Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần thực phẩm nghệ an

i TĨM LƯỢC Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu kinh doanh để trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đem lại hiệu cao cần phải đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa bán ra, nâng cao nguồn nhân lực… mà cần có tảng cấu tổ chức phân quyền phù hợp Trước tầm quan trọng cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp, em nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An” để khóa luận tốt nghiệp Khóa luận gồm chương: Chương 1: Một số lý luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Chương nêu rõ khái niệm cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp, nội dung cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp, nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Chương 2: Phân tích đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Chương giới thiệu tình hình Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An, tổng quan tình hình cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Ảnh hưởng nhân tố môi trường (gồm môi trường bên mơi trường bên ngồi) tới cấu tổ chức phân quyền Công ty Kết điều tra trắc nghiệm vấn Kết phân tích liệu thứ cấp cấu tổ chức phân quyền ba năm 2009, 2010 2011 công ty, thành công, hạn chế nguyên nhân thành cơng hạn chế Chương 3: Đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Trình bày phương hướng hoạt động Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An thời gian tới Đưa quan điểm giải hoàn thiện, đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An ii LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học Thương Mại, nhờ dạy bảo tận tình thầy em tích lũy số kiến thức tảng Quản trị doanh nghiệp thương mại, số kỹ phục vụ cho việc vận dụng kiến thức học vào thực tế Sau thời gian thực tập Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An”, khoảng thời gian hữu ích để em tiếp cận với thực tế hoạt động kinh doanh cơng ty, có điều kiện vận dụng kiến thức kỹ học vào môi trường cụ thể Trong q trình nghiên cứu viết khóa luận, em PGS.TS Trần Hùng tận tình bảo với giúp đỡ anh chị Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An”trong thời gian em thực tập Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Trần Hùng, thầy cô giáo môn Nguyên lý quản trị Ban lãnh đạo Cơng ty tồn thể nhân viên Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em q trình thực tập Cơng ty Mặc dù nỗ lực trình thực tập, nghiên cứu cơng ty thời gian kiến thức hạn chế, hiểu biết than vấn đề nghiên cứu thực chưa đầy đủ Vì vậy, viết khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận nhận xét, đóng góp ý kiến, hướng dẫn thầy cô, bạn bè, anh chị làm việc cơng ty để viết em hồn chỉnh hơn, củng cố kiến thức em rút kinh nghiệm thực tế lĩnh vực nghiên cứu sau tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! iii MỤC LỤC iv DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 : Kết hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An ba năm 2009, 2010, 2011……………………………………………………… 19 Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động Cơng ty theo trình độ…………………………….22 Bảng 2.3 : Kết đánh giá đặc điểm cấu công ty……………… .25 Bảng 2.4 : Kết đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu chiến lược………………… 26 Bảng 2.5 : Kết đánh giá tính tối ưu cấu tổ chức…………………………27 Bảng 2.6 : Kết đánh giá tình hình linh hoạt cấu tổ chức……………… 27 Bảng 2.7 : Kết đánh giá tin cậy cấu tổ chức…………………………… 28 Bảng 2.8 : Kết đánh giá mức độ đáp ứng nguyên tắc phân quyền……… 28 Bảng 2.9 : Kết đánh giá độ đáp ứng yêu cầu phân quyền………………….29 Bảng 2.10 : Cơ cấu phân bổ lao động doanh nghiệp…………………………….32 v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1 : Mơ hình tổ chức đơn giản………………………………………………7 Sơ đồ 1.2 : Mơ hình tổ chức chức năng…………………………………………… Sơ đồ 1.3 : Mơ hình tổ chức theo sản phẩm……………………………………… Sơ đồ 1.4 : Mơ hình tổ chức theo khu vực địa lý………………………………… Sơ đồ 1.5 : Mơ hình tổ chức định hướng khách hàng…………………………… Sơ đồ 1.6 : Mơ hình tổ chức ma trận……………………………………………… Sơ đồ 1.7 : Mơ hình tổ chức hỗn hợp…………………………………………… 10 Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược A Chandler………………….14 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An………… 18 Sơ đồ 3.