơn giản: Sum, CountA, Max, Min, Average Các hàm thống kê có điều kiện: CountIf, SumIf Hàm Round, Mod, Int Tham khảo hàm thống kê database: DSum, DCount, DCountA, DMax, DMin, DAverage  Hàm VLOOKUP: Cơng dụng Dị tìm giá trị cột bên trái bảng liệu Nếu tìm thấy trả giá trị dịng với giá trị tìm thấy cột mà bạn định Hàm VLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ VLOOKUP xuất phát từ vertical lookup : dị tìm theo phương đứng, hay theo cột Cơng thức =VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Viết cách khác: =VLOOKUP(trị dò,bảng dò,cột chứa kết quả,cách dị) lookup_value: tìm giá trị dùng để tìm kiếm, giá trị, tham chiếu hay chuỗi ký tự Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn table_array vùng chứa liệu cần tìm Đây bảng liệu phụ có nội dung thường cố định, bao quát để bạn lấy liệu  Các giá trị cột giá trị số, chuỗi ký tự, logic  Nếu range_lookup TRUE (range_lookup=1) giá trị cột bảng liệu phụ phải xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,AZ,FALSE,TRUE Nếu không hàm VLOOKUP trả giá trị không chuẩn xác  Để xếp giá trị bảng liệu từ xuống để hàm cho kết phù hợp bạn dùng range_lookup TRUE: Chọn vùng liệu cần xếp, kích vào menu Data, Sort Nhấn nút Options bên dưới, đánh dấu Soft top to bottom, nhấn OK Kích chọn cột cần xếp danh sách Chọn Ascending, nhấn OK row_index_num số thứ tự cột bảng liệu phụ mà liệu bạn cần lấy Giá trị trả nằm cột bạn định dòng mà hàm tìm thấy giá trị dị tìm lookup_value range_lookup giá trị logic bạn định muốn VLOOKUP tìm kiếm xác tương đối Nếu range_lookup TRUE (range_lookup=1) hàm trả kết tìm kiếm tương đối Nếu khơng tìm thấy kết xác, trả giá trị lớn mà nhỏ giá trị tìm kiếm lookup_value Nếu range_lookup FALSE (range_lookup=0) hàm tìm kiếm xác, khơng có trả lỗi #N/A! Lưu ý! Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột bảng liệu phụ, VLOOKUP trả lỗi #N/A! Khi xuất lỗi #N/A! bạn mắc lỗi nhập dư khoảng trống phía sau giá trị dị tìm bảng liệu, kể phụ Khi dùng hàm VLOOKUP để điền liệu cho bảng liệu cơng thức cần phải tạo địa tuyệt đối cho bảng liệu phụ table_array để cơng thức cho hàng cịn lại bạn copy cơng thức xuống bên Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng nhập công thức sau vào trống bảng tính A B C D E STT DANH MỤC HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THÁNG 12 Mã hàng Tên hàng Ngày nhập Số lượng HDD ? 01/12/2006 20 CPU ? 03/12/2006 50 CDW ? 05/12/2006 70 HDD ? 07/12/2006 100 CPU ? 08/12/2006 200 USB ? 07/12/2006 500 BẢNG TÊN HÀNG 10 11 12 13 14 15 Mã hàng Tên hàng CDR Ổ CD - Rom CDW Ổ ghi CD-Rom HDD Ổ đĩa cứng USB Ổ đĩa cứng USB CAS Thùng máy 16 Cơng thức Giải thích =VLOOKUP(B3,$C$11:$D$15,2,0)Nhập cơng thức vào ô C3 để lấy tên hàng tương ứng với mã hàng từ bảng liệu phụ Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn Copy công thức xuống cịn lại Lưu ý địa vùng ô bảng liệu phụ phải địa tuyệt đối để copy công thức hàm VLookup cho ô  Hàm HLOOKUP: Cơng dụng Dị tìm giá trị dịng bảng liệu Nếu tìm thấy trả giá trị cột với giá trị tìm thấy hàng mà bạn định Hàm HLOOKUP thường dùng để điền thông tin vào bảng liệu từ bảng liệu phụ HLOOKUP xuất phát từ horizontal lookup : dị tìm theo phương ngang, hay theo dịng Cơng thức =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) Viết cách khác: =HLOOKUP(trị dị,bảng dị,dịng chứa kết quả,cách dị) lookup_value: tìm giá trị dùng để tìm kiếm, giá trị, tham chiếu hay chuỗi ký tự table_array vùng chứa liệu cần tìm Đây bảng liệu phụ có nội dung thường cố định, bao quát để bạn lấy liệu  Các giá trị dịng giá trị số, chuỗi ký tự, logic  Nếu range_lookup TRUE giá trị dịng bảng liệu phụ phải xếp tăng dần từ -2,1,0,1,2, ,A-Z,FALSE,TRUE Nếu không hàm HLOOKUP trả giá trị không chuẩn xác  Để xếp giá trị bảng liệu từ trái qua phải để hàm cho kết phù hợp bạn dùng range_lookup TRUE: Chọn vùng liệu cần xếp, kích vào menu Data, Sort Nhấn nút Options bên dưới, đánh dấu Soft left to right, nhấn OK Kích chọn dòng cần xếp danh sách Chọn Ascending, nhấn OK row_index_num số thứ tự dòng bảng liệu phụ mà liệu bạn cần lấy Giá trị trả nằm dòng bạn định cột mà hàm tìm thấy giá trị dị tìm lookup_value range_lookup giá trị logic bạn định muốn HLOOKUP tìm kiếm xác tương đối Nếu range_lookup TRUE hàm trả kết tìm kiếm tương đối Nếu khơng tìm thấy kết xác, trả giá trị lớn mà nhỏ giá trị tìm kiếm lookup_value Nếu range_lookup FALSE hàm tìm kiếm xác, khơng có trả lỗi #N/A! Lưu ý! Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ dòng bảng liệu phụ, HLOOKUP trả lỗi #N/A! Khi xuất lỗi #N/A! bạn mắc lỗi nhập dư khoảng trống phía sau giá trị dị tìm bảng liệu, kể phụ Khi dùng hàm HLOOKUP để điền liệu cho bảng liệu cơng thức cần phải tạo địa tuyệt đối cho bảng liệu phụ table_array để cơng thức cho hàng cịn lại bạn copy công thức xuống ô bên Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang 10 ... text chuỗi cần xóa ký tự trắng Ví dụ Cơng thức =TRIM(" Microsoft Excel" ) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả Microsoft Excel sau loại bỏ khỏang trắng đầu chuỗi Trang Cty CP ĐT & PT... hợp với hàm MATCH Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang 13 Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn Ví dụ: Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Trang 14 Cty CP ĐT & PT Viễn Thông... thức bên A B C HKI HKII CN 5.6 6.5 6.05 Công thức =OR(A2>=6.5,B2>=6.5) Nguyễn Thanh Long - Excel Nâng cao Giải thích Trả TRUE Trang Cty CP ĐT & PT Viễn Thông Miền Tây – www.hi-phone.com.vn  Hàm