3. MỤC ĐÍCH: Mục đích của cuốn sổ tay chất lượng này là nhằm đưa ra một hệ thống các văn bản quản lý đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 đang được lưu hành và áp dụng tại Công ty. 4. PHẠM VI ÁP DỤNG: Cuốn sổ tay chất lượng này được áp dụng đối với toàn bộ các hoạt động liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. 2.1 Phạm vi áp dụng hệ thống chất lượng của Công ty: Sản xuất, gia công các sản phẩm may mặc xuất khẩu. 2.2 Điểm loại trừ: Hiện nay do bản chất hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là chỉ sản xuất, gia công các loại sản phẩm theo đơn đặt hàng, thiết kế của khách hàng nên Công ty không thực hiện yêu cầu thiết kế và phát triển (mục 7.3 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008); Khi có các yêu cầu từ khách hàng liên quan đến việc áp dụng điều khoản nêu trên của tiêu chuẩn, công ty sẽ thiết lập các phương pháp kiểm soát tương ứng.
Trang 1BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI BẢNG PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Ghi chú:
1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quiđịnh này
2 Nội dung trong qui định này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty
3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản gốc của qui định này, các bản sao
có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng
Biên soạn tài liệu Kiểm tra tài liệu Phê duyệt tài liệu
1.
2.
Trang 23 MỤC ĐÍCH:
Mục đích của cuốn sổ tay chất lượng này là nhằm đưa ra một hệ thống các văn bảnquản lý đáp ứng các yêu cầu theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 đang đượclưu hành và áp dụng tại Công ty
4 PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Cuốn sổ tay chất lượng này được áp dụng đối với toàn bộ các hoạt động liên quanđến hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
2.1Phạm vi áp dụng hệ thống chất lượng của Công ty:
- Sản xuất, gia công các sản phẩm may mặc xuất khẩu
- Giám đốc Công ty:
- Điện thoại: + - Fax: +
Trang 3Hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty được mô tả như hình trên Hình trên chứngminh Công ty đã:
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO
Chính sách chất lượng
Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Trách nhiệm, quyền hạn &
trao đổi thông tin
Xem xét của lãnh đạo
Nguồn nhân lực
Cơ sở hạ tầng
Môi trường làm việc
Theo dõi và đo lường (Thoả mãn của khách hàng Đánh giá nội bộ, Quá trình, Sản phẩm, sản phẩm không phù hợp)
Cải tiến (hoạt động khắc phục và phòng ngừa)Phân tích số liệu
TẠO SẢN PHẨM
Xem xét hợp đồng
Mua hàng
Kiểm soát quá trình
SX, gia công
Bảo quản/Lưu
Quản lý thiết bị đo
Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng
Trang 4- Xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụngchúng trong Công ty Các quá trình đó là:
+ Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng;
+ Bán hàng;
+ Mua hàng hoá;
+ Quá trình tạo sản phẩm;
+ Kiểm soát máy móc, thiết bị;
+ Kiểm soát thiết bị đo lường, kiểm tra và thử nghiệm;
+ Bảo quản sản phẩm;
+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
+ Kiểm soát tình trạng sản phẩm
- Xác định trình tự và tương tác giữa các quá trình này (Xem hình vẽ trên);
- Đảm bảo các quá trình này được vận hành và kiểm soát bởi:
+ Việc ban hành chính sách và mục tiêu chất lượng;
+ Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng, và
+ Thực hiện việc xem xét của lãnh đạo
- Cung cấp các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và kiểm soátcác quá trình này;
+ Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng;
+ Cung cấp các nguồn lực;
+ Cung cấp các tài liệu;
+ Cung cấp nguồn lực con người;
+ Cung cấp cơ sở hạ tầng;
+ Cung cấp môi trường làm việc thuận lợi
- Kiểm soát, đo lường và phân tích các quy trình này và thực hiện các hành động cầnthiết để đạt được kết quả đề ra và cải thiện liên tục bằng:
+ Việc thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ;
+ Thu thập và phân tích số liệu;
+ Đo lường và thử nghiệm sản phẩm;
Trang 5+ Hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
4.2 Yêu cầu về tài liệu:
