1. Sắp xếp tối đa 3 khoá (3 cột) :- Vào menu Data, chọn Sort. Hộp hội thoại Sort xuất hiện. - Vào menu Data, chọn Sort. Hộp hội thoại Sort xuất hiện.
- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất ở Sort by và thứ tự sắp xếp (Asceding : tăng dần ; Descending : giảm dần)
- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ hai nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp. - Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ ba nếu có ở Then by và thứ tự sắp xếp. - Click vào nút OK, hoặc nhấn phím Enter.
Chú ý :
o Nếu cơ sở dữ liệu có dòng tiêu đề (Header row), nhưng bạn lại chỉ d8ịnh không có dòng tiêu đề (No header row) các tiêu đề này sẽ được sắp xếp vào cơ sở dữ liệu như thể dòng tiêu đề là mẫu dữ liệu. o Nếu sắp xếp sai, bạn có thể loại bỏ bằng cách : vào menu Edit, chọn
Undo Sort.
2. Vài điểm quan trọng cần biết về tính năng sắp xếp của Excel :
- Sắp xếp được thực hiện giá trị ô cơ bản, không theo bề mặt đã được định dạng của ô. - Sắp xếp không phân biệt chữ hoa hay chữ thường bởi mặc định. Bạn có thể chỉ định
phân biệt này bằng cách : Click vào nút Option trong hộp hội thoại Sort và đánh chọn hộp Case-sensitive.
- Trị FALSE đi trước TRUE trong săp xếp tăng dần. - Tất cả các giá trị lỗi điều xem như nhau.
- Các ô rỗng được sắp xếp sau cùng cho cả thứ tự tăng dần và giảm dần.
- Tránh có cả mẫu tự và số trong cùng 1 trường, thường nó cho kết quả không như mong muốn.
3. Sắp xếp trên 3 khóa :
Sử dụng phương pháp sắp xếp nhiều lần, và bắt đầu từ những khoá it quan trọng nhất.
III. Lọc dữ liệu
1. Tạo vùng tiêu chuẩn để lọc dữ liệu:
Thành phần của vùng tiêu chuẩn: Vùng tiêu chuẩn gồm có 2 phần.
- Dòng đầu đề: chứa các tiêu đề cột mà các tiêu đề cột này phải phù hợp với các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.
- Các dòng còn lại chứa dữ liệu để lọc cơ sở dữ liệu. Xác định tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn so sánh: >, <, >=, < =, < >.
- Tiêu chuẩn chuỗi: ? thể hiện cho 1 ký tự bất kỳ, * thể hiện cho 1 nhóm ký tự bất kỳ.
- Tiêu chuẩn trống: Nếu trong ô điều kiện ko có dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý. Xác định nhiều tiêu chuẩn:
AND những mẫu tin thoả tất cả các tiêu chuẩn, thì đặt tiêu chuẩn này vào 1 dòng. OR những mẫu tin thoả 1 trong những tiêu chuẩn thì đặt tiêu chuẩn này vào những dòng khác.
- Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức. Trong trương hợp này phải lưu ý 2 yêu cầu sau:
2. Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là 1 tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng cơ sở dữ lịêu. tiêu đề của vùng cơ sở dữ lịêu.
3. Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên (dòng thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu ) để so sánh. thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu ) để so sánh.
2. Lọc “ tại chỗ” - Tạo 1 vùng tiêu chuẩn
- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter. Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất hiện. - Chọn Filter the list, in –place.
- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào 1 tham chiếu hoặc dùng chuột chọn vùng tiêu chuẩn)
- Click vào OK để thực hiện lọc “tại chỗ”. 3.Rút trích:
- Tạo 1 vùng tiêu chuẩn
- Chọn 1 ô trong vùng cơ sở dữ liệu.
- Vào menu Data, chọn Filter, chọn Advaced Fiter. Hộp hội thoại Advaced Fiter xuất hiện. - Chọn Copy To Another Location.
