BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ DỤNG CỤ CƠ KHÍ

Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí là tên gọi hai nhóm hàng và cũng là tên gọi chính thức của công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí hiện nay, với tên tiếng anh: Electrical Material and Mechanical Intrucment Corporation. Trước năm 1965, các mặt hàng quan trọng đều do công ty đảm nhiệm, cung ứng, thoả m•n nhu cầu trong ngành, còn các mặt hàng thông dụng khác do bộ ngoại thương tổ chức kinh doanh. Từ năm 1965 trở đi, đ• có sự phân công kinh doanh tương đối tập trung hơn đối với các mặt hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí, nhưng phải đến năm 1967 mới rõ nét có tính chất ngành hàng. Đó là Vật liệu điện chuyên dùng thuộc bộ công nghiệp nặng, vật liệu điện chuyên dùng thuộc bộ nội thương. Ngoài ra, các ngành hàng vật liêu khác như dụng cụ cắt gọt và dụng cụ kiểm đo cơ khí thuộc tổng cục vật tư đảm nhiệm. Đến cuối năm 1971, thủ tướng chính phủ quyết định giao nhiệm vụ cung ứng Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí theo kế hoạch Nhà nước cho bộ vật tư và phần ngoài kế hoạch với các nhu cầu nhỏ lẻ cho bộ nội thương. Kể từ lúc này mới có thể nói chính thức khai sinh ngành hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. Ngay sau khi thành lập tổng công ty, ngày 22/12/1971, Bộ Vật tư đ• quyết định thành lập công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí. Từ năm 1971 đến năm 1975 công ty kinh doanh ngành hàng của Trung ương, có nhiệm vụ tập hợp nhu cầu và phân phối hàng cho các công ty vật tư tổng hợp các tỉnh và công ty hoá chất. Phương thức kinh doanh lúc này hoàn toàn qua hợp đồng kinh tế, theo chỉ tiêu, địa chỉ, danh mục hàng hoá với mức giá do Nhà nước quy định. Từ năm 1976 đến năm 1985, ngoài nhiệm vụ chuyên doanh ngành hàng Trung ương ra, công ty còn liên tục đáp ứng, cung cấp hàng hoá cho khu vực lân cận, đồng thời mở rộng phạm vi hoạt động trên khắp cả nước, từ một công ty chỉ chuyên doanh ngành hàng Trung ương thì nay đ• có thêm chức năng mới là công ty chuyên doanh ngành hàng khu vực, vừa điều hành vừa đáp ứng phục vụ cho nhu cầu sử dụng trực tiếp. Năm 1985, tổng công ty hoá chất Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí được thành lập lại và công ty Vật liệu điện là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hoá chất - Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí. Cũng trong thời gian này, công ty đ• đổi tên đúng như tên gọi hiện nay.

Lời mở đầu Trong bất kỳ xã hội nào cũng vậy, từ xa cho tới nay, quản lý là một yêu cầu và là một yếu tố không thể thiếu đợc. Công tác quản trị nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng là một nhiệm vụ, đồng thời còn là một phơng thức đối với bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, đòi hỏi các nhà quản lý phải có đợc cái nhìn bao quát tổng thể hay những tố chất, kinh nghiệm, có và tiếp nhận đợc từ trong cuộc sống, ở ngoài xã hội và từ những kiến thức đã đợc học hỏi ở trong trờng áp dụng vào thực tế để đạt đợc kết quả mong muốn. Nhằm tạo cho mình chỗ đứng ở hiện tại và trong tơng lai, các cán bộ công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí cũng không nằm ngoài suy nghĩ này, họ đang ngày một dần hoàn thiện cho mình những kinh nghiệm và tố chất quản lý đó để đa doanh nghiệp mình ngày một vững bớc đi lên. Công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí là nơi tôi đã đăng ký thực tập và đợc sự đồng ý của quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, nếu không có sự giúp đỡ, hớng dẫn tận tình của anh Cao Văn Thân Trởng phòng Kế hoạch và đầu t cùng các anh chị trong công ty có lẽ bản báo cáo này sẽ không thể hoàn thành đợc nh mong