1- Mục đích: Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi các khoản phải thanh toán cho công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị như: Tiền lương, các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngoài giờ; theo dõi các khoản thanh toán cho bên ngoài, cho các tổ chức khác như: thanh toán tiền thuê ngoài, thanh toán các khoản phải trích nộp theo lương,... và một số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương. 2- Nội dung: Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm có các biểu mẫu sau: Bảng chấm công Mẫu số C01a- HD Bảng chấm công làm thêm giờ Mẫu số C01b- HD Giấy báo làm thêm giờ Mẫu số C01c-HD Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số C02a- HD Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm Mẫu số C02b- HD Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) Mẫu số C03- HD Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số C04- HD Bảng thanh toán phụ cấp Mẫu số C05- HD Giấy đi đường Mẫu số C06- HD
IV- GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN A- CHỈ TIÊU LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG 1- Mục đích: Các chứng từ thuộc tiêu lao động tiền lương lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi khoản phải tốn cho cơng chức, viên chức người lao động đơn vị như: Tiền lương, khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngồi giờ; theo dõi khoản tốn cho bên ngồi, cho tổ chức khác như: tốn tiền th ngồi, tốn khoản phải trích nộp theo lương, số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương 2- Nội dung: Thuộc tiêu lao động tiền lương gồm có biểu mẫu sau: Bảng chấm cơng Mẫu số C01a- HD Bảng chấm công làm thêm Mẫu số C01b- HD Giấy báo làm thêm Mẫu số C01c-HD Bảng toán tiền lương Mẫu số C02a- HD Bảng toán thu nhập tăng thêm Mẫu số C02b- HD Bảng tốn học bổng (sinh hoạt phí) Mẫu số C03- HD Bảng toán tiền thưởng Mẫu số C04- HD Bảng toán phụ cấp Mẫu số C05- HD Giấy đường Mẫu số C06- HD Bảng toán tiền làm thêm Mẫu số C07- HD Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm ngồi Mẫu số C08- HD Bảng tốn tiền th ngồi Mẫu số C09- HD Biên lý hợp đồng giao khốn Mẫu số C10- HD Bảng kê trích nộp khoản theo lương Mẫu số C11- HD Bảng kê khoản tốn cơng tác phí Mẫu số C12- HD BẢNG CHẤM CƠNG (Mẫu số C01a- HD) 1- Mục đích: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH, công chức, viên chức người lao động làm tính trả lương cho cơng chức, viên chức, người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng chấm công phải ghi rõ: Tên đơn vị, phận sử dụng lao động, mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên công chức, viên chức, người lao động đơn vị Cột C: Ghi ngạch bậc lương cấp bậc chức vụ người Cột 1-31: Ghi ngày tháng (Từ ngày 01 đến ngày cuối tháng) Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian công chức, viên chức, người lao động tháng Cột 33: Ghi tổng số công nghỉ không lương Cột 34: Ghi tổng số công nghỉ hưởng BHXH công chức, viên chức, người lao động tháng Hàng ngày tổ trưởng (Trưởng ban, phòng, nhóm, ) người ủy quyền vào có mặt thực tế cơng chức, viên chức, người lao động thuộc phận để chấm cơng cho người ngày, ghi vào ngày tương ứng cột từ cột đến cột 31 theo ký hiệu quy định chứng từ Cuối tháng, người chấm công, người phụ trách phận ký vào Bảng chấm công chuyển Bảng chấm công chứng từ liên quan Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương, phận kế toán kiểm tra, đối chiếu Sau kiểm tra, đối chiếu xong kế toán tiền lương vào ký hiệu chấm công cho người tính số cơng theo loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34 Bảng chấm cơng lưu phịng (ban, tổ) kế tốn chứng từ có liên quan Phương pháp chấm cơng: Tùy thuộc vào điều kiện cơng tác trình độ kế toán đơn vị để sử dụng phương pháp chấm công sau: + Chấm công ngày: Mỗi công chức, viên chức, người lao động làm việc đơn vị làm việc khác hội nghị, họp, ngày dùng ký hiệu để chấm cơng cho ngày + Chấm cơng giờ: Trong ngày công chức, viên chức, người lao động làm cơng việc chấm cơng theo ký hiệu quy định ghi số công thực cơng việc bên cạnh ký hiệu tương ứng + Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù áp dụng trường hợp làm thêm hưởng lương thời gian khơng tốn lương làm thêm, cơng chức, viên chức, người lao động nghỉ bù chấm "Nb" tính trả lương thời gian BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C01b- HD) 1- Mục đích: Theo dõi ngày cơng thực tế làm thêm ngồi để có tính thời gian nghỉ bù toán cho người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Mỗi phận (phịng, ban, tổ, nhóm ) có phát sinh làm thêm ngồi làm việc theo quy định phải lập bảng chấm cơng làm thêm ngồi Góc trên, bên trái Bảng chấm công làm thêm phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên người làm việc thêm ngồi phận cơng tác Cột đến cột 31: Ghi số làm thêm ngày (Từ đến ) từ ngày 01 đến ngày cuối tháng Cột 32: Ghi tổng số làm thêm vào ngày làm việc tháng Cột 33: Ghi tổng số làm thêm vào ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật Cột 34: Ghi tổng số làm thêm vào ngày lễ, tết Cột 35: Ghi tổng số làm thêm vào buổi đêm Hàng ngày tổ trưởng (ban, phịng, nhóm ) người uỷ quyền vào số làm thêm thực tế theo u cầu cơng việc phận để chấm làm thêm cho người ngày, ghi vào ngày tương ứng cột từ đến 31 theo ký hiệu quy định chứng từ Cuối tháng, người chấm công ký phụ trách phận (phịng, ban) có người làm thêm ký xác nhận vào Bảng chấm công làm thêm chuyển Bảng chấm công làm thêm chứng từ liên quan phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt sau quy cơng để tốn (trường hợp tốn tiền) Kế toán vào ký hiệu chấm cơng người tính số cơng theo loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34, 35 GIẤY BÁO LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C01c-HD) 1- Mục đích: Là chứng từ xác nhận số công, đơn giá số tiền làm thêm hưởng cơng việc sở để tính trả lương cho công chức, viên chức người lao động 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị phận làm việc - Ghi rõ số ngày, tháng, năm lập phiếu - Ghi rõ họ, tên nơi công tác người làm thêm (nếu tổ ghi tên tổ) - Cột A, B: Ghi ngày, tháng nội dung công việc làm thêm - Cột 1, 2, 3: Người làm thêm ghi rõ bắt đầu, kết thúc công việc làm thêm tính tổng số làm thêm - Cột 4, 5: Kế toán lao động tiền lương vào bảng qui định đơn giá làm thêm đơn vị ghi đơn giá tính số tiền làm thêm phải toán - Cột C: Người làm thêm sau ghi số làm thêm ký tên vào cột - Phiếu lập cho cá nhân theo công việc đợt công tác lập cho tổ Phiếu người báo làm thêm lập chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra ký duyệt chấp nhận số làm thêm đồng ý toán Sau có đầy đủ chữ ký phiếu báo làm thêm chuyển đến kế toán để làm sở tính lương tháng BẢNG THANH TỐN TIỀN LƯƠNG (Mẫu số C02a - HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền lương chứng từ kế toán làm để toán tiền lương, phụ cấp, khoản thu nhập tăng thêm ngồi tiền lương cho cơng chức, viên chức người lao động, đồng thời để kiểm tra việc tốn tiền lương cho cơng chức, viên chức người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Bảng toán tiền lương lập hàng tháng - Cơ sở để lập Bảng toán tiền lương chứng từ liên quan như: Bảng chấm cơng, Bảng tính phụ cấp, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Góc trên, bên trái Bảng toán tiền lương ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, họ tên người hưởng lương Cột D, E: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương Cột 1: Ghi hệ số lương tính theo ngạch