Mục tiêu chất lượng ghi rõ mục tiêu về chất lượng của Công ty Giám đốc Công tychịu trách nhiệm ban hành và cập nhật mục tiêu
Mức III: - Hướng dẫn công việc, Đặc tính kỹ
thuật, tiêu chuẩn, và biểu mẫu
Mức IV: - Hồ sơ
Hướng dẫn côn g việc, biểu mẫu Quy trình chất lượng
Sổ tay Chất lượng
Hồ sơ
Trang 6Quy định công việc, Đặc tính kỹ thuật, Tiêu chuẩn, Quy định công việc, Biểu mẫuđang được sử dụng trong việc mô tả các hoạt động được thực hiện trong một đơn
vị để đảm bảo thống nhất các hoạt động, ổn định chất lượng sản phẩm, dịch vụ.Các đơn vị chịu trách nhiệm cập nhật và thực hiện theo các tài liệu này
4.2.3 Kiểm soát tài liệu
Công ty thiết lập và duy trì một quy trình bằng văn bản để kiểm soát toàn bộ các tàiliệu của hệ thống chất lượng Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm kiểm soát hệ thốngvăn bản theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Sự kiểm soát bao gồm việc viết, trình bày,phê duyệt, sửa đổi, thay thế và phân phát tài liệu của hệ thống quản lý chất lượngnhằm đảm bảo:
- Tài liệu được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi sử dụng;
- Tài liệu được phân phát đến người thích hợp có mục đích thích hợp và được sử dụnghiệu quả;
- Tài liệu được kiểm soát việc sửa đổi, cập nhật nhằm ngăn chặn việc sử dụng các tàiliệu đã lỗi thời
Đối với tài liệu bên ngoài, trách nhiệm kiểm soát thuộc về các Phòng ban/đơn vịtrong Công ty Các đơn vị có tài liệu bên ngoài có trách nhiệm lập danh mục, đánh
mã số, lưu trữ, bảo quản và yêu cầu Đại diện lãnh đạo cập nhật hệ thống khi cầnthiết
Tài liệu áp dụng: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT-01)
4.2.4 Kiểm soát hồ sơ
Công ty chủ trương thiết lập và duy trì một quy trình bằng văn bản nhằm kiểm soát
hồ sơ phát sinh trong quá trình thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng Quytrình này ghi rõ phương pháp cho việc nhận biết, lưu giữ, bảo vệ, truy tìm, thời hạn
Trang 7lưu giữ của các loại hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lượng Tất cả các đơn vịphòng ban có trách nhiệm thực hiện quy trình này.
Tài liệu áp dụng: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT-02)
7 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO:
5.1 Cam kết của lãnh đạo
Giám đốc Công ty cam kết thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chấtlượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cam kết này đượcchứng minh bằng các hoạt động dưới đây:
- Ban hành chính sách và mục tiêu chất lượng
- Thực hiện xem xét của lãnh đạo để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đượcthực hiện một cách có hiệu lực và hiệu quả;
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết
5.2 Hướng vào khách hàng
Công ty cam kết cải tiến liên tục để cung cấp sản phẩm và dịch vụ ngày một tốt hơnnhằm đáp ứng sự mong đợi của khách hàng Điều này được chứng minh bởi sự nỗlực của tất cả các cán bộ, nhân viên, các phòng ban, đơn vị trong Công ty, đã cùngnhau đặt vấn đề chất lượng lên hàng đầu trong mọi hoạt động
Công ty mong đợi những kiến nghị, góp ý, đề xuất, đánh giá từ phía khách hàng Đó
là cơ sở nền tảng giúp Công ty trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ
5.3 Chính sách chất lượng:
Giám đốc Công ty cam kết đề ra chính sách chất lượng và công bố đến toàn thểcán bộ công nhân viên trong Công ty Chính sách chất lượng được xây dựng phùhợp với phương hướng phát triển chung của Công ty, thể hiện rõ cam kết đáp ứngcác yêu cầu và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng Đại diệnlãnh đạo có trách nhiệm yêu cầu mọi cán bộ công nhân viên trong toàn Công tythấu hiểu và duy trì việc thực hiện
Tài liệu áp dụng: Chính sách chất lượng (STCL 03)
5.4 Mục tiêu chất lượng và hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
5.4.1 Mục tiêu chất lượng
Mục tiêu chất lượng được Giám đốc Công ty xây dựng hàng năm để thực hiện chínhsách chất lượng Mục tiêu chất lượng được xây dựng phù hợp với mục đích chungcủa Công ty, được lượng hoá và nhất quán với chính sách chất lượng Đại diện lãnh
Trang 8đạo lập kế hoạch triển khai chi tiết việc thực hiện mục tiêu đến từng đơn vị (theomục 5.4.2.).
Trưởng các đơn vị căn cứ vào mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu của Công ty
sẽ xây dựng mục tiêu riêng của đơn vị mình, lập kế hoạch thực hiện và đánh giá kếtquả thực hiện mục tiêu theo từng thời kỳ (theo mục 5.4.2.)
Nếu mục tiêu không thực hiện được, Đại diện lãnh đạo phối hợp với Trưởng các đơn
vị thực hiện việc phân tích, đề ra biện pháp theo Qui trình hoạt động khắc phụcphòng ngừa và cải tiến (QT-CT-04)
5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng
Giám đốc Công ty đảm bảo hoạch định hệ thống quản lý chất lượng được tiến hànhthông qua việc xây dựng, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý, thường xuyên nângcao hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng như mục tiêu chấtlượng
Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo tính nhất quán của hệ thống quản lý chấtlượng được duy trì khi hoạch định và thực hiện các thay đổi về hệ thống quản lýchất lượng
- Các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng cần bổ xung thay đổi;
- Các nguồn lực cần thiết, bao gồm nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng;
- Việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng
Việc hoạch định chất lượng được thể hiện qua bản kế hoạch chất lượng bao gồmcác nội dung sau:
- Những công việc phải làm;
- Trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể;
- Thời hạn hoàn thành;
- Kết quả thực hiện
Tài liệu áp dụng: Mục tiêu chất lượng (STCL 04)
5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và sự trao đổi thông tin:
5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn:
5.5.1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty (Tham chiếu mục: STCL 02)
5.5.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí trong Công ty
Để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả, Công ty thiết lập vàduy trì các tài liệu để mô tả rõ ràng các vị trí công việc và trách nhiệm (Tham chiếu
Trang 9các bản mô tả công việc tương ứng với từng vị trí) Dựa trên các quy định về tráchnhiệm, các nhân viên sẽ hiểu và hoàn thành nhiệm vụ của họ.
5.5.2 Đại diện lãnh đạo
5.5.2.1 Chức năng: Là đại diện của lãnh đạo trong việc thực hiện hệ thống quản lý chất
5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ
Công ty thiết lập và duy trì một hệ thống thông tin nội bộ để đảm bảo các thông tinđược truyền đạt có hiệu quả trong Công ty
1) Thông tin truyền miệng: Loại hình thông tin này được thực hiện thông qua nói trựctiếp hoặc thông qua điện thoại và được sử dụng để truyền thông tin: giữa cấp hơntới cấp dưới trực tiếp hoặc ngược lại; hoặc giữa các cấp tương đương
2) Thông tin điện tử: các thông tin mang tính chất trao đổi có thể được thực hiệnthông qua mạng máy tính Nếu thông tin không quan trọng nó cũng được coi là cácthông tin chính thức
3) Thông tin chính thức: Thông tin chính thức được thực hiện thông qua dạng văn bản4) Văn bản được gửi thông qua các cuộc họp, phân phát trực tiếp hoặc thông báothông qua bảng thông báo nội bộ
5.6 Xem xét của lãnh đạo
Ban lãnh đạo có trách nhiệm thực hiện việc xem xét của lãnh đạo hàng năm nhằmđảm bảo:
- Hệ thống quản lý chất lượng luôn luôn đạt được mục tiêu đề ra;
- Hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả;
Trang 10- Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của Công ty, tiêu chuẩn ISO9001:2008.
