Giáo trình môn tin học đại cương: Chương 5

CHƯƠNG V: BẢNG – MAIL MERGE  Mục tiêu học   Sử dụng công cụ Table Word:  Tạo bảng  Các thao tác bảng  Chèn thêm cột mới, dòng mới, bảng  Xóa, cột, dòng, bảng  Nối tách ô  Dùng công thức bảng  Các định dạng khác Sử dụng MAIL MERGES để Kết nối văn (trộn thư) I BẢNG  Bảng chứa liệu theo hàng ngang (dòng - Row) & cột dọc (cột - column)  Giao dòng cột gọi (cell)  Ơ phạm vi chứa liệu  Hàng chứa tiêu đề cột gọi hàng tiêu đề  Những hàng liệu liên quan đến hàng tiêu đề gọi mẫu tin  Có thể chuyển liệu bảng thành văn ngược lại  Có thể sử dụng phép toán bảng BẢNG (tt)  Sử dụng bảng thuận lợi việc sử dụng điểm dừng Tab  Vì văn dài độ rộng ơ, Word tạo dòng mà khơng ảnh hưởng đến ơ, dòng lại bảng  Thay đổi kích thước cột, hàng dễ dàng  Dữ liệu chèn vào dễ dàng Cách tạo bảng  Di chuyển điểm chèn đến dòng cần tạo bảng  Vào menu Table  Insert  Table Xuất hộp thoại sau:  Nhập vào số cột số dòng bảng cần tạo Ví dụ bên bảng gồm cột dòng Cách tạo bảng (tt)  Kết quả: Nhập văn vào bảng  Click chuột vào ô nhập văn bình thường  Sử dụng phím di chuyển     di chuyển qua lại ô  Tab: chuyển đến ô (nếu ô cuối bảng, Tab tạo thêm dòng mới)  Word tự động xuống dòng  Nếu nhấn Enter ô, Word chèn thêm dòng  Định dạng Font chữ văn bình thường II CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG  Bao gồm:  Chèn thêm cột mới, dòng mới, bảng  Xóa, cột, dòng, bảng  Nối tách ô  Dùng công thức bảng  Các định dạng khác Chèn thêm cột, dòng, Vào menu Table  Insert  Cells: xuất hộp thoại sau:  Shift cells Right (dồn ô sang phải): dịch chuyển ô chọn & ô bên phải chung hàng sang bên phải chèn vào vị trí  Shift cells Down (dồn ô xuống ): dịch chuyển ô chọn & xuống phía chèn vào vị trí  Insert Entire Row (chèn hàng ): chèn hàng phía hàng chọn  Insert Entire Column (chèn cột): chèn cột bên trái cột chọn  Xóa cột, dòng, ô bảng Vào menu Table  Delete  Cells: xuất hộp thoại sau:  Shift Cells Left (dồn sang phải): xóa chọn dồn ô bên phải ô bị xóa sang bên trái  Shift Cells Up (dồn lên trên): xóa ô chọn dồn ô bên bị xóa lên   Delete Entire Row (xóa hàng ): xóa hàng có điểm chèn  Delete Entire Column (xóa cột): xóa cột có điểm chèn Nối & tách ô   Tách ô (Split Cells): Chia ô thành hay nhiều ô Nối ô (Merge Cells): Tạo ô từ hay nhiều ô SPLIT CELLS    Cách làm:  Nối ô:  Chọn  Chọn  Tách ô:  Chọn  Chọn         MERGED CELLS     ô muốn nối lệnh Table  Merge Cells ô muốn tách lệnh Table  Split Cells 10 III KẾT NỐI VĂN BẢN – MAIL MERGE  Kết nối (Merging) phương pháp kết hợp liệu chọn văn với liệu văn khác để tạo thành văn gọi văn kết hợp (Merge Document)  Cách kết nối chủ yếu Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu  Để dùng mail merge bạn cần văn bản:   Văn (Main document)  Dữ liệu nguồn (Data source) Văn kết nối tạo cách nối mẫu tin từ văn liệu sang mẫu thư văn 18 Văn (Main document)  Văn lưu tồn văn thiết lập kết nối  Đầu tiên, xây dựng văn trước chọn liệu nguồn  Văn văn trống  Có loại văn chính:  Letters (thư mời): gửi thư đến nhóm người cần cá nhân hóa người nhận  Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa nhãn file folder labels  Envelopes: in địa nhận thư – thư  Directory: danh sách liệu danh bạ điện thoại, danh bạ thành viên 19  Tạo văn  Văn soạn thảo định dạng văn bình thường  Để trống cần chèn vào  Ví dụ mẫu: 20 Dữ liệu nguồn (The Data source)     Có thể file Word, Excel Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn Được xây dựng dạng bảng Bảng với vùng (field) mẫu tin (record)  Dòng gọi hàng tiêu đề chứa tên vùng, với qui định đặt tên vùng sau:  Ngắn 40 ký tự  Mỗi tên vùng bảng phải  Khơng có khoảng trắng  Khơng có dấu chấm câu  Không sử dụng tiếng Việt  Mỗi dòng bên dòng tiêu đề gọi mẫu tin 21 Tạo liệu nguồn  Nhập liệu nguồn (ví dụ nhập bên dưới)  Save đóng lại 22 Trộn thư (Mail Merge)  Việc trộn thư thực văn  Thực bước sau đây:  Đầu tiên mở văn lên  Vào menu  Sau thực bước sau: 23 Trộn thư (tt) - Bước 24 Trộn thư (tt) - Bước 25 Trộn thư (tt) - Bước 26 Trộn thư (tt) - Bước 27 Trộn thư (tt) - Bước (tt) 28 Trộn thư (tt) - Bước 29 Trộn thư (tt) - Bước 30 Trộn thư (tt) - Kết  Văn sau trộn mở tài liệu  Có thể in ấn, lưu trữ, điều chỉnh lại theo ý người sử dụng 31 HẾT 32