1 Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức
2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý
* Sơ đồ bộ máy quản lý
Hiện nay, tổ chức bộ máy của Trung tâm bao gồm hai chi nhánh: chi nhánh tại Hà Nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh .
Các phòng ban của trung tâm dợc tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng cho nên chúng hoạt động khá độc lập. Mỗi phòng có một nhịêm vụ riêng và đ- ợc đặt dới sự quản lý của trởng phòng. Ưu điểm của phơng pháp tổ chức này là công việc đợc phân công ra cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một phần công việc chung của trung tâm. Chính vì thế, mỗi phòng có khả năng
cao. Tuy nhiên, nhợc điểm của phơng pháp này là việc liên hệ, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn. Nếu muốn trao đổi hoặc tìm hiểu tình hình hoạt động của các phòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếp gặp các trởng phòng, phó phòng để trao đổi hoặc tổ chức các cuộc họp thờng rất tốn kém thời gian. Đặc biệt, nếu muốn kiểm tra công việc đột xuất thì giám đốc phải đích thân đến kiểm tra. Đó chính là nhợc điểm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận dụng phơng pháp tổ chức này.
Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nội bộ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng. Nó sẽ làm thay đổi những hoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lợng và đem lại hiệu quả rất lớn
Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm
Tổng giám đốc
Phó tổng
giám đốc Văn phòng Phó tổng giám đốc
Phòng tài chính kế toán Chi nhánh Trung tâm tại TP HCM Phòng dịch vụ HCTL Hãng TK-DD- TT Phòng HC TL quốc tế Phòng HC TL trong nước Hãng quảng cáo in ấn Phòng dịch vụ tổng hợp
* Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
- Ban lãnh đạo: bao gồm 3 ngời, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phó tổng giám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Tổng giám đốc là ngời điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trởng, chịu trách nhiệm trớc pháp luật, Nhà nớc về quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm
- Văn phòng: là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặt công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệ thống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách.
- Phòng tài chính- kế toán: là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốc trung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toán bao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán và thống kê, thực hiện chế độ thu- chi, vay mợn, thanh toán, theo dõi định mức lao động, chế độ khoán, tiền lơng, tiền thởng.
Phòng KH- TT và thị trờng
Phòng quản lý CSHT
- Phòng kế hoạch thông tin và thị trờng: có nhiệm vụ giúp giám đốc xây dựng các chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và các giải pháp sản xuất kinh doanh trong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trờng, thu thập và xử lý, lu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nớc để cung cấp cho lãnh đạo và phòng ban có nhu cầu.
- Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợ triển lãm bao gồm: nhà triển lãm, điện, cấp thoát nớc, đờng xá, sân vờn,...
- Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất kinh doanh, bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trong toàn trung tâm và môi trờng xung quanh.
- Phòng hội chợ triển lãm trong nớc: là phòng giúp giám đốc thực hiện các công việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt Nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hội trợ triển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nớc ngoài.
- Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tác nghiệp vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vị nớc ngoài tại Việt Nam.
- Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tất cả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chức trên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí, tại các địa bàn ngoài trung tâm.
- Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của khách hàng nớc ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạm nhập, tái xuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan,...)
- Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồm các lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ăn uống giải khát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thể thao.
- Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảng cáo dới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nớc trên các lĩnh vực kinh tế xã hội.
- Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (Sai Gon VEFAC)
Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nớc, với các cơ quan quản lý Nhà nớc có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phía Nam, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ký kết.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền, quảng cáo sản phẩm. Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 ngời, trong đó cán bộ 50 ngời, nhân viên 95 ngời, lao động khác 25 ngời.
*Nhận xét chung: Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt đợc những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặt hoạt động, về trình độ tổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Thêm vào đó, do có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và đợc sự chỉ đạo tận tình của cán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều đợc xử lý kịp thời. Chính vì vậy, trung tâm hoạt động rất hiệu
quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống của cán bộ nhân viên trong Trung tâm ngày đợc cải thiện.
2.1.3- Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong thời gian qua
* Thành tích
Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực của ban giám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thông tin và các vụ chức năng. Trong năm qua Trung tâm đã đạt đợc những thành tích đáng kể: tổ chức đợc 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộc tại địa phơng và 03 cuộc tại TP HCM. Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã phối hợp tổ chức: Hội chợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãm cơ khí điện- điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vì chất lợng cuộc sống...
*Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt đợc kết quả khá cao thông qua bảng thành tích sau đây :
Biểu số1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003 Đơn vị tính: 1000đ
TT Chỉ tiêu Thực hiện năm 2002 Thực hiện năm 2003 Tỷ lệ thực hiện so với năm 2002 +/- 1 Tổng doanh thu 18935379 20950000 111% +11% 2 KQ sản xuất kinh doanh 2850000 3790708 133% +33% 3 Tổng các khoản nộp NS 3384107 2650000 78% -22% 4 Thu nhập bình quân ngời/tháng 1150000 1220000 106% +6% 5 Tổng số vốn sxkd hiện có 15736290 25567190 176% +76% Trong đó: vốn NS cấp 13567190 22898090 168% +68%
Vốn tự bổ sung 2169100 2669100 123% +23% 6 Tổng các khoản nợ phải trả. Trong đó : 6853590 5500000 80% -20% Nợ khách hàng 810289 802500 99% -1% Nợ khác 6043301 4697500 78% -22% 7 Tổng các khoản nợ phải thu 1870283 1920000 103% +3% 8 Trong đó nợ không
có khả năng thu hồi 645300 645300 100% +0%
Nguồn: Phòng Tài chính kế toán của Trung hội chợ Triển lãm VN
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua ta có thể rút ra nhận xét sau:
Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng, tức là đạt 111% so với năm 2002. Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏ vào việc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm. Hiện nay, tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng, so với năm 2002 là tăng gần 10 tỷ đồng, đạt 176% kế hoạch. Mặc dù, đợc Nhà nớc cấp đầu t thêm từ ngân sách của nhà nớc nhng ta cũng không thể phủ nhận đợc những cố gắng của tập thể cán bộ, nhân viên trong trung tâm.
