Hướng dẫn Excel phần 3

CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 2 I) Các Kiểu dữ liệu: I) Các Kiểu dữ liệu:  Trong 1 ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu. Kiểu dữ Trong 1 ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào. Gồm liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào. Gồm các kiểu DL sau đây: các kiểu DL sau đây: 1) 1) Kiểu số Kiểu số : : Kí tự đầu tiên gõ vào là số. Mặc nhiên canh Kí tự đầu tiên gõ vào là số. Mặc nhiên canh phải phải 2) 2) Kiểu chuỗi Kiểu chuỗi : : Kí tự đầu tiên gõ vào là chữ. Mặc nhiên Kí tự đầu tiên gõ vào là chữ. Mặc nhiên canh trái canh trái 3) 3) Kiểu công thức Kiểu công thức : : Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu =. Kết Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu =. Kết quả trong ô chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ: quả trong ô chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ: =2*4+3 kết quả trình bày trong ô là 11 =2*4+3 kết quả trình bày trong ô là 11 4) 4) Kiểu ngày tháng Kiểu ngày tháng : : Nhập ngày tháng bình thường với Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch (-) hay gạch (/). Mặc nhiên dấu phân cách là gạch (-) hay gạch (/). Mặc nhiên canh phải. canh phải. II) Thao tác trên vùng II) Thao tác trên vùng 1- Nhập và chỉnh sửa dữ liệu 1- Nhập và chỉnh sửa dữ liệu a) a) Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập vào ô đó để nhập b) b) Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2 Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2 c) c) Khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều ngang của ô sẽ Khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều ngang của ô sẽ hiển thị dấu ##### hoặc (1E+…) hiển thị dấu ##### hoặc (1E+…) 2- Chọn vùng, dòng, cột 2- Chọn vùng, dòng, cột a. a. Chọn vùng: Chọn vùng: có 2 cách có 2 cách Dùng chuột Dùng chuột : Di chuyển chuột từ ô góc trên bên trái : Di chuyển chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải đến ô góc dưới bên phải Dùng bàn phím: Dùng bàn phím: Giữ phím Shift và gõ các phím di Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyển con trỏ ô để chọn vùng chuyển con trỏ ô để chọn vùng  Chọn dòng Chọn dòng : Click chuột tại đường biên bên trái : Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính của bảng tính  Chọn cột: Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên Click chuột tại đường biên bên trên của bảng tính của bảng tính  Chọn cả bảng tính Chọn cả bảng tính : Click tại ô giao nhau giữa : Click tại ô giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A  Chọn các ô đứng liền nhau Chọn các ô đứng liền nhau : Click và Drag đến : Click và Drag đến khối muốn chọn khối muốn chọn  Chọn những ô, khối không đứng liền nhau: Chọn những ô, khối không đứng liền nhau: Nhấn phím Ctrl Và Click hoặc Click and Drag Nhấn phím Ctrl Và Click hoặc Click and Drag để chọn các ô khối không đứng liền nhau để chọn các ô khối không đứng liền nhau 2- Xóa dữ liệu vùng 2- Xóa dữ liệu vùng  Chọn vùng Chọn vùng  Nhấn phím Delete Nhấn phím Delete 3- Chép dữ liệu vùng 3- Chép dữ liệu vùng  Chọn vùng nguồn Chọn vùng nguồn  Edit / Copy Edit / Copy  Chọn vùng đích Chọn vùng đích  Edit / Paste Edit / Paste Lưu ý Lưu ý : Khi chép dữ liệu: : Khi chép dữ liệu:  Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày giống như vùng đích trình bày giống như vùng đích  Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu công thức, kết quả Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu công thức, kết quả vùng đích thay đổi hay không tùy thuộc vào công vùng đích thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối hay tuyệt đối III) Thay đổi định dạng III) Thay đổi định dạng  Thay đổi độ rộng cột: Click and Drag ngay Thay đổi độ rộng cột: Click and Drag ngay đường giao nhau giữa cột đường giao nhau giữa cột  Thay đổi độ rộng dòng: Click and Drag ngay Thay đổi độ rộng dòng: Click and Drag ngay đường giao nhau giữa hàng đường giao nhau giữa hàng  Nối và tách ô: Nối và tách ô: – Nối: Chọn những ô muốn nối Click vào biểu Nối: Chọn những ô muốn nối Click vào biểu tuợng tuợng – Tách: Chỉ tách được những ô đã nối: Tách: Chỉ tách được những ô đã nối:  Format/Cell/Alignment/Đánh dấu bỏ chọn Format/Cell/Alignment/Đánh dấu bỏ chọn trong Chexk box Merge cell trong Chexk box Merge cell IV) Định dạng kiểu chữ IV) Định dạng kiểu chữ  Chọn khối muốn