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An…… 42 vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CSDL : Cơ sở liệu CRM : Customer Relationship Management (Quản lý quan hệ khách hàng) HCNS : Hành nhân KD : Kinh doanh KDXNK : Kinh doanh xuất nhập LN : Lợi nhuận NXB : Nhà xuất PGS.TS : Phó Giáo sư Tiến sĩ PTNL : Phát triển nguyên liệu QA : Chất lượng SCM : Supply Chain Management (Quản lý chuỗi cung ứng ) TGĐ : Tổng giám đốc TH.S : Thạc sĩ TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TS : Tiến sĩ WTO : Tổ chức Thương mại Thế giới vii PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA (Dành cho đối tượng nhà quản trị) Kính gửi: Ông (Bà): ………………………………………………………… Chức vụ công tác:………………………………………………… Thưa Ông (Bà), cấu tổ chức phương tiện để nhà quản trị phối hợp hoạt động chức hay phận khác nhằm khai thác đầy đủ kỹ lực họ Do đó, hồn thiện cấu tổ chức phân quyền yếu tố thiếu cho tồn thành bại doanh nghiệp Để có thêm liệu, thơng tin tin cậy xác từ phía Ơng (Bà) nhằm thực đề tài luận văn “ Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An”, xin Ơng (Bà) vui lòng giúp tơi hồn thành phiếu điều tra Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết cấu tổ chức cơng ty theo mơ hình nào?  a Mơ hình tổ chức đơn giản  b Mơ hình tổ chức chức  c Mơ hình tổ chức theo sản phẩm  d Mơ hình tổ chức theo khu vực địa lý  e Mơ hình tổ chức định hướng khách hàng f Mơ hình tổ chức ma trận  g Mơ hình tổ chức hỗn hợp Xin Ông (Bà) đánh giá số lượng phòng ban nay?  a.Nhiều  b.Đủ  c.Thiếu Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết đánh giá tính hữu hiệu cấu tổ chức công ty nay?  a.Rất hữu hiệu  b.Hữu hiệu  c.Trì trệ  d.Rất trì trệ viii Theo đánh giá Ơng (Bà) cấu tổ chức có thích hợp với chiến lược tổng thể công ty?  a.Thích hợp  b.Chưa thích hợp  c.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Theo Ơng (Bà) chức phòng ban, phận thiết kế rõ ràng hay chưa?  a.Rõ ràng  b.Thiếu rõ ràng  c.Ý kiến khác:………………………………………… Xin Ơng( Bà) cho biết đánh giá tính chun mơn hóa phân chức năng?  a.Cao  b.Bình thường  c.Thấp  d.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Theo đánh giá Ông (Bà) chế phối hợp chức công ty?  a.Tốt   c.Trung bình  d.Kém b.Khá Ơng (Bà) đánh mức độ trao đổi, chia sẻ thơng tin phòng ban cơng ty?  a.Rất thường xuyên  b Thường xuyên  c.Thỉnh thoảng  d.Khơng Xin Ơng (Bà) đánh giá mức độ chặt chẽ kết hợp cấu tổ chức cơng ty?  a.Chặt chẽ  b.Bình thường  c.Lỏng lẻo ix  d.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… Xin Ông (Bà) đánh giá mức độ đáp ứng cơng việc phòng ban nay?  a.Tốt  b.Khá  c.Trung bình  d.Kém  e.Ý kiến khác:………………………………………………………………… 10 Xin Ông (Bà) cho biết đánh giá mức độ phối hợp phòng ban, phận công ty nay?  a.Tốt  b.Khá  c.Trung bình  d.Kém 11 Xin Ơng (Bà) cho biết việc phân cơng nhiệm vụ cho phòng ban thực nào?  a.Tốt  b.Khá  c.Trung bình  d.Kém 12 Xin Ơng (Bà) đánh giá hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty nay?  a.Rõ ràng, đầy đủ  b.Thiếu rõ ràng, chưa đủ  c.Ý kiến khác:…………………………………………………………………… 14 Theo Ông (Bà) phạm vi quyền hạn công ty nay?  a.Rõ ràng  b.Chưa rõ ràng  c Ý kiến khác:…………………………………………………………………… 15.Theo Ơng (Bà) nhiệm vụ giao có tương ứng với quyền hạn trách nhiệm không? x  a Có  b.Khơng  c.Ý kiến khác…………………………………………………………………… 16 Ơng (Bà) có muốn gia tăng quyền hạn lên khơng?  a.Có  b.Khơng 17.Theo Ơng (Bà) việc giao quyền công ty đảm bảo yêu tố nào? (Có thể chọn nhiều yếu tố)  a.Tín nhiệm có mức độ  b.Sử dụng người cách tin cậy  c.Tín nhiệm lẫn Xin chân thành cảm ơn! 31 phân quyền thiếu rõ ràng, khơng xác định rõ phạm vi quyền hạn, chưa có tương thích cần thiết quyền hạn, trách nhiệm với nhiệm vụ giao Một bất cập đáng quan tâm hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty chưa đầy đủ thiếu rõ ràng Điều làm cho việc kiểm tra, kiểm soát q trình thực nhiệm vụ khó khăn, việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc bị thiếu cứ, tiêu chuẩn Dẫn đến nhà quản trị khó việc kiểm sốt, đánh giá cấp làm việc nhân viên thiếu cứ, hướng dẫn thừa hành Và cuối cùng, việc đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn cán công nhân viên công ty chưa quan tâm mức Đội ngũ nhà quản trị giàu kinh nghiệm, có lực chun mơn song lại yếu mảng kiến thức quản