Tổ chức bộ máy quản lý của IFI Solution

Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solutinđược thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là Công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh cung cấp giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp. IFI Solution được thành lập bởi các chuyên gia đ• có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị kinh doanh với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lưộng cao cho thị trường. Công việc của IFI Solution: Công việc của IFI Solution đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của IFI Solution là phát triển và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp. “ Trách nhiệm đầu tiên của chúng ta là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệt hảo cho khách hàng và thông qua đó đem lại thu nhập cao cho các thành viên trong Công ty, đóng góp cho x• hội và góp sức xây dựng đất nước Việt Nam giàu mạnh. ”

Chơng I tổng quan về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI solution

I Vài nét về Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solution

1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp IFI Solution

2 Thành lập Công ty

Công ty cổ phần giải pháp tin học IFI Solutinđợc thành lập ngày 11 tháng 6năm 1997 và là Công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hớng chuyên sâu trong lĩnhcung cấp giải pháp phần mềm và quản trị doanh nghiệp IFI Solution đợc thànhlập bởi các chuyên gia đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềmtài chính kế toán, ngân hàng và quản trị kinh doanh với mục tiêu kết hợp sự hiểubiết về nghiệp vụ, công nghệ, phơng thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực

tế để tạo các sản phẩm và dịch vụ chất lộng cao cho thị trờng

Công việc của IFI Solution : Công việc của IFI Solution đó là phát triển và cungcấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinhdoanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của IFI Solution là phát triển và triển khaiứng dụng phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản trị doanh nghiệp

“ Trách nhiệm đầu tiên của chúng ta là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tuyệthảo cho khách hàng và thông qua đó đem lại thu nhập cao cho các thành viêntrong Công ty, đóng góp cho xã hội và góp sức xây dựng đất nớc Việt Nam giàumạnh ”

Mục tiêu của I F I Solution

 Mục tiêu tổng quát

 đặt ra mục tiêu là đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp giải phápphần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp tại thị trờng Viẹt Nam

“ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ” là phơng châm kinh doanh của FAST nhằm

đạt đợc mục tiêu đề ra chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất làphần mềm tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Với sự chuyên sâu này IFISolution sẽ cung cấp cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày các tốt hơn

* Mục tiêu của IFI Solution trong các năm 2003 – 2005

- Phấn đấu đạt mức tăng trởng doanh thu hàng năm từ 60% trở lên

- Phát triển và mở rộng việc cung ứng sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vựcphần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp - ERP

Các giá trị và niềm tin của IFI Solution “ Chúng tôi mong muốn làm giàu chobản thân, cho Công ty và phát triển cá nhân, phát triển Công ty, đóng góp cho xã

hội, xây dựng đất nớc Việt Nam giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụcung cấp cho khách hàng ”

“ Chúng tôi tin tởng vào lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luônluôn đổi mới và hoàn thiện và gần đây là con đờng để tạo ra nhiều nhất các sảnphẩm, dịch vụ có giá trị cho xã hội ”

“ Chúng ta tin tởng rằng lợi nhuận là kết quả của các đóng góp của chúng tôicho khách hàng, cho xã hội, cho đất nớc Chúng ta đóng góp nh thế nào thìchúng ta sẽ đợc đền đáp tơng ứng ”

“Chúng ta tin tởng rằng hạnh phúc ca mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sửdụng các khả năng trong mỗi cá nhân đó Vì vậy chúng ta sẽ cùng nhau xâydựng một Công ty đem lại cho mọi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy

đủ nhất về khả năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinhthần”

2 Các biện pháp kinh doanh và quản lý Công ty

Lĩnh vực kinh doanh: “ Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt ”

Đất nớc Việt Nam quá nghèo nàn và lạc hậu bởi vì con ngời Việt Nam làm raquá ít sản phẩm với chất lợng cao Một nguyên nhân chính là do ngời Việt Namkhông có nghề, không biết làm ra một cái gì đó đến nơi đến chốn để có thể làm

ra sản phẩm và hơn thế nữa phải là sản phẩm tốt hơn của ngời khác, của nớckhác để có thể đem ra bán cho khách hàng

Mong muốn và mục tiêu của IFI Solution là cùng nhau phấn đấu sao cho mọinhân viên có một cuộc sống đầy đủ về vật chất và góp sức xây dựng đất nớc ViệtNam giàu mạnh thông qua con đờng xây dựng một đội ngũ nhân viên có trình

độ, có thể làm ra các sản phẩm cụ thể với chất lợng cao cho khách hàng

Chúng ta sẽ đi theo con đờng “ Nhất nghệ tinh ” – chuyên sâu phát triển sảnphẩm và kinh doanh trong một lĩnh vực hẹp để có thể làm ra sản phẩm và dịch

vụ tốt cho khách hàng

Phục vụ khách hàng: Cùng khách hàng đi đến thành công

Cônh ty không chỉ dừng lại ở bán sản phẩm cho khách hàng mà còn mong muốnsản phẩm đợc khách hàng dùng một cách hữu ích Sản phẩm và dịch vụ mang lạilợi ích cho khách hàng chính là mục tiêu và lợi thế cạnh tranh để phát triển kinhdoanh lâu dài

Trong điều kiện trình độ nghiệp vụ, trình độ tổ chức và trình độ tin học hiện naycủa khách hàng và chính của chúng ta, để mong muốn nói trên thực hiện thìchúng ta phải cùng làm việc sát cánh với khách hàng cho đến khi thành công

Kích thích làm việc

Trả lơng theo kết quả công việc: Lơng và thu nhập của mỗi cá nhân sẽ phụthuộc vào doanh số và lợi nhuận Quỹ lơng tháng của toàn Công ty, của từng chinhánh đợc tính dựa trên kết quả doanh thu của tháng Việc chia lơng sẽ tuỳ từngtrờng hợp cụ thể có thể sẽ đợc tính theo doanh thu của từng cá nhân, của 1nhóm / đội / bộ phận làm việc hoặc theo xem xét đánh giá của cán bộ phụ tráchcho từng tháng.

Cạnh tranh nội bộ: Ngời đóng góp nhiều hơn sẽ đợc hởng nhiều hơn áp dụngcả phơng pháp trả lơng có sự cách biệt rõ ràng giữa các “ ngôi sao ” so với cácnhân viên trung bình

Bán cổ phần cho nhân viên:

Nhằm kích thích làm việc thông qua lợi nhuận kinh doanh cuối cùng của toànCông ty, hàng năm Công ty sẽ bán khoảng 5% cổ phần cho các nhân viên làmviệc trong Công ty

Ngoài các biện pháp trên chúng ta sẽ cùng nhau tìm tòi và áp dụng phơng ánkhích lệ cao nhất đối với các nhân viên giỏi, khích lệ cao nhất đối với sự làmviệc hăng say, quên mình để đóng góp cho sự phát triển của Công ty, của xã hội

Quản lý: Luôn luôn đổi mới và hoàn thiện

Lý do:

 Thế giới ngày nay liên tục biến đổi, những cái gì ta biết ngày hôm naythì chỉ vài tháng sau đã lạc hậu Vì vậy sẽ không có giải pháp tối u cuốicùng mà mọi giải pháp tối u của ngày hôm nay sẽ là cái tạm đợc trongvài tháng tới và là cái lỗi thời của năm sau

 Thực tế thì trình độ và kinh nghiệm của chính chúng ta không phải làcao nên để phân tích và tổng quát hoá bài toán một cách tơng đối rõràng (chỉ là tơng đối), phơng án giải quyết và thực hiện triển khai mộtcách tơng đối hoàn hảo (chỉ là tơng đối) sẽ chiếm một thời gian dài vàkhi phát triển xong một sản phẩm hoàn hảo (chỉ là tơng đối) hoặc để tạo

ra đợc một phơng án quản lý tối u (chỉ là tơng đối) thì thế giới đã thay

đổi và sản phẩm đã thành lạc hậu, phơng án quản lý đã không phù hợp.Vì vậy:

 IFI Solution sẽ phát triển sản phẩm theo phơng án “Đỉnh tiếp đỉnh –Tối u hoá ”, cùng nhịp bớc với sự thay đổi và phát triển của Công ty,của công nghệ, của khách hàng Chu kỳ phát triển sản phẩm là ngắn,không vợt quá 1 năm Đối với các dự án có kế hoạch nghiên cứu và pháttriển dài hạn từ 2 -3 năm thì chúng sẽ đợc chia thành các giai đoạn nhỏdới 1 năm sao cho mỗi năm phải cho ra đời các phiên bản thơng phẩm

 Về quản lý Công ty sẽ liên tục thử nghiệm, liên tục hoàn thiện và liêntục đổi mới cách thức điều hành mọi hoạt động trong Công ty sao chophù hợp với sự phát triển của chính chúng ta và phù hợp với sự thay đổicủa môi trờng xung quanh để sản xuất kinh doanh càng ngày càng hiệuquả hơn và liên tục phát triển.

Cạnh tranh: Luôn luôn, liên tục học tập, nâng cao trình độ của từng cá nhân,

của toàn Công ty để vợt lên trên đối thủ

Lý do: “ Ngời chiến thắng là ngời học nhanh hơn ngời khác ”

 IFI Solutoin là Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao (phầnmềm) và lĩnh vực t vấn (t vấn ứng dụng triển khai hệ thống thông tin).Cả 2 lĩnh vực hoạt động này của IFI đều nằm trong nền kinh tế mới-nền kinh tế trí thức- nền kinh tế đòi hỏi phải có trình độ chuyên môncao và luôn phải cập nhật các kiến thức mới Vì vậy chỉ có thể luôn họctập và nâng cao trình độ thì mới đáp ứng đợc yêu cầu ngày càng cao củakhách hàng, của thị trờng

 Chỉ với các sản phẩm, kiến thức t vấn và dịch vụ chất lợng cao thì ta vợt

ra khỏi lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt về giá cả trong mảng thị trờng sảnphẩm và dịch vụ t vấn cấp thấp Và điều này đòi hỏi chúng ta phải luônluôn, liên tục học tập và nâng cao trình độ của từng cá nhân và của toànCông ty

Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh

 Xác định thị trờng, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ

 Phát triển sản phẩm và dịch vụ

 Quản cáo tiếp thị

 Bán hàng

 Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: T vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa

đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm

 Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho giai đoạn 1

II Tổ chức bộ máy quản lý của IFI Solution

Phát triển phần mềm

Hộ đồng quản trị

Vâ Ngäc Vinh 5 Líp Tin häc Kinh tÕ 42A

 Điều hành thực hiện chiến lợc đề ra, phát triển kinh doanh

 Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty về

tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán

 Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty

 Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh

3 Các trợ lý giám đốc (Phòng tổng hợp):

 Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sảnxuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán Công

ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh

4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm:

 Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

 Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu

1 Giám đốc chi nhánh:

 Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra

 Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về

tổ chức nhân sự, lơng, tài chính kế toán

 Tham gia vào xác định chiến lợc của Công ty

 Lập kế hoạch năm của chi nhánh

 Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau:

+ Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối l ợng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thựchiện

+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng

 Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng vềnghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó

6 Phòng triển khai hợp đồng (T vấn ứng dụng)

 Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thànhlập theo dự án và các nhân viên dự án 1 ngời triển khai

 Khảo sát thêm yêu cầu của khách hàng

 T vấn về xây dựng hệ thống thông tin

 Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chơngtrình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù

 Cài đặt và đào tạo

 Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi cần thiết

7 Phòng lập trình ứng dụng:

 Tham gia vào xây dựng phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toáncủa khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng.

 Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa

đổi theo yêu cầu đặc thù

 Bảo hành chơng trình sửa đổi

8 Phòng hỗ trợ bảo hành:

 Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, giải đápthắc mắc, hớng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khănqua điện thoại, fax, th điện tử và tại trụ sở của khách hàng

 Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ

 Phụ trách về nghiệp vụ

* Các nhân viên lập trình:

 Lập trình

 Phát triển sản phẩm: phần mềm kế toán, quản lý mua, bánhàng và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lơng, quản lý kháchhàng, quản lý sản xuất, quản lý mạng máy tính

 Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của IFI(Kế toán,Teamwork, Web site)

 Hỗ trợ và thiết kế lập trình cho các bộ phận sửa đổi chơngtrình theo yêu cầu của khách hàng

 Sửa đổi chơng trình cho các chi nhánh khi có yêu cầu

 Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới

 Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng.

* Các nhân viên nghiệp vụ:

 Thu thập, nghiên cứu và hớng dẫn về chế độ kế toán

 Nghiên cứu nghiệp vụ

 Test sản phẩm

 Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chơng trình cho các chi nhánh

và cho khách hàng (thông tin sản phẩm) Đào tạo sử dụngchơng trình cho các chi nhánh

 Xây dựng các bộ số liệu đào tạo

 Xây dựng các bộ số liệu Demo

 Xây dựng các bộ số liệu Test

 Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra)

* Dịch vụ:

- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kếtoánvà quản trị kinh doanh

- Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng

- Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

* Công nghệ:

- Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP

- Kiến trúc lập trình: Client / Server, File Server, Web base

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro

2 Khách hàng

Hiện nay IFIcó hơn 500 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực:Sản xuất thơng mại, xây dng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hìnhthức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu t của nớc ngoài

Dới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 700 khách hàng

- C«ng ty dÖt Nam §Þnh, dÖt Hµ Néi, may §¸p CÇu.

- C«ng ty TM dÇu khÝ Petechim, C«ng ty Intermex

- C«ng ty l¾p m¸y 45- 1, C«ng ty cÇu 12

- C«ng ty Kinh §«, C«ng ty §éng lùc,

* Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty cã vèn ®Çu t níc ngoµi

- C«ng ty sø vÖ sinh INAX (NhËt)

- C«ng ty s¶n xuÊt « t« VIDAMCO (Hµn Quèc)

- C«ng ty s¶n xuÊt xe m¸y GNN (Th¸i Lan)

- C«ng ty Newhope (Trung Quèc)

IV §Þnh híng ph¸t triÓn vµ hîp t¸c quèc tÕ

nay ERIC cã h¬n 800 kh¸ch hµng víi h¬n 10.000 ngêi ®ang sö dông ERIC trongc«ng viÖc hµng ngµy cña m×nh.

2 Biểu đồ phát triển lợng khách hàng qua các năm

ớc tiên tiến từ những thập kỷ 70 Để có thể làm việc tốt thì yêu cầu phải có độingũ cán bộ công nhân viên có tri thức, am hiểu về máy tính và các phần mềmmáy tính Vì vậy máy tính nhanh chóng xuất hiện ở mọi nơi, Trờng học thì đã cókhoa đào tạo về công nghệ thông tin, các môn tin học đợc chú trọng giảng dạy.Cùng với việc đó thì việc máy tính có mặt trong từng gia đình để phục vụ chocông việc của cán bộ và phục vụ cho việc học tập của học sinh, sinh viên là mộtvấn đề hết sức dễ hiểu

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới, Việt Nam, một trongnhững nớc đang phát triển, có tốc độ tăng trởng kinh tế tơng đối nhanh thì vấn đề

áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầubức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vịmình Tuy nhiên trong thời gian qua việc tin học hoá cha mang lại hiệu quả nh

nó đáng phải có bởi vì các đơn vị thờng quan tâm tới hardware hơn còn softwarethì chỉ sử dụng phầm mềm xử lý dữ liệu có sẵn (nh Lotusr, Excell) hoặc nếu cótrang bị chơng trình quản lý dữ liệu thì chỉ có tính cục bộ

Trong thời đại lĩnh vực thông tin ngày càng phát triển nh hiện nay thì ngoàicác kiến thức đợc học trong trờng mỗi ngời còn cần phải luôn quan tâm đến cácthông tin, tin tức về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội

Vai trò của tin học trong sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng tăng vàngày càng không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp Việc lu trữ các văn bản,thông tin trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên rất tốn kémnếu lu trữ trên giấy, quá trình tìm kiếm các thông tin cần thiết lại rất khó khăn vàmất thời gian Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm đợc chi phí lu trữthông tin về mặt thời gian và tiền bạc.

