Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình bán hàng và công nợ phải thu

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thi trường, với những đổi mới thực sự trong quản lý kinh tế - tài chính đ• khẳng định vai trò, vị trí của thông tin kế toán trong quản lý. Với mục đích sử dụng thông tin kế toán cho những nhu cầu khác nhau, trong cơ chế thị trường kế toán được phân định thành hai nhánh: Loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều hành hoạt động của doanh nghiệp được gọi là kế toán quản trị và Loại kế toán cung cấp thông tin cho những người ra quyết định được gọi là kế toán tài chính. Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng như :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh. Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh thương mại ...có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính được áp dụng chế độ kế toán hộ kinh doanh này. Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06-LCT/HĐNN). Trong thời gian thực tập tại Phòng phát triển ứng dụng - Ban tin học - Bộ tài chính Tôi được giao nhiệm vụ nghiên cức và thực hiện đề tài “Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh”.Tại đây Tôi được trang bị những kiến thức về các nghiệp vụ kế toán cũng như áp dụng tin học vào trong công việc thực tế . Kết hợp với thực tiễn đó, cùng với kiến thức của bản thân và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Bùi Thế Ngũ và anh Phùng Huy Hậu đ• góp phần không nhỏ cho tôi thực hiện đề tài này. Song, trên thực tế đây là một vấn đề tài đang còn mới mẻ được áp dụng trong kế toán hộ kinh doanh va bài toán có tính phức tạp cũng không nhỏ, với kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên Tội mới chỉ thực hiện một phần của công việc đó là phân hệ kế toán “Bán hàng và công nợ phải thu”. Bố cục của đề tài được trình bỳ thành ba chương : Chương I Khảo sát thực tế Chương này khảo sat sơ bộ “Hệ thống kế toán” và “Chế độ kế toán hộ kinh doanh “ nhằm nắm được tính tất yếu và sự cần thiết của công việc. Chương II Phương pháp luận nghiên cứu hệ thông thông tin Chương này là phần lý luận chung cho nghiên cứu hệ thống thông tin, để nắm giõ được các bước thực hiện trong một hệ thống. Chương III Phân tích - thiết kế - xây dựng chương trình Chương này là phần thực hiện chi tiết công việc đang nghiên cứu và xây dựng thành một chương trình.

đích sử dụng thông tin kế toán cho những nhu cầu khác nhau, trong cơ chế thị trờng kế toán

đợc phân định thành hai nhánh: Loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình

điều hành hoạt động của doanh nghiệp đợc gọi là kế toán quản trị và Loại kế toán cung cấp thông tin cho những ngời ra quyết định đợc gọi là kế toán tài chính Kế toán tài chính liên quan đến việc lập báo cáo cho các thành viên có liên quan đến việc hoạt động sử dụng nh :cơ qoan thu thuế , đối tác làm ăn và tình hình tài chính cho chủ thể kinh doanh.

Căn cứ vào Quyết định số 169-2000/QĐ-BTC ngày 25/10/200 ban hành cho tất cả các

hộ kinh doanh cha đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp t nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng, vận tải, khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản, kinh doanh th-

ơng mại có doanh số bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính đợc áp dụng chế độ kế toán

hộ kinh doanh này Chế độ kế toán này thực hiện dựa trên Luật thuế Gía trị gia tăng (số 2/1997/QH9), Luật thuế thu nhập doanh nghiệp(số 3/1997/QH9) và Pháp lệnh kế toán (số 06- LCT/HĐNN)

Trong thời gian thực tập tại Phòng phát triển ứng dụng - Ban tin học - Bộ tài chính

Tôi đợc giao nhiệm vụ nghiên cức và thực hiện đề tài “Ưng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh”.Tại đây Tôi đợc trang bị những kiến thức về các nghiệp vụ kế toán

cũng nh áp dụng tin học vào trong công việc thực tế

Kết hợp với thực tiễn đó, cùng với kiến thức của bản thân và đặc biệt với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Bùi Thế Ngũ và anh Phùng Huy Hậu đã góp phần không nhỏ cho tôi thực hiện đề tài này.

Song, trên thực tế đây là một vấn đề tài đang còn mới mẻ đợc áp dụng trong kế toán

hộ kinh doanh va bài toán có tính phức tạp cũng không nhỏ, với kiến thức còn hạn chế và thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên Tội mới chỉ thực hiện một phần của công việc đó là phân

hệ kế toán “Bán hàng và công nợ phải thu”.

Bố cục của đề tài đợc trình bỳ thành ba chơng :

Chơng I Khảo sát thực tế

Chơng này khảo sat sơ bộ “Hệ thống kế toán” và “Chế độ kế toán hộ kinh doanh “ nhằm nắm

đợc tính tất yếu và sự cần thiết của công việc.

Chơng II Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thông thông tin

Chơng này là phần lý luận chung cho nghiên cứu hệ thống thông tin, để nắm giõ đợc các bớc thực hiện trong một hệ thống.

Chơng III Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình

Chơng này là phần thực hiện chi tiết công việc đang nghiên cứu và xây dựng thành một chơng trình

mục lục lời cảm ơn

Lời nói đầu

Chơng I

Khảo sát thực tế

I KHáI QUáT CHUNG Về NơI TH C ÙC TậP 2

I.1 Bộ Tái Chính 2

I.2 Ban Quản Lý Tin Học 2

I.3 Phòng phát triển ứng dụng 2

II BảN CHấT CẹA Kế TOáN 2

II.1 Tính tất yếu khách quan của hoạch toán kế toán 2

III ĐẩI TẻNG HOạCH TOáN Kế TOáN 2

III.1 Khái qoat chung về đối tợng hoạch toán kế toán 2

III.2 Kết luận về đối tợng hoạch toán kế toán 2

IV CáC PHơNG PHáP HOạCH TOáN Kế TOáN 2

IV-1 Phơng pháp chứng từ 2

IV.2 Phơng pháp đánh giá: 2

IV.3 Phơng pháp đối ứng tài khoản 2

IV.4 Phơng pháp kiểm kê 2

IV.5 Phơng pháp ghi sổ kép: 2

IV.6 Phơng pháp báo biểu: 2

IV.7 Phơng pháp phân tích 2

IV.8 - Phơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán 2

V CHế đẫ Sặ Kế TOáN TRONG Hệ THẩNG Kế TOáN 2

V.1 Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán 2

V.2 Các hình thức sổ kế toán -nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh 2 VI CHế đẫ Kế TOáN Hẫ KINH DOANH 2

VI 1 Khái qoát Hộ Kinh Doanh: 2

VI.2 Chứng từ và sổ kế toán 2

VI.3 Chức năng và công việc kế toán hộ kinh doanh 2

Chơng II Phuơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý I - Hệ THẩNG THôNG TIN QUảN Lí 2

I.1 Khái niệm thông tin ? 2

I.2 Bản chất của thông tin 2

I.3 Vai trò của thông tin đối với quản lý 2

I.4 Hệ thống thông tin 2

I.5 Các luồng thông tin vào - ra trong hệ thống thông tin quản lý 2

I.6 Các module của hệ thống thông tin quản lý 2

I.7 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 2

I.8 Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức 2

I.9 Các phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý 2

I.10 Vồng đời phát triển của hệ thống 2

II Hệ THẩNG THôNG TIN Kế TOáN 2

II.1 Hệ thống thông tin kế toán 2

II.2 Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán 2

II.3 Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá 2

III PHơNG PHáP PHâN TíCH ,THIếT Kế VΜ C I Μ đặT Hệ Hệ THẩNG THôNG TIN QUảN Lí III.1 Đánh giá yêu cầu 2

III.2 Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề 2

III 3 Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin 2

III 4 Phân tích hệ thống 2

III 4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông 2

III 4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống 2

III 5 Thiết kế hệ thống 2

III 5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống 2

III 5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống 2

III 5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 2

III 5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống 2

III 5.5 Thiết kế ứng dụng 2

III 6 Xây dựng chơng trình 2

III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống 2

IV ƯNG DễNG TIN HÄC TRONG CôNG TáC Kế TOáN Hẫ KINH DOANH 2

IV.1 Các bớc xây dựng hệ thống 2

IV.2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới 2

IV.3 Môi trờng hoạt động của hệ thống 2

Chơng III Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình kế toán hộ kinh doanh I ĐặC đIểM CHUNG CẹA Kế TOáN Hẫ KINH DOANH 2

II CáC THôNG TIN CầN QUảN Lí TRONG Hệ THẩNG 2

III PHâN TíCH Hệ THẩNG 2

III.1 Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ (BFD) 2

III.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 2

III.3 Sơ đồ ngữ cảnh (Context diagram) 2

III.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 (DFD) 2

III.5 Các Module của hệ thống 2

IV THIếT Kế Hệ THẩNG 2

IV.1 Liệt kê các thông tin đầu vào : 2

IV.2 Chuẩn hoá các dữ liệu đầu vào 2

IV.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu 2

IV.4 Liệt kê các thực thể 2

IV.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 2 IV.6 Mô hình quan hệ gữi các thực thể 2

I Khái quát chung về nơi thực tập

I.1 Bộ Tái Chính

Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng thống nhất quản lýNhà nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả n-ớc.Với những chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợc Nhà nớc giao cho nhữngquyền hạn nhất định:

* Hớng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, uỷ ban nhândân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng xây dựng dự toán ngân sách Nhà n-

ớc hàng năm

Chủ trì phối hợp với Uỷ ban Kế hoạch Nhà nớc lập dự toán ngân sách Nhànớc cho các Bộ, ngành, địa phơng để Chính phủ trình Quốc hội Tổ chức thựchiện dự toán ngân sách Nhà nớc đã đợc Quốc hội thông quyết định

* Cùng với uỷ ban khoa học nhà nớc (UBKHNN) xây dựng kế hoạch tài chínhtrung và dài hạn Các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơbản và các cân đối khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sáchnhà nớc

Tham gia với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ banNhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng về phơng hớng phát triển ngành,lĩnh vực về chính sách đầu t tài chính, về biên chế, tiền lơng, giá cả và các chínhsách kinh tế - xã hội khác có liên quan đến tài chính và ngân sách Nhà nớc

* Xây dựng các dự thảo Luật, Pháp lệnh, các văn bản pháp luật khác về thuế, phí

và thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủ trình Uỷ ban Th ờng vụ

Quốc hội, Quốc hội ban hành Thống nhất quản lý và chỉ đạo công tác thu thuế,phí và thu khác của ngân sách Nhà nớc.

