Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 1

TIN HỌC CĂN BẢN PHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT (MS) WORD TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ CHƯƠNG I: LÀM QUEN MS WORD  Mục tiêu học  Sinh viên bắt đầu làm quen với trình soạn thảo văn MS Word  Khởi động tắt Word  Nắm thành phần MS Word:  Thanh tiêu đề  Thanh menu  Thanh công cụ  ……… I: GIỚI THIỆU  MS Word (gọi tắt Word) trình soạn thảo văn thuộc MS Offices hãng Microsoft tiếng  Cung cấp lượng lớn tính độc đáo đa dạng cho việc soạn thảo  Word soạn thảo tài liệu văn từ đơn giản thư từ đến việc tạo ấn phẩm chuyên nghiệp sách, báo, tạp chí, …  Ngồi Word dùng để tạo trang Web sinh động bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục  Chia xẻ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook  Hiện nay, nước ta đa số văn dùng giao dịch, ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình sử dụng Word để soạn thảo in ấn GIỚI THIỆU (tt)  Lợi thế của Word  Đọc duyệt lại văn hình  Thay đổi định dạng để có hiệu trực quan mong muốn  Nâng cao hiệu thơng qua tự động hóa  Tăng cường proof reading  Tạo nhiều copy  Lưu văn để làm việc sau II: KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD  Khởi động: Có cách khởi động  Cách 1:  Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2003  Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut Word hình Desktop  Cách 3: Mở file Word soạn thảo trước Khởi động thoát khỏi Word (tt)  Thoát khỏi Word:   Có cách:  Từ menu, Chọn menu File  Exit  Click vào nút  D_Click vào biểu tượng Word góc bên trái tiêu đề  Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4) góc bên phải tiêu đề Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau: Thông báo nhắc nhở lưu văn Khởi động thoát khỏi Word (tt)   Yes: lưu văn hành trước thoát khỏi Word  No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn hành  Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh trường hợp văn soạn gần xong gặp cố (mất điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bị III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WORD Title Bar Menu Bar Standard toolbar Formatting toolbar Ruler Status Drawing Toolbar Scroll Bar Bar Các thành phần hình Thanh tiêu đề (Title Bar)  Vị trí nằm cửa sổ Word  Bên trái chứa biểu tượng Word tên tài liệu soạn thảo  Bên phải tiêu đề gồm nút lệnh:  Nút thu nhỏ (Minimize) : hạ cửa sổ soạn thảo hành xuống Task bar  Nút phục hời (Restore) (Maximize) phóng to :  Nút phục hồi: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word thu nhỏ lại, đồng thời nút Restore chuyển sang nút lệnh nút phóng to  Nút phóng to: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word mở lớn bằng độ phân giải hành hình, đờng thời nút phóng to chuyển sang nút lệnh nút phục hời  Nút lệnh đóng cửa sổ (Close) soạn thảo văn hành : đóng khỏi cửa sổ 10 Thanh trình đơn (Menu Bar) Thanh trình đơn chứa tất lệnh Word, từ xử lý văn đến định dạng cũng hiệu chỉnh lại thông số Word, …  Các lệnh bố trí theo chức năng, mỡi chức gom thành nhóm:   File : Nhóm lệnh xử lý tập tin  Edit : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn  View : Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn  Insert : Nhóm lệnh dùng để chèn đối tượng vào văn  Format : Nhóm lệnh dùng để định dạng văn  Tools : Nhóm cơng cụ hỡ trợ cho việc soạn văn  Table : Nhóm lệnh xử lý biểu bảng  Window Word  Help : Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc : Nhóm lệnh trợ giúp sử dụng Word 11 Thanh công cụ (Toolbars)  Các chức công cụ lấy từ trình đơn  Chứa lệnh thường sử dụng  Thực thao tác tiện lợi nhanh chóng  Rê chuột biểu tượng lệnh, trỏ chuột xuất tên lệnh phím gõ tắt (nếu có)  Các công cụ thường sử dụng như:  Thanh Formatting: công cụ hỗ trợ định dạng văn  Thanh Drawing: cơng cụ hỡ trợ vẽ hình 12 Thanh công cụ (tt)   Bật/tắt công cụ:  Từ menu, click chuột chọn menu View  Toolbars  Click chọn công cụ cần bật/ tắt  Hoặc click chuột phải vị trí công cụ, danh sách công cụ xuất hiện, click chọn công cụ muốn bật/ tắt Tạo công cụ mới:  Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ Toolbars  click chọn New  Toolbars name: nhập tên công cụ  Make toolbars available to: chọn tập tin để đặt cơng cụ  Click OK để hồn thành 13 Thanh công cụ (tt)  Gắn chức lên công cụ mới:  Chọn menu View  Toolbars  Customize  click chọn thẻ Comands  Chọn nhóm lệnh danh sách Categories, chọn đến nhóm lệnh lệnh nhóm xuất hộp Commands  Chọn nút lệnh Drag lên công cụ  Chọn Close để kết thúc Hộp hội thoại Customize 14 Thước đo (Ruler) đơn vị đo thước  Dùng để kiểm soát lề, độ lệch so với lề, điểm dừng tab,  Trong Word có hai thước:    Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía hình Thước ngang chia theo đơn vị đo  Thước dọc (Vertical Ruler): nằm dọc phía bên trái hình Đơn vị đo chia thước Inch (") Centimeters (cm)  Đơn vị đo mặc định cài Word Inch  Đơn vị đo chuẩn VN Centimeters  Thay đổi đơn vị đo: Tools/ Options/ General/ Measurement units Chọn đơn vị đo lại cm nhấp OK để lưu lại thay đổi Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler 15 Thanh trạng thái (Status bar)  Thanh trạng thái cho biết thông tin trang (Page) hành, tổng số trang tài liệu, dòng cột hành,  Bật/tắt trang thái: Từ menu nhấp chọn Tools/ Options/ View chọn mục  Status bar 16 Thanh trượt ngang trượt dọc   Trong hình Word có hai trượt:  Thanh trượt dọc (Vertical scroll bar) đặt bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn theo chiều đứng  Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm đáy cửa sổ dùng cuộn văn theo chiều ngang Bật/ tắt trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View, check chọn  Horizontal scroll bar để bật/ tắt trượt ngang,  Vertical scroll bar để bật/ tắt trượt đứng 17 Điểm chèn vùng soạn thảo văn bản  Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn vào  Khi nhập văn bản, có từ vượt q lề phải qui định Word tự động xuống dòng Muốn chủ động xuống dòng gõ phím Enter (ngắt đoạn)  Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng)  Điểm chèn: dấu nhấp nháy trỏ vùng soạn thảo cho biết vị trí văn (hay đối tượng) bạn nhập vào  Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi 18 Sử dụng phím tắt cách thiết lập  File  Open = Ctrl + O; Edit  Copy = Ctrl + C;…  Phím gõ tắt giúp thực lệnh cách nhanh chóng tiện lợi  Một lệnh thiết đặt nhiều phím tắt Có thể thiết đặt lại phím tắt đặt mặc định theo ý  Một số phím tắt thường sử dụng: Phím tắt Lệnh Công dụng Ctrl + N File  New Tạo tập tin văn Ctrl + S File  Save Lưu tập tin văn Ctrl + O File  Open Mở tập tin văn tồn Ctrl + Z Edit\Undo paste Phục hồi lại thao tác vừa thực Ctrl + Y Edit\Redo typing Ngược lại với Undo 19 Sử dụng phím tắt cách thiết lập Ctrl + C Edit  Copy Sao chép Ctrl + X Edit  Cut Cắt Ctrl + V Edit  Paste Dán Ctrl + A Edit  Select All Chọn tất Ctrl + F Edit  Find Tìm kiếm Ctrl + H Edit  Replace Tìm kiếm thay F7 Tools  Spelling and Grammar… Kiểm tra lỗi tả, ngữ pháp Shift + F3 Format  Change Case Thay đổi chữ in hoa, in thường Ctrl + B Thay đổi kiểu chữ in đậm Ctrl + I Thay đổi kiểu chữ in nghiêng Ctrl + U Thay đổi kiểu chữgạch 20 Sử dụng phím tắt cách thiết lập Ctrl + ] Tăng kích thước chữ Ctrl + [ Giảm kích thước chữ Ctrl + L Canh trái Ctrl + R Canh phải Ctrl + E Canh Alt + F3 Tạo Auto Text F3 Sử dụng Auto Text Ctrl + return Chèn ngắt trang Alt + F4 Đóng cửa sổ ứng dụng 21 Sử dụng phím tắt cách thiết lập (tt)  Cách thiết lập phím tắt:  Vào hộp thoại View  Toolbars  Customize…  Chọn Keyboard… 22 Sử dụng phím tắt cách thiết lập (tt)  Xác định lệnh cần đặt phím tắt VD: FileNew (tạo tập tin văn bản)  Gõ phím tắt vào Press new shortcut key VD: Alt + T  Nhấn nút Assign để thiết đặt Alt+T Loại (menu chính) Lệnh (mục chọn menu) Phím nóng 23 Hệ thống trợ giúp (Help) cách sử dụng  Hệ thống trợ giúp Word hoàn hảo, lệnh giải thích tường tận chi tiết, số lệnh có mục Show me hướng dẫn bước sử dụng lệnh  Tuỳ theo cơng việc bạn thực mà Word cho hiển thị hướng dẫn phù hợp với cơng việc  Gọi trợ giúp bằng cách gõ F1 chọn lệnh menu Help 24 Help cách sử dụng (tt)  Thẻ Contents: chọn trợ giúp theo chủ đề  Thẻ Answer Wizard: trợ giúp theo lệnh/ công việc muốn thực  Thẻ Index: chọn mục trợ giúp theo chỉ mục  Ô nhập Search: gõ nội dung cần hướng dẫn sử dụng Trợ giúp theo chủ đề 25