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu thực tế hoạt động tại Công ty cổ

phần giải pháp tin học IFI Solution em quyết định lựa chọn đề tài:

Hệ thống hỗ trợ phát triển dự án phần mềm

Đứng trên góc độ Công ty, chúng ta thấy rõ một lợi ích có liên quan đến ngờilao động nổi nên từ hệ thống thông tin hoàn chỉnh Chỉ có những thông tin cậpnhật và chính xác mới có thể đánh giá mức thởng phạt theo thành quả lao động,chất luợng và sự hoàn thành trong công việc Vấn đề quản lý nhân sự hiện nay ởhầu hết các cơ quan nhà nớc và các doanh nghiệp t nhân nói chung còn nhiều

điểm bất hợp lý

Với IFI Solution ứng dụng tin học trong công tác quản lý đợc thực hiện rất

sớm do tính đặc thù của công việc và phạm vi công tác Đề tài chỉ nhằm hoàn

thiện hơn quá trình quản lý nhân sự tại Công ty

Việc ứng dụng tin học vào các lĩnh vực trong cuộc sống đem lại nhiều lợi íchthiết thực, do đó việc ứng dụng tin học phục vụ cho công tác quản lý phần mềmchắc chẵn cũng mang lại nhiều lợi ích

Mặt khác theo em đây là một đề tài sẽ giúp cho công tác quản lý nhân viêntại các cơ quan hành chính sự nghiệp, giải quyết đợc những vớng mắc trong cơchế quản lý hiện nay Đồng thời đề tài này cũng tạo cơ sở cho em có thêm đợcrất nhiều kiến thức và kinh nghiệm sau khi đề tài hoàn tất E m xin chân thànhcảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Song Minh và cán bộ phòng thực tập đã hớng dẫn vàgiúp đỡ em hoàn tất báo cáo và chuyên đề thực tập sau này

Chơng II Phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở

cho việc nghiên cứu

3 Các tài liệu mô tả phơng thức sử dụng chơng trình ấy

Sự tiến hoá của phần mềm đợc biểu diễn trong bảng sau đây

Thời kỳ thứ

nhất

1950-1960

Thời kỳ thứ hai cuối1960-1970

Thời kỳ thứ ba 1970-đầu 1980

Thời kỳ thứ 1990-2000

*Hệ thống phân tán

*Phần mềm thông minh

3:Tổng quan về các ngôn ngữ lập trình:

Các thànhphần của phần mềm đợc xây dựng bằng cách dùng một ngôn ngữ lập trình với vốn từvựng hạn chế và một vă n phạm hoàn toàn xác định.

Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất:

Tiêu biểu nhất của ngôn ngữ thứ nhất là hợp ngữ Các ngôn ngữ thế hệ thứ nhấtcó đặc điểm là phụ thuộc rất mạnh vào máy tính điện tử cụ thể và mức độ trừu tợng của các chơng trình thờng rất thấp

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai:

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai đợc phát triễn từ cuối những năm 1950 và đâu những năm 1960 Ngôn ngữ thế hệ thứ haiđợc đặc trơng bởi viểc sử dụngmoọt th viện các chơng trìmh phần mềmãiat lớn và đợc sử dụng rộng rãi trong rất nhiều lĩnh vực

COBOL là ngôn ngữ thế hệ thứ hai đợc ứng dụng rổngãi trong các lĩnh vực

th-ơng mại và xử lý dữ liệu kinh tế COBOL có khả năng định nghĩa dữ liệumột cách gon gàng , chính xác.Các chơng trình của COBOL gồm 4 phần riêng biệt:

Phần tên gọi: Mô tả các tham số của chơng trình

Phần thiết bị: Mô tả các thiết bị phần cứng sử dụng

Trong chơng trình:

Phần dữ liệu: Mô tả các kiểu dữ liệu theo cấu trúc bậc

Phần thủ tục: Mô tả các giải thuật xủ lý dữ liệu

Do khả năng định nghĩa dữ liệu tuyệt với của mình mà cho đến nay, ngay cả trong các nớc phát triễn COBOL vẫn đơc sữ dụng khi giải quyết các vấn đề các bài toán trong lĩnh vực khinh tế và thơng mại

BASIC là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc khi xuất hiện máy tính cá nhân IBM.PC ,BASIC lại đợc phát triển mạnh với nhiều bảnkhác nhau nh QBASIC,GWBASIC…

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba:

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba còn gọi là lập trình hiện đại , Nét đặc trơng của chơng trình này là khả năng cấu trúc rất phong phú và các thủ tục mạnh.Các ngôn ngữ thứ bacó thể chia thành 3 nhóm là :

