Quy chế phòng kinh doanh

Quy chế phòng kinh doanh hoạt động kinh doanh cơ chế kinh doanh quy trình kinh doanh phân công nhân sự Quy chế phòng kinh doanh hoạt động kinh doanh cơ chế kinh doanh quy trình kinh doanh phân công nhân sự Quy chế phòng kinh doanh hoạt động kinh doanh cơ chế kinh doanh quy trình kinh doanh phân công nhân sự Quy chế phòng kinh doanh hoạt động kinh doanh cơ chế kinh doanh quy trình kinh doanh phân công nhân sự

Trang 1

QUY CHẾ PHÒNG KINH DOANH

LẦN

HÀ NỘI

Trang 2

Mục lục

Phần 1 Mở đầu

Phần 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Phần 3 Trách nhiệm của từng bộ phận

Phần 4 Nội dung công tác kinh doanh

Phần 5 Các quy định v chế độ trong việc thực hiện công tác kinh à chế độ trong việc thực hiện công tác kinh doanh

Phần 1: Giới thiệu chung

Giá thành đầu vào của các thiết bị, vật t đóng vai trò rất quan trọng, nó ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Trong các công ty xây dựng, thi công, sản xuất, việc mua bán thiết bị vật t thờng thông qua các đơn vị kinh doanh trung gian Giá thành bán ra từ các đơn vị kinh doanh thờng cao hơn 10-15% so với giá bán ra từ các nhà sản xuất trực tiếp Chính vì vậy tìm nguồn thiết bị vật t từ các

Trang 3

nhà sản xuất trực tiếp sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh toàn Công ty.

Công ty của chúng ta là một đơn vị thi công cơ giới lớn Hàng năm chúng ta bỏ ra hàng trăm tỷ đồng để mua thiết bị vật t phục vụ thi công Nếu chúng

ta mua đợc trực tiếp thiết bị, vật t từ các nhà sản xuất thì chắc chắn nguồn lợi mang lại từ công việc này sẽ không nhỏ Từ những lý do trên, Ban Giám đốc công

ty quyết định mở ra mảng kinh doanh, với mục tiêu cung cấp một phần thiết bị, vật t cho công ty, ngoài ra từng bớc xây dựng thành một phòng kinh doanh thực thụ

có khả năng cung cấp nhiều loại thiết bị vật t đem lại một nguồn lợi đáng kể đóng góp một phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.

Ban Giám đốc công ty ban hành Quy chế kinh doanh tạo thuận lợi cho việc Quản lý cũng nh tạo điều kiện cho hoạt động, phát triển kinh doanh.

Trang 4

Quan hệ lãnh đạo, giám sát Quan hệ phối hợp theo chức năng

Nhân Viên Kinh Doanh

TP Kế Hoạch

Kỹ Thuật

TP Thiết Bị Vật T

PT Kinh Doanh

TP Kế Toán Tài Chính TP Tổ Chức Hành Chính

Ban Giám đốc

Quản lý dự án

Phần II Sơ Đồ cơ cấu tổ chức kinh Doanh

Phụ Trách X ởng

Dự án

Phụ Trách X ởng

Dự án

Quản lý TBVT

Dự án

Quản lý TBVT

Dự án

Nhân Viên Kinh Doanh Vùng

Trang 5

Phần III Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Phụ trách xởng

 Lên kế hoạch tổ chức phân công sửa chữa bảo hành, thiết bị,

 Hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng

 Giao hàng, hớng dẫn sử dụng

 Tiếp thị các sản phẩm mà Công ty kinh doanh

 Báo cáo thờng xuyên

 Đề xuất nếu cần thiết

Quản lý thiết bị, vật t

 Chỉ đạo công việc trực tiếp cho phụ trách xởng

 Giám sát, đôn đúc việc thực hiện các nhiệm vụ đợc giao của phụ trách xởng

 Tìm hiểu nhu cầu của các đối tác để tìm ra sản phẩm kinh doanh mới

Nhận viên kinh doanh

 Bán hàng

- Tìm khách hàng

- Tiếp cận tìm hiểu nhu cầu của khách hàng

- Cung cấp toàn bộ thông tin cho khách hàng về nhu cầu của họ

- T vấn, marketing cho khách hàng

- Soạn thảo hợp đồng

- Chăm sóc khách hàng

- Tiếp nhận mọi thông tin phản hồi từ phía khách hàng

- Vv

 Cung cấp toàn bộ thông tin về lịch giao hàng, hớng dẫn vận hành, bảo hành bảo trì, các sản phẩm mới cho cho QLTBVT DA