muốn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Nhân đây, em cũng xin chân thành cảm ơn CN-thầy giáo Nguyễn Thanh Hải - giảng viên khoa Quản lý doanh nghiệp, trờng Đại học Quản lý Kinh doanh Hà nội. Trong suốt quá trình thực tập đã theo dõi sát sao và có những định hớng kịp thời để cho em có cơ sở ban đầu làm bản báo cáo tổng hợp này. 1 I. Tổng quan về tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty: Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí là tên gọi hai nhóm hàng và cũng là tên gọi chính thức của công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí hiện nay, với tên tiếng anh: Electrical Material and Mechanical Intrucment Corporation. Trớc năm 1965, các mặt hàng quan trọng đều do công ty đảm nhiệm, cung ứng, thoả mãn nhu cầu trong ngành, còn các mặt hàng thông dụng khác do bộ ngoại thơng tổ chức kinh doanh. Từ năm 1965 trở đi, đã có sự phân công kinh doanh tơng đối tập trung hơn đối với các mặt hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí, nhng phải đến năm 1967 mới rõ nét có tính chất ngành hàng. Đó là Vật liệu điện chuyên dùng thuộc bộ công nghiệp nặng, vật liệu điện chuyên dùng thuộc bộ nội thơng. Ngoài ra, các ngành hàng vật liêu khác nh dụng cụ cắt gọt và dụng cụ kiểm đo cơ khí thuộc tổng cục vật t đảm nhiệm. Đến cuối năm 1971, thủ tớng chính phủ quyết định giao nhiệm vụ cung ứng Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí theo kế hoạch Nhà nớc cho bộ vật t và phần ngoài kế hoạch với các nhu cầu nhỏ lẻ cho bộ nội thơng. Kể từ lúc này mới có thể nói chính thức khai sinh ngành hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. Ngay sau khi thành lập tổng công ty, ngày 22/12/1971, Bộ Vật t đã quyết định thành lập công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí. Từ năm 1971 đến năm 1975 công ty kinh doanh ngành hàng của Trung ơng, có nhiệm vụ tập hợp nhu cầu và phân phối hàng cho các công ty vật t tổng hợp các tỉnh và công ty hoá chất. Phơng thức kinh doanh lúc này hoàn toàn qua hợp đồng kinh tế, theo chỉ tiêu, địa chỉ, danh mục hàng hoá với mức giá do Nhà nớc quy định. Từ năm 1976 đến năm 1985, ngoài nhiệm vụ chuyên doanh ngành hàng Trung - ơng ra, công ty còn liên tục đáp ứng, cung cấp hàng hoá cho khu vực lân cận, đồng thời mở rộng phạm vi hoạt động trên khắp cả nớc, từ một công ty chỉ chuyên doanh ngành hàng Trung ơng thì nay đã có thêm chức năng mới là công ty chuyên doanh 2 ngành hàng khu vực, vừa điều hành vừa đáp ứng phục vụ cho nhu cầu sử dụng trực tiếp. Năm 1985, tổng công ty hoá chất Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí đợc thành lập lại và công ty Vật liệu điện là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Hoá chất - Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí. Cũng trong thời gian này, công ty đã đổi tên đúng nh tên gọi hiện nay. Năm 1993, theo nghị định 388/HĐBT, công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 613/TM-TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ trởng Bộ Thơng Mại và đến năm 1994, công ty chính thức trực thuộc Bộ Thơng Mại. Từ năm 1989 do quan hệ giao dịch quốc tế ngày càng tăng, công ty bắt đầu sử dụng tên giao dịch viết tắt là ELMACO và từ đó đến nay, thơng hiệu và biểu trng ELMACO đã trở thành quen thuộc với khách hàng trong và ngoài nớc. 30 năm không chỉ một chặng đờng, với nhiều sự thành công, phát triển cũng nh suy giảm nhng ELMACO vẫn đứng vững và phát triển cho đến ngày nay chính là nhờ vào lớp lớp cán bộ công nhân viên đã làm việc hết sức khoa học và sáng tạo, trong suốt thời gian dài phấn đấu không mệt mỏi để nghiên cứu, tìm tòi, phát huy thế mạnh vốn có và hạn chế những yếu kém. Điều này đã giúp công ty vững bớc đi trên con đờng công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngày nay. Hiện nay, ngoài trụ sở chính đặt ở 240-242 Tôn Đức Thắng, công ty còn có 2 nhà máy trực tiếp sản xuất và chế tạo đợc đặt tại Quận Long Biên, cùng rất nhiều các chi nhánh ở TPHCM, Quảng Trị,Thái Nguyên, Quảng Ninh,Ngoài ra ELMACO còn thiết lập mối quan hệ bạn hàng với các doanh nghiệp nớc ngoài nh Trung Quốc, Hàn Quốc, Đài Loan, Braxin,. 