Quy tr×nh kinh doanh dịch vụ tßa nhà tại c«ng ty CP dþch vô SUDICO

Quy trình kinh doanh dch v tòa nh ti Công ty CP DÞch vơ SUDICO Quản trị hoạt động có vị trí quan trọng thành cơng, phát triển tổ chức nói chung doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, đơn vị hoạt động lĩnh vực dịch vụ Một kế hoạch hoạt động tốt, kế hoạch tác nghiệp hiệu giúp doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ làm thỏa mãn tốt yêu cầu khách hàng, phát triển mà doanh nghiệp muốn hướng tới Công ty CP Dịch vụ SUDICO ngoại lệ Tên công ty: Công ty CP Dịch vụ SUDICO Tên giao dịch quốc tế: SUDICO SERVISE Trụ sở chính: Tầng 2, tịa nhà CT1 Khu thị Sơng Đà - Mỹ Đình, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, Tp Hà Nội Số điện thoại: (84-4) 7684504 Fax: (84-4) 7684029 Website: www.sudicosd.com.vn Email: info@sudicosd.com b Lịch sử hình thành:  Là Cơng ty trực thuộc Công ty CP Đầu tư Phát triển đô thị Khu công nghiệp Sông Đà thành lập theo Quyết định số 946 QĐ/BXD ngày 08/7/2003 Bộ trưởng Bộ Xây dựng việc chuyển Công ty Đầu tư phát triển Học viên : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động đô thị & Khu công nghiệp Sông Đà doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà thành công ty cổ phần  Năm 2006, cổ phiếu cơng ty thức giao dịch TTGDCK HCM vào ngày 06/07/2006 với số lượng niêm yết triệu cổ phiếu Vốn điều lệ cơng ty tính đến 10/2006 50 tỷ đồng Công ty bắt đầu niêm yết với mã SJS ngày 07/06/2006 sàn giao dịch chứng khốn TP Hồ Chí Minh Tổ chức tư vấn: cơng ty Chứng khốn Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Kiểm tốn độc lập: cơng ty cổ phần kiểm toán tư vấn (A&C) c Ngành nghề kinh doanh:  Tư vấn, đầu tư, lập thực dự án đầu tư xây dựng, kinh doanh nhà ở, khu đô thị khu công nghiệp  Kinh doanh khai thác dịch vụ nhà ở, khu đô thị khu công nghiệp  Thi cơng xây lắp cơng trình dân dụng công nghiệp  Tư vấn thiết kế kỹ thuật, quy hoạch chi tiết khu đô thị khu công nghiệp, tư vấn thiết kế cơng trình dân dụng, cơng nghiệp  Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị nội thất  Kinh doanh bất động sản dịch vụ khác  Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng  Kinh doanh xuất nhập thiết bị máy móc d Sản phẩm chính:  Xây dựng kinh doanh nhà bao gồm: chung cư cao cấp, nhà phố, biệt thự  Xây dựng kinh doanh khách sạn, văn phòng Học viên : Trần Việt Dũng  Tư vấn thiết kế công trình xây dựng  Kinh doanh hàng hóa kinh doanh dịch vụ Môn học: Quản trị hoạt động Sau đây, tơi xin trình bày Quy trình kinh doanh dịch vụ tịa nhà cơng tác quản lý đầu tư xây dựng mà tham gia thực Cơng ty CP Dịch vụ SUDICO Mơc ®Ých Qui định phơng pháp trách nhiệm việc kinh doanh dịch vụ nhà Công ty đảm bảo, thoả mÃn nhu cầu khách hàng Phạm vi ¸p dơng ¸p dơng cho qu¸ tr×nh kinh doanh c¸c sản phẩm Công ty bao gồm: - Quản lý nhà - Các dịch vụ: Bảo vệ, vệ sinh, điện nớc - Cho thuê nhà Tài liệu tham khảo - Sổ tay chất lợng, mục trình liên quan đến khách hàng - TCVN ISO 9001:2000 Học viên : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hot ng Định nghĩa - P TCHC : Phòng tỉ chøc hµnh chÝnh - P KH - KT : Phòng kế hoạch kỹ thuật - P TCKT : Phòng tài kế toán - Ban GĐ : Ban giám đốc - Các tổ đội : Đội bảo vệ, vệ sinh đội điện nớc Nội dung 5.1 Lu đồ Biểu mẫu Trách nhiệm Hỗ trợ Hc viờn : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động Khách hàng Sổ tiếp nhận yêu cầu Tiếp nhận yêu cÇu BM DV-01 TP KHKT Xem xÐt kiĨm tra _ + P TCHC BM DV-02 C¸c ban Chức P KHKT Nhóm thị trờng Gửi báo giá P KHKT Ban GĐ _ Thơng l ợng, Đàm phán Ban GĐ Các ban Chức + P KHKT Ký hợp đồng Ban GĐ Các ban Chức Thực theo dõi hợp đồng BM DV-03 P KHKT BBBG P.TCKT Các tổ đội P KHKT Thanh lý Hợp đồng Ban GĐ Các ban Chức Sæ tiÕp nhËn YC Học viên : Trần Việt Dng Mụn hc: Qun tr hot ng 5.2 Mô tả Phòng TCHC tiếp nhận yêu cầu đặt hàng khách hàng, ghi sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng theo BM DV-01 chuyển Phòng KHKT xem xét Phßng KHKT xem xÐt, nÕu chÊp nhËn chun Phßng TCHC ghi sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng Nếu không chấp nhận, thông báo với Ban Giám đốc để xin ý kiến Kết cuối không chấp nhận chuyển Phòng TCHC thông báo từ chối khách hàng Căn để xem xét yêu cầu khách hàng gồm: + Vị trí văn phòng nhà cho thuê + DiƯn tÝch mỈt b»ng + TiƯn nghi phơc vơ sinh hoạt (điện, nớc, đồ dùng ) + An ninh + Khả chuyên môn số lợng CBCNV có để làm dịch vụ + Năng lực Công ty Nếu chấp nhận, Phòng KHKT thông báo giá cho khách hàng (có thể sử dụng BM DV-02 khách hàng yêu cầu) tiến hành đàm phán yêu cầu để ký kết hợp đồng Hc viờn : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động Sau thơng lợng, đàm phán điều khoản hợp đồng: + Nếu khách hàng không trí với điều khoản hợp đồng thông báo từ chối thực + Nếu khách hàng trí, triển khai ký kết hợp đồng Ký kết hợp đồng : sau hai bên thống điều khoản hợp đồng Theo phân cấp tài Công ty đứng ký kết hợp đồng với khác hàng Triển khai thực hợp đồng: a Đối với cung cấp dịch vụ cho thuê nhà làm nhà văn phòng: Sau Hợp đồng đợc ký kết : Phòng Kế hoạch Kỹ thuật kết hợp với tổ, đội bảo vệ, điện nớc nhà cho thuê tiến hành việc bàn giao diện tích mặt bằng, trang thiết bị (Nếu có) cho khách hàng ghi sổ theo dõi thực hợp đồng theo biều mẫu BM DV-03 Hàng tháng, quí Phòng TCKT xuất Hoá Đơn cho khách hàng tiến hành làm thủ tục toán b Đối với dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa điện nớc : Sau Hợp đồng đợc ký kết : Phòng Kế hoạch Kỹ thuật kết hợp với tổ, đội bảo vệ, vệ sinh, điện nớc thùc hiƯn Học viên : Trần Việt Dũng Mơn học: Quản trị hoạt động theo ®óng néi dung Hợp đồng Hàng tháng, với khách hàng lập Biên nghiệm thu công việc đà thực hiện, ghi sổ theo dõi thực hợp đồng theo biều mẫu BM DV-03 Phòng TCKT vào Biên nghiệm thu công việc để làm xuất Hoá đơn cho khách hàng Kết thúc hợp đồng Phòng TCKT kết hợp với Phòng KHKT đối chiếu công nợ thu hồi, đồng thời lập biên lý hợp đồng Lu trữ Hồ sơ kinh doanh dịch vụ nhà lu Phòng kế hoạch kỹ thuật năm - Sổ giao dịch với khách hàng - Sổ theo dõi thực hợp đồng - Hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, lý hợp đồng - Các tài liệu trình đàm phán (báo giá, công văn, th từ, FAX) Biểu mẫu - BM DV - 01: Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng - BM DV - 02: Báo giá - BM DV - 03: Sổ theo dõi thực hợp đồng Học viên : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động Qua quy trình cho thấy phần bước cần thiết mà áp dụng Công ty CP Dịch vụ SUDICO nhằm thực quản lý kinh doanh dịch vụ tòa nhà cách tốt Về quy trình thực theo quy định Pháp luật đáp ứng mong muốn đề Tuy nhiên, quy trình có mặt chưa cần phải xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp với đòi hỏi đáp ứng ngày cao yêu cầu công việc Cụ thể: - Để thực tốt bước cần có phối hợp tốt chặt chẽ phịng ban, cần Phịng ban khơng hợp tác gây ách tắc tất bước triển khai - Chưa có quy định rõ thời gian triển khai cụ thể bước triển khai - Để quyền lực tập trung nhiều vào số phòng ban gây nên lạm dụng quyền hạn - Để hồn thiện quy trình kinh doanh dịch vụ tịa nhà, Tơi xin đề xuất số ý kiến để cải tiến sau: - Nên có quy định cụ thể thời gian tiến độ triển khai đơn vị bước, khâu - Thường xuyên tổ chức buổi họp phận có liên quan Giám đốc chủ trì để trao đổi thơng tin, tháo gỡ vướng mắc khó khăn tìm giải pháp tốt Học viên : Trần Việt Dũng - Môn học: Quản trị hoạt động Tăng cường cho cán triển khai liên quan đến quy trình đào lại để nâng cao kiến thức cập nhập quy định - Sử dụng người có lực chun mơn tốt, kinh nghiệm trách nhiệm vào vị trí chủ chốt - Tăng cường kiểm tra giám sát việc thực quy trình Quản lý chất lượng ISO 9001:2000 phịng ban - Câu : Mơn học Quản trị hoạt động áp dụng ứng dụng lớn vào công việc hoạt động doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thơng thường chi phí