 Tìm nguồn cung cấp

 Báo cáo hàng tuần với phụ trách kinh doanh về hoạt động trong tuần, nhu cầu khách hàng, các thông tin phản hồi,

 Kiến nghị, đề xuất ý kiến

Nhận viên kinh doanh Vùng

 Tìm nguồn, cung cấp vật t, phụ tùng thay thế cho các công trờng trong vùng quản lý

 Bán hàng

- Tìm khách hàng

Trang 6

- Vv

 Báo cáo hàng tuần với phụ trách kinh doanh về hoạt động trong tuần, tình hình thị trờng, nhu cầu khách hàng, các thông tin phản hồi,

Giám đốc dự án

 Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát nhân viên dới quyền thực hiện các công việc đợc giao

 Tìm khách hàng

 Bán hàng

 Báo cáo thờng xuyên về tình hình triển khai công việc

 Các công việc khác theo yêu cầu

Phụ trách kinh doanh

 Thực hiện chức năng tham mu cho lãnh đạo về các hoạt động trong kinh doanh

 Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về hoạt động kinh doanh

 Tìm các nhà cung cấp, các mặt hàng truyền thồng

 Lập kế hoạch chiến lợc, bán hàng, makerting, tiếp thị

 Bán hàng

 Hỗ trợ, đào tạo nhân viên kinh doanh

 Báo cáo hàng tuần với lãnh đạo về tình hình kinh doanh

T.P Thiết bị vật t

 Quản lý, giám sát trực tiếp phụ trách kinh doanh

 Hỡ trợ định hớng, chiến lợng , quản lý, tìm khách hàng, tiếp thị

 Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh

Các phòng ban khác

 Phối hợp theo chức năng

Trang 7

Ban giám đốc

 Ra các quyết định trong quá trình hoạt động kinh doanh

 Hỗ trợ về quan hệ, thông tin, tiếp thị các sản phẩm mà Công ty kinh doanh

Phần 4 Nội dung công tác kinh doanh

1 Bán hàng

Bắt đầu

Trang 8

Chú ý: các bớc thực hiện theo chiều kim đồng hồ

Nhận viên kinh doanh Vùng

 Tìm nguồn, cung cấp vật t, phụ tùng thay thế cho các công trờng trong vùng quản lý

 Bán hàng

- Tìm khách hàng

Thực hiện các thủ tực bán hàng

Từ vấn makering thuyết phục

Tiếp cận, tìm hiểu nhu cầu

Giao hàng, các dịch vụ sau bán hàng

Chăm sóc

tìm hiểu

nhu cầu

mới

Chăm sóc

tìm hiểu

nhu cầu

mới

Tìm khách hàng tiềm năng

L u trữ

thông tin

Trang 9

- Vv

 Báo cáo hàng tuần với phụ trách kinh doanh về hoạt động trong tuần, tình hình thị trờng, nhu cầu khách hàng, các thông tin phản hồi,

Giám đốc dự án

 Chỉ đạo, đôn đốc, giám sát nhân viên dới quyền thực hiện các công việc đợc giao

 Bán hàng

 Báo cáo thờng xuyên về tình hình triển khai công việc

 Các công việc khác theo yêu cầu

Phụ trách kinh doanh

 Thực hiện chức năng tham mu cho lãnh đạo về các hoạt động trong kinh doanh

 Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về hoạt động kinh doanh

 Tìm các nhà cung cấp, các mặt hàng truyền thồng

 Lập kế hoạch chiến lợc, bán hàng, makerting, tiếp thị

 Bán hàng

 Hỗ trợ, đào tạo nhân viên kinh doanh

 Báo cáo hàng tuần với lãnh đạo về tình hình kinh doanh

T.P Thiết bị vật t

 Quản lý, giám sát trực tiếp phụ trách kinh doanh

 Hỡ trợ định hớng, chiến lợng , quản lý, tìm khách hàng, tiếp thị

 Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh

Các phòng ban khác

 Phối hợp theo chức năng

Ban giám đốc

 Ra các quyết định trong quá trình hoạt động kinh doanh

 Hỗ trợ về quan hệ, thông tin, tiếp thị các sản phẩm mà Công ty kinh doanh

Trang 10

A Tìm khách hàng tiềm năng

Việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng là một việc làm quan trọng, vì nếu không có khách hàng đồng nghĩa với việc không có khách hàng để bán hàng Cho nên việc này phải đợc làm thờng xuyên, kiên trì