lý, quản trị tổng hợp 2.2.2.4 Kết phân tích liệu thứ cấp thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An • Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An mơ hình tổ chức hỗn hợp, kết hợp mơ hình tổ chức trực tuyến mơ hình chức Nó vừa đơn giản, lại vừa giúp chun mơn hóa chức Tuy nhiên cấu Công ty lại thể tính tập trung cao, tức quyền lực tập trung lớn vào Ban lãnh đạo Công ty Trong hệ thống sách, thủ tục quy chế để ràng buộc hoạt động, hành vi phận, thành viên Công ty lại thiếu chặt chẽ, thể tính tiêu chuẩn hóa thấp Sau em xin sâu vào chức danh, chức theo quy định thực tế phát huy để thấy rõ thực trạng cấu tổ chức Công ty: - Tổng giám đốc: Theo quy định Công ty, TGĐ người tổ chức thực đinh Hội đồng quản trị, thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty, chịu giám sát Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao TGĐ Công ty quyền định vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh ngày công ty mà không cần phải có định Hội đồng quản trị, bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh quản lý Công ty (trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị)… 32 Đối với chức danh Tổng giám đốc Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An người quản lý trực tiếp phòng ban là: phòng kế tốn tài chính, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng hành nhân sự, có phận giúp đỡ Ban thư ký, trợ lý Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc: Trực tiếp quản lý phòng phát triển nguồn nguyên liệu, phận sản xuất, vật tư nguyên liệu vùng, gián tiếp quản lý phòng kế tốn tài phòng kinh doanh xuất nhập - Phòng phát triển nguồn nguyên liệu: Định hướng phát triển nguồn nguyên liệu công ty, nhằm đảm bảo chủ động nguyên liệu cho hoạt động sản xuất công ty - Bộ phận sản xuất, vật tư nguyên liệu ngồi vùng: có nhiệm vụ quản lý phân xưởng sản xuất, phòng chất lượng vật tư thị trường - Phòng kế tốn tài chính: chức theo dõi, ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan hoạt động cơng ty khách quan cách xác, hiệu trung thực, với chuẩn mực kế tốn hành Kiểm sốt, tiết kiệm chi phí đề xuất ý kiến giúp Tổng giám đốc Ban quản trị định liên quan đến kế hoạch chi tiêu cách hợp lý đưa định xác nhằm đạt mục đích tối đa, tối đa hóa lợi nhuận Bên cạnh chi trả khoản lương phụ cấp cho cán nhân viên theo quy chế hành… - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có trách nhiệm nghiên cứu nhu cầu thị trường, tìm kiếm đối tác, khách hàng quan hệ hợp tác với khách hàng cơng ty Kí kết hợp đồng, làm thủ tục thông quan cửa khẩu, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn cách liên tục hiệu - Phòng hành nhân sự: Chức tham mưu tổ chức máy bố trí cán cho phù hợp với yêu cầu phát triển Công ty Nghiên cứu xây dựng, sửa đổi, bổ sung Điều lệ, quy chế công tác tổ chức hoạt động Công ty Thực chức quản lý nhân sự: tuyển dụng, bố trí xếp, đào tạo phát triển, công tác đãi ngộ để phát huy nguồn lực người Công ty Mặc dù cố gắng, hoạt động phòng gặp nhiều vấn đề bất cập: + Chưa xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, hợp lý để tiến hành bổ sung nhân lực vào vị trí khuyết Cơng ty Cơng tác đào tạo: mang nặng tính hình thức, tràn lan, quan tâm đến số lượng mà thiếu chất lượng, lại phương thức đánh giá sau đào tạo 33 Về cấu lao động phòng ban chưa thích hợp, dẫn tới ảnh hưởng khơng nhỏ tới cấu tổ chức Công ty Bảng 2.10: Cơ cấu phân bổ lao động doanh nghiệp STT Phòng, phận Số nhân viên Phát triển nguyên liệu 10 Sản xuất,vật tư nguyên liệu cung ứng 42 Kế tốn tài 13 Kinh doanh xuất nhập 12 Hành nhân 21 Nhìn vào bảng 2.10 nhận thấy nhiều phòng ban số lượng nhân viên lớn phận khác lại thiếu người, dẫn đến có phòng nhân viên khơng có việc làm, có phòng ban khối lượng công việc lại lớn làm cho công việc bị ách tắc • Phân quyền * Về hình thức phân quyền: Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An quyền hành phân theo chức Họ có quyền đưa định hoạt động phòng ban theo ủy quyền TGĐ Trong cấu tổ chức Công ty, xác lập mối quan hệ báo cáo người, nhiệm vụ chức tất cấp Các phòng Cơng ty theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao chủ động tham mưu cho TGĐ việc vận hành cấu tổ chức để thực chiến lược Công ty * Về yêu cầu phân quyền: mức độ đảm bảo Công ty hạn chế Sự phân quyền chưa thực rõ ràng, hợp lý, quyền hành tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp hạn chế Phạm vi định nhà quản trị trung gian không lớn, chưa tương ứng với chức năng, nhiệm vụ họ, phận họ quản lý Thêm vào đó, khả tác nghiệp độc lập nhân viên khối không đồng điều phần nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành họ Bên cạnh vấn đề phân quyền với khối phòng ban Cơng ty chưa có quản lý tập trung để thống hình thức nội dung Tổng giám đốc người quản lý mảng hoạt động kinh doanh kiêm nhiệm phòng tài kế tốn hành nhân Do khơng có phân quyền cách hợp lý nên quyền lực tập trung lớn vào TGĐ tạo vừa tạo tải cho nhà quản trị cấp cao, lại vừa không phát huy tinh thần trách nhiệm cấp quản trị trung gian 34 Thêm ý hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty chưa đầy đủ thiếu rõ ràng dẫn đến việc không xác định rõ quan hệ quyền lợi trách nhiệm, khó khăn cho việc kiểm sốt đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ đơn vị, phận, cá nhân Công ty 2.3 Các kết luận thực trạng vấn đề cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An 2.3.1 Thành công nguyên nhân thành công 2.3.1.1 Thành công Trải qua 17 năm tồn phát triển, cơ cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An đáp ứng tốt số nguyên tắc thiết kế cấu tổ chức yêu cầu quản lý nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể sau: - Thứ nhất: Hình thành hệ thống phòng ban chức tương đối đầy đủ Về bản, Công ty xây dựng cấu tổ chức vừa thống vừa đầy đủ rõ ràng mặt chức năng, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, tuyển dụng, đào tạo nhân viên - Thứ hai: Không giao quyền vượt cấp, xác lập mối quan hệ báo cáo người, nhiệm vụ chức tất cấp Mỗi thành viên Công ty, tương ứng với vị trí cấu tổ chức giao phần quyền hạn định Quyền hành trao cho cấp, từ cấp quản lý trung gian trưởng phòng, tới tổ trưởng nhân viên phận, giao vượt cấp.Cơng ty xác định vị trí cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua nhà quản trị chức năng.Bên cạnh đó, cơng ty xây dựng hệ thống sách, thủ tục cần thiết để hướng dẫn nhân viên thực công việc chế phối hợp phòng ban 2.3.1.2 Nguyên nhân Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An đạt thành công cấu tổ chức phân quyền trên, trước hết phải kể đến đóng góp to lớn ban lãnh đạo công ty Cụ thể sau: - Thứ nhất, ban lãnh đạo xây dựng cấu tổ chức phân quyền tương đối phù hợp với công ty: Loại hình cơng ty loại hình Cổ phần nên với quy mô lĩnh vực kinh doanh nước giải khát, nước ép hoa có số chức như: 35 phận sản xuất, tài kế tốn, hành nhân phát huy ưu điểm việc kết hợp mô hình trực tuyến mơ hình chức - Cơng ty xây dựng đội ngũ vừa hồng vừa chuyên, giỏi chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học Để có đội ngũ cán giỏi, Công ty không ngừng quan tâm đến công tác đào tạo cán - Công ty nhận đạo, quan tâm, giúp đỡ khích lệ kịp thời quan hữu quan 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân hạn chế 2.3.2.1 Hạn chế Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh mình, ngồi thành cơng đạt được, cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An tồn số hạn chế sau: - Thứ nhất, cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ góp phần tiết kiệm chi phí, nhiên thời điểm nay, nhân tố môi trường thay đổi (cường độ cạnh tranh ngày tăng, kinh tế suy thoái đà hồi phục, lạm phát tăng, lãi suất cao…) cấu tổ chức công ty không đáp ứng nhu cầu phát triển, cụ thể với cấu tổ chức cơng ty: + Chưa có phận tìm hiểu, đánh giá thay đổi mơi trường hoạt động kinh doanh doanh nghiệp (môi trường bên trong, bên ngồi), chưa có phận nghiên cứu, thăm dò thị trường, khách hàng + Phòng kinh doanh phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc ngồi chun mơn Do đó, làm ảnh hưởng khơng đến cơng việc chun mơn phòng kinh doanh mà làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu cơng việc khác tổ chức Điển hình phòng kinh doanh xuất nhập phải vừa đảm nhiệm lĩnh vực kinh doanh thị trường nội địa, lẫn xuất nhập cơng việc phòng marketing, nên dẫn đến mức tải Tuy nhiên, cấu cơng ty lại có phòng ban thừa như: Cơng ty vừa có ban thư ký, vừa có trợ lý TGĐ Công việc hai phận gần có trùng lặp, xét cấu Công ty vừa “thừa” vừa “thiếu” - Thứ hai, phối hợp phòng ban thấp Tuy cấu Công ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian song gặp vấn đề chế phối hợp nên mức độ truyền thông công ty thấp, tính linh hoạt khơng cao Cơ cấu tổ chức chưa gắn người với nhiệm vụ, vai trò, chưa rõ cách thức phận, cá nhân kết hợp với 36 - Thứ ba, sách, thủ tục xây dựng chưa đầy đủ, chưa bám sát yêu cầu hoạt động quản lý kinh doanh Mặt khác, tất sách, thủ tục chưa in thành văn lưu hành (niêm yết) rộng rãi công ty để người biết thực Hầu hết sách, thủ tục “truyền miệng” từ hệ nhân viên đến hệ nhân viên khác - Thứ tư, ban lãnh đạo chưa thực tin tưởng giao quyền cho phòng ban mà lại tập trung nhiều vào TGĐ TGĐ ngồi việc quản trị Cơng ty phải kiêm nhiệm người quản lý phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng tài kế tốn, phòng hành nhân Nên TGĐ bị chi phối nhiều, không đáp ứng thời gian để hoạch định chiến lược phát triển cơng ty - Thứ năm, phòng ban trang bị thiết bị công nghệ thông tin q trình thực cơng việc xảy tình trạng thiếu thơng tin, thơng tin chậm, thiếu xác 2.3.2.2 Nguyên nhân Những hạn chế, tồn cấu tổ chức nêu xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, cụ thể là: - Thứ là: Do ban lãnh đạo e ngại việc giao quyền hạn cho cấp dưới, dẫn đến TGĐ ln tình trạng q tải, ôm đồm nhiều công việc Điều làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng hoạch định chiến lược - Thứ hai là: Do Công ty chưa trọng trọng việc xây dựng chế kiểm sốt cơng việc, chưa hồn thiện chế kiểm sốt, hệ thống đánh giá, sách, thủ tục - Thứ ba mặt trái việc chun mơn hố cao dẫn đến phụ thuộc cao phòng ban mà Cơng ty phòng ban lại chưa có phối hợp ăn ý, nên hiệu cơng việc không cao - Thứ tư số phận, cá nhân cơng ty muốn tạo lập trì quyền lực riêng, dẫn đến trì trệ khơng đáng có việc giải cơng việc - Thứ năm cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An chịu ảnh hưởng ý chí chủ quan ban lãnh đạo cơng ty mà khơng dựa vào tình hình thực tiễn hoạt động kinh doanh 37 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM NGHỆ AN 3.1 Phương hướng hoạt động Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An thời gian tới Mục tiêu Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An thời gian tới vừa trì phát triển ổn định, đồng thời hồn thiện quy trình sản xuất kinh doanh thông qua việc xử lý tồn nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu cho hoạt động Công ty Định hướng 10 năm tới, Công ty tập trung phát triển ba mảng hoạt động chủ yếu: kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu, kinh doanh thương mại nội địa, hoạt động đầu tư sản xuất, phát triển nguồn nguyên liệu ổn định * Kinh doanh xuất nhập Kinh doanh xuất nhập vốn mạnh Công ty nguồn thu lợi nhuận chiếm tỷ trọng lớn Duy trì phát triển hiệu mảng hoạt động có ý nghĩa quan trọng với phát triển Công ty Nhận thức điều thấy gia tăng cạnh tranh, sức ép từ bên có lên quan tới việc đưa hàng hóa thị trường nước ngồi tiêu thụ ngày gia tăng, thời gian tới Công ty: - Đa dạng hóa thị trường mặt hàng xuất khẩu, tăng cường xuất mặt hàng có hàm lượng giá trị gia tăng đồng thời tập trung xây dựng thêm mặt hàng chủ lực Tiến hành tổ chức lại hoạt động kinh doanh nhập theo hướng chuyên sâu với ngành hàng, mặt hàng phù hợp mạnh phát triển - Khơng quan tâm tới việc đầu tư vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm đầu đáp ứng yêu cầu khắt khe thị trường nước mà phải xây dựng cho hệ thống sách giá cả, quảng bá hiệu - Gắn liền tăng trưởng nhập với phát triển kinh doanh nội địa * Kinh doanh nội địa Quá tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty gần bỏ ngỏ mảng kinh doanh thị trường nước Song, vào thời điểm nhận thấy thị trường nước hội tốt để đầu tư phát triển nhu cầu thị trường 38 lớn sản phẩm Cơng ty hồn tốn đáp ứng quy định vệ sinh an toàn thực phẩm lẫn thị hiếu người tiêu dung Việt nam Thêm vào đó, Cơng ty hồn thiện việc xây dựng cho khu ngun liệu riêng Vậy việc sử dụng đầu vào địa phương cho sản xuất tiến hành cung cấp nội địa hướng phát triển Công ty thời gian tới * Hoạt động đầu tư sản xuất Như nói phần trên, Cơng ty đầu tư vào việc phát triển nguồn nguyên liệu địa phương để chủ động việc kiểm soát nguồn cung ứng số lượng lẫn chất lượng Do đó, thời gian tới Cơng ty tập trung đẩy mạnh tiến độ dự án để vùng nguyên liệu sớm hình thành 3.2 Quan điểm giải vấn đề cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An 