Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 2

CHƯƠNG II: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI MS WORD  Mục tiêu học  Sinh viên bắt đầu làm quen thao tác soạn thảo văn với việc sử dụng menu Edit, Insert  Định lề trang văn  Nhập hiệu chỉnh văn  Lưu, đóng, mở, xóa văn  Trình bày hình - trang in  Làm việc với khối văn lệnh xử lý khối I: ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN   Mục đích:  Nhằm chọn loại giấy soạn thảo in ấn  Qui định lề soạn thảo văn làm cho văn đẹp mắt hơn, tránh trường hợp văn soạn cách lung tung Cách thực hiện:  Bước 1: menu nhấp chọn menu File  Page Setup  Bước 2: hộp thoại Page Setup, xác lập thông tin thẻ:  Thẻ Margins: định lề vùng soạn thảo văn  Thẻ Paper size: chọn loại giấy soạn thảo văn  Bước 3:  Nhấp OK: áp dụng xác lập thẻ cho tài liệu hành  Nhấp Default: xác lập vừa làm trở thành  Nhấp Cancel: bỏ qua xác lập thẻ Top: dòng đầu văn cách đỉnh Thẻ Margins Bottom: dòng đầu văn cách đáy Left: nội dung văn cách bên trái Right: nội dung văn cách bên phải From Edge:  Header: độ rộng của vùng header  Footer: độ rộng của vùng footer Apply to: áp dụng xác lập cho:  Whole Document:toàn văn  This Section: phần định dạng Hộp thoại Page Setup Thẻ Pager Size Paper size: chọn khổ giấy soạn thảo, thường A4 (21 x 29.7 cm) letter Orientation: chọn kiểu giấy soạn thảo:  Portrait: giấy soạn thảo nằm đứng (mặc định)  Landscape: giấy soạn thảo nằm ngang Apply to: áp dụng xác lập cho o Whole Document: toàn văn o This Section: phần định dạng o This point forward: từ vị trí Hộp thoại Page Setup: chọn kiểu giấy soạn thảo II: NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN  Các bước cần làm trước nhập văn  Cách viết một văn  Cách di chuyển dấu nháy tài liệu  Viết chèn viết đè văn  Chèn ký tự đặc biệt Các bước cần làm trước nhập văn  Bước 1: khởi đợng chương trình soạn thảo văn  Bước 2: từ Fortmatting, chọn font muốn sử dụng (Times New Roman, Arial, VNI-Times)  Bước 3: khởi động bộ gõ soạn thảo tiếng Việt (Vietkey, Unikey, )  Chọn chế độ gõ tiếng Việt  Chọn bảng mã thích hợp với Font chọn bước 2:   Nếu font Times New Roman, Arial  bảng mã phải UNICODE  Nếu font VNI-Times  bảng mã phải VNI Windows  ……………… Chọn kiểu gõ sử dụng (Telex Vni)  Bước 4: định lề trang văn  Bước 5: bắt đầu nhập văn Cấu trúc văn  Một văn (Document) có thể có mợt nhiều trang (Page)  Trong mợt trang có thể có nhiều đoạn (Paragraph)  Trong mợt đoạn có thể có nhiều câu (Sentence)  Trong mợt câu có thể có mợt nhiều từ (Word)  Trong mợt từ có thể có mợt nhiều ký tự (Character)  Câu: bắt đầu bằng ký tự in hoa kết thúc bằng dấu chấm câu (: ! ?)  Giữa từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space)  Các dấu kết thúc câu, đoạn ( , ! ? : … /) phải viết liền với từ cuối cùng sau phải ký tự khoảng trắng  Giữa đoạn cách phím Enter  Văn tự động qua trang để chủ động qua trang ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Enter Cách soạn thảo văn  Khi nhập văn bản, ký tự nhập vào chèn vào bên trái của điểm chèn (con trỏ, dấu nháy)  Khi văn nhập đầy dòng, Word tự động xuống dòng  Soạn xong một đoạn, để soạn đoạn ta gõ phím Enter Nếu đoạn cuối cùng của văn kết đoạn dấu chấm (“.”)  Khi nhập văn đầy trang Word tự đợng cho qua trang Để chủ động qua trang mới, ta sử dụng tở hợp phím Ctrl + Enter  Xố ký tự, câu, đoạn, khối,… :  Phím Delete: xóa ký tự liền phải trỏ Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp ký tự  Phím Backspace (): xóa ký tự liền trái trỏ Sử dụng nhiều lần để xóa liên tiếp ký tự  Đánh dấu khối từ, câu, đoạn, khối,…  sau bấm phím Delete Cách di chuyển dấu nháy tài liệu  Sử dụng nhóm phím di chuyển qua lại:  ←, →: di chuyển dấu nháy hành sang trái, sang phải ký tự  ↑, ↓ : di chuyển dấu nháy hành lên, xuống dòng  Ctrl + ←, Ctrl + →: di chuyển dấu nháy qua trái, qua phải từ  Ctrl + ↑, Ctrl + ↓ : di chuyển dấu nháy lên, xuống đoạn văn  PageUp, PageDown: di chuyển lên, xuống trang hình  Ctrl + Home, Ctrl + End: di chuyển đến trang đầu, trang cuối tài liệu  Di chuyển dấu nháy đến vị trí bất kỳ tài liệu bằng cách Click chuột trái vào vị trí muốn di chuyển đến  Sử dụng trượt dọc để xem trang  Sử dụng lệnh Edit  Goto (Ctrl+G, F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang nhập từ bàn phím Cách di chuyển dấu nháy tài liệu (tt) Hộp thoại di chuyển nhanh với Edit/ Goto 10 Sử dụng lệnh cắt, chép dán (tt)   Cắt/ chép khối văn hay đồ họa:  Chọn khối văn hay đồ họa cần Cắt/ chép  Chọn lệnh Cắt/ chép  Chọn menu Edit  Cut/ Copy  Hoặc click phải chuột chọn menu Cut/ Copy  Hoặc nhấp chọn lệnh  Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+X/ Ctrl+C để Cut/ Copy / công cụ Dán khối văn hay đồ họa:  Click chuột chọn nơi cần dán  Chọn lệnh dán: có cách sau:  Chọn menu Edit  Paste  Hoặc click phải chuột chọn menu Paste 24 Sử dụng lệnh cắt, chép dán (tt)   Hoặc nhấp chọn lệnh công cụ  Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+V để dán Lưu ý:  Khi lệnh cắt/ chép, Word lưu trữ khối văn hay đồ họa cắt/ chép Clipboard  Khi nhận lệnh dán, Word chép khối văn hay đồ họa từ Clipboard vào văn  Clipboard lưu trữ tối đa 12 lệnh cut/ copy, lệnh nhất  Cắt chép thao tác hoàn toàn giống nhau, khác điểm đối tượng bị xóa cắt, vẫn còn nguyên chép  Khối văn hay đờ họa có thể dán nhiều lần với thao tác cut, copy 25 Sử dụng lệnh Undo, Redo Repeat   Undo:  Hủy bỏ thao tác vừa thực  Lệnh Undo có thể thực nhiều lần  Mỗi lần Undo hủy bỏ lệnh  Trình tự Undo ngược lại với trình tự lệnh vừa thực Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit  Undo  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z  Hoặc click chuột vào nút công cụ 26 Sử dụng lệnh Undo, Redo Repeat (tt)   Redo:  Có lệnh Undo có lệnh Redo  Hủy bỏ thao tác Undo vừa thực  Lệnh Redo có thể thực nhiều lần  Trình tự Redo ngược lại với trình tự lệnh Undo Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit  Redo  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y  Hoặc Click vào nút công cụ 27 Sử dụng lệnh Undo, Redo Repeat (tt)   Repeat:  Lặp lại thao tác vừa thực  Sau thực thao tác, chọn Undo chọn repeat Cách thực hiện:  Chọn lệnh Edit  Repeat  Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y 28 Nhập văn tự động (Automatic Writing)   Sử dụng tính AutoText:  Được sử trường hợp viết tốc ký soạn thảo văn  Sử dụng trường hợp khối văn hay đồ họa lặp lại thường xuyên  Thực bằng cách gán cho khối văn hay đồ họa một tên tắt  Khi soạn thảo cần gõ vào tên tắt Word tự đợng thay bằng nợi dung của khối văn hay đồ họa vị trí gõ vào Cách làm:  Bước 1: tạo danh sách AutoText  Chọn khối văn hay đồ họa cần tạo  Vào menu Insert  AutoText  AutoText menu Tools 29  AutoCorrect  AutoText Nhập văn bản tự động (tt)   Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoText  Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText Entries here  Click chuột chọn Add  Click chuột chọn OK Bước 2: chèn AutoText vào tài liệu  Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn  Gõ tên tắt  Nhấn phím Ctrl+Alt+V F3 30 Nhập văn bản tự động (tt)  Xóa AutoText  Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoText  Chọn từ viết tắt cần xóa Enter AutoText Entries here  Click chuột chọn Delete 31 Nhập văn bản tự động (tt)   Sử dụng tính Auto correct:  Giúp tự động sửa lỗi sai thường xuyên xảy soạn thảo văn  Hoặc đưa nhanh vào tài liệu khối văn hay đồ họa thường xuyên sử dụng  AutoCorrect tương tự AutoText nhanh tự đợng chèn văn vào tài liệu mà không cần phải nhấn phím F3 Cách làm:  Bước 1: tạo mục AutoCorrect  Chọn khối văn hay đồ họa cần tạo  Vào menu Insert  AutoText  AutoText menu Tools  AutoCorrect  AutoText  Bước 2: chèn AutoCorrect 32  Xóa AutoCorrect Nhập văn bản tự động (tt)   Trong hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect  Gõ tên tắt vào ô Replace  Click chuột chọn Add  Click chuột chọn OK Bước 2: chèn AutoCorrect vào tài liệu  Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn  Gõ tên tắt  Nhấn phím khoảng trắng phím Tab Enter 33 Nhập văn bản tự động (tt)  Xóa AutoCorrect  Vào lại hộp thoại AutoCorrect  chọn thẻ AutoCorrect  Gõ từ viết tắt cần xóa Replace  Click cḥt chọn Delete  Click chọn Close để đóng hợp thoại 34 Tìm kiếm thay văn  Cho phép tìm kiếm mợt từ nhóm từ  Thay từ tìm kiếm bằng mợt mợt từ nhóm từ khác  Cách thực hiện:  Vào menu Edit  Find sử dụng phím tắt Ctrl + F  Hoặc vào menu Edit  Replace sử dụng phím tắt Ctrl+H  Khi xuất hợp thoại Find and Replace (như hình bên) Tìm kiếm thay văn 35 Tìm kiếm thay văn bản (tt)   Thẻ Find: tìm kiếm từ  Nhập từ nhóm từ cần tìm kiếm vào ô nhập Find What  Nhấp chọn Find Next để tiếp tục tìm từ  Nhấp chọn Cancel để đóng hợp thoại Thẻ Replace: tìm kiếm thay  Nhập từ nhóm từ cần tìm kiếm vào nhập Find What  Nhập từ cần thay vào ô Replace With  Replace: thay từ vị trí tìm tìm tiếp  Replace All: thay tất từ tìm  Nhấp chọn Cancel để đóng hợp thoại 36 Tách trang phần    Có thể chủ động ngắt trang bằng cách:  Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Enter  Sử dụng Section Break Mợt phần (section) trang văn có cùng số cợt có chung lề cợt, chung header footer có số trang đánh số Các kiểu Section Break:  Next page (trang kế tiếp) – chèn section break vị trí trỏ bắt đầu phần trang  Continuous (tiếp theo) - chèn section break vị trí trỏ bắt đầu phần phía sau  Even Page (trang chẵn) - chèn section break vị trí trỏ bắt đầu phần trang chẵn  Odd Page (trang lẻ)- chèn section break vị trí trỏ 37 bắt đầu phần trang lẻ Tách trang phần (tt)  Hướng dẫn ngắt trang:  Bước 1: đặt trỏ vị trí cần ngắt trang  Bước 2: vào menu Insert  Break, hợp thoại x́t hình bên  Bước 3: Chọn loại ngẳt cần chèn  Bước 4: nhấp chọn OK Chèn dấu ngắt 38