 Ngôn ngữ cấp cao van năng

 Ngôn ngữ cấp cao hớng sự vật

 Ngôn ngữchuyên dùng

Ngôn ngữ cáp cao vạn năảnats phát triển với việc đa ra các kếtcấu thủ tụcvà

định kiêu dữ liệu ví dụ nh ALGOL

Các ngôn ngữ hớng sự vật –OOL(Object Oriented Laguage)

Đây là ngôn ngữ lập trình đợc xây đựngựa trên các khía cạnh sự vậtvà các thuộc tính,lớp và thành phần,toàn thêa và bộ phận Các ngôn ngữ lập trình h- ớng đối tợng tiêu biểu là C++,Object Pascal

4:khái niệm công nghệ phần mềm:

Công nghệ phần mềm (Softwarre Technology) bao gồm một tập hợp với 3 yếu

tố chủ chốt – phơng pháp, công cụ, thủ tục- giúp cho ngời quản lý có thể kiểmsoát đợc quá trình phát triễn phần mềm và cung cấp cho kỹ s phần mềm một nền

tảng để xây dựng phần mềm chất lợng cao

 Các phơng pháp của công nghệ phần mềm đa ra cách làm về mặt kỹ thuậtđể xây dựng phần mềm Nội dung của các phơng pháp bao gồm:lập

kế hoạch và ớc lợng dự án phần mềm ,phân tích và yêu cầu hệ thống và phần mềm thiếy kế cấu trúc dữ liệu thiết kế chơng trình và các thủ tục , mã hoá và bảo trì phần mềm.

 Các công cụ phơng của công nghệ phần mềm cung cáp hệ thống hỗ trợ tự

động hay bán tự động cho các phơng pháp Tiêu biểu là công nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ CASE

 Các thủ tục của công nghệ phần mềm là chất keo dán phơng pháp và công

cụ lại với nhau

5 :Vòng đời phát triễn của phần mềm:

Vòng đời phát triễn của phần mềm đựoc biễu diễn theo mô hình dới đây gọi là mô hình thác nớc:

công nghệ

hệ thống Phân tích Thiết kế Mã hoá

Kiểm thử Bảo trì

Sơ đồ vòng đời phát triễnphần mềm

Chúng ta hãy xét các công đoạn của mô hình này:

* Công nghệ hệ thống:

Phần mềm là một của một hệ thống quản lý nói chung,Do đó công việc nghiên cứu phần mềm phải đợc dặt trong mối liên hệ chặt chẽ với thành phần khác của hệ thống quản lý nh phần cứng , nhân tố con ngời , cơ sở dữ liệu …

* Phân tích yêu cầu phần mềm :

Kỹ s phần mềm tiến hành phân tích các chức năng cần có của phần mềm, các giao diện.

Thiệt kế phải đợc dịch thành ngôn ngữ mầym máy tính có thể đọc và hiểu đợc,

b-ớc mã hoá thực hiện công việc này.

* Kiểm thử:

Tiến trình kiểm thử tập trung vào phần logíc bên trong của phần mềm,

đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh dều dợc kiểm thử nhằm phát hiện ra các lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào

*Bảo trì

Sau khi bàn giao phần mềm cho khách hành,chắc chắn nó sẽ có những thay đỗi

để hoàn toàn tơng thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế ( Sự thay đổicủa OS , hay thiết bị ngoại vi).Quá trình bảo trì còn xẩy ra sau khi khách hàngyêu cầu nâng cao chức năng hay hiệu năng.Việcbảo trì phần mềm phải áp dụnglại các bớc của vòng đời phát triễn nói trên cho chơng trình hiện tại chứ khôngphải cho chơng trình mới

Lợi ích thu đợc khi sử dụng Các bộ phận của phần mền hỗ trợ lợi ích của ngời sử dụng

Các thành viên tham gia dự án đều

có đợc thôngtin về dự án một cách

nhanh chóngvà hiệu quả

Các thông tin liên quan đến dự án

đợc số hoá , và đợc lu trữ trong cơ

sỡ dữ liệu

Tiết kiệm thời gian và chi phí Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin ,Tiết kiệm đợc một lợng giấy tờ

lớn để lu trữ các văn bản Duy trì tính nhất quản của thông

tin trong dự án

Các thôngntin đợc lu trũ trong cơ sỡdữ liệu nên có thể cập nhật dữ liệu

dễ dàng ,nhanh chóngBảo mật về thông tin Phân cấp quyền ngời dử dụng theocác mức phân quyền khác nhau2: Các bộ phận của phần mềm

2.1 Bộ phận quản lý yêu cầu ngời sử dụng:

Bộ phận quản lý yêu cầu ngời sử dụng bao gồm các bộ phận con đảm đơngcác chức năng sau

 Có khả năng thông báo trạng thái và các thông tin liên quan đến một yêucầu ngời ding cụ thể cũng nh trạng thái của toàn bộ quá trình thu thập yêucầu ngời sử dụng

 Đảm bảo các thông tin về yêu cầu đợc cập nhật nhanh chóng và nhất quántrong toàn bộ dự án phát triễn phần mềm