3.2.1 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở phù hợp mục tiêu chiến lược công ty Mục tiêu chiến lược giai đoạn định hướng tồn hoạt động cơng ty thời kỳ Hầu hết cơng ty có mục tiêu chiến lược sứ mạng Các mục tiêu chiến lược sứ mạng khác yêu cầu cấu tổ chức phân quyền khác nhau, điều quan trọng người lãnh đạo phải thiết lập cấu tổ chức phân quyền phù hợp nhất, tối ưu 3.2.2 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở gọn nhẹ hiệu cao Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền phải thực theo hướng xây dựng máy gọn nhẹ, tập trung đầu mối có hiệu lực quản lý hiệu cao Quan điểm gọn nhẹ hiệu có nghĩa cấu tổ chức phân quyền vừa phải đầy đủ chức năng, nhiệm vụ vừa phải giảm bớt đầu mối, phận, cá nhân không cần thiết, tập trung đạo điều hành, chuyển giao công việc, quyền hạn, trách nhiệm, tránh chồng chéo, đùn đẩy Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền quan điểm gọn nhẹ hiệu khẳng định việc hoàn thiện đảm bảo vận hành công ty dần đạt tới mức tối ưu, tạo tảng cho hoạt động quản trị kinh doanh công ty đạt mục tiêu chiến lược đề 39 3.2.3 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở phản ứng linh hoạt với nhân tố môi trường Quan điểm đòi hỏi cơng ty xây dựng, hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền phải quan tâm đến nhân tố môi trường (bên bên ngồi) Trong q trình thực mục tiêu chiến lược mình, cơng ty tồn bị ảnh hưởng mơi trường mà hoạt động (tích cực tiêu cực) Điều hàm ý rằng, tác động nhân tố môi trường, công ty xuất một vài cơng việc, nhiệm vụ mới, muốn hồn thành mục tiêu cơng ty phải hồn thành cơng việc, nhiệm vụ đó, cơng ty cần bổ sung thêm phận, thực phân công cơng việc, quyền hạn trách nhiệm, thay đổi cấu tổ chức phân quyền theo hướng phù hợp 3.2.4 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở tuyển dụng, bố trí sử dụng nhân hợp lý, xây dựng đội ngũ nhà quản trị có trình độ, lực, phẩm chất Có cấu tổ chức phân quyền hợp lý chưa thể làm công ty hoạt động tốt, cấu tổ chức phân quyền phát huy lợi thơng qua hệ thống nhân cơng ty Điều có nghĩa cần phải có: - Một đội ngũ quản lý có trình độ, lực, phẩm chất để thực thi nhiệm vụ đặt q trình hoạt động kinh doanh cơng ty Người quản lý phải thực có trình độ, lực tổ chức xếp công việc, sáng tạo, đoàn kết tập hợp nhân viên quyền tạo mơi trường làm việc thuận lợi kích thích sáng tạo, lòng nhiệt tình Đặc biệt, người quản lý cần có khả nắm bắt thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm từ thực tiễn vận dụng kiến thức quản lý vào thực tiễn - Tuyển dụng, bố trí, sử dụng nhân hợp lý để đảm bảo phù hợp cơng việc người, đó, đảm bảo khả làm việc hiệu nhân viên, hồn thành tốt cơng việc mình, từ giúp công ty đạt thành công việc đạt mục tiêu chiến lược đề 3.2.5 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở tin tưởng cấp 40 Xu phát triển không cho phép đứng chỗ mà trì vị trí ban đầu, điều kiện áp lực cạnh tranh ngày khốc liệt Để trì hay chiếm lĩnh vị trí cao thị trường, doanh nghiệp phải mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh, đầu tư trang thiết bị công nghệ tiên tiến Đến lúc này, người đứng đầu cơng ty khơng đủ thời gian, tâm trí sức lực để ơm đồm việc Họ phải biết chọn lựa nên làm gì, khơng biết dùng ai, dùng để làm thay mà có hiệu cao nhất, nghĩa họ phải giao việc giao quyền cho nhân viên Muốn vậy, họ phải thật tin tưởng nhân viên Khi trao quyền, nhân viên có hội phát huy sáng kiến, ý tưởng mẻ, hiệu chủ động vận dụng chúng vào thực tế công việc, tạo điều kiện để nhân viên phát triển Điều vừa giúp nhà tập trung vào công việc quan trọng vừa xây dựng lớp nhân kế cận có lực đáng tin cậy tương lai 3.2.6 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở hoàn thiện chế quản lý, kiểm tra, kiểm soát Kiểm tra, kiểm soát hệ thống phản hồi quan trọng cơng tác quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà lãnh đạo công ty biết rõ thực trạng cơng ty mình, vấn đề cần giải Từ đó, lãnh đạo cơng ty chủ động đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường, bên cạnh đó, thực tốt tạo thuận lợi cho việc phân quyền chế hợp tác cơng ty góp phần đạt mục tiêu đề 3.2.7 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa sở điều kiện làm việc thuận lợi bầu khơng khí thoải mái Tổ chức nơi làm việc cần thiết