Tài liệu áp dụng: Quy trình đánh giá nội bộ (QT-03)
Quy trình họp xem xét của lãnh đạo (QT-04).
8 QUẢN LÝ NGUỒN LỰC:
6.1 Tổng quan
Để tạo điều kiện tốt cho việc nâng cao hơn sự thỏa mãn khách hàng, Giám đốcCông ty cam kết cung cấp đầy đủ các nguồn lực như con người, cơ sở hạ tầng, môitrường làm việc
6.2 Nguồn nhân lực
- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm xác định các vị trí có ảnh hưởng tới chấtlượng, tập hợp các nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch và tiến hành các hoạt độngđào tạo nhằm đảm bảo những vị trí có ảnh hưởng tới chất lượng có đủ khả năngthực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao;
- Trưởng các đơn vị có trách nhiệm xác định nhu cầu đào tạo chuyển phòng Phònghành chính nhân sự , đánh giá lại hiệu lực công tác đào tạo đối với nhân viên đượcđào tạo theo định kỳ;
- Phòng hành chính nhân sự lưu toàn bộ hồ sơ của các cá nhân có ảnh hưởng tới chấtlượng liên quan đến kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, học vấn
Tài liệu áp dụng: Quy trình quản lý nhân sự (QT-07)
6.3 Cơ sở hạ tầng
Giám đốc Công ty cam kết cung cấp đầy đủ và duy trì cơ sở hạ tầng đảm bảo quátrình sản xuất như:
- Xưởng sản xuất tiện nghi và phù hợp cho quá trình sản xuất;
- Các thiết bị văn phòng và phương tiện truyền thông tiện nghi, thuận lợi cho quátrình làm việc;
- Phòng KTSX có trách nhiệm duy trì tính hoạt động liên tục của thiết bị sản xuấtthông qua lập kế hoạch và bảo dưỡng định kỳ hàng năm Hồ sơ được lập cho từngthiết bị chính có ảnh hưởng tới chất lượng và được cập nhật kịp thời sau khi bảodưỡng hoặc sửa chữa
Tài liệu áp dụng: Quy trình quản lý thiết bị sản xuất và thiết bị đo lường (QT-11)
Trang 116.4 Môi trường làm việc
Với công nghệ sản xuất hiện đại và thiết bị sản xuất phù hợp, Công ty đảm bảocung cấp môi trường làm việc tốt cả về tâm lý và vật lý để đạt được sự phù hợp vớicác yêu cầu của sản phẩm và đáp ứng yêu cầu khách hàng Các qui định về an toànlao động được Giám đốc Công ty cam kết việc thực hiện theo đúng qui định của các
cơ quan có thẩm quyền
Tài liệu áp dụng: Quy trình về công tác bảo vệ - VSCN (QT-08)
Trong quá trình hoạch định, Công ty xác định các vấn đề sau:
- Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ được thể hiện rõtrong các kế hoạch tương ứng;
- Các quy trình, tài liệu, hướng dẫn cần thiết cho hoạt động sản xuất;
- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp sản phẩm và dịchvụ;
- Các hoạt động kiểm tra, giám sát, theo dõi cần thiết đối với hệ thống;
- Lưu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quảsản phẩm đáp ứng yêu cầu
Tài liệu áp dụng: Quy trình triển khai sản xuất (QT-14)
Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm (QT-19) Quy trình cắt (QT-15)
Quy trình may (QT-16) Quy trình hoàn thiện (QT-17) 7.2 Quá trình liên quan đến khách hàng
7.2.1 Tổng quan
Đáp ứng yêu cầu khách hàng là công việc quan trọng nhất, do đó Công ty thiết lập
và duy trì một quy trình bằng văn bản để thực hiện và lập thành văn bản việc xem
Trang 12xét hợp đồng để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của kháchhàng.