 Phân cấp ngời sử dụng =>thông tin đợc bảo mật

 Theo dõi quá trình thay đoõi của yêu caauf phần mềm và thành viên tạo ra

sự thay đổi đó

 Thể hiện đợc quá trình phát triễn của yêu cầu khi chúng còn là cácc nhucầu của những ngời cung cấp yêu cầu về phần mềm đang đơc phát triễncho tới khi chúng đợc thể hiện trong các Use Case (đối với các yêu cầuchức năng)hay các đẳc tả bổ sung (đối với các yêu cầu chức năng)

 áp dụng chiến lợc theo dỗi phần mềm : Các bộ phận phần mềm điềukhiễn mô hình Use Case(Features Drise the Use Case model ) Đây làchiến lợc đợc RUP khuyến nghị nên sử dụng

2.2: Bộ phận quản lý dự án

Bộ phận quản lý dự án bao gồm các bộ phận con đảm đơng các chức năng sau:

 Thông báo trạng thái của tong công việc trong dự án cũng nh trạng tháicủa toàn bộ các công việc trong dự án

 Đa ra các biểu đồ thể hiện trạng thái của dự án

 Quản lý các công việc trong dự án và các thông tin liên quan đến côngviệc đó nh thời gian thực hiện , chi phí,ngời thực hiện

 Tạo một kênh trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án

 Phân quyền ngời sử dụng, đảm bảo tính bảo mật của thông tin

2.3: Bộ phận quản lý kiểm thử

Bộ phận quản lý kiểm thử bao gồm các bộ phận con đảm đơng các chức năngsau:

 Thông báo trạng thái của quá trình kiểm thử

 Thể hiện mối liên quan giữa các Use Case và các phần kiểm thử tơngứng

 Cho phép các kiểm thử viên thiết kế các kiểm thử

 Cho phép các kiểm thử viên nhập các kết quả kiểm thử tơng ứng

 Phân quyền ngời sử dụng , đảm bảo tính bảo mật của thông tin

2.4: Use Case Xem các thành viên của tổ chức

Trờng hợp này sử dụng thực hiện thêm một thành viên mới vào toỏ chức

 Ngời sử dụng chọn một dự án dự án đang đợc pháttriễn

 Ngời sử dụng chọn thêm thành viên vào tổ chức Chơng trình hiển thị form điền các thông tin liên quan

đến các tthành viên của dự án

 Ngời sử dụng sử dụng đồng ý thêm

 Chơng trình xử lý form và cập nhật cơ sở dữ liệu

 Khi không thể thêm đợc thông tin của thành viên ,

ch-ơng trình đa ra thông báo lỗi

 Ngời sử dụng sữa đỗi thông tin hoẳc huỷ bỏ việc thêmthông tin liên quan đến nhóm nà

2.6 Use Case Sửa đổi thành viên của tổ chức Mô tả

Trờng hợp này cho phép cập nhật thông tin liên quan đếncông việc của dự án:

 Ngời sử dụng chọn một nhóm trong tổ chức

 Ngời sử dụng chọn một thành viên trong nhóm Chơng trình hiển thị formvới các thông tin liên quan đến các thànhviên đó của tổ chức

2.7 Use Case Xoá thành viên của dự án :

Mô tả

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng xoá thành viên tham gia

tổ chức

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn nhóm tham gia dự án đó

Chơng trình hiển thị formvới các thông tin liên quan đếnnhóm thành viên tham gia dự án đó

 Ngời sử dụng chọn xoá

 Ngời sử dụng sữa đỗi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá thôngtin liên quan đến thành viên này

Chơng trình không tiến hành xoá toàn bộ thông tin về thànhviên trong cơ sở dữ liệu , mà chỉ đánh dấu là nó đợc xoá

2.8 Use Case Báo lỗi

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng báo lỗi khi họgặp lỗi trong quá trình phát triễn phần mềm

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn gửi thông báo lỗiNgời sử dụng phải đăng nhập hệ thống thành công và phải có quyềngửi báo lỗi (bao gồm những ngời tham gia dự án )

2.9 Use Case Giải quyết lỗi Mô tả

Đây là trờng hợp sử dụng cho phép ngời dùng giải quyết các thôngbáo lỗi khi họ nhận đợc thông báo lỗi trong quá trình phát triễnphần mềm

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn nhận thông báo lỗi

 Ngời sử dụng giair quyết lỗi bằng cách tạo ra các công việc tơngứng để giải quyết lỗi đó

 Nừu trửng nhóm không giải quyết đợc lỗi đó thì họ tiếp tục gửilỗi đó đến ngời quản trị dứan

 Ngời quản trị dụ án giải quyết lỗi nhân đợc

2.10 Các Use Case của bộ phận quản lý kiểm thử :

2.2 Xem kiểm thử :

Mô tả :

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng xem các thông tin liên quan tới phép kiểmthử

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn một Use Case

 Ngời sử dụng chọn một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép kiểm thử đó2.2.1 Thêm kiểm thử

Mô tả :

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng thêm các thông tin kiểm thử mới

