Quy trình đặt hang tại công ty TNHH nhựa đường petrolimex

Về quy trình tác nghiệp tại đơn vị: Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex Công ty là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, sản xuất và phân phối các sản phẩm nhựa đường và dẫ

QUY TRÌNH ĐẶT HANG TẠI CÔNG TY TNHH NHỰA

ĐƯỜNG PETROLIMEX

1 Về quy trình tác nghiệp tại đơn vị:

Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex (Công ty) là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, sản xuất và phân phối các sản phẩm nhựa đường

và dẫn xuất từ nhựa đường - một nguyên vật liệu chính và không thể thiếu trong thi công đường bộ bê tông nhựa Thị trường của Công ty trải dài trên địa bàn cả nước và ra khỏi biên giới Việt Nam tới một số tỉnh thuộc Lào, Campuchia

Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại là chủ yếu và một phần nhỏ là sản xuất, Công ty hiện đang phải cạnh tranh gay gắt với các đối thủ mạnh trên thị trường và hiệu quả kinh doanh luôn là một sức ép lớn đối với Công ty Để có được hiệu quả kinh doanh cao nhất, Công ty xác định hiệu quả tại mỗi khâu, đơn

vị, mỗi tổ chức trong Công ty phải hoạt động với hiệu quả cao nhất Để đạt được hiệu quả hoạt động cao nhất, không thể thiếu các quy trình tác nghiệp Ngay từ khi thành lập Công ty và đi vào hoạt động (Công ty thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 2006), nhận thức rõ tầm quan trọng của các quy trình tác nghiệp cho nên Công ty đã nhanh chóng xây dựng và ngày càng hoạt thiện hệ thống các quy trình tác nghiệp cho các hoạt động tại Công ty

Một trong các quy trình tác nghiệp thường xuyên nhất của Công ty và cũng là quy trình tôi phải tham gia thường xuyên là quy trình tác nghiệp đặt hàng Quy trình này có thể được mô tả tóm tắt như sau:

Trước tiên, giới thiệu sơ lược về đặc điểm của sản phẩm mà Công ty hiện đang kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty hiện nay là nhựa đường nóng – nguyên liệu không thể thiếu trong thi công đường bộ Một đặc điểm của nhựa đường nóng là trước khi được trộn với các nguyên vật liệu khác để tạo thành thảm nhựa đường thì luôn được tồn chứa, vận chuyển ở nhiệt độ từ 100 đến 120C Chính vì vậy, khi nhập khẩu từ nước ngoài, nhựa đường nóng được chuyên chở bằng tầu chuyên dụng, có hệ thống làm nóng thường xuyên và bồn chứa chuyên dùng Khi nhập kho, nhựa đường nóng luôn được tồn chứa và bảo quản trong các bồn bể có hệ thống gia nhiệt và bảo ổn để giữ nhiệt độ cho nhựa đường Khi bán sản phẩm cho khách hàng, nhựa đường nóng cũng được chuyên trở trên các xe chuyên dùng cũng có hệ thống gia nhiệt và bảo ôn trên xe Chỉ khi nhựa đường được đem đi trộn với các nguyên vật liệu khác để tạo thành bê tông nhựa thì nhiệt độ mới hạ xuống ở nhiệt độ bình thường

- Khi khách hàng có nhu cầu về nhựa đường, khách hàng sẽ liên hệ với phòng bán hàng của Công ty Việc liên hệ thông thường bằng điện thoại, fax và hầu như đơn đặt hàng ít khi thể hiện bằng văn bản chính thức

- Phòng bán hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng sẽ xem nguồn hàng còn tồn trong kho, khả năng vận tải (vì nhựa đường cần được vận chuyển bằng xe chuyên dùng của Công ty cho nên luôn phải xem xét tới khả năng vận tải) cũng như khả năng tiếp nhận ngay hàng của Công ty tại công

trường để lập đề nghị cấp hàng cho khách hàng Đề nghị cấp hàng được lập thành văn bản và người có trách nhiệm ký đề nghị cấp hàng

