Phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh 2002 - 2005 Công ty Du lịch Quảng Ninh

Công ty du lịch Quảng Ninh là một trong những công ty được thành lập sớm nhất của ngành du lịch Việt Nam. (Cách đây 42 năm, ngày 7- 9 - 1960 Công ty du lịch Quảng Ninh được thành lập). Chính trên mảnh đất xây dựng cửa hàng của Công ty, ngày nay là cơ sở vật chất ban đầu của Công ty, đó là một phòng bán giải khát (Rejreshment Room) cho thuỷ thủ nước ngoài mà nhân dân địa phương vẫn gọi là "Quán thuỷ thủ", lúc đó Quán thuỷ thủ chỉ có 5 nhân viên và cũng chỉ đủ chỗ phục vụ cho mười năm khách. Còn ở Hòn Gai lúc đó chưa có một cơ sở nào. Đến năm 1962, theo quyết định của liên ngành ngoại thương và Công ty Du Lịch Việt Nam, Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch khu Hồng Quảng được thành lập. Cơ sở vật chất chủ yếu là khu biệt thự (nhà tròn) 8 mái của sĩ quan Pháp dùng để điều dưỡng và nghỉ ngơi mà ta tiếp quản trên địa bàn Bãi Cháy khu Hồng Quảng. Năm 1964, sau khi sáp nhập khu Hồng Quảng (tiền thân là Hồng Gai và Quảng Yên) với tỉnh Hải Ninh thành tỉnh Quảng Ninh, 2 cơ sở Du lịch và Cung ứng tàu biển ở hai tỉnh cũng sáp nhập thành " Công ty Du Lịch kiêm cung ứng tàu biển Quảng Ninh " trực thuộc Bộ Ngoại thương. Tháng 5 năm 1965 trong hoàn cảnh chiến tranh chống Mỹ diễn ra ác liệt, công ty Du lịch kiêm cung ứng tàu biển Quảng Ninh tách ra thành Công ty Du Lịch Quảng Ninh và công ty cung ứng tàu biển Quảng Ninh. Đến tháng 12/1966 lại sáp nhập làm một và lấy tên là Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch Quảng Ninh.

I. Giới thiệu chung. 1) Công ty Du lịch Quảng Ninh - Quá trình ra đời và phát triển Công ty du lịch Quảng Ninh là một trong những công ty được thành lập sớm nhất của ngành du lịch Việt Nam. (Cách đây 42 năm, ngày 7- 9 - 1960 Công ty du lịch Quảng Ninh được thành lập). Chính trên mảnh đất xây dựng cửa hàng của Công ty, ngày nay là cơ sở vật chất ban đầu của Công ty, đó là một phòng bán giải khát (Rejreshment Room) cho thuỷ thủ nước ngoài mà nhân dân địa phương vẫn gọi là "Quán thuỷ thủ", lúc đó Quán thuỷ thủ chỉ có 5 nhân viên và cũng chỉ đủ chỗ phục vụ cho mười năm khách. Còn ở Hòn Gai lúc đó chưa có một cơ sở nào. Đến năm 1962, theo quyết định của liên ngành ngoại thương và Công ty Du Lịch Việt Nam, Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch khu Hồng Quảng được thành lập. Cơ sở vật chất chủ yếu là khu biệt thự (nhà tròn) 8 mái của sĩ quan Pháp dùng để điều dưỡng và nghỉ ngơi mà ta tiếp quản trên địa bàn Bãi Cháy khu Hồng Quảng. Năm 1964, sau khi sáp nhập khu Hồng Quảng (tiền thân là Hồng Gai và Quảng Yên) với tỉnh Hải Ninh thành tỉnh Quảng Ninh, 2 cơ sở Du lịch và Cung ứng tàu biển ở hai tỉnh cũng sáp nhập thành " Công ty Du Lịch kiêm cung ứng tàu biển Quảng Ninh " trực thuộc Bộ Ngoại thương. Tháng 5 năm 1965 trong hoàn cảnh chiến tranh chống Mỹ diễn ra ác liệt, công ty Du lịch kiêm cung ứng tàu biển Quảng Ninh tách ra thành Công ty Du Lịch Quảng Ninh và công ty cung ứng tàu biển Quảng Ninh. Đến tháng 12/1966 lại sáp nhập làm một và lấy tên là Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch Quảng Ninh. Tháng 12 năm 1977,tưởng theo quyết định của Công ty Du lịch Việt Nam (nay là tổng cục Du lịch Việt Nam) lại tách Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch Quảng Ninh ra làm 2 Công ty: Công ty