tương ứng như : quy trình nghiệp vụ tư vấn và tiếp thị, quy trình mở và quản lý tài khoản, quy trình thực hiện lệnh của khách hàng, quy trình lưu ký chứng khoán … Nghiệp vụ thực hiện lện
Trang 1Mô tả quy trình nghiệp vụ tại Công ty Chứng khoán Công thương
Hiện nay tôi đang làm việc tại công ty TNHH Chứng khoán ngân hàng công thương Việt Nam, là một công ty hạch toán độc lập trực thuộc Ngân Hàng công thương Việt Nam Công ty TNHH Chứng khoán Ngân hàng Công thương Việt Nam
(Công ty Chứng khoán Công thương) được thành lập theo Quyết định số
126/QĐ-HĐQT-NHCT1 ngày 01 tháng 9 năm 2000 của Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam, hoạt động theo mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên vốn Nhà nước, kinh doanh trong lĩnh vực chứng khoán và cung cấp các dịch vụ
tư vấn tài chính Với số vốn điều lệ hiện nay là 500 tỷ đồng và được sự hỗ trợ tích cực của mạng lưới kinh doanh trải rộng toàn quốc của Ngân hàng Công thương Việt Nam Các nghiệp vụ chủ yếu của công ty bao gồm :
Nghiệp vụ môi giới
Nghiệp vụ lưu ký chứng khoán
Nghiệp vụ Tự doanh và bảo lãnh phát hành
Nghiệp vụ Tư vấn tài chính doanh nghiệp
Trong quá trình tác nghiệp tất cả các nghiệp vụ tại công ty đều có đầy đủ các quy trình nghiệp vụ Các quy trình nghiệp vụ này được xây dựng trên cở sở hoạt động tác nghiệp đặc thù của từng mảng nghiệp vụ Các phòng nghiệp vụ khi thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn đều phải tuân thủ theo đúng các quy trình nghiệp vụ
Tại bài viết này tôi xin mô tả quy trình thực hiện lệnh của khách hàng trong nghiệp
vụ môi giới Nghiệp vụ môi giới là hoạt động tư vấn đầu tư và tiếp thị dịch vụ, nghiệp vụ mở và quản lý tài khoản, nghiệp vụ thực hiện lệnh của khách hàng, nghiệp
vụ thực hiện lệnh tại Sở giao dịch chứng khoán, Trung tâm giao dịch chứng khoán
và nghiệp vụ xử lý sau giao dịch Trong nghiệp vụ môi giới có nhiều mảng nghiệp
vụ khác nhau do vậy với mỗi một mảng nghiệp vụ thì sẽ có một quy trình tác nghiệp
Trang 2tương ứng như : quy trình nghiệp vụ tư vấn và tiếp thị, quy trình mở và quản lý tài khoản, quy trình thực hiện lệnh của khách hàng, quy trình lưu ký chứng khoán …
Nghiệp vụ thực hiện lệnh của khách hàng là việc nhân viên môi giới nhận lệnh mua hoặc bán chứng khoán của khách hàng, sau đó nhập lệnh của khách vào hệ thống nhập lệnh của công ty chứng khoán rồi truyền lệnh vào Sở giao dịch chứng khoán TP Hồ Chí Minh hoặc sở giao dịch chứng khoán Hà Nội Do tính chất của việc đầu tư chứng khoán nên các lệnh được truyền vào sàn giao dịch chứng khoán phải chính xác và đảm bảo thời gian nhanh nhất ( một giao dịch chứng khoán thường được tính thời gian bằng giây ) do vậy để thực hiện tốt được nghiệp vụ này nhân viên thực hiện lệnh phải tuyệt đối tuân thủ các trong quy trình đảm bảo sự chặt chẽ
và chính xác tối đa
I Quy trình thực hiện lệnh của khách hàng trong nghiệp vụ môi giới :
1 Các bước thực hiện
Bước 1: Nhận lệnh và kiểm tra lệnh mua/ bán chứng khoán từ khách hàng