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn một Use Case

 Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

 Ngời sử dụng chọn một Use Case

 Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử

Đây là trờng hợp cho phép ngời dùng xoá phép kiểm thử

 Ngời sử dụng chọn một dự án đang đợc phát triễn

Xem

thử

Thêm kiểm thử

Xoá kiểm thử

Sửa kiểm thử

Kiểm thử viên

Quản trị viên

 Ngời sử dụng chọn một Use Case

 Ngời sử dụng chọn thêm một phép kiểm thử của Use Case đó

Chơng trình hiễn thị form với các thông tin liên quan đến phép thêm kiểm thử

đó

 Ngời sử dụng chọn xoá kiểm thử

 Chơng trình hỏi xác nhận lại

 Ngời dùng đồng ý

 Chơng trình xoá các thông tin liên quan trong cơ sở dữ liệu

 Khi không xoá đợc thông tin trong cơ sở dữ liệu , chơng trình thôngbáo lỗi và hiễn thị lại form

 Ngời sử dụng thay đổi thông tin hoặc huỷ bỏ việc xoá kiểm thử

II thiết kế một hệ thống thông tin

1 Thông tin

1.1 Khái niệm

Thông tin: đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay tin nhận

đ-ợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thểhiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tợng

Thông tin tồn tại dới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ

- Hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát raquyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể làtrong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin -truyền tin - nhậntin - xử lí tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin là một chu trìnhvận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định

1.2 Các tính chất của thông tin

- Tính tơng đối của thông tin

- Tính định hớng của thông tin

- Tính thời điểm của thông tin

- Tính cục bộ của thông tin

1.3 Thông tin trong quản lý

Khái niệm : Quản lí đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin

thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định

Trong một mô hình quản lí đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lí và đối ợng quản lí, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tảtrong mô hình sau:

t Thông tin vào

- Thông tin ra

- Thông tin quản lý

- Thông tin phản hồi

Mô hình thông tin trong quản lí

2 Khái niệm hệ thống thông tin

Khái niệm cơ bản liên quan đến hệ thống thông tin

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thờng đợc dùng lẫn lộn dù chúng là hai

khái niệm khác nhau Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tợng nao đó.Thông tin có thể coi nh dữ liệu đã xử lý ở dạng tiện dùng, dễ hiểu Nh vậy thôngtin có thể ví nh đầu ra còn dữ liệu giống nh đầu vào

Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm

nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợcho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soáttình hình hoạt động của cơ quan

Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữliệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanhchóng các dữ liệu cần thiết Nếu kho giữ liệu này đợc cài đặt trên các phơng tiệnnhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ các chơng trình của máy tính(phần mềm quản trị dữ liệu) thì đợc gọi là hệ cơ sở dữ liệu

Thông tin từ môi trờng

Thông tin ra môi tr ờng

Hệ thống quản lý

Đối t ợng quản lý

Hệ thống thông tin quản lý phần mềm là một tập hợp các yếu tố có liên quan

với nhau để thu thập, xử lý, lu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liênquan đến một phần mềm nào đó và hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thôngtin quản lý phần mềm có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, cácthông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liênquan đến phần mềm đó

Trong hệ thống thông tin phần mềm các yếu tố đầu vào của hệ thống đợc lấy

từ nguồn đợc xử lý với các dữ liệu đã cho trớc Các kết quả này đợc gọi là đầu ra

và đợc chuyển đến đích hay cập nhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ

thống

3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức

3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chứcthực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc vớinhân viên của nó

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những

hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điềukhiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủyếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ cácnguồn dữ liệu ngoài tổ chức

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đợc tạo thành từ bagiai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựachọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra qụyết định phảicung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ tình hình mà mộtquyết định cần phải ra

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyêngia về một lĩnh vực nào đó

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tợng và thiết bị thực hiện hoạt

động thu thập, lu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi

là môi trờng

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từcác nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã đợc lu trữ từtrớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Gồm 5 loại:

* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch

mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với ngời cho vayhoặc với nhân viên của nó Hệ thống này tập hợp tất cả các dữ liệu cho phéptheo dõi các hoạt động của tổ chức

* Hệ thống thông tin quản lý:

nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức nằm ở mức điều khiển tácnghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa vào các cơ sởdữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài

tổ chức, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theoyêu cầu

* Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh: đợc sử dụng nh một

hệ trợ giúp chiến lợc, thiết kế cho ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức

để thực hiện các ý đồ chiến lợc

2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tùy theo quan

điểm ngời mô tả Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả hệ thống thông tin là:

Kho dữ liệu

* Mô hình vật lý trong

Liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là cái nhìn của các kỹ thuật viên

Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời

điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụkhách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

2.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao làmột trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông quachất lợng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:

* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực.

* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý

* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho ngời nhận, lời văn

phải sáng sủa

* Tính bảo vệ đợc: chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp cận thông tin

* Tính kịp thời: Đảm bảo yêu cầu về thời gian của việc xử lý các nghiệp vụ.