Du lịch Quảng Ninh (trực thuộc tổng cục Du lịch) và Công ty cung ứng tàu biển và Du lịch Hạ Long (trực thuộc UBND tỉnh Quảng Ninh). (Theo tài liệu được cung cấp của Công ty). Kể từ khi thành lập năm 1960, trải qua nhiều lần sáp nhập và tách ra, Công ty Du Lịch Quảng Ninh đang càng ngày càng lớn mạnh và làm ăn có hiệu quả hơn trong kinh tế thị trường. Ngày nay, Công ty du lịch Quảng Ninh đã có một hệ thống cơ sở vật chất tương đối đồ sộ với 7 khách sạn (trong đó 1 khách sạn đã cho thuê, một khách sạn đã chuyển giao cho ban Quản lý vịnh Hạ Long, một khách sạn liên doanh, còn lại 4 khách sạn vẫn được Công ty quản lý và kinh doanh) với tổng cộng gần 130 phòng các loại. Tổng số nhân viên lên đến 400 người, trong năm 2002 còn dự định nâng số nhân viên lên 410 nhân viên. Đồng thời công ty lại có vị trí địa lý thuận lợi cho kinh doanh cả về lữ hành và lưu trú ở phường Bãi Cháy thành phố Hạ Long Quảng Ninh. 2) Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Từ khi thành lập, Công ty chủ yếu phục vụ các khách nghỉ thuộc Chính phủ, các đoàn khách quốc tế có quan hệ mật thiết với chính phủ, Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã hai lần về khách sạn Hạ Long 1 của công ty để nghỉ ngơi và làm việc. Cho đến khi nhà nước chủ chương chuyển đổi nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường, Công ty đã có cơ hội để bắt đầu khai thác các thị trường khách du lịch trong và ngoài nước. Ngày 22 tháng 6 năm 1993, Công ty Du lịch Quảng Ninh được cấp giấy chứng nhận kinh doanh với số vốn ban đầu trên 7 tỷ VND, ngành nghề kinh doanh của Công ty là: "Dịch vụ Du lịch và thương mại (Lữ hành, khách sạn, vận chuyển, ăn uống, hướng dẫn Du lịch, phiên dịch, dịch vụ thông tin, vui vhơi giải trí và các loại hình dịch vụ khác .)". Với việc xác định cơ cẫu ngành nghề như trên cho thấy Công ty là một đơn vị kinh doanh tổng hợp, hạch toán độc lập, có khả năng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu của khách Du lịch trong quá trình đi du lịch. 3) Cơ sở vật chất của công ty. Công ty có nhiều chi nhánh tại các thành phố, tỉnh như chi nhánh tại Hà Nội, Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh tại Lạng Sơn, các văn phòng đại diện tại Móng Cái . Để đáp ứng nhu cầu của khách du lịch, công ty có đội ngũ hướng dẫn viên có trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ cao, nhiều kinh nghiệm. Công ty có một đội xe Ôtô gồm các loại xe từ 4 đến 15 chỗ ngồi đủ để đáp ứng nhu cầu của khách du lịch, tuy nhiên mới chỉ là khách đi lẻ, khách du lịch công vụ . Còn khi có đoàn khách lớn, Công ty phối hợp với các công ty lữ hành khác cùng phục vụ 2 khách ( ví dụ: phối hợp với Sài Gòn Tourist vận chuyển khách tàu biển Super Star Leo's .). Công ty cũng có một đội tàu để phục vụ khách đi thăm vịnh Hạ Long và chuyên chở khách từ trên tàu biển lên đất liền hay đón trực tiếp khách từ tàu biển đi thăm vịnh . Với bảy khách sạn bao gồm các khách sạn Hạ Long 1, 2, 3, 4, khách sạn Sơn Long, khách sạn Vịnh Hạ Long, và khách sạn Hải Âu (nằm tại bến Đoan thành phố Hạ Long). Trong đó khách sạn Sơn Long công ty đã cho thuê quản lý, khách sạn Hải Âu công ty đã chuyển giao quyền quản lý cho Ban quản lý Vịnh Hạ Long, còn khách sạn Vịnh Hạ Long là do công ty liên doanh với Công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội với tỷ lệ vốn góp là 51%. Đến cuối tháng 12 năm 2001, Công ty đã quyết định bán 51% cổ phần của mình cho công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội. Như vậy, công ty hiện còn 4 khách sạn Hạ Long để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trú. Các khách sạn của công ty đều có mặt ban công hướng ra Vịnh Hạ Long, điều này tận dụng được những luồng không khí trong lành từ biển thổi vào và tận dụng được phong cảnh Vịnh. Đằng sau khách sạn là rừng thông xanh có tác dụng chữa bệnh mất ngủ và điều hoà không khí rất tốt, lại tao nên phông cảnh yên ả, trữ tình. Cơ cấu và quy mô các khách sạn đó cụ thể như sau: - Khách sạn Hạ Long 1: Là khu nhà 3 tầng, cơ sở tiếp quản từ thời Pháp, ban đầu khách sạn là khu nghỉ điều dưỡng được xây dựng từ năm 1935. Từ thời điểm đưa vào sử dụng đến nay, khách sạn đã đón nhiều đoàn khách quốc tế quan trọng, các nguyên thủ quốc gia và chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã 2 lần nghỉ ngơi và làm việc tại phòng 208 của khách sạn. Khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao (***) theo tiêu chuẩn xếp hạng quốc tế. Mức giá bán của khách sạn không cố định theo một bảng cụ thể, mà có thể áp dụng linh hoạt cho các đối tượng, công ty lữ hành khác nhau. Tuy nhiên chúng tôi xin được đưa ra mức giá chung phổ biến. Khách sạn có 23 phòng, cụ thể là: KHÁCH SẠN HẠ LONG 1(***) Loại phòng Số lượng (phòng) Giá (USD) VIP 1 65 Deluxe A 11 40 3 Deluxe B 11 40 - Khách sạn Hạ Long 2: Tiêu chuẩn 2 sao (**), là khu nhà 3 tầng với quy mô 38 phòng, được cấu tạo cụ thể là: KHÁCH SẠN HẠ LONG 2(**) Loại phòng Số lượng (phòng) Giá cho khách nội địa Giá cho khách quốc tế Double 3 330.000 VND 40 USD Twin 35 280.000 VND 35 USD (Trong đó) VIP 2 500.000 VND 50 USD - Khách sạn Hạ Long 3: Tiếu chuẩn 1 sao (*), là một khu nhà 5 tầng với quy mô 56 phòng. Cụ thể như sau: KHÁCH SẠN HẠ LONG 3(*) Loại phòng Số lượng (phòng) Giá (USD) Double 6 25 Twin 50 25 - Khách sạn Hạ Long 4: Tiêu chuẩn 1 sao, là một khu nhà 1 tầng, với quy mô 22 phòng Twin với giá bán cho người nước ngoài là 15 USD và cho người Việt Nam thì dao động từ 120.000 đến 150.000 VND. II. Mô hình cơ cấu tổ chức, chức năng các bộ phận của công ty. 1) Mô hình cơ cấu tổ chức. Kể từ khi ra đời, công ty đã áp dụng một số mô hình cơ cấu tổ chức cho phù hợp với từng thời kỳ, hiện nay ban lãnh đạo công ty đang ấp ủ và nghiên cứu mô hình tổng công ty với các công ty con, những tình hình thực tế là không đơn giản. Công ty cũng đang cố gắng thực hiện cổ phần hoá nhưng do một số tập đoàn lớn cảm nhận được sự thuận lợi trong việ đầu tư vào công ty nên nếu cổ phần hoá, nguy cơ mất quyền kiểm soát công ty là rất cao. Đây không chỉ là dự đoán mà là tình hình thực tế, công ty đã định cổ phần hoá từng phần, bắt đầu từ khách sạn Hạ Long 2. Công ty đã tách ban quản lý khách sạn Hạ Long 2 ra khỏi công ty, tách hệ thống kế toán thành đơn vị hạch toán độc lập và chuẩn bị cổ phần hoá khách sạn. Nhưng vấp phải một số khó khăn nhất định, trước tình hình đó việccổ phần hoá khách sạn đành phải huỷ bỏ, công ty lại phải cho sáp nhập đơn vị kế toán trở lại và 4 cố đang gắng sáp nhập nốt bộ máy quản lý khách sạn về Công ty( hiện nay, công ty vẫ có Giám đốc riêng cho khách sạn Hạ Long 2). 