Người thực hiện: NVTHL ( Nhân viên thực hiện lệnh )
a Nhận phiếu lệnh từ khách hàng:
Phiếu lệnh phải do CT CKCT ( Công ty chứng khoán Công thương ) phát hành, đã được thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng; phiếu lệnh không được sửa chữa, tẩy xóa…
Lệnh của khách hàng sẽ được xử lý theo đúng quy chế giao dịch giao dịch của SGDCK, TTGDCK
Việc nhận phiếu lệnh phải căn cứ vào nội dung của mẫu Đặt lệnh mà công ty
đã thoả thuận với khách hàng trong Hợp đồng giao dịch chứng khoán ký kết giữa hai bên
Trang 3 Việc nhận lệnh của khách hàng phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Ngay sau khi nhận lệnh phải đánh số thứ tự cho mỗi phiếu lệnh, thời điểm nhận lệnh;
- Việc tiếp nhận và xử lý lệnh của khách hàng bắt buộc phải theo số thứ tự đã ghi trên phiếu lệnh để đảm bảo tính công bằng, khách quan, trung thực trong việc thực hiện lệnh của khách hàng theo trình tự thời gian
- Nghiêm cấm mọi hành vi làm sai lệch hoặc tự ý sửa chữa lại số thứ tự đã ghi trên phiếu lệnh
b Kiểm tra lệnh:
Đối với trường hợp khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại CT CKCT (tại quầy giao dịch)
- Kiểm tra CMND/ hộ chiếu của người đặt lệnh;
- Kiểm tra, đối chiếu giữa chữ ký, số CMND trên phiếu lệnh của người đặt lệnh với hồ sơ mở tài khoản của khách hàng;
- Kiểm tra lệnh xem có đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Các số liệu (mã chứng khoán, số lượng, giá, ngày giờ) ghi trên phiếu lệnh phải đầy đủ, chính xác và theo quy định;
+ Không tẩy xoá trên phiếu lệnh;
- Chuyển trả lại và yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc viết lại, nếu các dữ liệu ghi trên phiếu lệnh không khớp với hồ sơ khách hàng hoặc không đúng quy định
- Tiếp nhận phiếu lệnh, chuyển trả liên 2 cho khách hàng và thực hiện tiếp các thủ tục (nếu phiếu lệnh đảm bảo các yêu cầu trên)
Đối với trường hợp khách hàng đặt lệnh từ xa
Nguyên tắc thực hiện lệnh từ xa: Khách hàng muốn đặt lệnh từ xa thì nội dung của hợp đồng giao dịch chứng khoán đã ký với CT CKCT phải ghi rõ: phương thức
Trang 4đặt lệnh từ xa, mật khẩu sẽ sử dụng trong giao dịch, số điện thoại, số Fax dùng để đặt lệnh
Trường hợp khách hàng đặt lệnh qua điện thoại thì NVTHL phải ghi âm lại toàn bộ nội dung đặt lệnh của khách hàng khi nhận lệnh và thực hiện như sau:
- Nghe điện thoại, thực hiện việc ghi âm
- Xác định rõ người gọi điện thoại (đặt lệnh) chính xác là khách hàng đã ký hợp đồng,
- Kiểm tra mật khẩu, so sánh số điện thoại gọi đến với số khách hàng đã đăng
ký để giao dịch, nếu:
+ Khớp đúng thì yêu cầu khách hàng đọc rõ ràng nội dung lệnh đặt để ghi vào phiếu lệnh như sau:
1 Họ tên,
2 Số tài khoản,
3 CMND,
4 Loại lệnh(mua/bán/hủy),
5 Mã chứng khoán,
6 Số lượng,
7 Giá đặt,
8 Thời gian đặt lệnh
+ Không đúng thì từ chối nhận lệnh
- Sau khi nghe xong toàn bộ yêu cầu của khách hàng, phải nhắc lại các yêu cầu của khách hàng để xác nhận chắc chắn rằng: mọi yêu cầu của khách hàng đã được ghi nhận đầy đủ, rõ ràng, mạch lạc, không thể thiếu hoặc nhầm