* Quản lý quỹ ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ tậptrung của ngân sách Nhà nớc, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ Tổ chức thực hiệnviệc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nớc, cấp phát vốn đầu txây dựng cơ bản và cho vay u đãi đối với các dự án, chơng trình mục tiêu kinh tếcủa Nhà nớc theo quy định của Chính phủ

* Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá

- xã hội theo các chơng trình, dự án đợc Chính phủ chỉ định

* Quản lý vốn, giá trị tài sản và tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc

* Quyết định ngừng cấp phát và thu hồi số tiền đã cấp cho những cơ quan, đơn vị

sử dụng vốn ngân sách Nhà nớc sai mục đích, trái với kế hoạch đợc duyệt, viphạm chế độ quản lý tài chính Nhà nớc, đồng thời báo cáo Thủ tớng Chính phủ

về các quyết định của mình

* Thống nhất quản lý các khoản vay và trả nợ (bao gồm cả vay và trả nợ trong

n-ớc và nn-ớc ngoài) của Chính phủ; quản lý về mặt tài chính các nguồn viện trợquốc tế Tham gia thẩm định về mặt tài chính các dự án sự dụng vốn vay nớcngoài của Chính phủ giao cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng thực hiện Chuẩn bịcác văn bản liên quan tới việc nớc ta tham gia các điều ớc quốc tế về tài chính đểtrình Chính phủ quyết định

* Quản lý Nhà nớc đối với các hoạt động kinh doanh dịch vụ bảo hiểm, pháthành trái phiếu, cổ phiếu, các quỹ xã hội, xổ số kiến thiết, dịch vụ kiểm toán, kếtoán và các dịch vụ tài chính khác, tham gia quản lý thị trờng vốn

* Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra tài chính đối với tất cả các tổ chức hànhchính, sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nớc và các đối tợng có quan hệ với tàichính Nhà nớc

* Đại diện của Chính phủ tại các tổ chức tài chính quốc tế theo sự phân công củaChính phủ

* Quản lý công chức, viên chức tài chính, kế toán và kiểm toán theo quy địnhcủa Chính phủ

I.2 Ban Quản Lý Tin Học

Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy Quản lý nhà nớc của

Bộ Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt

động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý tài chính Nhà nớc; tổchức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính

Xây dựng kế hoạch ứng dụng tin học của các cơ quan Bộ Tài chính; thẩm

định kế hoạch phát triển ứng dụng tin học của các đơn vị và các tổ chức trựcthuộc bộ; tổng hợp kế hoạch phát triển và ứng dụng tin học trong toàn ngànhtrình Bộ phê duyệt

Hớng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc xây dựng kế hoạch chi tiết vềhoạt động ứng dụng tin học của đơn vị phù hợp với kế hoạch đã đ ợc Bộ phêduyệt

Quản lý thống nhất các hoạt động ứng dụng tin học trong toàn ngành Tài chính:

Nghiên cứu xây dựng trình Bộ trởng ban hành các chế độ chính sách liênquan đến việc phát triển và ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý của toànngành phù hợp với chiến lợc chung, nghiên cức xây dựng và trình Bộ ban hànhcác quy định triển khai một đề án ứng dụng công nghệ tin học

Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng và trình Bộ ban hànhcác định mức chi phí cho các hoạt động triển khai ứng dụng tin học để áp dụngtrong toàn ngành

Hớng dẫn các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy địnhcủa Nhà nớc trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học

Tham gia ý kiến với cơ quan chức năng và đề xuất để Bộ quyết định việc phân bổcác nguồn vốn sửng dụng cho hoạt động ứng dụng tin học

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ thực hiện các

dự án ứng dụng tin học theo sự phân công của Bộ Thực hiện một số nhiệm vụ về

đào tạo, bồi dỡng công chức, viên chức về lĩnh vực tin học theo sự phân công củaBộ

Kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định của nhà nớc trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ:

Thờng xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch phát triển, ứngdụng tin học ở các đơn vị trong toàn ngành

Phối hợp với các tổ chức chuyên ngành thuộc Bộ, kiêm tra việc thực hiệncác chế độ chính sách, các quy định mà Bộ và Nhà nớc đã ban hành trong hoạt

động ứng dụng tin học

Trình Bộ xử lý những trờng hợp sai phạm của các đơn vị trong lĩnh vực ứng dụngtin học

Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục

vụ quản lý tài chính Nhà nớc:

Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt

động quản lý tài chính Nhà nớc, đảm bảo thu nhận, xử lý và kết xuất thông tinmột cách đầy đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn

Báo cáo cung cấp các thông tin về tài chính và ngân sách nhà nớc theophân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt đông quản lý của nhà nớc.Trực tiếp xây dựng

và quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ

Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của ngành theo quy định của Bộ.

Ban quản lý ứng dụng tin học có quyền hạn:

Trình Bộ ban hành hoặc theo sự uỷ nhiệm của Bộ ban hành các văn bản ớng dẫn các đơn vị, tổ chức trong toàn ngành về triển khai thực hiện kế hoạchphát triển ứng dụng tin học và các quy định của Bộ Tài chính trong lĩnh vực ứngdụng tin học, về quản lý và cung cấp thông tin quản lý chuyên ngành về tài chínhngân sách

h-Giải quyết các yêu cầu , đề nghị của các đơn vị, cơ quan tổ chức và cá nhânthuộc nhiệm vụ của Ban do Bộ uỷ nhiệm

Đợc yêu cầu các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ cung cấp các thông tintổng hợp, các tài liệu cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ của Ban

Ban quản lý ứng dụng tin học đợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nớc đểnhận, quản lý và sử dụng kinh phí của Nhà nớc và các khoản thu chi gắn với việcthực hiện nhiệm vụ là trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin tại cơ quan Bộ

Nhiệm vụ cụ thể và quan hệ công tác của các đơn vị nói trên do Trởng banQuản lý ứng dụng tin học quy định Biên chế của ban quản lý ứng dụng tin học

do Bộ trởng Bộ Tài chính quy định phù hợp với nhiệm vụ đợc giao

Tổ chức nhân sự các đơn vị thuộc ban Quản lý ứng dụng tin học

Công tác nghiên cứu.

Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hớng mới trongcông nghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngànhTài chính

II Bản chất của kế toán

II.1 Tính tất yếu khách quan của hoạch toán kế toán

Để quản lý tốt đợc các hoạt động kinh tế cần có số liệu,để có đợc các sốliệu phục vụ cho các hoạt động quản lý, đòi hỏi phảI thực hiện việc giám sát, đolờng, tính toán và ghi chép các hoạt động đó

Quan sát quá trình và hiện tợng kinh tế trong là đoạn tiên của việc phản

ánh và giám đốc quá trình tái sản xuất xã hội Đo lờng mọi hao phí trong sảnxuất và kết quả cảu sản xuất là biểu hiện đó bằng các đơn vị đo lờng thích hợp

Tính toán là quá trình sử dụng các phép tính, các phơng pháp tổng hợp đểxác định các chỉ tiêu kinh tế cần thiết thông qua đó để biết đợc tiến độ thực hiệncông việc và hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh

Ghi chép, thu thập, xử lý các công đoạn trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của từng thời kỳ, từng địa điểm phát sinh và theo một trật tự nhất

định Qua đó có thể phản ánh đợc toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của tổchức

Nh vậy hoạch toán nhằm thực hiện các chức năng phản ánh và giám sát các hoạn

động kinh tế, nó là công cụ quan trọng trong phục vụ quản lý kinh tế, là nhu cầukhách quan của xã hội Hoạch toán là một hệ thống điều tra giám sát,thu thập,tính toán, ghi chép các sự kiện kinh tế nhằm quản lý hệ thống có hiệu quả kinh tếcao cho tổ chức

III Đối t ợng hoạch toán kế toán

III.1 Khái qoat chung về đối tợng hoạch toán kế toán

Nghiên cứu về đối tợng hoạch toán kế toán là xác định những nội dụng mà

kế toán mà nội dung kế toán phải phản ánh và giám đốc

Khác với môn khoa học khác, hoạch toán kế toán nghiên cứu quá trình tái sảnxuất thông qua sự hình thành và vận động của tái sản xuất trong đơn vị cụ thểnhằm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản theo phạm vi sử dụng nhất định.Các đặc điểm của đối tợng hoạch toán:

Hoạch toán kế toán nghiên cứu các yếu tố của quá trình tái sản xuất trêngóc độ tài sản ( tài sản cố định ,tài sản lu động) Tài sản này trong kinh doanhgọi là vốn (vốn cố định ,vốn lu động) Nguồn hình thành tài sản này gọi là vốn.Hoạch toán kế toán không chỉ nghiên cứu trạng thái tĩnh cảu các tài sản mà cònnghiên cứu trạng thái động của tài sản trong quá trình kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh của các đôn vị , ngoài các quan hệ trực tiếp có liênquan đến tài sản của đôn vị ,còn phát sinh cả những mối quan hệ kinh tế

Đối tợng của hoạch toán kế toán là “Tài sản và nguồn vốn”

Tài sản và nguồn vốn

Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh ,cung cấp dịch vụ,hoạt

động bất cứ ngành nghề ghì ,các đôn vị cần phải có một lợng tài sản nhất

định Tài sản của doanh nghiệp với hình thái biểu hiện bằng tiền gọi là vốn kinhdoanh Mặt khác tài sản hiện có ở doanh nghiệp đợc hình thành từ nhiều nguồnkhác nhau.Nh vậy tài sản và nguồn hình thành tài sản chỉ là hai mặt khác nhaucủa tài sản

Tài sản và phân loại tài sản trong doanh nghiệp :

Tài sản lu động :Là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , có thờigian sử dụng, luân chuyển,thu hồi vốn trong nột năm hoặc một chu kỳ kinhdoanh

Tài sản lu động : Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những tài sản của doanhnghiệp có thời gian luân chuyển dài (trên một năm hay chu kỳ kinh doanh ).Nguồn hình thành tài sản trong doanh nghiệp :

Nguồn vốn chủ sở hữu: Là số vốn của chủ sở hữu ,các nhà đầu t đóng góp màdoanh nghiệp không phải cam kết thanh toán Nguồn vốn chủ sở hữu do chủdoanh nghiệp và các nhà đầu t góp vốn hoặc hình thành từ kết quả hoạt độngkinh doanh, do đó nguồn vốn chủ sở hữu không phải là một khoản nợ

Nợ phải trả : Là số tiền vốn mà doanh nghiệp đi vay ,đi chiếm dụng của các đôn

vị ,tổ chức, cá nhân, nên doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả, bao gồm cáckhoản tiền vay,các khoản nợ phải trả cho ngời bán,thuế cho nhà nớc, lơng chocông nhân và các khoản nợ phải trả khác

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Các quan hệ kinh tế

Trong hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị phải giải quyết hàngloạt các quan hệ kinh tế ,thờng thì phần chủ yếu trong hoạt độngcủa đơn vị là tậpchung vào việc sử dụng tài sản thuộc sở hữu của đôn vị Những tài sản này thamgia đầy đủ quá trình tuần hoàn từ khâu mua đến khâu tiêu thụ.Đó là những quan

hệ kinh tế thuộc vốn của đôn vị thờng đợc gọi là quan hệ tài chính

Tuy nhiên trong nhiều trờng hợp ,đặc biệt là trong điều kiện sản xuất hànghoá nhiều thành phần,trong điều kiện liên kết kinh tế Các mối quan hệ kinh tếphát sinh ngày càng nhiều và phức tạp có liên quan đến hầu hết các tổ chức kinh

tế và trong nhiều trờng hợp chi phối trên phạm vị rộng và ở mức độ lớn có ảnh ởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị

h-III.2 Kết luận về đối tợng hoạch toán kế toán

Tất cả những điểm đã trình bày ở trên cho ta thấy :Đối tợng hoạch toán kếtoán là tài sản của doanh nghiệp hoạch toán, xét trong quan hệ hai mặt vốn vànguồn hình thành tài sản qua các gia đoạn nhất định của quá trình tái sản xuấtvốn cùng các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanhnghiệp Qua các đặc điểm phân tích ở trên cũng có thể khái quát các đặc điểm cơbản của đối tợng hoạch toán kế toán :

Luôn có tính hai mặt đối lập với nhau nhng cân bằng với nhau về lợng

Luôn vận đọng qua các giai đoạn khác nhau nhng theo một trật tự xác định vàkhép kín sau một chu kỳ nhất định