2. Chức năng-nhiệm vụ và quyền hạn của công ty Chức năng của công ty: Là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc phân công tổ chức kinh doanh ngành hàng Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí, các loại vật t thiết bị tổng hợp phục vụ sản xuất tiêu dùng và xuất khẩu công ty có những chức năng sau: 3 - Kinh doanh các loại vật t, hàng hoá thuộc ngàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. - Trực tiếp xuất khẩu các loại hàng hoá phục vụ cho sản xuất tiêu dùng và các nhu cầu khác, đồng thời nhận uỷ thác xuất khẩu các loại vật t, hàng hoá thuộc phạm vi kinh doanh của công ty. Chú trọng nhập khẩu hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. - Trực tiếp ký hợp đồng,bao tiêu hàng hoá sản xuất trong nớc và khai thác hàng tồn kho cũng nh hàng phi mậu dịch để phục vụ cho mọi nhu cầu. - Tổ chức bán vật t hàng hoá, phục vụ cho mọi đối tợng chú trọng phục vụ trực tiếp cho các tổ chức sản xuất kinh doanh quan tâm phục vụ tốt cho các công trình trọng điểm của Nhà nớc. - Tổ chức bán vật t hàng hoá cho các công ty vật t tổng hợp thuộc các tỉnh và các công ty trong khu vực. Nhiệm vụ của công ty Với mục đích và nội dung hoạt động nh trên công ty đã đề ra những nhiệm vụ: - Tổ chức tốt việc điều tra nhu cầu, nắm bắt các nhu cầu để từ đó có kế hoạch mua hàng nhập khẩu, mua hàng sản xuất trong nớc; bán hàng cho các công ty vật t các tỉnh thuộc bộ và bán trực tiếp cho mọi nhu cầu khác về hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí theo kế hoạch và sự phân công của công ty. - Thực hiện tốt các chế độ chính sách thể lệ của ngành và luật pháp của Nhà nớc. - Tổ chức việc xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh khai thác mọi nguồn vật t hàng hoá. - Thờng xuyên nắm các nhu cầu của thị trờng mua, thị trờng bán trong và ngoài nớc, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để khai thác và nâng cao chất lợng kinh doanh. Đảm bảo văn minh thơng nghiệp nhằm đáp ứng vật t cho mọi nhu cầu. - Tổ chức quản lý toàn diện trong công ty, bằng hệ thống văn hoá, nội quy, quy chế, chế độ. Đảm bảo cho công ty hoạt động không ngừng vơn lên. - Sử dụng hiệu quả các nguồn vốn, bảo toàn và không ngừng tăng trởng vốn theo quy định của Nhà nớc và hớng dẫn của công ty, tự trang trải về tài chính, sản xuất kinh doanh có lãi, không ngừng cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên. 4 - Ngoài ra, để đáp ứng cho nhu cầu ngày một phát triển của xã hội, công ty còn mở và đăng ký thêm một số ngành nghề kinh doanh mới nh cung cấp và trực tiếp sản xuất các loại dây cáp điện từ và hệ thống cáp quang truyền số liệu. Ngoài những mặt hàng là thế mạnh của công ty thì đây là bớc phát triển vợt bậc, đột phá mới nhất trong một vài năm qua của công ty. Quyền hạn của công ty - Đợc quyền chủ động trong việc giao dịch đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua, hợp đồng bán và hợp đồng liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc đảm bảo đúng chính sách của ngành và của Nhà nớc. - Đợc quyền huy động vốn ở các tổ chức, cá nhân trong nớc. Đựơc quyền hợp tác đầu t sản xuất kinh doanh với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc theo đúng luật của Nhà nớc hiện hành và hớng dẫn của Tổng công ty. - Đợc tham gia các cuộc hội nghị, hội thảo chuyên đề có liên quan đến kinh doanh tại thị trờng trong nớc và quốc