Trang 5- Đối với các lệnh thấy nghi ngờ, nhân viên nhận lệnh phải bật lại thiết bị ghi
âm (của điện thoại) để kiểm tra lại cho chắc chắn trước khi nhập lệnh,
- Băng ghi âm phải được lưu tại phần mềm lưu trữ của CT CKCT và thực hiện theo đúng quy trình giao dịch nhận lệnh từ xa
Trường hợp khách hàng đặt lệnh qua fax thì NVTHL phải kiểm tra các chi tiết sau đây:
- Khách hàng có hợp đồng đặt lệnh giao dịch chứng khoán từ xa với CT CKCT hay không (theo như nguyên tắc đặt lệnh từ xa đã nêu trên)
- Bản Fax đến phải đúng mẫu quy định của CT CKCT
- Nhận lệnh và kiểm tra mật khẩu
- So sánh số Fax hiện trên tờ Fax khách hàng đã ký phải trùng khớp với số Fax đã đăng ký
- So sánh họ tên, CMND, số tài khoản, chữ ký của khách hàng với Giấy đề nghị mở tài khoản phải khớp đúng như đã đăng ký, thì phiếu lệnh của khách hàng mới có giá trị giao dịch tiếp các bước sau
- Phải bảo mật nội dung Hợp đồng và các thông tin giao dịch, nhất là đối với trường hợp đăng ký đặt lệnh giao dịch mua/ bán chứng khoán từ xa theo hợp đồng giữa CT CKCT và khách hàng
- Đối với lệnh huỷ, thông báo cho nhân viên đại diện tại sàn giao dịch để thực hiện huỷ lệnh tại hệ thống của SGDCK/TTGDCK, sau đó lệnh đã huỷ sẽ được NVTHL đối chiếu với Phiếu lệnh gốc và thực hiện việc huỷ lệnh trong
hệ thống giao dịch của CT CKCT Trường hợp lệnh không thể huỷ kịp thì: + Nếu lệnh được huỷ theo yêu cầu của khách hàng thì phải báo lại ngay cho khách hàng thông qua fax (hoặc điện thoại có gắn ghi âm) để có bằng chứng xem xét trong trường hợp nảy sinh tranh chấp có liên quan
Trang 6+ Nếu phải huỷ do sai sót của NVTHL thì phải báo ngay cho lãnh đạo phòng có biện pháp xử lý, hoặc trình Giám đốc quyết định Nếu nhân viên truyền lệnh hoặc NVĐD phát sinh sai sót, phải làm thủ tục hủy lệnh theo quy định của SGDCK hoặc TTGDCK, cấm tự ý hủy trên hệ thống của SGDCK, TTGDCK
- Đối chiếu thông tin về khách hàng và kiểm tra số dư:
+ Đối với lệnh mua: NVTHL phải kiểm tra tài khoản (ký quỹ) của khách hàng xem có đủ tiền ký quỹ theo quy định của CT CKCT hay không Nếu khách hàng không đủ tiền ký quỹ, NVTHL yêu cầu khách hàng nộp đủ số tiền để mua chứng khoán hoặc viết lại phiếu lệnh;
+ Đối với lệnh bán: NVTHL phải kiểm tra xem số lượng chứng khoán mỗi loại đặt bán (so với số dư hiện có trên tài khoản tại CT CKCT của loại đó) có đủ 100% để thực hiện lệnh bán hay không Nếu khách hàng không đủ chứng khoán ký quỹ, thông báo lại cho khách hàng và thực hiện lại quy trình từ đầu như đối với một lệnh mới
c Nhập lệnh vào hệ thống giao dịch của CT CKCT
- Sau khi kiểm tra lệnh của khách hàng, NVTHL ký vào phiếu lệnh và chuyển cho bộ phận kiểm soát
- Người kiểm soát đối chiếu lại các thông tin giữa phiếu lệnh và màn hình kiểm soát Nếu các thông tin trùng khớp thì ký và thực hiện việc chia lệnh cho nhân viên đọc lệnh
Bước 2: Truyền lệnh của khách hàng tới nhân viên đại diện sàn tại SGDCK, TTGDCK.