Luôn có tính đa dạng trên mỗi nội dụng cụ thể

Mỗi loại đối tợng cụ thể của hoạch toán kế toán đều gắn chực tiếp đến lợi íchkinh doanh ,đến quyền

Những đặc điểm trên đây chi phối việc hình thành hệ thống cá phơng pháp hoạchtoán kế toán

IV Các ph ơng pháp hoạch toán kế toán

IV-1 Phơng pháp chứng từ

Chứng từ:

Phơng pháp chứng từ là một phơng pháp thông tin và kiểm tra sự hìnhthành của các nghiệp vụ kinh tế hơng pháp chứng từ là phơng pháp thông tin vàkiểm tra trạng thái và sự biến động của đối tợng hạch toán kế toán cụ thể nhằmphục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kếtoán

Phơng pháp chứng từ đợc cấu thành từ hai yếu tố cơ bản: Một là hệ thốngbản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụkinh tế thuộc đối tợng hạch toán kế toán và làm căn cứ ghi sổ Hai là kế hoạchluân chuyển chứng từ làm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của đối t-ợng hạch toán kế toán

Mục đích của phơng pháp chứng từ: Một là sao chụp đợc vốn và các quan

hệ phát sinh thuộc đối tợng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đốitợng và sự vận động của nó Hai là thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tợng

và sự vận động của nó theo yêu cầu quản lý nghiệp vụ

Vị trí tác dụng của phơng pháp chứng từ:

Tài sản = nợ phải trả + nguồn vốn chủ sở hữuNguồn vốn chủ sơ hữu = tài sản - nợ phải trả

- Chứng từ là phơng pháp thích hợp nhất với sự đa dạng và biến động khôngngừng của đối tợng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và

sự vận động của các đối tợng này Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đều phải đợc sao chụp trên chứng từ

- Hệ thống bản chứng từ: (Yếu tố cơ bản cấu thành phơng pháp chứng từ) hoànchỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trongviệc giải quyết mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tợng hạch toán kế toán,kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phơng pháp chứng từ là phơng tiện thông tin "hoả tốc" cho công tác lãnh đạonghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh kế

- Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tráchnhiệm với vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó Qua đó chứng từthực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thớc lợi ích vậtchất và trách nhiệm vật chất

- Với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp cácnghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tợng hạch toán cụ thể.Với những ý nghĩa nêu trên phơng pháp chứng từ kế toán phải đợc sử dụng trongtất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thànhphần kinh tế khác nhau Tất nhiên là một yếu tố trong hệ thống phơng pháp hạchtoán, chứng từ kế toán không thể thay thế cho các phơng pháp còn lại mà phảithích ứng, và tạo ra mối liên hệ về nội dung và hình thức hạch toán

Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa cácpháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi,phơng pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực

- Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn: chủ yếu là sử dụng trong nội bộ đơn vịgiúp hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng để các ngành các thành phần kinh tế vậndụng trong từng trờng hợp cụ thể

Phân loại chứng từ: Theo mức độ phản ánh chứng từ đợc phân thành hai loại

- Chứng từ gốc:là chứng từ phát sinh lần đầu tiên tại nơi xảy ra sự việc

- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ đợc lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc

Theo tính chất pháp lý chia chứng từ thành 2 loại:

- Chứng từ chấp hành là những chứng từ ngoài tính chất nghiệp vụ, còn có ýnghĩa nh một mệnh lệnh mà ngời nhận đợc chứng từ có nhiệm vụ phải chấphành

- Chứng từ nghiệp vụ là những chứng từ thuần tuý phản ánh hoạt động nghiệpvụ

- Phân loại hệ thống hoá chứng từ một cách khoa học : Nội dung công tác kếtoán là xử lý chế biến chứng từ thành những sản phẩm thông tin cần thiết cho sự

điều hành, quản lý doanh nghiệp.Do đó chứng từ phải đợc phân loại,hệ thống hoámột cách khoa học đẻ thuận lợi cho việc ghi chép, tính toán phân tích và kiểmtra

- Lu trữ bảo quản chứng từ khoa học, chu đáo, bí mật: Chứng từ kế toán là cơ sởpháp lý để giải quyết các vụ tranh chấp các vấn đề kinh tế, tài chính liên quan

đến tổ chức Là căn cứ kiểm tra việc chấp hành chính sách quản lý kinh tế, tàichính của nhà nớc

IV.2 - Phơng pháp đánh giá:

Muốn tổng hợp và so sánh đợc các hoạt động rất khác nhau về đơn vị đo ờng thì kế toán phải sử dụng phơng pháp đánh giá, dùng tiền tệ làm thớc đochung cho tất cả các hoạt động khác nhau Nhờ việc đánh giá các hoạt động kinh

l-tế bằng thớc đo giá trị mà kế toán có thể xác định và kiểm tra vốn tồn tại quatừng giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, xác định đợc chi phí sảnxuất, chi phí lu thông, giá thành sản phẩm để từ đó tính toán hiệu quả sản xuấtkinh doanh

Trong hạch toán kế toán thờng sử dụng hai cách đánh giá là:

- Đánh giá theo giá thực tế :là đánh giá theo giá trị vốn thực tế tổ chức phải bỏ ra

để chi phí cho lao động vật hoá ( nguyên liệu, công cụ lao động ), cho lao độngsống ( tiền lơng, tiền công ) và các chi phí khác trong quá trình sản xuất kinhdoanh

- Đánh giá theo giá hạch toán: Là giá đợc xây dựng trên cơ sở giá thực tế bìnhquân của một số thời kỳ nào đó.Giá dùng ghi sổ kế toán trong trờng hợp cha tính

đợc giá thực tế nhằm bảo đảm cho công việc đợc cập nhật

Hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán, cuối tháng khi tính đợc giáthực tế (đối với vật liệu, sản phẩm) hoặc có tỷ giá thực tế tại thời điểm quyết toán(đối với ngoại tệ), cần chuyển đổi giá hạch toán trở thành giá thực tế để quyếttoán

Tính giá là một phơng pháp của hạch toán, vừa có tính độc lập tơng đối lại vừa

có quan hệ chặt chẽ với các phơng pháp khác nh chứng từ, đối ứng tài khoản,tổng hợp cân đối kế toán

Yêu cầu tính giá

- Chính xác: tính giá cho các tài sản phải chính xác, phù hợp với giá cả đơng thời

và với số lợng, chất lợng của tài sản

- Thống nhất về phơng pháp tính toán giữa các doanh nghiệp khác nhau trongnền kinh tế quốc dân và giữa các thời kỳ khác nhau.Qua đó đánh giá đợc hiệuquả kinh doanh của từng doanh nghiệp qua từng thời kỳ khác nhau

Nguyên tắc tính giá:

- Xác định đối tợng tính giá phù hợp: Đối tợng tính giá phải phù hợp với đối tợngthu mua, sản xuất và tiêu thụ.Đối tợng đó có thể là các loại tài sản, vật t, hànghoá, tài sản mua vào, từng loại sản phẩm,

- Phân loại chi phí hợp lý: chi phí sử dụng để tính giá có nhiều loại

+ Chi phí thu mua: bao gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thumua vật t, tài sản, nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ,

+Chi phí sản xuất: Là chi phí liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sảnphẩm, Chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhâncông trực tiếp, chi phí sản xuất chung

+ Chi phí bán hàng: Là chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm,hàng hoá, dịch vụ,

- Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích ứng: Việc lựa chọn tiêu thức phân bổnào cần căn cứ vào tình hình cụ thể, dựa trên quan hệ của chi phí với đối tợngtính giá Công thức phân bổ nh sau:

Tổng chi phí từng

loại cần phân bổ Tổng tiêu thức phân

Mức chi phí phân = bổ của tất cả các đối

Bổ từng đối tợng Tổng tiêu thức phân tợng

bổ của tất cả các đối tợng

IV.3 Phơng pháp đối ứng tài khoản

3.1 - Khái niệm :

Đối ứng tài khoản là phơng pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận độngcủa mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ biệnchứng đợc phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh

3.2 - Vị trí, tác dụng của phơng pháp đối ứng tài khoản:

Xét trên góc độ phơng pháp hạch toán, đối ứng tài khoản là phơng phápnối liền việc lập chứng từ và khái quát tình hình kinh tế bằng cân đối kế toán Ph-

ơng pháp đối ứng tài khoản là sự phản ánh có phân loại các nghiệp vụ kinh tếphát sinh theo đối tợng riêng biệt của hạch toán kế toán trên hệ thống tài khoản,bằng việc tích luỹ có hệ thống các thông tin kế toán trên hệ thống tài khoản, kếtoán mới có thể phản ánh đối tợng của mình bằng phơng pháp "tổng hợp cân

đối"

3.3 Quan hệ đối ứng và phơng pháp ghi sổ

Các quan hệ đối ứng tài khoản

- Tăng tài sản này, giảm tài sản khác

- Tăng nguồn hình thành tài sản này, giảm nguồn tài sản khác

- Tăng tài sản, tăng nguồn hình thành tài sản

-Giảm tài sản, giảm nguồn hình thành tài sản

Nguồn hình thành tài sản tăng

Nguồn hình thành tài sản giảm

Với ý nghĩa nh vậy kiểm kê đợc tiến hành thờng xuyên với tất cả các hoạt

động của vốn trong sản xuất của vốn trong sản xuất kinh doanh Kiểm kê còn làphơng pháp cơ bản của công tác kểm tra kế toán

IV.5 - Phơng pháp ghi sổ kép:

Để phản ánh và kiểm tra đợc các hình thái tồn tại, sự chuyển hoá vật chấtcủa vốn, biến động của nguồn vốn và phát sinh các nghiệp vụ tính toán và cácnghiệp vụ khác, kế toán sử dụng phơng pháp ghi sổ kép có nghĩa là ghi sổ đồngthời các hoạt động có liên quan khi có một hoạt động kinh tế phát sinh

IV.6 - Phơng pháp báo biểu:

Với phơng pháp tài khoản và ghi sổ kép kế toán có thể phản ánh đợc tất cảnhững biến động của vốn, nguồn vốn và các nghiệp vụ tính toán Tuy nhiên, sựphản ánh đó cũng chỉ thể hiện trong hệ thống sổ sách theo từng loại chỉ tiêu kinh

tế, tài chính Muốn phản ánh đợc toàn diện quá trình và kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh , kế toán phải sử dụng phơng pháp báo biểu tức là trình bày kếtquả các chỉ tiêu hạch toán trong hệ thống sổ kế toán lên một hệ thống biểu báocáo theo quy định của nhà nớc và giám đốc tổ chức.Đó là bức tranh toàn cảnh vềtình hình và kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ, thựctrạng của vốn sản xuất kinh doanh đến thời điểm báo cáo Thông qua hệ thốngbáo biểu kế toán, ngời lãnh đạo mới có thể kiểm tra đợc chất lợng công tác quản

lý của các đơn vị cấp dới hoặc chính bản thân tổ chức mình

Bằng phơng pháp báo biểu, bảng tổng kết tài sản đã cung cấp cho lãnh đạothực trạng vốn và nguồn vốn của tổ chức đến thời điểm cần nghiên cứu

Kế toán cũng có thể cung cấp cho lãnh đạo tình hình chi tiết của một loại vốn cụthể bằng một báo biểu chi tiết

