THỰC TRẠNG CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THÝ Y TWI

Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, được thành lập năm 1973 theo quyết định số 97/NN-TCQD ngày 23/3/1973 của Bộ Nông nghiệp, tách bộ phân cung ứng vật tư thú y thành lập một công ty có tên gọi là Công ty Vật tư Thú y cấp I( trực thuộc tổng công ty vật tư nông nghiệp) Năm 1983 theo quyết định số 156/TCCB-QĐ ngày 11/6/1983 của Bộ Nông nghiệp chuyển công ty thành đơn vị cấp II ( Trực thuộc Bộ Nông nghiệp) Năm 1989, do yêu cầu phát triển của ngành và thuận lợi trong quản lý, Bộ Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm cho trạm vật tư thú y cấp I đóng tại TP HCM trực thuộc Công ty nhập với phân viện thú y TW I. Còn lại các đơn vị trực thuộc công ty đóng tại phía bắc và miền Trung sát nhập với xí nghiệp thuốc thú y TW đóng tại huyện Hoài Đức có tên gọi “Công ty Vật tư Thú y TW I ” Đến tháng 5/2000 thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, Công ty Vật tư Thú y TW I đã trở thành Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I với số vốn ban đầu là 14 tỷ đồng.

Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga LỜI NÓI ĐẦU Đối với Việt Nam, trong giai đoạn hiện nay công nghệ còn chưa phát triển thì chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ, mà đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất thông thường chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí.Do đó việc tiết kiệm chi phí nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ có ý nghĩa kinh tế rất lớn. Vì vậy khi thực tập ở Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I sau một thời gian tìm hiểu tôi được các cô chú ở phòng tài chính kế toán và Thạc sỹ Đỗ Thị Phương giúp đỡ nên tôi đã chọn đề tài là “ Hoàn thiện hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I” Quá trình thực tập ở công ty không dài, nhưng trong thời gian này đã giúp ích cho em rất nhiều trong việc củng cố kiến thức lý luận và làm quen với thực tế công việc. 1 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THÚ Y TW I 1. Khái quát về quá trình hoạt động của công ty. Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, được thành lập năm 1973 theo quyết định số 97/NN-TCQD ngày 23/3/1973 của Bộ Nông nghiệp, tách bộ phân cung ứng vật tư thú y thành lập một công ty có tên gọi là Công ty Vật tư Thú y cấp I( trực thuộc tổng công ty vật tư nông nghiệp) Năm 1983 theo quyết định số 156/TCCB-QĐ ngày 11/6/1983 của Bộ Nông nghiệp chuyển công ty thành đơn vị cấp II ( Trực thuộc Bộ Nông nghiệp) Năm 1989, do yêu cầu phát triển của ngành và thuận lợi trong quản lý, Bộ Nông nghiệp và Công nghệ thực phẩm cho trạm vật tư thú y cấp I đóng tại TP HCM trực thuộc Công ty nhập với phân viện thú y TW I. Còn lại các đơn vị trực thuộc công ty đóng tại phía bắc và miền Trung sát nhập với xí nghiệp thuốc thú y TW đóng tại huyện Hoài Đức có tên gọi “Công ty Vật tư Thú y TW I ” Đến tháng 5/2000 thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, Công ty Vật tư Thú y TW I đã trở thành Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I với số vốn ban đầu là 14 tỷ đồng. Một số chỉ tiê kinh tế phản ánh tình hình phát triển của công ty như sau. Bảng số 1 MỘT SỐ CHỈ TIÊU CỦA CÔNG TY TRONG CÁC NĂM 98,99 VÀ THÁNG 9 NĂM 2000 STT Chỉ tiêu 1998 1999 9 th (2000) 1 Doanh thu tiêu thụ 17.080.120.000 20.197.585.320 16.487.126.76 2 Lợi nhuận sau thuế 370.100.112 453.873.076 300.232.692 3 Nộp ngân sách 650.817.000 720.243.018 608.045.670 4 Thu nhập bp/tháng CBCNV 710.000 750.000 760.000 2. Đặc điểm quy trình công nghệ: Có 2 loại công nghệ 2.1 Công nghệ sản xuất thuốc bột: Gồm 5 giai đoạn theo mô hình sau. 2 Chuẩn bị NLVL Đóng gói Phối chế KCS Nhập kho, bảo quản, chờ Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga 2.2 Công nghệ sản xuất thuốc nước: Gồm 6 giai đoạn sau. 3.