bậc Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ, Cột 3, 4, 5: Ghi hệ số phụ cấp khác như: Phụ cấp trách nhiệm vượt khung, phụ cấp kiêm nhiệm chức danh lãnh đạo, phụ cấp khu vực, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp thu hút, phụ cấp lưu động, phụ cấp độc hại nguy hiểm, loại phụ cấp đặc thù theo nghề nghiệp khác Cột 6: Ghi tổng hệ số lương hệ số phụ cấp (cột = cột + cột + cột + cột + cột 5) Cột 7: Ghi tổng mức lương hưởng mức lương tối thiểu nhân với hệ số lương hệ số phụ cấp Cột 8: Ghi số tiền lương ngày nghỉ việc không hưởng lương số ngày nghỉ việc không hưởng lương (căn vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ không hưởng lương) nhân với (x) lương bình quân ngày Cột 9: Ghi số tiền BHXH trả thay lương số ngày nghỉ hưởng BHXH (căn vào Bảng chấm công để lấy số ngày nghỉ hưởng BHXH) nhân với (x) tiền lương bình quân ngày nhân với (x) tỷ lệ hưởng BHXH Cột 10: Ghi tổng tiền lương BHXH hưởng người (Cột 10 = cột - cột + cột 9) Cột 11, 12, 13: Ghi khoản trừ vào lương như: BHXH, BHYT (Phần cá nhân phải đóng góp thêm), thuế thu nhập cá nhân phải nộp Cột 14: Ghi tổng số tiền phải khấu trừ vào lương (Cột 14 = cột 11 + cột 12 + cột 13) Cột 15: Ghi tổng số tiền lương lĩnh (Cột 15 = cột 10 - cột 14) Cột G: Ký xác nhận người hưởng lương người nhận hộ Đối với đơn vị thực toán tiền lương qua Kho bạc người nhận lương ký trực tiếp vào tờ séc khơng phải ký xác nhận vào Bảng toán tiền lương Cuối tháng vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng soát xét thủ trưởng duyệt, sở lập phiếu chi phát lương cho cơng chức, viên chức, người lao động Bảng toán tiền lương lưu phịng kế tốn đơn vị Nếu đơn vị thực việc trả lương Kho bạc Bảng tốn tiền lương lập thành liên: - liên lưu phịng kế tốn đơn vị để làm sở ghi sổ - liên chuyển cho Kho bạc (Nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm sở toán tiền lương cho cá nhân BẢNG THANH TOÁN THU NHẬP TĂNG THÊM (Mẫu số C02b - HD) 1- Mục đích: Bảng tốn thu nhập tăng thêm từ khoản tiết kiệm chi chứng từ làm để toán số thu nhập tăng thêm từ khoản tiết kiệm để chi cho công chức, viên chức người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi - Bảng toán thu nhập tăng thêm từ khoản tiết kiệm chi lập có định chia khoản tiết kiệm từ khoán chi hoạt động thường xuyên cho công chức, viên chức người lao động đơn vị Góc trên, bên trái Bảng toán tiền lương ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, mã số công chức, viên chức, họ tên người hưởng lương Cột D, E: Ghi cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương Cột 1: Ghi hệ số chia thêm Cột 2: Ghi mức chia thêm Cột 3: Ghi số tiền nhận thêm người hệ số chia thêm nhân với (x) mức chia thêm (Cột = cột x cột 2) Cột E: Ký xác nhận người hưởng thu nhập chia thêm từ khoản tiết kiệm chi người nhận hộ BẢNG THANH TỐN HỌC BỔNG (SINH HOẠT PHÍ) (Mẫu số C03- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn học bổng (sinh hoạt phí) dùng làm để tốn học bổng (sinh hoạt phí) cho học sinh, học viên thuộc đối tượng hưởng học bổng ghi sổ kế tốn 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng toán học bổng (sinh hoạt phí) ghi rõ tên trường, khoa, lớp đối tượng hưởng học bổng, mã số sử dụng ngân sách trường Cột A, B, C: Ghi rõ số thứ tự, họ tên, mã số học viên Cột D: Ghi rõ học viên thuộc loại đối tượng hưởng học bổng (vùng sâu vùng xa, dân tộc người, sinh viên đạt điểm hưởng học bổng, ) Cột 1: Ghi mức học bổng sinh hoạt phí hưởng Cột 2, 3: Ghi hệ số số tiền khoản phụ cấp mức học bổng (sinh hoạt phí) mà học viên hưởng Cột 4: Ghi tổng số học bổng (sinh hoạt phí) khoản phụ cấp hưởng người (Cột = cột + cột 3) Cột 5, 6, 7: Ghi khoản phải khấu trừ vào học bổng tổng số khoản phải khấu trừ Cột 8: Ghi số học bổng nhận người (Cột = Cột - Cột 7) Cột E: Các đối tượng hưởng học bổng nhận học bổng phải ký nhận đầy đủ (xác nhận nhận tiền đầy đủ) Bảng toán học bổng phải có đầy đủ chữ ký người lập biểu, kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị người uỷ quyền Bảng tốn học bổng (sinh hoạt phí) lập xong chuyển đến cho đơn vị (lớp) để tốn học bổng (sinh hoạt phí) cho học viên Sau toán học bổng xong phải có đầy đủ chữ ký người nhận tiền Bảng tốn học bổng (sinh hoạt phí) lưu phịng kế tốn đơn vị để làm sở ghi sổ kế tốn BẢNG THANH TỐN TIỀN THƯỞNG (Mẫu số C04- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền thưởng chứng từ dùng làm để toán tiền thưởng cho công chức, viên chức, người lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Bảng tốn tiền thưởng lập có định chia tiền thưởng cho công chức, viên chức, người lao động đơn vị từ quỹ thưởng Góc bên trái Bảng toán tiền thưởng phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên công chức, viên chức, người lao động thuộc đối tượng thưởng Cột C: Ghi rõ chức vụ Cột D: Ghi xếp loại thưởng (Loại A, B, C, ) Cột 1, 2, 3: Ghi rõ khoản tiền thưởng kỳ thưởng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, số tiền thưởng khoản Cột 4: Ghi tổng số tiền thưởng (Cột = cột + cột + cột 3) Cột E: Ký nhận người Trường hợp có người khác nhận hộ người nhận hộ phải ký thay ghi rõ họ tên vào cột BẢNG THANH TOÁN PHỤ CẤP (Mẫu số C05- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn phụ cấp nhằm xác định khoản phụ cấp tháng quý hưởng ngồi lương (Khoản phụ cấp chưa tính Bảng toán tiền lương tháng đơn vị) cán kiêm nhiệm nhiều việc lúc hưởng phụ cấp theo chế độ, sở để toán tiền phụ cấp cho cán bộ, cơng chức, viên chức hưởng (Ví dụ: Phụ cấp cán tham gia ban quản lý dự án, phụ cấp Hội đồng khoa học ) 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng toán phụ cấp ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, địa quan làm việc người nhận phụ cấp Cột 1: Ghi mức lương hưởng (gồm phụ cấp trách nhiệm có) Cột 2: Ghi tỷ lệ (%) hưởng phụ cấp theo quy định (nếu quy ước trả cố định hàng tháng theo mức lương chung cột để trống) Cột 3: Ghi số tiền phụ cấp người hưởng theo tháng theo quý Cột E: Từng người ký nhận nhận phụ cấp Bảng toán phụ cấp lập theo tháng theo quý phải có đầy đủ chữ ký theo quy định GIẤY ĐI ĐƯỜNG (Mẫu số C06- HD) 1- Mục đích: Giấy đường để cán bộ, viên chức người lao động làm thủ tục cần thiết đến nơi công tác tốn cơng tác phí, tàu xe sau tới quan 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Sau có lệnh cử cán bộ, viên chức cơng tác, phận hành làm thủ tục cấp giấy đường Người cơng tác có nhu cầu ứng tiền tàu xe, cơng tác phí mang giấy đường đến phòng tài vụ làm thủ tục ứng tiền Kế toán ghi số tiền tạm ứng vào góc giấy đường Ngày, xuất phát từ quan phận hành người cơng tác tự ghi Góc trên, bên trái Giấy đường phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Cột A: Ghi nơi đi, nơi đến công tác Cột 1: Ghi ngày ngày đến Khi đến nơi công tác, quan đến công tác phải xác nhận ngày đến (đóng dấu chữ ký xác nhận người có trách nhiệm quan đến công tác) Cột 2- Phương tiện sử dụng: Cần ghi rõ ô tô quan, ô tô khách, tàu hoả, máy bay Cột 3- Số ngày công tác (Kể thời gian đường thời gian nơi công tác) Cột 4: Ghi lý lưu trú Cột B: Lấy chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu nơi cán bộ, viên chức đến công tác Khi công tác người cơng tác xuất trình giấy đường để phụ trách phận xác nhận ngày thời gian hưởng lưu trú Sau đính kèm chứng từ đợt công tác (như vé tàu xe, vé phà, vé trọ ) vào giấy đường nộp cho phịng kế tốn để làm thủ tục tốn cơng tác phí, tốn tạm ứng Sau chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi toán Giấy đường chứng từ liên quan lưu phòng kế tốn BẢNG THANH TỐN TIỀN LÀM THÊM GIỜ (Mẫu số C07- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền làm thêm nhằm xác định khoản tiền làm thêm mà người lao động hưởng sau làm việc ngồi theo u cầu cơng việc 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng toán tiền làm thêm phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách đăng ký Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng năm mà người lao động tiến hành làm thêm Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên người làm việc thêm (theo mẫu C01b- HD tháng đó) Cột 1: Ghi hệ số lương người lao động hưởng Cột 2: Ghi hệ số phụ cấp chức vụ người lao động hưởng Cột 3: Ghi hệ số phụ cấp khác người lao động hưởng (nếu có) Hệ số lương (cột 1) hệ số phụ cấp chức vụ (cột 2), hệ số phụ cấp khác (cột 3) Bảng toán tiền làm thêm phải khớp với thực tế người làm thêm (đối chiếu với cột 1, cột cột Bảng toán tiền lương- Mẫu số C02a- HD) Cột 4: Ghi tổng số hệ số phụ cấp người làm thêm hưởng (Cột = cột + cột + cột 3) Cột 5: Ghi tiền lương tháng hưởng tính bằng: Lương tối thiểu (Theo quy định nhà nước) nhân với (x) Hệ số lương cộng với (+) Phụ cấp chức vụ Cột 6: Ghi mức lương ngày tính Lương tối thiểu (theo quy định Nhà nước) x (hệ số lương + hệ số phụ cấp chức vụ)/ 22 ngày Cột 7: Ghi mức lương tính Cột chia (:) cho Cột số làm thêm ngày thường, số làm thêm ngày thứ 7, chủ nhật, số làm thêm ngày lễ (Cột 8, 10, 12, 14) vào bảng chấm công làm thêm thực tế tháng để ghi Cột thành tiền làm thêm ngày thường (cột 9) = số (cột 8) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm ngày thứ 7, CN (cột 11) = số (cột 10) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm ngày lễ, tết (cột 13) = số (cột 12) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột thành tiền làm thêm buổi đêm (cột 15) = số (cột 14) x mức lương (cột 7) x Hệ số làm thêm theo qui định hành Cột 16: Ghi tổng cộng số tiền Cột 16 = cột + cột 11 + cột 13 + cột 15 Cột 17, 18: Ghi số ngày nghỉ bù ngày làm thêm số tiền tương ứng ngày nghỉ bù khơng tốn + Cột 17: Số ngày quy đổi theo ngày làm việc 8h + Cột 18 = cột 17 x cột Cột 19: Ghi số tiền làm thêm thực toán cho người làm thêm Cột 19 = cột 16 - cột 18 Cột C: Người làm thêm sau nhận tiền phải ký vào cột Bảng toán tiền làm thêm phải kèm theo Bảng chấm cơng làm thêm tháng đó, có đầy đủ chữ ký người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị Bảng tốn tiền làm ngồi lập thành để làm toán HỢP ĐỒNG GIAO KHỐN CƠNG VIỆC, SẢN PHẨM (Mẫu số C08- HD) 1- Mục đích: Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm ký kết bên giao khoán bên nhận khoán nhằm xác nhận khối lượng công việc, nội dung công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi bên thực cơng việc đó, đồng thời sở tốn chi phí cho người nhận khốn 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, số hợp đồng giao khoán Ghi rõ họ tên, chức vụ đại diện cho phịng, ban, phận bên giao khốn bên nhận khoán Phần I Ghi rõ nội dung, trách nhiệm quyền lợi người nhận khoán: Ghi rõ tên sản phẩm (hoặc cơng việc giao khốn) u cầu kỹ thuật sản phẩm, cơng việc giao khốn, đồng thời ghi rõ trách nhiệm quyền lợi người nhận khốn nội dung cơng việc giao Phần II Ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ bên giao khoán (như điều kiện làm việc, yêu cầu sản phẩm (cơng việc) khốn, thời gian hồn thành số tiền phải toán) bên nhận khoán Phần III Những điều khoản chung hợp đồng - Thời gian thực hợp đồng: Ghi rõ thời gian thực cơng việc nhận khốn từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc hợp đồng - Phương thức toán: Ghi rõ phương thức toán cho người nhận khốn - Xử phạt hình thức vi phạm hợp đồng: Ghi rõ hình thức xử phạt bên vi phạm hợp đồng Các hình thức xử phạt phải bàn bạc, thống bên giao bên nhận ký hợp đồng Hợp đồng giao khoán bên giao khoán lập thành : - giao cho người nhận khoán; - lưu phận lập hợp đồng; - chuyển cho người có trách nhiệm theo dõi q trình thực hợp đồng giao khốn làm để toán hợp đồng Hợp đồng giao khốn phải có đầy đủ chữ ký, họ tên đại diện bên giao khoán đại diện bên nhận khốn BẢNG THANH TỐN TIỀN TH NGỒI (Mẫu số C09- HD) 1- Mục đích: Bảng tốn tiền th ngồi chứng từ kế toán nhằm xác nhận số tiền toán cho người thuê để thực công việc không lập thành hợp đồng, như: Thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khốn cơng việc Chứng từ dùng để toán cho người thuê lao động đơn vị 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Chứng từ người thuê lao động đơn vị lập Ghi họ tên người thuê thuộc phận (phịng, ban, trung tâm) Ghi rõ nội dung cơng việc, địa điểm thời gian thuê Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, họ tên, địa chứng minh thư người thuê Cột D: Ghi rõ nội dung, tên công việc thuê Cột 1: Ghi số công lao động khối lượng công việc làm Cột 2: Ghi đơn giá phải toán cho công lao động đơn vị khối lượng cơng việc Trường hợp th khốn gọn cơng việc cột để trống Cột 3: Ghi số tiền phải toán Cột 4: Tiền thuế khấu trừ phải nộp người thuê có mức thu nhập thuộc đối tượng diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo qui định Luật thuế (nếu có) Cột 5: Số tiền lại nhận sau khấu trừ thuế (Cột = cột - cột 4) Cột E: Người thuê ký nhận nhận tiền BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN (Mẫu số C10- HD) 1- Mục đích: Biên lý hợp đồng giao khoán chứng từ kế toán nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc giá trị hợp đồng thực hiện, làm để hai bên toán chấm dứt hợp đồng 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, phận, mã số đơn vị sử dụng ngân sách Ghi rõ ngày lý hợp đồng, số hiệu lý Ghi rõ họ tên, chức vụ người đại diện cho bên giao khoán bên nhận khoán Ghi rõ số, ngày tháng hợp đồng lý Ghi rõ nội dung công việc thực giá trị hợp đồng thực đến thời điểm lý hợp đồng Ghi rõ số tiền số chữ mà bên giao khoán toán cho bên nhận khoán từ ký hợp đồng đến ngày lý hợp đồng Ghi rõ nội dung bên vi phạm hợp đồng (nếu có) số tiền bị phạt vi phạm hợp đồng Ghi rõ số tiền số chữ bên giao khoán cịn phải tốn cho bên nhận khốn (theo tính tốn hợp đồng, nghiệm thu cơng việc số tiền toán trước cho nhau) đến lý hợp đồng ngược lại bên giao khoán toán cho bên nhận khoán Sau kiểm tra thực tế việc thực hợp đồng, kết thực hợp đồng hai bên trí đưa kết luận nội dung cụ thể khối lượng thực hiện, đánh giá chất lượng kiến nghị, việc cần làm (nếu có) Biên lý hợp đồng giao khoán lập thành bản, bên giữ Biên lý hợp đồng giao khốn phải có đầy đủ chữ ký đại diện bên giao khoán, đại diện bên nhận khoán BẢNG KÊ TRÍCH NỘP CÁC KHOẢN THEO LƯƠNG (Mẫu số C11- HD) 1- Mục đích: Bảng kê trích nộp khoản theo lương dùng để xác định số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn mà đơn vị người lao động phải nộp tháng (hoặc quý) cho quan bảo hiểm xã hội cơng đồn Chứng từ sở để ghi sổ kế tốn khoản trích nộp theo lương, tính vào chi đơn vị trừ vào lương cán bộ, công chức, viên chức 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi q Góc trên, bên trái ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách - Cột A: Ghi số thứ tự trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn - Cột B: Ghi số tháng trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ áp dụng trường hợp kê khai theo - Cột 1: Ghi tổng quỹ lương dùng làm sở để trích lập BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn - Cột 2, 3, 4: Ghi tổng số tiền BHXH, BHYT phải nộp, chia theo nguồn trích tính vào chi phí tính trừ vào lương cán công chức, viên chức - Cột 5, 6, 7: Ghi tổng số tiền kinh phí cơng đồn phải nộp, chia theo nguồn trích tính vào chi phí tính trừ vào lương cán