IV.7 - Phơng pháp phân tích

Mục đích cuối cùng phải đạt đợc của hạch toán kế toán là phản ánh vàkiểm tra vốn, xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh trong bất kỳ thời gian vàkhông gian nào Nhng việc phản ánh và kiểm tra chỉ có ý nghĩa và có giá trị thựctiễn khi xác định đợc những hoạt động và hiệu quả của sản xuất kinh doanh mộtcách bản chất nhất Phơng pháp báo biểu có thể cung cấp cho ngời lãnh đạo mộtbức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất kinh doanh

Muốn xác định đợc bản chất của hiện tợng ngời ta phải dùng phơng phápphân tích tức là nghiên cứu chúng một cách sâu sắc theo từng khía cạnh màchúng có thể biểu hiện và liên hệ với các hiện tợng có liên quan

IV.8 - Phơng pháp tổng hợp và cân đối kế toán

Tổng hợp - cân đối kế toán là phơng pháp khái quát tình hình tài sản, kếtquả kinh doanh và các mối quan hệ khác thuộc đối tợng hạch toán trên nhữngmặt bản chất và trong các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tợng hạch toán kếtoán

Tính biện chứng của quá trình nhận thức từ trực tiếp quan sinh động đến t duytrừu tợng, từ hình thành khái niệm đến phán đoán, phân tích trong sử lý thông tin

kế toán đã hình thành phơng pháp tổng hợp cân đối kế toán một cách khoa học.Tổng hợp - cân đối kế toán đợc ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán; Có thểứng dụng tổng hợp cân đối trên từng bộ phận vốn và nguồn vốn, từng quá trìnhkinh doanh hoặc cân đối toàn bộ vốn và nguồn vốn hoặc cân đối kết quả chungcho toàn bộ quá trình kinh doanh của đơn vị hạch toán

Phơng pháp tổng hợp cân đối cung cấp nhng thông tin khái quát, tổng hợpnhất về vốn, nguồn vốn, về quá trình kinh doanh mà bằng các phơng pháp nhchứng từ , đối ứng tài khoản, tính giá hàng hoá, thành phẩm không thể cung cấp

đợc Những thông tin đợc xử lý, lựa chọn trên các báo cáo kế toán do phơng pháptổng hợp cân đối kế toán tạo ra có ý nghĩa to lớn cho những quyết định quản lýcótính chiến lợc trong nhiều mối quan hệ qua lại của các yếu tố, các quá trình,kiểm tra tình hình chấp hành kế hoạch, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng mấtcân đối và dựa vào kết quả đã thực hiện để điều chỉnh, cụ thể hoá các kế hoạchkinh tế, quản lý

Hệ thống bảng tổng hợp cân đối

Hình thức biểu hiện cụ thể của phơng pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệthống tổng hợp cân đối thờng gọi là báo biểu kế toán Trong công tác thực tế,báo biểu là hệ thống biểu mẫu báo cáo chủ yếu phục vụ cho các đối tợng bênngoài doanh nghiệp (các chủ đầu t, ngân hàng , cơ quan quản lý cấp trên, cơquan thuế) và các nhà quản lý trong nội bộ doanh nghiệp Phơng pháp tổng hợp -cân đối kế toán bao gồm 2 phân hệ

- Một phân hệ tổng hợp - cân đối tổng thể về đối tợng hạch toán kế toán: cân đốigiữa vốn và nguồn vốn (Bảng cân đối kế toán), cân đối giữa thu - chi và kết quả

“lãi” hoặc “lỗ” (Bảng kết quả kinh doanh), cân đối giữa các luồng tiền vào và racủa doanh nghiệp

- Phân hệ thứ 2 là tổng hợp - cân đối bộ phận phù hợp với các đối tợng hạch toán

cụ thể của hạch toán kế toán nh: Tài sản cố định, tài sản lu động, tình hình thanhtoán, chi phí sản xuất, xây dựng cơ bản, nguồn vốn chuyên dùng

Theo phân cấp quản lý hay quy hoạch thông tin thì hệ thống bảng này cóthể chia thành: Bảng báo cáo cấp trên và bảng nội bộ Thông thờng các bảngtổng hợp cân đối bộ phận chỉ phục vụ cho quản lý xí nghiệp Tuỳ cơ chế quản lý

và tính chất xí nghiệp là nhà nớc, tập thể hay t nhân Có thể có những quy địnhkhác nhau cho từng loại xí nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể chẳng hạn, ở nớc ta

từ 1989 trở về trớc , hầu hết các bảng tổng hợp cân đối bộ phận đều nộp cấp trên.Hiên nay, theo hớng dẫn mới (số 114/TC _QD CĐKT ngày 1-11-1995) cấp trên

xí nghiệp , kể cả xí nghiệp nhà nớc chỉ quản lý 4 bảng:

- Bảng cân đối kế toán

- Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

- Bảng giải trình thuyết minh

Dới đây là nội dung của một loại bảng chủ yếu

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp - cân đối tổng thể phản ánh tổng quát tìnhhình tài sản của đơn vị và nguồn vốn ở một thời điểm nhất định Thời điểm quy

định là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo

Bảng cân đối tài sản là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tìnhhình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; trình độ sử dụng vốn và triểnvọng kinh tế tài chính của đơn vị Thực chất bảng cân đối kế toán là bảng cân đốigiữa kinh doanh và nguồn hình thành vốn ở cuối kỳ hạch toán :

Kết cấu của bảng cân đối kế toán rất đa dạng về hình thức Bảng có thể đợc kếtcấu theo kiểu một hay hai bên

Dù kết cấu theo cách nào thì nội dung của bảng cân đối kế toán cũng bao gồmhai phần :

- Tài sản :phản ánh vốn theo hình thái tài sản

- Nguồn vốn : phản ánh nguồn hình thành các loại vốn -nguồn vốn tài sản

Tài sản phản ánh toàn bộ tài sản hiện có ở đơn vị đến cuối kỳ hạch toán các tàisản này đợc phân theo những tiêu thức nhất định để phản ánh đợc kết cấu củavốn kinh doanh Các loại vốn thờng sắp xếp theo tính luân chuyển của vốn Cụthể :

- Tài sản lu động thờng đợc sắp xếp theo tuần tự (nguyên vật liệu, dụng cụ, chiphí sản xuất dở dang, thành phẩm, các khoản phải thu, vốn bằng tiền)

- Tài sản cố định (đã và đang hình thành) và các khoản đầu t dài hạn

Xét về mặt kinh tế : số liệu bên “tài sản” thể hiện vốn kết cấu các loại vốn củadoanh nghiệp hiện có thời kỳ lập báo cáo; tại các khâu của quá trình kinh doanh

Do đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sửdụng vốn của đơn vị

Nguồn vốn: phản ánh nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp đến cuối

kỳ hạch toán

- Nguồn vốn vay nợ

- Nguồn vốn chủ sở hữu (nguồn vốn tự có)

Về mặt kinh tế : Số liệu bên “ nguồn vốn” thể hiện các nguồn vốn mà đơn vị

đang sử dụng trong kỳ kinh doanh Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn phản

ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp

Về mặt pháp lý: số liệu bên nguồn vốn thể hiện trách nhiệm về mặt pháp lý củadoanh nghiệp với nhà nớc, đối với ngân hàng, với cấp trên, với khách hàng, cán

bộ công nhân viên của đơn vị về tài sản đang sử dụng

Từ bảng cân đối kế toán có thể xem xét quan hệ cân đối từng bộ phận vốn

và nguồn vốn cần kết hợp tài liệu trên tài khoản tổng hợp và phân tích về nguyêntắc có những cân đối

Về phơng diện giám đốc, mỗi phơng pháp đáp ứng một yêu cầu khác nhautrong quản lý các đối tợng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thểhoàn chỉnh các phơng tiện để kế toán giám đốc Cụ thể với đặc trng đăng ký từngnghiệp vụ kinh tế diễn ra trong xí nghiệp, phơng pháp chứng từ cho phép kế toángiám đốc một cách tỷ mỷ từng hành vi kinh tế diễn ra và bằng thủ tục lập chứng

từ (chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành) Phơng pháp chứng từ cho phépngăn chặn kịp thời những hành vi kinh tế không lành mạnh trong xí nghiệp nh:Nghiệp vụ chi tiêu tiền mặt không phù hợp với chế độ chi tiền mặt, xuất nhập vật

t sai nguyên tắc sẽ không đợc diễn ra bởi sự kế toán các thủ tục lập chứng từ

Tài khoản là một phơng pháp hệ thống hoá thông tin theo những mục tiêu

đã quy định trớc, quy nạp những hiện tợng kinh tế cùng loại cho phép kiểm tragiám đốc mức độ thực hiện của từng đối tợng, từng hoạt động kinh tế nh: Tìnhhình thu chi tiền mặt trong ngày; nhập xuất vật t trong kỳ; tình hình chi phí sảnxuất trong tháng Và do đó phơng pháp tài khoản giúp cho nhà quản lý chỉ đạokịp thời các hoạt động kinh tế cho xí nghiệp phù hợp với dự toán, kế hoạch Cáchoạt động kinh tế có mối liên hệ mật thiết với nhau, bởi vậy việc sắp xếp và trìnhbày các mối liên hệ này trên các bảng biểu kế toán theo phơng pháp tổng hợpcân đối khi kết thúc một niên độ kế toán là cần thiết là không thể thiếu để cung

cấp những thông tin tổng quát giúp cho việc phân tích đánh giá đầy đủ thành quảcủa một quá trình sản xuất kinh doanh.

Tóm lại: Các phơng pháp kế toán có vị trí riêng biệt đồng thời quan hệ mậtthiết với nhau tạo nên tính hệ thống của nó Nhận thức mối quan hệ này có ýnghĩa thực tiễn quan trọng khi vận dụng các phơng pháp kế toán Trong mốiquan hệ về phơng diện phản ánh của các phơng pháp mặc dù phơng pháp tổnghợp cân đôí ở vị trí cuối cùng, nhng những thông tin tổng quát đợc trình bàytrong hệ thống báo cáo lại quy định một mô hình thông tin phải đợc hoạch địnhtrớc trên hệ thống tài khoản Bởi vậy các các tài khoản đợc mở ra, nội dung vàphơng pháp quy nạp của chúng phải phù hợp các chỉ tiêu quy định trên báo biểu

V Chế độ sổ kế toán trong hệ thống kế toán

V.1 - Khái niệm và tác dụng của sổ kế toán

Trên góc độ ứng dụng sổ trong trong công tác kế toán có thể định nghĩa:

Sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời làm kế toán ghichép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng

nh theo đối tợng

Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trongquá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán Sổ kế toán có thể là một tờ rời cóchức năng phản ánh quy định của hệ thống hạch toán Nh vậy sổ tờ rời hay sổquyển đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cấu nhất định có nội dung ghi chéptheo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định hoặc chi tiết, hoặc tổng hợp để phản

ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hóa một cách hợp pháp và hợp

lý theo tiến trình ghi chép cuả kế toán

V.2 - Các hình thức sổ kế toán -nguyên lý kết cấu và nội dung phản ánh

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

Sổ cái

Sổ nhật ký

đạc biệt

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ chi tiết

kế toán

Bảng cân

đối phát sinhsinh

Báo cáo tài chính

H Sơ đồ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

* Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái:

Sổ cái là hình thức sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế ,tài chính phát sinh tring niên độ kế toán theo tài khoản kế toán đợc quy địnhtrong hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp,mỗi tài khoản đợc mở mộthoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái để ghi chép trong một niên độ kế toán Sốliệu trên sổ cái dùng để lập các báo cáo tài chính