tế. - Đợc chủ động trong việc tổ chức mạng lới kinh doanh theo sự phân công của tổng công ty cho phù hợp, đảm bảo kinh doanh có lãi và chiếm lĩnh thị trờng của ngành hàng. - Đợc quyền tuyển dụng và cho thôi việc đối với cán bộ công nhân viên trong công ty theo đúng chế độ chính sách. - Đợc quyền quy hoạch, đào tạo bồi dỡng bổ nhiệm và miễn nhiệm các cán bộ cấp trởng phòng, giám đốc xí nghiệp trong công ty. Đồng thời đề nghị lên tổng công ty và bộ bổ nhiệm chức phó giám đốc và giám đốc công ty. - Căn cứ vào quy chế và khả năng kinh doanh, công ty đợc phép cử cán bộ đi nớc ngoài và đợc mời khách nớc ngoài vào Việt nam để tìm hiểu, đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế phục vụ kinh doanh của công ty, thực hiện chính sách của ngành và pháp luật của Nhà nớc, đảm bảo an ninh bí mật. 5 BỘ MÁY Tæ CHỨC CỦA CÔNG TY VẬT LIỆU ĐIỆN VÀ DỤNG CỤ CƠ KHÍ 6 Gi¸m ®èc P.G§ 1 P.G§ 2 Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Ghi chỳ : Quan h ch o Quan h chc nng 1. XNKD cao su 11. XNKD Tng hp 2. XNKD vũng bi 13. XNKD Kim khớ 3. XNKD hoỏ cht 14. Nh mỏy c in 4. XNKD thit b v dng c o lng 15. Chi nhỏnh (CN) TPHCM 5. XNKD vt t c in 16. CN TP Nng 6. XNKD in dõn dng 17. CN Qung Tr 7. Nh mỏy dõy v cỏp in 18. CN Hà Nam 8. XNKD thit b v truyn ti in 19. CN Thỏi Nguyờn 9.XNKD xut khu 20.CN Qung Ninh 10.XN kho vn v dch v 3. Bộ máy tổ chức kinh doanh trong công ty (Sơ đồ tổ chức trang tr ớc) Đặc điểm của bộ máy tổ chức kinh doanh của công ty Để thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của mình, công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí đã xây dựng một cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo đó, bộ máy tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận: Ban giám đốc (gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc), các phòng ban (phòng kế hoạch và đầu t, phòng Tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính), hệ thống các xí nghiệp kinh doanh, các nhà máy sản xuất và các chi nhánh của công ty. 7 P.KH&ĐT P.TCKT P.TC-HC 1 2 3 5 7 8 9 13 4 6 10 11 14 15 16 17 18 19 20 Chức năng - Nhiệm vụ của giám đốc, phó giám đốc, các phòng ban chức năng khác có liên quan. - Giám đốc là ngời đứng đầu trong công ty do bộ trởng Bộ Thơng mại bổ nhiệm, là ngời đại diện cho toàn công ty trớc ban quản lý cấp trên và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp. Theo cơ cấu tổ chức này, giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các phòng ban (phòng kế hoạch và đầu t; phòng Tài chính kế toán; phòng tổ chức tổng hợp); 11 xí nghiệp kinh doanh; 2 nhà máy sản xuất và 6 chi nhánh tại các tỉnh và thành phố khác nhau. - Các phó giám đốc có nhiệm vụ giúp giám đốc chuẩn bị các quyết định hớng dẫn, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quyết định của các đơn vị cấp dới. Các phó giám đốc không ra lệnh trực tiếp cho những ngời thừa hành ở các đơn vị cấp dới mà việc truyền mệnh lệnh vẫn theo trực tuyến quy định, tức là do giám đốc trực tiếp ra lệnh. - Phó giám đốc 1: Chịu trách nhiệm hớng dẫn và kiểm tra các hoạt động của 8 đơn vị, bao gồm 7 xí nghiệp kinh doanh (xí nghiệp kinh doanh cao su; Xí nghiệp kinh doanh vòng bi, xí nghiệp kinh doanh hoá chất, xí nghiệp kinh doanh xuất khẩu; xí nghiệp kinh doanh vật t cơ điện, xí nghiệp thiết bị truyền tải điện, xí nghiệp kinh doanh kim khí) và một nhà máy sản xuất dây và cáp điện. - Phó giám đốc 2: Chịu trách nhiệm hớng dẫn và kiểm tra hoạt động của 11 đơn vị, bao gồm: 4 xí nghiệp kinh doanh (Xí nghiệp kinh doanh thiết bị và dụng cụ đo lờng; xí nghiệp kinh doanh điên dân dụng; xí nghiệp kho vận và dịch vụ; xí nghiệp kinh doanh tổng hợp) 1 nhà máy cơ điện và 6 chi nhánh tại TPHCM; Đà Nẵng; Quảng trị; Hà nam; Thái Nguyên và Quảng