Qui trình quản lý thiết bị tin học hành chính xây dựng

  CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG COTEC – COTECCONS GROUP Bộ phận soạn thảo : Phòng Hành Chính Quản Trị ( HCQT ) Ngày ban hành : QUẢN LÝ THIẾT BỊ TIN HỌC  I MỤC DÍCH Nhằm quản lý máy móc, thiết bị văn phòng cách hiệu quả, hạn chế tối đa việc thất tài sản cơng ty II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất cơng trình phòng/ ban nằm ngồi văn phòng cơng ty III QUI TRÌNH THỰC HIỆN A Sơ đồ Hướng dẫn quản lý thiết bị: ( xem sơ đồ hướng dẫn đính kèm ) B Diễn giải: Kiểm kê thiết bị định kỳ: Hàng quý (đầu q) Phòng ban/cơng trình có nhiệm vụ thống kê máy móc, thiết bị văn phòng ( thiết bị cấp, mua mới, chuyển giao ) theo Biểu mãu Thống kê thiết bị (BM.TKTB) có xác nhận CHT Cơng trình chuyển cho BP IT – Phòng HCQT để kiểm tra, đối chiếu Cung cấp thiết bị: Khi có nhu cầu cấp thiết bị, phòng ban/cơng trường lập phiếu đề nghị mua sắm thiết bị có đầy đủ chữ ký Trưởng phận/Chỉ huy trưởng Giám đốc khối gởi phòng HCQT Phòng HCQT xem xét cấp thiết bị có sẵn đề nghị mua theo qui trình mua sắm Cơng ty Chuyển giao thiết bị: Khi có yêu cầu chuyển giao thiết bị: Bộ phận chuyển thiết bị lập Phiếu bàn giao thiết bị (BM.BGTB) trình Giám đốc khối ký duyệt, đồng thời có xác nhận Trưởng phận bên giao bên nhận Bên giao có nhiệm vụ photo scan Phiếu giao nhận thiết bị có đầy đủ chữ ký duyệt Phòng HCQT để cập nhật, theo dõi Thiết bị hư hỏng mất: - Trường hợp thiết bị bị hư hỏng sử dụng được: Bộ phận/ cơng trình lập Phiếu đề nghị trả thiết bị (BM.ĐNTTB) Giám đốc khối duyệt có có xác nhận Trưởng phận/ CHT Cơng trình gừi Phòng HCQT Tùy vào vị trí địa lý cơng trường, phòng HCQT trình Ban Lãnh đạo biện pháp xử lý: lưu kho cơng trình lý cơng trình hồn thành Phòng HCQT nhận lại để lưu kho Công ty - Nếu thiết bị bị cắp: yêu cầu Phòng ban/ cơng trường phải có biên cắp có xác nhận Giám đốc khối, Chỉ huy trưởng gửi Phòng HCQT để cập nhật, theo dõi IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN - Qui trình quản lý thiết bị áp dụng thống tồn Cơng ty có hiệu lực kể từ ngày ký - Phòng HCQT có nhiệm vụ phổ biến hướng dẫn cơng trình/ Phòng ban có liên quan thực theo qui trình - Trong q trình thực có khó khăn vướng mắc đề nghị phản ánh Phòng CQT để trình Tổng Giám đốc xem xét bổ sung sửa đổi TỔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN BÁ DƯƠNG Qui trình quản lý thiết bị: TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ HƯỚNG DẪN FORM MẪU Cập nhật thơng tin thiết bị tin hoc Phòng ban/ Cơng trình u cầu cấp thiết bị Kiểm tra thiết bị có BP IT Có BM.ĐNMS Khơng có Mua sắm thiết bị Trưởng P/ban, GĐK, CHT CT, Thư ký Trưởng P/ban, GĐK, CHT CT, Thư ký Mất Chuyển giao Hư hỏng thiết bị Lập Biên cáp thiết bị Có thay đổi Trưởng P/ban, Thực giao nhận GĐK, CHT CT, Thư ký thiết bị Thư Ký CT/ CHT CT Thống kê thiết bị P HCQT Tổng hợp thống kê thiết bị Lập phiếu Trả thiết bị BM.TTB BM.MCTB BM.GNTB BM.TKTB ... xét bổ sung sửa đổi TỔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN BÁ DƯƠNG Qui trình quản lý thiết bị: TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ HƯỚNG DẪN FORM MẪU Cập nhật thơng tin thiết bị tin hoc Phòng ban/ Cơng trình u cầu cấp thiết bị