quan trọng, có tác động đến q trình chất lượng lao động, quản lý Điều kiện làm việc phải đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi, bầu khơng khí thoải mái, đồn kết; có phát huy khả làm việc hiệu lao động công ty 3.3 Đề xuất, kiến nghị với vấn đề cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An 3.3.1 Với Cơ cấu tổ chức Công ty 3.3.1.1 Xây dựng mơ hình cấu hiệu Thứ hình thành phòng ban mới, tạo cấu tổ chức phù hợp Dựa vào sơ đồ1.1 cấu tổ chức Công ty, ta thấy có ban thư ký Trợ lý TGĐ, có trùng lặp cơng việc, thông tin phải truyền qua hai phận 41 khác nhau, dẫn đến làm việc khơng có hiệu quả, bên cạnh làm gia tăng chi phí quản lý doanh tránh trùng lặp trợ lý TGĐ tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp, nguyên nhân dẫn tới giảm lợi nhuận doanh nghiệp Bởi cấu tổ chức e đưa giải pháp giữ nguyên Trợ lý TGĐ cắt bỏ ban thư ký Thứ hai công ty kết hợp marketing vào phòng kinh doanh, để phòng kinh doanh đảm nhận, nhiệm vụ chủ yếu nghiên cứu thị trường, khách hàng, thiết kế sản phẩm, xây dựng chương trình xúc tiến bán hàng… Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu phát triển, mở rộng thị trường, hình ảnh thương hiệu… việc bổ sung phòng Marketing việc cần thiết Khi đó, cần thống kê, rà sốt cơng việc phận chức năng, tiến hành phân cơng nhiệm vụ cho phòng ban sở: công việc với phận chức giữ nguyên, bổ sung nhiệm vụ, công việc chuyển giao nhiệm vụ, công việc không chức cho phận khác đảm nhiệm Trên sở đó, cơng ty cần xây dựng lại nhiệm vụ, công việc, hạn, trách nhiệm cụ thể cho phòng ban, xác định lại chế phối hợp phòng ban, tất thay đổi phải soạn thảo thành văn bản, trở thành tài liệu hướng dẫn hoạt động nội công ty.Vì Cơng ty nên tách phòng marketing khỏi phòng kinh doanh XNK Sau tách ra, cấu tổ chức hình thành phận kinh doanh phụ bao gồm hai phòng 3.3.1.2 Điều chỉnh, xếp cấu lao động phòng ban chức Hiện phòng kinh doanh xuất nhập khơng đủ nhân viên để hoàn thành chức nhiệm vụ, phòng HCNS lại thừa nhân viên Trong Cơng ty có nhân viên làm khơng chun mơn, sở trường nên hiệu công việc giảm rõ rệt Vậy cơng ty điều chỉnh nhân viên họ đảm bảo nhiệm vụ, cơng việc Còn trường hợp khơng thể ln chuyển phòng ban thẳng tay đào thải, đuổi việc tuyển dụng thêm để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ kinh doanh Sau em đưa sơ đồ cấu trúc tổ chức cho Công ty: 42 Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ KD Phó TGĐ sản xuất Bộ phận SX, vật tư ngun liệu ngồi vùng Phân xưởng Phòng PTNL Phòng QA Trợ lý TGĐ Phòng KD XNK Phòng marketin g Phòng TCKT Phòng HCN S Phòng vật tư thị trường Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An 3.3.2 Với phân quyền 3.3.2.1 Giảm bớt tập trung quyền lực cao vị trí Tổng giám đốc Giảm tính tập trung nhà quản trị cấp cao nên giao bớt hành cho nhà quản trị cấp thấp hơn, ban lãnh đạo Công ty nên rộng rãi phân quyền Hiện Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An, phân quyền dừng lại việc dựa tín nhiệm có mức độ mà chưa thực tin tưởng để giao quyền cho cấp 43 thấp Quyền lực tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều dẫn đến tình trạng áp lực công việc cao cho cấp cấp lại khơng phát huy tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động cơng việc Từ làm ách tắc, làm giảm hiệu công việc Do vậy, ban lãnh đạo Công ty nên: + Rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe mà sẵn sàng cho họ hội để tự khẳng định Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị phải giữ uy nghiêm Cấp tôn trọng đạo cấp đồng thời nhà quản trị phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến người quyền + Phân phối quyền định tổ chức sở tin tưởng vào cấp Tổng giám đốc Công ty giao bớt quyền hành Phó tổng giám đốc trưởng phòng kinh doanh có quyền đưa nhiều định phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ Và định tránh trưởng hợp giao quyền thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ cấp trao quyền Nên tuyển thêm phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh, quản lý phòng kinh doanh xuất nhập phòng marketing Còn TGĐ phụ trách phòng tài kế tốn hành nhân sự, tạo điều kiện cho TGĐ có thời gian hoạch định chiến lược phát triển Công ty + Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp để tránh xu hướng lạm dụng quyền lực tránh né