cho hoạt động sản xuất dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí tồn doanh nghiệp Việc cắt giảm chi phí q trình sản xuất hoạt động phụ khơng cần thiết, khơng có giá trị, giúp tăng khả cạnh tranh kinh tế tồn cầu Mơn học quản trị hoạt động giúp biết cách ứng dụng phát triển quan niệm vấn đề liên quan đến lập kế hoạch, quản lý, quản lý nguồn hàng, kiểm tra chất lượng, cách thức tính toán dự trữ hàng tồn kho, sản xuất tinh gọn (Lean)…một cách tốt Các doanh nghiệp khác thường có đặc thù sản xuất, kinh doanh khác Tuy nhiên, mục đích doanh nghiệp tập trung vào lợi nhuận hài lòng khách hàng Một nội dung môn học quản trị hoạt động nhiều doanh nghiệp quan tâm sản 10 Học viên : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động xuất tinh gọn (Lean production) nhằm liên tục loại bỏ lãng phí xảy q trình sản xuất từ cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp Lean, doanh nghiệp áp dụng vào q trình sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng đầu rút ngắn thời gian sản xuất Để áp dụng kiến thức Lean Công ty CP Dịch vụ SUDICO, tiến hành bước sau: - Rà sốt lãng phí doanh nghiệp: Doanh nghiệp có sản phẩm sản xuất dư thừa hay không? Những phế phẩm lãng phí làm tăng chi phí bán hàng, thông tin làm sai lệch sản phẩm? Mức tồn kho doanh nghiệp có dự trữ q mức hay khơng? Từ phân tích doanh nghiệp tập trung vào giải nhằm bước giảm lãng phí - Thiết lập quy trình chuẩn doanh nghiệp: Hiện doanh nghiệp chưa hồn thiện đầy đủ quy trình hoạt động Việc xem xét lại thao tác bước công việc nhằm đảm bảo tất nhân viên thực công việc theo cách tương tự hạn chế sai biệt gây nên phế phẩm - Hướng dẫn quy trình chuẩn cho nhân viên: Hướng dẫn dạng văn bản, hình ảnh hay video cho nhân viên dễ hiểu dễ thực - Quy hoạch lại cách bố trí khu vực làm việc: Nhằm hướng tới việc giảm thiểu di chuyển vận chuyển công đoạn, giúp giảm thiểu thời gian di chuyển, thất lạc giấy tờ, thiết bị, giảm thiểu vật tư bị hư hỏng trình vận chuyển gây 11 Học viên : Trần Việt Dũng - Mơn học: Quản trị hoạt động Có nhiều cơng cụ để sử dụng thực Lean Cho dù sử dụng công cụ nào, việc ứng dụng Lean khó đem lại kết nhanh chóng doanh nghiệp tận dụng chất xám nhân viên Các cơng cụ khơng tự giải vấn đề doanh nghiệp, nhân viên người đưa giải pháp thực tế khả thi để cải thiện công việc mà họ làm - Trong 15 năm qua, phương pháp Lean ngày áp dụng rộng rãi từ tập đoàn lớn giới công ty nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận bao gồm sản xuất dịch vụ ngân hàng, siêu thị bán lẻ, y tế, hành cơng… Chẳng hạn Nike Adidas đưa Lean vào nhà máy gia công giày thể thao Việt Nam cách bốn năm Theo thống kê gần có đến 50% doanh nghiệp Mỹ triển khai phần toàn phương pháp Lean để gia tăng khả cạnh tranh lợi nhuận Kết luận: Một doanh nghiệp muốn tồn phát triển chế thị trường khơng có phải tìm lựa chọn chiến lược cạnh tranh hợp lý, tìm điểm bất cập hoạt động máy điều hành phải biết tối ưu nhằm loại bỏ lãng phí khơng cần thiết để đạt hiệu cao Hy vọng với kinh nghiệm thân kết hợp với kiến thức thu môn học “ Quản trị hoạt động “, áp dụng linh hoạt hiệu công việc 12 Học viên : Trần Việt Dũng Môn học: Quản trị hoạt động Tài liệu tham khảo: Giáo trình tập giảng mơn Quản trị hoạt động – ĐH Griggs Tài liệu nội Công ty CP Dịch vụ SUDICO 13 ...  Kinh doanh hàng hóa kinh doanh dịch vụ Mơn học: Quản trị hoạt động Sau đây, tơi xin trình bày Quy trình kinh doanh dịch vụ tịa nhà công tác quản lý đầu tư xây dựng mà tham gia thực Công ty CP. .. khác  Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng  Kinh doanh xuất nhập thiết bị máy móc d Sản phẩm chính:  Xây dựng kinh doanh nhà bao gồm: chung cư cao cấp, nhà phố, biệt thự  Xây dựng kinh doanh. .. Quản trị hoạt động Qua quy trình cho thấy phần bước cần thiết mà áp dụng Công ty CP Dịch vụ SUDICO nhằm thực quản lý kinh doanh dịch vụ tòa nhà cách tốt Về quy trình thực theo quy định Pháp luật