Lập kế hoạch cho chuyến đi chơi dã ngoại _ quản lý học

Điểm yếu - Quân số: có thể có trường hợp 1 số bận hoặc đột xuất có việc bận không thể tham gia được nên chưa thể tập hợp tổ chức cho đầy đủ thành viên của lớp - Kinh phí: thời điểm đi

Chủ đề nhóm 4:

Dựa vào quy trình lập kế hoạch, nhóm hãy lập kế hoạch cho chuyến đi chơi dã ngoại

của cả lớp nhân dịp 26/3

Nhóm đã lựa chọn địa điểm cho chuyến đi dã ngoại của lớp dịp 26/3 đó là Vườn Quốc

Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội

Như đã biết, Quy trình lập kế hoạch gồm 5 bước, và để có 1 bản kế hoạch hoàn chỉnh tất yếu phải làm lần lượt từng bước một

Bước 1: Phân tích môi trường

Bước 2: Xác định mục tiêu

Bước 3: Xây dựng các phương án

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu

Bước 5: Quyết định kế hoạch

I Bước 1: Phân tích môi trường

Để phân tích triệt để các yếu tố ảnh hưởng của môi trường, ta dựa vào mô hình SWOT

1 Điểm mạnh

- Quân số: đi theo lớp (an toàn hơn, có nhiều ý nghĩa tinh thần) => dễ được sự

ủng hộ của gia đình

- Thời gian: đi trong một ngày nên không gặp nhiều khó khăn

+ 26/3 - thời điểm chuẩn bị bước vào kiểm tra giữa kì, chưa có áp lực thi cử lớn, vui chơi thoải mái, xả stress, giải tỏa tâm lý, thoải mái học tập

+ Không phải mùa du lịch, ít khách, không chen chúc, nên giá rẻ hơn, có nhiều không gian để vui chơi hơn

- Giao thông: Vườn quốc gia Ba Vì nằm trên khu vực núi Ba Vì, thuộc huyện

Sơn Tây, cách trung tâm Hà Nội khoảng 65km, đường đẹp, dễ đi, thời gian đi

từ 1-2h, thích hợp với sinh viên

2 Điểm yếu

- Quân số: có thể có trường hợp 1 số bận hoặc đột xuất có việc bận không thể

tham gia được nên chưa thể tập hợp tổ chức cho đầy đủ thành viên của lớp

- Kinh phí: thời điểm đi chơi vào khoảng cuối tháng nên có thể có nhiều bạn

không có đủ tiền kinh phí

- Thời tiết: vẫn còn đang trong mùa lạnh nên có thể không thích hợp để đi du

lịch

- Phương tiện:

+ Nếu đi bằng xe máy: độ nguy hiểm cao, yêu cầu kinh nghiệm của người cầm lái đi đường dài, có thể hạn chế về số lượng xe

+ Nếu thuê ô tô: kinh phí cao

3 Cơ hội

- Giúp tập thể lớp thêm đoàn kết, gắn bó tất cả thành viên lớp với nhau vì có nhiều bạn chưa giao lưu và trò chuyện với nhau và còn khá xa lạ dù đã cùng học với nhau gần 2 năm

- Tạo không khí giải trí, vui chơi thoải mái giúp các bạn thư giãn, vui vẻ để có những cảm xúc tích cực hơn khi bước vào đợt kiểm tra giữa kì

- Được tham gia các hoạt động tập thể, có thêm nhiều kĩ năng sống và kĩ năng mềm: trong khoảng thời gian mọi người đi cùng nhau, chơi cùng nhau thì sẽ giao lưu với nhau nhiều hơn, có nhiều trải nghiệm và kỉ niệm với nhau nhiều hơn…

- Được biết đến tham quan và có thêm những hiểu biết, trải nghiệm về các địa điểm đẹp của Hà Nội

4 Nguy cơ, thách thức

- Cần phải đảm bảo an toàn cho tất cả các thành viên trong suốt quá trình đi và tham gia vui chơi, trải nghiệm

- Các bạn phụ trách chính chuyến đi cần có khả năng kết nối tất cả các thành viên trong lớp giao lưu với nhau nhiều hơn

- Phải tổ chức được một chuyến đi thú vị, có những trải nghiệm và trò chơi hấp dẫn để tạo và duy trì bầu không khí sôi động và vui vẻ nhất

- Đảm bảo các lịch trình và hoạt động được diễn ra thuận lợi, theo đúng kế hoạch

 Từ mô hình SWOT, nhóm đã có thể đưa ra một số quyết định như:

+ Địa điểm: Vườn quốc gia Ba Vì, Sơn Tây, Hà Nội + Thời gian: 1 ngày (26/3)

II Bước 2: Xác định mục tiêu

Để đề ra những mục tiêu hiệu quả và thiết thực thì ta thường sử dụng phương pháp SMART Phương pháp SMART là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả nhất

để đặt ra mục tiêu thực tế và có khả năng hoàn thành Đó là:

- S - Specific : Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

+ Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được

VD: Mục tiêu của chuyến dã ngoại đó là:

- Tạo sự đoàn kết, gắn kết của tất cả các bạn trong lớp

- Tạo môi trường, cơ hội để các thành viên trong lớp làm quen, tìm hiểu, thân thiết với nhau nhiều hơn cũng như cùng nhau vui chơi, thư giãn và có với nhau những kỉ niệm, ấn tượng đẹp

- Tổ chức các hoạt động tập thể, hoạt động nhóm để các trải nghiệm và rèn luyện thêm những kĩ năng sống và kĩ năng mềm cho bản thân

- Measurable : Đo lường được

+ Để đánh giá được kết quả của các mục phải dựa trên những con số đo lường được

VD:

- Số lượng người tham gia: 49 bạn

- Về chi phí cho chuyến đi chơi: Vì đều là sinh viên và thời điểm đi chơi vào khoảng thời gian cuối tháng nên vấn đề tài chính có thể không được mấy dư

dả Và để chuẩn bị cho chuyến đi thì có nhiều khoản phải chi, ví dụ như tiền phương tiện đi lại, đồ ăn trưa, nước uống, dụng cụ cho các trò chơi, vé vào khu

du lịch, chi phí phát sinh… nên cần được tính toán để đưa ra con số phù hợp

- Và để lượng hóa được kinh phí, ta phải dựa vào nguồn lực có sẵn và nguồn lực

có thể huy động được để đưa ra kinh phí dự kiến

- A - Achievable : Có thể đạt được

+ Phải hiểu và biết được khả năng của bản thân trước khi đưa ra các mục tiêu + Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu mà không thể đạt nổi

- VD: Tham khảo ý kiến cả lớp về mức kinh phí có thể chi cho chuyến đi dã ngoại tối đa tầm bao nhiêu, thời đi như thế nào là hợp lý nhất ?

Từ đó để cân nhắc và đưa ra con số mà tất cả các bạn có đủ khả năng về tài chính và có thể sắp xếp thời gian cho 1 chuyến đi như vậy Và người lập kế hoạch cần cân nhắc và đưa ra những lựa chọn về khoản phải chi, thời gian, các hoạt động, nơi tổ chức phù hợp

- R - Realistics : Thực tế

+ Là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực có sẵn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )

+ Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch có thể thực hiện được với tình hình nhân lực,tài chính, như hiện tại hay không So với kế hoạch thì liệu có thể đáp ứng được các tiêu chí kia không,từ đấy đưa ra những thay đổi phù hợp

- T - Timely: Thời gian hoàn thành

+ Đặt ra những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có thể hoàn

thành mọi việc đúng hạn

+ Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơn

VD:

+ Thời gian, Deadline cho việc chuẩn bị xong cho các hoạt động hậu cần như thuê xe, dụng cụ, đặt đồ ăn, nước uống…là 24/3 chẳng hạn

+ Thời gian cho thời gian khởi hành, xuất phát, thời gian kết thúc hay khoảng thời gian cho các hoạt động, timeline cụ thể, chi tiết để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách tuần tự,không gây mất thời gian,đảm bảo lịch trình diễn ra suôn sẻ như dự kiến

III Xây dựng các phương án

1 Phương án tự tổ chức:

- Chuẩn bị:

+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời gian, địa điểm

- Kinh phí dự kiến: 150k/người

- Hình thức đi: Bằng cách ghép đôi và đi bằng xe máy của các thành viên trong lớp hoặc có thể huy động được

- Thời gian di chuyển: 1 tiếng

- Là chuyến đi 1 ngày

- Các công việc cần làm, chuẩn bị trước:

+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được và danh sách các bạn có xe máy hoặc có thể mượn được xe

+ Phân công các bạn đã đăng kí tham gia chuẩn bị các công tác hậu cần:

- Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi

- Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh và những người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức…

- Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên

+ Sắp xếp người phụ trách các phần công việc như: dẫn đoàn, chốt đoàn, quản trò tổ chức các trò chơi…

Timeline sơ bộ:

Thời gian Hoạt động

6h Tất cả mọi người tập trung ở trước cổng KTX NEU

Điểm danh người, xe máy Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ…

Sắp xếp và hướng dẫn cách di chuyển 6h30 Cả lớp xuất phát (người dẫn đoàn và chốt đoàn cố gắng hoàn

thành công việc của mình) 8h Đến nơi Mọi người vào gửi xe và di chuyển đến địa điểm tập

trung và nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dài 8h30 Cả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã ngoại,

mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong ngày 8h45 – 10h45 Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên tại

rừng quốc gia Ba Vì Địa điểm du lịch:

+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ + Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)

+ Ngọn Tản Viên (1227m) + Đền thờ Đức Thánh Tản + Đỉnh Vua (1296m) 11h Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa 11h – 12h Chia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu đố

liên quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ năng sống cần thiết cho bản thân

12h-13h15 Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ

13h15 – 13h30 Tập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ nhàng

chuẩn bị cho các hoạt động buổi chiều

13h30 – 16h Tổ chức các hoạt động Teambuiding Ví dụ như: Qua sông,

Cướp cờ, Đá bóng buộc chân…

16h – 16h30 Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi dã

ngoại

Cả lớp cùng ra về

2 Phương án thuê trọn gói

- Chuẩn bị:

+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời gian, địa điểm

- Kinh phí dự kiến: 400k

- Hình thức: Đi theo tour

- Là chuyến đi 1 ngày

- Các công việc cần làm:

+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được

+ Tìm hiểu các công ty tổ chức du lịch

+ Lựa chọn một công ty du lịch phù hợp với lớp

+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người

+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên

- Lịch trình chuyến đi do công ty du lịch đưa ra:

Thời gian Hoạt động

6h Xe sẽ đỗ trước cổng KTX NEU

Điểm danh và phổ biến lại lịch trình

7h30 – 8h Đến khu du lịch, tập trung và nghỉ ngơi một chút

Lớp trưởng giới thiệu và tuyến bố lý do tổ chức chuyến đi:

mục tiêu, mong muốn…

8h – 10h30 Hướng dẫn viên đưa đoàn đi khám phá khu du lịch và cùng

giao lưu với nhau 11h – 11h30 Cả lớp tập trung tại điểm tập trung

11h30 – 13h30 Đoàn ăn trưa tại nhà hàng bên dòng thác Hòa Lan

Giao lưu văn nghệ Sau đó nghỉ ngơi tại nhà nghỉ của khu du lịch 14h Đoàn thay trang phục chuẩn bị đi tham quan và bơi tại hồ tạo

song cùng nhiều trò chơi hấp dẫn 16h Cả lớp tập trung và lêm xe trở về Hà Nội

3 Phương án thuê xe và tự tổ chức

- Chuẩn bị:

+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời gian, địa điểm

- Kinh phí dự kiến: 200k

- Chuyến đi 1 ngày

- Các công việc cần làm:

+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được

+ Tìm hiểu về chỗ thuê xe

+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người

+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các bạn thành viên

+ Liên hệ với xe thuê

+ Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi

+ Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh

và những người có kinh nghiệm về chi phí, địa điểm, quy định nơi tổ chức…

- Timeline:

Thời gian Hoạt động

6h – 6h30 Tất cả mọi người tập trung ở trước cổng KTX NEU

Điểm danh người Kiểm tra đồ dùng, dụng cụ…

Xe ô tô đợi sẵn lúc 6h theo hợp đồng và xuất phát khi đã sẵn sàng

7h30 Đến nơi Mọi người xuống xe và di chuyển đến địa điểm tập trung

và nghỉ ngơi một chút sau thời gian đi đường dài 8h Cả lớp tập trung và lớp trưởng giới thiệu về chuyến đi dã ngoại,

mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động trong ngày 8h15 – 10h Lớp tham quan khu du lịch, khám phá cảnh quan thiên nhiên tại

rừng quốc gia Ba Vì Địa điểm du lịch:

+ Vườn thực vật với hơn 300 loài cây gỗ + Đỉnh Ngọc Hoa (1180m)

+ Ngọn Tản Viên (1227m) + Đền thờ Đức Thánh Tản + Đỉnh Vua (1296m) 10h30 Tập trung tại địa điểm đã chọn để tổ chức hoạt động buổi trưa

10h30 –

11h30

Chia team và tổ chức các hoạt động như các trò chơi, câu đố liên quan đến danh lam thắng cảnh tại Ba Vì hay về kĩ năng sống cần thiết cho bản thân