- Đề nghị cấp hàng sau khi được lập xong sẽ chuyển sang bộ phận quản lý

bán hàng thuộc phòng Tài chính kế toán (Tôi tham qua công đoạn này của quy

trình) Bộ phận quản lý bán hàng sẽ xem xét tình hình công nợ hiện tại của

khách hàng này, khả năng chi trả tiền hàng cho lượng hàng dự kiến cấp Trường hợp đủ điều kiện cấp hàng, bộ phận bán hàng cùng ký đề nghị xuất hàng, chuyển lại phòng bán hàng để phòng bán hàng chuyển xuống kho hàng để xuất hàng cho khách hàng Trường hợp bộ phận quản lý khách hàng nhận thấy không đủ điều kiện xuất hàng thì ghi rõ ý kiến, chuyển phòng bán hàng để phòng bán hàng chuyển lên cấp cao hơn quyết định Cấp cao hơn sẽ xem xét quyết định cấp hay không cấp hàng Như vậy, đề nghị cấp hàng được coi là đủ điều kiện cấp hàng khi phòng bán hàng và bộ phận quản lý bán hàng cùng thống nhất ký đơn hoặc cấp lãnh đạo cao hơn quyết định cấp hàng và ký vào đề nghị cấp hàng Kho hàng chỉ được xuất hàng đối với các đề nghị cấp hàng đủ điều kiện Đề nghị cấp hàng được chuyển cho kho hàng thông qua hệ thống fax Định kỳ 10 ngày, đề nghị xuất hàng bản chính sẽ được chuyển xuống kho hàng

- Nhận được đề nghị cấp hàng đủ điều kiện, kho hàng bố trí điều phương tiện, bơm hàng lên phương tiện để vận chuyển và cấp cho khách hàng Khi hàng

ra khỏi kho, cần thiết phải có ít nhất hai loại giấy tờ là Phiếu xuất kho và phiếu cân hàng Vì nhựa đường nóng là dạng lỏng cho nên khối lượng được đo tính

dựa vào khối lượng của phương tiện vận tải (cân trước và sau khi bơm hàng vào phương tiện) Phiếu cân đồng thời là biên bản giao nhận hàng cho khách hàng

- Kết thúc giao hàng, kho hàng lập báo cáo xuất hàng hóa và gửi báo cáo

về phòng bán hàng và bộ phận quản lý bán hàng Báo cáo này được lập hàng ngày và chuyển dưới hình thức thư điện tử (email) Báo cáo thể hiện tổng lượng hàng đã xuất ra khỏi kho Định kỳ 10 ngày, kho hàng lập báo cáo dưới dạng văn bản và gửi về phòng bán hàng và phòng quản lý bán hàng Báo cáo định kỳ này thể hiện chi tiết lượng hàng xuất bán cho từng khách hàng Việc báo cáo của kho

đã kết thúc quy trình tác nghiệp đặt hàng cho mỗi đơn hàng của khách hàng Quy trình này lặp lại liên tục trong toàn bộ quá trình kinh doanh của Công ty

Bất cập của quy trình:

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, quy trình này được coi là phù hợp và hiện vẫn đang phát huy tác dụng, mang lại hiệu quả kinh doanh cao cho Công ty Đã không có tổn thất nào xẩy ra từ quy trình này Tuy nhiên, vẫn còn một số bất cập trong quy trình này, trong đó, bất cập chủ yếu liên quan tới tính linh hoạt của quy trình và tính rủi ro của quy trình

Về tính linh hoạt của quy trình:

Theo quy trình, đề nghị cấp hàng chỉ được xem như đủ điều kiện nếu phòng bán hàng và bộ phận quản lý bán hàng cùng thống nhất và ký vào đề nghị cấp hàng Kho hàng chỉ cấp hàng đối với các đề nghị cấp hàng đủ điều kiện Tuy nhiên, có một thực tế là: Nhựa đường là mặt hàng nguyên liệu đặc biệt, nhu cầu tiêu dùng

là vào bất kỳ thời điểm nào trong này, bất kể ngày đêm, ngày nghỉ, ngày lễ (vì công việc thi công đường bộ không kể ngày đêm, thậm chí còn ưu tiên thi công vào ban đêm) cho nên không phải lúc nào đề nghị cấp hàng cũng được lập kịp thời và hội đủ điều kiện cấp hàng Hơn nữa, rất khó có thể kế hoạch hóa được việc cấp hàng cho khách hàng vì việc tiêu dùng nhựa đường phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan, trong đó có yếu tố thời tiết Vì vậy, mức độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng bị ảnh hưởng, sức cạnh tranh trước các đối thủ cạnh tranh bị giảm xuống

Về tính rủi ro của quy trình:

Theo quy trình, sau khi hoàn tất cấp hàng cho khách hàng, kho hàng tiến hành lập báo cáo và gửi cho phòng bán hàng và phòng quản lý bán hàng Tuy nhiên, báo cáo chỉ thể hiện tổng lượng hàng được xuất ra khỏi kho mà không thể hiện chi tiết xuất bán cho khách hàng nào Và chi tiết chỉ được thể hiện trong báo cáo định kỳ Như vậy trong thời gian từ báo cáo hàng ngày cho tới báo cáo định kỳ, một rủi ro có thể xẩy ra là kho hàng có thể lợi dụng quy trình mà xuất hàng cho khách hàng không đúng với đối tượng khách hàng nêu trong đề nghị xuất hàng Nguy cơ xẩy ra thất thoát tài sản hàng hóa là hoàn toàn có thể xẩy ra

Cải thiện như thế nào?

