Quy trình nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ tại Công ty Tài chính Xi măng CFCSản phẩm giao dịch hoán đổi ngoại tệ Currency swap là giao dịch đồng thời mua và bán cùng một lượng ngoại tệ chỉ có
Trang 1Quy trình nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ tại Công ty Tài chính Xi măng (CFC)
Sản phẩm giao dịch hoán đổi ngoại tệ (Currency swap) là giao dịch đồng thời mua và bán cùng một lượng ngoại tệ (chỉ có hai đồng tiền được sử dụng trong giao dịch), trong đó kỳ hạn thanh toán của hai giao dịch là khác nhau và tỷ giá của hai giao dịch được xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng
Đặc điểm của nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ:
- Giao dịch này tương đương 02 giao dịch đồng thời, một giao dịch mua bán ngoại tệ giao ngay và một giao dịch kỳ hạn để mua bán ngoại tệ tại thời điểm trong tương lai nhưng theo chiều ngược lại
- Giao dịch trao đổi này là có kỳ hạn nhất định, hết thời hạn này khách hàng nhận lại loại tiền dùng để trao đổi và trả cho Công ty loại tiền đã vay
Lợi ích của giao dịch:
- Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng một loại tiền tệ cho mục đích thanh toán, trả nợ… mà không muốn thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ, thì khách hàng có thể dùng một loại tiền khác đang sẵn có để trao đổi với Công ty
- Khách hàng không phải gánh chịu rủi ro tỷ giá như trong những giao dịch mua bán ngoại tệ giao ngay và kỳ hạn
Đối tượng tham gia giao dịch: các tổ chức kinh tế
Quy trình nghiệp vụ
Lưu đồ thực hiện
CHIẾU
Trang 2Phòng Nguồn vốn Xem Bước 2
- Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: Khi công ty có nguồn vốn nhàn rỗi được
sử dụng cho mục đích kinh doanh theo thông báo của bộ phận cân đối, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ thực hiện việc tìm kiếm khách hàng và thông báo số tiền, thời hạn thực hiện swap để khách chào điểm swap
- Bước 2: Lựa chọn khách hàng: Lựa chọn khách hàng trên nguyên tắc
điểm swap cạnh tranh và hoạt động swap có hiệu quả, doanh thu từ hoạt động swap phải cao hơn chi phí bỏ ra
- Bước 3: Trình phương án: Thông báo phương án swap (hiệu quả swap,
dòng tiền) cho bộ phận cân đối Bộ phận cân đối lập phương án dòng tiền trình Tổng Giám đốc
Phê duyệt
N
Trình phương án
Chuyển tiền đi Lập và trình ký hợp đồng
Hoàn thiện và lưu hồ sơ
Báo cáo NHNN
Y
Lựa chọn khách hàng
Chuyển tiền về
Trang 3- Bước 4: Xác nhận và trình ký hợp đồng: Sau khi dòng tiền được phê
duyệt, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ xác nhận với khách hàng, lập và trình ký hợp đồng (trực tiếp hoặc qua fax) với khách hàng
- Bước 5: Chuyển tiền đi: Chuyên viên kinh doanh ngoại tệ chuyển hợp
đồng (bản gốc hoặc bản fax) cùng với phương án dòng tiền được Tổng Giám đốc phê duyệt cho Phòng Kế toán làm căn cứ để tiến hành thực hiện thủ tục chuyển đồng tiền đem đi hoán đổi theo vế hợp đồng giao ngay Tùy thuộc tính cấp thiết của việc chuyển tiền, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ có thể đề nghị các bộ phận liên quan (bao gồm Phòng Kế toán, bộ phận cân đối tổng hợp) phối hợp để đảm bảo tính kịp thời của việc chuyển tiền Sau khi CFC chuyển tiền thành công, chuyên viên kinh doanh ngoại hối kết hợp với Phòng Kế toán đốc thúc khách hàng chuyển tiền đối ứng về tài khoản của Công ty
- Bước 6: Hoàn thiện và lưu hồ sơ: Chuyên viên kinh doanh ngoại hối
