Giáo trình kế toán Excel: Công thức và hàm trong Excel

LẬP CÔNG THỨC VÀ HÀM

- Công thức được nhập vào 1 ô, bắt đầu bởi dấu bằng, sau là các địa chỉ ô hay hàm và các phép toán (nếu có). Trong trường hợp tên Worsheet có khoảng trống, thành phần tên Worksheet trong tham chiếu cần bọc bằng dấu nháy đơn. - Tham chiếu đến các ô trong Worksheet ở Workbook khác (được gọi tham chiếu ngoài): Tham chiếu ngoài bắt đầu bằng tên của Workbook được bọc trong cặp ngoặc vuông.

Range_lookup=true (hay không ghi) thì hàm sẽ thực hịên tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất. Match_type = 1 (hay không ghi gì cả) thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nế không được hàm sẽ tìm thấy giá trị nhỏ hơn lookup_value nhưng lớn nhất so với các giá trị mà nó dò qua. Match_type = -1 thì hàm sẽ thực hiện tìm kiếm giá trị bằng với lookup_value nếu không được hàm sẽ tìm lấy giá trị lớn hơn lookup_value nhưng nhỏ nhất so với các giá trị mà nó dò qua.

Trong đó : function_num có giá trị từ 1 đến 11, ứng với mỗi giá trị của function_num hàm Subtotal sẽ thực hiện theo chức năng tương ứng.

LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU

- Chọn tiêu đề cho khoá sắp xếp thứ nhất ở Sort by và thứ tự sắp xếp (Asceding : tăng dần ; Descending : giảm dần). Bạn có thể chỉ định phân biệt này bằng cách : Click vào nút Option trong hộp hội thoại Sort và đánh chọn hộp Case-sensitive. - Dòng đầu đề: chứa các tiêu đề cột mà các tiêu đề cột này phải phù hợp với các tiêu đề cột của cơ sở dữ liệu.

Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải là 1 tiêu đề khác với tất cả các tiêu đề của vùng cơ sở dữ lịêu. Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên (dòng thứ 2 trong vùng cơ sở dữ liệu ) để so sánh. - Nhập vựng tiờu chuẩn vào Criteria range (bạn cú thể gừ vào 1 tham chiếu hoặc dựng chuột chọn vùng tiêu chuẩn).

- Nhập vựng tiờu chuẩn vào Criteria range (bạn cú thể gừ vào địa chỉ tham chiếu hoặc dựng chuột chọn vùng tiêu chuẩn). Daverge (database, field, criteria): tính trungbình các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Dcount (database, field, criteria): đếm các ô chứa số trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.

Dcounta (database, field, criteria): đếm các ô khác rỗng trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Dmax (database, field, criteria): trả về giá trị lớn nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Dmin (database, field, criteria): trả về giá trị nhỏ nhất trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.

Dproduct (database, field, criteria): trả về tích các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước. Dsum (database, field, criteria): trả về tổng các giá trị trên cột chỉ định của cơ sở dữ liệu thoả vùng tiêu chuẩn cho trước.

MẢNG VÀ CÔNG THỨC MẢNG

Nhận xét: tuy trong các công thức trên, mặc dừ tên mảng DANHMUC tham chiếu đến một địa chỉ của một bảng tính khác (DMHH!A4:B305) nhưng không hề có dạng “Sheet!XX:XX”, điều này do tính chất tên mảng được sử dụng chung cho các bảng tính như đã nói ở trên, càng thuận lợi cho chúng ta khi lập công thức. Thực tế, khi đã đặt tên mảng chomột khốicác ô, khi lập công thức liên quan đến khối đó, chúng không cần “nhớ” địa chỉ của khối đó mà chỉ cần “nhớ” đến tên mảng đã đặt cho khối đó là được rồi!. Như vậy với cách đặt tên cho một vùng mảng chúng ta không những hình dung công thức dễ dàng hơn mà còn tiện lợi hơn rất nhiều khi sao chép công thức.

Như phần trên, ta đã xem xét việc đặt tên cho một ô hay vùng, trong phần này ta sẽ xem xét một đặc điểm rất hay nữa của Excel là CÔNG THỨC MẢNG. Tuy có nhiều cách để thực hiện bài toán này, nhưng ở đây chúng tôi muốn các bạn sử dụng một công thức duy nhất để tìm ngay được tổng số lượng hoặc tổng giá trị của từng mặt hàng đã xuất ra trong tháng. Dấu {} được ghi ra cho công thức ở đây chỉ hàm ý đây là công thức mảng mà thôi, khi nhập công thức vào ô C5, bạn không đánh 2 dấu {} vào được vì khi đó Excel sẽ hiểu đây là một “chuỗi ký tự” chứ không phải là công thức mảng.

Để Excel nhận biết đây là một công thức mảng, khi nhập công thức cho ô C5, bạn vẫn nhập như một công thức bình thường nhưng khi nhập xong công thức, bạn phải dùng tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER để xác nhận đây là công thức mảng. Ngay khi bạn dùng phím F2 để sửa lại công thức, khi kết thúc cũng phải nhấn tổ hợp Ctrl+Shift+Enter này để xác nhận lại công thức mảng. Công thức này hàm chứa ý nghĩa so sánh từng dòng trong khối XUAT_MANH (tức mã hàng hoá trên bảng XUAT) với ô C5 (tức mã hàng hoá SA01).

Nếu thấy “bằng” thì lấy giá trị tương ứng (hàng ngang) trong khối XUAT_SL (tức số lương xuất của dòng đó) nhân với 1. Ở đây thực chất hàm If ( ) đóng vai trò như một công cụ “đánh dấu” những dòng thoả điêu kiện bằng với mã SA01 thì số lương tương ứng sẽ được nhân với 1, có nghĩa là chính Số lượng đó). Lập luận tương tự trên, ta có ý nghĩa của công thức này là cộng được Số Tiền Xuất của những dòng có Mã Hàng Hoá bằng với ô C5 (tức SA01).

IF(XXX=YYY,1,0) như một công cụ “đánh dấu” Giúp các bạn làm quen và trong phần kế toán, các bạn sẽ gặp lại dạng này thường xuyên. Qua ví dụ trên, ta thấy được công dụng đặc biệt của công thức mảng giáup chúng ta lập công thức tính toán trong Excel hiệu quả hơn rất nhiều.

CÁC BƯỚC KHỞI ĐẦU THIẾT LẬP SỔ SÁCH KẾ TOÁN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL

Nhập đầy đủ các dữ liệu cố định như: tên, chỉ tiêu, nội dung từng cột…. Lập công thức đơn giản hơn và có tham chiếu các địa chỉ trong bảng tính đang làm. + Phần cuối bảng tính: là chữ ký của người lập bảng, kế toán trưởng, thủ trưởng hay giám đốc.

PHÂN TÍCH VÀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU

SỔ CÁI

Tạo cấu trúc bảng theo mẫu quy định của chế độ báo cáo tài chính. Tạo cấu trúc bảng theo mẫu quy định của chế độ báo cáo tài chính.

KẾT QỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

SỐ KỲ NÀY KỲ TRƯỚC Lũy kế Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch.

BÁO CÁO LƯU CHUYỂN TIỀN TỆ