Có thể sự thiếu linh hoạt và rủi ro là các bất cập chủ yếu cho quá trình quản lý Hoàn toàn có thể cải thiện được điều này với việc thay đổi quy trình, cụ thể như sau:

- Bổ sung thêm trường hợp đề nghị cấp hàng đủ điều kiện xuất hàng Đó

là trong trường hợp ngày lễ, ngày nghỉ mà không thể lập đề nghị xuât bán hàng bằng văn bản được, đề nghị có thể được thực hiện bằng điện thoại với sự thống nhất của phòng bán hàng và bộ phận quản lý bán hàng Việc ghi âm lại các cuộc đàm thoại không có gì là khó khăn Tuy nhiên, ngay sau ngày làm việc hôm sau, cần phải hoàn thiện đề nghị xuất hàng bằng văn bản và gửi cho kho hàng theo cách thông thường

- Đối với báo cáo hàng ngày của kho, thay đổi hình thức báo cáo, thay vì báo cáo tổng lượng xuất bán thì kho cần phải báo cáo chi tiết xuất bán hàng hóa như báo cáo định kỳ Như vậy, phòng bán hàng và phòng quản lý bán hàng sẽ có thông tin kịp thời về lượng hàng bán cho khách hàng và kịp thời có những phản ứng đối với những sai lệch trong quá trình đặt hàng và cấp hàng cho khách hàng

2 Về việc áp dụng các nội dung trong môn học

Quản trị hoạt động là môn học cung cấp các cơ sở lý luận khoa học cũng như các giải pháp làm tăng hiệu quả hoạt động của mỗi doanh nghiệp Các nội dung chính của khoa học quản trị hoạt động bao gồm các nội dung từ xây dựng kế hoạch, dự báo các nhu cầu, quản lý dự trữ hàng tồn kho, quản lý chất lượng sản phẩm và quả lý sản xuất theo phương pháp LEAN Tùy theo đặc điểm sản phẩm, đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà các nội dung nêu trên được vận dụng ở mức độ khác nhau

Như đã giới thiệu ở trên, hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex chủ yếu là thương mại, sản xuất chiếm tỷ trọng nhỏ Sản phẩm tiêu thụ có những đặc thù riêng Công ty có thể vận dụng tất cả các nội dung của môn học Quản trị hoạt động vào hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng một

số nội dung không rõ nét Có hai nội dung Công ty có thể áp dụng khá triệt để là Quản trị dự trữ và quản lý chất lượng Nội dung quản trị dự trữ sẽ được áp dụng vào hoạt động quản trị hàng tồn kho và quản trị vốn kinh doanh, nội dung quản

lý chất lượng sẽ được áp dụng vào hoạt động quản lý chất lượng mà chủ yếu là chất lượng dịch vụ (vì chất lượng sản phẩm nhựa đường luôn phải được đảm bảo theo tiêu chuẩn của Bộ Giao thông Vận tải Việt Nam – sản phẩm đạt tiêu chuẩn là điều kiện tiên quyết để có thể kinh doanh nhựa đường

• Xác định lượng hàng tồn kho tối ưu để giảm thấp nhất vốn kinh doanh tồn đọng tại hàng tồn kho:

Nhựa đường là sản phẩm hiện nay phải nhập khẩu 100% từ nước ngoài cho nên lượng hàng dự trữ và thời gian dự trữ thường cao hơn so với các sản phẩm có thể mua trong nước Hiện tại, lượng hàng tồn bình quân toàn Công ty là 3 ngàn tấn và số vòng quay hàng tồn kho bình quân là 20 ngày Lượng tồn kho lớn, thời gian tồn kho dài sẽ làm tăng các chi phí sau:

- Chi phí gia nhiệt cho hàng tồn kho – hay còn gọi là chi phí lưu

kho.

Như đã trình bày ở trên, nhựa đường tồn chứa trong kho luôn phải được duy trì

ở nhiệt độ từ 100 đến 120 C Bên cạnh các bể chứa có hệ thống bảo ôn (hệ thống giữ nhiệt bằng lớp bông thủy tinh bên ngoài), cần phải có hệ thống gia nhiệt để nâng nhiệt độ lên (trường hợp tồn lâu ngày và nhiệt độ xuống thấp dưới 100 độ C) Dầu FO là nhiên liệu được sử dụng để vận hành hệ thống gia nhiệt này Việc tồn kho lâu ngày chưa tiêu thụ kịp chắc chắn sẽ làm tăng chi phí hoạt động cho

hệ thống lò gia nhiệt

- Chi phí vốn cho hàng tồn kho:

Hàng tồn kho chưa ra khỏi kho để xuất bán cho khách hàng sẽ chưa chuyển hóa sang dạng tài sản khác (nợ phải thu, tiền hàng…) Vốn kinh doanh do đó mà còn tồn đọng tại khâu này Lượng hàng tồn kho càng lớn thì chi phí về vốn kinh doanh càng lớn, hàng tồn kho càng lâu thì vốn bị tồn đọng càng lâu và xét về tổng thể, hiệu quả kinh doanh của Công ty bị ảnh hưởng trực tiếp

Nhưng ngược lại, nếu lượng hàng tồn kho không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, trong khi hàng nhập khẩu chưa về kịp thì chắc chắn, khách hàng sẽ lựa chọn lấy hàng từ nhà cung cấp khác, chất lượng dịch vụ của Công ty giảm xuống cùng với sự giảm sút sức cạnh tranh của Công ty

Như vậy, với lượng hàng tồn kho bình quân và thời gian tồn kho tối ưu theo lý thuyết (được rút ra từ số liệu lịch sử và tính toán đảm bảo hiệu quả tối ưu), Công

ty cần xây dựng kế hoạch bán hàng, kế hoạch nhập hàng để đảm bảo lượng hàng tồn kho thấp nhất, chi phí gia nhiệt thấp nhất (lý tưởng nhất là không phải vận

hành hệ thống gia nhiệt vì hàng nhập về kho, nhiệt độ chưa xuống tới 100 độ C thì đã được xuất bán cho khách hàng) nhưng vẫn phải đảm bảo luôn có hàng cung ứng cho khách hàng Kinh doanh nhựa đường mang tính mùa vụ, cùng với việc Công ty phải nhập khẩu 100% nhựa đường và việc nhập thường theo tầu có khối lượng lớn, việc xây dựng kế hoạch bán hàng, kế hoạch nhập hàng để tính ra được lượng, thời gian tồn kho tối ưu sẽ trực tiếp làm giảm chi phí cho hàng tồn kho, tăng lợi nhuận kinh doanh của Công ty

• Dịch vụ đối với khách hàng đóng vai trò quyết định đối với sự thành bại của Công ty trong điều kiện cạnh tranh hiện nay:

Như đã đề cập ở trên, chất lượng sản phẩm là vấn đề không cần bàn vì để kinh doanh được, sản phẩm tất yếu phải đáp ứng tiêu chuẩn quy định Và sản phẩm nhựa đường là như nhau đối với tất cả các nhà cung cấp, không có sự khác biệt

về chất lượng Như vậy, chất lượng được đề cập ở đây là chất lượng dịch vụ Chất lượng của dịch vụ được thể hiện ở một số nội dung sau đây:

- Khả năng đáp ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng.

Thi công đường bộ có những đặc thù riêng, trong đó có yêu cầu về tiến độ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các công đoạn công việc.Việc đáp ứng kịp thời hàng hóa sẽ đảm bảo cho khách hàng thi công các công trình đúng tiến độ, giảm chi phí dừng sản xuất của khách hàng Một số công trình thường phải thi công vào

ban đêm cho nên nếu phải dừng sản xuất vì lý do vật tư chưa đáp ứng kịp, chi phí dừng sản xuất sẽ rất lớn

- Thái độ của lái xe đối với khách hàng.

Bên cạnh các cán bộ làm công tác bán hàng tại bộ phận bán hàng, lái xe bồn (xe vận chuyển nhựa đường) là đối tượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi giao hàng Thái độ của lái xe sẽ tác động trực tiếp tới phản ứng của khách hàng và do

đó ảnh hưởng tới quyết định có mua hàng tiếp của Công ty nữa hay không, sự mặc cả của khách hàng đối với các đơn hàng tiếp theo

- Sự chăm sóc khách hàng của bộ phận bán hàng.

Kinh doanh là một chu trình khép kín và liên tục Việc chăm sóc tốt khách hàng (dịch vụ sau bán hàng) sẽ là điều kiện cần thiết để gia tăng sự gắn kết của khách hàng với Công ty, và do đó tác động tích cực tới hiệu quả hoạt động của Công ty

Chất lượng là vấn đề các doanh nghiệp luôn phải quan tâm Công ty sẽ và sẽ phải tiếp tục quan tâm tới khả năng đáp ứng hàng hóa cho khách hàng, giáo dục, đào tạo kỹ năng của đội ngũ lái xe và nâng cao hiệu quả của hoạt động sau bán hàng Và trong quản trị hoạt động, quản lý chất lượng luôn là một trong những nội dung quan trọng nhất

Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2010

Hết./