Kỹ năng phát ngôn báo chí và xử lý khủng hoảng thông tin

Bài 2: M i quan h gi a báo chí và doanh nghi p ối quan hệ ệ ữa báo chí và doanh ệ • Là mối quan hệ tương hỗ, cả 2 bên cùng có lợi • Các mặt tích cực và tiêu cực của mối quan hệ: Tích cực

Trang 1

Kỹ năng phát ngôn báo chí và

x lý kh ng ho ng thông tin ử lý khủng hoảng thông tin ủng hoảng thông tin ảng thông tin

Kỹ năng phát ngôn báo chí và

x lý kh ng ho ng thông tin ử lý khủng hoảng thông tin ủng hoảng thông tin ảng thông tin

Th.S Huỳnh Hạnh Phúc

Trang 2

M C TIÊU ỤC TIÊU

1 Trình bày được các loại hình báo chí

2 Xây dựng được mối quan hệ giữa doanh nghiệp và báo chí

3 Liệt kê được các công cụ cơ bản trong việc xây dựng mối

quan hệ với báo chí

4 Viết được thông cáo báo chí

5 Tổ chức được buổi họp báo

6 Phát ngôn đúng tiêu chuẩn khi được phỏng vấn

7 Xử lý được khi khủng hoảng xảy ra

2

Trang 3

N I DUNG ỘI DUNG

PHẦN 1: XÂY DỰNG QUAN HỆ VỚI CƠ QUAN BÁO CHÍ PHẦN 2: TIẾP CẬN VỚI NHÀ BÁO

PHẦN 3: CÔNG CỤ PR TRONG HOẠT ĐỘNG VỚI BÁO

CHÍ – HƯỚNG DẪN VIẾT THÔNG CÁO BÁO CHÍ

PHẦN 4: XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRUYỀN THÔNG

PHẦN 5: THỰC HÀNH XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG TRUYỀN

THÔNG & TRẢ LỜI BÁO CHÍ

Trang 4

PH N 1 ẦN 1 : XÂY D NG QUAN H V I C ỰNG QUAN HỆ VỚI CƠ Ệ VỚI CƠ ỚI CƠ Ơ QUAN BÁO CHÍ

• Bài 1: Báo chí và Cơ cấu tổ chức của tòa soạn

• Bài 2: Mối quan hệ giữa báo chí

và doanh nghiệp

• Bài 3: Các loại hình báo chí

4

Trang 5

Bài 1 : Báo chí và C c u ơ cấu ấu

t ch c c a tòa so n ổ chức của tòa soạn ức của tòa soạn ủa tòa soạn ạn

Trang 6

Bài 1: Báo chí và C c u t ch c c a tòa so n ơ cấu ấu ổ chức của tòa soạn ức của tòa soạn ủa tòa soạn ạn

I Giới truyền thông- Họ là ai?

• Đặc trưng khiến PR khác biệt với các loại hình

quảng cáo khác: nhờ bên thứ ba nói với công chúng của mình

• Báo chí: ảnh hưởng mạnh mẽ tới độc giả

• Cả nước có 982 cơ quan báo chí

• Sự đa dạng của phương tiện truyền thông và báo đài gây khó khăn cho hoạt động truyền thông

6

Trang 7

Bài 1: Báo chí và Cơ cấu tổ chức của tòa soạn

Mô hình tòa soạn

Ban biên tập Ban thư ký

Ban KT-XH

Ban Chính Trị

Ban Văn Hóa

Ban Đời Sống

Trang 8

Bài 1: Báo chí và Cơ cấu tổ chức của tòa soạn

• Ban Biên tập: Quyền hạn cao nhất, quyết định đăng tải nội dung

• Ban Thư ký: Làm việc trực tiếp với phóng viên và cộng tác viên Là

người đọc, lựa chọn và chỉnh sứa bài viết trước khi đưa lên ban Biên tập

• Trưởng chuyên mục: Quyết định tin tức nào được đưa lên chuyên

mục của họ trước khi đưa lên ban Thư Ký

Lựa chọn đúng đối tượng để tạo dựng mối quan hệnhằm đảm bảo thông tin sẽ được đăn

8

Trang 9

Bài 2 : M i quan h ối quan hệ ệ

gi a báo chí và doanh ữa báo chí và doanh

nghi p ệ

Trang 10

Bài 2: M i quan h gi a báo chí và doanh nghi p ối quan hệ ệ ữa báo chí và doanh ệ