cơng chức, viên chức - Cột 8: Ghi số kinh phí cơng đồn đơn vị phải nộp cấp - Cột 9: Ghi số kinh phí cơng đồn đơn vị để lại chi đơn vị Bảng kê lập thành theo kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng kê trích nộp theo lương sau lập xong phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên người lập, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị BẢNG KÊ THANH TỐN CƠNG TÁC PHÍ (Mẫu số C12- HD) 1- Mục đích: Bảng kê tốn cơng tác phí dùng để liệt kê khoản tốn cơng tác phí cho cán bộ, công nhân viên quan trường hợp phải tốn cơng tác phí cho nhiều người, cho nhiều giấy đường khác nhiều giấy người toán lầc 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê khoản tốn cơng tác phí phải ghi rõ tên đơn vị, phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, họ tên cán bộ, công nhân viên công tác theo giấy công tác toán Cột C: Ghi tên đơn vị phận làm việc cán (Ví dụ: Ban Tài kế tốn; Phịng kế hoạch ) Cột 1: Ghi tiền vé tàu, vé xe theo quy định nhà nước toán Cột 2: Ghi số tiền lưu trú hưởng chuyến công tác Cột 3: Ghi số tiền trọ, tiền nhà nghỉ, khách sạn toán Cột 4: Ghi tổng số tiền (Cột = cột + cột + cột 3) Cột 5: Ghi số tiền tạm ứng Cột 6: Ghi số thực nhận (Cột = cột - cột 5), số tạm ứng lớn số tốn cột ghi số âm Cột D: Người cơng tác sau tốn tiền cơng tác phí ký nhận Bảng kê tốn cơng tác phí sau lập xong phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên người lập, kế toán trưởng người duyệt B- CHỈ TIÊU VẬT TƯ 1- Mục đích: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố, làm kiểm tra tình hình tiêu dùng, dự trữ vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố cung cấp thơng tin cần thiết cho việc quản lý vật tư 2- Nội dung: Thuộc tiêu vật tư gồm biểu mẫu sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố Bảng kê mua hàng Mẫu số C20HD Mẫu số C21HD Mẫu số C22HD Mẫu số C23-HD Mẫu số C24HD Biên kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố Mẫu số C25HD PHIẾU NHẬP KHO (Mẫu số C20- HD) 1- Mục đích: Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm ghi sổ kho, toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan ghi sổ kế toán - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Phiếu nhập kho áp dụng trường hợp nhập kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố mua ngồi, tự sản xuất, th ngồi gia cơng chế biến, nhận góp vốn, phát thừa kiểm kê Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, số hoá đơn lệnh nhập kho, tên kho, địa điểm kho nhập Góc trên, bên trái Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận nhập kho mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất, mã số đơn vị tính vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoá đơn lệnh nhập) Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán giá hoá đơn, tuỳ theo qui định tính giá trường hợp nhập) tính số tiền thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố thực nhập Dịng cộng: Ghi tổng số tiền loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hố nhập phiếu nhập kho Dịng số tiền viết chữ: Ghi tổng số tiền Phiếu nhập kho chữ Phiếu nhập kho kế toán lập thành liên (đối với vật tư, hàng hố mua ngồi) liên (đối với vật tư tự sản xuất), kế toán trưởng người phụ trách phận (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho người giao hàng ký vào phiếu nhập, thủ kho giữ liên để ghi vào thẻ kho sau chuyển cho phịng kế toán để ghi sổ kế toán liên lưu nơi lập phiếu, liên (nếu có) người giao hàng giữ PHIẾU XUẤT KHO (Mẫu số C21 - HD) 1- Mục đích: Phiếu xuất kho nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho phận sử dụng đơn vị, làm để hạch toán chi hoạt động, chi dự án, chi thực theo đơn đặt hàng Nhà nước, chi phí đầu tư XDCB, chi sản xuất, kinh doanh kiểm tra việc sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư, định mức sử dụng công cụ, dụng cụ - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận xuất kho mã đơn vị sử dụng ngân sách Phiếu xuất kho lập cho nhiều thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá kho dùng cho đối tượng hạch tốn chi phí mục đích sử dụng Khi lập Phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên, người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số ngày, tháng, năm lập phiếu; lý xuất kho kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính mã số vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Cột 1: Ghi số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho người (bộ phận) sử dụng - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho số lượng yêu cầu) - Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch tốn đơn vị) tính thành tiền loại vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột = cột x cột 3) Dòng cộng: Ghi tổng số tiền số vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế xuất kho Dòng tổng số tiền viết chữ: Ghi tổng số tiền viết chữ Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho phận xin lĩnh phận quản lý phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý qui định đơn vị) thành liên Sau lập phiếu xong kế toán trưởng phụ trách phận sử dụng ký (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau xuất kho thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên) Liên 1: Lưu phận lập phiếu Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho sau chuyển cho kế tốn để kế toán ghi vào cột 3, ghi vào sổ kế tốn Liên 3: Người nhận vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi phận sử dụng GIẤY BÁO HỎNG, MẤT CÔNG CỤ, DỤNG CỤ (Mẫu số C22- HD) 1- Mục đích: Giấy báo hỏng, cơng cụ, dụng cụ nhằm xác nhận số lượng công cụ, dụng cụ bị hỏng, làm ghi sổ phận kế toán phận quản lý sử dụng 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có cơng cụ, dụng cụ bị hỏng phải lập giấy báo hỏng, vào vật bị hỏng, sổ theo dõi tài sản công cụ nơi sử dụng Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ phận quản lý, sử dụng lập có cơng cụ, dụng cụ hỏng, Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ lập cho hay nhiều cơng cụ, dụng cụ Góc trên, bên trái Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A: Ghi số thứ tự Cột B: Ghi tên công cụ, dụng cụ báo hỏng, (mỗi thứ ghi dòng) Cột C: Ghi đơn vị tính cơng cụ, dụng cụ Cột 1: Ghi số lượng báo hỏng, thứ công cụ, dụng cụ Cột 2: Ghi rõ thời gian sử dụng công cụ, dụng cụ từ ngày tháng năm…… đến tháng, năm…… Cột 3: Ghi giá trị công cụ, dụng cụ bị hỏng, xuất hàng (Căn vào đơn giá nhân (x) số lượng sổ công cụ, dụng cụ sử dụng) Cột D: Ghi lý hỏng, trường hợp để xử lý Giấy báo hỏng, công cụ, dụng cụ lập xong phải có chữ ký người lập phiếu, ý kiến chữ ký, họ tên người phụ trách phận sử dụng, chữ ký, họ tên Thủ trưởng đơn vị BIÊN BẢN KIÊM KÊ VẬT TƯ, CƠNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HỐ (Mẫu số C23- HD) 1- Mục đích: Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố nhằm xác định số lượng, chất lượng giá trị vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố có kho thời điểm kiểm kê làm xác định trách nhiệm việc bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu ghi vào sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Biên kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố phải ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực kiểm kê Ban kiêm kê gồm trưởng ban uỷ viên Mỗi kho kiểm kê lập biên riêng Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá kiểm kê kho Cột 1: Ghi đơn giá thứ vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (tuỳ theo quy định đơn vị để ghi đơn giá cho phù hợp) Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền thứ vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố theo sổ kế toán Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền thứ vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố theo kết kiểm kê Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, thiếu ghi vào cột 8, Số lượng vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố thực tế kiểm kê phân loại theo phẩm chất: - Cột 10: Tốt 100% - Cột 11: Kém phẩm chất - Cột 12: Mất phẩm chất Nếu có chênh lệch, Thủ trưởng đơn vị ghi rõ ý kiến giải số chênh lệch Biên lập thành bản: - phịng kế tốn lưu - thủ kho lưu Sau lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê, kế toán trưởng, thủ kho ký (ghi rõ họ, tên) thủ trưởng đơn vị ghi rõ ý kiến giải chênh lệch, ký (ghi rõ họ, tên) BẢNG KÊ MUA HÀNG (Mẫu số C24-HD) 1- Mục đích: Bảng kê mua hàng dùng cho cán có trách nhiệm mua hàng cho đơn vị nhằm kê khai số vật tư, cơng cụ, dụng cụ, hàng hố, dịch vụ mua thị trường tự trường hợp người bán thuộc đối tượng khơng phải lập hố đơn bán hàng hoá, dịch vụ theo qui định pháp luật, làm lập phiếu nhập kho toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Về ngun tắc mua hàng hố, vật tư, cơng cụ, dụng cụ, dịch vụ phải có hố đơn bán hàng người bán Nếu người bán thuộc đối tượng khơng phải lập hố đơn bán hàng hố, cung cấp dịch vụ theo qui định pháp luật mua hàng, người mua hàng phải lập Bảng kê mua hàng Bảng kê mua hàng phải đóng thành ghi số dùng năm Mỗi “Bảng kê mua hàng” phải ghi số liên tục từ đầu đến cuối Góc trên, bên trái Bảng kê mua hàng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Ghi rõ họ tên, phận phòng, ban nơi làm việc người trực tiếp mua hàng Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, quy cách, phẩm chất, địa mua hàng tên người bán hàng đơn vị tính thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ mua vào Cột 1: Ghi số lượng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ mua Cột 2: Ghi đơn giá mua thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ Cột 3: Ghi số tiền phải trả thứ vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ (Cột = cột x cột 2) Dòng cộng ghi tổng số tiền mua loại hàng hóa, vật tư, dụng cụ, dịch vụ ghi phiếu Các cột B, C, 1, 2, cịn thừa gạch đường chéo từ xuống Bảng kê mua hàng người mua lập ký, ghi rõ họ tên sau chuyển “Bảng kê mua hàng” cho người có thẩm quyền duyệt mua kế toán trưởng ký làm thủ tục nhập kho đưa vào sử dụng (nếu có) giao hàng cho người quản lý sử dụng Bảng kê mua hàng người mua lập liên: Liên lưu nơi lập phiếu, liên chuyển cho kế toán làm thủ tục toán ghi sổ kế toán BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HỐ (Mẫu số C25 - HD) 1- Mục đích: Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhằm xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá trước nhập kho, làm để qui trách nhiệm toán bảo quản 2- Phương pháp trách nhiệm ghi Biên kiểm nghiệm áp dụng cho loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá cần phải kiểm nghiệm trước nhập kho trường hợp: - Nhập kho với số lượng lớn - Các loại vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố có tính chất lý, hố phức tạp - Các loại vật tư quý Những vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố khơng kiểm nghiệm trước nhập kho, trình kiểm nhận để nhập kho phát có khác biệt lớn số lượng chất lượng hoá đơn thực nhập phải lập Biên kiểm nghiệm Góc trên, bên trái Biên kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách - Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên hiệu, quy cách mã số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa kiểm nghiệm - Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm”, phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất - Cột E: Ghi rõ đơn vị tính loại - Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (như hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, ) - Cột 3: Ghi kết thực tế kiểm nghiệm Ý kiến Ban kiểm nghiệm: Ghi rõ ý kiến số lượng, chất lượng, nguyên nhân vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa khơng số lượng, quy cách, phẩm chất cách xử lý Biên kiểm nghiệm lập bản: giao cho phòng (ban) cung tiêu người giao hàng; giao cho phòng (ban) kế tốn Trường hợp vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa khơng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, lập thêm liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa để giải C- CHỈ TIÊU TIỀN TỆ 1- Mục đích: Theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khoản tạm ứng, toán tạm ứng đơn vị, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán quản lý đơn vị lĩnh vực tiền tệ 2- Nội dung: Thuộc tiêu tiền tệ gồm biểu mẫu sau: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tạm ứng Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) Biên kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí) Giấy đề nghị toán Biên lai thu tiền Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu số C30-BB Mẫu số C31-BB Mẫu số C32-HD Mẫu số C33-BB Mẫu số C34-HD Mẫu số C35-HD Mẫu số C37-HD Mẫu số C38-BB Mẫu số C40a-HD Mẫu số C40b-HD PHIẾU THU (Mẫu số C30- BB) 1- Mục đích: Nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí thực tế nhập quỹ làm để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán khoản thu có liên quan Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ phải có Phiếu thu Đối với ngoại tệ trước nhập quỹ phải kiểm tra lập “Bảng kê ngoại tệ" đính kèm với Phiếu thu 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Phiếu thu phải đóng thành ghi số dùng năm Trong Phiếu thu phải ghi số số Phiếu thu Số Phiếu thu phải đánh liên tục kỳ kế tốn Góc trên, bên trái phiếu thu phải ghi rõ tên đơn vị, địa mã đơn vị sử dụng Ngân sách Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền - Ghi rõ họ, tên, địa người nộp tiền - Dòng “Lý nộp": Ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán hàng hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng thừa - Dòng “Số tiền": Ghi số chữ số tiền nộp quĩ, ghi rõ đơn vị tính đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác - Dòng ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu thu Phiếu thu kế toán lập thành liên, ghi đầy đủ nội dung phiếu ký vào phiếu thu, sau chuyển cho kế tốn trưởng soát xét, thủ trưởng duyệt, chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quỹ Sau nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước ký tên Phiếu thu lập thành liên: Liên lưu nơi lập phiếu Liên thủ quĩ dùng để ghi sổ quỹ chuyển cho kế toán với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán Liên giao cho người nộp tiền Trường hợp người nộp tiền đơn vị cá nhân bên ngồi đơn vị liên giao cho người nộp tiền phải có chữ ký thủ trưởng đơn vị đóng dấu đơn vị Chú ý: Nếu thu ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ thời điểm nhập quĩ để tính tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam để ghi sổ PHIẾU CHI (Mẫu số C31- BB) 1- Mục đích: Phiếu chi nhằm xác định khoản tiền mặt, ngoại tệ vàng bạc, kim khí quí, đá quý thực tế xuất quĩ làm để thủ quĩ xuất quĩ, ghi sổ quĩ kế toán ghi sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Phiếu chi phải đóng thành quyển, Phiếu chi phải ghi số số Phiếu chi Số phiếu chi phải đánh liên tục kỳ kế tốn Góc trên, bên trái phiếu chi ghi rõ tên đơn vị, địa mã đơn vị sử dụng ngân sách Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền - Ghi rõ họ, tên, địa người nhận tiền - Dòng “Lý chi" ghi rõ nội dung chi tiền - Dòng “Số tiền": Ghi số chữ số tiền xuất quĩ, ghi