3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

3.1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin

Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi phơng ánquyết định do thông tin đó tạo ra

Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vào thông tin

đó để lựa chọn đợc phơng án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh ra từ việc thay

đổi phơng án quyết định

3.1.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin

Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp những

rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những cơ hội mà tổ chức có đợc nhờ hệ thốngthông tin

3.2 Chi phí cho hệ thống thông tin

Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây dựng, chiphí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chi phí cố định khác

Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống bao gồmcả những khoản chi thờng xuyên và những khoản đột xuất trong thời kỳ khaithác Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, văn phòng phẩm,chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chi phí biến động khác

4 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

4.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục đích chính xác của dự án phát triễn một hệ thống thông tin là có đợcmôth sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng mà nó đợc hoà hợp vào trongcác hoạt động của tổ chức , chính xác về mặt kỷ thuật , tuân thủ các giới hạn vềtài chính và thời gian định trớc

+ Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn

có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phụcnhững sai sót Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập

kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá

dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Pháttriển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kếmột hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng

để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộphận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựngcác mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệthống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới vàchuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nóvới hoạt động của tổ chức

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

1) Những vấn đề về quản lý

Những yêu cầu mới của nhà quản lý

2) Sự thay đổi của công nghệ

3) Thay đổi sách lợc chính trị

4.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích là có đợc một sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sử dụng

mà nó đợc hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹ thuật, tuânthủ về mặt tài chính và thời gian định trớc Một phơng pháp đợc định nghĩa nhmột tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển

hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào ba nguyêntắc:

* Sử dụng các mô hình

* Chuyển từ cái chung sang cái riêng

* Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từ mô hìnhlogíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin bao gồm 7 giai đoạn :

4.2.1 Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Mục đích của đánh giá yêu cầu là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội

đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của dự án Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh chóng và

không đòi hỏi chi phí lơn Nó bao gồm các công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêucầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị báo cáo về đánh giá yêu cầu.

4.2.2 Phân tích chi tiết

Giai đoạn này chỉ đợc thực hiện khi đã có đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của phân tích chi tiết là làm rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu Xác định nguyên nhân của các vấn đề đó, xác định những đòi hỏi vàràng buộc áp đặt đối với hệ thống, định ra mục tiêu cho hệ thống thông tin mới.Trong giai đoạn này cần phải tiến hành thu thập thông tin phục vụ cho việc phântích Thông tin đợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bằng các phơng phápkhác nhau Các phơng pháp thu thập thông tin thờng dùng là : Phỏng vấn, điềutra, nghiên cứu tài liệu, quan sát Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chủyếu sau :

+ Lập kế hoạch

+ Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

+ Nghiên cứu hệ thống thực tại

+ Đa ra các phán đoán, xác định các yếu tố của giải pháp

+ Đánh giá lại tính khả thi

+ Thay đổi đề xuất dự án

+ Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết

4.2.3 Thiết kế logic

Giai đoạn này mục đích là để xác định tất cả các thành phần logic của một

hệ thống thông tin Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm các thông tin mà hệthống mới sản sinh ra, nội dung của CSDL, các xử lý và các hợp thức hoá phảithực hiện Mô hình logic phải đợc ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Các công

đoạn chủ yếu của giai đoạn này là:

+ Thiết kế CSDL

+ Thiết kế xử lý

+ Thiết kế các luồng dữ liệu vào

+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

+ Hợp thức hoá mô hình logic

4.2.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Để giúp cho những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, phân tích viên phải đánh giá các chi phí vàlợi ích của mội phơng pháp Phải đa ra đợc khuyến nghị cụ thể Các công đoạncủa giai đoạn này bao gồm :

+ Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

+ Xây dựng các phơng án của giải pháp

+ Đánh giá các phơng án của giải pháp

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án củagiải pháp

4.2.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành ngay sau khi một phơng án của giải pháp đợclựa chọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Trớc hết làmột tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thựchẹn kỹ thuật; và tiếp đó các tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phầnthủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hoá Những công

đoạn chủ yếu của giai đoạn này gồm :

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

+ Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)

+ Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

+ Thiết kế các thủ tục thủ công

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

4.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh : các bản hớng dẫn sử dụng, các thaotác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Các công việc chính trong giai đoạntriển khai kỹ thuật bao gồm :

+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

+ Lập kế hoạch cài đặt

+ Chuyển đổi

+ Khai thác và bảo trì

+ Đánh giá hệ thống

III phân tích hệ thống thông tin quản lí

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống.

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại - nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh cácnguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thốngmới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên

Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:

- Chuẩn bị phỏng vấn

- Tiến hành phỏng vấn

2.3 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thông tintrên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

2.4 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một só lợng lớn các đối tợng và trên một phạm

vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra

3 Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là : Phải xác

định đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơng lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện vàkhẳng định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ

nh :

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD )

Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc tiến hành bởi hệ thống dự

định xây dựng Bớc này để :

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram DFD )

Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện cácchức năng đã đợc nêu trên

- Mô hình thực thể quan hệ

- Mô hình quan hệ

Từ đó tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc ).

Thiết kế hệ thống một cách tổng thể

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy

3.4 Cài đặt hệ thống mới

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.

IV thiết kế hệ thống thông tin quản lí phần mềm

1 Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống

Tronh thực tế các hệ thống thông tin thờng rất phức tạp, do đó tồn tại một số cáccông cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoávà xây dựng tài liệu cho hệ thống

Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống

1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram )

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin nh sau :

* Xử lí

*Kho lu dữ liệu

*Dòng thông tin *Điều khiển

1.2 Các phích vật lí

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời đợc biểu diễn trên sơ đồ

Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các

Tài liệu

Thủ công Giao tác ng ời- máy Tin học hoá hoàn toàn