Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt nam

Lịch sử loài người đ• trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trưng quyết định sự phát triển của x• hội loài người ở giai đoạn đó. Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển cao hơn các thời kỳ trước đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ bằng đá, đồng. Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác nhau và tính hiệu quả của nó đ• làm cho chất lượng cuộc sống của con người được nâng cao hơn. Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp mà bộ mặt của thế giới đ• thay đổi rất nhiều. Thế kỷ XX đ• chứng kiến một sự “Bùng nổ thông tin” có thể được xem như một phần của cuộc cách mạng công nghệ liên tục. CNTT đ• từng bước đi vào các ngành và chiếm một vị trí quan trọng. Chính nhờ CNTT mà con người đ• đạt được những thành tựu lớn trong khoa học tự nhiên và x• hội. Cùng với sự phát triển về khoa học kĩ thuật chung của cả nước, các hoạt động quản lý đang dần từng bước được hoàn thiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của x• hội. Chính điều đó khẳng định rằng x• hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu hướng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phú thêm đời sống vật chất và tinh thần của con người. Điều đó đặt ra cho công tác quản lý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản trị. Có thể nói đó là cả một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản trị. Chính vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đ• nhìn nhận năng lực tiềm tàng của hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điều hành sản xuất. Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụ cho nhu cầu trước mắt đơn thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tương lai.

mục lục Lời nói đầu 4 Chơng một: cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị .5 1 .1- Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh .5 1.1.1: Khái niệm quản trị 8 1.1.2:Chức năng và nhiệm vụ của quản trị 11 1.1.3: Vai trò của quản trị 13 1.2: CNTT và chức năng của CNTT .14 1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT 16 1.2.2 : Các thành phần cơ bản của CNTT .16 1.2.3: Chức năng của CNTT 16 1.3: Nội dung và các nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNT trong. quản trị 19 1.3.1: ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị 20 1.3.1.1:Thực chất ứng dụng CNTT .20 1.3.12: Vai trò của CNTT trong quản trị 21 1.2.1.3: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị 21 1.3.2: Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng CNTT trong 1 quản trị .22 Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt nam .24 2.1: Khái quát quá trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của Trung tâm .24 2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển và phơng hớng kinh doanh 24 2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị 24 2.1.2.1: Đặc điểm của trung tâm 25 2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm 26 2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý 28 2.1.2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian qua 32 2.2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTLViệt Nam .36 2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại TTHCTLVN 37 2.2.2: Tổ chức công tác CNTT tại TTHCTLVN 39 2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm .40 2.3: Phân tích, đánh giá kết quả ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam và nhận xét 44 2.3.1: Thành tựu 47 2.3.2.: Tồn tại và nguyên nhân .48 2.3.3: Hiệu quả của việc ứng dụng 49 2 Chơng ba: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam 51 3.1: Phơng hớng 54 3.1.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại Trung tâm .54 3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp .55 3.1.3: Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị .55 3.1.4: Tạo ra đội ngũ cán bộ có khả năng thích ứng về ứng dụngCNTT.55 3.1.5:Tăng cờng và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị CNTT trong quản trị .56 3.2: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTLVN 56 3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin 57 3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm .58 3.2.3: Đầu t trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng 61 3.2.4: Nâng cao chất lợng đội ngũ quản lý 64 3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban.67 3.3: Một số kiến nghị đối với nhà nớc .69 3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứng dụng .70 3.3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT .70 3. 3.3: Đầu t trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng 71 3 3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ .71 Kết luận .73 Tài liệu tham khảo .74 Lời nói đầu Lịch sử loài ngời đã trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trng quyết định sự phát triển của xã hội loài ngời ở giai đoạn đó. Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển cao hơn các thời kỳ trớc đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ bằng đá, đồng. Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác nhau và tính hiệu quả của nó đã làm cho chất lợng cuộc sống của con ngời đợc nâng cao hơn. Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp mà bộ mặt của thế giới đã thay đổi rất nhiều. Thế kỷ XX đã chứng kiến một sự Bùng nổ thông tin có thể đợc xem nh một phần của cuộc cách mạng công nghệ liên tục. CNTT đã từng bớc đi vào các ngành và chiếm một vị trí quan trọng. Chính nhờ CNTT mà con ngời đã đạt đợc những thành tựu lớn trong khoa học tự nhiên và xã hội. Cùng với sự phát triển về khoa học kĩ thuật chung của cả nớc, các hoạt động quản lý đang dần từng bớc đợc hoàn thiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Chính điều đó khẳng định rằng xã hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu hớng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phú thêm đời sống vật chất và tinh thần của con ngời. Điều đó đặt ra cho công tác quản lý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản trị. Có thể nói đó là cả một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản trị. Chính vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đã nhìn nhận năng lực tiềm tàng của hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điều hành sản xuất. Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụ cho nhu cầu trớc mắt đơn 4 thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tơng lai. TTHCTLViệt Nam có chức năng là thông qua việc tổ chức các hội chợ để thông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục về chính trị, t t- ởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhà sản xuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình. Để thông tin đến khách hàng đợc nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị một hệ thống thiết bị hiện đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính. Nhng để ứng dụng CNTT trong quản lý đạt đợc kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ nhân viên trong Trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị. Đó là xu thế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới phải đi theo. Xuất phát từ thực tiễn của Trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài Một số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại TT Hội chợ triển lãm Việt Nam làm khóa luận tốt nghiệp. Trọng tâm nghiên cứu của khoá luận nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất. Chuyên đề gồm 3 phần chính: Chơng một: Một số vấn đề lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN Chơng ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam Để hoàn thành đợc khoá luận này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bản thân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ quan cũng nh của nhà trờng và thầy cô. Song do lợng kiến thức còn hạn chế, khối lợng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót. Em mong 5 nhận đợc những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để nội dung khoá luận của em hoàn thiện hơn nữa.Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại TTHCTL Việt Nam cũng nh thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ Thị Minh Hiền đã giúp đỡ em trong thời gian qua. Chơng một Cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị 1.1- chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh 1.1.1- Khái niệm quản trị Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một công ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản trị . Nhng để quản trị đợc tốt thì chúng ta phải hiểu quản trị là gì và tại sao phải quản trị. Hiện nay chúng ta thờng dùng các từ quản lý và quản trị, thực chất ta có thể hiểu nh sau: Quản lý là thuật ngữ đợc dùng trong kinh doanh. Quản trị là thuật ngữ đợc sử dụng trong nội bộ, đặt dới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp. *Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị nh sau: - Có ngời cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của ngời khác. - Có ngời cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều ngời thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều ngời để đạt đợc những kết quả mà một ngời hành động riêng rẽ thì không thể đạt đợc. - Có ngời cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức. 6 - Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về cái gì đó. Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những ngời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chức trong một môi trờng luôn biến động. * Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy đợc tại sao phải nghiên cứu quản trị? - Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên môn hoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần. Những tổ chức này đ- ợc điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân đợc chỉ định làm nhà quản trị. Trong xã hội TBCN thì chính những nhà quản trị là ngời phân bổ các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêu khác nhau và thờng hay cạnh tranh nhau. Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo ra những sản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trờng. Những nhà quản trị thiết lập ra những điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch vụ, đợc bảo vệ, đợc chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra đợc một ngời nào không phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết định của một nhà quản trị. - Thêm vào đó, những cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị thờng lại hay ở những cơng vị quản trị. Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng sẽ trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành ngời quản lý một gia đình. - Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹ đã thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá. Để đối phó với những biến đổi của môi trờng và quản lý tốt lực lợng lao động thì bất kỳ nớc nào, cả TBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu. Chính những thách thức này đòi hỏi phải có những ngời đợc đào tạo tốt, có trình độ kiến thức và tích cực làm việc và quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình. 7 * Quản trị bao gồm các yếu tố sau - Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối tợng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra. Tác động có thể là một lần hay liên tục. - Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tợng, mục tiêu là căn cứ để chủ thể ra quyết định. - Chủ thể có thể là một ngời, nhiều ngời, một thiết bị. Còn đối tợng có thể là con ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ. Sơ đồ1: Sơ đồ về mối quan hệ giữa các chủ thể của quản trị 1.1.2- Chức năng và nhiệm vụ của quản trị Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp, kiểm soát. Trải qua thời gian các chức năng này đợc phát triển thành các chức năng khác: * Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tơng lai và quyết định về cách thức để đạt đợc những mục tiêu đó. Hoạch địch gồm những yếu tố sau: - Thiết lập các mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợi nhuận, chi phí, thị phần - Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó. - Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra 8 Chủ thể quản trị Đối tượng bị quản trị Mục tiêu Môi trư ờng Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đích chung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi ngời trong doanh nghiệp. Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là sự tăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc các rủi ro, kinh doanh có lãi và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và ngời lao động theo đúng luật định và thông lệ của thị trờng. Bởi vậy, chức năng hoạch địch đợc các doanh nghiệp rất coi trọng. * Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phơng án hành động hợp lý nhất trong số nhiều phơng án đã dự kiến và đa vào xem xét. Trong một thế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những thách thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị. * Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức. Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn nguyên liệu và nhân lực. Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng các bản mô tả công việc. Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuất phát trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức. * Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ đó mỗi ngời có thể đóng góp nỗ lực của mình vào thành công chung của tổ chức. Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung: - Quản lý con ngời: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh nghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật. 9 - Tối u hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những ngời có trách nhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm đợc những thông số khác nhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xã hội. *Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tới tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và những thông tin cần thiết để thực hiện công việc. Mặt khác, họ cũng nhận những thông tin phản hồi từ những ngời nhận thông tin. Đó là hai mặt có tác động hỗ trợ nhau để các thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải thông tin đợc kịp thời . * Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phơng diện rất quan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn. Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ vọng của họ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần. Chính điều này góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích và tận dụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công việc. *Chức năng chỉ huy, lãnh đạo: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù hợp, các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức. Chỉ huy bao hàm việc đa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi ngời và động viên thúc đẩy họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức. Chỉ huy có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác. * Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động với một công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt động điều chỉnh cần thiết. Hiệu suất là sự kì vọng về công việc đợc hoàn thành với chi phí phù hợp. Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Bởi vậy trong quá trình kiểm soát mọi hành động đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục. 10