11h30-13h Ăn trưa, nghỉ ngơi, giao lưu văn nghệ

13h – 13h15 Tập trung cả lớp và có những hoạt động khởi động nhẹ nhàng

chuẩn bị cho các hoạt động buổi chiều

13h15 – 16h Tổ chức các hoạt động Teambuiding Ví dụ như: Qua sông, Cướp

cờ, Đá bóng buộc chân…

16h – 16h30 Tập trung cả lớp, tổng kết và tuyên bố kết thúc chuyến đi dã ngoại

Cả lớp cùng ra về

IV Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

+ Dựa vào nội dung các phương án đã xây dựng được ở bước 3, ta có được sự phân tích và đưa ra những tiêu chí để đánh giá các phương án như sau:

- Thời gian di chuyển: Khi đi xe ô tô thì chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian hơn,

không phải dừng lại dọc đường để nghỉ ngơi hay tiếp thêm nhiên liệu hay lạc mất thành viên như khi đi bằng xe máy; đặc biệt đi theo tour chúng ta còn không cần chuẩn bị các công tác hậu cần ( đồ ăn, nước uống, các dụng cụ cần thiết khác,….) hoặc chỉ thuê xe thì sẽ rẻ hơn đi theo tour, cũng sẽ đến địa điểm nhanh hơn

- Kinh phí: Khi tự chuẩn bị phương tiện và các đồ dùng cần thiết thì sẽ giúp

chúng ta tính toán, cân nhắc được, chỉ chuẩn bị những thứ cần thiết và tất yếu, tiết kiệm chi phí; nhất là đối với sinh viên thì kinh phí là một trong những vấn

đề quan trọng nhất

- Sự an toàn trong chuyến đi: Đi xe máy sẽ rất dễ phát sinh các vấn đề trong quá

trình di chuyển dọc đường ( lạc đoàn, thủng lốp, gặp sự cố…) sẽ ảnh hưởng đến các bạn và chuyến đi Sự an toàn trong quá trình di chuyển, thăm quan du

lịch và chơi các trò chơi cũng rất quan trọng, nếu chúng ta đi theo tour hoặc thuê xe sẽ giảm thiểu được tối đa các phát sinh không đáng có trong chuyến đi

- Khoảng thời gian cho các hoạt động: Nếu tự tổ chức ta sẽ làm chủ được thời

gian hơn nên thời gian cho các hoạt động cũng được tự nhiên và linh hoạt hơn

- Sự thú vị trong chuyến đi: Nếu đi bằng xe máy, trong quá trình di chuyển

chúng ta có thể dừng ở những nơi có cảnh đẹp dọc đường để chụp ảnh, selfie, check in… Còn nếu đi theo đoàn thì sẽ bị bó hẹp trong kế hoạch của công ty du lịch

- Sự tiện lợi trong chuyến đi: Khi tự chuẩn bị, chúng ta có thể chọn lựa những đồ

dùng và số lượng mà mình muốn

 Ta có bảng đánh giá như sau:

Yếu tố

đánh giá

Thời gian

di chuyển

Kinh phí

Sự an toàn trong chuyến đi

Khoảng thời gian cho các hoạt động

Sự thú vị trong chuyến đi

Sự tiên li trong chuyến đi

Tổng điểm

PA1: Tự

PA2: Thuê

PA3: Thuê

xe và tự tổ

chức

V Bước 5: Ra quyết định

Dựa vào sự phân tích, các tiêu chí đánh giá được thể hiện ở bảng trên theo phương pháp trọng số ta có thể đưa ra nhận xét như sau:

- Phương án 1: Tự tổ chức

+ Ưu điểm: giảm thiểu tối đa chi phí, chủ động và linh hoạt hơn

+ Nhược điểm : khoảng thời gian cho các hoạt động vui chơi ngắn do thời gian

di chuyển kéo dài và quá trình di chuyến đến địa điểm ko đảm bảo an toàn

- Phương án 2: Thuê chọn gói

+ Ưu điểm : an toàn cao, được trải nghiệm dịch vụ tốt hơn

+ Nhược điểm: thời gian tổ chức các hoạt động và sự tiện lợi chưa đạt kết quả cao như mong muốn do phải phụ thuộc vào bên nhà xe và bên thuê dịch vụ;

- Phương án 3: Thuê xe và tự tổ chức

+ Ưu điểm: Kinh phí thấp, an toàn, tiện lợi nhìn chung đáp ứng được khá tốt các tiêu chí còn lại

 Cuối cùng, cả nhóm đưa ra quyết định là chọn thực thi theo phương án 3: Thuê xe

và tự tổ chức để tổ chức một chuyến đi dã ngoại cho cả lớp ngày 26/3