Sổ thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốcgốc

kế toán chi tiết Bảng tổng hợp

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ ghi sổ

* Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ :

Gồm các sổ kế toán sau:

Nhật ký chứng từ

Bảng kê

Sổ cái

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Chứng từ gốc và các bảng phân bố

Bảng kê

Nhật ký

toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Ghi hàng

gnày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

H Sơ đồ sổ kế toán hình thức Nhật ký chứng từ

VI chế độ kế toán hộ kinh doanh

VI 1 - Khái qoát Hộ Kinh Doanh:

Khái niệm hộ kinh doanh:

Tất cả các hộ sản xuất, kinh doanh cha đủ điều kiện thành lập doanhnghiệp t nhân hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, xây dựng , vận tải ,khai thác tài nguyên, nuôi trồng thuỷ sản,kinh doanh thơng nghiệp, ăn uống,phục vụ, sửa chữa và các dịch vụ khác, có doanh số bán hàng theo quy định của

Bộ Tài chính đối với từng ngành nghề cụ thể đợc gọi tắt là hộ kinh doanh

Chế độ kế toán hộ kinh doanh áp dụng cho tất cả các hộ sản xuất, kinhdoanh cha đủ điều kiện thành lập doanh nghiệp t nhân

Nội dung chủ yếu của chế độ kế toán hộ kinh doanh:

- Số lợng và giá trị tài sản, vật t, tiền vốn, các khoản hộ hiện có đang sử dụng vàosản xuất kinh doanh

- Số lợng và giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào

- Số lợng và giá trị hàng hóa, sản phẩm đã bán, dịch vụ đã cung cấp

- Các khoản chi phí đã sử dụng vào sản xuất kinh doanh

Kết quả sản xuất, kinh doanh và các khoản thuế, lệ phí phải nộp Nhà nớc, cáckhoản thuế đợc hoàn (nếu có)

Một số quy định của chế độ kế toán hộ kinh doanh:

-Kế toán hộ kinh doanh phải ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực mọinghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh cuả hộ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải lập và ghi chép

đầy đủ vào chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên ghi trên sổ kế toán phải cóchứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh Việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán phải

đúng ngày, tháng phát sinh Cuối thàng, cuối quý, cuối năm phải khoá sổ kếtoán, lập tờ kê khai thuế và các bảng kê theo quy định

Việc ghi chép kế toán hộ kinh doanh phải dùng chữ viết , chữ số phổ thông;

- Về giá trị, đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam, Cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷgiá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nớc ViệtNam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

- Về hiện vât, đơn vị tính là đơn vị đo lờng chính thức của Nhà nớc Cộng hoà Xãhội chủ nghĩa Việt Nam (nh: cái, chiêc, tấn , mét, lít, )

-Việc ghi chép kế toán dùng mục thờng không phai, không bỏ chống dòng,không viết tắt, không viết xen kẽ, không viết chồng, không tẩy xoá Nếu viết sai

Ghi hàng gnày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

thì phải gạch bỏ chỗ sai bằng một gạch bằng mực đỏ, để có thể vẫn nhìn rõ chữhoặc số đã viết sai, sau đó ghi chữ hoặc số đúng lên phía trên và ngời sửa chữa

ký tên vào bên cạnh Nếu viết sót thì viết bổ sung lên phía trên chỗ sót (bằngmực thờng viết bổ sung vào bên cạnh)

VI.2 - Chứng từ và sổ kế toán

Mức độ và phạm vi hoạt động của hộ kinh doanh nói chung là nhỏ khônggiống nh các doanh nghiệp và những công ty khác nên trình độ quản lý cũng nhphơng pháp hoạch toán kế toán không đỏi hỏi phức tạp nh những chủ thể khác,

nó đợc bó hẹp trong một phạm vị nhất định (Theo quyết định của Bộ tài chínhban hành số 169-2000/QĐ0BTC – ngày 25/10/2000)

Những chứng từ và sổ kế toán thờng sử dụng trong hoạt động kinh doanh :

Chứng từ:

Hoá đơn bán hàng

Bảng kê thu mua nông , lâm , thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất

Bảng kê bán lẻ hàng hoá và dịnh vụ

Phiếu xuất kho kim vận chuyển nội bộ

Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Các loại vé tàu, vé xe, vé vui trơi giải trí

Sổ chi phí sản xuất kinh doanh

Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm , hàng hoá

Bảng kê luân chuyển vật t, sản phẩm, hàng hoá

Sổ đăng ký TSCD sử dụng vào sản xuất

VI.3 Chức năng và công việc kế toán hộ kinh doanh

Cũng nh những doanh nghiệp khác – kế toán hộ kinh doanh thực hiện đầy

đủ các chức năng trong hệ thống kế toán, theo quy định chung của Bộ Tài Chínhnhng quy mô và độ phức tạp không lớn, nó đợc giới hạn trong khuôn khổ kinhdoanh của hộ Hoạt động chủ yếu của hộ kinh doanh là hoạt động kinh doanh th-

ơng mại, kinh doanh buôn bán giữa các đối tác làm ăn Hoạt động kinh doanhcũng tuân thủ theo các quy định chung nh : Làm chọn nghĩa vụ thuế với nhà nớc,tham gia công ích xã hội

Công việc kế toán của hộ kinh doanh nói chung không nhiều và gồmnhững công việc nh :

- Bán hàng và công nợ phải thu

- Mua hàng và công nợ phải trả

- Kế toán chi phí trả lơng cho công nhân

- Kế toán hàng đại lý ký giửi

- Kế toán hàng tồn kho và luân chuyển kho

- Kế toán tiên mặt tiền gửi

Công việc kế toán ở đây đợc thực hiện một cách tuần tự từ khi bắt đầu hoạt

động một chu kỳ kinh doanh cho đến khi kết thúc chu kỳ đấy

Chơng IIPhuơng pháp luận nghiên cứu hệthống thông

tin quản lý

I - Hệ thống thông tin quản lý

I.1 Khái niệm thông tin ?

Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫnlộn Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữliệu là số liệu hay tài liệu cho trớc

Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa

và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định

Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin Thông tin do ngời này, bộ phận này

đa ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác Đó là lý do tại sao hai từ “dữ liệu” và “thông tin” có thể dùng thay thế cho nhau.

Ta có thể hiểu cách khác: Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành trithức mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh

I 2 Bản chất của thông tin

Thông tin luôn thay đổi và có hai tính chất đặc trng là độ cứng và độ phong phú

Độ phong phú cảu thông tin:

Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số làdạng thông tin nghèo nàn nhất Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thôngtin liên lạc

Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định :

Có 3 cấp quyết định:

+Quyết định chiến lợc ( strategic ): Trả lời câu hỏi cái gì ?, để làm gì ? với mục

đích xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống

+Quyết định chiến thuật ( tactic ): Trả lời câu hỏi cho ai?, cung cấp ở đâu ? khinào? nhằm cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối u nguồnlực

+Quyết định tác nghiệp ( Operational ):Trả lời câu hỏi thực hiện mục đích đó nhthế nào?

Các đặc trng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:

-Thông tin đều

đặn

-Phần lớn là ờng kỳ

th Thông tin có tính

đột xuất hoặctrong một khoảngthời gian dài mới

có quyết định -Có thể dự kiến tr-

ớc thông tin -Có thể có mộtsố nét mới đặc

biệt của thôngtin

Thông tin không

có trong dự kiến

để ra quyết địnhmới

- Thông tin quá

khứ -Thông tin quákhứ và hiện tại -Chủ yếu là thôngtin dự đoán tơng

lai-100% thông tin

trong -Phần lớn làthông tin trong

(70%)

-Phần lớn là thôngtin ngoài (70%)-Tính cấu trúc rất

cao -Một số thôngtin có tính phi

cấu trúc

-Phần lớn thôngtin có tính phi cấutrúc

-Thông tin rấtchính xác

-Thông tin cótính tơng đối, có

ý kiến chủ quan

-Thông tin có tínhchủ quan là phầnlớn

-Rất chi tiết -Thông tin

mang tính tổnghợp

Thông tin mangtính khái quát sosánh

I 3 Vai trò của thông tin đối với quản lý

Dới góc độ kinh tế thông tin là những tín hiệu, những thông báo, nhữngkiến thức mới đợc truyền, đợc nhận, đựơc hiểu và đợc đánh giá là có ích để giảiquyết một vấn đề nào đó

Quản lý là điều hoà các nguồn tài nguyên về con ngời và vật chất nhằm đa

tổ chức đạt tới mục tiêu là quá trình biến đổi thông tin thành hành động

Hiệu quả của quản lý ,dù là quản lý trong tổ chức nào và quản lý ở tầm vĩ môhay vi mô cũng đều phụ thuộc chặt chẽ vào số lợng và chất lợng của thông tin

mà ngời quản lý nhận đợc Bởi xét cho cùng ,nếu nh quản gồm các chức năng:vạch kế hoạch, bố chí cán bộ, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát thì chức năng nàotrong số đó cũng cần dùng đến thông tin và cho ra thông tin quyết định Ta cóthể nói những luồng thông tin luân chuyển trong một tổ chức cũng đóng vai trò t-

ơng tự nh hệ thống mạch máu trong cơ thể con ngời

Sự so sánh đó sẽ đợc minh hoạ rõ hơn trong qoan điểm xem xét một tổ

chức nh là sự hợp thành của ba hệ thống: hệ thống quản lý, hệ thống thông tin

và hệ thống thừa hành Trong đó hệ thống thừa hành là bộ phận thực hiện

những quyết định mà hệ thống quản lý ban hành nằm đa tổ chức thích nghi vớimôi trờng và hớng tới mục tiêu nhất định Còn hệ thống thông tin là trung gian làcầu nối liên kết giữa hai hệ thống đó Nó chính là tập hợp các yếu tố có liên quanvới nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý,lu trữ dữ liệu, truyền đạt và phânphát thông tin trong một tổ chức

Các yếu tố cấu thành hệ thống thônh tin :

Hệ thống thônh tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính Ngoàimáy tính điện tử, hệ thống thônh tin còn có con ngời, các phơng tiện thông tinliên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toánhọc, để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin

Có quan điểm phân chia hệ thống thông tin thành bốn loại:

Nếu không có hệ thống thônh tin thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồntại đợc bởi vì với một mục tiêu nào đó mà không có thông tin thì không thể thựchiện theo yêu cầu đợc, do vậy hệ thống thônh tin giữ một vị trí quan trọng haynói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với hệ thống thônh tin

Nguồn thông tin

Nguồn thông tin

Thu thập

Phân phát

Đích thông tin

Đích thông tin

Các thông tin luân chuyển: là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngàycủa tổ chức, khối lợng thông tin này lớn nên cần đòi hỏi có xử lý nhanh và kịpthời.

Các thông tin tổng hợp định kỳ: là thông tin tổng hợp hoạt động của cấp dới báocáo lên cấp trên, nguồn thu thập những thông tin này là các thông tin ghi chéptrực tiếp từ các bộ phận bên trong hệ thống thừa hành

Các thông tin dùng để tra cứu: là các thông tin dùng chung trong hệ thống,các thông tin này tồn tại một thời gian dài và ít thay đổi, đợc dùng để tra cứutrong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp

* Luồng thông tin ra: là những thông tin đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào vàphụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể

H - Hệ thống thônh tin bên ngoài tổ chức

I.6 - Các module của hệ thống thông tin quản lý

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần phải xây dựng các module dữ liệusau:

Nhà n ớc và cấp trên

Nhà n ớc và cấp trên

HTQL

HT bị QL

Nhà cung cấp

Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp

Doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp

Tổ chức có liên quan

Tổ chức có liên quan

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

Khách hàng

Thông tin trong

Doanh nghiệp (tổ chức)

* Các module cập nhật , xử lý thông tin tổng hoạp và thông tin luân chuyển :vì

chất lợng thông tin lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nêm khi xây ụng cần quan tâm đến các yêu cầu sau:

d-Tổ chức màn hình hợp lý nhằm giảm thao tác cho ngời sử dụng

Tự động nạp các giá trị đã biết và các giá trị lặp lại

Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật

Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho ngời sử dụngbiết

* Các module cập nhật thông tin tra cứu : vì các thông tin tra cứu đợc sử dụng

trong hệ thống trong một thời gian dài, đợc cập nhật không thờng xuyên nên việc

tổ chức các thông tin này cần chú trọng đảm bảo cho dễ tra cứu nhất

* Các module báo biểu, báo cáo : đợc thiết kế da trên sự tìm hiểu các mẫu baỏng

biểu báo các theo quy định của hệ thống

I.7 - Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

* Phơng pháp tổng hợp : phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho

từng bộ phận nhng phải đảm bảo về mặt logic trong hệ thống để sau này có thểxây dựng đợc các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm : Cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanhtróng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: các thông tin dể bị trùng lặp, dể xinh ra các tác không cần thiết

* Phơng pháp phân tích: nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm toán học

cho hệ thống Sau đó xây dựng chơng trìng làm việc và thiết lập các mảng làmviệc cho chơng trình đó

Ưu điểm : cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công.Nhợc điểm: hê thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời các mảng này

* Phơng pháp tổng hợp và phân tích: đây là phơng pháp kết hợp của hai phơng

pháp trên Tiến hàng đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số cácthao tác cũng nh nhiệm vụ cần thiết.Yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tínhnhất qoán của thông tin trong hệ thống

I.8 - Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức.

Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tinmột cách có hiệu quả Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lýnày, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin:

Giai đoạn khởi đầu:

Đây là giai đoạn đa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liềnứng dụng tin học và kế toán và tài chính Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn,cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau

Giai đoạn lan rộng:

Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyênmôn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới,tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác ( quá đề cao máytính )

Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:

Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới (Information EnableManager ) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên họ cầnphải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin

Giai đoạn tích hợp ứng dụng:

Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin vào một chủ thể( lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin ).

Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:

Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực cần đểmọi ngời trong tổ chức tiếp cận và sử dụng một cách dễ dàng, do đó quản lýthông tin cần phải có tổ chức và thống nhất Giai đoạn này phần cứng bắt đầuphát triển loại hình mạng

Giai đoạn hoàn chỉnh:

Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hìnhthành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhânviên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tingiúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn

I.9 - Các phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Có hai phơng pháp ứng dụng tin học trong công tác quản lý: phơng pháptin học hoá toàn bộ và phơng pháp tin học hoá từng phần

* Phơng pháp tin học hoá toàn bộ

Nội dung: phơng pháp này chủ yếu là tin học hoá đồng thời tất cả các chứcnăng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay cho cấu trúc hiện

có của đơn vị

Ưu điểm : các chức năng quản lý đợc tin học hoá một cách triệt để đảm bảo

tính nhát quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa thông tin

Nhợc điểm : Thực hiện lâu và khó khăn,đầu t ban đầu về trang thiết bị lớn

* Phơng pháp tin học hoá từng phần

Nội dung : Tin học hoá từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định.Các phân hệ của hệ thống đợc tách biệt và độc lập với các giải pháp đợc chọncủa các phân hệ khác Các phân hệ này thờng đợc ứng dụng trên các máy tính vàhoạt động trong các hệ thống phân tán

Ưu điểm : Khi thực hiện chơng trình là đơn giản vì các công việc đợc pháttriển một cách tơng đối độc lập với nhau, đồng thời phơng pháp này không kéotheo những thay đổi cơ bản và sâu sác về cấu trúc của hệ thống

Nhợc điểm: phơng pháp náy có tính nhất quán không cảo trong toàn bộ hệthống , do đó khó tránh khỏi trùng lặp và d thừa thông tin

I.10 - Vồng đời phát triển của hệ thống

Vòng đời phát triển của hệ thống đợc khởi sinh từ khi có yêu cầu phát triển

hệ thống thông tin của nhà quản lý hoặc ngời sử dụng đầu cuối

Có 5 giai đoạn phát triển vòng đời hệ thống theo sơ đồ dới Mỗi giai đoạn đợcthể hiện trong một khung cữ nhật ,các mũi tên dùng để liên kết đầu vào và đầu racủa từng vòng đời

II hệ thống thông tin kế toán

II.1 - Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán đợc hiểu là tập hợp các nguồn lực nh con ngờ ,thiết bị máy móc đợc thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khácthành thông tin Thông tin kế toán là những thông tin động về toàn hoàn củanhững tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh

nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất ,tiêu thụ và tài chính, phản

ánh tính hai mặt tăng, giảm của vốn và nguồn vốn

Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thông thông tin có sử dụng côngnghệ thông tin dới quyền chủ động tuyệt đối của con ngời để thực hiện các chứcnăng ghi nhận, xử lý, lu trữ và chuyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổchức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp

Khái niệm

Tiêu thức Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán

Mức độ quan tâm Tức thời Liên tục, lâu dài

Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải

Chu trình tiêu thụ: Gồm những sự kiện liên quan đến bán hàng hoá và dịch vụ Chu trình cung cấp: Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá

Chu trình báo cáo tài chính

Chu trình sản xuất

Chu trình tài chính

Báo cáo tài chính

H - Sơ đồ các chu trình trong hệ thống thông tin kế toán

II.3 - Các chế độ xử lý nghiệp vụ trong hệ thông kế toá

Quy trình xử lý nghiệp vụ thủ công

Trong hệ thống kế toán thủ công, các tài liệu gốc đợc ghi chép lại trongcác sổ nhật ký nhằm lu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ , sau đó chúng đ-

ợc chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính – Trình tự xử lý bắt đầu từcác tài liệu gốc, rồi đến sổ nhật ký, sau đó là sổ cái và kết thúc bằng báo cáo tàichính

H Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán thủ công

Quy trìng xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá

Trong hệ thống kế toán tự động, với việc xử dụng máy tính trong cácnghiệp vụ kế toán Các tài liệu gốc đợc nhập vào máy tính thông qua thiết bịnhập liệu trên cơ sở các tệp dữ liệu nghiệp vụ sau đó các tệp này đợc chuyển vàocác tệp sổ cái và các sổ cái sẽ đợc sử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính sổ sách

H - Quá trình xử lý nghiệp vụ trong hệ thống kế toán tự động

III Ph ơng pháp phân tích ,thiết kế và cài đặt hệ hệ thống thông tin

quản lýNhìn một cách tổng thể ,quá trình xây dựng một hệ thống thông tin quản

lý gồm các bớc tuần tự sau: xuất phát từ những sự kiện cụ thể trong thực tế đểthiết lập mô hình khái niệm, sau đó xây dựng mô hình logic và cuối cùng chuyểnsang mô hình vật lý Việc thiết kế một hệ thống thông tin theo mô hình quan hệchính là việc biến đổi một mô hình thực tế theo cách nhìn của ngời dùng thànhmột phần mềm tơng ứng Các thực thể dới con mắt ngời đùng sẽ trở thành cácbảng trong cơ sở dữ liệu ,các chức năng mà ngời dùng yêu cầu sẽ trở thành cácthành phần của một hay nhiều chơng trình ứng dụng

Hệ thống thônh tin quản lý có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏiphải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới hệ thống thônh tin

Hệ thống thônh tin quản lý cần những yêu cầu mới trong nhiều lĩnh vực cần thiếtphải thiết kế mới hệ thống

Hệ thống thônh tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cầnthiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn

Các nhà quản lý của hệ thống thônh tin có những chính sách đa ra nhằm thiết kế

hệ thống mới có chất lợng

Trong quá trình phát triển hệ thống,thiết kế chính là một trong những giai

đoạn quan trọng nhất, nó ảnh hởng to lớn đến chất lợng và hiệu quả cuối cùngcủa hệ thống Bản thân từ “hệ thống” đã bao hàm một tập hợp các ứng dụng đợc

tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý Nếu nh chúng đợc xây dựng một cách tuỳ tiện, không theo một thiết kế thống nhất thì sẽ rất khó khăn trong việc tơng tác liên

hệ giữa chúng ,vì vậy không thể tạo nên hệ thống tốt Mặt khác việc thiết kế cơ

sở dữ liệu vô cùng qoan trọng, nó không những đảm bảo cho việc tránh d thừa dữliệu ,nâng cao hiệu quả hệ thống mà còn tác động đến sự hoạt động và tơng tácgiữa các chơng trình khác , và quan trọng hơn nữa một hệ thống chỉ có thể mởrộng ,sửa đổi rễ ràng để đáp ứng các yêu cầu luôn biến động nếu nh nó dựa trên

một thiết kế tốt Nếu hệ thống không đợc dựa trên một thiết kế tốt thì quá trìnhbảo trì nâng cấp hệ thống sẽ thực sự trở thành gánh nặng , cha kể đến hệ thống

có thể bị đào thải

Vì có vai trò và tầm quan trọng không thể phủ nhận đợc nh vậy , gần đây việcphân tích thiết kế hệ thống đã đợc coi trọng hơn Hệ thống thông tin đang xâydựng ở đề tài này tuy không phải là một hệ thống đợc xây dựng hoàn toàn mới,song ta vẫn thực hiện tỷ mỉ từng công việc trong phân tích , thiết kế để đảm bảomột nền tảng thiết kế tốt cho hệ thống ,tạo điều kiện tốt cho công việc bảo trìhoặc mở rộng,thay đổi hệ thống sau này

Dới đây là trình bày quy trình phát triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 5giai đoạn:

III.1 - Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời phát triển hệ thốngTrong giai đoạn này chúng ta phải làm sáng tỏ đợc bản chất và quy mô của vấn

đề đợc đề cập tới trong yêu cầu phát triển hệ thống thông tin ,đồng thời đánh giátính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin mới

III.2 - Làm sáng tỏ yêu cầu và quy mô của vấn đề

Để làm sáng tỏ vấn đề đợc nêu ra trong yêu cầu phát triển hệ thống thôngtin thì chúng ta phải tìm hiểu xem

Lí do dẫn tới yêu cầu đó là gì: Là vì muốn cải tiến chất lợng dịch vụ dànhcho những ngời sử dụng cuối? Là vì muốn nâng cao hiệu quả của hệ thống thôngtin hiện thời? Hay là vì những thông tin mà hệ thống thông tin hiện thời cungcấp còn cha đầy đủ ,cha kịp thời, cha thích hợp với yêu cầu quản lý ? Hay là bởi

sự kiểm soát dữ liệu trong hệ thống thông tin còn lỏng lẻo hoặc hiệu quả kinh tếcòn cha cao?

Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đó xuất phát từ nguồn nào: Từ ngời

sử dụng cuối với những yêu cầu ngày càng phong phú? Từ chỉ thị của các nhàquản lý cấp cao ? Hay là từ chính hệ thống thông tin hiện thời với những sai sótnào đó? Hay là từ kiến nghi của trung tâm thông tin trong kổ chức ? Hay là từcác tác nhân bên ngoài tổ chức?