- Nhập vùng tiêu chuẩn vào Criteria range (bạn có thể gõ vào địa chỉ tham chiếu hoặc dùng chuột chọn vùng tiêu chuẩn)
- Click vào OK để thực hiện Ví dụ: Cho bảng tính sau:
Tìm những người có tên bắt đầu là chữ N. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Tên
N*
Tìm những người có ký tự thứ 2 là G. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Tên
?G*
Tìm những người có lương >= 3000000. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Lương
>=3000000
Tìm những người có ký tự đầu tiên của họ khác N. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Hođem_N
=Left(B2,1)< >”N”
Tìm những người là TP và có mức lương >=3000000. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Chức vụ Lương
TP >=3000000
Tìm những người có chức vụ là GĐ, PGĐ, hoặc TP. Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau: Chức vụ
GĐ PGĐ TP Tìm những người thoả mãn điều kiện sau:
2. Có chức vụ là TP và lương lớn hơn hoặc bằng 3200000
3. Hoặc có chức vụ là PP và lương lớn hơn hoặc bằng 3500000Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau Bạn tạo vùng tiêu chuẩn như sau
TP >=3200000 PP >=3500000 IV .Các hàm cơ sở dữ liệu
Daverge (database, field, criteria): tính trungbình các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Trong đó:
Database: vùng dữ liệu tính từ tiêu đề các cột trở xuống. Field: tên field hay thứ tự field trên database.
Criteria: vùng tiêu chuẩn.
Dcount (database, field, criteria): đếm các ô chứa số trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dcounta (database, field, criteria): đếm các ô khác rỗng trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dmax (database, field, criteria): trả về giá trị lớn nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dmin (database, field, criteria): trả về giá trị nhỏ nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dproduct (database, field, criteria): trả về tích các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Dsum (database, field, criteria): trả về tổng các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.
Ví dụ: Cho bảng tính sau:
A B C D E F
Tree Height Age Yield Profit Height
Apple >10 < 16
Pear
Tree Height Age Yield Profit
Apple 18 20 14 105,00 Pear 12 12 10 96,00 Cherry 12 14 9 105,00 Apple 14 15 10 75,00 Pear 9 8 8 76,80 Apple 8 9 6 45.00 Vùng dữ liệu từ : A4:E10.
Các vùng tiêu chuẩn : A1:A2, A1:F2, A1:B2, A1:A3. = DAVERAGE(A4;E10,”Yield”,A1:B2)→12 = DCOUNT(A4;E10,”Age”,A1:F2)→1
= DCOUNTA(A4;E10,”Profit”,A1:F2)→1 = DMAX(A4;E10,”Profit”,A1:A3)→105 = DMIN(A4;E10,”Profit”,A1:B2)→75 = DSUM(A4;E10,”Profit”,A1:A2)→225 = DSUM(A4;E10,”Profit”,A1:F2)→75 = DPRODUCT(A4;E10,”Yield”,A1:B2)→140
CHƯƠNG VI: MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG
I. Sử dụng tên Mảng:
Mảng là tập hợp một số ô liền nhau.
Microsoft Excel cho phép đặt tên cho một ô hoặc một mảng nào đó và có thể sử dụng tên này trong các công thức tính toán thay cho việc phải việt lại địa chỉ của ô hoặc mảng này.
Lợi ích của việc dùng tên Mảng thay cho một địa chỉ ô hoặc mảng
Qua phần I tổng quan về Excel, chúng ta đã làm quen với việc lập một công thức cho một Ô của bảng tính.
ví dụ: ta có công thức tại ô có dạng: =IF(H7>1000000,H7*0.1,0)
Rõ ràng trong một bảng tính chúng ta có rất nhiều công thức tham chiếu đến nhiều ô khác nhau, và đôi khi, do nhu cầu thực tế chúng ta có nhu cầu cần phải thay đổi công thức chút ít. Thực tế khi chúng ta đã tạo rất nhiều công thức thì khi nhìn lại nội dung một công thức chúng ta rất khó hình dung được ý nghĩa của công thức này. Nhưng nếu công thức theo ví dụ trên được viết ra dưới dạng : =IF(DOANHSO>1000000,DOANHSO*HOAHONG,0) thì chúng ta có thể hiểu ngay đây là một công thức để tính hoa hồng với điều kiện Doanh số lớn hơn 1.000.000đ
Ở đây ô H7 đã được đặt tên thành DOANHSO và tỷ lê hoa hồng 10% được đặt tên HOAHONG.
Ngoài ra tên của ô hoặc mảng còn được sử dụng chung cho tất cả các bảng tính (chúng ta sẽ thấy rõ điều này trong chương sau), vì vậy rất thuận tiện cho việc sử dụng trong các phép tính tham chiếu từ bảng tính này sang bảng tính khác hoặc trong cùng bảng tính. Tất nhiên , việc thay đặt tên cho một ô hoặc một mảng không hề làm ảnh hưởng đến việc tự động thay đổi giá trị của công thức có chứa tên của ô hoặc mảng khi có sư thay đổi về giá trị của ô hoặc mảng đó. Khi có sự thay đổi giá trị của các ô trong mảng đã được đặt tên thì giá trị của công thức có liên quan đến ô hoặc mảng đó cũng được tự động thay đổi.
