Giáo trình kế toán excel (lý thuyết)

Tài liệu tham khảo, học tập về Excel dành cho nghành kế toán.

TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC PHẦN I LÝ THUYẾT ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFTEXCEL CHƯƠNG II:QUẢN LÝ WORKBOOK, WORKSHEET CHƯƠNG III: ĐỊNH DẠNG WORKSHEET CHƯƠNG IV: LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM CHƯƠNG V: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG KHOA KINH TẾ Page 1 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ MISCROSOFT EXCEL I. Khởi động Excel - Cách 1: Click vào nut Start trên Taskbar chọn Program chọn Miscrosoft Excel - Cách 2: Double click vào shortcut Excel trên Desktop II. Thoát Execel - Cách 1: Click vào nút close( bên phải cửa sổ Excel) - Cách 2: Vào menu file, chọn exit - Cách 3: Click vào control box, chọn close III. Màn hình giao diện Các thanh công cụ hỗ trợ - Title bar: Chứa tiêu đề cửa sổ hoặc tên tập tin đang mở trong cửa sổ - Menu bar: Liệt kê tên các nhóm lệnh của Excel. - - Toolbar: Chứa các nút , mỗi nút đại diện cho một lệnh cho phép xử lý nhanh. - - Thanh định dạng: là một hàng chứa các biểu tượng chỉnh loại font, in đậm, in nghiêng…. - - Scroll bar: Scroll dọc, và scroll ngang dùng để cuộn màn hình theo chiều dọc hay chiều ngang. - Scroll buttons: Các nút cho phép di chuyển nhanh chóng trên sheet tabs của workbook. - Sheet tabs: Thể hiện các bản tính trong một tập tin cho phép chuyển đổi giữa các sheet. TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Status bar: Dùng để giải thích một lệnh được chọn hoặc hướng dẫn , chỉ thị cách thực hiện công việc. - Formular bar: Vùng cho phép nhập và chỉnh sửa dữ liệu. IV. Workbook, worksheet 1. Tập tin( workbook),bảng tính(worksheet) - Mở một tập tin của Microsoft excel - Các workbook chứa 1 hoặc nhiều bảng tính. - Khi khởi động một Workbook mặc nhiên có tên Book 1 - Một workbook mới mở có 3 sheet, đặt tên sheet1, sheet2, sheet 3, và có thể thêm sheet mới bằng cách bấm chuột phải vào inset , chọn ok 2. Cấu trúc bảng tính - Worksheet là bảng tính nhiều dòng nhiều cột. - Dòng(row) : có 65536 dòng - Cột(column): có 256 cột - Ô(cell): là giao điểm của dòng và cột - Vùng(range): là tập hợp các ô có dạng hình chữ nhật. Địa chỉ vùng được xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải . - Worksheet không chỉ chứa chữ số mà còn hình ảnh, biểu đồ… 3. Các kiểu dữ liệu: Có 4 loại dữ liệu khác nhau có thể xuất hiện trong ô: chữ, số, trị logic, mã lỗi a. Kiểu số:Bao gồm 0-9, +, -, / , %,e . Có thể là số nguyên, thập phân, số mũ o Nếu số quá dài, Excel hiện ###### lấp đầy ô o Số đươcï canh bên phải ô b. Kiểu văn bản, kiểu chữ: - Bao gồm chữ cái , số các ký hiệu có trên bàn phím. Mỗi ô có chứa tới 32.000 ký tự - Nếu độ rộng cột không đủ để thể hiện toàn bộ chuỗi ký tự thì sẽ tràn sang ô kế nếu ô không có dữ liệu, nếu ô có dữ liệu thì sẽ bị cắt bớt. - Text được canh ở bên trái ô c. Các trị logic: Các trị logic True, False. Các trị logic thường được sử dụng trong các công thức điều kiện d. Mã lỗi: Các công thức có thể trả ra kết quả lỗi. VD: # DIV/0! : công thức dẫn tới phép toán chia cho 0 CHƯƠNG II: QUẢN LÝ WORKBOOK- WORKSHEET KHOA KINH TẾ Page 3 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC I. Các thao tác trên tập tin 1. Tập tin (workbook) mới - Vào menu file, chọn new hoặc click vào new trên thanh công cụ, ctrl+N. 2. Mở workbook đã có trên đĩa - Vào file , chọn open hoặc trên thanh công cụ, Ctrl+O Hộp thoại open xuất hiện - Chọn ổ đĩa, đường dẫn thư mục trong Look in - Chọn tên hoặc gõ tên trong hộp File name - Click chọn open 3. Lưu workbook - Vào menu file chọn