Phơng pháp tìm khách hàng

- Thông qua các mối quan hệ cá nhân

- Khai thác từ các mối quan hệ để đợc giới thiệu, gây ảnh hởng

- Thông qua mạng Internet, báo chí, niên giám điên thoại

Cách xác định khách hàng tiềm năng

- Có nhu cấu sử dụng các loại sản phẩm công ty cung cấp

- Có đủ khả năng tài chính chi trả theo nhu cầu

- Không liên quan đến các hoạt động không đợc xã hội thừa nhận

B Tiếp cận tìm hiểu nhu cầu

Tiếp cận

Có 2 cách thông thờng để tiếp cận bố trí cuộc hẹn

- Tiếp cận qua điện thoại

- Tiếp cận trực tiếp

Mục tiêu chủ yếu của giai đoạn này là tiếp cận để đạt đợc cuộc hẹn để giới thiệu sản phẩm chứ không phải bán hàng qua điện thoại

Chú ý Phải chuẩn bị kỹ trớc khi gọi điện thoại

Tìm hiểu nhu cầu

- Giới thiệu về công ty và các sản phẩm của công ty

- Thu thập thông tin về khách hàng

- Tìm hiểu, phát hiện nhu cầu của khách hàng

C T vấn makering, thuyết phục khách hàng

Đa phần khách hàng chỉ quen sử dụng sản phẩm của một hãng truyền thống Chính vì vậy việc t vấn, makerting t vấn cho khách hàng sử dụng sản phẩm của hãng khác là một việc rất khó Công việc này đòi hỏi ngời t vấn phải hiểu rõ về sản phẩm của mình cũng nh nhu cầu thực của khách hàng, đồng thời phải kiên trì Nên nhớ thái độ của ngời thuyết phục đóng vai trò rất quan trọng

- Giới thiệu về sản phẩm, xuất xứ, thị trờng của sản phẩm

Trang 11

- So sánh về kinh tế, kỹ thuật

- Đa ra lý do tại sao khách hàng nên dùng sản phẩm này

- Đa ra các yếu tố hấp dẫn về khuyến mại, dịch vụ sau bán hàng

- Tỏ ra nhiệt tình, trung thực

D Thực hiện các thủ tục bán hàng

Sau khi thuyết phục đợc khách hàng mua hàng cần phải chứng minh cho khách hàng thấy rằng họ đã không lựa chọn sai nhà cung cấp, đây là lúc chứng tỏ tính chuyên nghiêp cao nhất

Một số yêu cầu bắt buộc của hợp đồng

Trên hợp đồng phải có đẩy đủ các thông tin nh: Tên, giá thành, chất lợng của sản phẩm, xuất xứ, thời gian, địa điểm giao hàng, phơng thức thanh toán, và đầy đủ các thông tin về cả hai bên Bán và Mua nh địa chỉ số điện thoại, Fax, Mã số thuế, tài khoản ngân hàng.vv

Khi thực hiện bớc này chú ý: Chỉ khi ký đợc hợp đồng bán hàng mới yêu cầu công

ty Mua hàng.

- Ký hợp đồng

- Giao hàng,

Trớc khi giao hàng phải báo trớc cho bên nhận ít nhất 04 ngày để khách hàng chuẩn bị

E Thực hiện các thủ tục sau bán hàng

- Hớng dẫn sử dụng

- Bảo hành bảo trì

D Chăm sóc khách hàng thờng xuyên, tiếp tục giới thiệu sản phẩm mới và đề nghị giới thiệu thêm khách hàng.

Đây là công việc hết sức quan trọng

2 tìm nguồn hàng

Trang 12

A.Tìm nhà cung cấp phù hợp

Xuất phát từ nhu cầu thực của công ty, thị trờng và từ kênh thông tin từ khách hàng tìm nhà cung cấp trực tiếp các mặt hàng trên

B Kiểm tra nhà cung cấp

Sau khi có đợc thông tin từ nhà cung cấp, phải kiểm tra kỹ trớc khi đặt quan hệ

Tối thiểu phải kiểm tra đợc 2 thông tin sau

- Chấc chắn công ty đó tồn tại và cung cấp sản phẩm đó

- Có đủ khả năng cung cấp sản phẩm theo các điều khoản đa ra

- Hàng hoá hợp lệ, đợc phép kinh doanh

Tìm các nhà cung cấp phù hợp

Xin báo giá, so sánh

Nhu cầu thị tr òng

Kiểm tra nhà cung cấp

Mua hàng

Thiếp lập, giữ

quan hệ

Thiếp lập, giữ

quan hệ Bắt đầu

Trang 13

C Xin báo giá, Catalogue so sánh

- Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của nhà cung cấp xin báo giá tất cả các loại sản phẩm mà nhà cung cấp có thể cung cấp cùng toàn bộ catalogue,

- Sau khi có đợc các thông tin yêu câu, kiểm tra, so sánh, nếu thấy đạt yêu cầu thì tiếp tục bớc sau

D.Thiết lập, giữ quan hệ

- Gây uy tín đề nghị làm đại diện thơng mại hoặc nhà phân phối

- Thông tin thờng xuyên đê giữ mối liên lạc với nhà cung cấp

E Mua hàng

Bớc này chỉ đợc thực hiện khi có đợc hợp đồng bán sản phẩm

Phần 5 Các quy định về việc thực hiện công tác kinh doanh

1 Lựa chọn các nhà cung cấp thiết bị và các thiết bị vật t

- Nhà cung cấp phải là các công ty lớn, có uy tín, tuân thủ nghiêm các điều khoản trong các hợp đồng đại diện, đại lý

- Thiết bị, vật t phải có lợng tốt, đảm bảo về các thông số kỹ thuật, hình học, theo tiêu chuẩn

- Thiết bị, vật t phải có CO, CQ nếu là hàng nhập khẩu, nếu mua lại của các công ty trong nớc thì phải có nguồn gốc rõ ràng, không phải hàng nhái, trốn lậu thuế, trộm cắp

2 Công tác bán hàng

- Nhân viên kinh doanh phải có lối sống văn minh, lịch sự, cẩn thận, trung thực tránh làm ảnh hởng xấu đến công ty

- Nhân viên bán hàng phải luôn ghi nhận các thông tin liên quan đến sản phẩm

và dịch vụ của công ty nh thay đổi về giá cả, các chức năng, đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ

- Việc tìm khách hàng tiềm năng phải đợc thực hiện một cách thờng xuyên, tự giác Các thông tin về khách hàng phải đợc lu lại đầy đủ chi tiết

- Cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin mà khách hàng yêu cầu, không đợc nói sai sự thật nhằm mục đích bán đựơc hàng

- Khi cung cấp báo giá cho khách hàng, cần kiểm tra kỹ giá cả và các điều khoản khác, tránh nhầm lẫn Việc báo giá phải đợc thực hiện bằng văn bản và phải lu một bản tại văn phòng

Trang 14

- Khi thuyết phục khách hàng cần kiên trì, thờng xuyên, tránh nóng vội.

- Khi ký hợp đồng cần nghiên cứu kỹ các điều khoản trong hợp đồng, tránh bị lừa, nhầm, gây thiệt hại cho công ty Ngời thực hiện hợp đồng phải lu lại một bản sao để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng

- Khi giao hàng phải báo trớc bằng văn bản cho khách hàng ít nhất 02 ngày để khách hàng chuẩn bị

- Hớng dẫn sử dụng cho khách hàng phải đợc đóng thành quyển, trình bày rõ ràng, đẩy đủ

- Thực hiện công việc bảo hành bảo trì đúng theo hợp đồng, kịp thời

- Chăm sóc khách hàng thờng xuyên để có đợc thông tin về chất lợng sản phẩm

đã bán cũng nh giới thiệu các sản phẩm mới của công ty, tiếp tục bán sản phẩm cho những nhu cầu mới của khách hàng

Công thức tính giá bán.

Giá bán = Giá gốc + Các loại thuế + Chi phí khác+ Lãi

- Các loại thuế = tất cả các loại thuế phải trả

- Chi phí khác = Tất cả các loại chi phí liên quan đến việc bán hàng đó nh, tiền chi phí đi lại, nhập hàng, tiếp khách, quà cho khách, v.v

- Mức lãi tối thiểu cho mỗi hợp đồng là 5% tổng số tiền chi ra nếu dới mức này

thì không làm Trong trờng hợp đặc biệt phải đợc sự đồng ý của lãnh đạo

- Chi phí khuyến mại không đợc vợt quá 10% Trong tròng hợp đặc biệt phải đợc

sự đồng ý của lãnh đạo

Quyền lợi của nhân viên tham gia kinh doanh

- Nhân viên kinh doanh đợc thởng 15% lãi ròng của hợp đồng mình phụ trách hoặc 1.5 tổng giá trị hợp đồng (Thởng ngay sau khi thanh lý hợp đồng )

- Phụ trách kinh doanh đợc thởng 5 % lãi ròng hoặc 0.5 giá trị hợp đồng của tất cả các hợp đồng đợc thực hiện thông qua phòng kinh doanh

- Những ngời không trực tiếp tham gia bán hàng nếu bán đợc hàng vẫn đợc ởng nh nhân viên kinh doanh Trong trờng hợp không bán đợc hàng thì đợc th-ởng theo mức đóng góp do trth-ởng bộ phận đề nghị (Thth-ởng ngay sau khi thanh

lý hợp đồng)

Trang 15

- Giám đốc dự án đợc thởng 5% lãi ròng của hợp đồng do nhân viên của dự án bán đợc hàng hoặc 0.5 giá trị hợp đồng

Một số quy định

- Trong những trờng hợp bình thờng phụ trách kinh doanh đợc quyền quyết định việc hoạt động của toàn bộ bộ phận kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc lãnh

đạo về quyết định của mình (Trong tròng hợp đặc biệt phải xin ý kiến chỉ đạo

của lãnh đạo)

- Khi đi công tác, gặp gỡ tiếp xúc với khách hàng phải có kế hoạch cụ thể, báo cho lãnh đạo trực tiếp Nếu đi trong Hà nội thì có thể báo cáo trực tiếp, nếu đi công tác xa phải trình kế hoạch cụ thể bằng văn bản xin ý kiến phụ trách kinh doanh

- Khi đi công tác tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể có thể đi bằng máy bay, tàu, xe

ôtô riêng ( tất cả các chi phí xăng dầu cầu phà sẽ đợc thanh toán), hoặc xe Trong tròng hợp cần sử dụng ôtô dài ngày phải làm đơn xin sử dụng xe theo mẫu trớc ít nhất 02 ngày (đi dài ngày)

Một số định mức chi

1 Phụ cấp công tác phí: Phụ cấp công tác phí bao gồm, phụ cấp tiền ăn,

nghỉ, đi lại, mức độ chi không quá mức sau:

a Công tác tại các vùng đồng bằng, trung du, đợc hởng

50.000 đồng /ngày/ngời

b Tại các vùng núi cao, hải đảo, vùng sâu, đợc hởng

90.000 đồng/ngày/ngời

c Đi công tác nớc ngoài 30 USD/ngày/ngời

2 Phong tiện đi lại

Nếu ô tô cơ quan bận có thể xin thuê xe ngoài tiền thanh toán sẽ theo hoá đơn thực tế nhng không quá 3000đồng/km

3 Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác.

Ngời đi công tác đợc thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác Mức chi tiền thuê phòng đợc thanh toán theo hoá đơn thu tiền thực tế nhng không quá 250.000 trong nớc, 50USD ngoài nớc

4 Chế độ tiếp khách

- Nhân viên kinh doanh đợc thanh toán tiền tiếp khách theo hoá đơn thực tính nhng không quá 500.000 đồng/ bữa

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	110,5 KB
File đính kèm	Quy chế phòng kinh doanh.rar (23 KB)