định dạng Chọn khối muốn định dạng  Format / Cell/ Font Format / Cell/ Font V) Định dạng vị trí V) Định dạng vị trí  Chọn khối muốn định dạng Chọn khối muốn định dạng  Format / Cell/ Alignment Format / Cell/ Alignment VI) Định dạng số VI) Định dạng số  Chọn khối muốn định dạng Chọn khối muốn định dạng  Format / Cell/ Number Format / Cell/ Number - - Decimal places Decimal places : Lấy bao nhiêu số lẻ : Lấy bao nhiêu số lẻ - - Use 1000 Separator (,): Use 1000 Separator (,): Dấu phân cách hàng ngàn Dấu phân cách hàng ngàn - - Negative number Negative number : Cách hiển thị số âm : Cách hiển thị số âm VII) Định dạng Ngày tháng VII) Định dạng Ngày tháng  Format / Cell. Trong khung Category chọn Format / Cell. Trong khung Category chọn Date Date và chọn cách hiển thị bên khung Type và chọn cách hiển thị bên khung Type VIII) Kẻ khung cho Bảng tính VIII) Kẻ khung cho Bảng tính  Format / Cell. Chọn lớp Format / Cell. Chọn lớp Border Border IX) Chèn và xoá cột, dòng, vùng IX) Chèn và xoá cột, dòng, vùng a) a) Chèn thêm cột: Chọn vị trí Chèn thêm cột: Chọn vị trí Insert/Columns Insert/Columns b) b) Chèn thêm hàng: Chọn vị trí Chèn thêm hàng: Chọn vị trí Insert/Rows Insert/Rows c) c) Chèn thêm ô: Chọn vị trí Chèn thêm ô: Chọn vị trí Insert/Cell Insert/Cell X) Chèn ghi chú: X) Chèn ghi chú:  Insert / Comment Insert / Comment CHƯƠNG 3 CHƯƠNG 3 CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN CƠ BẢN CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN CƠ BẢN 1) Các toán tử: a) Toán tử số: Bao gồm các toán tử sau: (% ; ^ ; * ; / ; + ; -). Ví dụ: (5+4 /2 +4^2)=23 Độ ưu tiên tóan tử: Dấu ngoặc trong cùng được tính toán trước rồi đến Lũy thừa, nhân, chia rồi đến cộng, trừ. Thứ tự ưu tiên được tính từ trái sang phải b) Toán tử nối chuỗi: & c) Toán tử so sánh: Bao gồm (>, <, >=, <=,< >,=) 2) Cách lập công thức 2) Cách lập công thức Công thức trong Excel là kết hợp các ô thông Công thức trong Excel là kết hợp các ô thông qua phép toán. Khi nhập công thức phải bắt đầu qua phép toán. Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu = bằng dấu = Các thông báo lỗi thường gặp Các thông báo lỗi thường gặp – DIV/0!: DIV/0!: Trong công thức tồn tại phép chia cho 0 Trong công thức tồn tại phép chia cho 0 – #Num!: #Num!: Các con số trong ô không hợp lý Các con số trong ô không hợp lý – #REF !: #REF !: Công thức tham chiếu đến ô không tồn Công thức tham chiếu đến ô không tồn tại tại – Value!: Value!: Sai kiểu dữ liệu Sai kiểu dữ liệu – NAME!: NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý 3) Địa chỉ tương đối và tuyệt đối 3) Địa chỉ tương đối và tuyệt đối Mỗi ô trong vùng được gọi là địa chỉ của ô hay Mỗi ô trong vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng vùng a) a) Địa chỉ tương đối: Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ của ô hay vùng khi Là địa chỉ của ô hay vùng khi nhập vào trong công thức. Khi sao chép công nhập vào trong công thức. Khi sao chép công thức sẽ thay đổi đến các vị trí tương ứng. Ví dụ: thức sẽ thay đổi đến các vị trí tương ứng. Ví dụ: B3 B3 b) b) Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối: Các địa chỉ trong công thức Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu đứng sau dấu $ $ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Khi trở thành địa chỉ tuyệt đối. Khi sao chép các công thức này sẽ không thay đổi. sao chép các công thức này sẽ không thay đổi. Ví Ví dụ: dụ: $ $ B B $ $ 5 5 c) c) Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ vừa có tuyệt đối vừa Là địa chỉ vừa có tuyệt đối vừa có tương đối. Ví dụ: $A6 ; B$7 có tương đối. Ví dụ: $A6 ; B$7 d) d) Cách chuyển đổi giữa các địa chỉ dùng phím Cách chuyển đổi giữa các địa chỉ dùng phím F4 F4 [...]...4- Liên kết dữ liệu Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính Trong 1 tập tin Excel gồm nhiều bảng tính Khi tạo công thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính khác nhau: Ví dụ: D4 + Sheet2!D4 Nghĩa là ô D4 của bảng tính hiện hành + với ô D4 của bảng tính có tên Sheet2 5- Đánh . chữ. Mặc nhiên Kí tự đầu tiên gõ vào là chữ. Mặc nhiên canh trái canh trái 3) 3) Kiểu công thức Kiểu công thức : : Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu =. Kết Kí. quả trong ô chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ: =2*4 +3 kết quả trình bày trong ô là 11 =2*4 +3 kết quả trình bày trong ô là 11 4) 4) Kiểu ngày tháng