CHƯƠNG V: BẢNG – MAIL MERGE Mục tiêu học Sử dụng công cụ Table Word: Tạo bảng Các thao tác bảng Chèn thêm cột mới, dòng mới, bảng Xóa, cột, dòng, bảng Nối tách ô Dùng công thức bảng Các định dạng khác Sử dụng MAIL MERGES để Kết nối văn (trộn thư) I BẢNG Bảng chứa liệu theo hàng ngang (dòng - Row) & cột dọc (cột - column) Giao dòng cột gọi (cell) Ơ phạm vi chứa liệu Hàng chứa tiêu đề cột gọi hàng tiêu đề Những hàng liệu liên quan đến hàng tiêu đề gọi mẫu tin Có thể chuyển liệu bảng thành văn ngược lại Có thể sử dụng phép toán bảng BẢNG (tt) Sử dụng bảng thuận lợi việc sử dụng điểm dừng Tab Vì văn dài độ rộng ơ, Word tạo dòng mà khơng ảnh hưởng đến ơ, dòng lại bảng Thay đổi kích thước cột, hàng dễ dàng Dữ liệu chèn vào dễ dàng Cách tạo bảng Di chuyển điểm chèn đến dòng cần tạo bảng Vào menu Table Insert Table Xuất hộp thoại sau: Nhập vào số cột số dòng bảng cần tạo Ví dụ bên bảng gồm cột dòng Cách tạo bảng (tt) Kết quả: Nhập văn vào bảng Click chuột vào ô nhập văn bình thường Sử dụng phím di chuyển di chuyển qua lại ô Tab: chuyển đến ô (nếu ô cuối bảng, Tab tạo thêm dòng mới) Word tự động xuống dòng Nếu nhấn Enter ô, Word chèn thêm dòng Định dạng Font chữ văn bình thường II CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG Bao gồm: Chèn thêm cột mới, dòng mới, bảng Xóa, cột, dòng, bảng Nối tách ô Dùng công thức bảng Các định dạng khác Chèn thêm cột, dòng, Vào menu Table Insert Cells: xuất hộp thoại sau: Shift cells Right (dồn ô sang phải): dịch chuyển ô chọn & ô bên phải chung hàng sang bên phải chèn vào vị trí Shift cells Down (dồn ô xuống ): dịch chuyển ô chọn & xuống phía chèn vào vị trí Insert Entire Row (chèn hàng ): chèn hàng phía hàng chọn Insert Entire Column (chèn cột): chèn cột bên trái cột chọn Xóa cột, dòng, ô bảng Vào menu Table Delete Cells: xuất hộp thoại sau: Shift Cells Left (dồn sang phải): xóa chọn dồn ô bên phải ô bị xóa sang bên trái Shift Cells Up (dồn lên trên): xóa ô chọn dồn ô bên bị xóa lên Delete Entire Row (xóa hàng ): xóa hàng có điểm chèn Delete Entire Column (xóa cột): xóa cột có điểm chèn Nối & tách ô Tách ô (Split Cells): Chia ô thành hay nhiều ô Nối ô (Merge Cells): Tạo ô từ hay nhiều ô SPLIT CELLS Cách làm: Nối ô: Chọn Chọn Tách ô: Chọn Chọn MERGED CELLS ô muốn nối lệnh Table Merge Cells ô muốn tách lệnh Table Split Cells 10 III KẾT NỐI VĂN BẢN – MAIL MERGE Kết nối (Merging) phương pháp kết hợp liệu chọn văn với liệu văn khác để tạo thành văn gọi văn kết hợp (Merge Document) Cách kết nối chủ yếu Mail Merge, quản lý thông tin hữu hiệu Để dùng mail merge bạn cần văn bản: Văn (Main document) Dữ liệu nguồn (Data source) Văn kết nối tạo cách nối mẫu tin từ văn liệu sang mẫu thư văn 18 Văn (Main document) Văn lưu tồn văn thiết lập kết nối Đầu tiên, xây dựng văn trước chọn liệu nguồn Văn văn trống Có loại văn chính: Letters (thư mời): gửi thư đến nhóm người cần cá nhân hóa người nhận Labels (nhãn thư): địa chỉ, nhãn đĩa nhãn file folder labels Envelopes: in địa nhận thư – thư Directory: danh sách liệu danh bạ điện thoại, danh bạ thành viên 19 Tạo văn Văn soạn thảo định dạng văn bình thường Để trống cần chèn vào Ví dụ mẫu: 20 Dữ liệu nguồn (The Data source) Có thể file Word, Excel Dữ liệu nguồn xây dựng trước văn Được xây dựng dạng bảng Bảng với vùng (field) mẫu tin (record) Dòng gọi hàng tiêu đề chứa tên vùng, với qui định đặt tên vùng sau: Ngắn 40 ký tự Mỗi tên vùng bảng phải Khơng có khoảng trắng Khơng có dấu chấm câu Không sử dụng tiếng Việt Mỗi dòng bên dòng tiêu đề gọi mẫu tin 21 Tạo liệu nguồn Nhập liệu nguồn (ví dụ nhập bên dưới) Save đóng lại 22 Trộn thư (Mail Merge) Việc trộn thư thực văn Thực bước sau đây: Đầu tiên mở văn lên Vào menu Sau thực bước sau: 23 Trộn thư (tt) - Bước 24 Trộn thư (tt) - Bước 25 Trộn thư (tt) - Bước 26 Trộn thư (tt) - Bước 27 Trộn thư (tt) - Bước (tt) 28 Trộn thư (tt) - Bước 29 Trộn thư (tt) - Bước 30 Trộn thư (tt) - Kết Văn sau trộn mở tài liệu Có thể in ấn, lưu trữ, điều chỉnh lại theo ý người sử dụng 31 HẾT 32