quyền lực, dẫn đến hậu xấu 3.3.2.2 Cụ thể hóa quyền hạn trách nhiệm cá nhân, phận Công ty Quy định rõ nghĩa vụ phận, chức danh Công ty để cán nhân viên công ty làm công việc thân, nhằm hồn thành nhiệm vụ chung cơng ty quy định trách nhiệm người, để tránh việc ỷ lại thành viên.Tuy nhiên, trách nhiệm liền với nghĩa vụ, vừa động tạo động lực, giúp cho họ có quyền hạn để thực cơng việc nhanh chóng hiệu tốt 3.3.2.3 Tăng cường phối hợp phòng ban Để tăng cường phối hợp phòng ban cần thực giải pháp cụ thể sau: Ban lãnh đạo công ty cần xây dựng chiến lược phát triển cho công ty thời gian tới, xác định rõ ràng tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu chiến lược tương lai công ty Sau đó, cần nỗ lực truyền thơng chiến lược phát triển cho phận, cá nhân nhằm thay đổi nhận thức đường hướng phát triển công ty Thực 44 điều đảm bảo đồng tâm, trí mục tiêu, sứ mạng hoạt động chung phận, cá nhân, tránh khuynh hướng hoạt động theo mục tiêu riêng, gây cản trở hoạt động mục tiêu chung cơng ty 3.3.2.4 Hồn thiện chế kiểm sốt, hệ thống đánh giá, sách, thủ tục - Xây dựng chế kiểm sốt dựa cơng việc cách giao phó trách nhiệm việc hồn thành cơng việc cho cấp quản lý phòng ban chức (trưởng phòng) cách cụ thể, rõ ràng chất lượng thời gian hồn thành, trưởng phòng có trách nhiệm kiểm sốt nhân viên việc hồn thành cơng việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc để có sở đánh giá lực, phẩm chất nhân viên quyền cách đầy đủ, khách quan - Hoàn thành việc xây dựng hệ thống quy chế Công ty, đặc biệt quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng bổ nhiệm cán để sớm đưa vào thực toàn hệ thống nhằm giúp cho Hội đồng quản trị,TGĐ điều hành tồn hoạt động chung Cơng ty thực thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Làm sở cho phòng ban thực - Dựa thực tế chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý - Tiến hành phổ biến sâu, rộng tới phận, nhân viên Công ty hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc - Thường xuyên kiểm gia, giám sát tình hình thực để nhanh chóng đưa biện pháp quản trị cần thiết 3.3.3 Một số giải pháp khác 3.3.3.1 Ứng dụng khoa học thông tin vào quản lý Hiện trang bị hệ thống máy tính đại, nhân viên có máy tính cá nhân để làm việc Nhưng thực tế cho thấy, việc phục vụ chức lưu trữ thơng tin, soạn thảo văn bản, nhận-gửi e.mail…thì hệ thống không dùng vào mục địch quản lý khác Có phận kế tốn sử dụng số phần mềm kế toán, hay phận thơng tin, tin học trì hoạt động Website công ty Việc đưa phần mềm đại vào phục vụ công tác quản lý như: CRM, SCM, CSDL Oracle …sẽ tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động công ty, tạo linh hoạt trì kiểm sốt cho tổ chức, hình thành hệ thống thơng tin quản lý hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị nhân viên mà hoàn thành tốt nhiệm vụ 45 Tuy nhiên để phát huy hiệu việc ứng dụng công nghệ vào quản lý cần phải: - Xác định mục tiêu, nhu cầu để đưa tiêu chí lựa chọn cơng nghệ thích hợp, lựa chọn nhà cung ứng tốt - Thực q trình chuyển giao cơng nghệ hiệu để phát huy vai trò tác dụng thực tế - Đào tạo, hướng dẫn cán nhân viên để họ tiếp cận sử dụng tốt công nghệ 3.3.3.2 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Văn hóa diện doanh nghiệp nào, nhiên doanh nghiệp muốn phát triển phải có tầm nhìn rộng lớn, tham vọng lâu dài, xây dựng nề nếp văn hóa có sắc riêng, thể khác biệt vượt trội Đối Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An xây dựng văn hóa mang đậm sắc địa phương nói chung doanh nghiệp nói riêng tăng tính đồn kết cán nhân viên cơng ty dẫn tới gia tăng giao lưu nhân viên phòng phòng Điều tăng hiệu làm việc của tồn cơng ty, nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận ... quan đến cấu tổ chức phân quyền Thứ hai thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Thứ ba giải pháp nhằm hoàn cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An. .. luận cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp Thứ hai, nghiên cứu, phân tích thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Thức ba, đưa giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân. .. chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An Phạm vi nghiên cứu • Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần thực phẩm Nghệ An tập trung vào ba năm