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tổ chức bộ máy của công ty được thể hiện theo phương pháp ra quyết định trực tiếp từ trên xuống. Chức năng cao nhất là hội đồng quản trị, Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Tất cả các phòng ban đều phải có trách nhiệm tham mưu cho hội đồng quản trị và Ban giám đốc. Các quyết định được đưa trực tiếp xuống các phòng ban, xuống từng phân xưởng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty (trang sau) 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. Công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung.Toàn bộ công ty có một phòng tài chính kế toán và áp dụng hình thức kê toán Nhật ký - chứng từ. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty. 3 Chuẩn bị NLVL Chia số lượng ra ống ,lọ Tiệt trùng KCS Nhập kho, bảo quản, chờ xuất Dán nhãn Kế toán trưởng ( Kế toán tổng hợp) K.toán h ng tà ồn kho và K.toán ngân h ngà K.toán T.toán và tập hợp chi phí tính giá ở PX I K.toán T.lương v K.toánà tập hợp C.phí tính giá PXII K.toán T.phẩm tiêu thụ bán h ngà theo dõi công nợ Thủ quỹ v K.toánà TSCĐ Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga II .THỰC TRẠNG CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THÝ Y TWI. 1. Nội dung nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại đơn vị Là một công ty thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn, Công ty cổ phần Vật tư Thú y TWI được giao nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trên cơ sở nhập khẩu các loại thuốc và vật tư thú y của nước ngoài cũng như thu mua sản phẩm trong nước, để phục vụ cho công tác phòng chống dịch bệnh cho gia súc, gia cầm, đẩy mạnh ngày chăn nuôi ngày càng phát triển. Sản phẩm của công ty rất đa dạng, phong phú với trên 100 loại thuốc. Trong đó có cả thuốc bột và thuốc nước,nên nguyên liệu vật liệu ở công ty khá đa dạng ( trên 400 chủng loại) bao gồm -Nguyên vật liệu chính như: pencillin, streptomycin, vitamin B1,vitamin C . -Vật liệu phụ như: hương liệu, xà phòng., -Nhiên liệu như: than , ga -Phụ tùng thay thế như: các chi tiết máy, các chi tiết của xe đẩy chở hàng -Vật liệu khác dùng để đóng gói như nhãn thuốc, hộp carton, ống ,lọ các loại, băng thùng. -Còn về công cụ dụng cụ công ty có các loại sau: xe đẩy hàng, máy sấy, máy hàn, quạt thông gió. 2. Hệ thống chứng từ kế toán và sổ sách kế toán dùng cho hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty. Với hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ ,công ty dùng các loại sổ, Nhật ký - chứng từ, bảng kê và các bảng phân bổ. Để hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán sử dụng các sổ sau: -Nhật ký - chứng từ số 5 xác định tôngr số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký - chứng từ số 5 để ghi vào sổ cái kế toán còn kết hợp sử dụng Nhật ký - chứng từ số 1, 2, 4 - Bảng kê số 4 - Sổ cái 4 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga Sơ đồ 3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty. Ghi chú: Ghi hàng ngày Nhập Xuất Ghi cuối tháng 2.1 Hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần vật tư thú y TW I Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty có nhiều chủng loại khác nhau và thường xuyên biến động. Để hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu vá công cụ dụng cụ công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. -Đối với nghiệp vụ nhập khẩu nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ , chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng các chứng từ nhập kho và các hoá đơn (GTGT) phiếu di chuyển vật tư và các chứng từ khác có liên quan. -Đối với nghiệp vụ xuất khẩu nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ chủ yếu là xuất cho sản xuất phân xưởng, các chứng từ xuất là phiếu xuất