Save hoặc nhấn ctrl + S, hoặc click vào trên thanh công cụ - Nếu lần đầu chọn lệnh save thì hộp thoại Save As xuất hiện: + Chọn đường dẫn trong save as + Gõ tên vào hộp file name. + Click vào save KHOA KINH TẾ Page 4 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC Lưu workbook với tên mới - Vào menu file chọn save as o Chọn đường dẫn trong save in o Gõ tên vào hộp file name o Click vào save 4. Đóng workbook - Vào file chọn close, Ctrl+W, 5. Đóng tất cả các workbook cùng một lúc : Nhấn và giữ shift . Vào menu , chọn close all II. Các thao tác trên vùng: 1. Chọn cột, dòng, vùng - Chọn dòng: Click tại đường biên trái của worksheet - Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trái của worksheet và drag mouse lên hoặc xuống. - Chọn một cột: Click tại đường biên trên của worksheet - Chọn nhiều dòng: Click tại đường biên trên của worksheet và drag mouse sang trái hoặc phải. - Chọn toàn bộ bảng tính: Click vào giao điểm của đường biên trái và đường biên trên của worksheet. - Chọn một vùng: Drag chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hay ngược lại - Hoặc nhấn phím shift gõ các mũi tên để chọn vùng - Chọn nhiều vùng: ChoNhấn giữ ctrl và drag chuột trên những vùng khác nhau: 2. Thêm ô, dòng, cột, vùng: Cách 1: - Xác định vị trí cần đó chọn 1 trong các lệnh sau: KHOA KINH TẾ Page 5 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC + Rows: nếu muốn chèn dòng. + Columns: nếu muốn chèn cột. + Cells: nếu muốn chèn ô. Khi đó hộp hội thoại Insert xuất hiện: Shist cells right: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn sang phải. Shist cells down: thêm các ô, đẩy các ô đã chọn xuống dưới. Entire row: thêm các hàng, đẩy nhóm hàng chứa các ô đã chọn xuống dưới. Entire colunm: thêm các cột, đẩy nhóm cột chứa các ô đã chọn sang phải. Cách 2: - Chọn vùng ( có thể 1 ô, 1 vùng, 1/ nhiều dòng, 1/ nhiều cột). - Click phải lên vùng đã chọn. Chọn Insert. 3. Xóa ô, cột, dòng - chọn các ô, cột, dòng muốn xóa. - Vào menu Edit, chọn Delete. Hộp hội thoại Delete xuất hiện: - - Chọn 1 trong các mục sau: Shift cells left: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng dòng từ bên phải sang. Shift cells up: xóa các ô đã chọn, kéo dồn các ô cùng cột từ bên dưới lên. Entire row: xóa dòng đã chọn, kéo dồn các vòng kế tiếp bên dưới lên. Entire colunm: xóa cột đã chọn, kéo dồn các cột kế tiếp từ bên phải sang. 4. Xóa vùng dữ liệu - Cách 1: chọn vùng muốn xóa dữ liệu, nhấn phím Del. - Cách 2: chọn vùng muốn xóa dữ liệu. Vào menu Edit, chọn Clear. 5. Sao chép dữ liệu vùng: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị mất) - Chọn vùng nguồn muốn sao chép - Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C) - Chọn ô góc trái của vùng đích. - Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) 6. Di chuyển dữ liệu vào vị trí mới: (Chú ý: nếu vùng đích có dữ liệu sẽ bị mất) - Chọn vùng muốn di chuyển - Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X) - Chọn ô góc trái của vùng đích. - Vào menu Edit, chọn Paste. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V) KHOA KINH TẾ Page 6 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC 7. Chèn dữ liệu được sao chép từ nơi khác: - chọn vùng muốn sao chép - Vào menu Edit, chọn copy. ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C) - Chọn vùng muốn chèn. - Vào menu Insert, chọn Copied Cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện: - - Chọn cách thức chèn dữ liệu. + Shift cells right: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn tên vào sang phải. + Shift cells down: để chuyển dữ liệu có sẵn tại vùng muốn thêm vào xuống dưới. - chọn OK 8. Di chuyển và chèn dữ liệu vào vị trí mới: - Chọn vùng muốn di chuyển - Vào menu Edit, chọn Cut. (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X) - Chọn vùng muốn chèn. - Vào menu Insert, chọn Cut cells. Hộp hội thoại Insert Paste xuất hiện - Chọn cách thức chèn dữ liệu ( Shift cells right, hoặc Shift cells down). - Chọn OK. III. Nhập dữ liệu: 1. Nhập dữ liệu vào 1 ô: - Chọn 1 ô bằng cách Click chuột vào ô đó. - Gõ dữ liệu vào. - Nhấn phím Enter 2. Nhập text có dang số: - Trường hợp muốn nhập 1 chuỗi số dạng Text bạn đã thêm dấu phẩy trên ( ‘ ) vào đầu chuỗi số này Ví dụ: ‘ ½ ; ‘678’ 3. Nhập ngày (date), giờ (time): - Date: bao gồm 0 -> 9, / , tên viết tắt của các tháng (bằng tiếng Anh). - Time: bao gồm 0 -> 9, AM, PM. - Để nhập nhanh ngày giờ của hệ thống, ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+ ; và Ctrl+: 4. Nhập 1 chuỗi số, ngày, văn bản liên tục các giá trị kế tiếp nhau: Cách 1: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột). KHOA KINH TẾ Page 7 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Chọn 2 ô đã nhập giá trị. - Drag Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần tạo chuỗi liên tục. Thả nút chuột. Cách 2: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột). - Chọn 2 ô đã nhập giá trị và chọn vùng cần tạo chuỗi liên tục. - Vào menu Edit, chọn Fill, chọn Series. Chọn OK. Cách 3: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp (cùng hàng hoặc cùng cột) - Chọn 2 ô đã nhập gí trị. - Drag ( dùng chuột phải) Fill handle xuống hoặc sang phải để xác định khối cần tạo chuỗi liên tục. Thả nút chuột. - Chọn 1 trong các lệnh sau: + Fill Series: Điều giá trị tăng (hoặc giảm) vào các ô đã chọn với bước tăng (giảm) đã xác định ở trên. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị được điền có bước tăng dần là 1. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị ngày được điền có bước tăng dần là 1. + Fill Weekdays: Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn, nhưng 1 Weekdays chỉ có 5 ngày, trừ Sunday và Saturday. + Fill Days: + Fill Months: + Fill Years: Điền giá trị tăng vào các ô đã chọn với bước tăng dần đã xác định ở trên. Nếu chỉ nhập 1 giá trị ban đầu, các giá trị của ngày ( tháng / năm) được điền có bước tăng dần là 1 ngày (tháng năm) + Linear trend: Giống Fill Series, nhưng lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên. + Growth Trend: lệnh này chỉ có tác dụng khi nhập 2 giá trị đầu tiên. Giá trị được điền vào ô sau là lũy thừa của ô trước với số mũ là bước tăng (hoặc giảm) của chuỗi liên tục. IV.Chỉnh sửa và xóa dữ liệu: 1. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: - Cách 1: chọn ô muốn chính sửa dữ liệu, click vào thanh công thức ( Formula bar) làm xuất hiện điểm chèn trên thanh công thức. - Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sữa dữ liệu, nhấn phím F2. điểm chèn xuất hiện ở cuối dữ liệu trong ô. - Cách 3: Double click vào ô muốn chỉnh sửa dữ liệu. Điểm chèn xuất hiện ở cuối dữ liệu trong ô. 2. Undo thao tác nhập dữ liệu - Cách 1: Vào menu Edit, chọn Undo… - Cách 2: Click vào nút Undo, hoặc Redo - Chú ý: bạn có thể Undo 16 thao tác mới nhất của bạn. Tuy vậy bạn không thể Undo: + Lệnh File/Save hoặc File/ Close. + việc xóa hoặc chèn Worksheet, xóa tên hoặc đặt dấu ngắt. KHOA KINH TẾ Page 8 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC 3. Xóa dữ liệu trong một hoặc nhiều ô: - Cách 1: Chọn các ô muốn xóa dữ liệu. Nhấn phím Del. - Cách 2: + Vào menu Edit, chọn Clear. + Chọn một trong các lệnh sau: All: Xóa dữ liệu, định dạng và chú thích. Format: Chỉ xóa định dạng. Contents: Chỉ xóa dữ liệu. Comments : Chỉ xóa chú thích. V. Quản lý các Worksheet: 1. Kích hoạt Worksheet: - Cách 1: Click vào tab của Worksheet đó. - Cách 2: Dùng tổ hợp phím Ctrl+Page Up để kích hoạt Worksheet kế trước. Dùng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để kích hoạt Worksheet kế sau. 2. Chèn thêm, xóa bớt Worksheet: a. Chèn Worksheet vào Workbook: - Cách 1: vào menu Insert, chọn Worksheet. - Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet, chọn Insert. - b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook: - Cách 1: Kích hoạt Worksheet muốn xóa. Vào menu Edit, chon Delete Sheet. Hộp hội thoại xuất hiện, chon OK. - Cách 2: Click phải vào tab của Worksheet muốn xóa. Chọn Delete. 3. Sao chép và di chuyển Worksheet: a. Sao chép và di chuyển Worksheet trong cùng Workbook: - Cách 1: + Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển. + Nếu muốn di chuyển thì: Click vào Tabs của Worksheet cần di chuyển, drag đến vị trí mới trên Sheet tabs. Thả nút chuột. + Nếu muốn sao chép thì: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag tabs củaWorksheet cần sao chép đến vị trí mới trên thanh Sheet tabs. Thả nút chuột. - Cách 2: + Kích hoạt Worksheet cần sao chép hay di chuyển. + Vào menu Edit, chọn Move or Copy sheet. Hộp hội thoại Move or Copy Sheet xuất hiện. . Chọn vị trí chuyển đến trong danh sách của hộp Before Sheet. . Nếu muốn sao chép, đánh dấu chọn vào hộp Create A Copy. . Chọn OK. b. Xóa Worksheet ra khỏi Workbook: - Phải mở cả 2 Workbook và sắp xếp để trong thấy cả 2 cùng lúc. - Muốn di chuyển: Click vào Tab của Worksheet cần di chuyển, drag nó đến thanh tab trên Workbook đích. KHOA KINH TẾ Page 9 TRƯỜNG TRUNG CẤP TÂY BẮC - Muốn sao chép: nhấn và giữ phím Ctrl trong khi drag vào tab của Worksheet cần di chuyển đến sheet tabs trên Workbook đích. 4. Đổi tên cho các Worksheet: - Cách 1: Double click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Gõ tên mới - Cách 2: Click phải vào tab của worksheet ta muốn đổi tên, chọn Renae. - Cách 3: Click vào tab của Worksheet ta muốn đổi tên. Vào menu Format, chọn Sheet, chọn Rename. VI.Sắp xếp và thay đổi các cửa sổ: 1. Sắp xếp các cửa sổ: - Vào menu Window, chọn Arrange Windows. Hộp thội thoại Arrange Windows xuất hiện. - - Chọn 1 trong các cách sắp xếp sau đây: + Tiled: Thấy toàn phần các cửa sổ. + Horizontal: Thấy toàn phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều ngang. + Vertical: Thấy toan phần các cửa sổ, chúng được sắp xếp theo chiều dọc. + Cascade: Các cửa sổ được xếp lớp như lợp ngói. Chỉ trông thấy phần tiêu đề của chúng 2. Chuyển từ cử sổ này sang cửa sổ khác: Nếu các cửa sổ được sắp xếp để trông thấy chúng: - Cách 1: Click vào cửa sổ bạn muốn chuyển đến. - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F6 để chuyển đến cửa sổ kế sau, Ctrl+Shift+F6 để chuyển đến cửa sổ kế trước. 3. Đóng cửa sổ: - Cách 1: Click vào Control box (ở góc trên bên trái), chọn Close. - Cách 2: Double click vào Control box (ở góc trên bên trái). 4. Che – hiện cửa sổ: - Để che giấu 1 cửa sổ đang kích hoạt, bạn vào menu window, chọn Unhide. - Để hiển thị trở lại cửa sổ bị che giấu, bạn vào menu Window, chọn Unhide. VII. Điều khiển sự hiển thị: 1. Phóng to và thu nhỏ: - Cách 1: +Vào menu View, chọn Zoom. Xuất hiện hộp thoại Zoom. KHOA KINH TẾ Page 10 . MISCROSOFT EXCEL I. Khởi động Excel - Cách 1: Click vào nut Start trên Taskbar chọn Program chọn Miscrosoft Excel - Cách 2: Double click vào shortcut Excel. chuỗi số, ngày, văn bản liên tục các giá trị kế tiếp nhau: Cách 1: - Nhập 2 giá trị đầu tiên và kế tiếp trên 2 ô kế tiếp ( cùng hàng hoặc cùng cột). KHOA KINH