Hơn nữa, việc dùng tên mảng trong công thức còn tránh được cho các bạn sự “khó chịu” khi phải sao chép công thức sang các ô khác.
Ví dụ: bạn có một bảng tính sheet DMHH chứa danh mục hàng hoá như sau: Giả sử trong Sheet XUẤT bạn đã lập công thức của ô B5 tìm giá trị tương ứng của ô A5 trong bảng danh mục hàng hoá trong Sheet DMHH có địa chỉ từ A4 đến B305 để lấy về tên hàng hoá.
khi sao chép một công thức ở ô B5=VLOOKUP(A5,DMHH!A4:B305,2,0) sang các ô tiếp theo, nếu bạn không để ý đến việc dùng dấu $ để cố định mảng A4:B305 ($A$4;$B$305), thì công thức của ô B6 sẽ trở thành VLOOKUP(A6,DMHH!A5:B306,2,0), tương tự công thức của ô B7 sẽ là VLOOKUP(A7,DMHH!A6:B307,2,0), v.v.. khi đó công thức không còn đúng với mục đích nữa rồi!
Nhưng nếu chúng ta gán tên cho mảng A4:B305 trong sheet DMHH là DANHMUC chẳng hạn, và nhập lại công thức ô B5 như sau: =VLOOKUP(A5,DANHMUC,2,0) Sau đó sao chép công thức ô B5 sang các ô B6, B7, B8 ... thì công thức tại các B6, B7, B8 sẽ là:
=VLOOKUP(A7,DANHMUC,2,0) =VLOOKUP(A8,DANHMUC,2,0)
Nhận xét: tuy trong các công thức trên, mặc dừ tên mảng DANHMUC tham chiếu đến một địa chỉ của một bảng tính khác (DMHH!A4:B305) nhưng không hề có dạng “Sheet!XX:XX”, điều này do tính chất tên mảng được sử dụng chung cho các bảng tính như đã nói ở trên, càng thuận lợi cho chúng ta khi lập công thức. Thực tế, khi đã đặt tên mảng chomột khốicác ô, khi lập công thức liên quan đến khối đó, chúng không cần “nhớ” địa chỉ của khối đó mà chỉ cần “nhớ” đến tên mảng đã đặt cho khối đó là được rồi!.
Như vậy với cách đặt tên cho một vùng mảng chúng ta không những hình dung công thức dễ dàng hơn mà còn tiện lợi hơn rất nhiều khi sao chép công thức.
2. Cách đặt tên cho một ô hay một mảng : Cách 1:
Chọn thực đơn Insert, rồi chọn Name, rồi chọn Define khi này hộp thoại Define Name xuất hiện.
Khi đó ta nhập tên cần đặt cho ô hoặc mảng vào khung Name In Workbook. Lưu ý, tên của ô hoặc vùng không được để khoảng trắng (dấu phân cách).
Chọn địa chỉ ô hay vùng muốn đặt tên vào Refer to.
Sau khi đã nhập tên và chọn đại chỉ ô hay vùng xong, chọn Add để chấp nhận tên đã đặt cho ô hoặc mảng.
chúng ta cũng có thể gán một giá trị cụ thể tên bằng cách nhập ngay giá trị đó vào hộp Refers To.
Ví dụ: ta có thể gán ngay giá trị là 0.10 10%) cho tên HOAHONG. Cách 2 :
Chọn ô hoặc mảng cần đặt tên.
Nhập trực tiếp tên cần đặt vào ô name Box phía trên bên trái cạnh ô hiện nội dung công thức
Sau đó nhấn Enter để xác nhận.
3. Các quy định về đặt tên cho mảng:
Tất cả các tên đều bắt đầu bằng một chữ cái, một dấu “/ ” hoặc dấu gạch dưới “_ ” các chữ số và các ký hiệu đặt biệt có thể được sử dung.
Các chữ đơn, trừ chữ R và C có thể dủng để đặt tên Các vị trí trống nên thay bằng dấu gạch dưới “_ ”
4. Sửa nội dung cho tên : chúng ta có thể sửa đổi lại tên vùng bằng một trong hai cách sau :
Định nghĩa lại mảng và vào bảng chọn tạo lại tên cho mảng. Tên này trùng với tên cũ đã được đặt.
Vào hộp thoại Define name trong Menu Insert/ name, chọn lại vùng mới trong hộp Refers To.
5. Xoá một tên đã định nghĩa:
Nhấn nút Delete trong hộp thoại Define Name khi đã chọn tên ô hoặc mảng trong hộp danh sách name In Worbook.