• Là mối quan hệ tương hỗ, cả 2 bên cùng có lợi

• Các mặt tích cực và tiêu cực của mối quan hệ:

Tích cực

Doanh nghiệp Báo chí

• Cung cấp thông tin đăng tải (Kinh tế, doanh nhân,

để hoạch định chiến lược

• Quảng bá thương hiệu và sản phẩm của doanh

nghiệp

10

Trang 11

Bài 2: M i quan h gi a báo chí và doanh nghi p ối quan hệ ệ ữa báo chí và doanh ệ

Tiêu cực

• Lợi dụng báo chí để đánh bóng tên tuổi

• Chơi xấu sau lưng các đối thủ khác

• Lấp liếm sự thật, sai phạm…

• Nhiễu loạn thông tin gây khó khăn cho doanh

nghiệp (vụ lợi, thụ động sao chép thông tin không qua kiểm duyệt…)

• Tung tin đồn gây áp lực cho DN

• Đe dọa DN khi nắm giữ một điều gì đó bất lợi cho DN

Trang 12

Bài 3 : Các lo i hình ạn

báo chí

12

Trang 13

Bài 3: Các lo i hình báo chí ạn

Truyền thông phát sóng

Truyền thông in ấn

Truyền thông mạng

Trang 16

Truyền hình

Đặc điểm

1 1 số chương trình ghi hình trước vài tháng

2 Chương trình đã phát sẽ được lưu lại để

dùng về sau

3 Biên tập có thể phân cắt trình tự, thay đổi ý

nghĩa, sự thật của tin tức

4 Những yêu cầu trong việc lập kế hoạch thực

hiện đòi hỏi rất khắt khe

16

Trang 18

 Thiên về giải trí hơn

 Chú trọng cung cấp thông tin

 Chọn đúng loại chương trình phù hợp

với mục đích đưa tin/sản phẩm

18

Trang 20

 Phỏng vấn, trò chuyện tại phòng thu

 Phỏng vấn qua điện thoại

 Kịch phát thanh nhiều tập

20

Trang 21

• Đăng tải nhiều chuyên mục khác nhau

• Độc giả có nhiều thời gian để xem

• Thông tin chi tiết dễ nắm bắt và liên hệ

Truyền thông in ấn

Trang 22

Báo in

Đặc điểm

 Tin tức được kiểm duyệt kỹ

 Nguồn tin đáng tin cậy

 Theo kịp nhu cầu độc giả

22

Trang 25

 Chuyên mục hỏi đáp, tư vấn, phỏng vấn

 Testimonials, tường thuật sự kiện

Trang 26

Tạp chí

Dành cho doanh nghiệp, dịch vụ và các ngành công nghiệp nhất định

Có thể tìm thấy ở các quầy báo

Trang 28

 Khả năng nhắm chọn đối tượng

 Khả năng theo dõi hành vi

 Linh hoạt và khả năng phân phối

(24/24, có thể cập nhật, chỉnh sửa)

 Khả năng tương tác với khách hàng

28

Trang 29

Internet Điểm yếu

 Khách hàng phải có máy tính, điện

thoại kết nối Internet

 Tiềm ẩn nhiều rủi ro do nhiều tin tức

tràn lan không được kiểm duyệt

 Người dùng phải biết cách sử dụng các

trang web

Trang 31

 Thiết lập quan hệ truyền thông: Phóng viên có thể giao

tiếp với chuyên viên truyền thông qua mạng

 Điều chỉnh trên mạng: Quản lý chặt chẽ và thường

xuyên các thông tin và các bình luận tiêu cực nhằm

ngăn ngừa rủi ro

 Quảng bá sản phẩm: Hỗ trợ tiếp thị trực tiếp tới khách

Chúng ta còn có thể:

Trang 32

 Thiết lập quan hệ với các nhà đầu tư:

o Trò chuyện trực tiếp với các nhà đầu tư

o Cho phép các công ty chuyển tải thông tin đến các nhà đầu tư

o Các nhà đầu tư có thể kiểm tra cổ phiếu hằng ngày

 Phát thông tin qua mạng: Phát sóng băng, hình về công

Trang 33

PH N 2 ẦN 1 : TI P C N V I NHÀ BÁO ẾP CẬN VỚI NHÀ BÁO ẬN VỚI NHÀ BÁO ỚI CƠ

• Bài 4: Cách thi t l p m i quan h ết lập mối quan hệ ập mối quan hệ ối quan hệ ệ

v i nhà báo ới nhà báo

• Bài 5: Các tình hu ng g p ph i ối quan hệ ặp phải ải

khi làm vi c v i phóng viên ệ ới nhà báo

Trang 34

Bài 4 : Cách thiết lập mối

quan hệ với nhà báo

34

Trang 35

Bài 4: Cách thiết lập mối quan hệ với nhà báo

Nhân viên PR:

1

2 3

Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan truyền thông

Tế nhị, khéo léo, khôn ngoan trong ứng xử

Linh hoạt trong hành động

Trang 36

5 b ưới nhà báo c thi t l p m i quan h v i nhà báo ết lập mối quan hệ ập mối quan hệ ối quan hệ ệ ới nhà báo

Bước 4: Cuộc gặp đầu tiên

Bước 5: Duy trì mối quan hệ

Trang 37

Bước 1: Khoanh vùng cơ quan báo chí và xác định phóng viên

 Cách khoanh vùng báo chí:

Hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Sàn lọc những tờ báo viết về doanh nghiệp của mình

Nắm rõ tính chất, mục tiêu và phong cách đưa tin viết bài của từng tờ báo  lập danh sách các cơ quan báo đài liên quan

Xác định công chúng mục tiêu

 Xác định phóng viên cụ thể (tạo quan hệ với phóng viên chủ lực)

Trang 38

Bước 2: Tìm thông tin liên lạc

 Thông qua người quen, mối quan

hệ (khả thi nhất)

 Tham dự hội thảo của toà soạn

 Tham dự lễ trao giải dành cho báo chí

 Mạng xã hội

 Gọi lên tòa soạn

 Làm quen sinh viên báo chí

 Sau khi có thông tin, lập danh sách

phóng viên trên Excel để dễ quản lý

Trang 39

Bước 3: Liên lạc

 Tìm hiểu kĩ về phóng viên (phong cách, giọng

điệu, chủ đề thường viết)

 2 cách tiếp cận thông dụng: email và điện thoại

Trang 40

Nên Không nên

 Chọn thời gian thích hợp:

Sáng 9:30 - 11:30 Chiều 14:30 – 16:30

*Phóng viên/biên tập viên đài truyền hình không bắt máy khi ở trường quay

 Chuẩn bị trước nội dung cần nói, địa điểm hẹn tiện cho phóng viên

 Giới thiệu ngắn gọn và nhanh chóng vào nội dung chính

 Gọi trước hoặc sau giờ làm việc, giờ có phim/bóng đá v.v và sau khi có vấn đề căng thẳng

 Dùng điện thoại công ty khi gọi vì khó xây dựng mối quan hệ thân thiết

40

Trang 41

Lưu ý:

 Dùng kính ngữ

 Cung cấp thông tin liên lạc (chức vụ, kí tên v.v)

 Không đính kèm quá nhiều files (tối đa 2)

 Gửi từng địa chỉ email, điền tên phóng viên vào thư mời điện tử nếu gửi cho nhiều người 1 lúc

Trang 42

Bước 4: Cuộc gặp đầu tiên

 Thời điểm thuận lợi: đưa thư mời dự sự kiện, gặp cảm ơn pv

đã tham dự sự kiện hoặc mời đi ăn cơm trưa, cà phê v.v

 Chú ý:

 Trang phục

 Giờ giấc

 Mang theo tài liệu tổ chức, công ty, dự án, v.v

 Trao đổi cách thức gửi tin

 Quà của công ty

42

Trang 43

Bước 5: Duy trì mối quan hệ

 Xếp thứ tự ưu tiên của các nhà báo

 Thường xuyên gửi thông cáo báo chí của tổ chức/công ty đến các phóng viên thuộc lĩnh vực chuyên ngành tổ chức/công ty

 Gửi tin nội bộ tổ chức/công ty

 Thường xuyên gọi điện, nhắn tin hỏi thăm vào các dịp đặc biệt (chúc mừng, tặng quà vào sinh nhật)

 Tổ chức tiệc thân mật tại công ty với phóng viên, tổ chức tour

du lịch

Trang 44

Nh ng đi u nên làm ữa báo chí và doanh ều nên làm

 Hãy cho bi t s th t – PH I LUÔN GHI NH ết lập mối quan hệ ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ập mối quan hệ ẢI LUÔN GHI NHỚ ỚI CƠ