nhập hồ sơ vào phần mềm, chuyển cho Phòng Kế toán hạch toán kịp thời và lưu các chứng từ liên quan đến giao dịch theo đúng quy định Chuyên viên kinh doanh ngoại hối có trách nhiệm hoàn thiện bản gốc hợp đồng không muộn hơn
14 ngày làm việc Phòng Nguồn vốn sẽ chuyển cho Phòng Kế toán lưu 01 bản gốc hợp đồng và các văn bản có liên quan (là bộ phận không thể tách rời hợp đồng) sau khi có đầy đủ hồ sơ
- Bước 7: Báo cáo Ngân hàng Nhà nước: Lập báo cáo về trạng thái ngoại
tệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước
- Bước 8: Chuyển tiền về: Đến ngày giá trị của vế hợp đồng kỳ hạn, trên
cơ sở hợp đồng đã ký và phương án dòng tiền đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, Phòng Nguồn vốn thông báo cho Phòng Kế toán chuyển tiền cho khách hàng để nhận lại tiền về
Những bất cập trong quy trình trên
- Quy trình trên chưa thể hiện việc kiểm soát của bộ phận kiểm soát
rủi ro trong các bước thực hiện giao dịch
Trang 4- Chưa có quy định về thời gian thực hiện các bước do Công ty tài
chính bị hạn chế về chức năng thanh toán Việc chuyển tiền đi, chuyển tiền về phải phụ thuộc vào các ngân hàng khác
Biện pháp cải thiện:
- Quy định về việc bộ phận kiểm soát rủi ro xem xét lại hợp đồng,
việc hạch toán, nhập số liệu vào phần mềm và lập báo cáo gửi ngân hàng nhà nước
- Chuyên viên kinh doanh nguồn vốn cần hoàn thiện hồ sơ không quá
5 ngày làm việc
- Quy định thời gian chuyển chứng từ đến ngân hàng để chuyển tiền
đi và chuyển tiền về phải trước 15h hàng ngày để đảm bảo tiền có thể chuyển đi hoặc chuyển tiền về được
7 loại lãng phí theo mô hình LEAN:
- Sản xuất dư thừa
- Tồn kho
- Chờ đợi
- Thao tác
- Di chuyển
- Làm lại
- Gia công thừa
Quy trình nghiệp vụ trên có 1 số loại lãng phí theo mô hình LEAN như sau:
Thứ nhất là Chờ đợi:
Trang 5Chuyên viên kinh doanh ngoại hối cần phải hoàn thiện hồ sơ trong thời gian không quá 14 ngày Hồ sơ này phòng Kế toán cũng phải lưu Chứng từ của phòng Kế toán rất nhiều, sau một tuần phòng Kế toán phải chuyển hồ sơ vào kho
do điều kiện diện tích phòng nhỏ hẹp, không đủ chỗ để để chứng từ tài liệu Việc chờ đợi hồ sơ gốc để lưu chứng từ khiến phòng Kế toán phải đi lấy các cặp hồ
sơ chứng từ đã để vào kho để ghép chứng từ Việc này rất mất thời gian Nhiều khi nhân viên Kế toán có thể không nhớ hết các hồ sơ cần hoàn thiện nên chứng
từ kế toán lưu có thể lại chưa phải là bản gốc Điều này là không phù hợp với quy định của Bộ Tài chính
Để khắc phục việc này, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ cần thiết phải hoàn thiện hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc
Thứ hai là Di chuyển
Nghiệp vụ hoán đổi cần có sự phối hợp giữa phòng Nguồn vốn và phòng Kế toán, có sự luân chuyển chứng từ giữa 2 phòng Việc bố trí phòng Kế toán và phòng Nguồn vốn ở 2 tầng khác nhau là chưa hợp lý Cả chuyên viên kinh doanh ngoại tệ và chuyên viên phòng Kế toán phải mất nhiều thời gian để đi lại, chuyển hồ sơ, tài liệu của mỗi giao dịch Trong khi việc chuyển tiền đi, tiền về lại bị hạn chế về mặt thời gian Do đó, Công ty nên bố trí 2 phòng này ở cạnh nhau để thuận tiện cho việc đi lại
Những lãng phí trên trong nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ chủ yếu là về mặt thời gian, Công ty chưa thể đánh giá được sự lãng phí đó trị giá bao nhiêu tiền Nhưng thời gian là tiền bạc, Công ty có thể loại bỏ các lãng phí đó để có thể tiết kiệm được các chi phí của Công ty