rõ đơn vị tính đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác - Dòng ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu chi Sau có chữ ký (Ký theo liên) người lập phiếu, chuyển cho kế toán trưởng soát xét thủ trưởng đơn vị duyệt thủ quĩ xuất quĩ Sau nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền nhận chữ, ký tên ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi Phiếu chi lập thành liên: Liên lưu nơi lập phiếu Liên thủ quĩ dùng để ghi sổ quĩ chuyển cho kế toán với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán Liên giao cho người nhận tiền Đối với liên dùng để giao dịch tốn với bên ngồi phải đóng dấu đơn vị Chú ý: Nếu chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ, đơn giá vàng, bạc đá quí thời điểm xuất quĩ để tính tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam ghi sổ GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Mẫu số C32- HD) 1- Mục đích: Giấy đề nghị tạm ứng để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Giấy đề nghị tạm ứng người xin tạm ứng viết liên gửi cho phụ trách phận kế toán trưởng soát xét gửi thủ trưởng đơn vị duyệt tạm ứng Góc trên, bên trái Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), tên phận mã đơn vị sử dụng ngân sách - Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, đơn vị, phận số tiền xin tạm ứng (viết số chữ) - Lý tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng như: Đi cơng tác, mua văn phịng phẩm, tiếp khách - Thời hạn toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn lại số tiền tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho kế toán trưởng xem xét ghi ý kiến đề nghị Thủ trưởng đơn vị duyệt chi Căn định Thủ trưởng đơn vị, kế toán ghi số vào Giấy đề nghị tạm ứng lập Phiếu chi kèm theo Giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG (Mẫu số C33- BB) 1- Mục đích: Giấy tốn tạm ứng bảng liệt kê khoản tiền nhận tạm ứng khoản chi người nhận tạm ứng, làm toán số tiền tạm ứng ghi sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Giấy tốn tạm ứng ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), tên phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Phần đầu ghi rõ ngày, tháng, năm, số hiệu Giấy toán tạm ứng; Họ tên, đơn vị người toán Căn vào tiêu cột A, kế toán toán ghi vào cột sau: Mục I- Số tiền tạm ứng: Gồm số tiền tạm ứng kỳ trước chưa chi hết số tạm ứng kỳ Mục 1: Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết vào dòng số dư tạm ứng tính đến ngày lập phiếu tốn sổ kế toán để ghi Mục 2: Số tạm ứng kỳ vào Phiếu chi tạm ứng để ghi Mỗi Phiếu chi ghi dòng Mục II- Số tiền chi: Căn vào chứng từ chi tiêu người nhận tạm ứng để ghi vào mục Mỗi chứng từ chi tiêu ghi dòng Mục III- Chênh lệch: Là số chênh lệch mục I mục II - Nếu số tạm ứng chi khơng hết ghi vào dịng mục III - Nếu chi số tạm ứng ghi vào dòng mục III Giấy toán tạm ứng kế toán toán lập sau lập xong chuyển cho kế toán trưởng người phụ trách kế toán soát xét thủ trưởng đơn vị xét duyệt Người đề nghị toán ký xác nhận trước nhận nộp trả lại tiền Giấy toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc dùng làm ghi sổ kế toán Phần chênh lệch tiền tạm ứng chi không hết phải làm thủ tục thu hồi nộp quỹ trừ vào lương Phần chi số tạm ứng phải làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng Chứng từ gốc, giấy tốn tạm ứng phải đính kèm phiếu thu phiếu chi có liên quan BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho đồng Việt Nam) (Mẫu số C34- HD) 1- Mục đích: Biên kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền mặt đồng Việt Nam tồn quĩ thực tế số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ, sở tăng cường quản lý quỹ làm sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Việc kiểm kê quỹ tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm cần thiết kiểm kê đột xuất bàn giao quỹ Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, đó, thủ quỹ kế tốn quỹ thành viên Trước kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ tất phiếu thu, phiếu chi tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng loại tiền có quỹ như: loại 500 000 đồng, loại 100 000 đồng, Góc trên, bên trái biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ thời điểm kiểm kê ( ngày tháng năm ) - Dòng I “Số dư theo sổ quĩ ": Căn vào số tồn quỹ sổ quỹ ngày cộng sổ để kiểm kê quỹ để ghi vào cột - Dòng II “Số kiểm kê thực tế": Căn vào số kiểm kê thực tế để ghi theo loại tiền vào cột tính tổng số tiền để ghi vào cột - Dòng III “Chênh lệch”: Ghi số chênh lệch thừa thiếu số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế Trên Biên kiểm kê quỹ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu quĩ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Biên kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) thủ quỹ, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ kế toán trưởng Mọi khoản chênh lệch quỹ phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét giải Biên kiểm kê quỹ ban kiểm kê quỹ lập thành bản: lưu thủ quỹ, lưu kế toán quỹ tiền mặt BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí) (Mẫu số C35- HD) 1- Mục đích: Biên kiểm kê quỹ nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quí, đá quí tồn quỹ thực tế số thừa, thiếu so với sổ quĩ, sở tăng cường quản lý quỹ làm sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Việc kiểm kê quỹ tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm cần thiết kiểm kê đột xuất bàn giao quỹ Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, đó, thủ quỹ kế tốn quỹ thành viên Trước kiểm kê quĩ, thủ quỹ phải ghi sổ quĩ tất Phiếu thu, Phiếu chi ngoại tệ tính số dư tồn quĩ ngoại tệ đến thời điểm kiểm kê Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng loại ngoại tệ có quĩ như: USD, EURO,… loại vàng, bạc, kim khí q, đá q (nếu có) Góc trên, bên trái Biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ tên đơn vị, phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách Biên kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ thời điểm kiểm kê (giờ .ngày .tháng .năm .) - Dòng I “Số dư theo sổ quĩ": Căn vào số tiền quĩ ngoại tệ sổ quĩ để ghi vào cột - Dòng II “Số kiểm kê thực tế": Căn vào số kiểm kê thực tế để ghi theo loại ngoại tệ vào cột tính tổng số tiền để ghi vào cột - Dòng III “Chênh lệch”: Ghi số chênh lệch thừa thiếu số dư theo sổ quĩ với số kiểm kê thực tế Trên Biên kiểm kê quĩ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu quĩ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Biên kiểm kê quĩ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) thủ quĩ, người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ kế toán trưởng Mọi khoản chênh lệch quĩ phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét giải Biên kiểm kê quĩ ban kiểm kê quĩ lập thành bản: lưu thủ quĩ; lưu kế tốn quĩ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN (Mẫu số C37- HD) 1- Mục đích: Giấy đề nghị toán dùng trường hợp chi chưa toán chưa nhận tạm ứng để tổng hợp khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Giấy đề nghị toán ghi rõ tên đơn vị, phận (hoặc đóng dấu đơn vị) mã đơn vị đăng ký sử dụng ngân sách Ghi rõ họ tên người đề nghị toán Ghi rõ phận (hoặc địa chỉ) người đề nghị toán Nội dung tốn: Ghi tóm tắt nội dung đề nghị toán Ghi rõ số tiền số chữ Sau mua hàng sau chi tiêu cho nhiệm vụ giao, người mua hàng chi tiêu lập Giấy đề nghị toán chuyển cho kế toán trưởng người phụ trách kế toán kiểm sốt chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt Sau duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục toán ghi sổ kế toán BIÊN LAI THU TIỀN (Mẫu số C38- BB) 1- Mục đích: Biên lai thu tiền giấy biên nhận đơn vị cá nhân thu tiền thu séc người nộp tiền làm để lập Phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp toán với quan lưu quỹ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa quan thu tiền đóng dấu quan, phải đánh số Trong phải ghi rõ số tờ biên lai thu tiền số biên lai thu tiền đánh liên tục Góc trên, bên trái Biên lai thu tiền ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã đơn vị sử dụng ngân sách Ghi rõ họ tên, địa người nộp tiền Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền như: Tạm thu tiền viện phí, thu tiền bán hàng séc, Dòng “Số tiền thu” ghi số tiền thu số chữ, ghi rõ đơn vị tính “đồng” đơn vị tiền tệ khác Nếu thu séc phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm tờ séc bắt đầu lưu hành họ tên người sử dụng séc Biên lai thu tiền người thu tiền lập thành hai liên (đặt giấy than viết lần) Sau thu tiền, người thu tiền người nộp tiền ký ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền thu, nộp Ký xong người thu tiền lưu liên 1, liên giao cho người nộp tiền giữ Cuối ngày, người quan giao nhiệm vụ thu tiền phải vào lưu để lập Bảng kê biên lai thu tiền ngày (nếu thu séc phải lập Bảng kê thu séc riêng) nộp cho kế toán để kế toán lập Phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ làm thủ tục nộp Kho bạc, Ngân hàng Tiền mặt thu ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày Biên lai thu tiền áp dụng trường hợp thu tiền liên quan đến hoạt động nghiệp, hoạt động khác trường hợp khách hàng nộp séc toán với khoản nợ Biên lai thu tiền phải bảo quản tiền Trường hợp đánh Biên lai thu tiền người làm phải bồi thường vật chất theo qui định pháp luật hành Các trường hợp thu phí, lệ phí theo qui định Pháp lệnh phí, lệ phí sử dụng biên lai quan thuế phát hành đơn vị phải thực tốn tình hình sử dụng “Biên lai thu phí, lệ phí” theo qui định quan thuế BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN (Mẫu số C40a- HD) 1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn để tốn kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu 40a-HD áp dụng trường hợp hội thảo, tập huấn diễn nhiều ngày, tiền chi toán lần vào ngày cuối hội thảo - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách - Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn hội thảo (tập huấn) thời gian diễn hội thảo (tập huấn) - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự họ tên, chức vụ, đơn vị cơng tác đại biểu (như Phịng kế toán - Trường PTCS….) tham dự hội thảo, tập huấn - Cột 1, 2, 3, 4: Số tiền chi cho đại biểu theo ngày tổng số đợt hội thảo, tập huấn - Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền - Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, tổng số tiền chi chữ Bảng kê chi tiền phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập phải ghi rõ họ tên, chữ ký người trực tiếp chi tiền Thủ trưởng đơn vị BẢNG KÊ CHI TIỀN CHO NGƯỜI THAM DỰ HỘI THẢO, TẬP HUẤN (Mẫu số C40b- HD) 1- Mục đích: Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, hội nghị, tập huấn để tốn kinh phí chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn Mẫu Bảng kê chi tiền sử dụng cho đơn vị tổ chức hội thảo ngắn ngày (1 buổi, ngày) - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn ghi rõ tên, đơn vị, phận, mã đơn vị sử dụng ngân sách - Phần đầu ghi rõ: Nội dung hội thảo (tập huấn), địa điểm diễn hội thảo (tập huấn) thời gian diễn hội thảo (tập huấn) - Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, họ tên, chức vụ, đơn vị công tác đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn - Cột 1: Số tiền chi cho đại biểu tham dự hội thảo, tập huấn - Cột E: Các đại biểu ký nhận tiền - Phần cuối ghi tổng số người tham dự hội thảo, tập huấn, tổng số tiền chi chữ Bảng kê chi tiền phận chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn lập phải ghi rõ họ tên, chữ ký người trực tiếp chi tiền Thủ trưởng đơn vị D- CHỈ TIÊU TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1- Mục đích: Theo dõi tình hình biến động số lượng, chất lượng giá trị TSCĐ Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, lý sửa chữa tài sản cố định 2- Nội dung: Thuộc tiêu vật tư gồm biểu mẫu sau: Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ Biên kiểm kê TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành Bảng tính hao mịn TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số C50- HD Mẫu số C51- HD Mẫu số C52- HD Mẫu số C53- HD Mẫu số C54- HD Mẫu số C55a-HD Mẫu số C55b-HD BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C50- HD) 1- Mục đích: Biên giao nhận TSCĐ nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau hoàn thành xây dựng, mua sắm, cấp cấp phát, tặng biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ th ngồi đưa vào sử dụng đơn vị tài sản đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh cấp trên, theo hợp đồng góp vốn, (khơng sử dụng Biên giao nhận TSCĐ trường hợp nhượng bán, lý tài sản cố định phát thừa, thiếu kiểm kê) Biên giao nhận TSCĐ để giao nhận TSCĐ kế toán ghi sổ TSCĐ, sổ kế tốn có liên quan - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có tài sản cố định đưa vào sử dụng điều TSCĐ cho đơn vị khác, đơn vị phải lập Hội đồng bàn giao gồm: Đại diện bên giao, đại diện bên nhận số uỷ viên Biên giao nhận TSCĐ lập cho TSCĐ Đối với trường hợp giao nhận lúc nhiều tài sản loại, giá trị đơn vị giao đơn vị nhận lập chung Biên giao nhận TSCĐ Góc trên, bên trái Biên giao nhận TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) TSCĐ Cột C: Ghi số hiệu TSCĐ Cột D: Ghi nước sản xuất (Nga, Nhật ) Cột 1: Ghi năm sản xuất Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng Cột 3: Ghi cơng suất (diện tích) thiết kế Ví dụ xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, máy phát điện 75 KVA, Cột 4, 5, 6, 7: Ghi yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCĐ gồm: Giá mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi phí chạy thử (cột 6), Cột 8: Ghi nguyên giá TSCĐ (Cột = Cột + cột + cột 6) Cột E: Ghi tài liệu kỹ thuật kèm theo TSCĐ bàn giao Bảng kê dụng cụ, phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề kèm theo TSCĐ bàn giao Sau bàn giao xong đại diện bên giao, bên nhận TSCĐ ký vào biên Đồng thời thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng bên nhận phải ký vào Biên giao nhận TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ lập thành bản, bên (giao, nhận) giữ chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán lưu BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C51- HD) 1- Mục đích: Biên lý TSCĐ nhằm xác nhận việc lý TSCĐ làm để ghi giảm TSCĐ sổ kế toán 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Biên lý TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Khi có định việc lý TSCĐ đơn vị phải thành lập Ban lý TSCĐ Thành viên Ban lý TSCĐ ghi chép mục I Mục II: Ghi tiêu chung TSCĐ có định lý như: - Tên, ký hiệu TSCĐ, số hiệu, nước sản xuất, năm đưa vào sử dụng, số thẻ TSCĐ - Nguyên giá TSCĐ, giá trị hao mịn trích cộng dồn đến thời điểm lý, giá trị cịn lại TSCĐ Mục III: Ghi kết luận Ban lý, ghi ý kiến nhận xét Ban việc lý TSCĐ Mục IV: Sau lý xong vào chứng từ tính tốn tổng số chi phí lý thực tế giá trị thu hồi ghi vào dòng chi phí lý giá trị thu hồi (giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi tính theo giá thực tế bán giá bán ước tính) Biên lý phải Ban lý TSCĐ lập