Người thực hiện: NVTHL
Truyền lệnh tới nhân viên đại diện sàn tại SGDCK, TTGDCK theo các hình thức: đọc lệnh qua điện thoại (có gắn thiết bị ghi âm)/ truyền lệnh theo đường Leaseline đảm bảo nguyên tắc:
Trang 7- Lệnh phải được truyền ngay sau khi kiểm soát xong và đảm bảo đầy đủ điều kiện quy định;
- Lệnh phải được truyền theo đúng thứ tự: theo trình tự thời gian tiếp nhận lệnh của khách hàng, lệnh nộp trước phải được xử lý trước, không được áp dụng việc
ưu tiên cho bất cứ đối tượng nào;
- Các lệnh phải được xử lý ngay khi tiếp nhận;
- Lệnh phải được truyền nhanh, đầy đủ và chính xác;
- Nghiêm cấm việc làm sai lệch trình tự truyền lệnh so với số thứ tự trên phiếu lệnh đã nhận của khách hàng;
Ký tắt vào phía bên phải Phiếu lệnh sau khi truyền lệnh để xác nhận lệnh đã được truyền cho NVĐD tại sàn của SGDCK, TTGDCK;
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu Phiếu lệnh, kết quả khớp lệnh
Người thực hiện: NVTHL
Cuối phiên giao dịch in Sổ lệnh trình lãnh đạo phòng ký
- Đối chiếu các Phiếu lệnh đã nhập vào phần mềm với Sổ lệnh
- Đối chiếu xác nhận kết quả giao dịch với kết quả truyền về từ SGDCK, TTGDCK
+ Nếu đúng, ký vào Sổ lệnh và chuyển cho nhân viên ghép lệnh;
+ Nếu không khớp đúng, thì tìm nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý, trình lãnh đạo phòng giải quyết theo thẩm quyền
Trường hợp lãnh đạo phòng nếu xét thấy vượt thẩm quyền của mình thì trình Giám đốc (hoặc Phó giám đốc) quyết định biện pháp xử lý
Bước 4: Thông báo kết quả giao dịch cho khách hàng
Người thực hiện: NVTHL
Trang 8Thông báo kết quả cho khách hàng (theo phương thức đã thoả thuận giữa CT CKCT với khách hàng trong hợp đồng giao dịch), lưu hồ sơ các chứng từ này (nếu có)
2 Hồ sơ
Được lưu trữ theo quy định lưu trữ hồ sơ của CT CKCT
3 Biểu mẫu sử dụng trong quy trình:
21.Sổ lệnh (mẫu 22/QTMG);
22.Xác nhận kết quả giao dịch (mẫu 23/QTMG);
23.Thông báo kết quả giao dịch (mẫu 24/QTMG);
II Đánh giá quy trình thực hiện của khách hàng trong nghiệp vụ môi giới :
Nhìn chung quy trình thực hiện lệnh của khách hàng trong nghiệp vụ môi giới tại công ty chứng khoán công thương đã phần nào đáp ứng được yêu cầu, lệnh của khách hàng được truyền vào sàn giao dịch đảm bảo chính xác không sai xót nhưng xét trên góc độ quản lý thì vẫn có những bất cập nhất định Thông thường tại các công ty chứng khoán khác việc thao tác kiểm tra các yếu tố hợp lệ trên phiếu lệnh và nhập lệnh vào hệ thống sau đó truyền lệnh vào sàn giao dịch chỉ do nhân viên nhập lệnh thực hiện không qua khâu kiểm soát, còn tại công ty chứng khoán công thương sau khi nhân viên thực hiện lệnh kiểm tra các yếu tố trên phiếu lệnh trước khi nhập vào hệ thống phải chuyển cho bộ phận kiểm soát kiểm tra lại sau đó bộ phận kiểm soát mới chuyển lại cho nhân viên thực hiện lệnh nhập lệnh vào sàn Việc này làm ảnh hưởng đến tốc độ lệnh được chuyển vào sàn giao dịch vì giao dịch chứng khoán được tính thời gian bằng giây nếu tốc độ chuyền lệnh chậm sẽ ảnh hưởng đến cơ hội của nhà đầu tư cũng có nghĩa là ảnh hưởng đến công ty chứng khoán Hoạt động môi giới là một trong những hoạt động đem lại lợi nhuận cho công ty chứng khoán thông qua việc thu phí giao dịch từ các giao của khách hàng Một công ty chứng khoán mà
có những sản phẩm môi giới tốt thì sẽ càng thu hút được nhiều khách hàng đến giao dịch
Trang 9Vậy tại sao công ty chứng khoán công thương lại xây dựng quy trình thực hiện lệnh có khâu kiểm soát ? Việc này cũng xuất phát từ thực tế nhất là vào năm
2007 khi mà thị trường chứng khoán Việt Nam “ nóng “ quá mức , do quy trình không có sự kiểm soát nên nhiều nhân viên nhập lệnh đã lợi dụng quyền hạn , quên mất đạo đức nghề nghiệp để sửa lệnh, chèn lệnh của khách hàng, lợi dụng tài khoản nhà đầu tư để trục lợi cá nhân làm mất uy tín của công ty chứng khoán Chính vì vậy việc kiểm soát hai tay giúp hạn chế được những rủi ro tiềm ẩn
Theo cá nhân tôi, thì quy trình nên bỏ qua khâu kiểm soát vì khi thực hiện việc kiểm tra lại các yếu tố trên phiếu lệnh như vậy sẽ khiến cho thao tác của các nhân viên nhập lệnh chậm đi rất nhiều Các nhà quản lý nên đặt lợi ích của khách hàng lên trước như vậy cũng có nghĩa là ưu tiên lợi ích của công ty Về phía khách hàng họ chỉ cần biết công ty chứng khoán nào mà dịch vụ môi giới hiện đại tốc độ nhập lệnh nhanh thì họ quan tâm Về phía công ty để hạn chế rủi ro do nhân viên đem lại thì cần kiểm soát ngay từ khâu tuyển dụng để lựa chọn được những nhân viên có năng lực và đạo đức nghề nghiệp, trong quá trình tác nghiệp có thể kiểm soát
từ xa bằng nhiều hình thức khác nhau, kiểm soát ở đây là kiểm soát con người thế nên sẽ sử dụng nhiều biện pháp khác nhau để hiểu rõ diễn biến tâm lý nhân viên Mặt khác đứng trên giác độ quản lý chúng ta mạnh dạn giao trách nhiệm cho nhân viên , tin tưởng vào nhân viên sẽ là đông lực thúc đẩy họ công hiến hiệu quả hơn
Phần II Nêu một số lãng phí nếu có theo mô hình LEAN
LEAN là một phương pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay Mục tiêu của phương thức sản xuất LEAN là hoàn toàn loại bỏ các lãng phí xảy
ra trong quá trình sản xuất từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối ưu, tinh gọn Với phương pháp LEAN, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi phí sản xuất,
Trang 10tăng sản lượng đầu ra, và rút ngắn thời gian sản xuất Mô hình sản xuất LEAN có một số loại lãng phí sau:
- Sản xuất thừa
- Đợi chờ
- Vận chuyển
- Lưu kho
-Thao tác
- Gia công thừa
-Sản phẩm hỏng.
Là Công ty hoạt động trong lĩnh vực tài chính đối chiếu với mô hình LEAN tôi nhận thấy Công ty Chứng khoán Công thương có một số loại lãng phí sau :
+ Đợi chờ : Mặc dù đã có nhiều cải tiến trong khâu giao dịch những trong quá trình
tác nghiệp vẫn có hiện tượng khiến khách hàng phải chờ đời lâu
+ Thao tác : Thao tác của một số nhân viên còn chậm và chưa tuân thủ các quy
trình
+ Lưu kho : Kho của công ty chủ yếu là dự trữ các loại văn phòng phẩm và các
công cu lao động tuy nhiên đối với văn phòng phẩm có thể mua về và xuât dùng luôn nên không nhất thiết phải mua sẵn để dự trữ
+ Xây dựng các quy trình tác nghiệp chặt chẽ
+ Xây dựng nội quy lao động cụ thể
+ Tổ chức tuyên truyền giáo dục cán bộ nhân viên trong việc thực hành tiết kiệm
Trang 11+ Rà soát các loại văn phòng phẩm để tránh tình trạng lãng phí khi sử dụng kho
Người báo cáo
Nguyễn Minh Giang