5 Hiện tại, công ty đang áp dụng một mô hình quản lý như sau: 6 Một điều đáng nói là công ty hiện nay chưa có phòng Marketing, đây có thể nói là một điểm yếu của công ty. Trong năm 2002, công ty dự định sẽ thành lập phòng Tổng hợp trong đó có tổ Marketing để có thể làm tốt công tác kinh doanh hiệu quả và đúng hướng. 2) Chức năng các bộ phận trong công ty. 2.1 Giám đốc công ty Dương Quang Thiết: Là người điều hành chung các công việc của công ty, và là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trước đơn vị chủ quản là Tổng cục Du lịch Việt Nam và trước toàn tập thể công ty. 2.2 Phó giám đốc công ty phụ trách tài chính kiêm giám đốc xí nghiệp lữ hành Phạm Quang Phúc: Là người trực tiếp điều hành các công việc thuộc lĩnh vực tài chính và lữ hành, chịu mọi trách nhiệm trước giám đốc công ty. 2.3 Phó giám đốc công ty kiêm giám đốc các khách sạn Hạ Long Đỗ Thị Bích: Là người trực tiếp điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kinh doanh khách sạn và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ kết quả mảng kinh doanh khách sạn. 2.4 Tổ kinh tế viên (chuyên viên): Chuyên viên là một ngạch công chức hành chính có trình độ quản lý nhà nước ở cấp đại học hoặc tương đương trở lên, làm chức năng tư vấn, tham mưu cho Phó giám đốc công ty phụ trách tài chính kiêm Giám đốc xí nghiệp lữ hành trong quá trình lập kế hoạch, soạn thảo các văn bản, đối nội, đối ngoại . Trước đây, công ty có một bộ phận là bộ phận chuyên viên làm công tác như trên, nhưng hiện nay, xét về mặt hiệu quả của bộ máy, công ty đã nhập bộ phận chuyên viên vào tổ khoán và đổi tên tổ này thành tổ kinh tế viên làm công tác hành chính, tư vấn tham mưu và các công tác hành chính khác. 2.5 Phòng tổ chức hành chính Thực thi những công việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của công ty. Thực hiện các quy chế, nội quy, khen thưởng, kỷ luật, chế độ tiền lương; 7 thay đổi đội ngũ, đào tạo . Ngoài ra Phòng tổ chức hành chính còn đảm bảo thực hiện các công việc văn phòng của công ty trong những điều kiện nhất định. 2.6 Phòng tài chính kế toán Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty như theo dõi ghi chép chi tiêu của công ty theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của Nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty . Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh các thay đổi để lãnh đạo có biện pháp sử lý kịp thời. Theo dõi thị trường, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo công ty. 2.7 Phòng nghiệp vụ Tham mưu cho lãnh đạo công ty các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện chủ trương của công ty về nghiệp vụ sản xuất kinh doanh và các công việc sản xuất kinh doanh. 2.8 Quản đốc Quản lý trực tiếp một bộ phận sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Trực tiếp đôn đốc, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh trong công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về hiệu quả công việc. 2.9 Các chi nhánh, trạm tại Hà Nội, Thành phố HCM, Lạng Sơn, Móng Cái Được thành lập tại các địa phương trên, là đầu mối tổ chức thu hút khách hoặc đầu mối triển khai nhằm thực hiện yêu cầu của công ty tại các điểm du lịch; thực hiện các hoạt động khuyếch trương của công ty tại địa bàn; thu thập thông tin, báo cáo kịp thời mọi thay đổi cho lãnh đạo công ty. 2.10 Tổ điều hành hướng dẫn a) Tổ điều hành tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty. Tổ điều hành thường được tổ chức theo nhóm công việc (vé máy bay, visa, Ôtô .) hoặc theo các tuyến điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Tổ điều hành có những nhiệm vụ sau: - Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc đièu hành chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do bên thị trường gửi tới. 8 - Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển . đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. - Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, hải quan .) ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du lịch (hàng không, đường sắt .). Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lượng. - Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với các công ty gửi khách và các nha cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch. b) Tổ hướng dẫn căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động bố trí hướng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu hướng dẫn của công ty. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất. Hướng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng các quy định của công ty. Tổ hướng dẫn là đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn hàng, các nhà cung cấp. Tiến hành các hoạt động quảng cáo tiếp thị thông qua quá trình hướng dẫn của hướng dẫn viên. Tổ hướng dẫn được phân chia theo các nhóm ngôn ngữ đảm bảo thuận tiện cho việc điều động hướng dẫn viên, và chất lượng của tour du lịch theo đối tượng khách ở các quốc gia khác nhau. 4.11 Các tổ dịch vụ tạp vụ. Phục vụ các dịch vụ khác như giặt là, vận chuyển đồ đạc . 4.12 Tổ bảo vệ. Đảm bảo công tác an ninh cho công ty và các khách sạn Hạ Long. Ở các khách sạn, tổ bảo vệ có thể kiêm nhiệm vụ Doorman. III. Thực tập tại các bộ phận. 1. Tổ lễ tân. a) Lễ tân trung tâm. 9 * Diện tích phòng lễ tân trung tâm: 36m 2 . * Trang thiết bị vật chất: - Một vô tuyến JVC 14'. - Hai dàn máy vi tính, một máy in, 2 máy Fax (preview). - 2 máy điều hoà National. - 2 đèn chùm. - 4 đồng hồ treo tường chỉ giờ tương ứng Hà Nội, Paris, London, New York. - Một bộ bàn ghế Sô fa(12 ghế) dành cho khách chờ. - 2 chậu cây cảnh . - 4 máy điện thoại bao gồm một máy phục vụ nội bộ, 1 máy tổng đài, 2 máy nhận đặt phòng. * Vị trí: Nằm kế bên khách sạn Hạ Long 1và sát với trụ sở công ty du lich Quảng Ninh nên rất thuận tiện trong việc báo cáo hay nhận các luồng thông tin từ công ty. * Số lượng nhân viên gồm 9 người làm việc theo 3 ca(mỗi ca 8 tiếng). Thành phần mỗi ca làm việc gồm: - Một nhân viên lễ tân. - Một nhân viên phụ trách điện thoại. - Một tổ trưởng. * Chức năng: - Nhận đặt phòng chủ yếu là đặt trước và đi theo đoàn - Thông tin cho khách và các nguồn giử khách về chủng loại sản phẩm của công ty. - Thông báo cho bộ phận lễ tân tại các khách sạn về số lượng khách, ngày giờ khách đến . - Cung cấp các thông tin về giá cả của các sản phẩm và các thông tin cần thiết khác cho khách du lịch. Khi các đoàn liên lạc đăng ký với bộ phận lễ tân trung tâm đều có yêu cầu rất rõ ràng về việc đăng ký phòng ở khách sạn nào, phòng loại gì . Sau đó bộ phận 10 . USD Twin 35 280.000 VND 35 USD (Trong đó) VIP 2 50 0.000 VND 50 USD - Khách sạn Hạ Long 3: Tiếu chuẩn 1 sao (*), là một khu nhà 5 tầng với quy mô 56 phòng Double 6 25 Twin 50 25 - Khách sạn Hạ Long 4: Tiêu chuẩn 1 sao, là một khu nhà 1 tầng, với quy mô 22 phòng Twin với giá bán cho người nước ngoài là 15 USD