vật tư theo hạn mức và phiếu xuất khẩu . Tuy nhiên, do tần suất nhập-xuất vật tư trong tháng cao nên công ty mở the kho cho từng tháng và mở riêng cho từng loại vật tư. Ví dụ mở thẻ kho cho loại pencillin như sau: 5 Chứng từ - Nhập - Xuất Sổ C.tiết thanh toán với người.bán Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ 1,2,3 Sổ cái TK 152,153 Bảng kê số 4 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga Bảng số 2 CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ THẺ KHO THÚ Y TW I Ngày lập thẻ Tờ số: Tên kho: Kho PXI Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: pencillin . Đơn vị tính T T Chứng từ Diễn Giải Ngày tháng Số sượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 21104 32 21104 1/5 2/5 1/5 Tháng 5/2000 Phân Xưởng I Thu-PX I Phân Xưởng I 01/5 02/5 07/5 12/5 110 25 20 18 40 Cộng -- 110 63 Số dư cuối tháng 87 -Hạch toán ở phòng kế toán định kỳ 5-7 ngày thủ kho tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến việc nhập xuất vật tư chuyển cho kế toán cùng thẻ kho trên cơ sở các chứng từ trên, kế toán mở sổ chi tiết ví dụ như mở sổ chi tiết cho nguyên liệu là pencillin 6 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga Bảng số 3 CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ THÚ Y TW I Tháng 6 năm 2000 TK 152.2 Tên kho: Kho PX I Tên, quy cách vật tư :Penicilline Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL Tiền SL Tiền SL Tiền 21104 32 2104 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 31209 1/5 2/5 1/5 . . . . . . . . . . . . . 25/5 29/5 Số dư đầu tháng Phân Xưởng II Phân Xưởng II 3/5 xuất cho PXII 7/5 xuất cho PXII 12/5 xuất cho PXII 16/5 xuất cho PXII 20/5 xuất cho PXII 25/5 xuất cho PXII Xuất cho PXII Xuất cho PXII 1542 1561 1542 . . . . . . . . . . . . . . 1561 1542 285 285 290 290 290 285 290 290 292 290 110 15 31900 4380 25 . 20 18 16 12 10 9 10 7125 5800 5220 4640 3420 2900 2610 2900 40 1140 Cộng 125 36280 120 Số dư cuối tháng 45 13065 Trên cơ sở sổ chi tiết đã mở và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết vật tư để làm căn cứ tiến hành đối chiếu với kế toán tổng hợp. Ví dụ như bảng tổng hợp chi tiết cho vật tư phân xưởng II. 7 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga Bảng số 4 CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT TƯ THÚ Y TW I PHÂN XƯỞNG II Tháng 6 năm 2000 Đơn vị 1000 đồng T T Tên c.loại quy cách Đ V T Nhập Xuất Tồn Ghi chú SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 Pencillin Tettracyllin Bcomplex Chloramphenicl . . . . . . . . . . . Boa Kg Kg Kg . . . 125 10,7 12 15 . . . 36280 2030 540 4875 . . . . 120 11 10 14 . . . . 34325 2084 416 4540 . . . . . 45 1,7 6 6 . . . 13355 325 252 1950 . . . . Cộng 761667631 --- 781656637 --- 437000154 2.2 Các sổ kế toán sử dụng cho hạch toán nguyên liệu vật liệu tại công ty Phương pháp kế toán hàng tồn kho mà Công ty cổ phần Vật tư Thý y TWI đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do công ty là Doanh nghiệp vừa hoạt động sản xuất vừa hoạt động kinh doanh nên nguyên liệu vật liệu chính của Doanh nghiệp nhập về cũng là hàng hoá kinh doanh . Vì thế để hạch toán tình hình biến động nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ công ty sử dụng các sổ kế toán sau. -Sổ cái TK 152nguyên liệu vật liệu . TK này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng hay giảm nguyên liệu vật liệu theo giá thực tế. TK 152: được mở chi tiết theo từng đối tượng có 2 loại sổ chi tiết của TK 152 TK 1521:nguyên liệu vật liệu PXI tài khoản này dùng theo dõi tình hình biến động nguyên liệu vật liệu ở PXI. TK 1522:nguyên liệu vật liệu PXII tài khoản này dùng theo dõi tình hình biến động nguyên liệu vật liệu ở PXII. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng căn cứ vào -Nhật ký chứng từ số 1 phần ghi Công ty có TK 111 Nợ TK 152 -Nhật ký chứng từ số 5 phần ghi Công ty có TK 331 Nợ TK 152 -Nhật ký chứng từ số 8 phần ghi Công ty có TK 156 Nợ TK 152 Số phát sinh có TK 152 được phản ánh trên sổ cái theo tổng số lấy từ bảng kê số 4 Trích sổ cái TK 152 8 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga Bảng kê số 5 SỔ CÁI Tài khoản: nguyên liệu vật liệu PX II Số hiệu :1522 Năm 2000 Số dư đầu năm Nợ Có 472009320 Gi có TK đối ứng nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 . . . . . Tháng 12 TK 111 TK 331 TK 1561 28370000 14571250 495451292 74087300 206043160 445081287 63602300 145729610 552335721 Cộng số phát sinh Nợ 538392542 275211747 761667631 Có 655102445 623522004 781656637 Số dư cuối tháng Nợ 355299417 456989160 437000154 Có Kế toán ghi có Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Ký ,họ tên) TK 153 công cụ dụng cụ tài khoản này được dùng để hteo dõi, quản lý và phán ánh tình hình nhập xuất, tồn kho công cụ dụng cụ TK 153 chỉ gồm một chỉ tiểu khoản TK 1531 công cụ dụng cụ Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản sau để hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ như TK 156, TK 1331, TK 111, TK 112, TK 331 3. phương pháp tính giá thành nhập kho, xuất kho nguyên liệu vật liệu Nguyên liệu vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của công ty . Do đó việc tính giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là một vấn đề quan tâm trong việc hạch toan nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ . Việc xác định giá vốn nguyên liệu vật liệu áp dụng tại công ty như sau: -Đối với nghiệp vụ nhập khẩu :nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập được tính theo giá thực tế. Nguồn cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ của công ty chủ yếu là do mua ngoài, trong đó phần lớn nguyên liệu chính là được nhập khẩu Giá thực tế NLVL Giá mua ghi Thuế nhập khẩu Chi phí VC Và CCDC nhập kho = trên hoá đơn + (nếu có ) + thu mua thực tế 9 Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thuý Nga -Đối vớ nghiệp vụ xuất:công ty đã lựa chọn phương pháp tính giá là phương pháp giá thực tế đích danh. 4. Trình tự kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I 4.1 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên liệu vật liệu Tuỳ theo tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty mà phòng cung ứng vật tư lập kế hoạch sản xuất trong năm. Khi nhập kho, phiếu nhập kho do phòng kinh doanh tổng hợp lập và gồm 3 biên bản -Liên 1:Lưu tại phòng kinh doanh tổng hợp -Liên 2: Do thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên liệu vật liệu -Liên 3: Người nhập vật tư giữ để làm chứng từ thanh toán và được lưu tại bộ phận kế toán thanh toán. Ví dụ trường hợp công ty mua hàng theo hoá đơn GTGT số 038766 ngày 3/6/200(bảng số 6) đã thanh toán cho nhà cung cấp và đã nhập kho theo phiếu nhập kho số 37 ngày 5//2000 (bảng sô 7) Khi đó kế toan ghi Nợ TK 152(1521) 5100000 Nợ TK 133(1331) 255000 Có TK 111( 1111) 5355.000 Bảng số 6 Số 038766 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ngày 3 tháng 6 năm 2000 Đơn vị bán hàng: Cơ sở Đức Thịnh Địa chỉ: Thành Phố Hồ Chí Minh Số tài khoản Điện thoại . . . . MS : 0 3 0 0 5 2 3 3 8 5 0 0 1 1 Họ tên người mua hàng: Phạm Huy Khánh Đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư Thú y TW I Địa chỉ: 88 Đường Trường Chinh Số tài khoản Hình thức thanh toán : T M 0 1 0 0 1 0 2 3 2 6 1 1 1 TT Tên hàng hoá,d.vụ ĐVT SL Đ giá T.tiền A B C 1 2 3=2 x 1 1 2 ống thuỷ tinh 5ml ống chloramphenicol Hộp 1000 ống Hộp 1000 ống 12 10 250000 210000 3000000 2100000 Cộng thành tiền :5.100.000 Thuế GTGT 5% tiền thuế GTGT 255.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.355.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm ba triệu năm mươi lăm nghìn đồng chẵn 10