 Hãy trung th c và chính xác S tín nhi m và uy tín c a b n ph ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ệ ủa tòa soạn ạn ụ thu c vào đi u nàyộc vào điều này ều nên làm

 Hãy bi t th a nh n n u không có câu tr l i Hãy h n tr l i và ết lập mối quan hệ ừa nhận nếu không có câu trả lời Hãy hẹn trả lời và ập mối quan hệ ết lập mối quan hệ ải ời Hãy hẹn trả lời và ẹn trả lời và ải ời Hãy hẹn trả lời và làm ngay khi có th ể

 S a l i ngay l p t c Nói r ng b n ch a có câu tr l i đ y đ và " ỗi ngay lập tức Nói rằng bạn chưa có câu trả lời đầy đủ và ập mối quan hệ ức của tòa soạn ằng bạn chưa có câu trả lời đầy đủ và ạn ư ải ời Hãy hẹn trả lời và ầy đủ và ủa tòa soạn

b n mu n làm rõạn ối quan hệ

s nh m l n.ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ầy đủ và ẫn

 Tránh s d ng bi t ng Hãy nói b ng ngôn ng bình th" ụ ệ ữa báo chí và doanh ằng bạn chưa có câu trả lời đầy đủ và ữa báo chí và doanh ười Hãy hẹn trả lời và ng

 Hãy bi t r ng m i đi u b n nói sẽ đết lập mối quan hệ ằng bạn chưa có câu trả lời đầy đủ và ọi điều bạn nói sẽ được ghi lại ều nên làm ạn ược ghi lại.c ghi l i.ạn

Trang 45

Nh ng đi u nên làm ữa báo chí và doanh ều nên làm

 Hãy c i m t i đa v i gi i truy n thông.ởi mở tối đa với giới truyền thông ởi mở tối đa với giới truyền thông ối quan hệ ới nhà báo ới nhà báo ều nên làm

 Hãy g i đi n tho i cho các phóng viên n u câu chuy n có v ọi điều bạn nói sẽ được ghi lại ệ ạn ết lập mối quan hệ ệ ẻ không chính xác

 Hãy l ch s ch ra nh ng đi u không đúng và ch ng minh đi u ịch sự chỉ ra những điều không đúng và chứng minh điều ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ỉ ra những điều không đúng và chứng minh điều ữa báo chí và doanh ều nên làm ức của tòa soạn ều nên làmđó

 Hãy l u gi m t danh sách các công vi c đã hoàn thành C p ư ữa báo chí và doanh ộc vào điều này ệ ập mối quan hệ

nh t danh sách thập mối quan hệ ười Hãy hẹn trả lời và ng xuyên

 Hãy luôn nh ph i g i đi n tho i tr l i ho c có ngới nhà báo ải ọi điều bạn nói sẽ được ghi lại ệ ạn ải ời Hãy hẹn trả lời và ặp phải ười Hãy hẹn trả lời và i tr lý ợc ghi lại

đ làm vi c đó đúng h n v i các phóng viên nh m đ m b o ể ệ ạn ới nhà báo ằng bạn chưa có câu trả lời đầy đủ và ải ải

th i h n đ a tin.ời Hãy hẹn trả lời và ạn ư

 C g ng cung c p nh ng thông tin mà các phóng viên c n ối quan hệ ắng cung cấp những thông tin mà các phóng viên cần ấu ữa báo chí và doanh ầy đủ và

 Hãy có thái đ hài hộc vào điều này ưới nhà báoc

Trang 46

Nh ng đi u nên tránh ữa báo chí và doanh ều nên làm

 Không nói d i – KHÔNG BAO GI ối quan hệ Ờ

 Không nói "Không bình lu n” – KHÔNG BAO GI ập mối quan hệ Ờ

 Không mược ghi lại.n chuy n ngệ ười Hãy hẹn trả lời và i khác, không d đoán và ph ng ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ỏng

đoán

 Đ ng c đ a ra l i bình lu n “đây là ti t l riêng" sau khi b n ừa nhận nếu không có câu trả lời Hãy hẹn trả lời và ối quan hệ ư ời Hãy hẹn trả lời và ập mối quan hệ ết lập mối quan hệ ộc vào điều này ạn

đã nói ra đi u đó.ều nên làm

 Không được ghi lại.c thi u trách nhi m trong vi c tr l i.ết lập mối quan hệ ệ ệ ải ời Hãy hẹn trả lời và

