Hướng dẫn Sử dụng Tính Năng Trích Lọc Nâng Cao Trong Excel

Quản lý danh sách dữ liệu

- Trích lọc nâng cao (Data/Filter/Advanced Filter…) - Thông báo lỗi khi nhập (Data/Validation..).

Trang trí định dạng bảng tính, dữ liệu và bảo vệ dữ liệu - Auto Format (Format/Auto Format…)

Khi mở một file Excel có chứa Macro thì Excel sẽ báo cho bạn biết điều này để xem bạn có quen biết nó và cần sài nó hay kô. Bạn sử dụng chức năng Macro Recorder là một ý tưởng hay để từng bước thực hiện các công việc, nhất là lúc đầu tìm hiểu về macro. Ví dụ, một ô (cell) được chọn (selected) ở hiện tại sẽ không được ghi cho đến khi bạn thực hiện công việc trong ô đó.

Ngoài ra, Excel cũng không ghi lại các công việc khi đang sử dụng bảng điều khiển (dialog box) cho đến khi bạn ấn nút OK trên bảng điều khiển đó. Trong suốt thời gian ghi, macro đã được lưu lại với tên xác định trong module, module được tạo ra trong quá trình ghi và là một phần của Workbook. Marco được ghi lại có thể được lưu trong This Workbook (Workbook hiện hành), New Workbook (Workbook mới) hoặc trong Personal Macro Workbook (những macro sở hữu riêng).

Những lệnh (code) được lưu trong Personal.xls, những macro sở hữu riêng đều sử dụng được khi bạn mở Excel ra. Các macro trong các Workbook khác nhau có thể sử dụng bất cứ lúc nào khi các Workbook đang mở (kể cả sử dụng chúng từ Workbook khác). Vì vậy, những ô trong Worksheet đó sẽ thực hiện khi bạn cho chạy macro, tên và địa chỉ cty sẽ được tạo ra đúng vị trí ô trong Worksheet.

Để viết hàm này ta mở VBA ra rồi insert thêm module (Vào Menu Insert/Module…) vào rồi chèn đoạn code bên dưới vào là ta có thể dùng được. Các lệnh phải viết xuống dòng bên dưới dòng IF … Then và dòng Else Kết thúc cú pháp phải có End IF để báo hiệu kết thúc. Các lệnh phải viết xuống dòng bên dưới dòng IF … Then và dòng Else Kết thúc cú pháp phải có End IF để báo hiệu kết thúc.

- Nhấp đỳp vào đối tượng Module1, cửa sổ bờn phải xuất hiện nội dung của module là nơi ta gừ các hàm vào. [Public]/[Private] Function Tên_Hàm(đối_sô_1 As kiểu dữ liệu,…) As kiểu dữ liệu trả về Vị trí thường khai báo biến. Ví dụ 2: Viết hàm Max3So nhận đầu vào là 3 giá trị số thực, giá trị trả về của hàm trả về là giá trị lớn nhất trong 3 đối số.

Để các hàm VB (user-defined) có thể dùng chung cho nhiều tập tin Excel, bạn chỉ cần gom chúng lại thành tập tin .XLA (Microsoft Excel Add-In). Gừ tờn hàm CodeUni vào ụ Macro name, bấm Options để mở tiếp hộp thoại Macro Options, gừ nội dung mụ tả hàm vào ụ Description, bấm OK để đóng hộp thoại Macro Options, bấm Cancel để đóng hộp thoại Macro.

Thi cuối khóa

Cách tạo add-in hàm tính thế thu nhập cá nhân (Hàm này ta có thể tự viết hoặc sưu tầm trên mạng về để dùng cho mục đích riêng). Trong cửa sổ Project Explorer (nếu không thấy thì chọn View > Project Explorer), chọn VBAProject (Book1). Ghi chú: Có thể copy file CodeUni.xla vào một thư mục bất kỳ rồi khi browse thì chỉ đường dẫn đến vị trí của file CodeUni.xla.

Khởi động lại Excel, cài đặt add-in vừa tạo cho Excel bằng cách chọn Tools > Add-Ins, chọn tên add-in cần cài đặt trong danh sách Add-Ins available, rồi bấm OK. Từ đây trở về sau, mỗi lần mở Excel, bạn đương nhiên sử dụng được hàm CodeUni() trong add-in CodeUni.xla. Nhìn trên thanh công cụ có ký hiệu fx hoặc dùng phím tắt Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sỏng đến hàm muốn tham chiếu.

Để sử dụng cỏc tham chiếu ụ cựng với nhăn text trong một cụng thức, bạn chỉ việc gừ một ký hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text. Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools/Macro. Nếu đã có sẵn ở ngoài thì bạn chọn View/Toolbars/Control Toolbox hoặc Click phải chuột lên thanh công cụ check vào Control Toolbox.

Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools/Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data/Sort.

Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. Như đã biết Excel có 1 chức năng khóa 1 sheet bất kỳ bằng passwords( menu Tool/ Option/. Protection/ Protect sheet). Khi làm việc với một tập tin Excel có nhiều Sheet, các bạn sẽ gặp nhiều khó khăn khi di chuyển giữa các bảng tính này.