7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Trước khi nhận một hợp đồng, Phòng XNK chịu trách nhiệm thu thập và xác nhậncác yêu cầu của khách hàng đồng thời phối hợp xem xét nội bộ để đảm bảo:
- Các yêu cầu của hợp đồng được xác định, hiểu và lập bằng văn bản đầy đủ;
- Bất cứ sự khác biệt nào liên quan đến các yêu cầu trước đây của khách hàng đượcnhận biết và giải quyết;
7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng
Phòng kỹ thuật, Phòng XNK chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị trong việc traođổi thông tin với khách hàng, kể cả việc sửa đổi hợp đồng Bất kỳ sự sửa đổi nàotrong hợp đồng phải được xác nhận, xem xét và thông báo đến các đơn vị có liênquan
Tài liệu áp dụng: Quy trình XNK hàng hoá (QT-20)
Quy trình xử lý phản hồi khách hàng (QT-12) 7.3 Thiết kế và phát triển:
Không áp dụng tại Công ty vì Công ty chỉ sản xuất, gia công theo thiết kế có sẵn củakhách hàng
7.4 Mua hàng
7.4.1 Tổng quan
Phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì một quy trình bằngvăn bản cho việc mua vật tư, thiết bị để đảm bảo rằng tất cả hàng hoá mua vào đềuphù hợp với quy cách, chất lượng, số lượng đã được quy định trong các hợp đồngmua bán với các nhà cung cấp Các nhà cung cấp được đánh giá, chọn lựa và quản
lý một cách phù hợp
Trang 137.4.2 Đánh giá, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp:
Các nhà cung cấp được lựa chọn dựa trên năng lực đáp ứng về tư cách pháp lý,chất lượng hàng hoá, giao hàng và giá cả Danh sách các nhà cung cấp phải đượcGiám đốc Công ty phê chuẩn và duy trì
Mọi số liệu về các nhà cung cấp được Phòng điều hành sản xuất thu thập thườngxuyên và định kỳ 01 năm xem xét để kiểm tra năng lực của các nhà cung cấp.Tất cả các hàng hoá ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đều phải được mua từNhà cung ứng đã được phê duyệt Các Nhà cung ứng độc quyền (ví dụ: điện, nước)không là đối tượng của việc đánh giá lựa chọn
Phòng Kế toán có trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá Nhà cung ứng với sự tham gia củanhững người có liên quan khác tuỳ theo sản phẩm mua vào Giám đốc Công ty phêduyệt danh sách các nhà cung ứng
Công ty quy định đánh giá, lựa chọn các Nhà cung ứng dựa trên một hay kết hợpmột số các tiêu chí sau: Hệ thống quản lý chất lượng, chất lượng sản phẩm, tiềmlực, giá cả, tiến độ giao hàng và mối quan hệ, uy tín Tuỳ theo từng loại sản phẩmmua mà mức độ và cách thức tuyển chọn cũng khác nhau
Phòng Kế toán định kỳ đánh giá lại các Nhà cung ứng đã được lựa chọn, loại bỏ nếucần Việc đánh giá bổ sung được thực hiện tuỳ theo nhu cầu và tình hình thực tế
Hồ sơ các Nhà cung ứng đã phê duyệt được thiết lập để phục vụ cho hoạt độngmua hàng
7.4.3 Số liệu mua hàng
Mỗi đơn đặt hàng phải đưa ra sự mô tả rõ ràng (đặc tính kỹ thuật) của hàng hoáđược mua, số lượng, đơn giá, giao hàng, thời hạn thanh toán, đóng gói, vậnchuyển, bảo hành
7.4.4 Kiểm tra hàng hoá mua vào
Kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra xác nhận chất lượng sản phẩm mua:
- Tất cả hàng hoá ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đều được kiểm tra xác nhậnkhi nhập về
- Các thông tin cho việc kiểm tra bao gồm: hợp đồng mua hàng, yêu cầu kỹ thuật,chứng chỉ chất lượng, v.v
Khi cần thiết Công ty sẽ đàm phán, thống nhất với Nhà cung ứng để thực hiện việckiểm tra xác nhận tại cơ sở của nhà cung ứng
Tài liệu áp dụng: Quy trình mua hàng (QT-10)