Ninh. Nhiệm vụ của các phòng ban: - Phòng Kế hoạch và đầu t: Trên cơ sở các số liệu của phòng Tài chính kế toán cung cấp và căn cứ kế hoạch của các đơn vị trực thuộc và các phòng kinh doanh, chi nhánh gửi lên để lập kế hoạch tổng hợp giúp ban giám đốc có kế hoạch chỉ đạo chung hợp 8 lý. Đó là những kế hoạch về sản xuất, về xuất nhập khẩu, về mặt hàng,về thị tr- ờng,để thực hiện mục tiêu và chiến lợc của công ty đề ra. - Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ ghi chép và theo dõi tình hình tài chính của công ty, lập báo cáo tài chính, xây dựng kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin về tài chính cho ban giám đốc. Thực hiện các kế hoạch chi trong nội bộ và bên ngoài công ty về các khoản vay nợ cũng nh thạnh toán hợp đồng. - Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ sắp xếp tổ chức lực lợng lao động, tuyển dụng, đào tạo cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lơng, bảo hiểm xã hội cho ngời lao động. Đồng thời tổ chức công tác thanh tra, kiểm tra toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, giải quyết các đơn th khiếu nại và đề xuất biện pháp xử lý lên giám đốc. - Hệ thống các xí nghiệp kinh doanh, các nhà máy sản xuất và các chi nhánh của công ty, tổ chức thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh theo lệnh và các quyết định của giám đốc. Đồng thời chịu sự kiểm tra giám sát của các phó giám đốc. 2. Đ ặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí (ELMACO) Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của một công ty làm ăn tốt hay sấu, ta có thể căn cứ vào một số chỉ tiêu nhất định dùng nó để đánh giá chung. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đợc phản ánh qua 3 chỉ tiêu: Doanh thu; sản lợng và lợi nhuận. Sản lợng Các chỉ tiêu phản ánh khối lợng sản xuất thờng đợc đánh giá bởi 3 loại thớc đo: Thớc đo hiện vật (số lợng sản phẩm, số tấm, cái, chiếc); Thớc đo bằng giờ lao động (số giờ lao động định mức để hoàn thành kế hoạch cho một đơn vị sản phẩm) và cuối cùng là thớc đo giá trị (bằng tiền) Trong 3 loại thớc đo trên thì thớc đo giá trị đợc sử dụng nhiều hơn cả, nếu đo bằng giá trị thì: Giá trị tổng sản lợng là chỉ tiêu biểu hiện bằng tiền, phản ánh toàn bộ 9 kết quả sản xuất kinh doanh trực tiếp hữu ích của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định (thờng là một năm). Sau đây là kết quả thực hiện chỉ tiêu giá trị tổng sản l- ợng ở công ty ELMACO qua 3 năm 2001; 2002; 2003 Bảng Tốc độ tăng giá trị tổng Sản l ợng Đơn vị tính:1000 VNĐ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch 2002/2001 2003/2002 Số tiền % Số tiền % Giá trị Tổng sản lợng 14.466 16.600 28.000 2134 14,75 11.400 68,67 Nguồn: Báo cáo cân đối tài chính - Phòng Tài chính kế toán Có thể thấy chỉ tiêu giá trị tổng sản lợng của công ty năm sau đều cao hơn năm tr- ớc cả về số tơng đối và tuyệt đối. Đặc biệt năm 2003, giá trị tổng sản lợng của công ty tăng rất nhanh, tăng 68.67% so với năm 2002 tơng ứng với số tơng đối là 11.400 triệu đồng, do thị trờng của công ty có nhiều thuận lợi, sản xuất đợc mở rộng nên tổng giá trị tổng sản lợng tăng cao so với năm 2002. Doanh thu Doanh thu là một chỉ tiêu phản ánh kết quả thu đợc của doanh nghiệp, dựa trên mức sản lợng tiêu thụ và giá bán. Doanh thu = sản lợng tiêu thụ*giá bán Trong vài năm qua, với chiến lợc đa dạng hoá kinh doanh tăng cờng mở rộng thị trờng dựa trên mục tiêu thoả mãn tốt nhu cầu của khách hàng. Dới đây là kết quả mà công ty đã đạt đợc về mặt doanh thu. Bảng tình hình thực hiện doanh thu - lợi nhuận của công ty qua các năm Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 So sánh 2002/2001 So sánh 2003/2002 Doanh thu 244.996.860 323.750.030 439.079.359 78.753.170 115.329.329 10