có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên Trưởng ban lý, kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C52- HD) 1- Mục đích: Biên đánh giá lại TSCĐ nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ làm để ghi sổ kế toán tài liệu liên quan đến số chênh lệch (tăng, giảm) đánh giá lại TSCĐ - Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có định đánh giá lại TSCĐ, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ, ghi rõ số ngày, tháng, năm Quyết định, họ tên thành viên Hội đồng đánh giá Góc trên, bên trái Biên đánh giá lại TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) số hiệu số thẻ TSCĐ Cột 1, 2, 3: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại TSCĐ sổ kế toán thời điểm đánh giá Cột 4: Ghi giá trị lại TSCĐ sau đánh giá lại Trường hợp đánh giá lại TSCĐ để điều chỉnh lại sổ kế tốn cột chia thành cột tương tự cột 1, 2, để ghi sau: Ghi nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại theo giá đánh giá lại Cột 6, 7: Cột chênh lệch tăng, giảm tính cho tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn giá trị lại giá đánh giá lại giá trị ghi sổ kế tốn Sau đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên ghi đầy đủ nội dung thành viên Hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào Biên đánh giá lại TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ lập thành bản, lưu phịng kế tốn để ghi sổ kế toán lưu với hồ sơ kỹ thuật TSCĐ BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Mẫu số C53- HD) Mục đích: Biên kiểm kê tài sản cố định nhằm xác nhận số lượng, giá trị tài sản cố định có, thừa thiếu đơn vị so với sổ kế toán sở tăng cường quản lý tài sản cố định, làm sở quy trách nhiệm vật chất ghi sổ kế toán số chênh lệch Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập Ban kiểm kê, kế toán theo dõi tài sản cố định thành viên, ghi rõ thời điểm kiểm kê ( ngày… tháng… năm…), họ tên thành viên Ban kiểm kê Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê theo đối tượng ghi tài sản cố định Góc trên, bên trái Biên kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên TSCĐ, mã số TSCĐ, nơi sử dụng TSCĐ Cột 1, 2, 3: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị lại TSCĐ theo sổ kế toán Cột 4, 5, 6: Ghi số lượng, nguyên giá, giá trị lại TSCĐ theo kết kiểm kê Cột 7, 8, 9: Ghi số chênh lệch số lượng, nguyên giá, giá trị cịn lại TSCĐ sổ kế tốn với kết kiểm kê Trên Biên kiểm kê TSCĐ cần phải xác định ghi rõ nguyên nhân gây thừa thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét kiến nghị Ban kiểm kê Biên kiểm kê TSCĐ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) Trưởng ban kiểm kê, kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Mọi khoản chênh lệch TSCĐ đơn vị phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị xem xét BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ SỬA CHỮA LỚN HỒN THÀNH (Mẫu số C54- HD) 1- Mục đích: Biên giao nhận TSCĐ, sửa chữa lớn hoàn thành nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau hoàn thành việc sửa chữa lớn bên có TSCĐ sửa chữa bên thực việc sửa chữa Biên ghi sổ kế toán tốn chi phí sửa chữa TSCĐ 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Khi có TSCĐ sửa chữa lớn hồn thành phải có Quyết định thành lập phận sửa chữa, sửa chữa xong phải lập Biên giao nhận gồm đại diện bên thực việc sửa chữa đại diện bên có TSCĐ sửa chữa Góc trên, bên trái Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách, phía ghi số Quyết định người đại diện cho đơn vị sửa chữa đơn vị có TSCĐ sửa chữa Ghi tên, ký mã hiệu, qui cách, số thẻ, số hiệu TSCĐ sửa chữa Ghi nơi quản lý sử dụng TSCĐ Ghi rõ thời gian bắt đầu sửa chữa hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ Ghi rõ phận sửa chữa Cột A: Ghi rõ tên phận cần phải sửa chữa TSCĐ Cột B: Ghi nội dung (mức độ) công việc sửa chữa như: thay sửa chữa, tân trang lại v.v Cột 1: Ghi giá dự toán (giá kế hoạch) (đối với trường hợp đơn vị tự làm) giá hợp đồng hai bên thoả thuận (đối với trường hợp thuê ngoài) phận cần sửa chữa Cột 2: Ghi số chi phí thực tế chi cho phận sửa chữa (đối với trường hợp đơn vị tự sửa chữa) Đối với trường hợp th ngồi sửa chữa ghi vào cột có thay đổi giá (so với giá ghi theo hợp đồng) phát sinh q trình sửa chữa bên có TSCĐ sửa chữa chấp nhận toán Cột 3: Ghi rõ kết kiểm tra phận sau sửa chữa xong Kết luận: Ghi ý kiến nhận xét tổng thể việc sửa chữa lớn TSCĐ Ban giao nhận Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành bản, đại diện hai bên giao nhận ký bên giữ bản, sau chuyển cho kế tốn trưởng đơn vị nhận ký duyệt lưu phòng kế tốn BẢNG TÍNH HAO MỊN TSCĐ (Mẫu số C55a- HD) Mục đích: Bảng tính hao mịn TSCĐ dùng để phản ánh số hao mịn tính loại TSCĐ cho đối tượng TSCĐ Bảng tính áp dụng cho đơn vị hành nghiệp phải tính hao mịn TSCĐ vào cuối năm để có sở ghi giảm nguyên giá TSCĐ Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng tính hao mịn TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Bảng tính hao mịn TSCĐ lập theo kỳ hạn quy định tính hao mịn TSCĐ cho đối tượng TSCĐ (thường cuối năm) Cột A, B: Ghi số thứ tự loại TSCĐ đơn vị Cột 1: Ghi nguyên giá loại TSCĐ Cột 2: Ghi tỷ lệ hao mòn loại TSCĐ Cột 3: Ghi số hao mịn tính kỳ loại TSCĐ (Cột = Cột x cột 2) Bảng kế toán TSCĐ lập Sau lập xong người lập bảng ký, ghi rõ họ tên chuyển cho kế toán trưởng ký, ghi rõ họ tên Bảng sở để ghi sổ TSCĐ (phần hao mòn), sổ chi tiết TK 466 để tính giá trị cịn lại tài sản cố định sổ kế tốn khác có liên quan BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ (Mẫu số C55b- HD) 1- Mục đích: Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích phân bổ số khấu hao cho đối tượng sử dụng TSCĐ kỳ Bảng áp dụng cho đơn vị hành nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ, 2- Phương pháp lập trách nhiệm ghi Góc trên, bên trái Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), phận mã đơn vị sử dụng ngân sách Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ lập theo kỳ hạn quy định tính khấu hao TSCĐ cho đối tượng TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ có cột dọc phản ánh số khấu hao phải tính cho đối tượng sử dụng TSCĐ (sản phẩm, dịch vụ) hàng ngang phản ánh số khấu hao tính kỳ trước, số khấu hao tăng, giảm số khấu hao phải tính kỳ Cơ sở để lập: + Dịng khấu hao tính kỳ trước lấy từ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ kỳ trước + Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm kỳ phản ánh chi tiết cho TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ kỳ theo chế độ qui định hành khấu hao TSCĐ Dịng số khấu hao phải tính kỳ tính (=) số khấu hao tính kỳ trước cộng (+) Số khấu hao tăng, trừ (-) Số khấu hao giảm kỳ Số khấu hao phải trích kỳ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ sử dụng để ghi vào sổ kế tốn có liên quan, đồng thời sử dụng để tính giá thành thực tế sản phẩm, dịch vụ hoàn thành ... ứng chi không hết ghi vào dòng mục III - Nếu chi số tạm ứng ghi vào dòng mục III Giấy toán tạm ứng kế toán toán lập sau lập xong chuyển cho kế toán trưởng người phụ trách kế toán soát xét thủ trưởng... tệ khác - Dòng ghi số lượng chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu thu Phiếu thu kế toán lập thành liên, ghi đầy đủ nội dung phiếu ký vào phiếu thu, sau chuyển cho kế tốn trưởng sốt xét, thủ trưởng... quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước ký tên Phiếu thu lập thành liên: Liên lưu nơi lập phiếu Liên thủ quĩ dùng để ghi sổ quỹ chuyển cho kế toán với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán Liên giao