 Đ ng đ a tin cho đ n khi b n có trong tay nh ng thông tin đ y ừa nhận nếu không có câu trả lời Hãy hẹn trả lời và ư ết lập mối quan hệ ạn ữa báo chí và doanh ầy đủ và

đ ủa tòa soạn

 Đ ng ra tuyên b trừa nhận nếu không có câu trả lời Hãy hẹn trả lời và ối quan hệ ưới nhà báoc khi b n đã chu n b m t thông cáo báo ạn ẩn bị một thông cáo báo ịch sự chỉ ra những điều không đúng và chứng minh điều ộc vào điều nàychí và trang thông tin d li u s vi c.ữa báo chí và doanh ệ ự thật – PHẢI LUÔN GHI NHỚ ệ

 N u b n đã có s n tài li u trết lập mối quan hệ ạn ẵn tài liệu trước khi họp báo, sau khi đưa ra ệ ưới nhà báoc khi h p báo, sau khi đ a ra ọi điều bạn nói sẽ được ghi lại ư

tuyên b b n có th dành th i gian gi i thích thêm cho báo gi i.ối quan hệ ạn ể ời Hãy hẹn trả lời và ải ới nhà báo

Trang 47

Bài 5 : Các tình huống gặp phải khi làm việc với

phóng viên

Trang 48

Bài 5: Các tình hu ng g p ph i khi làm vi c v i phóng viên ối quan hệ ặp phải ải ệ ới nhà báo

1 Đưa phong bì:

• Chọn địa điểm phù hợp, đến đúng giờ

• Gọi điện hẹn, nêu lí do

• Kẹp phong bì trong folder công ty/tổ chức

• Đưa phong bì cho phóng viên trong buổi họp báo

là bình thường

48

Trang 49

Bài 5: Các tình hu ng g p ph i khi làm vi c v i phóng viên ối quan hệ ặp phải ải ệ ới nhà báo

2 Xuất hiện của những phóng viên không được mời:

• Gửi press kit, có phong bì và xin

lỗi khéo

• Cho lễ tân mời pv vào khu vực tổ

chức

• Xin danh thiếp kiểm tra thông tin

• Phóng viên từ tòa soạn có tiếng

và có nhu cầu: gửi press kit và phong bì dự trù, mời tham dự

• Pv từ báo không chính thống: gửi thông cáo báo chí, mời tham dự

Trang 50

PH N 3 ẦN 1 : CÔNG C PR TRONG HO T ỤC TIÊU ẠT

Đ NG V I BÁO CHÍ ỘI DUNG ỚI CƠ

• Bài 6: Tổ chức họp báo

• Bài 7: Thông cáo báo chí

• Bài 8: Bộ tài liệu đính kèm- Press Kit

• Bài 9: Phỏng vấn

• Bài 10: Press Party và Media Tour (Tiệc dành cho báo chí và chuyến tham quan công ty/nhà máy cho nhà báo)

50

Trang 51

Bài 6: Tổ chức họp báo

Trang 52

Bài 6: T ch c h p ổ chức của tòa soạn ức của tòa soạn ọi điều bạn nói sẽ được ghi lại.

Trang 53

LỢI ÍCH

• Đánh bóng thương hiệu

• Tạo niềm tin với đối tác, người tiêu dùng

• Kết nối, phát triển quan hệ với truyền thông và cộng

đồng

• Kênh đối thoại quan trọng giúp bổ trợ chiến lược

truyền thông và giải quyết sự cố

báo

Trang 54

TẠI SAO CẦN TỔ CHỨC HỌP BÁO

• Thông tin được đưa ra nhiều hơn so với thông cáo báo chí

• Cơ hội tương tác và trả lời thắc mắc từ báo giới

• Cơ hội giải thích nhằm giảm thiểu các tác hại từ

những sự cố

• Cơ hội xuất hiện trên mục tin tức trong 3 phút

• Thúc đẩy tinh thần doanh nghiệp

báo

54

Trang 56

TRƯỚC KHI

TỔ CHỨC

báo

6 Viết thông cáo báo chí

7 Chuẩn bị tài liệu riêng và press kit cho

phóng viên

8 Liên lạc với báo giới

9 Theo dõi việc mời báo giới, liên lạc lại vào

sáng ngày họp báo 10.Chuẩn bị phòng họp

56

QUY TRÌNH TỔ CHỨC

Định dạng
Số trang	115
Dung lượng	3,17 MB