*Hoạt động đối ngoại
- Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thơng vụ Việt Nam tại các nớc để làm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ.
- Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểu thị tr- ờng và mời khách tham gia hội chợ.
* Công tác xây dựng cơ sở vật chất:
- Tiến hành lựa chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phơng án tốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoà không khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”.
- Mua mới thêm đợc một số trang thiết bị hiện đại đầu t cho các phòng, ban. Đồng thời những phơng tiện vận chuyển cũng đợc mua mới để phục vụ cho nhu cầu đi lại của cán bộ, nhân viên .
* Công tác tổ chức cán bộ: hoàn thiện bộ máy tổ chức cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban để từng cán bộ nhân viên phát huy năng lực, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đồng thời tiếp tục hoàn thiện quy chế làm việc của trung tâm.
* Công tác Đảng, Đoàn thể
- Ban giám đốc và cấp uỷ luôn quan tâm tạo điều kiện cho các tổ chức công đoàn, đoàn thanh niên, nữ công hoạt động.
- Chi bộ đã kết nạp thêm đảng viên mới đồng thời mở lớp học cảm tình Đảng cho một số cán bộ công nhân viên
* Công tác khác
- Năm 2001 trung tâm đã phối hợp với các đơn vị nghệ thuật tổ chức 12 buổi ca nhạc phục vụ cho nhân dân Thủ Đô
- Phát hành hàng tuần tạp chí Tiếp thị-Gia đình, mạng Internet Phơng Nam vẫn tiếp tục phục vụ khách hàng, cho thuê văn phòng đại diện, hội nghị và các dịch vụ khác.
Cũng chính nhờ những nỗ lực không ngừng đó mà không những họ đã thu đợc kết quả kinh doanh xuất sắc mà còn góp phần nâng cao thu nhập cho chính bản thân mình. Đây chính là những những kết quả mà họ đã đạt đợc từ sự cố
gắng của mình. Chúng ta hãy cùng chúc cho họ năm 2004 đạt đợc kết quả tốt hơn nữa.
* Tồn tại
Bên cạnh một số việc đã thực hiện đợc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam còn phải giải quyết các vấn đề sau:
- Doanh thu của đơn vị tuy cao song còn có sự chênh lệch giữa các phòng. Một số phòng vẫn thiếu việc làm, thu nhập thấp dẫn đến khó quản lý về lao động, nh ở phòng quản lý cơ sở hạ tầng, phòng dịch vụ hội chợ triển lãm...
- Tuy đã xây dựng các ban quản lý về lao động nhằm tiết kiệm chi phí song cha có biện pháp hữu hiệu nên cán bộ công nhân viên còn làm việc tuỳ tiện, ch- a tự giác chấp hành kỷ luật lao động.
2.2- Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam
ứng dụng CNTT trong công tác quản lý là vấn đề không còn là mới mẻ đối với các nớc tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên, đối với nớc ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn nhiều hạn chế .
Đối với công tác quản lý nói chung, một công tác mà nhiệm vụ của nó bao gồm cả quản lý con ngời, quản lý cơ sở vật chất và thông tin thì CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động trong quản lý tại các phòng ban trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, đánh dấu một bớc chuyển biến lớn trong hoạt động qản lý, từ việc thực hiện thủ công lấy sức ngời là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo đợc vai trò đặc biệt quan
trọng của con ngời. Đó chính là lý do giải thích tại sao CNTT đợc sử dụng rộng rãi trong quản lý.
Hiện nay ở nớc ta máy vi tính đợc sử dụng rất nhiều, nó không chỉ bó hẹp trong các viện nghiên cứu, các trờng học, các trung tâm máy tính mà nó đã mở rộng ra mọi ngành và đi vào tất cả các lĩnh vực. Song hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị chỉ dùng máy vi tính nh một công cụ để soạn thảo văn bản. Trong khi đó trên thế giới việc sử dụng máy vi tính để thay thế các hoạt động của con nguời và giúp con ngời nhanh chóng đạt đợc mục đích, yêu cầu đặt ra.
Theo nghị quyết 49/CP chính phủ đã đề ra chơng trình quốc gia về CNTT với mục tiêu: xây dựng nền móng bớc đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nớc và trong các hoạt động kinh tế xã hội , đồng thời xây dựng ngành công nghiệp CNTT thành một trong những ngành mũi nhọn của đất nớc, góp phần chuẩn bị cho nớc ta có vị trí xứng đáng trong khu vực khi bớc vào thế kỷ XXI. Để thực hiện đợc điều này nớc ta nói chung và các công ty, doanh nghiệp nói riêng phải cố gắng hết mình để điều này sẽ trở thành hiện thực trong tơng lai không xa.
2.2.1- Thực trạng trang thiết bị thông tin tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam
Hiện nay tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam máy tính đợc trang bị khá đầy đủ để các hoạt động kinh doanh của trung tâm diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng. Tính đến nay hầu hết các phòng ban đều đợc trang bị máy tính với nhiều tính năng hiện đại cộng thêm các thiết bị ngoại vi với tính năng siêu việt: máy fax, máy in, máy scan... Ta có thể lấy ra một vài số liệu nh sau: