gioi thieu va mo ta chi tiet cac buoc trong viec to chuc thuc hien hop dong xuat nhap khau
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1. LÀM THỦ TỤC XUẤT KHẨU HÀNG HÓA: - Hồ sơ đăng ký xuất khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm: • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh • Giấy đăng ký mã số thuế • Tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu; tờ khai trị giá hàng xuất khẩu; bản kê chi tiết hàng hóa. • Đăng ký giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật; chứng từ khác theo quy định của pháp luật. • Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng. • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. • Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp. - Soạn đơn xin xuất khẩu gửi kèm hồ sơ bên trên đến cơ quan quản lý xuất khẩu nhà nước đối với mặt hàng liên quan. 2. THỰC HIỆN NHỮNG CÔNG VIỆC BƯỚC ĐẦU CỦA KHÂU THANH TOÁN: - Nếu thanh toán bằng L/C: nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thoả thuận và kiểm tra L/C. Chỉ thực hiện giao hàng khi L/C đã hoàn chỉnh. - Nếu thanh toán bằng CAD: nhắc nhở người mua mở tài khoản tín thác theo đúng yêu cầu và kiểm tra các điều kiện của tài khoản. - Nếu thanh toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người mua chuyển tiền đúng hạn. Chỉ giao hàng khi Ngân hàng báo “Có”. - Lưu ý: những phương thức thanh toán như TT trả sau, nhờ thu trơn, D/A, D/P,…thì người bán giao hàng trước rồi thanh toán mới được thực hiện. 3. CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THEO NHỮNG YÊU CẦU CỦA HỢP ĐỒNG - Đối với doanh nghiệp sản xuất: • Nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất hàng chất lượng, mẫu mã, bao bì theo quy định hợp đồng. • Kiểm tra hàng, đóng gói, ký mã hiệu theo quy định hợp đồng. - Đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu: • Thu mua hàng theo nghĩa vụ • Đầu tư trực tiếp để sản xuất. • Gia công. • Bán nguyên liệu mua thành phẩm. • Đặt hàng, đổi hàng • Lựa chọn các loại hợp đồng: hợp đồng gia công, đổi hàng, mua đứt bán đoạn, uỷ thác xuất khẩu. • Tiếp nhận hàng hoá để đóng gói, ký mã hiệu theo quy định hợp đồng. 4. KIỂM TRA GIÁM ĐỊNH HÀNG XUẤT KHẨU THEO NHỮNG YÊU CẦU CỦA HỢP ĐỒNG - Việc kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng và tiến hành kiểm nghiệm kiểm dịch ở hai cấp cơ sở và cửa khẩu. - Quy trình giám định hàng hoá bao gồm: • Bước 1: nộp hồ sơ yêu cầu giám định, gồm giấy yêu cầu giám định, hợp đồng kèm phụ kiện và L/C. • Bước 2: cơ quan giám định tiến hành giám định hàng hoá tại hiện trường. • Bước 3: cơ quan giám định thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận tạm để làm thủ tục hải quan. • Bước 4: kiểm tra vệ sinh hầm hàng đối với hàng nông sản. • Bước 5: giám sát quá trình xuất hàng tại kho và hiện trường. • Bước 6: cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức. - Lưu ý: người xuất khẩu sẽ nhận được giấy chứng nhận khử trùng nếu như hàng hoá buộc phải được khử trùng. 5. THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI NẾU XUẤT KHẨU THEO CÁC ĐIỀU KIỆN THEO NHÓM C VÀ D - Lựa chọn phương thức thuê tàu: tàu chợ, tàu chuyến, tàu định hạn. 6. MUA BẢO HIỂM (NẾU XUẤT KHẨU THEO CÁC ĐIỀU KIỆN CIF, CIP VÀ NHÓM D) - Quy trình: • Bước 1: lựa chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: Đối với điều kiện CIF và CIP, người bán mua bảo hiểm theo điều kiện tối thiểu (nhóm C); với điều kiện nhóm D, người bán cân nhắc điều kiện bảo hiểm để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho hàng hoá và đạt hiệu kinh tế cao. • Bước 2: làm giấy yêu cầu bảo hiểm theo quy định. Đồng thời báo cho công ty bảo hiểm những tình huống quan trọng khác để họ biết nhằm hỗ trợ phán đoán rủi ro. • Bước 3: đóng phí bảo hiểm, lấy chứng thư bảo hiểm, ký hậu chuyển nhượng và gửi cho nhà nhập khẩu. Chứng thư bảo hiểm phù hợp là một trong những điều kiện quyết định ngân hàng có chấp nhận thanh toán hay không. 7. LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN - Thủ tục chung: • Khai báo và nộp tờ khai hải quan • Đưa hàng đến địa điểm quy định để hải quan kiểm tra (nếu có yêu cầu) • Làm nghĩa vụ nộp thuế (nếu phải nộp thuế) và thực hiện những nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật - Thủ tục hải quan tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu: • Thực hiện phương thức thủ công: o Nộp hồ sơ hải quan theo quy định tại Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu o Đưa hàng hoá đến địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu để kiểm tra thực tế hàng hoá o Luân chuyển hồ sơ giữa Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu với Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất o Đảm bảo nguyên trạng hàng hoá, niêm phong hải quan (nếu có) trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ địa điểm kiểm tra thực tế hàng hoá đến cửa khẩu xuất • Thực hiện phương thức điện tử: o Trên cơ sở đăng ký chuyển cửa khẩu được cơ quan hải quan cho phép, người khai hải quan sử dụng tờ khai hải quan điện tử in để vận chuyển hàng hoá từ địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu, địa điểm kiểm tra hàng hóa ở nội địa đến cửa khẩu xuất. o Người khai hải quan chịu trách nhiệm bảo quản nguyên trạng hàng hoá, đưa hàng hoá về đúng địa điểm, đi đúng tuyến đường, thời gian cho phép. 8. GIAO HÀNG: xem phần gửi hàng sách .460, .461 FCL và LCL - Quy trình giao hành: • Việc xếp hàng lên tàu do cảng đảm nhận. Người bán chịu chi phí. • Cử nhân viên giao nhận luôn luôn có mặt tại hiện trường để theo dõi giám sát việc xếp hàng xuống tàu. • Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, cảng và tàu lập biên bản tổng kết giao nhận hàng và lập hồ sơ đã xếp hàng lên tàu cho người gửi hàng. • Nhận biên lai thuyền phó, trên cơ sở biên lai này nhận B/L. 9. LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN - Bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp với các yêu cầu của L/C thường bao gồm hối phiếu và các chứng từ gửi hàng như vận đơn sạch, giấy chứng nhận bảo hiểm, hoá đơn thương mại, C/O, C/Q, phiếu đóng gói. - Nếu có bất kỳ lỗi nghiêm trọng nào trong L/C thì cần phải tu chỉnh nhằm hoàn thiện L/C để được thanh toán. - Bộ chứng từ không cần hối phiếu nếu L/C trả ngay. Nếu vận đơn ký hậu để trống thì người bán phải ký hậu vận đơn trước khi chuyển cho ngân hàng. - Xuất trình bộ chứng từ hoàn chỉnh cho ngân hàng để nhận thanh toán. 10. KHIẾU NẠI / GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI xem phần nhập khẩu 11. THANH LÝ HỢP ĐỒNG xem phần nhập khẩu TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1. LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU HÀNG HÓA: - Hồ sơ hải quan nhập khẩu doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm: • Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu; tờ khai trị giá hàng nhập khẩu; bản kê chi tiết hàng hóa. • Giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật; chứng từ khác theo quy định của pháp luật. • Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng; hóa đơn thương mại; Vận tải đơn. • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. • Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp. - Soạn đơn xin nhập khẩu gửi kèm hồ sơ bên trên đến cơ quan quản lý nhập khẩu nhà nước đối với mặt hàng liên quan. 2. THỰC HIỆN NHỮNG CÔNG VIỆC BƯỚC ĐẦU CỦA KHÂU THANH TOÁN: - Nếu thanh toán bằng L/C: Làm đơn xin mở L/C, ký quỹ mở L/C và các thủ tục cần thiết khác để NH mở L/C. - Nếu thanh toán bằng CAD: Làm những thủ tục cần thiết để NH mở tài khoản tín thác. - Nếu thanh toán bằng TT trả trước: Làm thủ tục chuyển tiền theo quy định. - Đối với nhờ thu hoặc chuyển tiền trả sau thanh toán chỉ thực hiện sau khi giao hàng. - Lưu ý: với mọi phương thức thanh toán, người nhập khẩu khi đến ngân hàng phải mang theo các hồ sơ sau: đơn yêu cầu mở tài khoản thanh toán, hợp đồng ngoại thương, giấy phép nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán,… 3. THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI - Thuê phương tiện vận tải với các điều kiện nhóm E và F. - Lựa chọn phương thức thuê tàu: tàu chợ, tàu chuyến, tàu định hạn. 4. MUA BẢO HIỂM - Mua bảo hiểm cho các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CPT. - Những công việc cần thực hiện: • Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm: căn cứ vào đặc tính của hàng hoá, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển,… để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp (điều kiện loại A, B, C). • Làm giấy yêu cầu bảo hiểm: điền đầy đủ những nội dung trong hợp đồng và L/C vào giấy yêu cầu bảo hiểm. Ngoài ra báo cho công ty bảo hiểm những tình huống quan trọng khác để hỗ trợ họ phán đoán rủi ro. • Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm: chứng thư bảo hiểm phù hợp với mọi yêu cầu của L/C sẽ là điều kiện để ngân hàng có chấp nhận thanh toán hay không. 5. LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN - Hồ sơ thủ tục hải quan cần chuẩn bị bao gồm: • Tờ khai hải quan • Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng. • Hoá đơn thương mại. • B/L • Tuỳ từng trường hợp cụ thể bộ hồ sơ hải quan có thể được bổ sung thêm các chứng từ khác. - Thủ tục hải quan chung đối với người nhập khẩu: • Khai và nộp tờ khai HQ. • Nộp, xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ HQ. • Đưa hàng hóa đến địa điểm kiểm tra theo quy định. • Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. - Thủ tục hải quan đối với người nhập khẩu khai HQ tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu: • Thực hiện theo phương thức thủ công: o Nộp đơn đề nghị chuyển cửa khẩu gửi Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu. o Nộp hồ sơ hải quan theo quy định. o Luân chuyển hồ sơ giữa Chi cục Hải quan cửa khẩu nhập với Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu. o Bảo đảm nguyên trạng hàng hoá, niêm phong hải quan, niêm phong của hãng vận tải trong quá trình vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu nhập đến địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu. • Thực hiện theo phương thức điện tử: o Sử dụng tờ khai hải quan điện tử in đến Chi cục hải quan cửa khẩu làm thủ tục nhận hàng. o Vận chuyển hàng hoá từ cửa khẩu về địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu, địa điểm kiểm tra hàng hóa ở nội địa. o Chịu trách nhiệm bảo quản nguyên trạng hàng hoá, nguyên niêm phong hải quan, niêm phong hãng vận tải và đi đúng tuyến đường, thời gian như đã đăng ký. 6. NHẬN HÀNG: - Thủ tục nhận hàng: • Nhận hàng rời: áp dụng với số lượng hàng không lớn hoặc phương thức LCL/LCL. Người nhập khẩu cần phải: o Đến cảng đóng phí lưu kho, xếp dỡ và lấy biên lai; o Đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice, Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu để xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, lưu 1 D/O; 2 D/O còn lại đem đến bộ phận kho vận để làm thủ tục xuất kho để nhận phiếu xuất kho. o Dùng phiếu xuất kho tại kho để xem hàng, chờ hải quan xác nhận rồi chuyển hàng khỏi cảng. • Nhận hàng nguyên container FCL/FCL: người nhập khẩu cần phải: o Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp bộ hồ sơ đăng ký thủ tục hải quan. o Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền ký quỹ, phí xếp dỡ, vận chuyển. o Đem các bộ chứng từ đến văn phòng đại lý hãng tàu xin giấy phép xuất container khỏi bãi bao gồm: D/O 3 bản, biên lai thu phí xếp dỡ, vận chuyển, lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận • Nhận hàng nguyên tàu: người nhập khẩu cần phải: o Nhận D/O, nộp hồ sơ hải quan, nhận NOR để tiến hành nhận hàng. o Trước khi mở hầm tàu phải đảm bảo có đầy đủ đại diện các cơ quan chức năng liên quan. o Giám sát hiện trường, cập nhật số liệu liên tục nhằm kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. o Ký biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá. 7. KIỂM TRA HÀNG HÓA NHẬP KHẨU - Nếu có nghi ngờ hoặc thật sự thấy hàng có tổn thất, người lập khẩu phải lập thư dự kháng. Nếu hàng hoá thật sự bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng, người nhập khẩu phải yêu cầu lập biên bản giám định. 8. KHIẾU NẠI - Các đối tượng bị khiếu nại bao gồm người bán, người vận tải và công ty bảo hiểm. - Khiếu nại người bán: Có quyền khiếu nại người bán khi người bán không giao hàng, giao hàng chậm hoặc thiếu, phẩm chất hàng hoá không phù hợp, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật. Gửi thư khiếu nại kèm hồ sơ khiếu nại. - Khiếu nại người vận tải: có quyền khiếu nại người vận tải khi họ vi phạm hợp đồng cụ thể như sau: khi không mang tàu hoặc giao tàu đến chậm, hàng hoá tổn thất mất mát thiếu hụt hoặc kém phẩm chất… do lỗi của người vận tải. Nộp đơn khiếu nại kèm chứng từ. - Khiếu nại người bảo hiểm: tuỳ từng trường hợp khiếu nại người nhập khẩu gửi đơn khiếu nại kèm chứng từ theo quy định. 9. THANH TOÁN - Nếu là L/C thì: • Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ do bên bán chuyển tới nếu phù hợp sẽ thanh toán và thông báo cho người nhập khẩu • Người nhập khẩu được ngân hàng mời lên thanh toán lại cho ngân hàng. • Nhận bộ chứng từ từ ngân hàng để đi lấy hàng. Lưu ý: trường hợp chứng từ không hoàn hảo phải hỏi ý kiến người nhập khẩu tuỳ theo lỗi nặng nhẹ để có phương án xử lý thích hợp. 10. THANH LÝ HỢP ĐỒNG - Trong thời hạn hợp đồng, nếu người nhập khẩu nhận hàng và không có bất kỳ khiếu nại theo thời gian quy định đồng thời hoàn thành việc thanh toán cho bên xuất khẩu thì hợp đồng sẽ kết thúc như đã thoả thuận. . TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU 1. LÀM THỦ TỤC XUẤT KHẨU HÀNG HÓA: - Hồ sơ đăng ký xuất khẩu doanh nghiệp cần chuẩn. mới được thực hiện. 3. CHUẨN BỊ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU THEO NHỮNG YÊU CẦU CỦA HỢP ĐỒNG - Đối với doanh nghiệp sản xuất: • Nghiên cứu kỹ thị trường, sản xuất hàng