III 3 - Đánh giá tính khả thi và hiệu quả sơ bộ củ hệ thống thông tin

Để đánh giá tính khả thi cùng hiệu quả sơ bộ của hệ thống thông tin đang

đợc yêu cầu phát triển ,ta cần xem xét các mặt sau:

Tính khả thi về mặt kỹ thuật : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin có tínhkhả thi về mặt kỹ thuật nếu nh tổ chức hiện đã có hoặc có khả năng co nhữngtrang thiết bị cùng đội ngũ nhân sự cần thiết để xây dựng, cài đặt và vận hàng hệthống thông tin mới

Tính khả thi về mặt tổ chức : Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin đợc coi là

có tính khả thi về mặt tổ chức nếu sau khi việc phát triển và cài đặt hệ thốnghoàn thành thì hệ thống thông tin mới sẽ đợc sử dụng.Để xem xét khía cạnh cókhả thi về mặt tổ chức ta phải xét những vấn đề sau: Liệu những ngời sử dụngcuối cùng có đợc lôi cuốn váo phát triển hệ thống thông tin mới không? Kếhoạch phát triển hệ thống thông tin mới có hợp lý không? Cán bộ lãnh đạo vànhững ngời sử dụng cuối cùng có ủng hộ phát triển hệ thống thông tin nàykhông?

Tính khả thi về mặt kinh tế :Một yêu cầu phát triển hệ thống thông tin mớ đợccoi là khả thi về mặt kinh tế nếu những lợi ích mà hệ thống thông tin mới đem lạivợt quá ngững chi phí phát triển ,cài đặt và vận hành nó Để xem xét xem hệthống thông tin mà đề tài của mình xây dựng có khả thi về kinh tế hay không ,ta

đã phái giải quyết những vấn đề sau: Ước lợng chi phí cho nhân sự phát triển hệthống ,ớc lợng chi phí cho việc mua sắm trang thiết bị cần thiết, ớc lợng lợi íchthu đợc từ hệ thống mới, ớc lợcg chi phí cơ hội trong trờng hợp không phát triển

hệ thống thông tin mới

III 4 Phân tích hệ thống

Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống :Là phải hiểu rõ hệ thống thôngtin hiện có ,xác định rõ yêu cầu hệ thống và các đầu vào, đầu ra, các xử lý, kiểmsoát và thời gian thực hiện, đa ra các khiến nghị thay đổi và xây dựng những mụctiêu cụ thể cần đạt đợc trong hệ thông thông tin mới

Để đạt đợc mục đích trên ,trong giai đoạn chúng ta phải thực hiện hai côngviệc chính:

III 4.1 Xác định các yêu cầu hệ thông

Trong bớc này chúng ta cần thu đợc những câu trả lời đầy đủ cho các câu

hỏi Ai?,cái gì?, khi nào?, ở đâu?, nh thế nào? Đồng thời trong khi giải đáp

những câu hỏi đó, chúng ta cũng luôn phải đặt ra câu hỏi tại sao?

Ai ? ai là ngời thực hiện từng thủ tục trong hệ thông thông tin hiện có ? Tại saolại là ngời đó ? Có đúng là ngời thích hợp không? Liệu nhiệm vụ này có thể daocho ai khác đợc không ?

Cái gì? những xử lý gì đang đựơc làm? Những thủ tục gì đang tiến hành để thựchiện những xử lý đó? Tại sao những xử lý này lại cần thiết ?

Khi nào ? Khi nào thì thủ tục đợc thực hiên? Tại sao nó lại thực hiện vào thời

điểm đó? Liệu đó có phải là thời điểm tốt nhất cha?

Ơ đâu ? Việc vận hàng hệ thống đang thực hiện ở đâu ? Tại sao? Liệu hệ thống

có thể đợc vận hành ở chỗ nào khác hiệu quả hơn không?

Nh thế nào? Mỗi một thủ tục đợc thực hiện nh thế nào? Tại sao nó lại đợc thựchiện theo cách đó? Liệu nó có thể thực hiện tốt hơn không? Có hiệu quả coa vàchi phí thấp hơn không?

Để thu đợc câu trả lời cho những vấn đề trên chúng ta có nhiều phơngpháp: nh phỏng vấn, quan sát, tra cứu tài liệu, dùng phiếu hỏi Mỗi phơng pháptrong số đó có u điểm và nhợc điểm riêng Trong mỗi điều kiện thực hiện đề tàinày, tôi chỉ phối hợp ba phơng pháp : Phỏng vấn, quan sát và tra cứutài liệu

III 4.2 Phân tích yêu cầu hệ thống

Có rát nhiều phơng pháp đặc tả yêu cầu hệ thống đợc các nhà phân tích hệthống sử dụng trong hơn 30 năm qua Song từ những năm 1970 lại đây phân tích

có cấu trúc đã tỏ ra là một phơng pháp u việt nhất Theo phơng pháp này để phântích các yêu cấu của hệ thống chúng ta sẽ sử dụng những công cụ sau :

Sơ đồ chức năng nhiệp vụ : Sơ đồ này là sự phân rã có thứ bậc đơn giảncác chức năng của hệ thống trong miền khảo sát Mỗi chức năng đợc ghi trongmột khung và nếu cần sẽ đợc phân thành các chức năng con, số mức phân rã phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Sơ đồ này giúp ta tăng cờng cáchtiếp cận logic tới hệ thống cần nghiên cứu Các chức năng đợc xác điịnh ở đây

đợc dùng trong nhiều mô hình sau này

Sơ đồ dòng dữ liệu (DBF) : Đây là một trong những công cụ quan trọngnhất việc phân tích hệ thống có cấu trúc Nó đa ra một phơng pháp thiết lập quan

hệ giữa chức năng hoặc quá trình với những thông tin mà chúng sử dụng Đây làmột phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó sác định rõ thông tin nào

có mặt trớc khi một quá trình đợc thực hiện

Đặc tả yêu cầu của hệ thống ta phải xây dựng một sơ đồ luồng dữ liệu ,

b-ớc đầy tiên trong việc xây dựng bộ này phải thiết lập sơ đồ khung cảnh của hệthống(Context diagram) Đây là một sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra sự chao đổi thôngtin giữa hệ thông thông tin với các tác nhân bên ngoài,và cũng là mức nhìn baoquát nhất về hệ thống Nó đợc bố chí trên một trang,bao gồm một vòng tròn biểuthị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu đợc bao quanh bởi các tác nhân bênngoài của hệ thống và có các mũi tên chỉ hớng thông tin đợc truyền vào/ra khỏi

hệ thống

Bớc tiếp theo trong quá trình xây dựng bộ sơ đồ luồng dữ liệu là thiết lập sơ đồluồng dữ liệu mức đỉnh Sơ đồ này đa ra một cái nhìn chi tiết hơn về hệ thôngthông tin so với sơ đồ khung cảnh.Nó chỉ ra các sử lý ,các dòng dữ liệu,các khodữ liệu chính của hệ thông thông tin Việc phân rã xử lý trong sơ đồ luồng dữliệu mức đỉnh sẽ cho chúng ta các sơ đồ luồng dữ liệu mức 1, và tuỳ thuộc vào

độ phức tạp của các xử lý mà ta có thể phải tiếp tục phân rã các sơ đồ luồng dữliệu mức xâu hơn

III 5 Thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý

Thiết kế logic xác định mọi đầu vào ,đầu ra mọi xử lý của hệ thống để đápứng các yêu cầu của hệ thống đã đợc xác định song không quan tâm đến việcchúng ta sẽ đợc thực thi nh thế nào Trong khi thiết kế logic chỉ quan tâm đếnviệc những cái gì đợc đòi hỏi phải có , thì thiết kế vật lý lại quan tâm đến việclàm thế nào để thoả mãn những đòi hỏi đó Thiết kế logic đợc thực thiện đồngthời với chính giai đoạn phân tích hệ thống , khi mà chúng ta khảo sát ,xác định,phân tích, tổ chức và mô tả các yêu cầu logic của hệ thống về các đầu vào, các

đầu ra và các xử lý Do đó trong giai đoạn thiết kế hệ thống này chúng ta duyệtlại các yêu cầu của hệ thống và tiến hành thiết kế

III 5.1 Thiết kế các đầu ra của hệ thống

Chủ yếu bao gồm các mẫu biểu báo cáo tổng kết sẽ đợc in và các màn hìnhchích rút thông tin theo yêu cầu quản lý Để làm tốt phần thiết kế này ta luônphải quan tâm đến đối tợng nhận báo cáo và mức độ chi tiết của báo cáo mà ngời

đó yêu cầu

III 5.2 Thiết kế đầu vào của hệ thống

Những công việc cụ thể mà ta phải làm trong phần thiết kế này:

Thiết kế hoặc hiệu chỉnh nguồn dữ liệu sao cho rễ đọc ,rễ sử dụng và cothẩm mĩ với chi phí phải trăng nhằm tạo cơ sở thuận lợi cho việc nhập dữ liệuvào hệ thống

Xác định cách thức nhập dữ liệu

Thiết kế màn hình nhập liệu: Sao cho đệp mắt lôi cuốn và không rắc rối ,các mục thông tin cũng nh việc điều khiển vị trí của con trỏ trên màn hình ,cácthông báo và các hớng dẫn cũng nh việc sử dụngcác thuật ngữ phải thốngnhất ,tạo điều kiện thuận lợi cho ngời sử dụng ,

III 5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Xác địh các mục đích của cơ sở dữ liệu

Phân loại mô hình dữ liệu : Xác định thực thể và các thuộc tính của các thực thể ,xác định mối quan hệ giữa các thực thể

Duyệt lại mô hình dữ liệu nhằm đảm bảo giảm thiểu sự trùng lặp, tránh dthừa hay bỏ xót dữ liệu, tăng cờng tính đọc lập giữa các bảng tơng ứng với cácthực thể

Tạo lập cơ sở dữ liệu nghĩa là phiên dịch mô hình dữ liệu đã thiết kế đã thiết kếthành cơ sở dữ liệu theo các quy tắc sau:

+ Mỗi thực thể trở thành một bảng trong cơ sở dữ liệu có cùng tên

+ Mỗi thuộc tính cuả thực thể trở thành một cột trong bảng có cùng tên

+ Mỗi bảng đều có một khoá chính để xác định một cách duy nhất các cá thểtrong bảng

+ Thiết lập mối quan hệ Một – Một

Giả sử cơ sở dữ liệu có hai thực thể A và B đợc ghi nhận bằng hai bảng dữ liệu A

và B, ta nói rằng có một mối quan hệ một-một giữa hai thực thể A, B (hay haibảng A, B ) nếu mỗi dòng của A tơng ứng với một dòng của B và ngợc lại mỗidòng của bảng B tơng ứng với một dòng của bảng A Việc sát nhập hai bảng A,

B lại vẫn có thể dễ dàng Mối quan hệ này xuất hiện khi tách một bảng rất nhiềucột thành hai bảng cho đỡ cồng kềnh, quy mô nhỏ hơn

+ Thiết lập mối quan hệ Một - Nhiều

Ta nói rằng có một mối quan hệ một – nhiều giữa hai thực thể (hay hai bảng A,B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng B nhng ngợclại mỗi dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng trong bảng A Bảng A ởphía một gọi là “bảng chủ”, bảng B ở phía nhiều gọi là “bảng quan hệ”

Mô hình nh sau:

+ Thiết lập mối quan hệ Nhiều – Nhiều

Ta nói rằng có một mối quan hệ Nhiều – Nhiều giữa hai thực thể (hayhai bảng A và B) nếu mỗi dòng trong bảng A tơng ứng với nhiều dòng trongbảng B và ngợc lại mỗi dòng trong bảng B có liên quan với nhiều dòng trongbảng A

Khi có mối quan hệ Nhiều – Nhiều ta cần tạo ra một thực thể thứ ba gọi là thựcthể giao để liên kết hai thực thể kia qua hai mối quan hệ Một – Nhiều

Mô hình nh sau:

NTNHOM

*Mã nhóm TNTên nhóm TN

NTNHOM

*Mã nhóm TNTên nhóm TN

MTMUC

*Mã mục TMMã nhóm TN

MTMUC

*Mã mục TMMã nhóm TN

Chuẩn hoá cơ sở dữ liệu để đảm bảo cho các bảng ứng với các thực thể thoả mãn

ba dạng chuẩn sau:

+ Dạng chuẩn 1NF : Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ nhất khi và chỉ khi tất cả

các thuộc tính trong mỗi danh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp.Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặo đó ra thành các danhsách con và có ý nghĩa của nó

+ Dạng chuẩn 2NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thú hai khi và chỉ khi nó

thuộc chuẩn thứ nhất và tất cả các cột không thuộc khoá chính đều phụ thuộc đầy

đủ vào khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc một phần vào khoá chính Nếu có sựphụ thuộc đó thì phải tách thuộc tính phụ thuộc đó thành một danh sách conmới, tức là không tồn tại một cột không thuộc khoá chính mà chỉ phụ thuộc mộtphần vào khoá chính

+ Dạng chuẩn 3NF: Một bảng thuộc dạng chuẩn thứ ba khi và chỉ khi nó

thuộc dạng chuẩn thứ hai và không có sự phụ thuộc khoá bắc cầu, tức là khôngtồn tại một cột không thuộc khoá chính mà phụ thuộc hàm vào một cột kháccũng không thuộc khoá chính Nếu có thì phải tách thành hai danh sách

III 5.4 Thiết kế các xử lý của hệ thống

Bao gồm hai công doạn :

Chọn lựu phơng pháp xử lý : Xử lý trực tuyến, xử lý theo lô, xử lý kết hợp , đồngthời cần xác định xem đây là hệ thống xử lý một ngời dùng hay hệ thống xử lýnhiều ngời dùng ?

Xác định các chức năng xử lý chính

III 5.5 Thiết kế ứng dụng

Công việc bao gồm hai bớc :

Bớc 1: Xây dựng các chơng trình cần có và nhiệm vụ của mỗi chơng trình, nó

đ-ợc thực hiện trong giai đoạn thiết kế hệ thống

Bớc 2 : Thiết kế cụ thể các module của từng chơng trình, nó đợc thực hiện tronggiai đoạn xây dựng trơng trình

III.7 Cài đặt và đánh giá hệ thống

Giai đoạn cài đặt và đánh giá hệ thống đồi hỏi chúng ta phải thực hiện bốn công

đoạn sau:

Hoàn thiện môi trờng kiểm tra thử

Đoà tạo ngời xử dụng

Thay thế hệ thông thông tin cũ bằng hệ thông thông tin mới

Đánh giá kết quả cài đặt và khai thác hệ thống

IV ứng dụng tin học trong công tác kế toán hộ kinh doanh

IV.1 Các bớc xây dựng hệ thống

Khảo sát và đặt vấn đề : Chiếm 15% cồng việc, khảo sát hệ thông hiện tạinắm rõ đợc hoạt động thực tại nhằm khắc phục các nhợc điểm của nó, để pháttriển thành một hệ thống mới, có tính u việt hơn, định hớng cho giai đoạn sau.Xem xét tính khả thi về mặt tài chính, mặt kỹ thuật và mặt tổ chức

Phân tích yêu cầu hệ thống : Chiếm 35% công việc, phân tích hệ thống làtiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại, dựa vào các thông tin đầu ra, thôngtin đầu vào, trê cơ sở đó xây dựng các lợc đồ khái niệm, chức năng của hệ thốngcho một hệ thống mới

Thiết kế và xây dựng hệ thống : Chiếm 40% công việc, thiết kế tổng thể ,chức năng của hệ thống, xây dựng các quy trình nghiệp vụ cho các đơn thể vàcho chơng trình

Cài đặt hệ thống : Chiếm 10% công việc, là công việc cuối cùng để kếtthúc chơng trình, thiết lập các mối quan hệ giữa chơng trình và môi trờng, chạythử và bảo trì hệ thống mới, hớng dẫn ngời sử dụng

IV .2 Các hình thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

* Chuyển đổi từng phần: Ngời sủ dụng hệ thống mới trong một giới hạn nhất

định (cho từng phần một ) còn có những phần khác vẫn sử dụng hệ thống cũ, sau

đó chuyển đổi dần cho đến khi hệ thống đợc thay thế hoàn toàn

* Chuyển đổi song song: Cả hệ thống cũ và hệ thống mới cùng sử dụng trongmột thời gian nhất định cho tới khi hệ thống mới hoàn toàn đảm nhận đợc sứmệnh của mình một cách có hiệu quả và chấm dứt hệ thống cũ

* Chuyển đổi thí điểm cục bộ: Đây là hình thức kết hợp của hai hình thức trên,tuỳ theo không gian và thời gian mà lựa chon một trong hai hình thức trên

Trong kinh doanh thơng mại, cần xuất phát từ các đặc điểm quan hệ kinh

tế và thơng mại với các bạn hàng để tìm đợc phơng thức giao dịch mua, bánthích hợp để đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất Vì vậy kế toán lu chuyển hànghoá cần đợc hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp các thông tin cho nhà quản lý

ra các quyết định hữu hiệu

IV3 Môi trờng hoạt động của hệ thống

Nhiệm vụ của bài toán là xác định đợc cơ sở dữ liệu về các đầu vào là cácchứng từ, cuối định kỳ lập báo cáo theo tháng, quý, năm bằng các màn hình nhậpliệu, thực đơn và giao diện đầu ra là các báo cáo Trong bài toán có một số sơ đồkhối giải thuật và cấu trúc dữ liệu của các thông tin cập nhật

Hệ thống đợc thiết kế bằng Hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lập trình VisualFoxpro 6.0

 Công cụ ngôn ngữ thiết kế hệ thống:

+ Công cụ thiết kế: Visual Fox 6.0

+ Công cụ lập trình: Visual Fox 6.0

+ Cơ sở dữ liệu: Visual Fox 6.0

 Môi trờng mạng LAN, hệ điều hành mạng Windows NT Server 4.0

Cấu trúc Client - server:

+ Môi tr ờng máy chủ :

Cấu hình tối thiểu:

1 Cấu hình tối thiểu Pentium Pro

2 Bộ nhớ Ram 64 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD

3 Visual Fox server 6.0

Cấu hình tiêu chuẩn:

1 Cấu hình tối thiểu Pentium Pro - 300

2 Bộ nhớ Ram 128 MB, ổ cứng 4,3 GB HDD

3 Visual Fox server 6.0

4 Máy chủ chỉ nên dùng cho hệ thống, việc cài các ứng dụng khác có thể làm

ảnh hởng đến hệ thống

5 Có ổ bằng từ để Backup

+ Môi tr ờng máy trạm :

Cấu hình tối thiểu:

 Môi trờng truyền thông:

Các phơng tiện hiện đang sử dụng là đĩa mềm, đờng điện thoại

Giải pháp:Cập nhật dữ liệu thông qua File text, yêu cầu là chuyển đợc

File text từ nơi gửi tới nơi nhận

Yêu cầu:

-Tại nơi nhận dữ liệu: Chơng trình xử lý các File nhận đợc có thể đợc cài trên 1máy trạm hay máy chủ đã đợc cài HĐH Windows NT hoặc Windows 95, cácFile kết xuất kết quả xử lý sẽ đợc chơng trình truyền tin tự động truyền về chonơi gửi

-Tại nơi gửi dữ liệu: Chơng trình kết xuất các số liệu cần gửi ra File, đặt trongmột th mục riêng, các File này sẽ đợc chơng trình truyền tin tự động truyền chonơi nhận

Chơng III

Phân tích - thiết kế - xây dựng chơng trình kế

toán hộ kinh doanh

I Đặc điểm chung của kế toán hộ kinh doanh Hoạt động kinh doanh hộ kinh doanh là hoạt động lu thông phân phối hànghoá trên thị trờng nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của hộ Gồm có những đặn

điểm chủ yếu nh:

Lu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thơng mại, nh mua hàng và bánhàng Đối tợng trong kinh doanh là các loại hàng hoá phân theo từng loại nh:hàng vật t thiết bị , hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lơng thực

Quá trình lu chuyển hàng hoá đợc thực hiện theo hai phơng thức là bán buôn vàbán lẻ

Tổ chức kinh doanh thơng mại là bán buôn, bán lẻ hoặc kinh doanh tổng hợp.Nhiệm vụ kế toán trong hộ kinh doanh:

Ghi chép số lợng, chất lợng và giá phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ

Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ

Phản ánh kịp thời khối lợng hàng hoá, ghi nhận doanh thu bán và các chỉ tiêu cóliên quan

Lựu chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo chínhxác chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá

Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dụ trữ kho hàng hoá, phát hiện

và xử lý kịp thời hàng ứ đọng

Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bánhàng

Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng

Tính các khoản lợng và trích theo lơng vào chi phí

Để thực hiện công tác kế toán trong Kế toán hộ kinh doanh thì không cần phải triểnkhai công việc kế toán nh một hệ thống kế toán quy mô của một Công ty hoặc mộtDoanh nghiệp mà nó đợc bó hẹp trong phạm vi hoạt đông kinh doanh của hộ Hoạt

động kinh doanh của hộ không lớn, các công việc kế toán không phức tạp, số lợngchứng từ giao dịch ít, cho nên chúng ta áp dụng hình thức kế toán ở đây là hình thức

”Sổ Nhật Ký Chung” Hình thức ”Sổ Nhật Ký Chung” là sổ kế toán tổng hợp dùng

để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Cácthông tin phản ánh một cách tổng quát, giúp nhà quản lý ra các quyết định đúng đắncho quá trình kinh doanh cũng nh tài chính phù hợp với sự hoạt động kinh doanhcủa Hộ

Tổ chức công việc kế toán:

Kế toán bán hàng cà công nợ phải thu

Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Kế toán hàng tồn kho, luân chuyển kho

Kế toán tiền mặt tiền, tiền giửa

Kế toán vật t hàng hóa

Kế toán chi phi sản xuất kinh doanh

II C¸c th«ng tin cÇn qu¶n lý trong hÖ thèng Sau khi tiÕn hµnh kh¶o s¸t vµ thu thËp th«ng tin cña hÖ thèng, cho ta mét

sè c¸c th«ng tin bao gåm:

Th«ng tin ®Çu ra

Sæ nhËt ký b¸n hµng

Sæ nhËt ký mua hµng

Sæ chi phÝ s¶n xuÊt,kinh doanh

B¶ng kª lu©n chuyÓn vËt t,s¶n phÈm hµng ho¸

Sæ theo giâi lu©n chuyÓn vËt t s¶n phÈm hµng ho¸

Sæ tiÒn mÆt, tiÒn giöa

Sæ theo giâi nî ph¶i thu

Sæ theo giâi nî ph¶i tr¶

Sè trang trícchuyÓn sang

cã thuÕ

Ghichó